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Beratung und Bewertung

Fami_Legden_nvon Marcel Wachnau

Anderes als in anderen Archiven haben die FAMI-Auszubildenden im LWL-Archivamt den Genuss, in ihrer Arbeit andere Archive zu besuchen, um sie bei ihrer Arbeit zu unterstützen.

Dies bringt den Vorteil mit sich, dass man über den Horizont des vertrauten Archives hinausblickte kann, und die Erfahrungen und Probleme aus anderen Archiven aus erster Hand kennen lernt. Dies kann gerade für die berufliche Tätigkeit nach der Ausbildung sehr nützlich sein, wenn man vor ähnlichen Problemen steht.

Zu den Archiven, zu denen man den Archivar auf seiner Reise begleitet zählen sowohl Adelsarchive als auch Kommunalarchive, die eine Beratung in Archivfachlichen Fragen wünschen. Dazu zählen im Besonderen Beratungen auf den Gebieten des Archivbaus, der Bewertung, der Erschließung, der Bestandserhaltung und der elektronischen Langzeitarchivierung. Gerade in der Ausbildung hat man somit die Möglichkeit, mit der Pluralität der Archivfachlichen Problemstellungen und Lösungsätzen vertraut zu werden. Bei der Frage nach der Bewertung sind kleinere Komunnen oft überfordert. Sie trifft nicht zuletzt die archivische Kernkompetenz.  Seiteneinsteiger, die ein Archiv verwalten können die Hilfe des LWL-Archivamts als Beratungsinstanz in Anspruch nehmen. Für einen FAMI-Auszubildenen ein interessantes Feld, denn in immer mehr potentiellen Arbeitsbereichen werden Kenntnisse in der Bewertung gefordert. Es ist dabei manchmal auch gundsätzlich  zu entscheiden, ob ein Aktenstück nicht nur archivwürdig, sondern auch archivfähig ist: Oder kürzer formuliert: Wann ist eine Akte so vom Schimmelzerstört, dass man sie (ohne teuren Aufwand) nicht mehr restaurieren kann?

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Famis2014MasterHier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

Die Bewertung von Bauakten in Gelsenkirchen – Ein Werkstattbericht

Heute starten wir mit den Beiträgen von Kolleginnen und Kollegen aus Westfalen. Annett Schreiber vom Institut für Stadtschichte Gelsekirchen sah sich im dortigen Magazin mit einer Menge von Bauakten konfrontiert. Die Frage war, wie  zu bewerten ist. Entstanden ist ein Werkstattbericht, der Anregungen gibt, wie in einem kommunalen Archiv mit Bauakten umgegangen werden kann. Anett Schreiber hat darüber bereits 2013 einen Vortrag beim Westfälischen Archivtag in Münster gehalten, der auch als Beitrag in der Archivpflege für Westfalen Lippe, Heft 79 abgedruckt ist.

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Die Bewertung von Bauakten in Gelsenkirchen – Ein Werkstattbericht

Von Annett Schreiber

 

Die Bewertung von Bauakten wird nicht nur in der Archivöffentlichkeit wegen der hohen Anzahl an Nutzeranfragen und der differenzierten Fragestellungen an diese Aktengruppe, vor allem aber auch wegen des enormen Platzbedarfs kontrovers diskutiert. Allen Nutzergruppen – z. B. Familien- und Heimatforschern, Ingenieurbüros, Stadtplanern, Denkmalpflegern – mit einer spezifischen Aktenauswahl immer noch gerecht zu werden, ist (beinahe) unmöglich. In Gelsenkirchen wurde mit der Ausarbeitung eines Auswahlmodells begonnen, da die aktuell in der Bauverwaltung und Bauaktenregistratur vorhandenen 45.000 Bauakten ersetzend gescannt und nach Abbruch der Gebäude in Auswahl in elektronischer Form an das Institut für Stadtgeschichte (ISG) übermittelt werden sollen. Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die praktischen Erfahrungen, die mit der Bewertung und Erschließung von ca. 2.500 der 5.500 bereits in den letzten Jahrzehnten an das ISG abgegebenen analogen Bauakten niedergelegter Gebäude gewonnen wurden (Archivbestand). Neben den Auswahlkriterien, die bei einem BKK-Fortbildungsseminar[1] aufgezeigt wurden, werden hier auch solche genannt, welche für die einstige Montanstadt Gelsenkirchen charakteristisch waren und die dem Bürger und interessierten Besucher das Stadtbild der Gegenwart verstehen lassen. Ziel des Beitrags ist das Aufzeigen einer praktikablen Methode zur nachhaltigen und transparenten Reduktion eines Massenaktenbestandes des ISG. Die Übertragbarkeit auf den Bauaktenregistraturbestand ist aufgrund der Menge an Akten, die inhaltlich differenziert zu bewerten wären, noch offen.

 

Bewertungskriterien

Im Adressbuch von 1958 liest man über Gelsenkirchen, was der allgemeinen Wahrnehmung damals wie heute entsprechen dürfte: „Der Fremde, der die Stadt nur dem Namen nach kennt, ist meist der Ansicht, daß es in dem hochindustrialisierten Gelsenkirchen nur Fördertürme, Werksanlagen und, damit verbunden, Rauch und Ruß gebe. […] Selbstverständlich ist Gelsenkirchen keine schöne Stadt im klassischen Sinne, aber es ist eine gerade für einen Fremden interessante Stadt, vielfältig und voller Gegensätze.“ [2] Was bedeutet das für die Überlieferungsbildung zu einer Stadt, die einmal zu den bedeutendsten Kohlestädten Deutschlands gehörte? Und welcher Bogen lässt sich unter Berücksichtigung des Strukturwandels zum 21. Jahrhundert spannen? Kann man etwa das Gegensätzliche oder nicht klassisch ‚Schöne‘ außer Acht lassen? – In chronologischer Reihenfolge werden einige Besonderheiten[3] der Stadt, die sie prägten, bis heute prägen und durch die Erschließung deutlich wurden, skizziert.

Der rasante Aufstieg des 800-Einwohner-Dorfes Gelsenkirchen (Stand 1850) zu einer Industriegroßstadt setzte in den 1850er Jahren ein, als die ersten Bergbauunternehmen mit dem Abbau von Kohle begannen. Die Expansion der Montanindustrie ist durch die Werksakten dokumentiert, welche die großen Betriebe des Bergbaus und der Eisen- und Stahlindustrie abbilden, bereits ausreichend erschlossen sind und für Neubauplanungen sehr häufig herangezogen werden. Andere Wirtschaftszweige (Handwerk, Handel etc.) werden ergänzend durch die Bauakten erfasst. Die Bergbauunternehmen ließen durch den stetig wachsenden Arbeitskräftebedarf vom Beginn der Industrialisierung um 1860 bis 1914 etwa 60 größere und kleinere Werkssiedlungen bauen. Die frühen Arbeiterkolonien wurden zunächst nach dem bergschadenanfälligen Reihungsprinzip in der Nähe der Zechen und Hüttenwerke errichtet, ab 1890 entstanden aber auch Siedlungen und ganze Stadtviertel im Stil der Gartenstädte. Die bauliche Gemengelage aus Wohnhäusern, Siedlungen in niedriger Bauweise, Verkehrswegen, Leerflächen und Industrieanlagen bot innerhalb der Industriegemeinden und gegenwärtig innerhalb der Stadtteile ein eher untypisches städtisches Erscheinungsbild – typisch aber für das Ruhrgebiet. Da viele der Siedlungen, die mit ihren verschiedenen Häuser- und Grundrissformen in Publikationen besprochen wurden, noch erhalten sind, Bergschäden aufweisen oder unter Denkmalschutz stehen sowie sozialgeschichtlich höchst interessant sind, werden deren Akten aufbewahrt.[4] Die an die dörflich-agrarische, also vorindustrielle Zeit erinnernden (Großbauern-)Höfe und Herrensitze bzw. das Nebeneinanderbestehen verschiedener Lebensmodelle werden ebenfalls dokumentiert, denn auch heute noch nimmt man diese Art von Gegensatz – vorwiegend in den nördlicheren Stadtteilen – wahr.

