Tarifvereinbarung im öffentlichen Dienst bringt Vorteile für den Bereich der Archive

euro_symbolAus aktuellem Anlass haben wir kurzfristig die Fortbildungsveranstaltung „Neue Entgeltordnung für Kommunen und ihre Auswirkungen auf die Beschäftigten in Archiven“ (Anmeldung ab sofort möglich!) am 7. Juli 2016 anberaumt. Im Folgenden veröffentlichen wir bereits vorher eine vorbereitenden Text als Gastbeitrag aus der Feder von Herrn Eckhard Möller. Vielen Dank dafür!

Die mit den Arbeitgebern im Bereich der Kommunen erzielte Tarifvereinbarung vom 29. April 2016 bringt für die Beschäftigten im Bundesarchiv und den Kommunalarchiven deutliche Vorteile mit sich. Das betrifft nicht nur die Erhöhung der Entgelte rückwirkend zum 1. März 2016 um 2,4% und noch einmal zum 1. Februar 2017 um 2,35%, sondern vor allem die neue Entgeltordnung.

Zur Erinnerung

Beim Inkrafttreten des TVöD im Jahr 2005 war zwischen Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite die Vereinbarung einer neuen Entgeltordnung, nach der die Eingruppierung der Beschäftigten erfolgen soll, fest vereinbart worden. Für den Bereich der Archive und der Bibliotheken wurde dabei seitens der Gewerkschaft ver.di und des Verbandes deutscher Archivar*innen die Forderung erhoben, die speziellen Eingruppierungsmerkmale des alten Bundesangestelltentarifvertrags, die sich im gehobenen Dienst als Mauer gegen Höhergruppierungen erwiesen hatten und Archivar*innen gegenüber Beschäftigten mit gleicher formaler Qualifikation in anderen Tätigkeitsfeldern benachteiligten, aufzuheben. Die Eingruppierung sollte vielmehr nach den gleichen Tätigkeitsmerkmalen wie für andere Beschäftigte der öffentlichen Verwaltung erfolgen.

Nachdem der ‚Geleitzug‘ der öffentlichen Arbeitgeber in Tariffragen bereits mit dem Abschluss des TVöD für den Bund und die Kommunen und des TVL für den Bereich der Länder zerbrochen war, folgte für den Bereich des Bundes bereits im Jahr 2014 eine Neuregelung der Entgeltordnung, nach der die Eingruppierung für den Archivbereich in Anlehnung an die Eingruppierungsregeln für die allgemeine Verwaltung erfolgte. Für die Kommunen hat es nun zwei weitere Jahre gedauert, bis ein Erfolg in Sachen Entgeltordnung vermeldet werden kann.

Für den Bereich der Kommunen konnte nun ein weitergehender Erfolg erzielt werden:

Für den Bereich der Archive (und Bibliotheken) gibt es ab dem 1. Januar 2017 keine speziellen Eingruppierungsmerkmale mehr. Vielmehr erfolgt die Eingruppierung der Beschäftigten nach den gleichen Kriterien wie für die allgemeine Verwaltung. Damit sind alle Hindernisse, die bislang Höhergruppierungen im Wege standen, weggefallen und haben Archivbeschäftigte endlich die gleichen Chancen zur Höhergruppierung wie andere Beschäftigte mit gleicher Qualifikation. „Tarifvereinbarung im öffentlichen Dienst bringt Vorteile für den Bereich der Archive“ weiterlesen

LWL-Archivamt und LWL.IT präsentieren Verbundlösung zur elektronischen Langzeitarchivierung

