2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises Bewertung kommunalen Schriftguts

Im zweiten Vortrag des zweiten Tages stellte Ute Pradler (Stadtarchiv Dortmund) „Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“ vor und verwies dabei in ihrem Titel zugleich auf die „Überlieferungsbildung als Kernaufgabe der Archive“.

Frau Pradler schilderte eingangs kurz die Anfänge des Arbeitskreises und die Ausgangssituation – das Fehlen einer entsprechenden Handreichung zur Bewertung. Der Arbeitskreis besteht aus acht bis zehn Personen aus Kommunalarchiven (darunter ein Kreisarchiv); die kleinste hier vertretene Stadt hat 42.000 Einwohner, die Belange der Archive kleinerer Kommunen werden durch Vertreter der beiden Archivämter vertreten. Bei den ersten Schwerpunktsetzungen habe sich ein „bunter Reigen“ von Aufgaben ergeben. Zuerst habe man sich dem Bereich Umwelt zuwenden wolle, dieser habe sich aber als zu divergierend in den einzelnen Kommunen erwiesen und sei deshalb zurückgestellt worden. Als erstes wurde so eine Handreichung zur Bewertung von Personalakten erstellt, die 2014 in Heft 81 der „Archivpflege“ veröffentlicht wurde. Die Bewertungsempfehlungen des Arbeitskreises (archivwürdig – bewerten – kassieren) seien kein striktes Abarbeiten des Aktenplans, sondern orientierten sich aufgrund der hohen Diversität an den gesetzlichen Aufgaben und Sachaktengruppen. Nutzen und Ziele dieser Arbeit seien Kommunikation, Effizienz durch Vermeiden von redundanter Überlieferung und Transparenz, wozu die Minderung von Risiken und die Steuerung der Überlieferungsbildung gehörten. Ziel sei nicht gleichförmige Einheitlichkeit, sondern Vielfalt und Breite der Überlieferung. Trotz der angestrebten Objektivität seien die Ergebnisse nur als Momentaufnahme und Binnenperspektive des Arbeitskreises (der auch als „archivische Selbsthilfegruppe“ beschrieben wurde) zu sehen. Man pflege jedoch den Kontakt zu anderen Gruppen mit ähnlicher Zielsetzung. Der Arbeitskreis wünscht ausdrücklich Rückmeldungen aus dem Kollegenkreis (verwiesen wurde dabei auch auf den Archivamtsblog). Weitere Handreichungen werden folgen.

Nach dem Vortrag wurde aus dem Plenum auf das Projekt von Jens Heckl zu Massenakten als möglichen Kooperationspartner verwiesen. Auf eine Nachfrage von Rico Quaschny (Stadtarchiv Iserlohn) – ebenfalls Mitglied des Arbeitskreises – in das Plenum nach der Rezeption der bislang (auch in der „Archivpflege“) vorgestellten Ergebnisse gab es keine Rückmeldungen aus dem Publikum, doch konnte der – nach eigener Auffassung und der des Archivamts recht kassationsfreudige – Moderator zumindest für seine Person konstatieren, dass ihn die Bewertungsempfehlungen des Arbeitskreises zumindest schon einmal nachträglich in der Kassation von Akten bestätigt haben.

 

2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Organisationsmodelle zur Stärkung der Fachlichkeit

2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Tag der Archive im Kreis Steinfurt

