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Es sind noch nicht alle. Wir hoffen aber, dass spätestens nach der Veranstaltung hier an dieser Stelle etwas zu jedem Vortrag zu lesen sein wird. Schon jetzt bieten die Abstracts bereits einen guten Einblick in das Oberthema Strategiebildung und die Vertiefung Strategie im Bereich Bestandserhaltung:

Hier sind sie die Abstracts zum 66. Westfälischen Archivtag:

Michael Korn (Stadtarchiv St. Augustin)

„Profilbildung beginnt beim Träger: Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin“

Zunächst wird die Ausgangssituation für den 2003 erfolgten Kurswechsel in der Vorfeldarbeit des Stadtarchivs Sankt Augustin dargestellt: Die Magazine waren überfüllt, es herrschte kaum Überblick über die (weit überwiegend nicht archivwürdigen) Unterlagen in der Altregistratur und das Archiv war in der Verwaltung wenig bekannt oder gefragt. Hier wurden nun folgende Ziele angestrebt: Die effektive Nutzung der begrenzten Lagerkapazitäten; das Gewinnen eines Überblicks über alle verwahrten Unterlagen in Altregistratur und Endarchiv; den Aufbau einer systematischen Vorfeldarbeit; das Knüpfen von intensiven Kontakten zu Mitarbeitern der Stadtverwaltung; die Übernahme von potentiell archivwürdigem Verwaltungsschriftgut ins Archiv, die Reorganisation und Effektivierung der Arbeitsabläufe des Stadtarchivs sowie seine Etablierung als zentrale Anlaufstelle für Schriftgutfragen.

Den Akteuren der Lokalpolitik, die bislang v.a. die historische Bildungsarbeit des Archivs wahrgenommen hatten, sollten nun zusätzlich die archivischen Leistungen in den Bereichen Übernahme, Bewertung, Lagerung, Sicherung, Erschließung und Nutzbarmachung bekannt werden.

An Stelle der überkommenen Altregistratur wurde ein möglichst effektives Zwischenarchiv etabliert. Hiervon ausgehend wurde die gesamte Vorfeldarbeit systematisiert: Im Zentrum standen grundsätzliche Gespräche mit zahlreichen Mitarbeitern sowie eine fast flächendeckende Erarbeitung von archivischen Bewertungsmodellen. Neben einer allgemeinen Beratung bei der Schriftgutführung bot das Stadtarchiv „Tage der Verwaltung“ für die allgemeine Verwaltung, aber auch Schulen und Kindertagesstätten an. Hierauf aufbauend wirkte das Stadtarchiv ab 2008 bei der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in der Stadtverwaltung mit und berät seitdem die Organisationseinheiten bei der Wiedereinführung eines Aktenplans. Grundlage hierfür ist eine neue Aktenordnung, die federführend vom Stadtarchiv erarbeitet wurde. Zeitgleich mit dem Aufbau des DMS begannen gemeinsam mit den IT-Mitarbeitern Vorarbeiten für die Einführung eines Digitalen Langzeitarchivs.

In einem zweiten Teil wird die Profilbildung bei Mitgliedern des Stadtrats angerissen: Zentrales Element sind umfangreiche und belastbare Jahresberichte. Diese werden ergänzt von Angeboten für Lokalpolitiker zu Besuchen bei speziellen Veranstaltungen oder Archivführungen. Kontakte ergeben sich zudem durch die Sicherung der meisten lokalen Fraktions- und Parteiarchive im Stadtarchiv.

Mit einem knappen Resümee und einer Standortbestimmung der Profilbildung des Stadtarchivs Sankt Augustin beim Träger endet das Referat.

Ulrich Weißenberg(Stadt Hamm)

Kulturentwicklungsplanung der Stadt Hamm bis 2025

Am konkreten Beispiel der Stadt Hamm werden in Grundzügen der Prozess und der Verfahrensablauf der kommunalen Kulturentwicklungsplanung dargestellt. Vor dem Hintergrund der sich stark verändernden gesellschaftlichen Rahmenbedingungen werden dabei verschiedene kulturpolitisch relevante Ziele und Maßnahmen benannt, die auch über die Stadt Hamm hinaus für die kommunale Kulturentwicklung anderer Städte und Gemeinden von besonderer Bedeutung sind und die aktuell die Diskussion über die zukünftige gemeindliche Kulturpolitik im Lande bestimmen.