1903 wurde Gelsenkirchen – seit 1875 Stadt – nach der Eingemeindung einiger sie umgebender und südlich der Emscher liegender Industriegemeinden schließlich zur Großstadt. Um den verschiedensten Bedürfnissen der weiterhin stetig zunehmenden Stadtbevölkerung nachzukommen, mussten die seit Langem nötigen Infrastruktureinrichtungen, vor allem aber Schulen, geschaffen werden. Da eine systematische Stadtplanung in den Jahrzehnten des Wachstums durch die Belegung von riesigen Flächen durch Bergbau und Industrie fast unmöglich gewesen war und man auch der weiteren Ausbreitung des als eher ungeordnet Empfundenen entgegenwirken wollte, richtete man 1907 eine Bauberatungsstelle beim Hochbauamt ein. Es entstanden mit deren Hilfe bis und teilweise noch während des Ersten Weltkriegs vor allem nennenswerte private Wohn- und Geschäftshäuser sowie Verwaltungsgebäude von Unternehmen, die heute zum Teil denkmalgeschützt sind. Schwerpunkte der Baumaßnahmen in der Weimarer Republik wurden erneut der Siedlungsbau, dem sich aber nach den Bergwerksgesellschaften auch verschiedene andere Träger und auch die Stadtverwaltung annahmen sowie der Ausbau von öffentlichen Einrichtungen.

Von nachhaltiger Bedeutung für die Stadtgeschichte und Stadtentwicklung war im Jahr 1928 der Zusammenschluss der Städte Gelsenkirchen und Buer und des Amtes Horst mit ihren jeweils eigenen bereits bestehenden Zentren. Das städtebauliche und kulturell-mentale Zusammenwachsen der Stadtteile ist ähnlich wie in anderen Ruhrgebietsstädten bis zur Gegenwart oftmals eine Herausforderung.

Aus der Zeit des Nationalsozialismus sind u. a. die bis zum heutigen Zeitpunkt im Stadtbild sichtbaren Hochbunker erhalten, baulich profitierte aber eher die Industrie von der allgemeinen Aufrüstungspolitik. Erfasst werden in diesem Kontext auch die behelfsmäßigen Schutzräume in Privatbauten sowie die Behelfsheime in den Ruinen der Häuser, die spätestens um 1960 wegen Unbewohnbarkeit wieder abgerissen wurden.

Bis zum Ende des Zweiten Weltkriegs wurde die Stadt von mehr als 418.000 Bomben aller Art getroffen, ca. 90 % aller Gebäude[5] der Stadt Gelsenkirchen wurden im Zweiten Weltkrieg mehr oder weniger stark zerstört. Besonders stark betroffen waren im öffentlichen Sektor die Schulen, unter denen 60 % total und schwer und 40 % leicht beschädigt waren.[6] Alle Bauakten im Archivbestand mit dem Laufzeitbeginn vor dem Jahr 1945 (in der Regel Baubeginn deutlich vor 1939) werden deshalb aufbewahrt.[7] Der Wiederaufbau konzentrierte sich zunächst auf die Wiederherstellung von Wohnräumen in weniger beschädigten Häusern und kann um 1960 als abgeschlossen gelten.[8] Auch anhand der Wohnbauförderung, die für beschädigte Bergarbeiterwohnungen 1945 und für Neubauten 1948 einsetzte und ihren Höhepunkt Mitte der 1950er-Jahre fand, bis sie schließlich um 1960 abebbte, kann man die Neubauplanung der Stadt erkennen.[9] Industrie und Unternehmen erholten sich dagegen viel schneller als erwartet, da nicht wenige Anlagen unter Tage lagen. Sie konnten ihren Produktionsrahmen gegenüber den Vorkriegsjahren noch steigern. In diesem Zusammenhang wird auch die Ansiedlung der Bekleidungsindustrie in Gelsenkirchen, die als „Gelsenkirchener Modell“ bezeichnet wurde, ausreichend mit ihren verschiedenen Standorten innerhalb der Stadt überliefert. Aus den genannten Gründen wird bei Kassationen von Akten mit einer Laufzeit bis um 1960 äußerst umsichtig vorgegangen.

Für die Zeit nach 1945 sollen zunächst einmal die Gebäude, die von der Bevölkerung in hohem Maße aufgesucht und wahrgenommen wurden und werden, besonders berücksichtigt werden. Dazu gehören alle Akten der Geschäfts- und Fußgängerzonen, also der Zentren der einzelnen Stadtteile, alle Sehenswürdigkeiten (z. B. Ruhr-Zoo / ZOOM Erlebniswelt, Schloss Berge), öffentlichen Gebäude und Infrastruktureinrichtungen wie Krankenhäuser, Freizeitzentren (Veltins-Arena mit Umgebung), Ausstellungshallen und Kultureinrichtungen (Musiktheater im Revier), Kirchen, städtischen Gebäude, Gebäude, welche gehäuft in der Presse diskutiert wurden, deren Akten also Zeitungsausschnitte enthalten bzw. bei denen es Stellungnahmen verschiedener städtischer Referate und Bürgerbeschwerden gab, sowie Hochhäuser. Objekte, welche denkmalgeschützt sind,[10] Architekturpreise erhalten haben, wie z. B. der Wissenschaftspark, in welchem das ISG untergebracht ist, oder die ökologische und multikulturelle Evangelische Gesamtschule im Stadtteil Bismarck sowie die angrenzende Siedlung, die unter dem Konzept „Einfach selber bauen“ in Holzbauweise und im Rahmen der Internationalen Bauausstellung (IBA) Emscher Park entstanden, werden ebenso einbezogen. (Um-)Bauten im Zusammenhang mit Stadtplanungs- und Stadterneuerungskonzepten bzw. dem Strukturwandel, darunter das gerade neu entstehende Stadtquartier „Graf Bismarck“ in Schalke-Nord, erscheinen ebenso archivwürdig.

Sich allein auf die öffentlichen Gebäude zu konzentrieren, stellt natürlich keine befriedigende Lösung im Sinne des Archivgesetzes dar, da einige Nutzergruppen so bewusst ausgeklammert werden. Für eine halbwegs objektive und wissenschaftliche Bewertung bei Wohngebäuden könnte ein Architekt zu Rate gezogen werden, der das Vorkommen verschiedener Baustile und Wohnformen ab der Mitte des 20. Jahrhunderts in allen Stadtteilen untersucht und auswertet. Aber auch dann wird man die Frage des Bürgers und später des Familien- oder Heimatforschers, ob das Haus des Nachbarn, dessen Akte überliefert ist, eben architektonisch wegweisender, typischer für dessen Bauzeit oder auch schöner ist als seines oder das seiner Vorfahren und wie man den Begriff Schönheit definiert, nicht beantworten können. Ob es für die anfragenden Bürger, städtischen Dienststellen, Stadtplaner und Ingenieurbüros zweckmäßig wäre, einige wenige Straßenzüge aus Wohngebieten oder bestimmten Stadtteilen durch ein Stichprobenverfahren oder Buchstabenmodell zu erhalten, so wie bei anderen Massenaktenbeständen oft verfahren wird, sei dahingestellt. Im Archivbestand der 5.500 Bauakten bereits niedergelegter Gebäude werden bisher alle Wohngebäude archiviert, da die Laufzeit der meisten Akten ohnehin vor 1945 beginnt. Ob sich jedoch auch beim Dokumentieren aller Wohngebäude eine tatsächliche Reduktion des Bestandes der 45.000 Akten in der Bauaktenregistratur herbeiführen lässt, muss natürlich noch detailliert geprüft werden.

