DIPS in der Praxis: Einstieg in die Elektronische Langzeitarchivierung im Stadtarchiv Bochum  

von Annett Schreiber ( Stadtarchiv Bochum)

 

Dass auch digitale archivwürdige Unterlagen und ergänzende Daten (Metadaten), die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind, ins Kommunalarchiv übernommen und erhalten werden müssen,[1] ist schon lange nicht mehr nur als Worthülse einer in naher Zukunft umzusetzenden normativen Vorgabe zu verstehen. So wie die Übernahme und Bestandserhaltung anlogen Archivguts in Archiven klimatischen, technischen, rechtlichen, finanziellen, personellen, organisatorischen und IT-Erfordernissen unterliegt, müssen auch für die Langzeitarchivierung (LZA) von elektronisch erzeugten Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zahlreiche Entscheidungen seitens des zuständigen Stadtarchivs getroffen werden. Es ist mehr als nur unzureichend, die aus Datenschutz- oder sonstigen rechtlichen Gründen in der Behörde zu löschenden Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen lediglich auf einem Server zu speichern und für Recherchezwecke verfügbar zu halten.

Im Stadtarchiv Bochum ist seit Anfang September 2018 DiPS.kommunal[2] für die beweiswerterhaltende LZA digitaler Daten nach dem OAIS-Konzept[3] sowie dem Metadaten-PREMIS-Datenmodell[4] produktiv nutzbar. Damit wurden zumindest technisch alle Voraussetzungen für die Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen kommunalen Pflichtaufgabe geschaffen. Der Begriff LZA beschreibt jedoch mehr als eine Anwendungssoftware zur rechtskonformen, fachgerechten Erhaltung authentischer digitaler Informationen und verfügbarem Speicherplatz auf einem Server: Es ist die dauerhafte Einwilligung einer Institution zur Verständigung über die Entwicklung fachgerechter Übernahmekonzepte für archivwürdige elektronische Unterlagentypen und Bestandserhaltungsstrategien für digitale Objekte.

Was ist Langzeitarchivierung nach OAIS mit DiPS.kommunal im DA NRW?

Im Jahr 2009 wurde unter der Leitung des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport das Projekt „Digitales Archiv NRW“ (DA NRW) initiiert, das eine träger- und institutionenübergreifende kooperative Lösung für die dauerhafte Erhaltung und Bereitstellung des digitalen Kultur- und Archivgutes in NRW entwickeln sollte. Seit einigen Jahren ist die mandantenkonforme Langzeitarchivierung nach dem OAIS-Modell mit den Produkten DiPS.kommunal für Archive und DNS für Bibliotheken möglich.[5]

Die Entwicklergemeinschaft, die aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL-Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln besteht, betreibt DiPS.kommunal[6] als Verbundlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet – je nach Zugehörigkeit der Archive zum Rheinland oder Westfalen-Lippe – eine umfassende Beratung und Support an. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsicheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur. Vertragspartner für die Archive ist der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister KDN.[7]

Zweimal jährlich finden die Anwendertreffen nordrhein-westfälischer Kommunen statt, in denen Projekte zu Aussonderungsschnittstellen für Fachverfahren, Aussonderungstests, Erfahrungsberichte, Formatfragen (Konversion, Migration), die Anbindung an die Erschließungssoftwaren sowie die Kooperationen der Kommunalarchive in NRW auf der Tagesordnung stehen. Diese Treffen leben vom Engagement der Archivarinnen und Archivare sowie deren Träger-IT-Abteilung, denn die Langzeitarchivierung ist personal-, zeit- und kostenintensiv und sollte daher grundsätzlich als Gemeinschaftsprojekt gedacht werden.

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