AKKA12.11_3.Am 12. November präsentierten die LWL.IT Service-Abteilung und das LWL-Archivamt für Westfalen in Münster bei der ersten Arbeitssitzung des Arbeitskreises der Archive (AKKA) und des Arbeitskreises Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) beim Landkreistag NRW die im Landschaftsverband 2010 eingeführte elektronische Sozialhilfeakte „e.Akte ANLEI“, die im LWL durch drei verschiedene Abteilungen gemeinsam geführt wird. Neben der Anbindung des Fachverfahrens ANLEI interessierte die Zuhörer, wie die archivwürdigen eAkten ausgewählt und in das elektronische Langzeitarchiv des Archivs LWL, das „eLan.LWL“, übernommen werden können. Dieser Prozess wurde in entsprechenden Testsystemen vorgeführt, so dass die Arbeitsschritte, die eine eAkte von der Anlage über den Export in Richtung des Langzeitarchivs und die dortige Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Anlage und Recherche in der archivischen Erschließungssoftware nachvollzogen werden konnten. „LWL-Archivamt und LWL.IT präsentieren Verbundlösung zur elektronischen Langzeitarchivierung“ weiterlesen

Neue Mustersatzung nach der Novellierung des Archivgesetzes 2014

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Turnusgemäß wurde im vergangenen Jahr das Gesetz über die Sicherung und Nutzung öffentlichen Archivguts im Landes Nordrhein-Westfalen (Archivgesetz Nordrhein-Westfalen – ArchivG NRW) überarbeitet. Die Neufassung vom 16. September 2014 (GV. NRW. 2014 S. 603) trat zum 30. September 2014 in Kraft.
Nach der umfassenden Neugestaltung des Archivgesetzes im Jahr 2010 sollten, so die Zielsetzung des Gesetzgebers, lediglich solche Anpassungen vorgenommen werden, die sich im praktischen Umgang mit dem Archivgesetz in den vergangenen vier Jahren ergeben hatten.

Änderungen für die Kommunalarchive

Für die Kommunalarchive enthält weiterhin § 10 die maßgeblichen Bestimmungen. Im Zuge der Novellierung wurden diese allerdings erweitert um Regelungen, die bislang ausschließlich für das Landesarchiv galten (§ 3 Abs. 5 u. 6; § 4 Abs. 1, Satz 4 u. 5). Die Ausweitung des Geltungsbereichs auch auf Kommunalarchive bezieht sich im Wesentlichen auf folgende Bereiche:
• Vorfeldarbeit:
Beratung ihrer Verwaltungen bei der Verwaltung, Aufbewahrung und Sicherung der Unterlagen (ArchivG NRW § 3 Abs. 6).
• Elektronische Unterlagen:

Beteiligung der Kommunalarchive bei der Planung, Einführung und wesentlichen Änderungen von IT-Systemen zu beteiligen, um spätere Übernahmen elektronischer Unterlagen sicherzustellen (ArchivG NRW § 3 Abs. 6).

Einsichtnahme in Unterlagen und begleitende Hilfsmittel und Daten zur Feststellung der Archivwürdigkeit (ArchivG NRW § 4 Abs. 1 Satz 4)

Ebenfalls Anbietung von elektronischen Unterlagen, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen (ArchivG NRW § 4 Abs. 1 Satz 5).
• Unveräußerlichkeit von Archivgut:
Auch nichtamtliches Archivgut gilt nunmehr als unveräußerlich. Die Beschränkung auf amtliches Archivgut wurde aufgehoben.

Umsetzung in kommunales Recht

Kommunalarchive tun gut daran, die Bestimmungen des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen in kommunales Recht umzusetzen: in Form einer Satzung (Verabschiedung durch den Rat) oder einer Dienstanweisung (Erlass durch die Verwaltungsleitung). Sie definiert Aufgaben und Kompetenzen des Kommunalarchivs bei der Überlieferungssicherung und regelt insbesondere die dienstlichen Beziehungen zwischen dem Archiv und den Organisationseinheiten seiner Verwaltung.
Das LWL-Archivamt bietet den Kommunalarchiven bereits seit Jahren eine Mustersatzung bzw. -dienstanweisung an, die nunmehr an die neuen Bestimmungen des Archivgesetzes angepasst werden musste.

Herunterladen kann man hier einmal die neue Satzzung mit den Markierungen nach den Änderungen am Archivgesetz NRW von 2014 und eine Mustersatzung zumn eignen Gebrauch in der Kommune.(Stand März 2015)

Satzung-Was hat sich seit 2014 geändert?

