Lesetipp: Standardisierung der Aussonderung aus elektronischen Personenstandregistern

Foto:LWL-ArchivamtIm aktuellen Heft des ARCHIVARs (Heft 01/2017) beleuchtet ein Beitrag die elektronischen Personenstandsregister und ihre Herausforderungen an die Archive. Seit 2014 müssen Personenstandsregister rein elektronisch geführt werden. Sie sind nach Ablauf der Ausbewahrungsfristen für viele kommunale Archive das erste elektronische Archivgut. Für diesen Vorgang wurde bereits vor zwei Jahren eine bundesweite Standardisierung angestossen. Auch die BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag) hat dazu bereits 2014 eine Arbeitshilfe erstellt.

Der ARCHIVAR wird demnächst auch online verfügbar sein, die Empfehlung der BKK findet sich hier.

Früher als erwartet: Grevener Personenstandsregister sind aus der Entsäuerungsmaßnahme zurück und wieder zugänglich

Vor vier Monaten hatte das Stadtarchiv Greven den Beginn der Blockentsäuerungsmaßnahme seiner Geburts-, Heirats- und Sterberegister gemeldet (http://archivamt.hypotheses.org/3519). Das Ende der Maßnahme war ursprünglich für das letzte Quartal 2016 vorgesehen. Soeben sind alle betroffenen Registerbände des Bestandes PSR (Standesamt Greven) – Geburten 1874-1905, Heiraten 1874-1935 und Sterbefälle 1874-1974 – nach erfolgreicher Prüfung der Maßnahme und Einlagerung im Magazin wieder für die Benutzung freigegeben worden.

Für die zügige und wie immer unkomplizierte Abwicklung danken wir dem Team der Landesinitiative Substanzerhalt beim LWL-Archivamt http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Unser_Team/Team_Projekt_Substanzerhalt.

Kurzbericht über den Expertenworkshop zur Aussonderung aus den elektronischen Personenstandsregistern am 12. April 2016

Spätestens seit 1.1.2014 sind durch eine Gesetzesreform die Standesämter verpflichtet worden, elektronische Personenstandsregister zu führen. Nach Ende der Fortführungsfrist sind die Datensätze in die zuständigen Archive zu übernehmen; für nacherfasste Einträge gilt die Frist der zugrunde liegenden Papierurkunde, d.h. dass schon sehr bald einzelne elektronische Einträge anbietungsreif werden.

Dieser Überlegung folgend, haben die betroffenen kommunalen und staatlichen Archive über ihre Vertretungen BKK und die KLA eine Initiative bei der für Standardisierungsfragen zuständigen Koordinierungsstelle für IT-Standards gestartet und in einer gemeinsamen Arbeitsgruppe ein Aussonderungskonzept für die elektr. Personenstandsregister erarbeitet. Der zuständige AK I der Innenministerkonferenz hat daraufhin den Auftrag erteilt, auf Grundlage dieses Konzepts die Aussonderung an die Archive in den XÖV-Standard XPersonenstandsregister (XPSR) aufzunehmen. Ab 1.1.2017 steht nun in der Version 1.8 des XPSR-Standards eine bundesweit normierte Schnittstelle für die Aussonderung aus den Elektronischen Registern bereit. Diese regelt wie die elektronischen Unterlagen aussehen, aber noch nicht den Übermittlungsweg. Dieser ließ sich aufgrund der heterogenen Strukturen der Registerführung und der Zuständigkeiten in der Datenverarbeitung und im Archivwesen in den Bundesländern nicht bundeseinheitlich regeln, sondern nur – wie in Grafik 1 zu sehen – schematisch umschreiben.

Schematische Darstellung des Aussonderungsweges

Grafik 1: Schematische Darstellung des Aussonderungsweges (© P. Worm, LWL-Archivamt für Westfalen).

