BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen!

Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten„.

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Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.

Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.

Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.

Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!

P. Worm


19. Deutsch-Niederländisches Archivsymposium in Leeuwarden

Deutsch-Niederländisches Archivsymposium im Tresoar Leeuwarden

 

 

 

Am 25. und 26. Oktober 2018 findet in Leeuwarden, einer der beiden diesjährigen Kulturhauptstädte Europas, das Deutsch-Niederländische Archivsymposium statt. Das Thema lautet „Zugänge schaffen zu realen Forschungsräumen und virtuellen Informationswelten“ und soll die Diskussion darüber intensivieren, wo Archive mit ihren Angeboten zwischen analoger und digitaler Welt stehen, was sie in Sachen Digitalisierung schon geleistet haben und welche digitalen Herausforderungen ihnen bevorstehen.

Die Veranstalter, neben dem LWL-Archivamt das Stadtarchiv Bocholt, das Gelders Archief in Arnheim und der Tresoar in Leeuwarden, freuen sich über viele Anmeldungen zum Archivsymposium – zu spannenden Einblicken in die digitalen Welten im Archiv und zum grenzüberschreitenden Dialog in der Kulturhauptstadt Europas – ein tollerer Rahmen ist kaum vorstellbar! 

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22. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) am 7. und 8. März 2018

Die diesjährige AUdS-Tagung fand im Technologiezentrum Marburg statt und war bestens organisiert durch das Landesarchiv Hessen. Der Präsident des Landesarchivs Andreas Hedwig – selbst Gründungsmitglied des AUdS – verfolgte in seinem Grußwort die Entwicklung des Arbeitskreises von einer kleinen Gesprächsrunde hin zu einer Tagung mit rund 150 angemeldeten Besuchern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Tschechien und Ungarn.

In der ersten Sektion zu Theorie und Grundlagen warf Georg Büchler von der KOST Fragen auf, die sich allen praktisch digital Archivierenden in vergleichbarer Weise stellen: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Migration in Archivformate durchzuführen? Soll das in der aktiven Phase oder erst bei der Übernahme ins Langzeitarchiv erfolgen? Ist es richtig (und nötig), in diesem Zuge auf die Produktionsformate zu verzichten? Welche Tools setzt man für die Einzelschritte der Langzeitarchivierung ein und was tut man bei uneinheitlichen Konversions- oder Validierungs-Ergebnissen? Macht es Sinn, die Datenaufbereitung aus der Hand zu geben oder sollte man die Schritte besser unter archivischer Hoheit durchführen? Fertige Lösungen – so sein Fazit – sind hier nicht zu erwarten, so dass er nur empfehlen konnte, immer wieder selbst über sein Handeln zu reflektieren und es zu hinterfragen. Weiterlesen

70. Westfälischer Archivtag – Erste Arbeitssitzung: Neue Rahmenbedingungen und ihre Auswirkungen auf Archive

Herr Dr. Peter Worm vom LWL-Archivamt führt in die erste Sektion ein und stellt die Frage, ob Veränderungen eher Chancen oder Probleme für die Archive mit sich bringen.

Der erste Vortrag wird gehalten von Herrn Dr. Clemens Rehm vom Landesarchiv Baden-Württemberg. Der Titel lautet: Immer mehr Recht im Archiv. Chancen, Grenzen, Perspektiven

Er startet mit einer Bestandsaufnahme, was ändert sich, was sind Ziele im Archivwesen. In den Medien sind Debatten über Social Media und elektronische Daten omnipräsent, aber Archive kommen darin nicht vor. Es gilt, rechtliche Fragestellungen mit Kollegen und der Politik zu erörtern.

Gefühlt kommt es immer mehr zu einer Verrechtlichung; das Archivgesetz allein reicht schon lange nicht mehr, um z. B. des Problems veröffentlichter Bilder im Netz Herr zu werden.

Nutzer haben immer komplexere Anforderungen, möchten schnell und kostenlos an Informationen herankommen. Dabei führen Fehler schnell zu Vertrauensverlust.

Herr Dr. Rehm stellt es als wichtiges Ziel heraus, möglichst viel in den Archivgesetzen zu regeln und verweist auf andere wichtige Rechtsvorschriften.

Er nennt dabei §§ 19 und 20 des Grundgesetzes, oder § 133 des Strafgesetzbuches, der den Verwahrungsbruch behandelt. Dann behandelt er das Informationsfreiheitsgesetz, das wie das Archivgesetz ein Transparenzgesetz ist, wobei der Zugang zu geschützten Informationen durch das Archivgesetz für den Benutzer komfortabler ist.

Im Rahmen des Urheberrechtsgesetzes geht er auf einen Vertrag der VG Wort und der Kultusministerkonferenz ein, in dem zunächst fälschlicher Weise sämtliche vor 1920 entstandenen Werke als gemeinfrei bezeichnet wurden. Daran lässt sich der Wunsch nach einem sauberen zeitlichen Schnitt erkennen, der auch von vielen Archiven ähnlich umgesetzt wird.

Letztendlich heißt das Stichwort „Risikoabschätzung“. Was für große Einrichtungen wenig problematisch ist, kann für kleine Archive großen finanziellen Verlust bedeuten.