Frau Ute Langkamp (Kreisarchiv Steinfurt) stellt in ihrem Vortrag das Erfolgsrezept für den Tag der Archive im Kreis Steinfurt anhand der wichtigsten Punkte vor. Ausgangspunkt und Grundlage ist die kommunale Zusammenarbeit im Kreis Steinfurt, die dort auch eine entsprechende Wertschätzung genießt. 2010 wurde für den Tag der Archive erstmals eine gemeinsame Präsentation einzelner Kommunalarchive im Kreis Steinfurt unter Federführung des Kreisarchivs erarbeitet. Seit 2016 beteiligen sich alle kreisangehörigen Kommunen. Die frühzeitige und transparente Planung (mit festen Terminen und Vereinbarungen) und die interne Kommunikation des Tages der Archive erfolgt im Arbeitskreis der Kommunalarchive im Kreis Steinfurt.  Für jeden Tag der Archive wird ein gemeinsames Motto festgelegt, was häufig nicht einfach ist, da der VdA das Motto erst relativ spät bekannt gibt. Wünschenswert sei eine frühere Bekanntmachung zur besseren Planung (ein Jahr im Voraus). Die einzelnen Archive präsentieren sich zwar gemeinsam an einem Ort, aber mit unterschiedlichen Themen. Diese Vielfalt sei wichtig für den Erfolg. Mit Hilfe professioneller Mediengestalter werden Werbeplakate mit einem einheitlichen Layout entworfen. Die notwendige Werbung schlägt sich in Veranstaltungskalendern, Flyern, Plakaten und Presseberichten bzw. Pressegesprächen nieder, um eine ausreichende Öffentlichkeit herzustellen. Die Auswahl des Ortes, an dem sich die Archive zum Tag der Archive präsentieren, sei möglichst zentral, ausreichend gross und attraktiv für Besucher auszuwählen. Das Rahmen- und Begleitprogramm stellt Frau Langkamp beispielhaft vor: Archivkino, archivpädagoogische Angebote, Stadtführungen, Interviews mit Schülern als Archivnutzer, Vorträge und ein Bücherflohmarkt, der besonders gut angenommen wird. Nicht zu vergessen, das leibliche Wohl mit Essen und Getränken. Für das Begleitprogramm ist die Kooperation mit Ehrenamtlern, Vereinen und sonstigen gesellschaftlichen Gruppen erforderlich. Als Beitrag zur Nachhaltigkeit der Veranstaltung gehen die Themenplakate der Archive als Roll-Ups nach dem Tag der Archive durch die Kommunen des Kreises auf Wanderschaft. Durchschnittlich besuchen den Tag der Archive im Kreis Steinfurt etwa 650, bis zum Spitzenwert von 1800 Personen.

2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Erste Schritte mit DiPS.kommunal bei der Stadt Münster

Frau Anja Gussek (Stadtarchiv Münster) gibt zunächst einen Rückblick auf die Entwicklungsarbeit der elektronischen Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster, die bereits 1997 mit einem Rahmenkonzept zur digitalen Archivierung gestartet ist und 2017 mit der Beschaffung von DiPS.kommunal einen vorläufigen Abschluss gefunden hat. Im Zuge der Beschaffung war auch ein zusätzlicher Stellenanteil von 0,25 geplant, der bisher nicht realisiert werden konnte und der sich inzwischen auch als nicht ausreichend herausstellte, zumal die Programmadministration für DiPS.kommunal beim Stadtarchiv liegt. Zukünftige Kostensteigerungen bei der digitalen Langzeitarchivierung sind in der Haushaltsplanung bereits berücksichtigt. Die von DiPS.kommunal installierten Komponenten (PIT.plus, Transferservice) befinden sich in Münster noch in der Testphase.  Der Import der Basis-Erschließungsdaten aus DiPS.kommunal für die archivische Erschließung scheitert noch an der fehlenden Schnittstelle zum Verzeichnungsprogramm Augias Archiv 9.1, die aber vom Hersteller entwickelt wird. Eingehend ging Frau Gussek auf die Frage der Befüllung des digitalen Langzeitarchivs mit Inhalten ein. In Münster werden von den verschiedenen Einlieferungsquellen (Produzenten) die unstrukturierten Daten zunächst nicht aktiv eingeworben, der Schwerpunkt liegt stattdessen auf den strukturierten Daten. Im ersten Schritt erfolgt dabei eine eingehende Analyse der elektronischen Fachverfahren, wozu das Stadtarchiv über den Datenschutzbeauftragten auch Einsicht in das Verfahrensverzeichnis erhält. Ziel ist es, dass zukünftig bei jedem (neuen) Fachverfahren ein Feld zur Archivwürdigkeit hinterlegt ist, um so frühzeitig die Bewertungsentscheidung und mögliche Übernahme sicherzustellen. Im zweiten Schritt erfolgt die Anbindung der Fachverfahren über geeignete Schnittstellen an DiPS.kommunal. Ausgewählt wurden Gewerberegisterdaten der Ordnungsverwaltung und das Ratsinformationssystem. Als weitere, strukturierte Einlieferungsquelle wurde die elektronische Akte, die in Münster als elektronische Ausländerakte bereits geführt wird, ausgewählt. Hier stellt sich auch die Frage der Übergabe (des Ingest) an DiPS.kommunal. Im Musterlastenheft ist bereits verankert, dass bei jeder weiteren Einführung einer E-Akte bei der Stadt Münster die Anbindung (Schnittstelle für den Ingest) implementiert werden muss. Als letzten Schritt sind organisatorische Aufgaben erforderlich, wie die Überarbeitung/Anpassung der Aktenordnung und der Einsatz weiteren (Archiv-)Personals. Nach Einschätzung von Frau Gussek wurden in Münster erste Schritte zur digitalen Langzeitarchivierung mit DiPS.kommunal unternommen, aber die archivische Vorfeldarbeit wird zunehmend Zeit in Anspruch nehmen. In der anschließenden, kurzen Fragerunde, wies sie nochmal daraufhin, dass insbesondere die Mitarbeit in Gremien zur digitalen Langzeitarchivierung und die intensive Abstimmung un Kontaktpflege mit den Verwaltungsstellen personalintensiv sei. Die Beteiligung weiterer Kommunalarchvie an DiPS.kommunal sei wünschenswert, da nur so die Kosten für den einzelnen Mandanten reduziert werden könnten.