Zudem wird ebenfalls am Bespiel der Stadt Hamm beschrieben, welche Entwicklung das dortige Stadtarchiv seit dem ersten Kulturentwicklungsplan der Stadt Hamm im Jahre 1996 bis heute genommen hat. Dabei wird gleichzeitig beschrieben, welcher Stellenwert dem Stadtarchiv als eines von insgesamt sechs städtischen Kulturinstituten bei der strategischen Umsetzung der aktuellen Kulturentwicklungsplanung bis 2025 zukommt und welchen Nutzen die Kulturentwicklungsplanung für das kommunale Archivwesen hat.

Prof. Dr. Mario Glauert (Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam)

Von der Strategie zum Konzept: Bestandserhaltung zwischen Willkür, Wunsch und Wirklichkeit

Das ihnen anvertraute Kulturgut zu verwahren, zu sichern und zu erhalten, ist der institutionelle Anspruch und gesetzliche Auftrag von Archiven. Doch allzu oft müssen Archive schon vor der Menge ihrer zu erhaltenen Bestände kapitulieren. In der alltäglichen Konkurrenz von Kernaufgaben fehlen Zeit und Geld für systematische Schadensanalysen, Reinigungs- und Verpackungsmaßnahmen, Schimmelbekämpfung, Massenentsäuerung oder die Sanierung von Magazinräumen. Die Daueraufgabe Bestandserhaltung wird so notgedrungen zu einem Projekt oder reagiert spontan auf Benutzungsanforderungen und Fördermittelaussichten.

Ziel des Vortrags ist es, auf der Grundlage allgemeiner strategischer Überlegungen konkrete Kriterien für die Formulierung von Prioritäten zu entwickeln und die Vielfalt der möglichen präventiven, konservatorischen und restauratorischen Maßnahmen in einer praktikablen Gesamtkonzeption zusammenzuführen.

Der Vortrag stellt dafür eingangs die drei wesentlichen Strategien der Bestandserhaltung (Prävention, Konservierung, Restaurierung) vor und erläutert deren unterschiedliche Bedeutung innerhalb archivischer Bestandserhaltungskonzepte. Ziel aller Erhaltungsstrategien in den Archiven bleibt dabei immer die Benutzung der Originale.

Im zweiten Teil werden unter der Fragestellung “Was ist gute Bestandserhaltung?” Kriterien für die Auswahl von Maßnahmen sowie für die Entwicklung von konkreten Zielen, Kennzahlen und Prioritäten erörtert. Die Auswahl von Beständen kann dabei allerdings auch zu einer “zweiten Bewertung” werden und darf vor der Substitution oder Preisgabe von Beständen nicht zurückschrecken, wenn dadurch an anderer Stelle Ressourcen für die Erhaltung von Originalen gewonnen werden.

Im dritten Teil soll schließlich exemplarisch ein einfaches, gestuftes Bestandserhaltungskonzept vorgestellt werden, das praxisorientiert eine planvolle “Basis”-Prävention, eine systematische konservatorische Behandlung ausgewählter Bestände sowie die restauratorische Bearbeitung von Einzelstücken “on demand” vorsieht.

Katharina Tiemann / Anna Ventura (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen eines Bestandserhaltungskonzeptes

Die archivische Bestandserhaltung ist ein äußerst komplexes Arbeitsfeld, da es vielfältige Aufgabenfelder von der Prävention über die Konservierung bis hin zur Restaurierung von Archivgut umfasst. Die „Bestandserhaltungs-Pyramide“ von Mario Glauert, die Aufgaben und Kosten der Bestandserhaltung sehr anschaulich ins Verhältnis setzt, hat das Bewusstsein für diese Fachaufgabe erheblich geschärft und die Bestandserhaltung zu einem Thema gemacht, das das Nischendasein als ein Arbeitsfeld für wenige Expertinnen und Experten verlassen und stattdessen Einzug in den Arbeitsalltag eines jeden Archivs gehalten hat.

