WAT2021: DiPS-Sprechstunde – Die wichtigsten Fragen

Die Digitale Sprechstunde während des diesjährigen Westfälischen Archivtags bot dem DiPS.kommunal Support-Team die Möglichkeit, in einer neuen Form vor zahlreichem Publikum einige häufig gestellte Fragen zu beantworten.

Im Vorfeld der Veranstaltung waren alle Teilnehmenden aufgefordert, ihre Fragen einzusenden. Aus den eingegangen Rückmeldungen konnten vier Themenkomplexe gebildet werden:

    • Elektronische Fachverfahren
    • Technik
    • Archivsoftware und DiPS.kommunal
    • DA NRW

Hierzu nahmen die Expertinnen des Teams jeweils mit einem kurzen Statement Stellung und gaben Raum für Rückmeldungen.

Für alle Interessierten an elektronischer Archivierung im Allgemeinen und DiPS.kommunal im speziellen sind diese hier kurz und bündig noch einmal versammelt:

Elektronische Fachverfahren

Schnittstellen zu DMS und Fachverfahren werden nach Bedarf gemeinsam im DiPS.kommunal-Nutzerkreis erarbeitet. Dazu bilden interessierte Kolleginnen und Kollegen einen Unterarbeitskreis (UAK), um die archivfachlichen Anforderungen an die Aussonderung der elektronischen Informationen festzulegen. Die gemeinschaftliche Erarbeitung und der Austausch erscheinen besonders wichtig vor dem Hintergrund, dass die einzelnen Verwaltungen mit den gleichen Systemen unter Umständen unterschiedlich arbeiten. Durch die Diskussion der Kolleginnen und Kollegen im UAK kann sichergestellt werden, dass alle archivfachlichen Anforderungen an die ggf. unterschiedliche Überlieferung in der Schnittstelle abgebildet werden können. Archivfachlich wie auch technisch unterstützt und begleitet wird der UAK durch das DiPS.kommunal-Support-Team, das u.a. auch den Kontakt zu den Herstellern der DMS und Fachverfahren herstellt.

Nach der theoretischen Erarbeitungsphase folgt der praktische Teil: Die Schnittstelle muss beim Hersteller beauftragt und im Anschluss getestet werden. Das kann nur in Zusammenarbeit mit einer Kommune erfolgen, die das entsprechende Verfahren im Einsatz hat. Am Ende dieses bisweilen recht langwierigen Prozesses – Testaussonderungen müssen vom Hersteller oder vom eigenen Fachverfahrensbetreuer bereitgestellt und durch die Kolleginnen und Kollegen des UAK detailliert auf Fehler geprüftwerden, die Fehler zurückgemeldet und behoben werden – steht dann die endgültige Abnahme der Schnittstelle durch den UAK.

Wenn Sie an einer Mitarbeit an einem bereits bestehenden Arbeitskreis interessiert sind, melden Sie sich gerne beim DiPS.kommunal-Support-Team.

