Digital resources in the Social Sciences and Humanities OpenEdition Our platforms OpenEdition Books OpenEdition Journals Hypotheses Calenda Libraries OpenEdition Freemium Follow us

Der 66. Westfälische Archivtag -Pressemitteilung

Stadthalle Bielefeld

Westfälischer Archivtag in Bielefeld zum Thema “Strategie im Archiv-Alltag”

Bielefeld (lwl). Mit Strategien zur Archivarbeit beschäftigt sich der Westfälische Archivtag, den der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) am Dienstag (11.3.) und Mittwoch unter dem Titel “Nach vorne schauen – Strategieentwicklung und Planung in Archiven“ in Bielefeld ausrichtet. „Im Spagat zwischen der Aufgabenvielfalt und knapp bemessenen Ressourcen müssen Archive ein Bewusstsein entwickeln, dass es wichtig ist, die eigene Arbeit strategisch zu planen“, so LWL-Kulturdezernentin Dr. Barbara Rüschoff-Thale.

Rund 250 Fachleute diskutieren darüber, was neben den klassischen Aufgaben wie dem Einwerben, Ordnen und Aufnehmen von Akten für Archive zu tun ist. LWL-Archivamtsleiter Dr. Marcus Stumpf: „Anfragen der interessierten Öffentlichkeit wollen zeitnah beantwortet und Archivbenutzer bei ihrer Recherche betreut werden, mal muss die neue Internetseite konzipiert, mal eine Schulklasse durch Archiv und Bibliothek geführt werden.“ Zudem würden viele Akten in den kommunalen Verwaltungen bereits rein elektronisch geführt. Hier brauche ein Archiv neue Strategien für die Übernahme und dauernde Aufbewahrung. Dies gelte für große und kleine Archive gleichermaßen.

Eine genaue Priorisierung und Planung der Aufgaben erscheine daher im Stadtarchiv dringend notwendig, so Dr. Jochen Rath, Leiter des Bielefelder Stadtarchivs. „Mit am wichtigsten ist dabei die Profilschärfung des Archivs nach außen und nach innen, damit das Archiv als ‚Gedächtnis der Stadt‘ nicht nur als Pflichtaufgabe wahrgenommen wird, sondern mit bürgernahen Dienstleistungen überzeugen kann.“ Ein guter Kontakt zur Verwaltung sei das A und O. Um Unterstützung zu bekommen, müsse die Strategie auch dort überzeugen.

Am zweiten Tag geht es um ein wichtiges Thema in der täglichen Archivarbeit:  den Erhalt der Archivalien, also aller Fotos, Pläne, Akten und Urkunden. Hier ist sinnvolle Arbeitsplanung gefragt – Pergament und Papier sind empfindlich und müssen deshalb gut verpackt und gelagert werden. Säurefreie archivgerechte Verpackung kostet aber, erst recht aufwändigere konservatorische Maßnahmen.

Drei Referentinnen stellten zum Beispiel ein praxisnahes Konzept vor, wie auch kleinere Archive mit wenig Personal in die Lage seien, strukturiert geschädigte Bestände zu ermitteln, Schäden zu priorisieren und die notwendigen Maßnahmen in Form eines Handlungskonzeptes abzuleiten. Mit dem begründeten Maßnahmenkatalog, der die notwendige Grundlage eines auf mehrere Jahre angelegten Bestandserhaltungskonzeptes darstelle, würden die Archive in die Lage versetzt, bei ihrer Verwaltung ein regelmäßiges Budget für Aufgaben der Bestandserhaltung zu erwirken, was in den meisten Fällen fehle und daher bislang eine planvolle Bestandserhaltung verhindert habe.

Bürgermeister Detlef Helling freute sich, dass der 66. Westfälische Archivtag in Bielefeld stattfindet. „Passend zum 800jährigen Stadtjubiläum“,so Helling, Er betonte, dass es in den Zeiten immer neuer Aufgaben für die Archive wichtig sei, auch innerhalb der Kommune die Zusammenarbeit zu suchen.

(Pressestelle LWL)

Den Kontakt zur Pressestelle finden Sie hier!

Tag der Archive 2014 am ersten warmen Frühlingstag

Einsicht in Kirchenbücher bot der Lesesaal

Der Tag der Archive 2014 fand am 8. März im Bistumsarchiv in Münster statt. Führungen und Vorträge fanden großes Interesse. Genau wie die Kirchenbücher, die man digital im neu ausgestatteten Lesesaal ansehen konnte. Abgerundet wurde der ganze Tag mit einem Orgelkonzert im Marienfelder Saal. Für das Ambiente und Getränke sorgte das Bistumsarchiv-vielen Dank für die Gastfreundschaft an die Kollegen. Insgesamt merkte man, dass die Münsteranerinnen und Münsteraner diesen ersten warmen Frühlingstag lieber draußen im Café als drinnen verbrachten. Trotz Markttag kamen nur knapp 230 Besucher.

