WAT2021: DiPS-Sprechstunde – Die wichtigsten Fragen

Die Digitale Sprechstunde während des diesjährigen Westfälischen Archivtags bot dem DiPS.kommunal Support-Team die Möglichkeit, in einer neuen Form vor zahlreichem Publikum einige häufig gestellte Fragen zu beantworten.

Im Vorfeld der Veranstaltung waren alle Teilnehmenden aufgefordert, ihre Fragen einzusenden. Aus den eingegangen Rückmeldungen konnten vier Themenkomplexe gebildet werden:

    • Elektronische Fachverfahren
    • Technik
    • Archivsoftware und DiPS.kommunal
    • DA NRW

Hierzu nahmen die Expertinnen des Teams jeweils mit einem kurzen Statement Stellung und gaben Raum für Rückmeldungen.

Für alle Interessierten an elektronischer Archivierung im Allgemeinen und DiPS.kommunal im speziellen sind diese hier kurz und bündig noch einmal versammelt:

Elektronische Fachverfahren

Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden nach Bedarf gemeinsam im DiPS.kommunal-Nutzerkreis erarbeitet. Dazu bilden interessierte Kolleginnen und Kollegen einen Unterarbeitskreis (UAK), um die archivfachlichen Anforderungen an die Aussonderung der elektronischen Informationen festzulegen. Die gemeinschaftliche Erarbeitung und der Austausch erscheinen besonders wichtig vor dem Hintergrund, dass die einzelnen Verwaltungen mit den gleichen Systemen unter Umständen unterschiedlich arbeiten. Durch die Diskussion der Kolleginnen und Kollegen im UAK kann sichergestellt werden, dass alle archivfachlichen Anforderungen an die ggf. unterschiedliche Überlieferung in der Schnittstelle abgebildet werden können. Archivfachlich wie auch technisch unterstützt und begleitet wird der UAK durch das DiPS.kommunal-Support-Team, das u.a. auch den Kontakt zu den Herstellern der DMS und Fachverfahren herstellt.

Nach der theoretischen Erarbeitungsphase folgt der praktische Teil: Die Schnittstelle muss beim Hersteller beauftragt und im Anschluss getestet werden. Das kann nur in Zusammenarbeit mit einer Kommune erfolgen, die das entsprechende Verfahren im Einsatz hat. Am Ende dieses bisweilen recht langwierigen Prozesses – Testaussonderungen müssen vom Hersteller oder vom eigenen Fachverfahrensbetreuer bereitgestellt und durch die Kolleginnen und Kollegen des UAK detailliert auf Fehler geprüftwerden, die Fehler zurückgemeldet und behoben werden – steht dann die endgültige Abnahme der Schnittstelle durch den UAK.

Wenn Sie an einer Mitarbeit an einem bereits bestehenden Arbeitskreis interessiert sind, melden Sie sich gerne beim DiPS.kommunal-Support-Team.

Technik

    • Übertragungswege: Als Übertragungsweg wird aktuell von unseren Kunden in Westfalen das Verwaltungsnetz (NdB) genutzt, eine Anbindung über VPN wäre aber auch möglich. Grundsätzlich ist die Geschwindigkeit abhängig von der Bandbreite des Zugangs, worauf die Betriebsstätte (LWL.IT) keinen Einfluss hat. Große Abgaben dauern erfahrungsgemäß länger und sollten im Vorfeld geplant werden – hier kann auch eine Einlieferung über das Wochenende oder nachts in Betracht gezogen werden.
    • Speicherkapazität: Die häufig gestellte Frage nach der benötigten Speicherkapazität – wie lange werden die angebotenen 500 GB ausreichen? – lässt sich pauschal nicht beantworten. Sie ist stark abhängig davon, aus welchen Formaten sich die elektronischen Übernahmen zusammensetzen. Ein gutes Beispiel dafür sind die Aussonderungen aus Ratsinformationssystem: Ist hier nur Schriftgut vorhanden, das bereits in einem langzeitstabilen Format (PDF/A) vorliegt oder sollen auch die als Video aufgezeichneten Ratssitzungen mit übernommen werden? Die Diskrepanz in Bezug auf das benötigte Speichervolumen ist enorm. Geht man von einer durchschnittlichen Dateigröße eines Dokuments im DMS von 1 MB aus, so lassen sich ca. 250.000 Objekte (Original und Repräsentation) unterbringen. Überträgt man diese Rechnung auf eine Beispielakte mit 20 Dokumenten, ergibt das ungefähr 20.500 Akten – übernimmt man nur bereits langzeitstabile Formate sogar ca. 34.000 Akten. Im Bereich der A/V-Medien ist allerdings schnell die Gigabyte-Grenze überschritten, natürlich immer in Abhängigkeit vom verwendeten Kompressionsalgorithmus. Erfahrungswerte, aus denen man allgemeingültige und übertragbare Regeln ableiten könnte, sind so noch nicht vorhanden und können erst in den kommenden Jahren gesammelt werden.

Haben Sie diesbezüglich Fragen zu speziellen Übernahmeprojekten sprechen Sie uns gerne an!