 

Kassation

Im Rahmen der Erschließung, die in Gelsenkirchen zeitgleich mit der Bewertung vorgenommen wird, zeigten sich im Archivbestand zwei Varianten der Aktenführung: zunächst die klassische Hausakte,[11] welche alle Genehmigungsvorgänge zu einem Haus bzw. Grundstück enthält, darüber hinaus wurden ab dem ausgehenden 20. Jahrhundert die einzelnen Genehmigungsvorgänge durch Hefter deutlich voneinander abgetrennt und dann wohl zunehmend als Einzelakte angelegt (v. a. Abbrüche). Das Separieren bestimmter Vorgänge von der Hausakte, falls sie denn als solche klar erkennbar und eindeutig abgrenzbar sind,[12] wird derzeit im ISG praktiziert, ließe sich bei künftiger elektronischer Vorgangsbildung sicher auch realisieren. Die Aussagekraft einzelner Vorgänge, sowohl als Teil der Hausakte als auch als Einzelakte vorkommend, kann unterschiedlich bewertet werden und soll Gegenstand der folgenden Überlegungen sein. Wichtig ist hierbei, dass auch die nicht archivwürdigen Akten in knapper Form in der Archivdatenbank erschlossen werden.

Kassiert werden:[13]

–          im Bereich der Wohn- und Geschäftsgebäude (unvollständige) Akten ohne Grundrisse und Ansichten oder nur mit Lageplänen aus dem Vermessungsamt, die also keinen Rückschluss auf das Äußere eines Gebäudes zulassen, darüber hinaus nicht ausgeführte Bauten (Ausnahme evtl. öffentliche Großprojekte), (abgelehnte) Bauvoranfragen, Akten, in denen die Bauausführung nicht erkennbar ist sowie (Wohn-/Büro-)Baracken, es sei denn, es gibt Hinweise auf die Unterbringung von Zwangsarbeitern oder Asylsuchenden.

–          im Bereich der Anbauten private und industriell genutzte Stallgebäude (außer Trab- und Galopprennbahnen) und Schuppen sowie Lagerhallen der Unternehmen (außer z. B. Großmarkt). Die Kassation wird auch dann vorgenommen, wenn von Privathäusern nur der Anbau von Schuppen, Küchen oder Toiletten dokumentiert ist und die eigentliche Bauakte für das Wohnhaus gar nicht existiert, z. B. weil die Baupolizeiordnung der Stadt Gelsenkirchen erst 1877 eingeführt wurde.

–          im Bereich der Umbauten Schornsteinquerschnittsveränderungen und daraus folgende Bescheinigungen des Bezirksschornsteinfegermeisters, mit gewissen Abstrichen Innenausbauten privater Dachgeschosse, bei Geschäftshäusern dagegen erscheint z. B. die Änderung eines Schaufensters allgemein von Interesse.

–          im Bereich der Kleinstbauten und zeitlich befristeten Bauten Veranden, Umkleideräume, Gewächshäuser, Schrankenwärterhäuschen, Bus-Wartehäuschen, Transformatorentürme, Gasreglerstationen, fliegende Bauten, Pavillons, Zelte, Einfriedigungen bzw. Einfriedigungsmauern, Toilettenanlagen im öffentlichen Raum, Garagen und Garagenanlagen, Carports sowie bewegliche oder unbewegliche Verkaufsstände. Stehbierhallen, Trinkhallen, Kioske werden nur in Auswahl übernommen, auch wenn sie typisch für das Ruhrgebiet sind. Gartenlauben der Kleingartenanlagen werden grundsätzlich als nicht archivwürdig eingestuft, in Auswahl könnten Akten mit Verwaltungsstreitverfahren archiviert werden.[14]

–          im Bereich der begrenzt gültigen Genehmigungsvorgänge die Nutzungsänderungen z. B. für Supermärkte oder auch Spielhallen in bereits bestehenden Häusern, da nur der Umbau, nicht die Ausstattung der Häuser aus der Akte hervorgeht. Brandschauen,[15] Genehmigungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz, darüber hinaus Werbeanlagen wie Zigaretten- und Kaugummiautomaten oder Zeitungsboxen im öffentlichen Raum zählen ebenfalls dazu.

–          im Bereich der Umweltaspekte die Abbruchakten, da sie oft nur noch einen amtlichen Lageplan enthalten, trotz der Hinweise auf Altlasten sehr homogen sind und die Werksakten die verlässlichste Quelle für die Ermittlung von (großflächigen) Schäden an (ehemaligen) Industrieflächen darstellen. Der Einbau von Ölheizungen und Tanks oder der Wechsel von Heizungsanlagen, darüber hinaus Tankstellen, Waschstraßen und weitere umweltbedenkliche Anlagen der Großindustrie gehören ebenfalls in diese Kategorie.[16]

–          die Statikakten – Ausnahmen können Häuser mit Bergschäden[17] sein sowie

–          Parkhäuser (bisher nicht im Archivbestand enthalten), es sei denn, z. B. die Architektur oder die Schaffung von öffentlichen Parkflächen nach einem Gebäudeabriss wären von öffentlichem Interesse.

 

Zusammenfassend können die folgenden Fragen für die Bewertung und Erfassung von Bauakten herangezogen werden, wobei ein ganz besonderes Augenmerk auf die Gebäudefunktion und -art gelegt wird:

–          In welchen Gebäuden spiegeln sich die architektonischen, sozialen, wirtschaftlichen, politischen Besonderheiten oder die Entwicklung einer Stadt wider, welche Gebäude (z. B. Supermärkte) kommen dagegen häufiger auch in anderen vergleichbaren Städten (des Ruhrgebiets) vor?

–          Welche (Wohn-)Traditionen bzw. kulturellen Eigenarten sollen und können aus dem 19. bis 21. Jahrhundert überliefert werden? Wie stellen sich die Wohnformen in der zu untersuchenden Stadt dar?

–          Welche Benutzer- und Behördenanfragen liegen aktuell für Bauakten insgesamt oder für bestimmte Vorgänge vor, und welche davon werden nach Abbruch des Gebäudes erfahrungsgemäß nicht mehr oder selten nachgefragt  (z. B. statische Berechnungen, Werbeanlagen)?[18]

–          Wie lange existierten die Gebäude? Wem waren sie zugänglich?

–          Welche baulichen und strukturellen Besonderheiten sollen sich anhand der Bauakten konkret auswerten lassen (z. B. der Planungseinfluss des Siedlungsverbandes Ruhrkohlenbezirk und die Umsetzung von Stadtplanungs- und Stadterneuerungskonzepten zu unterschiedlichen Zeitpunkten und im Rahmen des Strukturwandels)? Welche Anzahl von Akten aus dem Gesamtbestand wird für die Dokumentation von Baumaßnahmen, die sehr viele Gebäude betreffen, benötigt (z. B. der Bau von Entwässerungsanlagen um den Ersten Weltkrieg und die Beteiligung verschiedener Bauträger nach den Weltkriegen)?

–          Reicht es aus, bestimmte Gebäude (z. B. Schuppen, Lagerhäuser), Genehmigungsvorgänge oder Tatsachen (z. B. Nutzungsänderungen, Abbrüche, Einbau einer Heizungsanlage) nur mit der Laufzeit in der Verzeichnung zu dokumentieren, ohne die Akte zu überliefern?

–          Welche Verknüpfungen zu anderen Quellenarten oder Publikationen sind herstellbar und können zur Bewertung herangezogen werden? Mit welchen Unterlagen lassen sich Baumaßnahmen noch rekonstruieren (Zeitungsausschnitte, Fotos, Pläne des Vermessungs- und Katasteramtes, Bebauungspläne, Stadtplanungskonzepte)?[19] Lässt sich die Wohnkultur evtl. durch andere Aktenarten erschließen (z. B. Liegenschaftsakten)?

