Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.
Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.
Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.
Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!
Spätestens seit 1.1.2014 sind durch eine Gesetzesreform die Standesämter verpflichtet worden, elektronische Personenstandsregister zu führen. Nach Ende der Fortführungsfrist sind die Datensätze in die zuständigen Archive zu übernehmen; für nacherfasste Einträge gilt die Frist der zugrunde liegenden Papierurkunde, d.h. dass schon sehr bald einzelne elektronische Einträge anbietungsreif werden.
Dieser Überlegung folgend, haben die betroffenen kommunalen und staatlichen Archive über ihre Vertretungen BKK und die KLA eine Initiative bei der für Standardisierungsfragen zuständigen Koordinierungsstelle für IT-Standards gestartet und in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe ein Aussonderungskonzept für die elektr. Personenstandsregister erarbeitet. Der zuständige AK I der Innenministerkonferenz hat daraufhin den Auftrag erteilt, auf Grundlage dieses Konzepts die Aussonderung an die Archive in den XÖV-Standard XPersonenstandsregister (XPSR) aufzunehmen. Ab 1.1.2017 steht nun in der Version 1.8 des XPSR-Standards eine bundesweit normierte Schnittstelle für die Aussonderung aus den Elektronischen Registern bereit. Diese regelt wie die elektronischen Unterlagen aussehen, aber noch nicht den Übermittlungsweg. Dieser ließ sich aufgrund der heterogenen Strukturen der Registerführung und der Zuständigkeiten in der Datenverarbeitung und im Archivwesen in den Bundesländern nicht bundeseinheitlich regeln, sondern nur – wie in Grafik 1 zu sehen – schematisch umschreiben.
Um die offenen Fragen für NRW mit allen am Aussonderungsprozess beteiligten Einrichtungen und Interessengruppen zu besprechen, hatte das LWL-Archivamt am 12.04.2016 zu einem Expertenworkshop nach Münster eingeladen. Im Einzelnen waren eingeladen:
der Personenstandsreferenten des Innenministeriums
Vertreter des Bunds des Standesbeamten beider Landesteile
Vertreter der datenhaltenden Stellen (komm. Rechenzentren), der Softwarehersteller und der Betreiber der elektronischen Langzeitarchive
Vertreter der archivischen Arbeitsgemeinschaften beim Städtetag, beim Städte- und Gemeindebund, der Kreisarchive und die Archivberatungsstellen sowie
Vertreter der staatlichen Personenstandsarchive im Landesarchiv NRW.
Nach einer Begrüßung wurden zunächst nach Vorüberlegungen des Personenstandsreferenten die rechtlichen Vorgaben für die Aussonderung der Personenstandsregister vorgestellt. § 4 der Personenstandsverordnung NRW und der Runderlass ‚Ergänzung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz‘ des MIK NRW vom 26.10.2011 legen fest: Die Personenstandsbücher und die eletkr. Erstregister wandern in die Stadt- und Gemeindearchive; für die Zweitbücher und Sicherungsregister sind für Westfalen-Lippe das LAV NRW – Personenstandsarchiv Westfalen-Lippe in Detmold und fürs Rheinland das LAV NRW – Personenstandsarchiv Rheinland in Duisburg zuständig. Das elektronische Archiv wird zentral im Technischen Zentrum des Landesarchivs in Münster-Coerde betrieben. Der nordrhein-westfälische Gesetz- und Verordnungsgeber hat aber bewusst darauf verzichten, grundsätzliche Regelungen für die Anbietung und Übernahme elektronischer Unterlagen bzw. Datenträger zur Archivierung zu treffen, so dass § 4 Archivgesetz NRW greift, dass “die Anbietung und Übernahme von Unterlagen im Benehmen mit den anbietungspflichtigen Stellen” zu erfolgen hat.
Daraufhin beschrieben Frau Dr. Krämer-Riedel vom Historischen Archiv der Stadt Köln und Dr. Worm vom LWL-Archivamt für Westfalen den Standard XPSR und die dort definierte Aussonderungsportion.
Wie in der Grafik 2 dargestellt, wird pro Jahrgang und Registerart (Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister) eine Aussonderungsportion erzeugt. Diese enthält neben den Metadaten der Lieferung auch alle wichtigen Daten über die einzelnen Beurkundungsvorgänge sowie die Verweise auf die zugehörigen Einzeldateien im XML-kodierten Format und als PDF/a-Dateien, die eine grafische Darstellung der Daten bieten. Laut Personenstandsverordnung §9 haben im Zweifel die XML-Datensätze rechtssichernden Charakter. Gleichwohl gehören die PDF/a Dateien zu den Registerdaten und es wurde im Laufe der Diskussion klar, dass nur die Variante, XML-Daten und PDF/A-Dokumente gemeinsam in den Archivinformationspaketen der Langzeitarchive zu speichern, dauerhaft sinnvoll und rechtskonform ist.
Herr Rumpf von der Firma SER, die die Verbundlösung DiPS.kommunal im DA NRW programmiert, präsentierte anhand des Transportservice der Langzeitarchivierungslösung DiPS.kommunal beispielhaft, wie der Transport der Aussonderungsportionen vom kommunalen Rechenzentrum, in dem die elektronischen Register betrieben werden, in ein Langzeitarchiv aussehen könnte. Da die Anforderungen an den Datentransport vom Kunden in das elektronische Verbundarchiv insbesondere im Hinblick auf Transportsicherheit und sicherer, vollständiger und protokollierter Übertragung sehr hoch sind, ist der einfache Transport der Daten per (S)FTP o.ä. nicht ausreihend. Um den Aufwand auf Seiten der Rechenzentren und der empfangenden Archive beherrschbar zu halten, arbeitet der Transportservice weitgehend automatisch mit Hilfe von sog. Trigger-Dateien. Er muss als Dienst auf dem liefernden Clientrechner in den Rechenzentren installiert werden. Pro Standesamt müssen die Empfängerarchive einmal in den Konfigurationsdateien hinterlegt werden.
Im Rahmen der Arbeitsplanung des DA NRW ist die Umsetzung des Eingangskanals für die XPSR-Daten in DiPS.kommunal für 2016 vorgesehen. Wenn das gelingt, sind rechtskonforme und sichere Übernahmen ab dem 1.1.2017 möglich. Voraussetzung auf kommunaler Seite ist eine Beteiligung an der entsprechenden Dienstleitung im DA NRW.
