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2. Vortragssektion des 66. Westfälischen Archivtages in Bielefeld vom 12. März 2014

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2. Sektion: Strategieentwicklung konkret: Bestandserhaltung in der Praxis

Moderation: Dr. Johannes Kistenich (Hessisches Staatsarchiv)

 

Prof. Dr. Mario Glauert (Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam)

Von der Strategie zum Konzept: Bestandserhaltung zwischen Willkür, Wunsch und Wirklichkeit

Prof. Dr. Glauert behandelte in seinem Vortrag die Ambivalenz zwischen hehrem Wunschdenken bei der Bestandserhaltung und der Realität. Den institutionellen Anspruch der Archive, was verwahren, sichern und erhalten angeht, und die Umsetzung derselben, in die tägliche Praxis, ist laut Dr. Glauert schwer möglich. Er rechnete in seinem Vortrag die Kosten vor, die entstehen, wenn man auf einmal ein ganzen Archiv mittlerer Größe verpacken würde. Diese Kosten sind von niemandem tragbar. Glauert stellte in seinem Vortrag ein Praktikables Konzept vor, welches helfen soll, Prioritäten zu formulieren, nach denen ein Gesamtkonzept zu präventiven, konservatorischen Maßnahmen entwickelt werden kann, das sich auch im Arbeitsalltag umsetzen lässt. Die Strategie des Konzeptes beruht unter anderem darauf, vorhandene Schäden zu beheben, laufende Schadensprozesse zu beenden und zukünftigen Schadensrisiken vorzubeugen. Schon der Ansatz in Zukunft keine Schäden am Archivgut zu verursachen, stellt ein großes Archiv  im Alltag vor vielfältige Probleme. Hier ist eine überlegte Strategie gefragt, die Fachkenntisse und Personalressourcen  verlangt. Glauert schloß mit dem Denkanstoß, ob man tatsächlich alle Archivalien restaurieren müsse. Sollte nicht eine Nachbewertung erfolgen, die überlegt, ob eine Archivalie in der Gegenwart nach bestanderhalterischen Kriterien noch archivwürdig ist?

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Katharina Tiemann / Anna Ventura (LWL Archivamt für Westfalen, Münster)

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen des Bestandserhaltungskonzeptes

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen des Bestandserhaltungskonzeptes, so lautet das Thema über das  Anna Ventura vom LWL-Archivamt für Westfalen, heute in der Sektion Strategieentwicklung konkret: Bestandserhaltung in der Praxis referiert hat.

Dabei geht es um strategisches Denken, aber auch eine Schadensaufnahme an den Archivalien. Bestanderhaltung läßt sich, so Ventura nur richtig planen, wenn man weiß, welche Schäden, an welchem Archivgut vor liegen und wieviele es sind. Anna Ventura stellt außerdem eine Checkliste vor, mit der auch kleiner Archive Stichproben ihrer Bestände vornehmen können um deren ungefähren Gesamtzustand zu evaluieren.

Um das Konzept zu testen wurde die von Tiemann und Ventura entworfene Checkliste im Stadtarchiv Greven einer Kurzprüfung unterzogen. Dabei zeigte sich, dass für eine Schadenserfassung ca. 2-4 Minuten pro Aktenband eingeplant werden sollten. Hypothetisch hochgerechnet bei einem Bestand von etwa 800-1000 Archivkartons und einem Stichprobenartigen Durchsehen von rund 25% desselben, käme man laut Frau Ventura auf ca. 40-45 Stunden Arbeitszeit. Problematisch ist natürlich die Manpower an dieser Stelle zu sehen. Frau Ventura verwieß hier auf das schnelle Anlernen möglicher externer Hilfskräfte aus der Verwaltung. Wenn man argumentieren kann, dass danach brauchbare Zahlen vorliegen, werden diese u.a. zur Verfügung gestellt. Ventura bot für alle Interessierten eine Erstberatung an und wies auf ein erweitertes Fortbildungsprogramm des LWL-Archivamts zu diesen Themen hin.