 

Erschließung und Erfassung

Das Auswahlmodell, das zunächst für den Archivbestand gelten soll, entstand nach der Auswertung der Gelsenkirchener Literatur und Auflistung entsprechender Kriterien, aber dennoch weniger vor als vielmehr während der Bearbeitung. Zu einer schnellen Bewertung trug einerseits bei, dass bei einem Großteil der 2.500 bisher erschlossenen Akten die Laufzeit bzw. der Bau des Gebäudes oft deutlich vor dem Jahr 1945 lag und andererseits massenhaft gleichförmige Einzelgenehmigungsvorgänge (v. a. Abbruchakten) ab dem ausgehenden 20. Jahrhundert an das ISG abgegeben wurden. Auf Besonderheiten in der Akte (fehlerhafte Statikberechnungen, Abbruch denkmalgeschützter Gebäudeteile etc.) wurde bei der Erfassung geachtet, sodass diese Akten ohne vorherige Aufnahme in den Bewertungskatalog ggf. als archivwürdig bewertet werden konnten. Der Abgleich mit den vorhandenen Merkmalslisten war selten nötig. Als besonders zeitaufwändig erwies sich lediglich das Ermitteln der korrekten Laufzeit innerhalb der Hausakte, denn fast ausnahmslos alle Akten und deren Vorgänge wurden immer wieder neu sortiert. Die Erfassung und Bewertung pro Akte wurde mit ca. 5-10 Minuten veranschlagt, da sich durch die dreimonatige Bearbeitungszeit erhebliche Routinen entwickeln konnten.

In der Verzeichnungseinheit wurden neben den Kerndaten wie Straße und Hausnummer, evtl. auch frühere Adresse, die Laufzeit (nur Laufzeitunterbrechungen ab 10 Jahren) sowie die Funktion des Gebäudes, das bedeutet die konkrete Unterscheidung in Wohn- und Geschäftshaus bzw. Halle/Schuppen, und die Akten- oder Vorgangsart aufgenommen. Zu kassierende Akten sind z. B. durch den Zusatz „Werbeanlage“ eindeutig erkennbar. Im Hintergrund der detailreichen Überlegungen in Bezug auf die Gebäudefunktion bzw. Belegung des Objekts steht u. a. die Tatsache, dass die Herausgabe von Adressbüchern in Gelsenkirchen sehr unregelmäßig erfolgte und in der Regel außer den Behörden nur wenige Benutzer die Adressen der fraglichen Gebäude kennen, vielfach ist nur der Firmenname oder Mieter geläufig. Diese Art der Verzeichnung beugt außerdem unnötigem Ausheben von Akten vor. Die Pläne wurden bis auf die Lagepläne in den Abbruchakten nicht genauer bezeichnet, da jede Art von Genehmigungsvorgang die gleiche Art von Plänen enthält.

 

Zusammenfassende Überlegungen

Abschließend soll nun noch einmal zur Ausgangsfrage zurückgekommen werden, wie man als Archivar bei der Bewertung von Bauakten einerseits mit einer großen Nutzungsvielfalt, andererseits aber auch mit einer Stadt umgehen kann, in der das Gegensätzliche eher die Regel ist und die in der Tat von einer breiten Öffentlichkeit nicht als klassisch ‚schön’ bezeichnet wurde und wird. Einige dieser ‚dissonanten’ Besonderheiten fanden ihre Berücksichtigung im vorliegenden Bewertungsmodell und die sie dokumentierenden Akten wurden als archivwürdig eingestuft. Diese Art der Wahrnehmung über die Stadt Gelsenkirchen sollte respektiert werden, das heißt aber nicht, dass man bei der Überlieferung nur den Traditionen Aufmerksamkeit schenkt, die allgemein bekannt und erwünscht sind, und sich nur am wechselbaren Zeitgeist orientiert. Wichtig in der Diskussion um eine der Stadt gerecht werdende und transparente Reduktion der Bauakten scheint auch zu sein, dass man der Summe aller Bauwerke, Plätze und Treffpunkte zwar eine ganz wesentliche, aber nicht die einzig entscheidende Bedeutung für die Stadt beimessen kann, sondern man sein Augenmerk vielmehr auf das komplexe Konstrukt unterschiedlicher sozialer, wirtschaftlicher und politischer Strukturen, die miteinander korrelieren und die den Menschen zum Mittelpunkt haben, richtet. Die Bauakte kann nicht stellvertretend für das komplexe Leben eines Menschen in der Stadt herangezogen werden und dies dann als Rechtfertigung für deren Aufbewahrung dienen.

Die Übernahme und Verwaltung von 45.000 unbewerteten Bauakten aus der Bauaktenregistratur nach dem Scannen in analoger oder in digitaler Form ist zusammen mit den 5.500 Bauakten aus dem Archivbestand personell, technisch und organisatorisch kaum dauerhaft möglich. Wie das Modell auf die elektronische Akte anwendbar sein wird – beispielsweise durch Hinterlegung entsprechender Kriterien, die eine automatische Aussonderung aus dem Bearbeitungssystem der Bauverwaltung an das ISG veranlassen – ist aktuell noch nicht abzusehen. Zum heutigen Zeitpunkt lässt sich aber zunächst eine deutliche Reduzierung des analogen Archivaktenbestandes ausmachen (1.600 zu kassierende, 900 zu archivierende).[20]

 

 

Annett Schreiber

Institut für Stadtgeschichte, Gelsenkirchen

annett.schreiber@gelsenkirchen.de


[1] Bauaktenüberlieferung und Denkmalpflege – Praktische Aspekte zu zwei benachbarten Wirkungskreisen kommunalarchivischer Arbeit. Referate des 10. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) vom 16. bis 18.10.2001 in Stendal und ergänzende Beiträge, Münster 2002 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 15).

[2] Adressbuch der Stadt Gelsenkirchen, zusammengestellt nach amtlichen Unterlagen der Stadt Gelsenkirchen und nach eigenen Erhebungen, Bochum 1958, S. 9 und 11.

[3] Vgl. zu den folgenden Erläuterungen Westfälischer Städteatlas. Gelsenkirchen, hrsg. von Cornelia Kneppe und Mechthild Siekmann, Lieferung X, Nr. 3, Altenbeken 2008 (Veröffentlichungen der Historischen Kommission für Westfalen XXXVI); Heimatbund Gelsenkirchen (Hrsg.), Gelsenkirchen in alter und neuer Zeit. Ein Heimatbuch, Gelsenkirchen-Buer 1950; Heimatbund Gelsenkirchen (Hrsg.), Gelsenkirchen. Kleine Chronik einer großen Stadt, Gladbeck [1964]; Max Arendt (Hrsg.), Deutschlands Städtebau. Gelsenkirchen, Berlin 1922; Paul Große-Boymann, Gelsenkirchen. Die Stadt und ihre Lebensgesetze, Berlin 1939; Verwaltungsberichte der Stadt Gelsenkirchen; Stefan Goch, Stadtgeschichte(n), www.institut-fuer-stadtgeschichte.de [Stand: 05.06.2013, gilt ebenfalls für alle nachfolgenden Hinweise auf Internetseiten]; Stadtprofile Gelsenkirchen, www.gelsenkirchen.de/de/Kultur/Stadtprofile_Gelsenkirchen/Folgen/default.asp.

[4] Die Kassation von Akten bzw. Plänen gleichförmiger Häuser ließ sich aufgrund des hohen Aufwandes für das Ermitteln und Aussortieren von Duplikaten in der Praxis bisher nicht durchführen.