Technik

    • Übertragungswege: Als Übertragungsweg wird aktuell von unseren Kunden in Westfalen das Verwaltungsnetz (NdB) genutzt, eine Anbindung über VPN wäre aber auch möglich. Grundsätzlich ist die Geschwindigkeit abhängig von der Bandbreite des Zugangs, worauf die Betriebsstätte (LWL.IT) keinen Einfluss hat. Große Abgaben dauern erfahrungsgemäß länger und sollten im Vorfeld geplant werden – hier kann auch eine Einlieferung über das Wochenende oder nachts in Betracht gezogen werden.
    • Speicherkapazität: Die häufig gestellte Frage nach der benötigten Speicherkapazität – wie lange werden die angebotenen 500 GB ausreichen? – lässt sich pauschal nicht beantworten. Sie ist stark abhängig davon, aus welchen Formaten sich die elektronischen Übernahmen zusammensetzen. Ein gutes Beispiel dafür sind die Aussonderungen aus Ratsinformationssystem: Ist hier nur Schriftgut vorhanden, das bereits in einem langzeitstabilen Format (PDF/A) vorliegt oder sollen auch die als Video aufgezeichneten Ratssitzungen mit übernommen werden? Die Diskrepanz in Bezug auf das benötigte Speichervolumen ist enorm. Geht man von einer durchschnittlichen Dateigröße eines Dokuments im DMS von 1 MB aus, so lassen sich ca. 250.000 Objekte (Original und Repräsentation) unterbringen. Überträgt man diese Rechnung auf eine Beispielakte mit 20 Dokumenten, ergibt das ungefähr 20.500 Akten – übernimmt man nur bereits langzeitstabile Formate sogar ca. 34.000 Akten. Im Bereich der A/V-Medien ist allerdings schnell die Gigabyte-Grenze überschritten, natürlich immer in Abhängigkeit vom verwendeten Kompressionsalgorithmus. Erfahrungswerte, aus denen man allgemeingültige und übertragbare Regeln ableiten könnte, sind so noch nicht vorhanden und können erst in den kommenden Jahren gesammelt werden.

Haben Sie diesbezüglich Fragen zu speziellen Übernahmeprojekten sprechen Sie uns gerne an!

Archivsoftware und DiPS.kommunal

Grundsätzlich handelt es sich dabei zunächst um zwei unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Aufgaben. Die Archivsoftware dient in der Regel der Aufnahme und Speicherung von Erschließungsinformationen, wobei in der Granularität von Registraturbildner über Bestand und Teilbestand bis auf die Dokumentebene unterschieden werden kann. Eine einheitliche und objektive Verzeichnung ermöglicht eine erfolgreiche inhaltliche Recherche. DiPS.kommunal hingegen dient als System der langfristigen Sicherung der elektronischen Archivalien. Grob gesagt stellt sich ein elektronisches Archivale, bspw. ein Foto, als Inhaltsinformation dar, das in unterschiedlichen Formaten repräsentiert vorliegen kann. Jede Repräsentation wird zu diesem Zweck als Archivinformationspaket (AIP) verpackt und bekommt vom System eine eindeutige Identifikationsnummer (AIPID). Es enthält neben der Primärinformation (die Foto-Datei) eine XML-Datei, die alle Informationen zum Verständnis der Primärinformation enthält. Die Inhaltsinformation wird als Inhaltliche Einheit (IE) bezeichnet und bekommt vom System ebenfalls eine eindeutige Identifikationsnummer – die IEID.

Innerhalb von DiPS.kommunal lassen sich die Einheiten bzw. Pakete nur anhand dieser ID wiederfinden, eine inhaltliche Erschließung oder Recherche findet hier nicht statt. Zu diesem Zweck müssen beide Systeme miteinander verbunden werden. Hierzu stellt DiPS.kommunal eine XML-Datei pro Lieferung bereit, die eine Reihe von Metadaten zu den enthaltenen Inhaltlichen Einheiten mitliefern kann. Diese XML-Datei muss in die Archivsoftware importiert werden, um eine tiefergehende Erschließung vornehmen und eine inhaltliche Recherche durchführen zu können. Für jedes elektronische Archivale wird dann automatisch eine Verzeichnungseinheit angelegt, die als wichtigstes Verbindungsstück die IEID enthält. Je nach eingesetzter Software ist dann per Mausklick eine Verbindung zurück nach DiPS.kommunal möglich, um sich das entsprechende Stück anzusehen. Derzeit bieten die Hersteller von FAUST, ACTApro und Augias dafür Möglichkeiten an, die einen unterschiedlichen Grad an Anpassung in der Archivsoftware erforderlich machen.

Bei weiteren Fragen dazu geben wir Ihnen gerne Auskunft.

