Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

Was kann man behalten, was ist archivwürdig und was nicht? Diese zentrale Frage bringt den Kern einer archivischen Fachausbildung auf den Punkt.

Nach dem Rheinischen Archivtag in Duisburg, der sich mit dem wichtigen Thema der Überlieferungsbildung und der archivischen Bewertung beschäftigte, macht es Sinn, Publikationen zum Thema Bewertung in NRW an dieser Stelle noch einmal zu publizieren. Der Einfacheit halber wird mit den Veröffentlichung aus der Archivpflege für Westfalen -Lippe begonnen. Der folgende Text wurde im Heft 88, 2018 veröffentlicht:

Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts in NRW, Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen, in: Archivpflege für Westfalen und Lippe, Heft 88,  2018, S. 36-37.

Informationen zum Arbeitskreis Kommunale Bewertung in NRW finden sich unter:

https://www.lwl-archivamt.de/de/Fachinformationen/ueberlieferungsbildung/

 

Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

erarbeitet vom Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW[1]

 

Aufgaben und Organisation

Organisatorische Einheiten, die für bestimmte sachlich zusammenhängende Aufgabengruppen verantwortlich waren, wurden bis zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements in den Kommunen als Amt bezeichnet.[2] Der Amtsleitung oblag die fachliche Leitung und Aufsicht über die zugeordneten unselbstständigen Organisationseinheiten, die in der Regel als Abteilungen bezeichnet wurden. Die Amtsleitung war für ihr Amt verantwortlich und hatte Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern des Amtes. Mehrere Ämter wurden im kommunalen Verwaltungsaufbau in Dezernaten zusammengefasst, die von Dezernenten geleitet wurden. Amtsleitungen und deren Personal unterstanden der Weisungsbefugnis des Dezernenten. Die Dezernate unterstanden dem Gemeinde-, (Ober-)Stadt- bzw. (Ober-)Kreisdirektor als Verwaltungsleiter der Kommune.

Seit Ende der 1990er Jahre brachten Reformen Neustrukturierungen und Neubezeichnungen im organisatorischen Aufbau der Kommunalverwaltungen. Ämter wurden beispielsweise zu Bereichen, Fachbereichen, Geschäftsbereichen oder Referaten. Die Bezeichnung einer Organisationseinheit ist jedoch für die Bewertungsentscheidung der dort entstehenden Unterlagen zweitrangig, sofern die Verwaltung und Steuerung eines größeren Verwaltungsbereiches wahrgenommen wird.

In Anlehnung an diese Bewertungsempfehlung können auch die Überlieferungen anderer übergeordneter Organisationseinheiten wie Dezernats- oder Fachbereichsleitungen bewertet werden. Weiterlesen

Rauschmittel im Archiv!

Die Erfahrung haben sicher schon viele gemacht: Beim Verzeichnen von Nachlässen kann man allerhand Überraschungen erleben.

Im Fürstlichen Archiv in Bad Berleburg befindet sich der Nachlass eines Mitglieds der hochadeligen Familie zu Sayn-Wittgenstein-Berleburg aus dem 19. Jahrhundert: Otto Prinz zu Sayn-Wittgenstein-Berleburg lebte von 1842 bis 1911. Als Sohn des Prinzen August Ludwig zu Sayn-Wittgenstein-Berleburg (1788–1874), selbst Generalleutnant und Staatsminister von Nassau, schlug er wie sein Zwillingsbruder Franz (+1909) und sein 20 Jahre älterer Bruder Emil (1824-1878) die Militärlaufbahn ein. Er stieg zum Generalleutnant auf und fungierte lange Jahre als Flügeladjutant des Großherzogs Carl Alexander von Sachsen-Weimar-Eisenach.

Otto zu Sayn-Wittgenstein-Berleburg war vielseitig begabt und interessiert, schrieb lebenslang Tagebuch, verfasste Erlebnisberichte zu den Feldzügen, an denen er teilgenommen hatte, und war literarisch tätig. Aus seiner Feder stammt eine stolze Reihe von Lustspielen und Schwänken, die er in Liebhabervorstellungen selbst inszenierte und in denen Standesgenossinnen und -genossen die Rollen übernahmen.

