FaMI-Kolumne – Verzeichnen

Dieser Text ist Teil der Serie „FaMI-Kolumne“, in der die Auszubildenden zur/zum Fachangestellten für Medien und Informationsdienste (FaMI) – Fachrichtung Archiv des LWL-Archivamtes für Westfalen, Einblicke in die Aufgabenbereiche eines Auszubildenden, in die Bestände des Archives oder die speziellen Funde während der Arbeit geben.

Während der Ausbildung lernt man als FaMI viele verschiedene Bestände und Aufgabenbereiche kennen. Die Aufgabe, welche ein FaMI wohl als erstes bearbeitet und zu welcher er während seiner Ausbildungszeit immer wieder zurückkommen wird, ist das Verzeichnen. Jedes Archivgut muss früher oder später verzeichnet werden, damit es von Nutzern bestellt und vom Archiv zur Verfügung gestellt werden kann.

Zum Verzeichnen gehört es, den Inhalt zusammengefasst wiederzugeben, Signaturen zu verteilen und das Archivgut sicher zu verstauen, damit es den Zahn der Zeit möglichst lange übersteht. Die leichteste Art des Verzeichnens besteht wohl aus dem Bearbeiten von Massenakten.

Azubi Björn Sendzik beim Verzeichnen von Patientenakten.

Massenakten zeichnen sich dadurch aus, dass der Aufbau grundsätzlich immer wieder gleich ist. Im Archiv-LWL liegen als Massenakten hauptsächlich Patientenakten vor. Wie im Beispiel des Fotos; hier werden Patientenakten verzeichnet. Der Titel setz sich aus dem Namen des Patienten sowie der Laufzeit zusammen.

Verzeichnungseinheit aus ACTApro

 

 

Der Inhalt wird dann aus personenbezogenen Daten wie Name, Geburtsdatum und Anzahl der Klinkaufenthalte zusammengesetzt – wie im Screenshot zu sehen ist. Wichtig bei dieser Art von Daten ist, dass die Akte am Ende mit einer Schutzfrist belegt wird, wenn nötig.

 

Die Informationen werden meist eins zu eins aus den vorliegenden Akten übernommen. Daher ist es ein guter Einstieg um Auszubildenden die Grundsätze des Verzeichnens näher zu bringen.

Von Rheda nach Lembeck – auf den Spuren der westfälischen Adelsgeschichte

von Diana Ascher und Kathrin Baas

 

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Bei der Arbeit…

Im Rahmen unseres Referendariats beim Landesarchiv NRW bot sich für uns die Möglichkeit, ein Archiv aus dem kommunalen Bereich kennenzulernen. Für uns war schnell klar, dass wir diese Zeit beim LWL-Archivamt verbringen wollten. Die Kombination aus kommunaler Archivpflege, der Betreuung der westfälischen Adelsarchive sowie der hohe Stellenwert der Restaurierung und Bestandserhaltung waren für uns sehr reizvoll.

Wir bekamen verschiedene Verzeichnungsprojekte zugeteilt, um die wir uns in den nächsten vier Wochen kümmern sollten. Zusammen mit den Archivaren des Hauses unternahmen wir außerdem Dienstfahrten zu den privaten Adelsarchiven und kommunalen Archiven, vor allem in Ostwestfalen und im Westmünsterland.

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Kartenprojekt I: Riss oder nicht Riss, das ist hier die Frage?

Die Karten und Pläne des Privatarchivs wurden im Vorfeld der Bearbeitung bereits vorgeordnet und schon jetzt wissen wir: Es sind nicht nur Karten und Pläne, die bearbeitet werden müssen. Wie in vielen anderen Archiven auch, liegen in den Überformatschränken alles Mögliche: Bilder, alte Fotos etc.

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Aber fangen wir mit den Karten und Plänen an. Ein Konvolut verschiedener Karten von 1909 bezieht sich auf ein geplantes Bauprojekt. Es sollte ein moderner Kaufhauskomplex in der Innenstadt entsehen. Wir wissen nicht, ob das Projekt umgesetzt wurde, aber für die Plannung ist alles da: Katasterauszüge, Zeichnungen von Architekten und ganz viele Baupläne.

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Natürlich wurden die Baupläne gezeichnet und werden deswegen als Bauzeichnung in der Software gekennzeichnet. Auch der noch 1909 angegebene Bauzeichner kann eingetragen werden.  Aber ist es gleichzeitig auch ein Riss? Laut Definition u.a. in der Praktischen Archivkunde ist ein Riss: “das durch Parallelprojektion auf eine Ebene entstandende und in der Regel verkleinerte Abbild eines Gebäudes, eines Gebäudeteils, einer Maschine oder ähnliches. Ein Grundriss ist eine Aufsicht von oben, ein Aufriss dagegen eine Seitenansicht.” (Gunnar Teske, Sammlungen und nichtamtliche Überlieferung, in:  Norbert Reimann (Hrsg.), Praktische Archivkunde. Ein Leitfaden für Fachangestellte für Medien und Informationsdienste. Fachrichtung Archiv, S. 143-167.)

 

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Gut, es  ist klar, was ein Aufriss ist und der Grundriss eines Gebäudes auch, aber gilt dies auch für eine Fläche mit vielen Gebäuden gleichzeitig? Tatsächlich gibt es einen Riss durch das gesammte Erdgeschoss der Geländes und durch das Obergeschoss. Wir sind gespannt, wie es sich bei den anderen Stücken verhält, welche das Konvolut zum Bauprojekt noch bietet. Dieses Beispiel zeigt wieder einmal, wie vielfältig die archivische Verzeichnung sein kann.

Verzeichnungsprojekt zu Karten und Plänen startet

Foto: LWL-Archivamt

Karten und Pläne sind in jedem Archiv ein besonderer Schatz. Durch ihre klare Visualität scheinen sie dem Nutzer oft direkt zugänglich zu sein. Trotzdem erfahren sie in vielen Archiven oft ein Schattendarsein, als Sammlungsgut, das man hat, das aber in der Regel nicht wirklich verzeichnet ist. Bei uns im Haus startet jetzt zum 1.11.14 ein Verzeichnunungsprojekt für die Karten und Pläne eines westfälischen Adelsarchivs, das wir im Blog in den nächsten Monaten begleiten wollen.

Auch in den vom LWL-Archivamt betreuten Adelsarchiven wurden Karten schon seit je her gesammelt, aber die wneigsten Kartenbestände liegen heute verzeichnet vor.  Oft ist dies auch eine Frage der Lagerungbedingungen gewesen, denn Karten und Pläne sind mit ihrem Überformat oft weniger gut zu lagern, als z.B. eine Akte, die in einem normalen Archivkarton Platz hat.

Die Lagerung ist etwas, was man im Vorfeld einer jeden Kartenverzeichnung zu klären hat. Wenn man die KArten verzeichnet, glättet, planlegen lässt und dan in Mappen packt, werden sie dann im Archiv eine Platz haben?

Foto: LWL-Archivamt

In einem Archiv liegen die Karten üblicherweise in einem Kartenschrank

Im aktuellen Fall verfügt das Adelsarchiv erfreulicherweise über einen kleinen Kartenraum mit alten und neuen Kartenschränken und einem größeren Tisch, um die Karten vorzulegen. Ideale Bedingungen für die momentane und weitere archivische Lagerung der Karten und Pläne.

 

 

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