Die Archive präsentierten sich im Marienfelder Saal mit Orgel
 

P1000637_klein

 

Es gab ein Archivquiz für große und kleine Besucher

Unser Schmuckstück in der Vitrine

P1000631_klein

Im Saal fand am Ende auch das Konzert statt

Neue Ebene …
Neue Ebene …
Neue Ebene …
Neue Ebene …

Anmeldung zum 66. Westfälischen Archivtag: Zahlen, Daten, Fakten

Über 230 Personen werden am 66. Westfälischen Archivtag teilnehmen, zu dem das LWL- Archivamt in diesem Jahr am 11. und 12. März nach Bielefeld einlädt. Geboten werden, auf beide Tage verteilt, zwei Vortragssektionen und mehrere Diskussionsforen. Der Dienstag steht unter dem Motto „Grundlagen und Methoden der Strategieentwicklung“, während in der zweiten Sektion, welche am Mittwoch stattfindet, Strategien der Bestandserhaltung thematisiert wird. Im Anschluss an die Veranstaltung gibt es die Gelegenheit, zur Besichtigung des Stadtarchivs oder der Archive am Bethelplatz.

 P1000616


 

 

 

 

 

 

In Zahlen ausgedrückt

Anmeldungen insgesamt:

–       238 Personen

Anmeldungen zu den einzelnen Diskussionsforen:

–       Jubiläen: 44

–       Erschließungsrückstände: 98

–       Interkommunale Zusammenarbeit: 48

Anmeldezahlen für die Archivbesichtigungen:

–       Stadtarchiv Bielefeld: 42

–       Landeskirchliches Archiv Bielefeld: 19

–       v. Bodelschwinghsche Stiftung Bethel: 13

 

Teilnehmerunterlagen

P1000621

 

 

 

 

 

 

 

 

Was befindet sich in den Umschlägen?

–       Namensschild

–       Evaluationsbogen

–       Abstracts zu den Diskussionsforen

–       Teilnehmerliste

Die restlichen Abstracts sind da!

Stadthalle Bielefeld

Pünktlich zur Veranstaltung in der nächsten Woche am 11. und 12. März sind unsere Abstracts jetzt vollständig. Sie werden wie bereits im letzten Jahr in der Tüte sein, die man bei der Anmeldung bekommt. Als Vorabdruck und Anregung jetzt also die restlichen Tagungsbeiträge im Abstract in chronologischer Reihenfolge:

Dr. Marcus Stumpf (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Archiventwicklungsplanung als strategisches Instrument

Gibt man „Museumsentwicklungsplan“ bei Google ein, erhält man 2.770 Treffer, für „Bibliotheksentwicklungsplan“ sind es 1.170, für „Archiventwicklungsplan“ dagegen nur 26 und von diesen 26 Treffern beziehen sich nur sieben wirklich auf Archive.

Ist nur der Begriff „Archiventwicklungsplan“ ungebräuchlich, oder belegt das Google-Ergebnis implizit Planungs- bzw. Strategiedefizite in den Archiven? Für die letztere Annahme spricht, dass der Unternehmensberater Gerd Schneider in einem Vortrag auf dem Deutschen Archivtag in Chemnitz 2003 eindringlich an die Archivare appellierte, sie müssten ‚aufwachen‘. Aufgrund seiner bei Organisationsuntersuchungen in Archiven gemachten Erfahrungen forderte er nachdrücklich eine aktivere und transparentere Planungs- und Strategiebildung und eine offensivere Positionierung der Archive gegenüber ihren Trägern und der Öffentlichkeit.

Der Vortrag versucht zu ergründen, warum die Archive vergleichsweise spät Strategiebildung und Entwicklungsplanung für sich entdeckt haben. Fortschritte sind in dieser Hinsicht zwar in den letzten zehn Jahren zu erkennen, doch scheinen in den Archiven grundlegende, in die Zukunft gerichtete Strategien und Konzepte bis heute oftmals noch ein Defizit zu sein.

Hauptziel des Referats ist es, einen Ansatz vorzustellen, wie auch kleine und mittlere Archive Entwicklungsplanung in die Tat umsetzen können – als Grundlage für eigene Prioritätensetzungen und als Argumentationshilfe gegenüber der eigenen Verwaltung und Politik.

