Impressionen vom WAT 24 in Dülmen

#WAT24: Aktuelles aus den Archiven in Westfalen-Lippe

  1. Umfrage der FaMI-Klasse des Karl-Schiller-Berufskolleg zur Nutzung von Social Media für Öffentlichkeitsarbeit
      • Durchführung auf dem Archivtag, insgesamt wurden 48 Archive und Institutionen befragt. Der Großteil (34) nutzt aktiv Social Media, 14 Archive nutzen es nicht. Vorreiter der Portale waren dabei Facebook und Instagram. Die meisten Befragten haben 400 oder mehr Follower.
      • Der Erfolg wird vom großen Teil der Befragten Archive als positiv für die Öffentlichkeitsarbeit ausgelegt.
  2. Beständedaten im Portal archive.nrw – Drögeler, Riebesell (Landesarchiv NRW)
      • Frau Riebesell stellt sich als Ansprechpartnerin für die Archive in allen Sachen archive.nrw vor.
      • Sie zeigt auf, dass bisher nur ungefähr ein Viertel der beteiligten Archive ihre Beständedaten im Portal hochgeladen haben. Sie rief dazu auf diese Möglichkeit zu nutzen um auch die Aufmerksamkeit der Nutzer besser erreichen zu können. Gerade die Kontaktdaten sollten aktuelle gehalten werden.
      • Auch die Option der Aggregatorenverträge sollte öfter genutzt werden. Diese kostenlose Option ermöglicht die einfache Weiterleitung von Daten und Digitalisaten zur Veröffentlichung auch im europäischen Raum.
  3. Neuigkeiten zum NRW-Archivgesetz – Marcus Stumpf
      • Am 29.11.2023 fand im Landesarchiv NRW in Duisburg auf Einladung des Ministeriums für Kultur und Wissenschaft ein Archivrechtstag statt. Die versammelten Experten aus dem gesamten Bundesgebiet diskutierten die anstehende Novellierung des Archivgesetzes und rieten nahezu einhellig von einer Integration des NRW-Archivgesetzes in das Kulturgesetzbuch NRW ab. Ein Referentenentwurf des Archivgesetzes wird zurzeit erarbeitet. Angestrebt wird nach Ressortabstimmung, Verbändeanhörung und Kabinettsbeschluss im laufenden Jahr, den abgestimmten Entwurf im kommenden Jahr in den Landtag einzubringen und nach parlamentarischer Beratung möglichst bis Ende Mai 2025 zu verabschieden.
  4. Werbung für Archivstatistik –  Marcus Stumpf
      • Die anwesenden Archivare und Archivarinnen werden gebeten, sich an der BKK-Statistik für die kommunale Archivlandschaft zu beteiligen. Die Teilnahme ist komplett anonymisiert möglich.
  5. Aktuelles zur KEK – Prof. Dr. Marcus Stumpf
      • Aufgrund der  aktuellen schwierigen Bundeshaushaltslage wurden 500.000 Euro an Fördermitteln für 2024 durch BKM gestrichen.
      • Stumpf betont jedoch, dass die Anträge weiterhin niedrigschwellig eingereicht werden können und vor allem für Anträge zur Notfallvorsorge (z. B. Notfallausstattung für Notfallverbünde) gute Aussichten auf Förderung bestehen.
  6. Gesundheitsgefahr Arsen – Marcus Stumpf, Vertretung für Birgit Geller
      • In grünen Einbänden von Büchern des 19. Jahrhunderts könnte potentiell Arsen belastete Farbe verarbeitet worden sein.
      • Durchgeführte Tests seien jedoch zu dem Ergebnis gekommen, dass eine Vergiftung mit Arsen bei normalen Arbeitsbedingungen so gut wie ausgeschlossen ist. Daher sind auch keine tiefergehenden Vorsichtsmaßnahmen erforderlich.
      • Es wurde abschließend trotzdem auf die Wichtigkeit der Einhaltung von hygienischen Arbeitsmaßnahmen hingewiesen.
  7. Historische Kommission Westfalen: Quellenkunde – Marcus Stumpf
      • Die Historische Kommission Westfalens hat den 1. Band der seit gut zehn Jahren in Arbeit befindlichen Quellenkunde analog veröffentlicht. Bisher wurden die Beiträge online publiziert und sind auf den Seiten der Historischen Kommission abrufbar.  Damit wird versucht, für interessierte Benutzerinnen und Benutzer systematische Beschreibungen von Archivaliengattungen des Alten Reichs vorzulegen, die diese zeitlich einordnen und Informationen zu Struktur, Aufbau und den Auswertungsmöglichkeiten bieten.
      • Alle Beiträge der Veröffentlichung werden auch auf der Website der Kommission verfügbar gemacht.
      • Weitere quellenkundliche Beiträge sind geplant, sollen weiterhin  sukzessive online gestellt und publiziert werden.
      •  Sinnreich ergänzt wird die Quellenkunde der HiKo durch die seit Jahren erscheinenden quellenkundlichen Publikationen des Landesarchivs NRW zu Quellen des 19. und 20. Jhs.
  8. Verabschiedung von Dr. Gunnar Teske – Dr. Gunnar Teske
      • Dr. Teske verlässt Ende August diesen Jahres das LWL-Archivamt nach rund 30 Jahren in den wohlverdienten Ruhestand.
      • Teske umriss in seinem Rückblick sowohl seinen persönliche Karriere und Aufgaben als auch den Wandel im Berufsbild der Archivar*innen. Er stellte eine enorme Professionalisierung der Archive, gerade auch mit Blick auf die kommende elektronische Langzeitarchivierung, fest.
  9. Einladung zum 76. Westfälischen Archivtag in Gütersloh am 11. und 12. März 2025
      • Danksagung vom Leiter des LWL-Archivamts Marcus Stumpf an alle Organisatoren und Beteiligten für den reibungslosen Ablauf des diesjährigen Archivtages in Dülmen.
      • Der nächste Westfälische Archivtag  findet am 11. und 12. März in Gütersloh statt.