Aktuelle Stunde #WAT18

Themen für die Aktuelle Stunde lauten, teilweise mit kurzen Zusammenfassungen:

Herr Dr. Beyer (Historische Kommission für Westfalen)  gibt einen kurzen Überblick zur aktuellen Lage der Edition landesgeschichtlicher Quellen durch die HiKo. Traditionelle Autoren, zum Beispiel Archivare, brechen langsam weg, da diese keine Zeit mehr haben, sich dieser Aufgabe zu widmen. Neue Autoren sind inzwischen oft engagierte Hobby-Historiker, welche viel Zeit und Mühe in neue Editionen stecken. Für diese neuen Autoren gibt die HiKo Tipps zum Erstellen von Editionen. Zu finden ist Titelbild zum WAT18diese Handreichung in Form einer pdf- Datei zukünftig auf der Homepage der HiKo.

Es wird ein Überblick zum Relaunch des Archivportals archive.nrw.de gegeben. Dabei werden Informationen zu Herausforderungen und Zielen des Gesamtprojektes mitgeteilt. Das Portal steht für 480 Archive zur Verfügung und ist ein großer Aggregator für das Archivportal D. Durch den Relaunch gibt es einige wichtige Neuerungen wie zum Beispiel eine einfache Bearbeitung der Archivseiten (neues CMS). Herausforderungen beim Relaunch war unter anderem die Migration der Alt-Daten sowie die Gestaltung der Neu-Importe. Geplant ist, dass das Portal ab Mitte des Jahres wieder zur Verfügung steht, Schulungen sollen im Juni stattfinden. Abschließend wird zum ersten Mal die zukünftige Startseite von archive.nrw. gezeigt. Ansprechpartner sind Frau Dr. Pilger (katrin.pilger[at]lav.nrw.de) und Frau Dr. Joergens (bettina.joergens[at]lav.nrw.de)

Kevin Bätzel stellt das Fami-Projekt der KSBK Dortmund vor. Das diesjährige Projekt „Go-Public“ beschäftigt sich mit der Frage, wie Archive in der heutigen digitalen Zeit noch Flyer zur Presse-und Öffentlichkeitsarbeit nutzen können. Im Rahmen des Projektes findet eine Fortbildung im Programm des LWL-Archivamts statt, zu der Anmeldungen noch möglich sind. Die Ergebnisse der Arbeit finden sich auf den Flyern, sowie später auf der Homepage der Berufsschule.

