Nach der “Terminologie der Archivwissenschaft” auf den Internetseiten der Archivschule Marburg ist eine Beständeübersicht “ein schriftliches Hilfsmittel der archivischen Erschließung (gedruckt oder digital), in dem die einzelnen Komplexe des Archivguts (Bestände) eines Archivs bzw. der Abteilung eines Archivs summarisch beschrieben werden, um Nutzern eine Orientierung über die jeweils vorhandene Überlieferung zu ermöglichen.” Stand des Eintrages ist 2015. Trotzdem wird hier im 21. Jahrhundert keine Präferenz oder Entscheidung für oder gegen eine gedruckte Beständeübersicht getroffen. Muss man sich aber 2019 nicht die Frage stellen, ob eine gedruckte Variante in jedem Falle nicht mehr zeitgemäß ist? Folgt man aber dem Kreisarchiv Kleve, so hat die “gedruckte” Beständeübersicht immer noch ihre Daseinsberechtigung. Mit finanzieller Unterstützung der Archivberatungsstelle Rheinland wurde zum 50jährigen Bestehen des Kreisarchivs – meinen Glückwunsch an dieser Stelle – eine Beständeübersicht “gedruckt”, die gleichzeitig als grafisch-gestaltete PDF-Broschüre zum kostenlosen Download bereitgestellt wird. Die Inhalte der Beständeübersicht lassen sich natürlich auch über das Archivportal NRW realisieren. Hier liegt schließlich eine bearbeitungsfähige Beständeübersicht für jedes Kommunalarchiv vor. Welchen Mehrwert erzielt dann noch eine zusätzliche, grafisch gestaltete Broschüre, die im Prinzip bereits zum Zeitpunkt ihres Erscheinens (unabhängig davon, ob analog, digital oder hybrid herausgegeben) wieder veraltet ist, da neue Bestände hinzugekommen, Erschließungsrückstände aufgearbeitet und neue Veröffentlichungen aus dem oder über das Archivgut erschienen sind. Die Überarbeitung einer solchen Publikationsform, wenn sie denn überhaupt erfolgt, ist aufwändig, zeit- und vermutlich kostenintensiv.
Erwartet der Nutzer des 21. Jahrhunderts nicht eine aktuelle und vollständige Übersicht, die online frei zugänglich ist und direkt zu den Archivalien und möglichen Digitalisaten führt? Schaue ich mir allerdings die Altersstruktur des “klassischen” Archivbenutzers an, so kommen auch mir Zweifel. Sollte ich nicht doch besser eine auf Papier gedruckte Beständeübersicht aus den Einträgen in der Archivdatenbank erarbeiten, statt eines dynamischen Portalsystems, das manche beim ersten Aufrufen schon überfordert? Hier stellt sich dann natürlich die Frage des Aufwandes angesichts knapper Ressourcen und wachsender Aufgaben des Archivs. Und welcher Nutzer eines kleineren oder mittleren Kommunalarchivs liest tatsächlich so eine Beständeübersicht als monografische Erscheinung? Die unsystematische, an Google angelehnte Stichwortsuche wird vermutlich die dominierende Rechercheform auch in Archiven werden, mit den ganzen Konsequenzen für archivische Ordnungs- und Klassifikationsprinzipien, letztlich auch sogar für die Präsentation der Erschließungsinformationen nach Provenienzen. Die Beständeübersicht in geschlossener Form ist dann nur noch ein Relikt aus dem vordigitalen Zeitalter….
Diese Aspekte wurden ja auch beim letzten Westfälischen Archivtag in Herford durchaus angesprochen, u. a. progressiv von Prof. Dr. Mario Glauert unter dem programmatischen Titel “Vom Titel zum Tag“. Die Archivleiterin in Kleve (Frau Dr. Beate Sturm) hatte sich in ihrem Vortrag “Findbuchzimmer adé?” selbst für die digitale und dynamische Präsentation der Erschließungsdaten ausgesprochen und das Archivportal NRW als den zentralen Ort dafür gesehen.
Nebenbei bemerkt: Berücksichtigt man den derzeitigen, lang anhaltenden, dysfunktionalen Zustand des Archivportals NRW mag die zusätzliche PDF-Version einer Beständeübersicht angeraten sein, will man, wie oben postuliert, aktuelle Bestandsinformationen des Archivs bereitstellen….