Matthias Frankenstein (Landesarchiv NRW, Technisches Zentrum, Münster)

Tatort Magazin: präventive Bestandserhaltung

Die präventiven Maßnahmen stellen die wichtigste Säule aller Bestandserhaltungskonzepte dar. Das Vermeiden von Schäden ist nicht nur günstiger als die Behebung, sondern grundsätzlich auch nachhaltiger.

Der Lagerort des Archivgutes bildet mit seiner physikalischen Gebäudestruktur, seiner Klimatisierung, seinen Einbauten wie Regalanlagen etc. und natürlich seiner regelmäßigen Hygiene die Grundlage für die Beständigkeit eingebrachter Kulturgüter.

Der Vortrag zeigt auf, welche Möglichkeiten der Einflussnahme auf die oben genannten Faktoren und deren Effektivität bestehen. Nicht immer sind es kostenintensive Lösungen, die zu Verbesserung der Situation führen. Oft gilt es auch erst einmal, die Ursachen für Schäden aufzufinden und ökonomische Wege zu ihrer Vermeidung zu nutzen.

Unter Berücksichtigung der einschlägigen Normen wird das Thema Klimatisierung und dauerhaft aussagefähiges Messen von Klimata behandelt. Schadgase stellen oft eine nicht zu unterschätzende Einflussgröße dar.

Des Weiteren geht es um konkrete Hinweise zur operativen Hygiene im Magazin. In welchen Zyklen sollte eine Reinigung stattfinden? Wie und mit welchen Mitteln? Inwieweit ist die TrbA 240 hier hilfreich?

Unverpacktes Archivgut ist durch exogene Schadensursachen besonders gefährdet. Es ist aber in nicht wenigen Magazinen für Amtsbücher, Bibliotheksgut, Handschiften, großformatige Karten etc. die übliche Form der Lagerung und in vielen Fällen aufgrund der komfortablen Nutzung entstanden. Es werden Lösungen aufgezeigt, welche über eine sachgerechte Verpackung hinausgehend zur Verbesserung der Situation führen. So kann beispielweise eine Reinigung mit weiteren seriellen Maßnahmen verbunden werden.

Dr. Ursula Hartwieg (Koordinierungsstelle für den Erhalt des schriftlichen Kulturguts (KEK) an der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz)

Die Koordinierungsstelle für Erhaltung des schriftlichen Kulturguts: Förderpraxis und Förderperspektiven

Die Koordinierungsstelle für den Erhalt des schriftlichen Kulturguts (KEK) wurde auf Initiative von Kulturstaatsminister Neumann von Bund und Ländern im August 2011 bei der Stiftung Preußischer Kulturbesitz eingerichtet und bei der Staatsbibliothek zu Berlin angesiedelt. Vorerst auf eine Laufzeit von fünf Jahren befristet, stehen für die KEK seit 2010 im Haushalt des Kulturstaatsministers jährlich 500.000 Euro zur Verfügung, die Länder sind über die Kulturstiftung der Länder mit weiteren 100.000 Euro pro Jahr beteiligt. Die Koordinierungsstelle behandelt Fragen zur Sicherung des schriftlich überlieferten Kulturerbes: Zu den Hauptaufgaben zählen die Entwicklung einer deutschlandweiten Gesamtstrategie zur Erhaltung des schriftlichen Kulturguts sowie die Erarbeitung von Prioritäten und die Koordinierung einzelner Maßnahmen. Von zentraler Bedeutung ist auch die finanzielle Unterstützung einzelner Modellprojekte in Archiven und Bibliotheken. Bundesweit konnten bisher über 130 solcher Vorhaben durchgeführt werden. Diese Modellprojekte ermöglichen nicht nur den langfristigen Schutz schriftlichen Kulturguts in ganz Deutschland, sondern sie sensibilisieren die Öffentlichkeit für die Gefährdungen des schriftlichen kulturellen Erbes. Und schließlich dienen die durch sie gewonnenen Erfahrungen der Entwicklung eines deutschlandweiten Bestandserhaltungskonzepts, für dessen eventuelle Umsetzung mittels eines Bund-Länder-Förderprogramms der Koalitionsvertrag jüngst einen Rahmen geschaffen hat.