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Ergänzungen von Dr. Stumpf:

Herr Stumpf stellte dar, dass nur eine konkrete Bezifferung des Bedarfs ein Argument für die Verwaltung ist, entsprechende Mittel freizeugeben. Gleichwohl sollte man das Thema der Schadenserfassung mit Augenmaß betrieben, und an dieses mit einem möglichst geringen Aufwand angehen.

Beide Vorträge wurden bewußt zusammen diskutiert vor dem Hintergrund, ob eine Schadensaufnahme wichtig und wie diese zu leisten ist. Ein Ergebnis blieb aufgrund der mangelnden Erfahrung offen.

Matthias Frankenstein (Landesarchiv NRW Technisches Zentrum, Münster)

Tatort Magazin: präventive Bestandserhaltung

Matthias Frankenstein brachte den Zuhörern seines Vortrages verschiedene Schadensbilder näher und berichtete von den Möglichkeiten diesen vorzubeugen. Im Besonderen wurde auf die archivgerechte Verpackung von Archivgut und die Hygiene in Magazinräumen eingegangen. Er zeigte die Wichtigkit der richtigen Messtechnik (Temperatur und Luftfeuchtigkeit) an verschiedenen Orten im Magazin.

Als praktisches Beispiel wählte Herr Frankenstein die Reinigung von Amtsbüchern und wie dieser Verschmutzung durch archivgerechte Verpackung vorgebeugt werden kann.

Fragen aus dem Publikum:

Frage: Gibt es die Möglichkeit den Grad der Verschmutzung oder Reinigung objektiv zu messen?

Antwort: Leider gibt es keine objektive Messungsmöglichkeiten des Verschmutzung- oder Reinigungsgrades.

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 Dr. Beate Sturm (Kreisarchiv Kleve

Bestandserhaltung beginnt beim Registraturbildner – Unterstützung der Verwaltung durch die Archive

Frau Sturm erinnerte zu Beginn ihres Vortrags mit einer kleinen humoristischen Anekdote über „Taubennester“ in der Altregistratur daran, welche Missstände früher in Aufbewahrungsräumen für Altakten herrschten und heute noch herrschen können und für völlig normal angesehen werden. Selbst Schimmel schrecke die Mitarbeiter einer Verwaltung nicht. Sie meiden dann nur die Altregistratur. Leider rufe das Thema der Bestandserhaltung bei Registraturbildnern einer städtischen Verwaltung oft nur mangelndes Interesse entgegengebracht wird. Frau Sturm berichtete aus ihrer Tätigkeit in einem Kreisarchiv am Niederrrhein, welche Schritte sie nach und nach unternommen hatte, um den Zustand der Registraturräume zu verbessern und die Mitarbeiter der Verwaltung dafür zu sensibilisieren. Sie zog das Fazit, dass dabei grundsätzlich eher Argumente des Brandschutzes (mit Unterstützung der zuständigen Feuerwehr) und des Arbeitsschutzes ( Unterstützung des Amtsarztes) durchsetzungsfähig sind. Wie sichzeigte, helfen Dienstanweisungen und selbst gegebene Archivordnungen nur wenig oder gar nicht weiter.

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Frage von Fr. Sunderbrink vom Stadtarchiv Detmold:

Wie viel Resistenz denn Frau Sturm von der Kreisverwaltung Kleve begegnet, wenn es um Fragen bezüglich der korrekten Aufbewahrung von Schriftgut geht.

Antwort: Da das Kreisarchiv Kleve sehr eng in die Verwaltung eingebunden ist, kenne sie viele der Angestellten auch persönlich, was die Kommunikation sehr erleichtert.

 Dr. Ursula Hartwieg (Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz)

Die Koordinierungsstelle für Erhaltung des schriftlichen Kulturguts: Förderpraxis und Förderperspektiven

Zum Ende des Mittwochs berichtete Dr. Ursula Hartwieg von der Geschichte, den Aufgaben und der Arbeit der Koordinierungsstelle für Erhaltung des schriftlichen (KEK). Sie brachte die Hoffnung zum Ausdruck, dass die KEK auch in Zukunft entweder weiter bestehen wird oder durch eine ähnliche aber dauerhaften Institution ersetzt wird. Informationen zur KEK finden sich hier.