Prinz Otto war aber auch ein beinahe manischer Sammler (oder sollte man sagen: Nicht-Wegwerfer?) von allem möglichen Gelegenheitsschriftgut. Es ist noch nachvollziehbar, dass er zu den Nordlandfahrten Kaiser Wilhelms II., an denen er seit 1901 regelmäßig teilnahm, Mappen anlegte, in denen Reisepläne, Dinner-, Visiten- und Ansichtskarten, Hotelrechnungen und gelegentlich auch Stadtpläne sowie Zeitungsausschnitte landeten. Aber warum er beispielsweise akribisch in einer Kladde die bei seinen Touren mit dem Automobil entstehenden Tankkosten aufschrieb und diese Kladde obendrein auf Dauer aufbewahrte, bleibt ein kleines Rätsel.

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Stelle im Westfälischen Literaturarchiv zu besetzen! (29,50 Stunden/Woche)

Foto: M. Bomholt

Ab dem 1.10.2018 suchen wir eine/n Archivar/in oder Bibliothekar/in für das Westfälische Literaturarchiv (WLA) im LWL-Archivamt. Die Stelle im Umfang von 19,50 Wochenstunden ist unbefristet. Die Hauptaufgabe besteht in der Bewertung, Übernahme und Erschließung der im Literaturarchiv deponierten literarischen Vor- und Nachlässe.

Mindestens bis 2021 gehört auch – mit weiteren 10 Wochenstunden – die Betreuung der Dienstbibliothek des LWL-Archivamtes zu den Aufgaben der Stelleninhaberin / des Stelleninhabers.

Nähere Informationen finden Sie hier.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Schweizerisches Bundesarchiv lädt zur Diskussion um Überlieferungsbildung ein

«Diskutieren Sie mit» – Archivische Bewertung unter Einbezug der Gesellschaft: Mit dieser Aufforderung wendet sich das Bundesarchiv in der Schweiz an die Eidgenossen. Es erhofft sich einerseits Rückmeldungen aus Gesellschaft und interessierter Öffentlichkeit zu Bewertungsentscheidungen, die online zur Diskussion gestellt werden. Zum anderen sucht das Bundesarchiv den direkten Austausch mit der Bevölkerung und lädt zu eintägigen Workshops ein, bei denen Archivarinnen und Archivare mit Vertreter unterschiedlicher gesellschaftlicher Gruppen darüber diskutieren wollen, was archiviert werden soll (jüngst etwa zum Straßenbau).

Alle weiteren Informationen zu diesem Ansatz, auf den in Deutschland auch schon Hans Booms mit seinem 1972 in der Archivalischen Zeitschrift publizierten klassischen und vieldiskutierten Aufsatz zur “Gesellschaftsordnung und Überlieferungsbildung” zugesteuert hatte (vgl. dort vor allem S. 39f.), auf der Homepage von ‘arbido’:

http://arbido.ch/de/ausgaben-artikel/2017/zusammenarbeit/diskutieren-sie-mit-archivische-bewertung-unter-einbezug-der-Gesellschaft.

Man darf gespannt sein, ob und wie Schweizer Bürgerinnen und Bürger die Herausforderung, aktiv an der Überlieferungsbildung des Schweizerischen Bundesarchivs mitzuwirken, annehmen!

(Hinweis gefunden bei Archivalia: https://archivalia.hypotheses.org/69936)

 

Frühjahrsheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe

Heft 86 (2017) der Archivpflege ist erschienen und – wie immer – auch direkt online zugänglich.

Es enthält unter anderem Beiträge von Susanne Harke-Schmidt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Stadt Kerpen, bei der das Stadtarchiv intensiv  mitgewirkt hat, und von Ulrike Gilhaus und Peter Worm zum Thema “Das barrierefreie Archiv – Chancen, Möglichkeiten, Grenzen”. Dabei geht es nicht nur um bauliche Aspekte von Barrierefreiheit, sondern um Inklusion im Archiv in einem ganzheitlicheren Sinne, etwa in Bezug auf die Nutzungsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen.

Ein zweiter kleiner Schwerpunkt des Heftes bildet die archivische Bewertung: Nicola Bruns und Hans-Jürgen Höötmann zur Bewertung von Personalakten im Archiv LWL und der Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW mit Empfehlungen zur Bewertung von Unterlagen zu kommunalen Steuern und Abgaben.