Von der „Arbeitsgemeinschaft Paderborner Frauenverbände“ bis zum „Ziegenzuchtverein“: Nichtamtliche Überlieferung im Stadtarchiv Paderborn: Einwerbungspolitik, Übernahme, Bewertungsgrundsätze. Ein Praxisbericht

von Rolf-Dietrich Müller, ursprünglich erschienen in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 75 (2011), S. 15-19.

Wenn ich hier über die Nichtamtliche Überlieferung des Stadtarchivs Paderborn berichten darf, so hat das seine Ursache nicht darin, dass diese Überlieferung ein besonderer Arbeitsschwerpunkt des Paderborner Stadtarchivs ist, sondern ganz einfach darin, dass der Leiter des LWL- Archivamtes im Rahmen der Planung und Vorbereitung dieses Archivtages bei archive.nrw festgestellt hat, dass das Stadtarchiv Paderborn über eine im Vergleich zu vielen anderen Archiven wohl recht umfangreiche und breitgefächerte Vereinsüberlieferung verfügt. Doch auch in Paderborn wird selbstverständlich nur mit Wasser gekocht. Und so kann ich Ihnen im Folgenden leider keine wohlüberlegte Handlungsempfehlung bieten, sondern nur einen Praxisbericht aus dem grauen Alltag, der zeigt, dass die Kluft zwischen dem, was geboten oder wünschenswert wäre1, und dem was realisierbar ist, sich kaum überwinden lässt.

Abgesehen von den archivischen Sammlungen wie beispielsweise der Fotosammlung oder der Plakatsammlung verteilt sich die nichtamtliche Überlieferung des Stadtarchivs Paderborn auf vier Bestandsgruppen: auf die Gruppe F mit den Beständen privatrechtlicher Organisationseinheiten der Stadt, also der Eigengesellschaften und Beteiligungen; sodann auf die Gruppe W mit der Überlieferung von Wirtschaftsbetrieben, eine Bestandsgruppe von allerdings eher marginaler Bedeutung, da Paderborn traditionell durch weltliche und kirchliche Behörden, Militär, Justiz, Bildungseinrichtungen und die Eisenbahn geprägt war und sich erst seit Mitte der 1950er Jahre zum Standort bedeutender Wirtschaftsunternehmen entwickelt hat. Als drittes auf die knapp 90 Einzelbestände von zumeist nicht sehr großem Umfang umfassende Bestandsgruppe S 1, in der Personen- und Familiennachlässe sowie persönliche Materialsammlungen zusammengefasst sind.

Die vierte Gruppe ist die Bestandsgruppe V, die Gruppe, um die es hier geht: Vereine, Verbände, Parteien, Stiftungen und sonstige Organisationen. Sie umfasst derzeit 65 Einzelbestände. Die diesbezügliche Auflistung in Archive NRW.de ist also nicht ganz auf dem aktuellen Stand. 35 dieser Bestände stammen von nicht mehr existenten Vereinen bzw. sonstigen Organisationen und gehören der Stadt Paderborn, 30 sind Deposita; Vereinsüberlieferungen im eigentlichen Sinne sind 55 Bestände. Ich will Ihnen im Folgenden zunächst einen zusammenfassenden Überblick über die Bestandsgruppe geben und dann erläutern, was ihr zugrunde liegt bzw. was ihr nicht zugrunde liegt und warum das so ist. Zunächst zu den 55 Vereinen: Weiterlesen

Die archivische Bewertung von Fotobeständen – Ein Remedium gegen die Bilderflut

Foto: M. Bomholt

 

 

 

 

 

 

von Axel Metz, ursprünglich erschienen in: Westfalen-Lippe 75 (2011), S. 28-32.

Einführung

Fotobestände sind heute ein fester und in ihrem Umfang zumeist auch rasch wachsender Bestandteil nahezu aller Archive. Dennoch wurden sie aus der Bewertungsdiskussion im deutschsprachigen – anders als im angelsächsischen – Raum lange ausgeklammert.1 Erst in den letzten Jahren fand dieser Aspekt hierzulande größere Beachtung – und dies obwohl viele Archive bereits zuvor praktische Erfahrungen mit der Bewertung von Fotobeständen gesammelt hatten.2