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#WAT24: Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen – Auswirkungen auf die archivische Überlieferungsbildung”

Leitung des Diskussionsforums: Dr. Daniel Droste, Dominic Eickhoff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Zu diesem Diskussionsforum hatten sich ca. 100 Personen angemeldet. Nach einer kurzen Einführung in das Thema durch Dominic Eickhoff, um die inhaltlichen Eckpfeiler der Diskussion abzustecken, übernahm Daniel Droste die Moderation.

Zur Vorbereitung des Diskussionsforums wurde bereits am 6.3.24 ein Blogbeitrag veröffentlicht, der auch als Zusammenfassung der Einleitung des Diskussionsforums dienen kann und an dieser Stelle noch einmal empfohlen wird: #WAT24: Teaser – Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen”

Eine kurze Online-Umfrage, gleich zu Beginn des Forums, ergab ein Stimmungsbild, das wie folgt zusammengefasst werden kann: Von den 57 Teilnehmer:innen der Umfrage gaben sich 43 als Mitarbeiter:innen eines Kommunalarchivs, 2 eines Landesarchivs, 4 eines Universitätsarchivs, 1 eines Kirchenarchivs und 3 eines Stiftungsarchivs zu erkennen. Die Gründe für den Besuch des Forums fielen paritätisch aus: Die Hälfte der Personen hatte bereits Vorwissen, die andere Hälfte wollte sich erst einmal einen Überblick verschaffen. Ebenfalls rund die Hälfte der Personen kannte bereits eine der einschlägigen Dokumente zu diesem Thema, die weiter unten als Nachtrag zur Diskussion noch einmal aufgelistet, verlinkt und mit Leseempfehlungen versehen sind. Nur 5 Archive wurden, wie es zu wünschen ist, bereits an Ersetzenden Scanvorhaben ihrer Verwaltung beteiligt. An 21 Personen ging ein solcher Prozess ohne Beteiligung leider vorbei, die Archive hatten hier keine Gelegenheit auf die jeweilige Überlieferungsbildung Einfluss zu nehmen. 12 Personen sehen dieses Thema auf sich zukommen und wollen sich auch unbedingt einbringen. Immerhin 18 Personen ordneten das Thema für sich als unwichtig ein. Die Antworten auf die letzten beiden Fragen ergeben ein kontroverses Bild, welches die Ambivalenz der Frage „Was ist das Original?“ gut widerspiegelt und welche uns auch in unserer Beratungstätigkeit regelmäßig begegnet. Rund die Hälfte der Personen sieht das Ersetzende Scannen als eine Bedrohung für die analoge Überlieferungsbildung. Gleichzeitig erkannten 49 Personen das Potential des Ersetzenden Scannens für die Qualität der digitalen Überlieferungsbildung an.

