Fachliches aus den DiPS-Arbeitskreisen

Nach den allgemeinen Informationen zu DiPS.kommunal leitete Herr Lübben den nächsten Themenblock „Fachliches aus den DiPS-Arbeitskreisen“ und damit zunächst den Vortrag von Herrn Dr. Markus Meinhold (Stadtarchiv Hamm) ein, der in einem ersten Praxisbeispiel einen Einblick in die elektronische Gewerberegisterführung gab.

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Neues von DiPS.kommunal: Entwicklungen und Erfolge

Zukunft ist jetzt! – Angelehnt an das Motto des 71. Westfälischen Archivtags in Herford, begann nach einem Mittagsimbiss die erste Arbeitssitzung mit dem Titel „Mittendrin – Elektronische Langzeitarchivierung in der Praxis“. In seiner Funktion als Moderator leitete Herr Vinzenz Lübben (Kommunalarchiv Minden) den Vortrag „Neues von DiPS.kommunal: Entwicklungen und Erfolge“, gehalten von Antonia Maria Riedel (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster) und Hannah Ruff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster), ein.

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2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Erste Schritte mit DiPS.kommunal bei der Stadt Münster

Frau Anja Gussek (Stadtarchiv Münster) gibt zunächst einen Rückblick auf die Entwicklungsarbeit der elektronischen Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster, die bereits 1997 mit einem Rahmenkonzept zur digitalen Archivierung gestartet ist und 2017 mit der Beschaffung von DiPS.kommunal einen vorläufigen Abschluss gefunden hat. Im Zuge der Beschaffung war auch ein zusätzlicher Stellenanteil von 0,25 geplant, der bisher nicht realisiert werden konnte und der sich inzwischen auch als nicht ausreichend herausstellte, zumal die Programmadministration für DiPS.kommunal beim Stadtarchiv liegt. Zukünftige Kostensteigerungen bei der digitalen Langzeitarchivierung sind in der Haushaltsplanung bereits berücksichtigt. Die von DiPS.kommunal installierten Komponenten (PIT.plus, Transferservice) befinden sich in Münster noch in der Testphase.  Der Import der Basis-Erschließungsdaten aus DiPS.kommunal für die archivische Erschließung scheitert noch an der fehlenden Schnittstelle zum Verzeichnungsprogramm Augias Archiv 9.1, die aber vom Hersteller entwickelt wird. Eingehend ging Frau Gussek auf die Frage der Befüllung des digitalen Langzeitarchivs mit Inhalten ein. In Münster werden von den verschiedenen Einlieferungsquellen (Produzenten) die unstrukturierten Daten zunächst nicht aktiv eingeworben, der Schwerpunkt liegt stattdessen auf den strukturierten Daten. Im ersten Schritt erfolgt dabei eine eingehende Analyse der elektronischen Fachverfahren, wozu das Stadtarchiv über den Datenschutzbeauftragten auch Einsicht in das Verfahrensverzeichnis erhält. Ziel ist es, dass zukünftig bei jedem (neuen) Fachverfahren ein Feld zur Archivwürdigkeit hinterlegt ist, um so frühzeitig die Bewertungsentscheidung und mögliche Übernahme sicherzustellen. Im zweiten Schritt erfolgt die Anbindung der Fachverfahren über geeignete Schnittstellen an DiPS.kommunal. Ausgewählt wurden Gewerberegisterdaten der Ordnungsverwaltung und das Ratsinformationssystem. Als weitere, strukturierte Einlieferungsquelle wurde die elektronische Akte, die in Münster als elektronische Ausländerakte bereits geführt wird, ausgewählt. Hier stellt sich auch die Frage der Übergabe (des Ingest) an DiPS.kommunal. Im Musterlastenheft ist bereits verankert, dass bei jeder weiteren Einführung einer E-Akte bei der Stadt Münster die Anbindung (Schnittstelle für den Ingest) implementiert werden muss. Als letzten Schritt sind organisatorische Aufgaben erforderlich, wie die Überarbeitung/Anpassung der Aktenordnung und der Einsatz weiteren (Archiv-)Personals. Nach Einschätzung von Frau Gussek wurden in Münster erste Schritte zur digitalen Langzeitarchivierung mit DiPS.kommunal unternommen, aber die archivische Vorfeldarbeit wird zunehmend Zeit in Anspruch nehmen. In der anschließenden, kurzen Fragerunde, wies sie nochmal daraufhin, dass insbesondere die Mitarbeit in Gremien zur digitalen Langzeitarchivierung und die intensive Abstimmung un Kontaktpflege mit den Verwaltungsstellen personalintensiv sei. Die Beteiligung weiterer Kommunalarchvie an DiPS.kommunal sei wünschenswert, da nur so die Kosten für den einzelnen Mandanten reduziert werden könnten.

DiPS.kommunal – Erste Kunden produktiv

Die Verbundlösung für die elektronische Langzeitarchivierung DiPS.kommunal, die unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW von der Entwicklergemeinschaft aus Stadt Köln (Amt für Informationsverarbeitung und Historisches Archiv) und LWL (LWL.IT Service Abteilung und LWL-Archivamt für Westfalen) vorangetrieben wird, ist mit den ersten Kunden in den produktiven Betrieb gestartet. Als erstes haben das Historische Archiv der Stadt Köln und das Archiv LWL ihre eigenständigen DiPS-Installationen in die Verbundlösung überführt und zunächst ein Testsystem und dann auch ein Produktivsystem in Betrieb genommen. Derzeit finden bei den Pilotkunden im Rheinland und Westfalen Vorbereitungstreffen statt, in denen die Installation und Inbetriebnahme abgestimmt wird. Zu den Pilotkunden gehören neben den beiden Landschaftsverbänden sechs Großstädte aber auch ein westfälischer Kreis. Für 2018 stehen bereits weitere Großstädte und eine Reihe von kreisangehörigen Städten in den Startlöchern, um an DiPS.kommunal angeschlossen zu werden.

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Neuer Kollege/neue Kollegin für das LWL-Archivamt gesucht

Foto: M. Bomholt

Foto: M. Bomholt

Gesucht wird im LWL-Archivamt zum 01.09.2017

eine/ein Mitarbeiterin/Mitarbeiter für die Kundenbetreuung der elektronischen Verbundarchivlösung DiPS.kommunal

 

 

 

Die Stelle ist bis zum 31.12.2019 befristet. Trifft das Angebot der Verbundarchivlösung auf Akzeptanz, besteht grundsätzlich die Möglichkeit der Entfristung.

Die Stellenanzeige auf den Seiten des LWL und weitere Informationen finden sich hier.