DA NRW

    • Kostenentwicklung: Die Kosten können in nächster Zeit stabil gehalten werden, auch wenn die steigende Zahl der Mandanten aufgrund von aufwendigen Tests und individuell notwendigen Anpassungen gerade auch für kleinere Kunden eher zu einem höheren Aufwand als ursprünglich angenommen geführt hat.
    • Nutzung des DA NRW-Portals: Die Nutzung des Portals ist optional und kann für jede Einlieferung individuell entschieden werden. Gleiches gilt für die Weitergabe der Daten über das Portal an DDB und Europeana, die grundsätzlich möglich sein soll und momentan vorbereitet wird. Ursprünglich war die Nutzung von Presentation Repository und Portal nur für DNS vorgesehen, für die Anbindung von DiPS.kommunal wurde aber bereits ein Konzept erstellt und eine Aufwandschätzung vorgenommen. Über die Beauftragung wird noch entschieden werden.

Weitere Fragen, die speziell den Bereich DA NRW betreffen, beantwortet Ihnen gerne Frau Alicia Kann von der Geschäftsstelle des DA NRW telefonisch unter 0231/222 438-56 oder per E-Mail: kann@danrw.de.

Bei Fragen dazu sowie natürlich auch bei allen anderen Fragen zu DiPS.kommunal und elektronischer Archivierung kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter 0251 5913888 oder per Mail an dips.support@lwl.org.

 

 

 

WAT21: Digitale Sprechstude (DA NRW, DiPS.kommunal, Landesinitative Substanzerhalt)

Sprechstunde DA NRW & DiPS.kommunal

Schnittstellen DiPS.kommunall (Stand 3/2021).
Schnittstellen DiPS.kommunall (Stand 3/2021). Zum Vergrößern anklicken.

Wie viel Speicherplatz wird benötigt?
Das kommt ganz auf die eingelieferten Daten an. So benötigen Office-Dateien weniger als Audio-, Foto-, oder Filmdateien. Das Angebot beginnt bei 500GB und bis zum heutigen Tage sind alle Kunden damit ausgekommen. 50% der Daten bewegen sich zwischen 500KB und 1MB, was der Lagerkapazität von rund 250.000 Objekten entspricht. Bei Videos, wie beispielsweise Zeitzeugeninterviews mit c.a. 1,5GB pro Aufnahme, verringert sich die Kapazität auf knapp 330 Objekte.

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WAT21: Diskussionsforum „Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe“

Am Nachmittag begrüßte Frau Diener-Staeckling die ca. 110 interessierten Teilnehmer:innen des Diskussionsforums „Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe“, das über die Plattform Webex stattfand.

Ziel des Forums war es, einen Einblick in die Arbeitsweise mit DiPS.kommunal zu geben und anschließend individuelle Fragen zu klären.
Vorab betonte Frau Diener-Steckling den Stellenwert der elektronischen Langzeitarchivierung in der gegenwärtigen Arbeitswelt, was sämtliche Archive akut betreffe und aus dem archivischen Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken sei. „WAT21: Diskussionsforum „Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis: DiPS.kommunal als Dienstleistung für die Kommunen in Westfalen-Lippe““ weiterlesen

DiPS.kommunal Nutzergruppentreffen in Münster

Auf Einladung des LWL-Archivamtes für Westfalen trafen sich am 5. Februar 2020 rund 40 Nutzerinnen und Nutzer von DiPS.kommunal in Münster, um sich über aktuelle Entwicklungen rund um das Thema Digitale Langzeitarchivierung auszutauschen. „DiPS.kommunal Nutzergruppentreffen in Münster“ weiterlesen

Wie geht es weiter? Die Anbindung von Fachverfahren an DiPS.kommunal

Viele kommunale Fachverfahren, wie Ratsinformationssysteme und Gewerberegister, enthalten archivrelevante Unterlagen. Aus diesen Fachverfahren sollen über standardisierte Schnittstellen automatisiert Aussonderungen für die Einlieferung in digitale Langzeitarchivsysteme wie DiPS.kommunal vorgenommen werden können.

