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Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive

Seit Mai auf der BKK-Homepage findet sich das Papier: “Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive“. Das Papier wurde aus dem Arbeitskreis “Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen” (AUdS) initiiert und kann im Vorfeld und während der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in kommunalen Verwaltungen sehr hilfreich sein. Der BKK-Unterausschuss Informationstechnologie und die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag haben sie im Frühjahr diskutiert und empfehlen sie nachdrücklich.

Aus der Einleitung:

“Gemeinsam erarbeitete diese Gruppe eine kompakte (und hoffentlich verständliche) Handreichung als Hilfestellung bei der Vorbereitung, Planung und Umsetzung des Projekts zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zu geben, speziell für kleine und mittlere Kommunen. Gegliedert ist die Handreichung nach den wesentlichen Themenbereichen, um Archivare, IT-Abteilung, Verwaltungsmitarbeiter und andere relevante Akteure gezielt anzusprechen.

=> Wie sollte ein Einführungsprojekt organisatorisch aufgesetzt sein?
=> Wer aus der Verwaltung soll / muss einbezogen werden und mit welcher Aufgabe?
=> Welche Schritte sind zu beachten und in welcher Reihenfolge?
=> Welche organisatorischen Voraussetzungen bedarf eine moderne => Schriftgutverwaltung?
=> Welche spezifischen Anforderungen haben unsere Ämter?
=> Was ist bei der Auswahl eines DMS-Produkts zu bedenken?
=> Welche Konzepte sind technisch, organisatorisch und vor allem rechtlich => erforderlich?

Die Handreichung findet sich hier zum Download: https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/informationstechnologie.html

 

Der Nutzen der KGSt für die kommunalen Archive

Viele Kommunen sind Mitglieder der KGSt, der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (früher: Verwaltungsvereinfachung). Die KGSt berät Kommunen in Deutschland, Österreich und der Schweiz in relevanten Fragen und versorgt sie mit Grundsatzpapieren, ähnlich wie es das LWL-Archivamt für Westfalen für die kommunalen und privaten Archive in Westfalen-Lippe tut.

In vielen kommunalen Archivbibliotheken sind einige der älteren KGSt-Berichte im A4-Format mit grünem Einband zu finden. Am weitesten verbreitet dürfte der KGSt-Bericht G13/1985 “Kommunales Archiv” sein. Er hat vor 34 Jahren Meilensteine zu einem

KGSt-Gutachten Kommunales Archiv (1985)

modernen kommunalen Archivwesen gesetzt, ist aber durch die technische Entwicklung längst nicht mehr up to date. Ein Nachfolger ist derzeit wohl nicht in Sicht, wäre aber dringend nötig, um die Fragen, die sich bei der digitalen Langzeitarchivierung aus Dokumentenmanagementsystemen (DMS) für die Verwaltungsorganisation ergeben, nicht zu vernachlässigen.

Kommunalarchive sind darauf angewiesen, dass ihr Archivträger, die kommunale Gebietskörperschaft (Gemeinde, Stadt, Kreis) sie gemäß den Vorgaben, z.B. des Archivgesetzes NRW, so ausstattet, dass die Archive ihren Aufgaben angemessen nachkommen können. In Zeiten leerer kommunaler Kassen ist dies längst nicht mehr selbstverständlich. Kommunalarchive müssen wie alle anderen Verwaltungsbereiche für sich werben und auch nachweisen, warum und wofür sie ihren Anteil an den Kommunalfinanzen beanspruchen. „Der Nutzen der KGSt für die kommunalen Archive“ weiterlesen