 

 

Archivbau: Kriterien, Informationen und Anregungen

P1000358.AAWGebäude_mittel
Das LWL-Archivamt in Münster

Als das LWL-Archivamt 1998 in die Jahnstraße einzog, war dies eines der modernsten Archivgebäude. Deutlich nach außen ist noch heute die räumliche Trennung zwischen Magazinbau und dem Verwaltungstrakt mit Büros und Benutzungsbereich, der sich auf der anderen Seite im Altbau befindet. Die wichtigsten Informationen zum Thema Archivbau- und Umbau haben wir auf unserer Internetseite zusammengefasst. Hier ein Auszug:

Anforderungen an Archivbauten
Kriterien bei der Auswahl des Standorts
• keine Umweltbelastungen durch Industrie und Verkehr
• keine Gefahr durch Hochwasser und andere Wasserschäden
• gute Erreichbarkeit für Benutzer und zur Anlieferung der Akten
• Nähe zur Verwaltung
Drei räumlich voneinander getrennte Funktionsbereiche
• Öffentlichkeitsbereich
• Büro- und Technikbereich
• Magazin
Öffentlichkeitsbereich
Anforderungen an einen Lesesaal, in dem Benutzerinnen und Benutzer unter Aufsicht Archivalien einsehen können:
o ausreichende Größe für mehrere Einzelarbeitsplätze, auch für einzelne Schulklassen
o Platz für die Lesesaalaufsicht und die Ausgangskontrolle
o ausreichende Beleuchtung, möglichst durch Tageslicht
o mehrere Benutzertische von ausreichender Größe für Akten und Schreibmaterial (Papier, Laptop)
o möglichst Stromanschlüsse an den Tischen für Laptops
o Platz für die Handbibliothek
o Benutzertoiletten in der Nähe
Büro- und Technikbereich
Bürobereich: mindestens ein Zimmer für den/die Archivar/in, ca. 20 m², Ausstattung:
– 1 ausreichend großen Arbeitstisch
– 1 Computer-Arbeitsplatz
– Regale für die Handbibliothek und die Handakten
– 1 Besprechungstisch
– 1 Handwaschbecken
Technikbereich: technische Bearbeitung der Akten
– 1 Raum für die Säuberung der Akten, Entfernung von Metallteilen und Umbettung der Akten in säurefreie Archivmappen
– 1 Lagerraum für Archivkartons, Archivmappen u.Ä.
– 1 Technikraum (für Kopierer bzw. Scanner, Microfilmlesegerät, Faxgerät u.Ä.)

Magazin
Mindestanforderungen an das Magazin, in dem das Archivgut dauerhaft gelagert wird:
– relative Luftfeuchtigkeit: 50 % +/- 5 % (schon bei 60 % rel. Luffeuchtigkeit entwickelt sich Schimmel!)
– Raumtemperatur: 16 °C +/- 2 °C
– ausreichend Platz für das vorhandene und in den nächsten 20 bis 30 Jahren zu erwartende Archivgut
– Statik: 500 kg/m² bei Standregalen bis 2,50 m Höhe; 1000 kg/m² bei Rollregalen bis 2,50 m Höhe
– keine ungeschützten Wasser oder Strom führenden Leitungen an den Decken zur Vermeidung von Wasserschäden und Funkenflug
Ist eines dieser Kriterien nicht erfüllt und auch mit vertretbarem technischem Aufwand nicht erfüllbar, ist der Raum als Magazin definitiv ungeeignet. Schäden durch falsche Lagerung verursachen erheblich Folgekosten.

Wie berechnet man den erforderlichen Platz?
Als Faustformel für das Verhältnis zwischen Aktenmenge und Magazinfläche gilt:
Umfang Akten [lfdm] : 5 = Umfang Magazinfläche [m²] (bei Standregalen)
bzw.
Umfang Akten [lfdm] : 9 = Magazinfläche [m²] (bei Kompactusanlage)
Dabei ist 1 lfdm Akten ein Aktenstapel von 1 m Höhe bzw. ein Stapel von 9 Archivkartons
oder 6 Archivkästen.

Literatur:
• Information und Dokumentation – Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut (ISO 11799 : 2003), hg. vom Normenausschuss Bibliotheks- und Dokumentationswesen (NABD) im DIN Deutsches Institut für Normung e.V., Berlin 2005
• Bau und Einrichtung von Archiven – Erfahrungen und Beispiele aus Westfalen, Red. Gunnar Teske (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 20), Münster 2007
• Maria Rita Sagstetter: Klimatisierungskonzepte in jüngeren Archivgebäuden in Deutschland, in: Archivalische Zeitschrift 86 (2004) S. 323-355

 

Informationen zum Archivbau, Regalen etc. finden sich auf unserer Internetseite:

Die Anforderungen an einen Archivbau sind bereits hier herunterzuladen:

Anforderungen an Archivbauten