Sie ging in ihrem Vortrag auf die Kriterien der Förderwürdigkeit ein, und stellte verschiedene von der Koordinationsstelle geförderte Projekte vor, so zum Beispiel Projekte zur archivgerechten Verpackung von Amtsbüchern und zur Notfallvorsorge. Im letzten Jahr war das Thema wieder Großformat, was in den Archiven häufig vernachlässigt wird. Beispiele, wie das Universitätsarchiv Halle an der Saale zeigen, dass eine Förderung durch die KEK auch für kleine Archive Sinn macht.

Informationen zu dem Antrag 2014, der zur 2. Jaheshälfte ansteht, finden sich auf der Homepage der KEK.

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1. Vortragssektion des 66. Westfälischen Archivtages in Bielefeld vom 11. März 2014

 

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Sektion1: Grundlagen der Methoden der Strategieentwicklung:

Moderiert wurde die Sektion von Dr. Jens Metzdorf (Stadtarchiv Neuss)

Ulrich Weißenberg (Stadt Hamm)

Kulturentwicklungsplanung der Stadt Hamm bis 2025

Ulrich Weißenberg von der Stadt Hamm widmete seinen Vortrag der städtischen Kulturentwicklungsplanung am Beispiel der Stadt Hamm. Auch wurde darauf eingegangen, welche Rolle das Stadtarchiv bei der Kulturplanung in Hamm seit 1996 und die Bedeutung im aktuellen Kulturentwicklungsplan bis 2025.

Im Vortrag wurde deutlich, welchen Nutzen eine Kulturentwicklungsplanung für die Stadt und im Besonderen für das Stadtarchiv hat. Insgesamt sieht er die Kultur in der Stadt und eingebettet das Stadtarchiv trotz knapper Ressourcen auf einem guten Weg. Er sieht das Archiv den allgemeinen Standards angepasst und gerüstet für die Zukunft.

Fragen aus dem Publikum:

Wo steht das Stadtarchiv Hamm heute?

Antwort: Der Personalbestand macht es schwer möglich, up to date zu bleiben. Außerdem Steht das Archiv in Konkurrenz zu anderen Einrichtungen, z.B.: Einer Kunsthalle, oder einem Museum. Bspw. bekommen diese Einrichtungen in der Stadt Hamm einen Etat von 2.500.000 Euro zugewiesen, währenddessen sich das Archiv mit 10.000 Euro begnügen muss.

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Michael Korn (Stadtarchiv St. Augustin)

„Profilbildung beginnt beim Träger: Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin“

Überfüllte Magazine, kein Überblick über die Bestände, so benannte Herr Korn den Zustand  des Stadtarchivs St. Augustin im Jahr 2003. Was hat sich geändert? Zunächst wurden reelle Ziele wie z.B.: eine effektive Nutzung der Lagerkapazitäten und eine verbesserte Übersicht über die vorhandenen Archivalien, formuliert. Im Anschluss folge, laut Korn eine systematische Verknüpfung von Kontakten zu den Registraturbildnern, sowie ein neues Bewertungsmodell bei der Übernahme von Archivgut. Des weiteren wurde die Altregistratur durch ein effektiveres Zwischenarchiv abgelöst, um die Akten für die Dauer der jeweiligen Aufbewahrungsfrist sachgemäß zu verwalten und eine zeitnahe Ausleihe und Transparenz des eigenen Tuns zu gewährleisten. Um die Bindung an die Stadtverwaltung zu erhöhen, sind sog. „Tage der Verwaltung“ eingeführt worden, die durch Führungen und Quellenzeigungen die Kommunikation und das Verständnis zum Archiv verbessern sollten. Neben einem Dokumenten-Management-System, wurde laut Michael Korn auch der Aufbau eines Digitalen Langzeitarchivs vorangetrieben. Für eine vorausschauende Strukturierung der Akten sind Aktenpläne eingeführt worden.

Im zweiten Teil seines Vortrages ging Herr Korn auf die Profilbildung bei Mitgliedern des Stadtrats ein, und die Bedeutung, welchen den Jahresberichte beigemessen werden soll. Durch diese Optimierungsmaßnahme stellt, laut Korn, das Stadtarchiv St. Augustin heute die zentrale Anlaufstelle für Schriftgutfragen bei der Kommune dar, und hat sich in der Öffentlichen Wahrnehmung als aktives Element der Verwaltung platziert.