In den letzten Jahren konnte das DiPS.kommunal-Team in Zusammenarbeit mit engagierten Kollegen und Kolleginnen aus dem DiPS.kommunal-Anwenderkreis schon einige Schnittstellen zu verschiedenen Fachverfahren realisieren. Bei der Fülle kommunaler Fachverfahren, die auf dem Markt sind, wird es auch in Zukunft notwendig sein, weitere Schnittstellen zu erarbeiten.

 

DiPS.kommunal-Kunden profitieren einerseits von dem Know-how, das innerhalb des Anwenderkreises stetig weiter ausgebaut wird, andererseits aber auch von den bereits entwickelten Schnittstellen, die in der Regel für alle weiteren Kunden nachnutzbar sind.

 

Trotzdem bleibt die Erarbeitung von Schnittstellen ein komplexer Prozess, der die Fachkenntnisse von Archivaren, den jeweiligen Fachabteilungen und Herstellerfirmen benötigt. Gemeinsam müssen Fragen zur allgemeinen Bewertung eines Fachverfahrens und zu den enthaltenen möglicherweise archivwürdigen Unterlagen, zu Aussonderungsabläufen und –rhythmen, zu Umfang und Struktur von Lieferungen, Dateiformaten usw. beantwortet werden.

 

Zur Erarbeitung von Schnittstellen zwischen DiPS.kommunal und kommunalen Fachverfahren hat sich daher die Bildung von Arbeitsgruppen bewährt.

Der ideale Ablauf für die Anbindung von Fachverfahren wird im Folgenden dargestellt.

 

Kunden von DiPS.kommunal melden ihren Bedarf an einer Schnittstelle zu einem Fachverfahren an das DiPS.kommunal-Team. Alternativ spricht auch das DiPS.kommunal-Team mehrere Kunden an, die ein bestimmtes Fachverfahren im Einsatz haben, und bittet um die Mitarbeit in einer Arbeitsgruppe. Die Bildung und Begleitung des Arbeitskreises übernimmt das DiPS.kommunal-Team. Idealerweise sollten auch Mitarbeiter der Fachabteilungen, die das Fachverfahren betreuen, sowie die Herstellerfirma an der Arbeitsgruppe beteiligt sein. Eine frühzeitige Information aller Beteiligten ist dabei ebenso wichtig wie ein steter, deutlicher und umfassender Austausch zwischen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe. Die Herstellerfirma kann auch erst im späteren Verlauf der konzeptionellen Arbeit hinzugezogen werden. Allerdings sollte sie frühzeitig über die Pläne der Arbeitsgruppe informiert und zur Mitarbeit angeregt werden.

 

Die Mitglieder der Arbeitsgruppe überprüfen nun das Fachverfahren und die darin enthaltenen Unterlagen und Metadaten auf ihre Archivwürdigkeit. Dabei ist es notwendig, sich einen tiefen Einblick in die Unterlagen, die Arbeitsweisen der Sachbearbeiter und die Funktionsweise des Fachverfahrens zu verschaffen. In der Regel können die Fachverfahrensbetreuer hier Auskunft geben. Auch die Sachbearbeiter selbst können natürlich zu Rate gezogen werden.

In einem Lastenheft wird die Aussonderung der Unterlagen und die dafür erforderlichen technischen Strukturen beschrieben. Hier kann das DiPS.kommunal-Team ggf. ein Muster zur Verfügung stellen.

Die Herstellerfirma prüft nun anhand des Lastenhefts die Machbarkeit der Schnittstelle und erstellt ein Angebot. Bisherige Erfahrungen zeigen, dass gerade diese Schritte mit vielen Nachfragen von beiden Seiten, Nachbesserungen und weiteren Ausarbeitungen des Lastenhefts verbunden sind.