[5] Nach einer Aufstellung des Rechnungsprüfungsamtes vom 04.11.1953 nach dem Beschädigungsgrad vom 01.04.1945 waren von fast 22.300 Gebäuden aller Art ca. 19.800 beschädigt, ca. 9.000 zwischen 0 – 40 %, ca. 10.800 zwischen 41 – 100 %, vgl. Bestand GE 39, Signatur 305.

[6] 83 % aller Wohn-, 76 % der öffentlichen und 86 % der Industriegebäude waren beschädigt, vgl. Christa Nabakowski, Zerstörung und Wiederaufbau der südlich des Rhein-Herne-Kanals gelegenen Stadtteile Gelsenkirchens (Staatsexamensarbeit), o.O. 1964.

[7]Welche Pläne aus dem Bestand der Bauaktenregistratur aufgrund ihres intrinsischen Wertes im Original zu erhaltenden sind, auch wenn sie einmal gescannt vorliegen werden, wäre noch zu bestimmen.

[8] Der Begriff „Wiederaufbau“ kommt zum letzten Mal im Verwaltungsbericht der Stadt Gelsenkirchen von 1963 vor. Die Summe der wieder aufgebauten Gebäude lag bis dahin bereits im einstelligen Prozentbereich und damit deutlich unter dem Niveau der Neubauten.

[9] Stadt Gelsenkirchen (Hrsg.), Der Wohnungsbau in Gelsenkirchen von 1945-1960 (kurzer Rückblick über die Wohnungsbauförderung), Februar 1961.

[10] Im Archivbestand befinden sich keinerlei Akten über denkmalgeschützte Gebäude. Im künftigen elektronischen Bestand der Bauverwaltung müsste das Kriterium „Denkmal“ hinterlegt werden, damit die automatische Aussonderung an das ISG erfolgen kann.

[11] „Hausakte“ und „Hausaktenregistratur“ sind die in der Stadt Gelsenkirchen amtlich benutzten Begriffe. Der Terminus „Bauakte“ wurde wegen der allgemeinen Verbreitung in Deutschland für diesen Beitrag gewählt.

[12] Die Akten sind gerade im Entstehungszeitraum bis zur ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts so durcheinandergeworfen, dass es unmöglich ist, Vorgänge herauszufiltern.

[13] Alle im Folgenden genannten Vorgänge, auch wenn sie typisch für das Ruhrgebiet sind, wie z. B. das Stallgebäude als Anbau am Wohnhaus, das später zu einer Toilette oder Garage umfunktioniert wird, werden beispielhaft anhand der Hausakten dokumentiert, die sich nicht separieren lassen; siehe Anm. 12. Die Fotos der folgenden Akten und Vorgänge werden grundsätzlich archiviert.

[14] Die Übernahme von Schriftgut und Fotos eines örtlichen Kleingartenvereins ist ebenso denkbar.

[15] Brandschauen wären sicherlich nur dann interessant, wenn es tatsächlich einmal zu einem Brand gekommen wäre, vor allem in öffentlichen Gebäuden.

[16] Das Umweltreferat wird in Kooperation mit einer externen Firma die für Altlasten infrage kommenden Akten, vorwiegend im Bereich Gewerbe, auswählen, scannen und nach festgelegten Kriterien auswerten, da sich herausstellte, dass die Informationen zu den Altlasten während des Bestehens der Gebäude noch nicht ermittelt wurden. Die Access-Datenbank des Umweltreferats über Altlasten-Verdachtsflächen kann also ergänzt und später elektronisch komplett vom ISG übernommen werden.

[17] Der Einbau von Bergschadensicherungen in Gebäuden, Abbrüche aufgrund von Bergschäden sowie Fotos beschädigter Gebäude etc. werden im Enthält- oder Darin-Vermerk der Verzeichnungseinheit ausgeworfen. Die Bezirksregierung Arnsberg dokumentiert und informiert Betroffene umfassend über Bergschäden. Für die Abwicklung von Schäden und Schadenersatzforderungen zeichnet die RAG verantwortlich. Vgl. Stadt Gelsenkirchen (Hrsg.), Bergschäden im Stadtgebiet. Eine Bestandsaufnahme, Gelsenkirchen 1980.

[18] Aktuelle Nutzeranfragen auf die künftigen zu übertragen, mag zunächst viel zu oberflächlich erscheinen. Dennoch ist es wohl – so wie bei anderen Aktengruppen auch – nicht realistisch, dass in etwa 100 oder auch 300 Jahren jedes einzelne Haus in Gelsenkirchen architektonisch von Interesse sein wird oder generell bei jeder beliebigen Art von wissenschaftlicher oder heimatkundlicher Fragestellung alle Gelsenkirchener Gebäude mit allen Genehmigungsvorgängen untersucht werden (müssen).

[19] Entsprechende Absprachen mit städtischen Referaten über die Vermeidung einer Doppelüberlieferung wären noch zu treffen und schriftlich festzuhalten. Dass die komplette Hausakte natürlich für jeden Benutzer des Archivs einen großen Wert darstellt, da sie komprimiert alle Informationen aller städtischen Dienststellen über ein Haus oder Grundstück enthält, steht außer Zweifel.

[20] Die ausgewählten Akten werden erst vernichtet, wenn auch die sich im Außenmagazin des ISG befindlichen ca. 3.000 Akten ebenfalls bewertet und erfasst wurden und so ein komplettes Bild der Überlieferungslage des ISG über bereits abgebrochene Gebäude entstanden ist. In den nächsten Jahren wird außerdem überprüft, ob die bereits zur Kassation vorbereiteten Akten noch nachgefragt werden.

 

Dieser Artikel von Annett Schreiber von Institut für Stadtgeschichte Gelsenkirchen ist bereits in der Archivpflege, Heft 79 abgedruckt

Die Tiefe der Verzeichnung

Weiter geht es mit unserer Serie. Heute schreibt Carsten Haubrock über den Bestand, den er gerade bearbeitet. Er verzeichnet Akten der LWL-Finanzabteilung.

FAMI im LWL-Archivamt III: Die Tiefe der Verzeichnung ( von Carsten Haubrock)

In der vergangenen Woche hat euch mein Kollege Marcel mit dem Konzept der Erschließung vertraut gemacht und auch einen Einblick in den Bestand der LWL Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gegeben, in welchem er aktuell die Pressebesprechungen verzeichnet. Ich möchte an dieser Stelle dem geneigten Leser auch “meinen Bestand” kurz vorstellen, nämlich den der LWL-Finanzabteilung, früher bekannt unter der Bezeichnung Kämmerei. Die Finanzabteilung gehört zum Referat des Ersten Landesrats und befasst sich unter anderem mit der Haushaltsplanung, der Finanz- und Investitionsplanung sowie den Haushalts- bzw. Jahresrechnungen. Auch ist sie für das Haushalts- und Rechnungswesen der LWL-Einrichtungen, wie z.B. den Landeskrankenhäusern, Förderschulen, Heime, Wohnbereiche und Gutswirtschaften, zuständig, welche unter die Trägerschaft des LWL fallen oder von diesem betrieben werden. Besonders interessant fand ich auch den Bereich der Landschaftsumlage. Hier bekommt man einen guten Einblick in die Hauptfinanzierungsquelle des Landschaftsverbandes. Die Landschaftsumlage bezeichnet die Zahlungen, die durch den Hebesatz auf die Steuereinnahmen der Mitglieder des LWL, die 9 kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe, erhoben wird. Diese tragen und finanzieren sozusagen den Landschaftsverband. In den Unterlagen der Landschaftsumlage finden sich vor allem die Vierteljahresstatistiken der Kommunalfinanzen, sowie Schätzungen der Umlagegrundzahlen von Gemeinden und Kreisfreien Städten in NRW.

