Neues aus dem Archivwesen in Westfalen-Lippe
Als Ergebnis dieses Projektes können zukünftig die insgesamt 298 zwischen 1311 und 1842 entstandenen Urkunden des Bestandes über das Archivportal NRW recherchiert und als Digitalisate online genutzt werden. Sie sind unter folgendem Link erreichbar:
Mit ArchiMETS stellt das LWL-Archivamt ab sofort ein kostenloses, einfach zu bedienendes und vielseitiges Programmpaket zur Verfügung, um Findbücher und Digitalisate für die Verwendung im Archivportal NRW vorzubereiten.
Es besteht aus den Programmbestandteilen METS-Generator, Findbuchvalidator und Findbuch Merge. ArchiMETS ersetzt das seit 2012 vom LWL-Archivamt angebotene Programm METS-Generator, welches in Zukunft nicht mehr weitergepflegt wird.
ArchivMETS bietet Archivarinnen und Archivaren die Möglichkeit, METS-Dateien zu erstellen, vorhandene EAD(DDB)-Findbücher zu modifizieren, miteinander zu verschmelzen, gegenüber den Standards des Archivportals NRW zu validieren sowie Digitalisate und METS-Dateien auf einem FTP-Server hochzuladen.
Ein detailliertes Handbuch erläutert den Aufbau und die grundlegenden Funktionen von ArchiMETS. Ergänzend dazu gibt es sog. Tutorialvideos, in denen die Benutzung des Tools anschaulich dargestellt und erläutert wird.
ArchiMETS, das Handbuch sowie die Videos finden Sie auf der Homepage des LWL-Archivamts im Bereich „Fachinformationen – Digitalisierung – Digitalisierung im Archiv“ unter dem Reiter “Tools und Helfer für die Digitalisierung”. Im Mai 2025 bietet das LWL-Archivamt außerdem eine spezielle Fortbildung zur Einführung in das Programm an.
Für die Verwendung von ArchiMETS ist ein Windows-PC erforderlich. Eine Version für Mac kann auf Anfrage bereitgestellt werden.
Es ist keine Installation notwendig, die Datei muss lediglich gespeichert und ausgeführt werden. Ggfs. sind hierfür besondere Rechte erforderlich. Bitte sprechen Sie hierzu mit Ihrer zuständigen IT-Abteilung.
Bei Rückfragen und Verbesserungsvorschlägen wenden Sie sich bitte an daniel.droste@lwl.org.
Seit Mai auf der BKK-Homepage findet sich das Papier: “Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive“. Das Papier wurde aus dem Arbeitskreis “Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen” (AUdS) initiiert und kann im Vorfeld und während der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in kommunalen Verwaltungen sehr hilfreich sein. Der BKK-Unterausschuss Informationstechnologie und die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag haben sie im Frühjahr diskutiert und empfehlen sie nachdrücklich.
Aus der Einleitung:
“Gemeinsam erarbeitete diese Gruppe eine kompakte (und hoffentlich verständliche) Handreichung als Hilfestellung bei der Vorbereitung, Planung und Umsetzung des Projekts zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zu geben, speziell für kleine und mittlere Kommunen. Gegliedert ist die Handreichung nach den wesentlichen Themenbereichen, um Archivare, IT-Abteilung, Verwaltungsmitarbeiter und andere relevante Akteure gezielt anzusprechen.
=> Wie sollte ein Einführungsprojekt organisatorisch aufgesetzt sein?
=> Wer aus der Verwaltung soll / muss einbezogen werden und mit welcher Aufgabe?
=> Welche Schritte sind zu beachten und in welcher Reihenfolge?
=> Welche organisatorischen Voraussetzungen bedarf eine moderne => Schriftgutverwaltung?
=> Welche spezifischen Anforderungen haben unsere Ämter?
=> Was ist bei der Auswahl eines DMS-Produkts zu bedenken?
=> Welche Konzepte sind technisch, organisatorisch und vor allem rechtlich => erforderlich?
Die Handreichung findet sich hier zum Download: https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/informationstechnologie.html
Am Montag, den 15. April 2024, findet um 18:00 ein Webinar zu zeit.punktNRW statt. Die Projektverantwortlichen informieren über die Funktionsweise des Portals, stehen Ihnen aber vor allem für Fragen zur Verfügung. Die Teilnahme an der Veranstaltung ist frei. Sie müssen sich lediglich registrieren. Im Anschluss erhalten Sie die Zugangsinformationen automatisch per E-Mail.
Leitung des Diskussionsforums: Dr. Daniel Droste, Dominic Eickhoff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)
Zu diesem Diskussionsforum hatten sich ca. 100 Personen angemeldet. Nach einer kurzen Einführung in das Thema durch Dominic Eickhoff, um die inhaltlichen Eckpfeiler der Diskussion abzustecken, übernahm Daniel Droste die Moderation.
Zur Vorbereitung des Diskussionsforums wurde bereits am 6.3.24 ein Blogbeitrag veröffentlicht, der auch als Zusammenfassung der Einleitung des Diskussionsforums dienen kann und an dieser Stelle noch einmal empfohlen wird: #WAT24: Teaser – Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen”
Eine kurze Online-Umfrage, gleich zu Beginn des Forums, ergab ein Stimmungsbild, das wie folgt zusammengefasst werden kann: Von den 57 Teilnehmer:innen der Umfrage gaben sich 43 als Mitarbeiter:innen eines Kommunalarchivs, 2 eines Landesarchivs, 4 eines Universitätsarchivs, 1 eines Kirchenarchivs und 3 eines Stiftungsarchivs zu erkennen. Die Gründe für den Besuch des Forums fielen paritätisch aus: Die Hälfte der Personen hatte bereits Vorwissen, die andere Hälfte wollte sich erst einmal einen Überblick verschaffen. Ebenfalls rund die Hälfte der Personen kannte bereits eine der einschlägigen Dokumente zu diesem Thema, die weiter unten als Nachtrag zur Diskussion noch einmal aufgelistet, verlinkt und mit Leseempfehlungen versehen sind. Nur 5 Archive wurden, wie es zu wünschen ist, bereits an Ersetzenden Scanvorhaben ihrer Verwaltung beteiligt. An 21 Personen ging ein solcher Prozess ohne Beteiligung leider vorbei, die Archive hatten hier keine Gelegenheit auf die jeweilige Überlieferungsbildung Einfluss zu nehmen. 12 Personen sehen dieses Thema auf sich zukommen und wollen sich auch unbedingt einbringen. Immerhin 18 Personen ordneten das Thema für sich als unwichtig ein. Die Antworten auf die letzten beiden Fragen ergeben ein kontroverses Bild, welches die Ambivalenz der Frage „Was ist das Original?“ gut widerspiegelt und welche uns auch in unserer Beratungstätigkeit regelmäßig begegnet. Rund die Hälfte der Personen sieht das Ersetzende Scannen als eine Bedrohung für die analoge Überlieferungsbildung. Gleichzeitig erkannten 49 Personen das Potential des Ersetzenden Scannens für die Qualität der digitalen Überlieferungsbildung an.
