Empfehlung

Kommunale Personalakten sind in allen Kommunalarchiven ein grundsätzliches Problem: Wie behandelt man diesen schwierigen Aktentypus? Dazu hat sich die Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts Gedanken gemacht. Die entstandene Empfehlung ist in der aktuellen Archivpflege Heft 81/2014 erschienen.

Überlegungen zur Bewertung kommunaler Personalakten – Eine Handreichung

erabeitet vom Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts[1]

Einführung

Obwohl die Verwaltungsunterlagen in vielen Städten und Gemeinden ähnlich strukturiert und von Bewertungsmodellen für diese Unterlagen daher erhebliche Arbeitserleichterungen für das einzelne Archiv zu erwarten sind, fehlt es hier bisher weitgehend an konkreten Arbeitshilfen zur archivischen Bewertung. Im Rahmen einer Sitzung der Arbeitsgemeinschaft der nordrhein-westfälischen Stadtarchive des Städtetags NRW (ARGE) im November 2012 wurde daher die Bildung einer Arbeitsgruppe angeregt, um Vorschläge und kurze Handreichungen zur archivischen Bewertung kommunaler Unterlagen zu erarbeiten. Die daraufhin entstandene Arbeitsgruppe, die sich als Austauschplattform für Kolleginnen und Kollegen aus kleineren wie aus größeren Häusern versteht, möchte vorhandene Erfahrungen in Bewertungsfragen bündeln und praktische Hinweise für den Bewertungsalltag geben. Zurzeit nimmt die Arbeitsgruppe die Überlieferung aus dem Bereich Kommunalfinanzen näher in den Blick. Weitere thematische Anregungen oder eine Mitarbeit sind jederzeit willkommen. Durch die Veröffentlichung der Arbeitsergebnisse, wie der unten stehenden Empfehlung zur Bewertung von Personalakten, sollen diese einen möglichst großen Kreis interessierter Kolleginnen und Kollegen erreichen.

Die Führung von Personalakten ist im Bereich der öffentlichen Verwaltung vor allem durch die Beamtengesetze stark normiert, auch die Unterlagen zu Beschäftigten (vormals Angestellte und Lohnempfänger) werden in vergleichbarer Weise geführt. Daher unterscheiden sich dort die Struktur der Personalakten sowie die Art der in ihnen versammelten Unterlagen relativ wenig voneinander, was die Erstellung von Bewertungsmodellen begünstigt. Im Folgenden sollen daher Überlegungen zur Bewertung von Personalakten präsentiert werden, ohne dass diese die Bewertung durch das jeweilige Archiv überflüssig machen; vielmehr bleibt gerade die Berücksichtigung der lokalen Gegebenheiten zwingend notwendig. Die nachstehenden Ausführungen sind daher auch lediglich als Handreichungen und Hilfen gedacht.

Komplett aufbewahrt werden sollten die Unterlagen von Bediensteten, deren (hauptsächlicher) Wirkungszeitraum vor 1950 lag. Diese Unterlagen sind nicht nur vielfach aussagekräftiger und weniger zahlreich als jüngere Personalakten, vielmehr erscheint gerade auch aufgrund der häufigen historischen Umbrüche in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts und des daraus folgenden Forschungsinteresses eine vollständige Aufbewahrung dieser Unterlagen geboten.
Für die Zeit nach 1950 sollten folgende Unterlagen aufbewahrt werden:

Alle Unterlagen von Mitarbeitern in (herausgehobenen) Führungspositionen, also insbesondere vom Verwaltungsvorstand, den Amts- und Abteilungsleitern sowie gleichgestellten Positionen, ferner von Mitarbeitern mit besonderen Funktionsaufgaben, wie Personalrat, Gleichstellungsbeauftragte etc. Dabei steigt die hierarchische Ebene, ab der Personalakten komplett übernommen werden, in der Regel parallel zur Beschäftigtenzahl an.
Unterlagen von Mitarbeitern, die außerhalb des Berufslebens besondere Prominenz erlangt haben.[2] Hierbei handelt es sich indes eher um eine Kann- denn um eine Muss-Bestimmung; die Archivwürdigkeit sollte hier im Einzelfall geprüft und die Entscheidung vom Informationsgehalt der jeweiligen Akte abhängig gemacht werden.
In Auswahl: Mitarbeiter, gegen die ein Disziplinarverfahren durchgeführt wurde , sofern hierfür die Personalakten aussagekräftig sind.[3] Sollten weitere hierfür wichtige Unterlagen in Gerichtsakten vermutet werden können, sollte ein Hinweis an die zuständigen staatlichen Archive erfolgen, um eine „Überlieferungsbildung im Verbund“ sicherzustellen. Sollte eine solche Lösung scheitern und von kommunalarchivischer Seite Interesse an der entsprechenden staatlichen Überlieferung bestehen, die das zuständige staatliche Archiv für nicht archivwürdig hält, kann von der Möglichkeit des § 4 Abs. 5 Satz 4 ArchivG NRW Gebrauch gemacht und eine Übernahme der Unterlagen in das Kommunalarchiv angestrebt werden.
Einige Archive bewahren zusätzlich eine 5-10%ige Auswahl aller Personalakten (zumeist über Buchstabenauswahl oder per Geburtsterminauswahl) auf. Der prozentuale Anteil verhält sich dabei gemeinhin umgekehrt proportional zur Größe der Stadt(verwaltung). Nach Ansicht der Arbeitsgruppe ist die Bildung derartiger Samples je nach Überlieferungsziel durchaus möglich, aber nicht zwingend. In der Regel existieren in den Verwaltungen andere Überlieferungen, die den Gesamtpersonalbestand aggregiert dokumentieren, wie beispielsweise Stellenpläne oder entsprechende Anlagen der Haushaltspläne.

Lehrer waren bis Mitte der 1950er Jahre vielfach kommunale Beschäftigte. Für diese Zeit liegt daher die relevante Personalakte bei den Kommunen und sollte ggf. aufbewahrt werden. Für die Zeit danach gibt es in kommunalen Verwaltungen oft Personalnebenakten von Lehrern (o. ä.), insbesondere von Schulleitern und ihren Stellvertretern. Wenn diese keine unerwarteten Informationen bieten (Aktenautopsie notwendig!), können sie vernichtet werden.

Gerade im Schulbereich sollten sich die Kommunalarchive mit den zuständigen staatlichen Archiven in Verbindung setzen und eine „Überlieferungsbildung im Verbund“ anstreben. Insbesondere sollten die staatlichen Archive auf historisch interessant erscheinende Lehrkräfte aufmerksam gemacht werden, damit deren Personalakten dort übernommen werden können. Auch hier gilt, dass nur wenn diese Lösung scheitert und die Kommunalarchive an bestimmten Lehrerpersonalakten interessiert sind, die das zuständige staatliche Archiv für nicht archivwürdig hält, von der Möglichkeit des § 4 Abs. 5 Satz 4 ArchivG NRW Gebrauch gemacht und eine Übernahme der staatlichen Personalakte in das Kommunalarchiv angestrebt werden sollte.

Unterlagen von Mitarbeitern, die nur kurzfristig beschäftigt waren, wie Ferien- oder sonstige Aushilfskräfte, können (nahezu) komplett kassiert werden; in einigen Verwaltungsbereichen kann dies dazu führen, dass dort kaum noch Akten übernommen werden müssen, z. B. von Beschäftigten in Volkshochschulen/Musikschulen (gilt etwa für nur kurzzeitig oder mit wenigen Stunden beschäftigte Lehrkräfte), Theatern (gilt z. B. für Schauspieler/innen, die nur eine Saison beschäftigt waren) etc.

In einzelnen Verwaltungen wird für jeden Mitarbeiter ein Übersichtsprofil (ca. 1 Seite) mit den wichtigsten Daten angelegt (Personalbogen). Eine Überlieferung dieser Personalbögen kann sinnvoll sein, wenn sie neben den Personalstammdaten auch die berufliche Entwicklung der jeweiligen Person dokumentieren. In diesen Fällen ist zu überlegen, das Profil für jeden Mitarbeiter aufzubewahren, woran gerade auch die sozialgeschichtliche und genealogische Forschung interessiert sein wird; dafür kann in diesen Fällen bei der Kassation der eigentlichen Akten rigider verfahren werden als dort, wo keine Profile überliefert werden. „Überlegungen zur Bewertung kommunaler Personalakten – Eine Handreichung“ weiterlesen