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#WAT24: Diskussionsforum “Zeitungen im Kommunalarchiv – Quellenwert, Überlieferungsbildung, Nutzung”

Wilhelm Grabe vom Stadt- und Kreisarchiv Paderborn leitete das Diskussionsforum zum Thema “Zeitungen im Kommunalarchiv – Quellenwert, Überlieferungsbildung, Nutzung”. Zu Beginn umriss er die Entwicklung der Zeitung im Allgemeinen und hob gleichzeitig hervor, dass zur Pressegeschichte Westfalen an sich bisher wenig publiziert wurde. Er gliederte sein weiteres Vorgehen in vier thematische Abschnitte.

  1. Als erstes stellte er die Frage, ob eine lokale Pressegeschichte überhaupt notwendig sei. Aus dem Stadtarchiv Coesfeld kam daraufhin die Anmerkung, dass es zum Teil bereits bei den veröffentlichten Zeitungen auf zeit.punkt nrw Einleitungen zu diesen gebe. Andrea Ammendola (ULB Münster) entgegnete, dass dies zwar der Fall sei, aber lange noch nicht flächendeckend und vor allem noch keine stringente Richtlinien vorhanden sind.  Grabe fasste zusammen: Die Zeitung als Quelle wurde immer geschätzt, aber bisher übergreifend nicht die Geschichte der Zeitung selbst.

2. Im zweiten Teil  stellte Herr Grabe den oft unterschätzten Quellenwert von Zeitungen als nichtamtliche Überlieferung in den Vordergrund. Bis vor wenigen Jahren wurden Zeitungen als Quellen nicht ernst genommen, mittlerweile setzt sich das Bild der Zeitung als wertvolle Ergänzung zur amtlichen Überlieferung durch. Daraufhin warf er die Frage in den Raum, was eine Lokalzeitung zur Ortsgeschichte leisten kann. Aus dem Kreisarchiv Höxter gab dazu die Antwort, dass Zeitungen viel leisten könnten, aber der Zugriff online oft durch Bezahlschranken eingeschränkt sei. Daher sei es sinnvoll die haptischen Exemplare in Archiven zu sammeln. Das Stadtarchiv Brilon lobte die Nutzung von Zeitungen als Einstieg zu einer tiefer gehenden Recherche. Herr Ammendola (ULB Münster) bestätigte den hohen Nutzen von Zeitungen für Ahnenforscher. Schon immer sei der Trend „Geburtstagszeitungen“ zu beobachten, hieß es aus dem Haus der Essener Geschichte. Vom Stadtarchiv Coesfeld wurde betont, dass man die amtliche Überlieferung nicht überschätzen solle. Eine Alltagsgeschichte der damaligen Zeit sei eher in den Zeitungen zu finden und ergänze die vorhandene Geschichtsschreibung.

3. Der dritte Teil  beschäftigte sich mit der Überlieferungsbildung der Zeitungen. Hier sprach Grabe die Tatsache an, dass die meisten Archive der Zeitungsagenturen nicht öffentlich zugängig seien und die Kommunalarchive mit dem Fokus auf Lokalzeitungen die Pluralität der lokalen Lebenswelt abzeichnen können. Bei dem Sammeln von Zeitungen ist auch immer die Frage des Nutzerinteresses und daraufhin die Tiefe und der Aufwand des Erschließens mit einzubeziehen. Grabe stellte die Frage, welchen Stellenwert Archive den Zeitungen zu messen wollen und sollen? Von den anwesenden Archivar*innen kam die Rückmeldung, dass zumeist versucht wird, eine sukzessive Blattsammlung anzulegen, aber oftmals auch bereits digitale Versionen bezogen werden. Diese können per OCR dann bereits auf unkomplizierten Weg zur Recherche genutzt werden. Andererseits kam die Anmerkung, dass die Originale oftmals zeitbedingt schlecht erschlossen sind und viel Platz im Magazin einnehmen können.

Anschließend kam eine kurze Diskussion, angestoßen von den Archivaren des Stadtarchivs Coesfelds, zum Quellenwert der Zeitung infolge eines Qualitätsverlustes des Journalismus auf. Eine Verschiebung der Darstellung von Lebensrealität  in den virtuellen Raum (Social Media) sei durchaus zu beobachten. Dazu wurde erwidert, dass  der Inhalt bzw. Qualität der Zeitung zunächst nur schwer zu bewerten sei. Zeitung sei weiterhin eine aussagekräftige Quelle, auch wenn sie sich von analog ins digitale wandelt.