Um die offenen Fragen für NRW mit allen am Aussonderungsprozess beteiligten Einrichtungen und Interessengruppen zu besprechen, hatte das LWL-Archivamt am 12.04.2016 zu einem Expertenworkshop nach Münster eingeladen. Im Einzelnen waren eingeladen:

  • der Personenstandsreferenten des Innenministeriums
  • Vertreter des Bunds des Standesbeamten beider Landesteile
  • Vertreter der datenhaltenden Stellen (komm. Rechenzentren), der Softwarehersteller und der Betreiber der elektronischen Langzeitarchive
  • Vertreter der archivischen Arbeitsgemeinschaften beim Städtetag, beim Städte- und Gemeindebund, der Kreisarchive und die Archivberatungsstellen sowie
  • Vertreter der staatlichen Personenstandsarchive im Landesarchiv NRW.

Nach einer Begrüßung wurden zunächst nach Vorüberlegungen des Personenstandsreferenten die rechtlichen Vorgaben für die Aussonderung der Personenstandsregister vorgestellt. § 4 der Personenstandsverordnung NRW und der Runderlass ‚Ergänzung der Allgemeinen Verwaltungsvorschrift zum Personenstandsgesetz‘ des MIK NRW vom 26.10.2011 legen fest: Die Personenstandsbücher und die eletkr. Erstregister wandern in die Stadt- und Gemeindearchive; für die Zweitbücher und Sicherungsregister sind für Westfalen-Lippe das LAV NRW – Personenstandsarchiv Westfalen-Lippe in Detmold und fürs Rheinland  das LAV NRW – Personenstandsarchiv Rheinland in Duisburg zuständig. Das elektronische Archiv wird zentral im Technischen Zentrum des Landesarchivs in Münster-Coerde betrieben. Der nordrhein-westfälische Gesetz- und Verordnungsgeber hat aber bewusst darauf verzichten, grundsätzliche Regelungen für die Anbietung und Übernahme elektronischer Unterlagen bzw. Datenträger zur Archivierung zu treffen, so dass § 4 Archivgesetz NRW greift, dass „die Anbietung und Übernahme von Unterlagen im Benehmen mit den anbietungspflichtigen Stellen“ zu erfolgen hat.

Daraufhin beschrieben Frau Dr. Krämer-Riedel vom Historischen Archiv der Stadt Köln und Dr. Worm vom LWL-Archivamt für Westfalen den Standard XPSR und die dort definierte Aussonderungsportion.

Schematische Darstellung der Aussonderungsportionen aus den elektronischen Personenstandsregistern

Grafik 2: Schematische Darstellung der Aussonderungsportionen aus den elektronischen Personenstandsregistern (© P. Worm, LWL-Archivamt für Westfalen).

Wie in der Grafik 2 dargestellt, wird pro Jahrgang und Registerart (Geburten-, Ehe-, Lebenspartnerschafts- und Sterberegister) eine Aussonderungsportion erzeugt. Diese enthält neben den Metadaten der Lieferung auch alle wichtigen Daten über die einzelnen Beurkundungsvorgänge sowie die Verweise auf die zugehörigen Einzeldateien im XML-kodierten Format und als PDF/a-Dateien, die eine grafische Darstellung der Daten bieten. Laut Personenstandsverordnung §9 haben im Zweifel die XML-Datensätze rechtssichernden Charakter. Gleichwohl gehören die PDF/a Dateien zu den Registerdaten und es wurde im Laufe der Diskussion klar, dass nur die Variante, XML-Daten und PDF/A-Dokumente gemeinsam in den Archivinformationspaketen der Langzeitarchive zu speichern, dauerhaft sinnvoll und rechtskonform ist.

Herr Rumpf von der Firma SER, die die Verbundlösung DiPS.kommunal im DA NRW programmiert, präsentierte anhand des Transportservice der Langzeitarchivierungslösung DiPS.kommunal beispielhaft, wie der Transport der Aussonderungsportionen vom kommunalen Rechenzentrum, in dem die elektronischen Register betrieben werden, in ein Langzeitarchiv aussehen könnte. Da die Anforderungen an den Datentransport vom Kunden in das elektronische Verbundarchiv insbesondere im Hinblick auf Transportsicherheit und sicherer, vollständiger und protokollierter Übertragung sehr hoch sind, ist der einfache Transport der Daten per (S)FTP o.ä. nicht ausreihend. Um den Aufwand auf Seiten der Rechenzentren und der empfangenden Archive beherrschbar zu halten, arbeitet der Transportservice weitgehend automatisch mit Hilfe von sog. Trigger-Dateien. Er muss als Dienst auf dem liefernden Clientrechner in den Rechenzentren installiert werden. Pro Standesamt müssen die Empfängerarchive einmal in den Konfigurationsdateien hinterlegt werden.

