BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen!

Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten“.

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Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.

Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.

Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.

Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!

P. Worm


Alles – nichts – oder? Informationswert und Bewertung von Sammelakten in Archiven (Britta Günther und Dr. Jochen Rath)

Frau Britta Günther, Stadtarchiv Chemnitz

Frau Britta Günther, Stadtarchiv Chemnitz

Alles – nichts – oder? Informationswert und Bewertung von Sammelakten in Archiven

Die aktuelle Diskussion um den Informationswert und die Bewertung von Sammelakten wollten Britta Günther vom Stadtarchiv Chemnitz und Dr. Jochen Rath vom Stadtarchiv Bielefeld anregen.

Frau Günther gab dazu eine Einleitung an historischen Hintergründen zu Chemnitz in Bezug auf Überlieferungen, speziell die des Standesamtes. Der Bestand wurde ausführlich erläutert und Informationen über Größe und Erschließungsfortschritt mitgeteilt. Hier wurden bereits die ersten Unterschiede zwischen Sammelakten und Personenstandsunterlagen genannt, nämlich die, das die meisten Sammelakten von der Anzahl nicht deckungsgleich mit den Personenstandsunterlagen sind. Dies wurde durch die hohen Kriegsschäden und vergangene Kassationen begründet.

Im nun folgenden Teil des Beitrags wurde nochmals auf das Aussehen und den Aufbau von unterschiedlichen Sammelakten eingegangen um eine Grundlage für die Diskussion rund um die Bewertung zu schaffen.

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