Mustersatzung zum eigenen Gebrauch

Preview: erster Beitrag aus der neuen Archivpflege

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Die neue Archivpflege in Westfalen-Lippe erscheint in Kürze. Wir posten hier bereits vorab einen ersten Beitrag daraus. Auf dem Westfälischen Archivtag in Bielefeld hatte Michael Korn, Stadtarchivar von Sankt Augustin, über seine Strategien der Zusammenarbeit mit der eigenen Verwaltung vorgetragen. In seinem Beitrag für die Archivpflege führt er nun sein Vorgehen auf dem Weg zu einer Profilbildung des Stadtarchivs weiter aus:

Profilbildung beginnt beim Träger:
Das Stadtarchiv als Dienstleister und Partner der Verwaltung am Beispiel von Sankt Augustin

von Michael Korn

Einleitung

Für meinen Vortrag „Profilbildung beginnt beim Träger“ möchte ich zu Beginn den „Träger“ als Bezugsrahmen definieren. Dies ist für unser Stadtarchiv zum einen die Stadtverwaltung mit allen städtischen Dienststellen. Zum anderen sind dies die Mitglieder des von den Bürgern gewählten Stadtrates, die die Verwaltung beauftragen und beaufsichtigen.

Zunächst einige Rahmendaten zu Sankt Augustin: Die Stadt liegt als Teil des Rhein-Sieg-Kreises östlich von Bonn und ist in dieser Form im Rahmen der kommunalen Neugliederung 1969 entstanden. Heute hat die Stadt ca. 57.000 Einwohner. Die Verwaltung ist überwiegend im Rathaus und benachbarten Gebäuden untergebracht. Hier arbeiten ca. 360 von insgesamt ca. 520 Mitarbeitern, die übrigen in Schulen und Kindertagesstätten, der Kläranlage, in Jugendzentren und auf dem Bauhof. Das Stadtarchiv wurde 1980 eingerichtet und verfügt seither über zwei volle Personalstellen.

Profilbildung bei der Stadtverwaltung Sankt Augustin

Als ich im Jahr 2003 meine Tätigkeit als Stadtarchivar in Sankt Augustin antrat, wurde das Stadtarchiv trotz einer umfangreichen Öffentlichkeitsarbeit verwaltungsintern kaum wahrgenommen und wenn, dann fast ausschließlich als kulturelle Einrichtung. Als zentraler Ansprechpartner für Fragen der Schriftgutverwaltung wurde es wohl nicht angesehen, eine systematische Vorfeldarbeit fand nicht statt.

Ausgangssituation in der Altregistratur bei Amtsübernahme

Zum Archiv gehört seit seiner Gründung auch die Verwaltung der zentralen Altregistratur im Rathauskeller. Die Einlagerung von schriftlichen Unterlagen, meist Akten und Vorgängen, aber auch Karten und Plänen, erfolgte vielfach durch Mitarbeiter der Stadtverwaltung selbst im Magazin in eigener Verantwortung. Für das Gros der eingelagerten Unterlagen erhielt das Stadtarchiv zumeist handschriftliche Übergabelisten, allerdings gab es in der Regel keine Nummern oder eindeutige Signaturen.

Diese jahrzehntelange Praxis hatte unter anderem zur Folge, dass bei einem erheblichem Anteil der Akten in der Altregistratur weder dem Stadtarchiv noch den betroffenen Verwaltungsstellen bekannt war, welche Akten sich wo befanden. Zeitaufwändiges Suchen mit ungewissem Ausgang war daher der Regelfall.

Hinzu kam, dass für fast alle Unterlagen die Aufbewahrungsfristen nicht bekannt waren, so dass die Regale sowie die sie umgebenden Gänge mit Unterlagen völlig überfüllt waren.

Ferner gelangte unter diesen Umständen primär nicht-archivwürdiges Material ins Archivmagazin. Grund war die Scheu vieler Verwaltungsmitarbeiter, die für sie wichtigen Unterlagen ins Archiv zu geben, da die Mitarbeiter nicht unbedingt davon ausgehen konnten, diese Akten überhaupt oder zumindest zeitnah wiederzufinden.