Zur Erklärung dieses Befunds ist darauf zu verweisen, dass die Aufbewahrung von Fotos aufgrund ihres vergleichsweise geringen Volumens weniger Raumprobleme aufwirft, als dies bei Aktenüberlieferung der Fall ist. Gerade das Thema „Raumnot“ aber war immer wieder ein entscheidendes Movens für neue Bewertungsansätze.3 Folglich sah man für theoretische Überlegungen zur Fotobewertung nur eine geringe Notwendigkeit. Dabei blieben freilich mehrere Aspekte unberücksichtigt. Zum einen hat die Bewertung zunächst einmal die Aufgabe der Informationsverdichtung. Nur wenn die wichtigen Informationen von den unwichtigen getrennt werden, kann das Archiv die Bestände erschließen und können die Benutzer sie verarbeiten. Dies ist besonders wichtig in Zeiten wie der gegenwärtigen, in denen immer mehr Fotos die Archive erreichen. Zum zweiten kann die Lagerung von Fotos – wenn sie entsprechend den einschlägigen Empfehlungen durchgeführt wird – durchaus teuer sein. Dies gilt besonders für Farbfotos, die bei extrem niedrigen Temperaturen aufbewahrt werden sollten.4 Zum dritten ist zu beachten, dass es im Fotobereich eine spezifische Form der Redundanz gibt: das Vorliegen eines Bildes auf einem Negativ und auf (Foto-)Papier oder – in jüngster Zeit – als elektronische Datei und als Ausdruck dieser Datei. Die mögliche Kassation einer Aufnahme kann somit doppelt Kosten sparen. Und schließlich ist darauf hinzuweisen, dass die Erschließung von Fotos aufgrund ihrer Kleinteiligkeit sehr zeit- und damit kostenintensiv ist. So ergeben Beispielrechnungen, dass der Zeitaufwand für die Erschließung von Fotos ohne Weiteres 15 Mal so hoch sein kann wie derjenige für die Verzeichnung von Sachakten mit gleichem Raumbedarf.5 Dies hat zur Folge, dass sich die Bewertung eines Fotobestands bereits ab einer Kassationsquote von ca. 20 % lohnt. Diese Zahlen verdeutlichen das große Potential, das in der Bewertung von Fotobeständen liegt.

Hinzu kommt, dass die technische Entwicklung der letzten Jahre zu einer Neubewertung des Raum- oder besser gesagt Speicherbedarfs von Fotos und Akten führen muss, kehren sich doch in der digitalen Welt die Vorzeichen im Vergleich zur Papierwelt geradezu um: Während reine Textdateien nur über einen geringen Speicherbedarf verfügen, ist verglichen damit der Speicherbedarf einer bildlichen Darstellung recht hoch. Außerdem wird bei der Digitalfotografie wesentlich häufiger als zuvor auf den Auslöser gedrückt – die Bilder kosten ja scheinbar nichts –, weshalb davon auszugehen ist, dass in naher Zukunft noch weitaus mehr Bilder die Archive erreichen werden, als dies bisher schon der Fall war. Vor diesem gesamten Hintergrund erscheint es nicht möglich, Fotobestände von einer Bewertung prinzipiell auszunehmen. Freilich müssen hierfür geeignete Bewertungskriterien ermittelt werden. Weiterlesen

Empfehlungen zur Bewertung von Sammelakten zu den Personenstandsregistern

 

von Wolfgang Bockhorst

Ursprünglich erschienen in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 73 (2010), S. 54-56.

Das neue Personenstandsgesetz vom 19.2.2007, das am 1.1.2009 in Kraft getreten ist, hat dazu geführt, dass den Archiven die mehr als 80 Jahre alten Eheregister, die mehr als 110 Jahre alten Geburtenregister und die mehr als 30 Jahre alten Sterberegister einschließlich der zugehörigen Sammelakten anzubieten sind. Während die Register dauerhaft aufzubewahren sind, besteht hinsichtlich der Sammelakten Unklarheit bezüglich ihrer Bewertung und Archivwürdigkeit. In einem Workshop, der am 19. April 2010 im Archivamt durchgeführt wurde, ging es um die

Frage, wie mit Sammelakten umzugehen ist. In einem ersten Schritt wurden die gesetzlichen Vorgaben zur Führung der Register und Sammelakten vorgestellt, wobei insbesondere zu klären war, welche Unterlagen in den Sammelakten vorhanden sein können, die eventuell zusätzliche Informationen gegenüber den Registereinträgen bieten. Hier zeigte sich, dass insbesondere bei den Heiraten eine Reihe von Voraussetzungen zu erfüllen sind und eine Vielzahl von möglichen Ehehindernissen auftreten können, die sich in Form verschiedenartiger Bescheinigungen in den Sammelakten niederschlagen können. Der Umfang der Sammelakten zu den Geburts- und Sterberegistern hält sich dagegen in weitaus bescheidenerem Rahmen.

