DiPS.kommunal – Erste Kunden produktiv

Die Verbundlösung für die elektronische Langzeitarchivierung DiPS.kommunal, die unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW von der Entwicklergemeinschaft aus Stadt Köln (Amt für Informationsverarbeitung und Historisches Archiv) und LWL (LWL.IT Service Abteilung und LWL-Archivamt für Westfalen) vorangetrieben wird, ist mit den ersten Kunden in den produktiven Betrieb gestartet. Als erstes haben das Historische Archiv der Stadt Köln und das Archiv LWL ihre eigenständigen DiPS-Installationen in die Verbundlösung überführt und zunächst ein Testsystem und dann auch ein Produktivsystem in Betrieb genommen. Derzeit finden bei den Pilotkunden im Rheinland und Westfalen Vorbereitungstreffen statt, in denen die Installation und Inbetriebnahme abgestimmt wird. Zu den Pilotkunden gehören neben den beiden Landschaftsverbänden sechs Großstädte aber auch ein westfälischer Kreis. Für 2018 stehen bereits weitere Großstädte und eine Reihe von kreisangehörigen Städten in den Startlöchern, um an DiPS.kommunal angeschlossen zu werden.

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PDF/A Empfehlung der KLA erschienen!

Dass PDF nicht gleich PDF ist, hat sich in der Archivwelt inzwischen herumgesprochen. Fast alle Langzeitarchive setzen auf ein spezielles Unterformat von PDF, das sogenannte PDF/A.

Doch auch hier existieren inzwischen schon wieder drei Unterstandards mit weiteren Differenzierungen. Da ist es gut, dass es nun eine Empfehlung des Ausschusses „Digitale Archive“ der KLA (Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder) gibt, die die Unterschiede aufzeigt und Empfehlungen zur Verwendung in öffentlichen Archiven ausspricht.

Die Empfehlung steht zum kostenlosen Download bereit.

Das PDF/A Konsortium hat im Juni eine Software bereitgestellt, mit der die Identifizierung, welches PDF man gerade vorliegen hat, möglich sein soll. Dieser sogenannte PDF-Validator namens veraPDF kann kostenlos auf deren Seiten heruntergeladen werden. Bei der Langzeitarchivierung sollte man es also mit Schiller halten: Drum prüfe wer sich ewig bindet!

pworm

Frühjahrsheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe

Heft 86 (2017) der Archivpflege ist erschienen und – wie immer – auch direkt online zugänglich.

Es enthält unter anderem Beiträge von Susanne Harke-Schmidt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Stadt Kerpen, bei der das Stadtarchiv intensiv  mitgewirkt hat, und von Ulrike Gilhaus und Peter Worm zum Thema „Das barrierefreie Archiv – Chancen, Möglichkeiten, Grenzen“. Dabei geht es nicht nur um bauliche Aspekte von Barrierefreiheit, sondern um Inklusion im Archiv in einem ganzheitlicheren Sinne, etwa in Bezug auf die Nutzungsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen.

Ein zweiter kleiner Schwerpunkt des Heftes bildet die archivische Bewertung: Nicola Bruns und Hans-Jürgen Höötmann zur Bewertung von Personalakten im Archiv LWL und der Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW mit Empfehlungen zur Bewertung von Unterlagen zu kommunalen Steuern und Abgaben.

Lesetipp: Standardisierung der Aussonderung aus elektronischen Personenstandregistern

Foto:LWL-ArchivamtIm aktuellen Heft des ARCHIVARs (Heft 01/2017) beleuchtet ein Beitrag die elektronischen Personenstandsregister und ihre Herausforderungen an die Archive. Seit 2014 müssen Personenstandsregister rein elektronisch geführt werden. Sie sind nach Ablauf der Ausbewahrungsfristen für viele kommunale Archive das erste elektronische Archivgut. Für diesen Vorgang wurde bereits vor zwei Jahren eine bundesweite Standardisierung angestossen. Auch die BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag) hat dazu bereits 2014 eine Arbeitshilfe erstellt.

Der ARCHIVAR wird demnächst auch online verfügbar sein, die Empfehlung der BKK findet sich hier.

Beitrag über die „Digital Preservation Solution (DiPS)“ im neuen Heft des ARCHIVAR erschienen

Titelbild des Artikels

Die Digital Preservation Solution (DiPS). Enstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung. In: ARCHIVAR 69 (2016), S. 375-382

Im neuen Heft des ARCHIVAR haben Martin Hoppenheit und Christoph Schmidt vom Landesarchiv NRW und Peter Worm vom LWL-Archivamt mit Unterstützung der anderen Nutzer der HP/SER Langzeitarchivlösung Digital Preservation Solution (DiPS)  (Stadtarchive von Stuttgart und Köln, Bundesarchiv und Landesarchiv Rheinland-Pfalz) veröffentlicht.

Der Artikel ordnet DiPS in die anderen im deutschsprachigen Umfeld entwickelten Programme zur Langzeitarchivierung ein, er beschreibt die Entstehung der ersten Versionen vor gut 10 Jahren und die Fortentwicklung von DiPS im Rahmen des Nutzerkreises der o.g. Archive. Danach werden das Datenmodell und die Funktionsweise  erläutert und beschrieben, wie Langzeitarchive und Erschließungssoftwaren zusammenarbeiten.

Angaben zu Leistungsumfängen und Entwicklungsperspektiven und ein Abschnitt zum mandantenfähigen Produkt „DiPS.kommunal“, das eine der beiden Lösungen im DA NRW darstellt, runden den Beitrag ab. Abschließend diskutieren die Autoren Vor- und Nachteile der Systementwicklung mit privatwirtschaftlichen Unternehmen.

Bibliografische Angaben:

Martin Hoppenheit / Christoph Schmidt / Peter Worm, Die Digital Preservation Solution (DiPS). Entstehung, Grundlagen und Einsatzmöglichkeiten eines Systems zur elektronischen Langzeitarchivierung. In: ARCHIVAR 69 (2016), S. 375-382.