Gerade im Bereich der Prävention hat es in den vergangenen Jahren erhebliche Fortschritte gegeben. Das  Bewusstsein dafür, wie wichtig beispielsweise eine sachgerechte Lagerung in klimatisch geeigneten Räumlichkeiten sowie eine fachgerechte Verpackung von Archivgut sind, ist gewachsen. Die zahlreichen Archivumzüge bzw. Archiverweiterungen in Westfalen-Lippe, die vom LWL-Archivamt  begleitet wurden, zeigen, dass auch den Verwaltungen mittlerweise die Notwendigkeit von Mindeststandards bei der Unterbringung von Archiven vermittelt werden kann.

Dennoch gibt es bei der Bestandserhaltung auch erhebliche Defizite, Archivbestände befinden sich konservatorisch teilweise in einem bedenklichen Zustand. Die Ursachen hierfür können sehr unterschiedlicher Art sein: Das Archivgut wurde bereits mit Vorschädigungen von den Registraturbildnern übernommen; es wurde in früheren Zeiten im Archiv nicht sachgerecht gelagert; nicht gereinigt, umgebettet und fachgerecht verpackt; die Materialien sind stark säurehaltig und weisen bereits erste Schäden auf; frühere Wasserschäden wurden nicht sachgerecht behandelt, das Papier zeigt beginnenden Substanzabbau; häufige Nutzungen führen zu Schädigungen etc.

Bei einer wachsenden Zahl von Archivbeständen fällt es vielen Archivarinnen und Archivare schwer, hier strukturiert Abhilfe zu schaffen, häufig fehlt der Überblick: Welche Bestände sind überhaupt betroffen? Welche Schäden liegen vor? Welche Prioritäten sind zu setzen?

Die Erstellung eines Schadenskatasters, also die komplette Erfassung von Schäden mit Festlegung von Maßnahmen an allen Beständen, ist kaum mit vertretbarem Aufwand realisierbar, bindet dagegen über einen langen Zeitraum sowohl personelle als auch finanzielle Ressourcen, ohne dass bereits konkrete Maßnahmen durchgeführt werden konnten.

Im Vortrag stellen die Referentinnen alternativ ein praxisnahes Konzept vor, wie auch kleinere Archive mit wenig Personal in die Lage versetzt werden können, strukturiert geschädigte Bestände zu ermitteln, Schäden zu priorisieren und die notwendigen Maßnahmen in Form eines Handlungskonzeptes abzuleiten. Mit dem begründeten Maßnahmenkatalog, der die notwendige Grundlage eines auf mehrere Jahre angelegten Bestandserhaltungskonzeptes darstellt, werden die Archive in die Lage versetzt, bei ihrer Verwaltung ein regelmäßiges Budget für Aufgaben der Bestandserhaltung zu erwirken, was in den meisten Fällen fehlt und daher bislang eine planvolle Bestandserhaltung verhindert hat.

 Dr. Beate Sturm (Kreisarchiv Kleve)

Bestandserhaltung beginnt beim Registraturbildner – Unterstützung der Verwaltung durch die Archive.

In meinem Beitrag widme ich mich der Frage, wie Archive den Schriftgutproduzenten für Fragen der Bestandserhaltung sensibilisieren und bei der Umsetzung von bestandserhalterischen Maßnahmen unterstützen können. Anhand von Beispielen aus meiner täglichen Arbeit erläutere ich, wo die Herausforderungen und Probleme dieser Zusammenarbeit liegen. Ich komme zu folgenden Ergebnissen:

• Der Zugang zum Schriftgut ist notwendig, um sich vor Ort über seinen Zustand zu informieren. I.d.R. erfolgt dieser Zugang im Rahmen der jährlichen Bewertung.
• Fehlende klare Zuständigkeiten für das Schriftgut und mangelnde Kenntnis bei den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern hinsichtlich bestandserhalterischen Fragen setzen persönliche Gespräche von Archiv und Sachbearbeiterin bzw. Sachbearbeiter voraus, in dem die Aspekte der Bestandserhaltung erörtert werden.
• Kleine Maßnahmen können viel bewirken (z.B. Klimakontrolle, Entfeuchter, UV-Folie, Reparatur von undichten Fenstern).
• Überzogene/unrealistische Anforderungen seitens des Archivs sind nicht zielführend.
• Mit Argumenten des Arbeits- bzw. Brandschutzes erreicht man schneller mehr als mit dem Verweis auf die zwingende dauerhafte Aufbewahrung des Schriftgutes aus Gründen der Rechtssicherheit oder die historische Wertigkeit der Unterlagen.