22. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) am 7. und 8. März 2018

Die diesjährige AUdS-Tagung fand im Technologiezentrum Marburg statt und war bestens organisiert durch das Landesarchiv Hessen. Der Präsident des Landesarchivs Andreas Hedwig – selbst Gründungsmitglied des AUdS – verfolgte in seinem Grußwort die Entwicklung des Arbeitskreises von einer kleinen Gesprächsrunde hin zu einer Tagung mit rund 150 angemeldeten Besuchern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Tschechien und Ungarn.

In der ersten Sektion zu Theorie und Grundlagen warf Georg Büchler von der KOST Fragen auf, die sich allen praktisch digital Archivierenden in vergleichbarer Weise stellen: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Migration in Archivformate durchzuführen? Soll das in der aktiven Phase oder erst bei der Übernahme ins Langzeitarchiv erfolgen? Ist es richtig (und nötig), in diesem Zuge auf die Produktionsformate zu verzichten? Welche Tools setzt man für die Einzelschritte der Langzeitarchivierung ein und was tut man bei uneinheitlichen Konversions- oder Validierungs-Ergebnissen? Macht es Sinn, die Datenaufbereitung aus der Hand zu geben oder sollte man die Schritte besser unter archivischer Hoheit durchführen? Fertige Lösungen – so sein Fazit – sind hier nicht zu erwarten, so dass er nur empfehlen konnte, immer wieder selbst über sein Handeln zu reflektieren und es zu hinterfragen. Weiterlesen

70. Westfälischer Archivtag – Erste Arbeitssitzung: Neue Rahmenbedingungen und ihre Auswirkungen auf Archive

Herr Dr. Peter Worm vom LWL-Archivamt führt in die erste Sektion ein und stellt die Frage, ob Veränderungen eher Chancen oder Probleme für die Archive mit sich bringen.

Der erste Vortrag wird gehalten von Herrn Dr. Clemens Rehm vom Landesarchiv Baden-Württemberg. Der Titel lautet: Immer mehr Recht im Archiv. Chancen, Grenzen, Perspektiven

Er startet mit einer Bestandsaufnahme, was ändert sich, was sind Ziele im Archivwesen. In den Medien sind Debatten über Social Media und elektronische Daten omnipräsent, aber Archive kommen darin nicht vor. Es gilt, rechtliche Fragestellungen mit Kollegen und der Politik zu erörtern.

Gefühlt kommt es immer mehr zu einer Verrechtlichung; das Archivgesetz allein reicht schon lange nicht mehr, um z. B. des Problems veröffentlichter Bilder im Netz Herr zu werden.

Nutzer haben immer komplexere Anforderungen, möchten schnell und kostenlos an Informationen herankommen. Dabei führen Fehler schnell zu Vertrauensverlust.

Herr Dr. Rehm stellt es als wichtiges Ziel heraus, möglichst viel in den Archivgesetzen zu regeln und verweist auf andere wichtige Rechtsvorschriften.

Er nennt dabei §§ 19 und 20 des Grundgesetzes, oder § 133 des Strafgesetzbuches, der den Verwahrungsbruch behandelt. Dann behandelt er das Informationsfreiheitsgesetz, das wie das Archivgesetz ein Transparenzgesetz ist, wobei der Zugang zu geschützten Informationen durch das Archivgesetz für den Benutzer komfortabler ist.

Im Rahmen des Urheberrechtsgesetzes geht er auf einen Vertrag der VG Wort und der Kultusministerkonferenz ein, in dem zunächst fälschlicher Weise sämtliche vor 1920 entstandenen Werke als gemeinfrei bezeichnet wurden. Daran lässt sich der Wunsch nach einem sauberen zeitlichen Schnitt erkennen, der auch von vielen Archiven ähnlich umgesetzt wird.

Letztendlich heißt das Stichwort „Risikoabschätzung“. Was für große Einrichtungen wenig problematisch ist, kann für kleine Archive großen finanziellen Verlust bedeuten.

Durch das Kulturgutschutzgesetz ist seit wenigen Jahren Archivgut per se Kulturgut – ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

Er geht weiter auf Löschungsvorschriften ein, wobei Löschung für die Verwaltung gleichzusetzen ist mit Abgabe an das Archiv. Dies wird demnächst in der EU-Datenschutzgrundverordnung geregelt; bisher beschäftigten sich die Datenschutzgesetze oder die Archivgesetze mit der Löschung von Daten. Das Archivgesetz geht bei der Benutzung personenbezogener Unterlagen mit der 10jährigen Frist nach Tod sogar weiter als die Datenschutzgesetze.

Insgesamt gibt Herr Dr. Rehm einen rechtlichen Rundumschlag, der im Anschluss rege diskutiert wird.

Es folgt der Vortrag von Jörg Schachtsiek vom Personalamt der Stadt Bielefeld und Dr. Jochen Rath vom Bielefelder Stadtarchiv unter dem Titel „sollte – hätte – könnte – würde – Machen!“

Herr Schachtsiek weist auf die Wichtigkeit der Ausbildung in der Verwaltung hin, unabhängig von der Art des Berufes. Er bietet Möglichkeiten für Quereinsteiger an, sich weiterzuqualifizieren und deutet die Schwierigkeit an, geeignetes Personal insbesondere in Konkurrenz zur freien Wirtschaft zu finden.

Den Archiven gibt er den Tipp, mit Schulen zusammenzuarbeiten, Praktika anzubieten und sich öffentlich präsent zu machen. Darüberhinaus sollten nicht nur Archivare, sondern auch verstärkt Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste ausgebildet werden.