Der Kämmerei-Bestand unbearbeitet im Regal
Der Kämmerei-Bestand unbearbeitet im Regal

Aber auch unter dem Klassifikationspunkt Vermögen finden sich aufschlussreiche Archivalien, wie zum Beispiel Unterlagen zu den Stiftungen welche im Namen des Landschaftsverbandes betreut werden. Diesbezüglich möchte ich kurz die Piepmeyer-Stiftung erwähnen, welche von dem wohltätigen Kommerzienrat Heinrich Piepmeyer (1836-1914) aus Münster ins Leben gerufen wurde und deren Mittel man für die Verbesserung der Lebensqualität Behinderter Menschen einsetzt. Neben Unterlagen zu den Wahlen und Sitzungen des Verwaltungsrates der Stiftung sowie der Verwaltung des Vermögens findet man auch beispielsweise

 

 

Fotos von Umbauten im Integrativen Montessori Kindergarten in Münster, welche durch die Piepmeyer-Stiftung finanziert wurden, oder Unterlagen hinsichtlich der finanziellen Beihilfe zum Studienaufenthalt Behinderter im Ausland.

 

P1010093 Regal
Die Signatur wird im ersten Arbeitsschritt auf Papierstreifen bei der Archivalie notiert. Dann werden die Archivalien in Mappen und Kartons verpackt.

Da ich mit der Verzeichnung bisher noch nicht allzu vertraut war, musste ich mich zunächst mit der Struktur der Finanzabteilung auseinandersetzen. Hierbei war der Aktenplan eine sehr große Hilfe, denn in Kombination mit ebendiesem und den Aktenzeichen der Unterlagen, lassen sich sehr schnell Zuordnungen herstellen und Klassifikationen installieren, welche wiederum eine bessere Übersicht gewährleisten. Auch die Titelbildung ist so gesehen eine Kunst für sich. Knackig soll er sein, so ein Titel, dazu prägnant und ohne Interpunktion. Das wirklich schöne an diesem Bestand ist, das ein Großteil der anfallenden Akten bereits einen nahezu perfekten Titel besitzen, der nur hier und da ein wenig umgestellt werden muss. Die Benutzung des „Enthält-Feldes“ in ACTApro hatte mich allerdings zu Beginn ein wenig verunsichert. Wie viel des Inhalts der Akte soll ich hier kommunizieren und was ist überhaupt von Bedeutung? Da sagte ich mir, bevor ich etwas übersehe, bekommt halt nahezu jedes Blatt seine Erwähnung. Was als hehrer Vorsatz begann, war in der Praxis natürlich völlig untauglich. Selbst eine verhältnismäßig schmale Akte zu verzeichnen kostet nach dieser Strategie einfach Unmengen an Zeit und zudem verwirrt ein solch riesiger „Enthält-Vermerk“ den Betrachter mehr, als das er ihn informiert. Nach Rücksprache mit der zuständigen Archivarin erkannte ich, dass eine andere Herangehensweise erforderlich war. Im besten Fall sollte der Titel der Akte schon alles aussagen und Eintragungen in das „Enthält Feld“ überflüssig machen. Besondere Schriftstücke allerdings, die eine hohe Aussagekraft besitzen, sowie Unterlagen die aus dem üblichen Schema hervorstechen trägt man ein. Dokumente, die scheinbar nichts mit der eigentlichen Aussage der Akte zu tun haben werden im „Darin-Feld“ vermerkt. Nach und nach bekommt man auch ein Gefühl dafür, welche Informationen wichtig sind, und welche man unerwähnt lässt. Beispielsweise finden sich in den Archivalien zu den Bürgschaftsübernahmen des LWL auch quasi immer eine Anfrage des jeweiligen Darlehnsnehmers, sowie ein Tilgungsplan zum Darlehen und Korrespondenzen des LWL mit dem Darlehnsgeber. Da dies alles Informationen sind, die man in der Akte erwarten kann sofern der Titel gut ist, braucht man sie auch nicht mehr extra aufzuführen. Berücksichtigt man diese Anweisungen, kommt man letztlich auch recht zügig mit der Verzeichnung voran.

Soviel nun meinerseits zum Thema Verzeichnung. In meinen nächsten Bericht werde ich mich mit dem Thema der Magazintechnische Bearbeitung von Archivalien befassen. Oder vielleicht doch mit der Aufsicht des Lesesaals? Eventuell auch ein Blogbeitrag über die Gefahren und Tücken bei der Reponierung. Lasst euch überraschen.

Famis2014MasterHier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

Zuschüsse für die Bestandserhaltung durch die KEK

Foto: M.BomholtAuch in diesem Jahr unterstützt die Koordinierungsstelle für schriftliches Archivgut (KEK) Bestandserhaltungsprojekte in Archiven

Gerade in kleineren Archiven fehlt für Bestandserhaltung und Restaurierung oft das Geld. Eine Förderung durch die KEK kann hier helfen. Unter dem diesjährigen Oberthema „Verblassende Schrift – Verblassende Farbe“ unterstützt die Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK) in Archiven und Bibliotheken Projekte, die „innovativ und öffentlichkeitswirksam“ dem Erhalt des schriftlichen Kulturguts dienen. Mit den Mittel des Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien und der Kulturstiftung der Länder werden Maßnahmen der Bestanderhaltung in Archiven und Bibliotheken gefördert. Unterstützt werden in diesem Jahr Modellprojekte, die aktiv zum präventiven Schutz und zur konservatorischen Erhaltung von Archiv und Bibliotheksbeständen beitragen, deren Substanz und Aussagekraft durch den voranschreitenden Verlust, das Verblassen ihrer (schrift-)bildlichen Informationen oder auch die schädigende Wirkung ihrer Schreib- und Druckstoffe gefährdet sind. Dazu gehören Unterlagen wie Paus-, Thermopapiere, fotografische Materialien, Dokumente mit flüchtigen Schreibstoffen und Objekte, die durch Tintenfraß oder andere gefährdende Schreib-und Druckstoffe geschädigt sind.

Genauso erwünscht sind Projektanträge, die entweder Beiträge zur Aktualisierung der Schadens- und Gefährdungsbilanz des Schriftguts in Deutschland leisten, die Entwicklung und Stärkung der erforderlichen Fachkompetenz zum Ziel haben oder aber die Öffentlichkeit für die Gefährdung des schriftlichen Kulturguts sensibilisieren.

Bei Interesse erhalten Sie die Meldeformulare und weitere Detailinformationen unter:

www.kek-spk.de

ACHTUNG: Die Anträge müssen bis zum 7. Juli 2014 vorliegen.

Nicht lange zögern und hier direkt das Formular runterladen:

KEK_Antragsformular_2014

Weitere Informationen und Tipps zum Ausfüllen des Formulars erhalten Sie unter:

http://www.kek-spk.de/modellprojekte/downloads/

Kontakt:
Koordinierungsstelle für die Erhaltung des schriftlichen Kulturguts (KEK)
an der Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz
Dr. Ursula Hartwieg
Unter den Linden 8
10117 Berlin
Briefadresse: 10102 Berlin
Telefon: +49 (0) 30 266-43 1454

Die Crowdsourcing-Plattform Velehanden.nl

Eine der zentralen Fragen bei dem Einsatz von Web 2.0 in und für Archive ist die Frage nach dem Nutzen für die Archive. Die Vorstellung etwas online zu stellen, was dann von anderen erschlossen, bzw. bearebitet wird ist eine der Zukunftsvisionen, die viele Archive verfolgen. Scheinbar bieten sich einige Bestände, wie z.B. Fotobestände für das sogenannte “Crowdsourcing” geradezu an. In den Niederlanden läuft schon seit Jahren erfolgreich die Crowdsourcing-Plattform www.velehande.nl Ellen Fleurbaay und Nelleke van Zeeland vom Stadsarchief Amsterdam berichten hier über das Projekt, die Betreuungsaufwände, den Nutzen und die Ergebnisse bis jetzt. Dieser Beitrag in englischer Sprache bassiert auf einem Vortrag, der beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium im Okober 2013 in Arnheim gehalten wurde.