Durch das Kulturgutschutzgesetz ist seit wenigen Jahren Archivgut per se Kulturgut – ein wichtiger Schritt in die richtige Richtung.

Er geht weiter auf Löschungsvorschriften ein, wobei Löschung für die Verwaltung gleichzusetzen ist mit Abgabe an das Archiv. Dies wird demnächst in der EU-Datenschutzgrundverordnung geregelt; bisher beschäftigten sich die Datenschutzgesetze oder die Archivgesetze mit der Löschung von Daten. Das Archivgesetz geht bei der Benutzung personenbezogener Unterlagen mit der 10jährigen Frist nach Tod sogar weiter als die Datenschutzgesetze.

Insgesamt gibt Herr Dr. Rehm einen rechtlichen Rundumschlag, der im Anschluss rege diskutiert wird.

Es folgt der Vortrag von Jörg Schachtsiek vom Personalamt der Stadt Bielefeld und Dr. Jochen Rath vom Bielefelder Stadtarchiv unter dem Titel „sollte – hätte – könnte – würde – Machen!“

Herr Schachtsiek weist auf die Wichtigkeit der Ausbildung in der Verwaltung hin, unabhängig von der Art des Berufes. Er bietet Möglichkeiten für Quereinsteiger an, sich weiterzuqualifizieren und deutet die Schwierigkeit an, geeignetes Personal insbesondere in Konkurrenz zur freien Wirtschaft zu finden.

Den Archiven gibt er den Tipp, mit Schulen zusammenzuarbeiten, Praktika anzubieten und sich öffentlich präsent zu machen. Darüberhinaus sollten nicht nur Archivare, sondern auch verstärkt Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste ausgebildet werden.

Herr Dr. Rath schließt daran an, indem er die Wichtigkeit der Vorfeldarbeit betont – besonders im Zusammenhang mit der Thematik DMS und elektr. Langzeitarchivierung, die Auswirkungen auf das Berufsbild hat. Archive sind Pflicht, aber reicht das, um Akzeptanz in der Verwaltung zu schaffen? Wohl kaum.

Archivare entwickeln sich immer mehr zu „Alleskönnern“ und die Verwaltungen sind ihre Kunden und Kreditgeber zugleich. Das Gesetz allein reicht als Argumentationsgrundlage nicht mehr aus. Archivare haben aber das Know-How in der Schriftgutverwaltung, das vielen Verwaltungsmitarbeitern fehlt. Somit können sie hier unterstützen.

Er spricht dann von „Stakeholdern“, also Anspruchsgruppen, die sich das Archiv zunutze machen kann. Bei „internen“ handelt es sich um das eigene Personal, bei „externen“ um die Benutzer, Vereine, Fachwelt und Medien und bei „nahen“ um die eigene Verwaltung. Es ist wichtig, Identifikation zu schaffen sowie Transaktionen mit gegenseitigem Nutzen.

Beide Referenten appellieren zum Schluss daran, mehr FaMIs auszubilden, da 2019 nur zwei Auszubildende vorhanden sein werden, was definitiv zu wenig ist.

Wird aus dem „Archivar“ zukünftig etwa ein „Document and Information Manager“?!

Den Abschluss der Sektion macht Frau Ute Knopp vom Stadtarchiv Hamm. Titel ihres Vortrags ist „Teamwork mit der Verwaltung – eine Chance für Archive?“

Sie schildert die Geschichte des Stadtarchivs Hamm, das lange sehr stiefmütterlich behandelt wurde, ungünstig lag und schlecht ausgestattet war. Noch 1988 musste man sich bei Anrufen verbinden lassen!

Nach dem Umzug in die Stadt folgte die Verbesserung, aber das Archiv wurde auch mehr gefordert, eine Neuausrichtung der Arbeit fand statt.

In Zusammenarbeit mit anderen Ämtern werden viele Aktivitäten auf dem Gebiet der Kultur- und Öffentlichkeitsarbeit durchgeführt; dafür wird auch der Etat aufgestockt. Die Außenwahrnehmung steigt und dadurch auch die Akzeptanz innerhalb der eigenen Kommune.

Als Beispiele nennt sie ein Projekt zur Bergbaugeschichte und die Stelen zur Stadtgeschichte, an denen auch der Bürgermeister selbst beteiligt ist. Die Kooperation mit anderen Dienststellen erfordert viel Organisation, aber bringt auch ein gutes Netzwerk.

Letztendlich haben die kulturellen Aktivitäten auch zu einer Aufstockung der Stellen geführt. Frau Knopp zieht ein positives Fazit und ermuntert die Archivare, mehr Teamwork mit ihren Verwaltungen einzugehen.

 

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu DiPS.kommunal

stilisierter Schriftzug FAQ, das aus zahlreichen Schlagworten des Themenfelds Langzeitarchivierung gebildet wird.Bei Präsentationsterminen, Beratungsgesprächen und in E-Mails werden von den Archiven, den IT-Diensten und Orga-Abteilungen oft ähnliche Fragen zur Langzeitarchivlösung „DiPS.kommunal“ gestellt. Aus diesem Grund haben wir die folgenden 22 FAQs („Frequently Asked Questions„) gesammelt und ausführlich beantwortet.

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