Archivsoftware und DiPS.kommunal

Grundsätzlich handelt es sich dabei zunächst um zwei unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Aufgaben. Die Archivsoftware dient in der Regel der Aufnahme und Speicherung von Erschließungsinformationen, wobei in der Granularität von Registraturbildner über Bestand und Teilbestand bis auf die Dokumentebene unterschieden werden kann. Eine einheitliche und objektive Verzeichnung ermöglicht eine erfolgreiche inhaltliche Recherche. DiPS.kommunal hingegen dient als System der langfristigen Sicherung der elektronischen Archivalien. Grob gesagt stellt sich ein elektronisches Archivale, bspw. ein Foto, als Inhaltsinformation dar, das in unterschiedlichen Formaten repräsentiert vorliegen kann. Jede Repräsentation wird zu diesem Zweck als Archivinformationspaket (AIP) verpackt und bekommt vom System eine eindeutige Identifikationsnummer (AIPID). Es enthält neben der Primärinformation (die Foto-Datei) eine XML-Datei, die alle Informationen zum Verständnis der Primärinformation enthält. Die Inhaltsinformation wird als Inhaltliche Einheit (IE) bezeichnet und bekommt vom System ebenfalls eine eindeutige Identifikationsnummer – die IEID.

Innerhalb von DiPS.kommunal lassen sich die Einheiten bzw. Pakete nur anhand dieser ID wiederfinden, eine inhaltliche Erschließung oder Recherche findet hier nicht statt. Zu diesem Zweck müssen beide Systeme miteinander verbunden werden. Hierzu stellt DiPS.kommunal eine XML-Datei pro Lieferung bereit, die eine Reihe von Metadaten zu den enthaltenen Inhaltlichen Einheiten mitliefern kann. Diese XML-Datei muss in die Archivsoftware importiert werden, um eine tiefergehende Erschließung vornehmen und eine inhaltliche Recherche durchführen zu können. Für jedes elektronische Archivale wird dann automatisch eine Verzeichnungseinheit angelegt, die als wichtigstes Verbindungsstück die IEID enthält. Je nach eingesetzter Software ist dann per Mausklick eine Verbindung zurück nach DiPS.kommunal möglich, um sich das entsprechende Stück anzusehen. Derzeit bieten die Hersteller von FAUST, ACTApro und Augias dafür Möglichkeiten an, die einen unterschiedlichen Grad an Anpassung in der Archivsoftware erforderlich machen.

Bei weiteren Fragen dazu geben wir Ihnen gerne Auskunft.

DA NRW

    • Kostenentwicklung: Die Kosten können in nächster Zeit stabil gehalten werden, auch wenn die steigende Zahl der Mandanten aufgrund von aufwendigen Tests und individuell notwendigen Anpassungen gerade auch für kleinere Kunden eher zu einem höheren Aufwand als ursprünglich angenommen geführt hat.
    • Nutzung des DA NRW-Portals: Die Nutzung des Portals ist optional und kann für jede Einlieferung individuell entschieden werden. Gleiches gilt für die Weitergabe der Daten über das Portal an DDB und Europeana, die grundsätzlich möglich sein soll und momentan vorbereitet wird. Ursprünglich war die Nutzung von Presentation Repository und Portal nur für DNS vorgesehen, für die Anbindung von DiPS.kommunal wurde aber bereits ein Konzept erstellt und eine Aufwandschätzung vorgenommen. Über die Beauftragung wird noch entschieden werden.

Weitere Fragen, die speziell den Bereich DA NRW betreffen, beantwortet Ihnen gerne Frau Alicia Kann von der Geschäftsstelle des DA NRW telefonisch unter 0231/222 438-56 oder per E-Mail: kann@danrw.de.

Bei Fragen dazu sowie natürlich auch bei allen anderen Fragen zu DiPS.kommunal und elektronischer Archivierung kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter 0251 5913888 oder per Mail an dips.support@lwl.org.

 

 

 

WAT21: Diskussionsforum „Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe“

Am Nachmittag begrüßte Frau Diener-Staeckling die ca. 110 interessierten Teilnehmer:innen des Diskussionsforums „Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe“, das über die Plattform Webex stattfand.

Ziel des Forums war es, einen Einblick in die Arbeitsweise mit DiPS.kommunal zu geben und anschließend individuelle Fragen zu klären.
Vorab betonte Frau Diener-Steckling den Stellenwert der elektronischen Langzeitarchivierung in der gegenwärtigen Arbeitswelt, was sämtliche Archive akut betreffe und aus dem archivischen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sei. „WAT21: Diskussionsforum „Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe““ weiterlesen

Referent*innenstelle im LWL-Archivamt zu besetzen

Interessiert an einer abwechslungsreichen Tätigkeit?

Das LWL-Archivamt sucht ab sofort eine neue Referentin / einen neuen Referenten im Referat Regionale Archivberatung. Die Stelle ist mit A 13/14 bzw. EG 14 bewertet.

Bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen ist die Verbeamtung möglich. Das Stellenprofil und alle weiteren Informationen sind der Stellenausschreibung zu entnehmen. Die Bewerbungsfrist endet am 6. September!

(Foto oben: Markus Bomholt)

 

 

Neues von DiPS.kommunal: Entwicklungen und Erfolge

Zukunft ist jetzt! – Angelehnt an das Motto des 71. Westfälischen Archivtags in Herford, begann nach einem Mittagsimbiss die erste Arbeitssitzung mit dem Titel „Mittendrin – Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis“. In seiner Funktion als Moderator leitete Herr Vinzenz Lübben (Kommunalarchiv Minden) den Vortrag „Neues von DiPS.kommunal: Entwicklungen und Erfolge“, gehalten von Antonia Maria Riedel (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) und Hannah Ruff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster), ein.

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BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen!

Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten„.

Logo der BKK

Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.

Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.

Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.

Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!

P. Worm