 

Velehanden.nl: what does it take to make a crowd?

Von Nelleke van Zeeland und Ellen Fleurbaay

10_Zeeland_homepage VHVeleHanden, which can be translated as Many Hands, is the online crowdsourcing platform initiated by the Amsterdam City Archives. It is active for almost two years now, so high time to look back, evaluate and value the results. A short history of the Amsterdam City Archives and our online activities will provide the necessary context and background of this project. Then we will focus on how the VeleHanden project was initiated and organised in a public private partnership. Then we will arrive at the most important question of crowdsourcing: how to create and keep a crowd. In conclusion, we will touch upon the results of VeleHanden. What did we accomplish? How is the quality of the work?

A short history of the Amsterdam City Archives

First of all some basic information on the Amsterdam City Archives. Since 2007 we are located in a beautiful building in the heart of the Amsterdam City Centre. We receive an average number of about 100.000 visitors a year. That is a figure we are very happy with, as before 2007, when we were housed in a picturesque little building on the outskirts of the city, we never attracted much more than a quarter of this number. And even this quarter was declining, in an alarmingly rapid pace. At the same time we were amazed to see how many visitors were attracted to our first website in 1998 and how fast the number of web visitors was growing. Without much effort, in a few years the website attracted ten times more visitors than our reading rooms.

The website started in 1998 and, as most websites in those days, it was a sort of online brochure, offering illustrated stories about highlights in our collections, information on opening hours and other practical things. Then we saw an Image database, probably Getty’s. We fell in love with it and wanted one for ourselves. In 2003 we had our own Beeldbank.

10_Zeeland_projectpage VHAbb1. Homepage + Projectpage

 

 

 

 

 

 

Then some visitors asked: ‘Why an Image database? Your core business is archives, so where are the archives? We had to admit that this was an apt remark and we set ourselves to get an overview and catalogue of our archival collections online. We named it: Archiefbank, or Archives Database. Our colleagues said: well done! But our customers were not satisfied and they asked: ‘Where is the button to see those documents? I cannot find it’.

Again an apt remark we thought. So we decided to start scanning. This time our colleagues laughed at us and asked us if, by the way, we had forgotten to calculate how long it would take to scan all those kilometres of documents. Of course we had not forgotten; it is an easy sum: with an average production of 10.000 scans a week it would take about 420 years to scan our collections. But the question is not about how much documents we have in our collections, the question is how much documents our customers ask from us. And that does not outnumber about 15.000 scans a week. That is why we started a ‘scan on demand service’. This works out fine and nowadays we produce 15.000 scans a week. When a request for scans is received it takes three to five weeks to produce the scans and bring them online. A lot better than the calculated 420 years…

However, then came the questions from customers that led to VeleHanden. This time the questions were not as simple as ‘where is the button’. They were more like vague complaints: ‘I cannot find it’, ‘It is too difficult’ or ‘Why is there so much’. It took us some time before we comprehended what was needed. Eventually, we came to the conclusion that our customers do want to find things, but they do not want to have to search for them. They want to know the history of their house, or the history of their family, but they do not want to make a study of how the population was administrated in the past. They just want to type in a name or an address. In short, they want an index to all those documents.

We had some indexes made in India, but even in low-wage-countries, this is rather expensive. The average costs of indexing a scan vary from three to ten times the price of producing a scan. It would be absolutely impossible for us to find the money to pay for indexing on a large scale. What we needed for indexing were volunteers, and not just a few, but lots and lots of volunteers. And that is how the idea for this crowdsourcing project was born.

Can we build it?

To attract a real ‘crowd’ to our project it seemed better to us, not to operate on a local scale. A project where all archives in the Netherlands could benefit from, seemed more appropriate. So in 2011 we invited our colleagues to join us in a nationwide pilot project to index all Dutch Militia registers. As enrolment for the army was obligatory, the name of every Dutch 19-year-old boy is written at least once in these registers. So nowadays every man or woman with Dutch ancestors can find some of them in these registers. An interesting project for a real crowd.

However, a nationwide project costs a lot of money. So the first problem to solve was the funding problem. The solution for this problem was found in a public private partnership. You could call it co-creation, as there were various partners involved in making VeleHanden possible.

The first category of partners are the archival institutions. They were asked to pay for the scanning of their own documents. The Amsterdam City Archives offered to manage the scanning process and we were able to negotiate a very low price per page, simply because of the size of the project. So we as archival institutions gain a lot as we receive high quality and cheap scans plus an index and all we learn from being part of an innovative project.

Secondly, VeleHanden was supported by public funds that want to stimulate people to participate in cultural and socially relevant projects. Two public funds decided to join us: the Mondriaan Foundation and VSBfonds.

The third party that profits from the project are the users of the Militia registers website who like to have a look at, or to download our scans. These users pay € 0,50 per scan. Of course there is an important exception: our crowdsourcers can earn scans for free.

And then there was a very important fourth partner in this project: the company that would own and exploit the crowdsourcing platform. We send out a Request for Proposal in which we offered a fixed price for the company that came up with the best plans. We did not ask for lowest price, but we asked for best quality and best warranties for continuity in the future.

We received seven enthusiastic proposals and we decided to contract two partners: one for the crowdsourcing platform VeleHanden.nl and one for the search system and webshop Militieregisters.nl. Geneabase built and owns militieregisters.nl and Picturae exploits the VeleHanden website. Currently, the crowdsourcing platform facilitates already ten institutions in eleven different projects. When an archive service wants to use VeleHanden, it has to pay a service fee that is related to the size, complexity and duration of the project. If new functionality is required for a particular project, it is up to Picturae to develop this functionality in dialogue with the archival institution. However, the archive service retains control over both the digital images and any metadata created by the volunteers during the project. We believe that the partnership therefore combines a commercial imperative for Picturae to support, develop and sustain VeleHanden with the archival institutions’ mission to promote online access and public engagement with archives.

In the next step of development, the actual creation of the platform for crowdsourcing, we invited a lot of people to help us ‘co-create’ VeleHanden. We realised that we needed to attract a huge and diverse community for crowdsourcing. This meant we had to attract a lot of people that we had never met before. Who are they, why would they participate and what is important to them? We needed to get to know these people a bit better. And we felt they had a right to participate in the development of the platform, as they were going to do the actual work on the website.

So we simply asked in one of the City Archives’ newsletters for volunteers to join the project to help us testing the tools for data entry and for quality checks and to test login procedures and forum facilities. In two days’ time 150 people volunteered and we had to stop enrolment for testing as our software-partner was getting a bit nervous.

We started the test period when the first tool, the tool for data entry was ready to be tested. We organised a meeting to get acquainted with our panel and to explain our ideas. They started the data entry, and at the same time we started developing the tool for control. Six weeks later, we held a second meeting, explained the working of the control tool and in the second test period our testers checked the data they had entered in the first six weeks and by doing this they tested the control tool.

All in all the testing took four months. We held another meeting and we organised several surveys, using Google analytics. Attendance to the meetings varied from twenty to fifty people. Even more important than the meetings and the surveys was the Forum. The Forum was a busy meeting-place for direct contact on a daily basis between testers and the project team. And it continues to be; direct communication is a very important feature of the site and we keep thinking of improvement.

All in all, this co-creation of our platform worked out very well and our software engineer told us she wished all projects could be done in this way. She enjoyed explaining how the site worked not only to us, but also to the actual users of the site. And she said it was very rewarding to be able to fix bugs as soon as people see them and to get a nice ‘thank you’ for it, instead of receiving complaints after you thought you had finished your job. On the other side, the volunteers were very happy to receive answers from the software engineer herself and they experienced that we really paid attention to what they said.