Herr Dr. Rath schließt daran an, indem er die Wichtigkeit der Vorfeldarbeit betont – besonders im Zusammenhang mit der Thematik DMS und elektr. Langzeitarchivierung, die Auswirkungen auf das Berufsbild hat. Archive sind Pflicht, aber reicht das, um Akzeptanz in der Verwaltung zu schaffen? Wohl kaum.

Archivare entwickeln sich immer mehr zu „Alleskönnern“ und die Verwaltungen sind ihre Kunden und Kreditgeber zugleich. Das Gesetz allein reicht als Argumentationsgrundlage nicht mehr aus. Archivare haben aber das Know-How in der Schriftgutverwaltung, das vielen Verwaltungsmitarbeitern fehlt. Somit können sie hier unterstützen.

Er spricht dann von „Stakeholdern“, also Anspruchsgruppen, die sich das Archiv zunutze machen kann. Bei „internen“ handelt es sich um das eigene Personal, bei „externen“ um die Benutzer, Vereine, Fachwelt und Medien und bei „nahen“ um die eigene Verwaltung. Es ist wichtig, Identifikation zu schaffen sowie Transaktionen mit gegenseitigem Nutzen.

Beide Referenten appellieren zum Schluss daran, mehr FaMIs auszubilden, da 2019 nur zwei Auszubildende vorhanden sein werden, was definitiv zu wenig ist.

Wird aus dem „Archivar“ zukünftig etwa ein „Document and Information Manager“?!

Den Abschluss der Sektion macht Frau Ute Knopp vom Stadtarchiv Hamm. Titel ihres Vortrags ist „Teamwork mit der Verwaltung – eine Chance für Archive?“

Sie schildert die Geschichte des Stadtarchivs Hamm, das lange sehr stiefmütterlich behandelt wurde, ungünstig lag und schlecht ausgestattet war. Noch 1988 musste man sich bei Anrufen verbinden lassen!

Nach dem Umzug in die Stadt folgte die Verbesserung, aber das Archiv wurde auch mehr gefordert, eine Neuausrichtung der Arbeit fand statt.

In Zusammenarbeit mit anderen Ämtern werden viele Aktivitäten auf dem Gebiet der Kultur- und Öffentlichkeitsarbeit durchgeführt; dafür wird auch der Etat aufgestockt. Die Außenwahrnehmung steigt und dadurch auch die Akzeptanz innerhalb der eigenen Kommune.

Als Beispiele nennt sie ein Projekt zur Bergbaugeschichte und die Stelen zur Stadtgeschichte, an denen auch der Bürgermeister selbst beteiligt ist. Die Kooperation mit anderen Dienststellen erfordert viel Organisation, aber bringt auch ein gutes Netzwerk.

Letztendlich haben die kulturellen Aktivitäten auch zu einer Aufstockung der Stellen geführt. Frau Knopp zieht ein positives Fazit und ermuntert die Archivare, mehr Teamwork mit ihren Verwaltungen einzugehen.

 

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu DiPS.kommunal

stilisierter Schriftzug FAQ, das aus zahlreichen Schlagworten des Themenfelds Langzeitarchivierung gebildet wird.Bei Präsentationsterminen, Beratungsgesprächen und in E-Mails werden von den Archiven, den IT-Diensten und Orga-Abteilungen oft ähnliche Fragen zur Langzeitarchivlösung „DiPS.kommunal“ gestellt. Aus diesem Grund haben wir die folgenden 22 FAQs („Frequently Asked Questions„) gesammelt und ausführlich beantwortet.

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DiPS.kommunal – Erste Kunden produktiv

Die Verbundlösung für die elektronische Langzeitarchivierung DiPS.kommunal, die unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW von der Entwicklergemeinschaft aus Stadt Köln (Amt für Informationsverarbeitung und Historisches Archiv) und LWL (LWL.IT Service Abteilung und LWL-Archivamt für Westfalen) vorangetrieben wird, ist mit den ersten Kunden in den produktiven Betrieb gestartet. Als erstes haben das Historische Archiv der Stadt Köln und das Archiv LWL ihre eigenständigen DiPS-Installationen in die Verbundlösung überführt und zunächst ein Testsystem und dann auch ein Produktivsystem in Betrieb genommen. Derzeit finden bei den Pilotkunden im Rheinland und Westfalen Vorbereitungstreffen statt, in denen die Installation und Inbetriebnahme abgestimmt wird. Zu den Pilotkunden gehören neben den beiden Landschaftsverbänden sechs Großstädte aber auch ein westfälischer Kreis. Für 2018 stehen bereits weitere Großstädte und eine Reihe von kreisangehörigen Städten in den Startlöchern, um an DiPS.kommunal angeschlossen zu werden.

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PDF/A Empfehlung der KLA erschienen!

Dass PDF nicht gleich PDF ist, hat sich in der Archivwelt inzwischen herumgesprochen. Fast alle Langzeitarchive setzen auf ein spezielles Unterformat von PDF, das sogenannte PDF/A.

Doch auch hier existieren inzwischen schon wieder drei Unterstandards mit weiteren Differenzierungen. Da ist es gut, dass es nun eine Empfehlung des Ausschusses „Digitale Archive“ der KLA (Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder) gibt, die die Unterschiede aufzeigt und Empfehlungen zur Verwendung in öffentlichen Archiven ausspricht.

Die Empfehlung steht zum kostenlosen Download bereit.

Das PDF/A Konsortium hat im Juni eine Software bereitgestellt, mit der die Identifizierung, welches PDF man gerade vorliegen hat, möglich sein soll. Dieser sogenannte PDF-Validator namens veraPDF kann kostenlos auf deren Seiten heruntergeladen werden. Bei der Langzeitarchivierung sollte man es also mit Schiller halten: Drum prüfe wer sich ewig bindet!

pworm