 Frage von Herrn Teske vom LWL-Archivamt:

Wieviel Personal hat das Stadtarchiv St. Augustin? Wie langfristig ist geplant geplant worden?

Antwort von Herrn Korn: Insgesamt besitzt das Stadtarchiv 2 volle Stellen, wovon seine eigene einen Anteil von 0,7 hat. Direkt zu Beginn im Jahr 2003 wurde ein Maßnahmenkatalog erstellt, in dem man alle Probleme aufgelistet hat, die im Laufe von 10 Jahren nacheinander abgearbeitet werden sollten.

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Dr. Marcus Stumpf (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Archiventwicklungsplanung als strategisches Instrument

Defizite in Strategiebildung und Entwicklungsplanung im Archivbereich aufzuzeigen, ihre Ursachen formulieren und Lösungsansätze zu liefern, ist das Hauptanliegen des Vortrags von Herrn Dr. Stumpf gewesen. Hierzu bezieht er sich auch auf Aussagen von Unternehmensberater Gerd Schneider, der bereits beim Chemnitzer Archivtag 2003 von den Archiven forderte, eine aktivere und transparentere Planungs- und Strategiebildung auszuarbeiten. Mit seinem präsentierten Ansatz, wie z.B. einer Checkliste, in der alle 2 Jahre die „Ist/Soll“ Ziele formuliert und abgeglichen werden, soll es laut Dr. Stumpf auch kleinen und mittleren Archiven möglich sein, ihre Entwicklungsplanung aktiv voranzutreiben und diese als Grundlage für die Setzung eigener Prioritäten, wie auch als Argumentationshilfe hinsichtlich der eigenen Verwaltung zu verwenden.

Frage aus dem Publikum:

Sollte man professionelle Unterstützung zur Evaluierung der „Ist-Situation“ im eigenen Archiv heranziehen?

Antwort von Dr. Stumpf: Auf jeden Fall sollte man zunächst selbstständig aktiv werden. Auch Unternehmensberater wären wenig erfreut, wenn die Archive keinen Überblick über ihre Zahlen besitzen. Im Umkehrschluss kann es auch vorkommen, dass der eigene Träger einen solchen Berater beauftragt, weswegen eine gewisse Vorbereitung sinnvoll sein kann.

 

Diskussionsforum: Erschliessungsrückstände abbauen!

Am Dienstag, dem 11.5.2013, gab es neben einer Reihe von Vorträgen auch Diskussionsforen zu unterschiedlichen Themen. Eines dieser Foren stand unter dem Motto „Raus aus der Sackgasse: Erschließungsrückstände abbauen!“ Rico Quaschny vom Stadtarchiv Iserlohn erläuterte zu Beginn die Probleme seines Stadtarchivs beim Thema Erschließung. So sind dort nur 40% des Archivgutes erschlossen, und auch das erschlossene Archivgut ist zum Teil nicht archivgerecht verpackt. Aber auch die Bestände der Archivbibliothek sind nur mangelhaft erschlossen, weshalb es auch zur Übernahme von Dubletten in den Bestand kam.

Um diese Problematik angehen zu können, setzt das Stadtarchiv auf die Mitarbeit von aktuell 18 ehrenamtlichen Mitarbeitern. Auch werden Bundesfreiwilligendienstleistende zum Erschließen eingesetzt.

In der anschließenden Diskussion kamen darüber hinaus Anregungen bezüglich des Einsatzes von Praktikanten, pensionierten Archivaren, Sozialstundenleistenden, Sponsoren, Werkvertraglich tätigen und Dienstleistern. Bei der Übernahme von Nachlässen aus Wirtschaftsunternehmen tauschte man sich auch über die Möglichkeit aus, diese vor der Übernahme durch das Archiv von den Unternehmen erschließen zu lassen. Zum Schluss kam es noch zu der Frage, inwieweit Archivgut tief oder flach erschlossen werden sollte.

 

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