Als Alternative zur klassischen Zeitung wurden periodische Anzeigenblätter aufgeführt. Diese würden teilweise ergänzende Informationen bringen. Das Kreisarchiv Viersen sammele dies aktiv immer mehr, da dort die Lokalität der großen Tageszeitungen immer weiter abnehme. In der Diskussion wurde die Meinung vertreten, dass die Anzeigenblätter diese Lücke füllen könnten. Wichtig war auch die Frage nach einer zeitnahen Erschließung. Man berichtete dazu, dass die analogen Ausgaben in der Regel länger liegen bleiben, viele Magazine gebe es aber bereits digital und die könnten direkt elektronisch in die Datenbank übernommen werden. Abschließend wurde besprochen,  dass die Akquise der nicht immer regelmäßig veröffentlichten Blätter nur mit vertretbaren Aufwand stattfinden sollte. Als ergänzende  Überlieferung werden teilweise Schüler-, Firmen- und Vereinszeitschriften gesammelt, falls bekannt. Dabei ging es kurz um die mögliche Schwierigkeiten mit dem Urheberrecht bei der Verfügbarmachung dieser Schriften. Herr Ammendola ergänzte, dass die auch in der ULB Münster gemacht würde, wenn die Erlaubnis  schriftlich vorliegt.

Zum Abschluss stellte Herr Grabe die Zeitung als Archivale in den Vordergrund. Zeitungen gehören zu den am stärksten benutzten Archivalien, da diese einfach zu lesen und für den Laien zu verstehen sind. Das Stadtarchiv Lippstadt stellte auch den Nutzen als komfortable Einnahmequelle für „Geburtstagszeitungen“ heraus. Aus dem Stadtarchiv Brilon kamen Bedenken zur Benutzung, da der Scanaufwand für kleine Archive besonders hoch sei. Darüber hinaus haben Zeitungen durch billige Papierherstellung auch eine geringe Haltbarkeit, dies macht es besonders schwierig sie den Nutzern zugänglich zu machen. Informationen müssten entweder digitalisiert oder mikroverfilmt werden. Daraufhin erläuterte Herr Ammendola ( ULB Münster)  kurz das Portal „zeit.punkt nrw“ und verwies auf seinen Vortrag darüber  am folgenden Tag. Als letzte Fragestellung, hinterfragte Herr Grabe die weitere Aufbewahrung von Zeitungen nach vollständiger Digitalisierung. Alle Anwesenden waren sich einig, dass man Zeitungen auch weiterhin als Original aufbewahren soll, aber für die Nutzung Digitalisate oder Mikrofilme anfertigen solle.

Als Schlusspunkt betonte Herr Grabe, dass  der Quellenwert von Zeitungen unbestritten sei, aber es in der weiteren Entwicklung „spannend“ bleibe. Auch hätten sich die Standards weg von Mikrofilmen, hin zu Digitalisierung entwickelt.

#WAT24: Teaser – Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen”

Wir freuen uns über mehr als hundert Anmeldungen zu unserem Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen – Auswirkungen auf die archivische Überlieferungsbildung” beim diesjährigen Westfälischen Archivtag in Dülmen, am 19.03.2024 von 16-17.30 Uhr. Mit diesem Beitrag wollen wir den Versuch starten, bereits vorab eine gemeinsame Gesprächsgrundlage herzustellen, indem wir einen Problemaufriss zu diesem Thema liefern – natürlich ohne Ergebnisse vorweg nehmen zu wollen.

Mehr Informationen zum Westfälischen Archivtag 2024 hier.

Der Gegenstand unseres Diskussionsforums wird das “Ersetzende Scannen” sein, teilweise auch als “Dokumentenechtes Scannen” oder “Rechtssicheres Scannen” bezeichnet – je nachdem, welchen Dienstleistenden man fragt oder Handreichung man liest. Für den weiteren Diskurs wollen wir uns auf den Begriff “Ersetzendes Scannen” festlegen und beziehen uns dabei auf die entscheidende Technische Richtlinie (TR) 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Das BSI hat für diese TR den klingenden Namen RESISCAN geprägt, der auch das Ziel der Richtlinie transportiert: “Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens.” (1) Damit etabliert sich die TR-03138 mit ihren zahlreichen Anlagen als grundlegende Richtlinie für eine Digitalisierung von Registraturgut der öffentlichen Verwaltung. Die TR ist anwendungsneutral und kann auf verschiedene Produkte, Systeme und Services bezogen werden. Durch die Beschreibung u.a. von sicheren IT-Umgebungsfaktoren und Abläufen in der Qualitätssicherung soll ihre Anwendung für einen strukturierten Scanprozess sorgen, der die “Steigerung” der Rechtssicherheit von ehemals analogen und später digital vorliegenden Unterlagen zum Ziel hat.