 

Hat die Herstellerfirma ein Angebot für die Entwicklung einer Schnittstelle erstellt, können hier ebenfalls weitere Gespräche zwischen den Beteiligten notwendig werden. Am Schluss sollte die Beauftragung der Schnittstelle durch die beteiligten Archive stehen. Die Herstellerfirma wird dann beginnen, die Schnittstelle zu programmieren. Auch während dieses Prozesses können immer wieder Fragen oder Probleme auftauchen, die besprochen und geklärt werden müssen.

 

Ist die Programmierung der Schnittstelle abgeschlossen, beginnen die Tests. Dabei sind vor allem die Archive in Zusammenarbeit mit ihren Fachverfahrensbetreuern gefragt. Da der LWL das Fachverfahren in der Regel nicht selbst einsetzt und über keine Installation verfügt, können Tests vom DiPS.kommunal-Team weder durchgeführt noch beaufsichtigt werden. Das Team unterstützt jedoch gern bei der Planung der Tests und Erstellung von Testdokumentationen. Arbeiten mehrere Archive in einer Arbeitsgruppe mit, ist es auch möglich, die Tests aufzuteilen oder die Ergebnisse untereinander abzugleichen.

 

Werden während der Tests Probleme oder Fehler der Schnittstelle deutlich, müssen diese durch die Herstellerfirma beseitigt werden. Nach einer Fehlerbehebung müssen Teile der Tests durch die an der Arbeitsgruppe beteiligten Archive wiederholt werden.

 

Schlussendlich erfolgt die Abnahme der Schnittstelle durch den Auftraggeber und die Inbetriebnahme der Schnittstelle bei den Mitgliedern des Arbeitskreises.

 

 

 

 

 

 

 

[Abb.01]

Weitere Kunden von DiPS.kommunal, die dasselbe Fachverfahren einsetzen, können nun ebenfalls die Schnittstelle bei der Herstellerfirma erwerben. Dabei ist zu beachten, dass in den vom LWL geleiteten Arbeitsgruppen i.d.R. standardisierte Schnittstellen erarbeitet werden, die auf den Konfigurationen beruhen, die die beteiligten Archive in die Arbeitsgruppe eingebracht haben. Es kann also durchaus sein, dass andere Kunden von DiPS.kommunal dem in der Arbeitsgruppe erarbeiteten Standard nicht zur Gänze zustimmen. Individuelle Wünsche müssen diese Archive bei den Herstellerfirmen dann selbst beauftragen. Auch ist es möglich, dass verschiedene Kommunen zwar dieselbe Fachanwendung nutzen, sie diese aber im Hinblick auf die eigenen Anforderungen haben anpassen lassen. Auch dann kann es notwendig sein, dass ein interessierter Kunde bei der Schnittstelle noch einmal nachsteuert. Hier unterstützt das DiPS.kommunal-Team gerne. Es ist jedoch nicht möglich, denselben Aufwand, der in der Arbeitsgruppe angefallen ist, auch für einzelne Kunden zu leisten.

 

Wir bitten unsere Kunden sich in unseren Arbeitsgruppen zu engagieren, da so alle DiPS.kommunal-Kunden von den erarbeiteten Schnittstellen und den gemachten Erfahrungen profitieren können. Die erarbeiteten Konzepte können auch Grundlage für die Schnittstellen zu weiteren Fachverfahren derselben Gruppe sein, so dass folgende Arbeitsgruppen jeweils auf dem Erfahrungsschatz ihrer Vorgänger aufbauen können. Auch das Portfolio von DiPS.kommunal wird so stetig erweitert.

 

Wir freuen uns auf Ihre Mitarbeit! Bitte sprechen Sie uns an!

 

Ihr DiPS.kommunal-Support Team

 

Antonia Maria Bertulies M.A.
und Hannah Ruff M.A.

Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL-Archivamt für Westfalen

Jahnstraße 26

48147 Münster

Tel.: 0251 591-3888

Fax: 0251 591-269

dips.support@lwl.org