22. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) am 7. und 8. März 2018

Die diesjährige AUdS-Tagung fand im Technologiezentrum Marburg statt und war bestens organisiert durch das Landesarchiv Hessen. Der Präsident des Landesarchivs Andreas Hedwig – selbst Gründungsmitglied des AUdS – verfolgte in seinem Grußwort die Entwicklung des Arbeitskreises von einer kleinen Gesprächsrunde hin zu einer Tagung mit rund 150 angemeldeten Besuchern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Tschechien und Ungarn.

In der ersten Sektion zu Theorie und Grundlagen warf Georg Büchler von der KOST Fragen auf, die sich allen praktisch digital Archivierenden in vergleichbarer Weise stellen: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Migration in Archivformate durchzuführen? Soll das in der aktiven Phase oder erst bei der Übernahme ins Langzeitarchiv erfolgen? Ist es richtig (und nötig), in diesem Zuge auf die Produktionsformate zu verzichten? Welche Tools setzt man für die Einzelschritte der Langzeitarchivierung ein und was tut man bei uneinheitlichen Konversions- oder Validierungs-Ergebnissen? Macht es Sinn, die Datenaufbereitung aus der Hand zu geben oder sollte man die Schritte besser unter archivischer Hoheit durchführen? Fertige Lösungen – so sein Fazit – sind hier nicht zu erwarten, so dass er nur empfehlen konnte, immer wieder selbst über sein Handeln zu reflektieren und es zu hinterfragen. Weiterlesen

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu DiPS.kommunal

stilisierter Schriftzug FAQ, das aus zahlreichen Schlagworten des Themenfelds Langzeitarchivierung gebildet wird.Bei Präsentationsterminen, Beratungsgesprächen und in E-Mails werden von den Archiven, den IT-Diensten und Orga-Abteilungen oft ähnliche Fragen zur Langzeitarchivlösung „DiPS.kommunal“ gestellt. Aus diesem Grund haben wir die folgenden 22 FAQs („Frequently Asked Questions„) gesammelt und ausführlich beantwortet.

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DiPS.kommunal – Erste Kunden produktiv

Die Verbundlösung für die elektronische Langzeitarchivierung DiPS.kommunal, die unter dem Dach des Digitalen Archivs NRW von der Entwicklergemeinschaft aus Stadt Köln (Amt für Informationsverarbeitung und Historisches Archiv) und LWL (LWL.IT Service Abteilung und LWL-Archivamt für Westfalen) vorangetrieben wird, ist mit den ersten Kunden in den produktiven Betrieb gestartet. Als erstes haben das Historische Archiv der Stadt Köln und das Archiv LWL ihre eigenständigen DiPS-Installationen in die Verbundlösung überführt und zunächst ein Testsystem und dann auch ein Produktivsystem in Betrieb genommen. Derzeit finden bei den Pilotkunden im Rheinland und Westfalen Vorbereitungstreffen statt, in denen die Installation und Inbetriebnahme abgestimmt wird. Zu den Pilotkunden gehören neben den beiden Landschaftsverbänden sechs Großstädte aber auch ein westfälischer Kreis. Für 2018 stehen bereits weitere Großstädte und eine Reihe von kreisangehörigen Städten in den Startlöchern, um an DiPS.kommunal angeschlossen zu werden.

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PDF/A Empfehlung der KLA erschienen!

Dass PDF nicht gleich PDF ist, hat sich in der Archivwelt inzwischen herumgesprochen. Fast alle Langzeitarchive setzen auf ein spezielles Unterformat von PDF, das sogenannte PDF/A.

Doch auch hier existieren inzwischen schon wieder drei Unterstandards mit weiteren Differenzierungen. Da ist es gut, dass es nun eine Empfehlung des Ausschusses „Digitale Archive“ der KLA (Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder) gibt, die die Unterschiede aufzeigt und Empfehlungen zur Verwendung in öffentlichen Archiven ausspricht.

Die Empfehlung steht zum kostenlosen Download bereit.

Das PDF/A Konsortium hat im Juni eine Software bereitgestellt, mit der die Identifizierung, welches PDF man gerade vorliegen hat, möglich sein soll. Dieser sogenannte PDF-Validator namens veraPDF kann kostenlos auf deren Seiten heruntergeladen werden. Bei der Langzeitarchivierung sollte man es also mit Schiller halten: Drum prüfe wer sich ewig bindet!

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Frühjahrsheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe

Heft 86 (2017) der Archivpflege ist erschienen und – wie immer – auch direkt online zugänglich.

Es enthält unter anderem Beiträge von Susanne Harke-Schmidt zur Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in der Stadt Kerpen, bei der das Stadtarchiv intensiv  mitgewirkt hat, und von Ulrike Gilhaus und Peter Worm zum Thema „Das barrierefreie Archiv – Chancen, Möglichkeiten, Grenzen“. Dabei geht es nicht nur um bauliche Aspekte von Barrierefreiheit, sondern um Inklusion im Archiv in einem ganzheitlicheren Sinne, etwa in Bezug auf die Nutzungsmöglichkeiten für Menschen mit Behinderungen.

Ein zweiter kleiner Schwerpunkt des Heftes bildet die archivische Bewertung: Nicola Bruns und Hans-Jürgen Höötmann zur Bewertung von Personalakten im Archiv LWL und der Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW mit Empfehlungen zur Bewertung von Unterlagen zu kommunalen Steuern und Abgaben.