Zurecht können sich Archivar*innen nun die Frage stellen, was die TR03138 denn mit Archivarbeit bzw. Überlieferungsbildung zu tun hat oder warum man sich mit den technischen Einzelheiten beschäftigen sollte – schließlich dient das ersetzende Scannen in erster Linie der Optimierung von Verwaltungsabläufen.

Abgesehen von dem Fall, dass auch Archive ggf. bei der Einführung eines DMS die eigene Registratur (vermutlich durch geeignete Dienstleistende) ersetzend scannen (lassen) wollen, beeinflusst das ersetzende Scannen natürlich die archivische Überlieferungsbildung auf mehrere denkbare Wege. Vor allem ist damit zu rechnen, dass immer mehr kommunale Dienststellen ihre analoge Registratur als elektronische Akte weiterführen möchten – und daher auch später zur elektronischen Langzeitarchivierung abgeben werden. An dieser Stelle ein passendes Zitat aus der Einleitung der TR:

“Hierbei wird unter dem ‘ersetzenden Scannen’ der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden.” (2)

Die Entscheidung und damit die Verantwortung zur Gestaltung der Vorgaben für eine Digitalisierung der Registratur liegt selbstverständlich bei der entsprechenden Dienststelle. Und damit auch ein potentielles rechtliches Risiko, das entstünde, wenn die Unterlagen nicht nach der TR-03138 gescannt werden würden. Die Gefahr einer hybriden Überlieferung zeichnet sich ab, wenn die Registraturbildenden zwar digitalisieren (lassen), den Prozess des ersetzenden Scannens aber nicht vollständig abschließen, d.h. die Papierdokumente nach dem Scannen nicht vernichten (lassen). Wird die TR-03138 eingehalten und bestenfalls vorher das eigene Archiv in den Organisationsprozess mit einbezogen, kann man davon ausgehen, dass dem Archiv später die Digital Borns als Images der ehemaligen Originale zur Bewertung und bei Archivwürdigkeit auch zur Übernahme vorliegen. Durch die Einhaltung der TR sollten die Unterlagen dann später in ausreichender (Bild-)Qualität für künftige Nutzende bereitstehen.

Wie bei allen Digitalisierungsprozessen muss von archivischer Seite aus auch dieses Thema vom Ende her durchdacht werden: Was ist das Ziel? Leichtere Zugänglichkeit des Archivguts durch Online-Stellung von Digitalisaten? Eine spätere Nutzung im sog. Digitalen Lesesaal? Spare ich Platz im Magazin, indem ich das Ersetzende Scannen unterstütze? Habe ich bereits ein elektronisches Langzeitarchiv angeschafft? Ist die Überlieferungsbildung in meiner Kommune durch diesen Medienwechsel gefährdet? Sollte vor dem ersetzenden Scannen evtl. eine Abgabe von Unterlagen an das Archiv geprüft werden? Wenn die Archive hier zeigen, dass Sie sich mit diesen Fragen auskennen, können Sie sich in der eigenen Verwaltung als kompetente Gesprächspartner*innen in Sachen Digitalisierung positionieren und davon auch in anderen Angelegenheiten profitieren.

Anders als auf Landes- und Bundesebene besteht laut dem „Praxisleitfaden für Kommunen“ der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) übrigens keine generelle rechtliche Verpflichtung die TR-03138 auch auf kommunaler Ebene einzuhalten. (3) Die Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) hat kurz darauf ein Empfehlungsschreiben zu diesem Thema herausgegeben, aus dem hierzu ebenfalls keine eindeutige rechtliche Lage hervorgeht, dafür aber mögliche Überlieferungsszenarien übersichtlich ausgeleuchtet werden. (4) Das LWL-Archivamt für Westfalen hat bereits vor längerer Zeit eine Zusammenfassung dieses Dokuments im Archivamtblog gepostet. (5) Im Archivgesetz NRW ist laut BKK (2017, S. 4) §5, 2 der entscheidende Paragraph in dieser Angelegenheit.

Im Diskussionsforum wollen wir allen Interessierten mit technischen und archivfachlichen Inputs einen Überblick über das Thema ermöglichen. Wir sind gespannt auf Beispiele aus der Praxis, würden uns aber auch freuen, wenn die unten verlinkten Dokumente Beachtung finden und wir die Argumente in der Diskussion dann gemeinsam zusammenführen.

 

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