Welche Schriftstücke in den Sammelakten zu den drei Registern auftreten können, zeigen die folgenden Listen, für die die verschiedenen Personenstandsgesetze, die dazu erlassenen Ausführungsbestimmungen und Dienstanweisungen sowie weitere Gesetze ausgewertet wurden.1 Weiterlesen

Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

Was kann man behalten, was ist archivwürdig und was nicht? Diese zentrale Frage bringt den Kern einer archivischen Fachausbildung auf den Punkt.

Nach dem Rheinischen Archivtag in Duisburg, der sich mit dem wichtigen Thema der Überlieferungsbildung und der archivischen Bewertung beschäftigte, macht es Sinn, Publikationen zum Thema Bewertung in NRW an dieser Stelle noch einmal zu publizieren. Der Einfacheit halber wird mit den Veröffentlichung aus der Archivpflege für Westfalen -Lippe begonnen. Der folgende Text wurde im Heft 88, 2018 veröffentlicht:

Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts in NRW, Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen, in: Archivpflege für Westfalen und Lippe, Heft 88,  2018, S. 36-37.

Informationen zum Arbeitskreis Kommunale Bewertung in NRW finden sich unter:

https://www.lwl-archivamt.de/de/Fachinformationen/ueberlieferungsbildung/

 

Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

erarbeitet vom Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW[1]

 

Aufgaben und Organisation

Organisatorische Einheiten, die für bestimmte sachlich zusammenhängende Aufgabengruppen verantwortlich waren, wurden bis zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements in den Kommunen als Amt bezeichnet.[2] Der Amtsleitung oblag die fachliche Leitung und Aufsicht über die zugeordneten unselbstständigen Organisationseinheiten, die in der Regel als Abteilungen bezeichnet wurden. Die Amtsleitung war für ihr Amt verantwortlich und hatte Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern des Amtes. Mehrere Ämter wurden im kommunalen Verwaltungsaufbau in Dezernaten zusammengefasst, die von Dezernenten geleitet wurden. Amtsleitungen und deren Personal unterstanden der Weisungsbefugnis des Dezernenten. Die Dezernate unterstanden dem Gemeinde-, (Ober-)Stadt- bzw. (Ober-)Kreisdirektor als Verwaltungsleiter der Kommune.

Seit Ende der 1990er Jahre brachten Reformen Neustrukturierungen und Neubezeichnungen im organisatorischen Aufbau der Kommunalverwaltungen. Ämter wurden beispielsweise zu Bereichen, Fachbereichen, Geschäftsbereichen oder Referaten. Die Bezeichnung einer Organisationseinheit ist jedoch für die Bewertungsentscheidung der dort entstehenden Unterlagen zweitrangig, sofern die Verwaltung und Steuerung eines größeren Verwaltungsbereiches wahrgenommen wird.

In Anlehnung an diese Bewertungsempfehlung können auch die Überlieferungen anderer übergeordneter Organisationseinheiten wie Dezernats- oder Fachbereichsleitungen bewertet werden. Weiterlesen

Workshop „Die Qual der Wahl – Bewertung von Fotos

Empfehlungen des Workshops „Die Qual der Wahl – Bewertung von Fotos“ am 18. Oktober 2017 im LWL-Medienzentrum für Westfalen

Auf dem vom LWL-Archivamt organisierten Workshop ging es um die Übernahme, Ordnung und Erschließung, besonders aber um die Bewertung von Fotos. Kerstin Burg (LWL-Medienzentrum für Westfalen), Dr. Axel Metz (Stadtarchiv Würzburg), Andreas Gaidt (Stadtarchiv Paderborn) und Tanja Wolf (Stadtarchiv Waiblingen) haben ihre Erfahrungen in Impulsreferaten vorgetragen, die im Anschluss von den Teilnehmern diskutiert wurden (vgl. den Tagungsbericht in Archivpflege in Westfalen-Lippe 88, 2018). Weiterlesen