Vor diesem Hintergrund leiteten wir 2003 einen grundlegenden Kurswechsel bei der Ausrichtung des Stadtarchivs ein, der folgende Teilziele anstrebte:

  • Eine effektive Nutzung der begrenzten Lagerkapazitäten,
  • das Gewinnen eines Überblicks über alle verwahrten Unterlagen in Altregistratur und Endarchiv,
  • den Aufbau einer systematischen Vorfeldarbeit,
  • das Knüpfen von intensiven Kontakten zu Mitarbeitern der Stadtverwaltung,
  • die Übernahme von potentiell archivwürdigem Verwaltungsschriftgut ins Archiv sowie

Leitbild – Leidbild – Lightbild?

Leitbild LWL-Archivamt für Westfalen_frei_Seite_01

Das Spotten über Leitbildentwicklung und Leitbildprozesse ist weit verbreitet. Leitbilder werden gerne als hohles Wortgeklingel oder als oberflächliches ‚Gelaber‘ abgetan nach dem Motto: „Lesen, lachen, lochen!“

Von daher wird sich manche/r vielleicht wundern, dass hier im archivamtblog nun ausgerechnet das neue Leitbild des Archivamtes vorgestellt wird.

Dieses hat eine Vorgeschichte: 2013 wurde ein Leitbild für das gesamte LWL-Kulturdezernat entwickelt, das in der Darstellung von Aufgaben und Selbstverständnis der fünf LWL-Kulturdienste, der sechs Kommissionen und der 17 LWL-Museen zwangsläufig ein Kompromisspapier darstellte. Einerseits sollte jeder sich darin wiederfinden können, andererseits sollte und durfte das Leitbild aber auch nicht zu kleinteilig werden.

Deshalb entstand sehr bald die Idee, für das Archivamt ein eigenes, individuelles Leitbild zu entwickeln. Andere LWL-Kultureinrichtungen haben das für sich auch schon umgesetzt. Gleichwohl reagierten nicht wenige Kolleginnen und Kollegen im Haus (freundlich ausgedrückt:) zurückhaltend, als im Frühjahr die Entscheidung fiel, den Leitbildprozess für das Archivamt zu starten.

Die Skepsis wurde im Auftaktworkshop so artikuliert: „Warum müssen wir das denn jetzt auch noch machen?“ „Wir wissen doch alle, was wir tun, und warum wir‘s tun, und unsere Kolleginnen und Kollegen in Westfalen und die Benutzerinnen und Benutzer wissen es auch!“

Am Ende des Leitbildprozesses, der gut zwei Monate vom Auftakt bis zur Verabschiedung des Leitbilds dauerte, äußerten sich dann aber alle, auch die Skeptiker, sehr positiv. Denn es hatte sich als fruchtbar und spannend erwiesen, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zusammen zu bringen und gemeinsam über die Aufgaben des Amtes, die Zusammenarbeit im Haus, die tägliche Arbeit und deren Wirkung nach außen nachzudenken und zu diskutieren.

Die Mühe hat sich gelohnt:  Das Leitbild in der vorliegenden Form haben wir gemeinsam verabschiedet und wollen es nun auch weiter mit Leben füllen. Nach innen war der Leitbildprozess ein Riesengewinn.

Wir hoffen aber natürlich auch, dass das Leitbild nach außen wirkt. Wir möchten damit transparent machen, wer wir sind und was wir wollen: Angefangen von der Beratungspraxis der nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe, über die Archivierungspraxis des Archivs LWL und in den von uns betreuten Privatarchiven sowie im Westfälischen Literaturarchiv bis hin zu einer möglichst guten Erreichbarkeit und Zugänglichkeit der Bestände für unsere Benutzerinnen und Benutzer.

Ob uns das gelungen ist, können Sie mit beurteilen! Wir freuen uns über Ihre Rückmeldungen!

Leitbild LWL-Archivamt: http://www.lwl.org/waa-download/pdf/Leitbild_AAW_web.pdf

Leitbild LWL-Kulturdezernat: http://www.lwl.org/kultur-download/Leitbild_LWL_Kultur.pdf