Im Rahmen der Arbeitsplanung des DA NRW ist die Umsetzung des Eingangskanals für die XPSR-Daten in DiPS.kommunal für 2016 vorgesehen. Wenn das gelingt, sind rechtskonforme und sichere Übernahmen ab dem 1.1.2017 möglich. Voraussetzung auf kommunaler Seite ist eine Beteiligung an der entsprechenden Dienstleitung im DA NRW.

P. Worm

 

 

Grevener Personenstandsregister wegen Bestandserhaltung nur eingeschränkt zugänglich

Die Geburtenregister 1874-1905, die Heiratsregister 1874-1935 und die Sterberegister 1874-1974 des Standesamtes Greven (Stadtarchiv Greven, Bestand PSR) werden in den kommenden Monaten im Rahmen der Landesinitiative Substanzerhalt im Blockentsäuerungsverfahren behandelt und stehen daher in dieser Zeit nicht für die Benutzung zur Verfügung. Voraussichtlich im letzten Quartal 2016 sollten die Registerbände wieder im Stadtarchiv Greven zur Verfügung stehen.

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Workshop „Genealogen als Nutzer und Partner der Kommunalarchive“ im LWL-Archivamt für Westfalen

Seit der Novellierung des Personenstandsgesetzes 2009 hat die Zahl der Genealogen, die Archive besuchen, noch weiter zugenommen. Zugleich wuchsen die Bestände durch die Übernahme von Personenstandsregistern und Sammelakten nicht unwesentlich an, wobei die Frage der Bewertung der Sammelakten sehr unterschiedlich beantwortet wird. Nachdem sich ein 1 ½-stündiger Workshop auf dem Westfälischen Archivtag in Gladbeck im März 2015 als zu kurz erwiesen hatte, um auch nur die drängendsten Fragen auf diesem Gebiet zu diskutieren, fand am 9. September im LWL-Archivamt ein eintägiger Workshop statt, an dem insgesamt 15 Vertreter von Archiven und genealogischen Vereinen teilnahmen.

 

Erwartungen von Seiten der Genealogen

Am Anfang stand eine Definition der Genealogie von Roland Linde, Geschäftsführer der Westfälischen Gesellschaft für Genealogie und Familienforschung: „Die Genealogie ist lebendiger Teil der historischen Erinnerungskultur und erfasst Namen und Lebensdaten von Menschen der Gegenwart und Vergangenheit, die durch Verwandtschaft und Abstammung miteinander verbunden sind. Sie bedient sich dabei der Methoden der historischen Quellenforschung und der Erkenntnisse der Geschichtswissenschaft. Umgekehrt können auf diese Weise gewonnene genealogische Forschungsergebnisse auch in Untersuchungen zu unterschiedlichsten historischen Fragestellungen Eingang finden.“ Wie Linde betonte, erforschen Genealogen heute nicht mehr nur die Linie der Vorfahren väterlicherseits, sondern ganze Familienkreise, wobei sie sich international vernetzen.

Ihre Wünsche an die Archive erstrecken sich, abgesehen von der üblichen fachlichen Beratung und möglichst durchgehenden Öffnungszeiten, vor allem auf verbesserte Recherchemöglichkeiten im Internet, insbesondere durch die Interpräsentation von Findbüchern im Netz, aber auch durch strukturierte Hinweise auf genealogische Bestände im Archiv auf des Homepage, wie dies auf den Seiten der Stadtarchive Düsseldorf und Wuppertal zu sehen ist; dabei sollte auch auf die Sammelakten hingewiesen werden, die vielen Familienforschern offenbar bisher nicht bekannt sind. Gerade im Hinblick auf eine Rationalisierung der Arbeit ist es im ureigensten Interesse der Archive, den Benutzern eine möglichst selbständige Arbeit zu ermöglichen. Dabei muss, das sei hier am Rande angemerkt, die Erhebung von Gebühren in einem angemessenen Verhältnis zum Arbeitsaufwand und Ertrag stehen; es kann jedenfalls nicht die Hauptaufgabe der Archive sein, Einkünfte zu erwirtschaften.