Dr. Gunnar Teske bittet um Unterstützung bei der Erarbeitung eines Artikel im Rahmen des Projektes “Westfälische Quellenkunde“ zum Thema Stammbücher/Hausbücher in Westfalen. Diese kommen in den Adelsarchiven Westfalens vor, Ursprünglich handelt es sich aber um bürgerliche Quellen, deswegen werden Haus- und Stammbücher gesucht, die in Stadt- und Gemeindearchiven liegen.

Des Weiteren gibt er einen kurzen Sachstand zum Thema Archiv und Schule. Im vergangenen Jahr gab es wieder 2 Anträge auf Förderungen, sodass das Projekt weiter läuft. Weitere Anträge können im Laufe des Jahres eingereicht werden. Voraussetzung ist eine Bildungspartnerschaft mit einer örtlichen Schule.

Der Leiter des LWL- Archivamts Dr. Marcus Stumpf stellte vor:

  • Die 2. Ausschreibung des DFG- Projektes zur Digitalisierung von Quellen im Archiv ist gestartet. Stumpf ermutigt die Archive, Anträge für Digitalisierungsprojekte zu stellen.
  • Stumpf berichtet von Vorüberlegungen des LWL- Archivamts und des LVR- Archivberatungs- und Fortbildungszentrums, ggf. mit Landesförderung ein Projekt zur Digitalisierung von Protokollserien in Kommunalarchiven zu realisieren. Die finanzielle Beteiligung (Eigenanteil) der Kommunalarchive läge voraussichtlich bei 20%.
  • Anschließend verweist er auf die Förderung von Modellprojekten durch die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK), das in diesem Jahr unter der Devise „Caring & Sharing“ steht.
    Das ist das gleichzeitig das Motto  im Kulturerbejahr 2018. Gefördert werden gezielt innovative Ansätze, Konzepte und Maßnahmen unterschiedlicher historischer Quellen, die von ihrem Inhalt her sowohl für die Länder als auch für den Bund von identitätsstiftender Bedeutung sind. „Es kann sich beispielsweise um historische Urkunden, parlamentarisches Aktenmaterial, diplomatischen Schriftverkehr, Künstlerschriften ebenso handeln wie um Flugblätter, Pamphlete, Plakate oder Wahlunterlagen.“ Es werden explizit auch Projekte von kleineren Archiven gefördert. Die Antragsfrist läuft noch bis zum 29.03.2018.
  • Stumpf verweist außerdem auf das Sonderprogramm 2018 der Bundesbeauftragten für Kultur und Medien (BKM).
    Adressaten sind Bibliotheken und Archive – in erster Linie Einrichtungen mit zentralen Funktionen im Gesamtsystem der Überlieferungssicherung – entweder als beantragende oder als koordinierende Institutionen. Entsprechend den „Bundesweiten Handlungsempfehlungen“ sollen vor allem Mengenverfahren wie Massenentsäuerung, Trockenreinigung oder Verpackung gefördert werden.Das finanzielle Gesamtvolumen je Projekt sollte sich auf 40.000 bis 50.000 Euro belaufen. Die zu beantragende Bundesbeteiligung beträgt maximal 50%. Die Länder und Kommunen können die Maßnahmen mit bereits für die Bestandserhaltung etatisierten Mitteln gegenfinanzieren. Projektstellen können als Personalkosten Berücksichtigung finden; die Förderung von Stammpersonal ist jedoch ausgeschlossen.
  • Abschließend weißt Stumpf nochmal auf den erhöhten Fördersatz des LWL- Archivamts hin (letzte Erhöhung  war in den 1980er Jahren). Diese Erhöhung wurde vor allem mit dem Förderbedarf im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung (z. B. DiPS.kommunal-Lizenzen) begründet.

Dr. Peter Worm gibt einen kurzen Überblick zum Sachstand von DiPS.kommunal. Momentan gibt es zehn Vertragspartner in Westfalen-Lippe. Des Weiteren werden kurze Überblicke zum aktuellen Stand der Schnittstellen sowie der verwendeten Archivsoftware gegeben. Weitere Informationen können beim Informationsstand von DiPS.kommunal während des Archivtags erfragt werden.