During this testing period the core of our crowd was formed. At November 3rd 2011, when we officially baptised VeleHanden and send it out in the world to grow, the testers transformed to ambassadors of the website. They do all the quality checks and they help new arrivals. At this moment, VeleHanden counts more than 2900 members and it still grows daily. So we can assume we managed to create a crowd.

 

VeleHanden.nl

 The platform VeleHanden.nl consists of several parts that we will briefly describe here. Of course this will make even more sense if one would logon to the website and browse around.

On the home page you will find general information about VeleHanden. What is it? Why should I join in in this project? What kind of projects can I work on? Each project has its own page with more specific information about the source the project is about, the task, the reward, relevant news items et cetera. Per project you can also find statistics on the overall progress of the project and which member entered or controlled most scans. We think this is also an important aspect for motivation of the crowd. Most of the projects are still genealogical projects, initiated by archival institutions, but there are also video tagging and photo tagging projects and even one in which you help determining louses and mites. This shows that VeleHanden is still developing. Abb.  Data entry – photo tagging

On the member page (‘Gebruikers’) you find an overview of all volunteers who work on one or more projects. On the Forum people can ask questions or share interesting information with the crowd. The menu items News and Help (FAQ) speak for themselves.

Each member can choose a project to work on, and by clicking on the ‘invoeren’-button, you start with the data entry. Data can be entered once or twice, or even more times, if you would like to. For most genealogical projects double data entry is chosen. A volunteer types the requested data and once he finished the scan and saves the data, a new scan immediately appears. We hope this motivates the volunteers and makes VeleHanden almost addictive. While entering data, the participants can use two buttons to contact the project managers. They can mark a scan as unusable (‘onbruikbaar’), for example when it is a cover of a book, or as remarkable (‘opmerkelijk’), if something special is noted. In the Militia registers project for instance we asked the crowd to use the ‘remarkable-button’ when they recognised famous persons. This led to a nice summing up of heroes on Militieregisters.nl.

 

10_Zeeland_data entry photo VH

 

 

10_Zeeland_data entry text VHAbb 2.  Data entry – archival project

 

 

 

 

The control tool is only accessible if you have been appointed controller by a project manager. The data entered by both participants is shown next to each other and next to the scan and differences are highlighted. The controller can see in an instant where he should pay extra attention to. He can choose one of the entries by clicking on it, or if he disagrees with both, he can enter the correct data himself. If he does not know what is right either, he can use the problem button to send an email to an expert, someone from the archival institution. This option is not used by the controllers often though. As a default setting both participants are rewarded with VeleHanden points, but if the controller suspects misuse, he has the power to take points. This is also a rare exception. Abb. Control tool

 

Pleasure, praise, profit

We saw that we have already passed the problem of making a crowd. Now the important challenge is to maintain a crowd. Of course we have thought a lot about it: it started during the development of VeleHanden, but thinking of ways to keep the crowd still continues. We believe the work has to provide three things to the crowd: pleasure, praise and profit.

First of all: it must be a real pleasure to use the website. It must be user friendly and really fast. The task itself must be fun and it must be nice to come into contact with like-minded people that you get to know after a while.

Then you must feel and be told that the work you are doing is appreciated very much, not only by the archives, but by all historical researchers now and in the future. Working on VeleHanden is a socially relevant activity. It may sound obvious, but this is an important feature of all volunteer work: volunteers have to feel appreciated and praise is a simple, but an important reward. Important at this point is also to show the results: as Amsterdam City Archives we weekly add the newly indexed names in a work in progress index on our website. This is great for our crowd, because if a participant enters a name today, he will be able to search and find that name next week. For us as project team it is great as well, because we see our indexes grow with about 15.000 to 20.000 names a week, which is incredible.

And, last but not least, you have to gain something as well. At VeleHanden you receive what we call VeleHanden points, to be compared to Airmiles. These points are not worth a lot; an estimate would be that you earn € 0,50 an hour. But still, it is a sign of appreciation and we learned this is important to our crowd. Each archive can decide how many points they want to reward their volunteers and can decide what kind of ‘products’ they offer. Usually, it is access to scans, which are otherwise only downloadable for money. But we also have sent flowers or chocolates and organised workshops, guided tours and even a lottery. Although it is not the decisive factor to participate, it is important to reward your crowd. An example that illustrates this, is the birthday of the VeleHanden project of the population registers. We decided that on that particular day, people would be awarded five instead of the regular three points for each scan. Where the average of indexed scans was 250 a day, on the birthday it suddenly rose to 591.

These three p’s, pleasure, praise and profit, are the key factors which we will continue to monitor and develop to maintain our crowd, in hope we can keep them as enthusiastic and hard-working as they are now.

 Results

To conclude some more details about the results of crowdsourcing. In almost two years, VeleHanden counts 2900 participants, mainly from the Netherlands, but also from abroad, for example from Brasil, the United States, Sweden, Australia and even Senegal.

Their production is overwhelming. If I take only the genealogical projects into account, there are over 4,5 million names transcribed. Calculated in working hours, this would take us, regular archivists, more than fifty years. And then we would not even take breaks. So that is huge. On top of that, they really seem to like it, because they are also really active on the Forum. In two years they started 1280 forum topics and responded to them more than 5000 times.

What you see in all crowdsourcing-projects: most of the work is done by a small hard core and this is also the case with VeleHanden. Fifteen participants have processed more than an amazingly amount of 10.000 scans each.

But quantity is not as important as quality. The question most asked is: is crowdsourcing prone to error? Last year, Ellen Fleurbaay and PhD researcher Alexandra Eveleigh from University College London, tackled this question in a paper delivered at the ICA conference. They gave a threefold answer to this question, which we will summarise here.

Firstly, support and guidance is essential for crowdsourcing. Instructions are provided in several different places and formats: as a manual, while indexing and in FAQ. People can ask for help on the Forum or use the remarkable button to bring a scan under extra attention of a controller or project leader. These guidelines and communication tools make the crowd confident.

Secondly, VeleHanden uses a double entry system: as we explained earlier two different people independently index the same scan. And then on top of that, a third person checks the data that the first two have entered. This third volunteer can see both the scanned document and the two sets of data that have already been entered. The third person’s job is to check and decide on the right choice. So three independent persons review a scan, something that would be far too costly if you were not to work with a crowd.

And lastly, a question in return is: what do we consider an error? Sometimes an entry in our index looks like a mistake, but eventually turns out to be right. We will show you one example from the Militia registers.

Searching on the impossible year or birth 1, gives 33 results. So you would think these are 33 mistakes. But take for example Hendrikus Ebeling, who cannot have been born on June 12th in the year 1. As he is registered in 1861, and all boys had to sign on at the age of 19, it is obvious that Hendrikus must have been born in 1842, as were all the other boys registered on the same page. But the strict instruction for the volunteers is to copy exactly what they read in the scan and as you can see, according to the scan his date of birth is June 12th in the year 1. So in the index you can find him born in the year 1 and this is not a mistake made during indexing, but an error in the nineteenth century administration.

So even if you find strange years or dates of birth, you cannot be sure they are mistakes. In the Militia register index of over one million records, there are 316 of these ‘impossible’ years of birth, and this is only 0.027% of the index, a reassuring percentage. Especially if you consider that some of those 316 might even be indexed right.

So all in all we are very satisfied with the development and results of VeleHanden so far. Of course, there are still points of improvement and we still learn every day.

Nelleke van Zeeland
Stadsarchief Amsterdam

nvanzeeland@stadsarchief.amsterdam.nl

 

Ellen Fleurbaay

Stadsarchief Amsterdam

heft 80 - 01-2014 - seiten001-068.inddDieser Beitrag ist ebenfalls inder aktuellen Archivpflege, Heft 80 abgedruckt.