 

Bestände

Seite aus dem Iserlohner Bürgerbuch(StdA Iserlohn, Am 3)

Seite aus dem Iserlohner Bürgerbuch(StdA Iserlohn, Am 3)

Die meisten Archive halten eine Vielzahl von Beständen zu genealogischen Fragen vor, wie Jochen Rath, Leiter des Stadtarchivs Bielefeld, an konkreten Beispielen zeigte. Die Personenstandsregister, also Geburts-, Heirats- und Sterberegister, bilden darunter nur eine, wenn auch zentrale Gruppe. Obwohl vom Gesetzgeber die Fristen zur Übergabe an die Archive so bemessen wurden, dass Schutzfristen für personenbezogene Daten nicht berührt werden, können in den Heiratsregistern Beischreibungen von Adoptionen eingetragen sein, die frühestens 10 Jahre nach dem Tod des Adoptierten offengelegt werden dürfen.

Heftig umstritten war die Frage der Bewertung der Sammelakten zu den Personenstandsregistern, denen in den Kirchenarchiven die Kirchenbuchbelege entsprechen; im Landeskirchlichen Archiv in Bielefeld werden sie von 1820 bis zur Einführung der Zivilehe aufbewahrt, danach kassiert, in der Diözese Münster bis 1950 übernommen, für die Zeit danach dagegen vernichtet, und im Erzbistum Paderborn werden sie nach den Visitationen in den Pfarreien kassiert.

Die weit überwiegende Mehrheit der Teilnehmer sprach sich für eine komplette Übernahme aus. Als Gründe für eine solche Entscheidung wurden angeführt: das hohe Interesse der Genealogen und Erbenermittler, aber auch der mit Recherchen beauftragten Archivmitarbeiter und die damit verbundene häufige Benutzung; mögliche Zusatzangaben wie z.B. die Anzahl der Kinder bei den Sterbefällen oder die Angabe der Eltern bei den Heiraten; die Funktion als Ersatzüberlieferung etwa beim Verlust der Melderegister.

Andererseits gehören die Sammelakten zum massenhaft gleichförmigen Schriftgut, von dem wegen der Menge nach archivfachlichen Grundsätzen in der Regel nur eine repräsentative Auswahl archiviert wird. Bevor man sich bei den Sammelakten zu einem solchen Schritt entschließt, sollte durch eine Autopsie wenigstens einiger exemplarischen Akten der Gehalt der übernommenen Bestände überprüft werden, da je nach Standesamt und Standesbeamten sehr unterschiedliche Informationen aufbewahrt wurden und da in Räumen und Zeiten mit hoher Migration andere Informationen zu erwarten sind als in solchen ohne. Mancherorts wurden auch eigene Aktenserien für Sonderfälle gebildet, in denen evtl. mehr Zusatzinformationen gesammelt sind als in den Standardserien. Autopsie in einzelnen Archiven hat ergeben, dass sich die Überlieferung der Sammelakten bei inhaltlicher Einzelbewertung auf etwa die Hälfte bis ein Drittel reduzieren lässt. Außerdem ist zu berücksichtigen, ob die Sammelakten als Ersatzüberlieferung verlorener Bestände benötigt werden. Schließlich ist die Frage zu stellen, ob die in den Sammelakten zu erwartenden Zusatzinformationen nicht an anderer Stelle im eigenen oder anderen Archiven dokumentiert sind, wie beispielsweise Akten zu Ehescheidungen bei den Amtsgerichten; hier wäre mit den staatlichen Archiven die Frage der Übernahme dieser Scheidungsakten zu klären.

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