Digital resources in the Social Sciences and Humanities OpenEdition Our platforms OpenEdition Books OpenEdition Journals Hypotheses Calenda Libraries OpenEdition Freemium Follow us

Verzeichnungsprojekt zu Karten und Plänen startet

Foto: LWL-Archivamt

Karten und Pläne sind in jedem Archiv ein besonderer Schatz. Durch ihre klare Visualität scheinen sie dem Nutzer oft direkt zugänglich zu sein. Trotzdem erfahren sie in vielen Archiven oft ein Schattendarsein, als Sammlungsgut, das man hat, das aber in der Regel nicht wirklich verzeichnet ist. Bei uns im Haus startet jetzt zum 1.11.14 ein Verzeichnunungsprojekt für die Karten und Pläne eines westfälischen Adelsarchivs, das wir im Blog in den nächsten Monaten begleiten wollen.

Auch in den vom LWL-Archivamt betreuten Adelsarchiven wurden Karten schon seit je her gesammelt, aber die wneigsten Kartenbestände liegen heute verzeichnet vor.  Oft ist dies auch eine Frage der Lagerungbedingungen gewesen, denn Karten und Pläne sind mit ihrem Überformat oft weniger gut zu lagern, als z.B. eine Akte, die in einem normalen Archivkarton Platz hat.

Die Lagerung ist etwas, was man im Vorfeld einer jeden Kartenverzeichnung zu klären hat. Wenn man die KArten verzeichnet, glättet, planlegen lässt und dan in Mappen packt, werden sie dann im Archiv eine Platz haben?

Foto: LWL-Archivamt
In einem Archiv liegen die Karten üblicherweise in einem Kartenschrank

Im aktuellen Fall verfügt das Adelsarchiv erfreulicherweise über einen kleinen Kartenraum mit alten und neuen Kartenschränken und einem größeren Tisch, um die Karten vorzulegen. Ideale Bedingungen für die momentane und weitere archivische Lagerung der Karten und Pläne.

 

 

„Verzeichnungsprojekt zu Karten und Plänen startet“ weiterlesen

Praxisbeispiel zum Umgang mit einer Erschließungssoftware

Auf dem Blog “Archive 2.0” hat Karsten Kühnel, der als wissenschaftlicher Archivar am Universitätsarchiv Bayreuth arbeitet, eine kleine Reihe von Beiträgen gepostet. Er beschreibt darin unter dem Titel “Erschließung von Beziehungsgeflechten mit MidosaXML” anschaulich, wie er seine Erschließungssoftware bei der täglichen Arbeit einsetzt und mit welchen Vorüberlegungen er an die Bestände und Archivalienbeschreibung heran gegangen ist:

Die Crowdsourcing-Plattform Velehanden.nl

Eine der zentralen Fragen bei dem Einsatz von Web 2.0 in und für Archive ist die Frage nach dem Nutzen für die Archive. Die Vorstellung etwas online zu stellen, was dann von anderen erschlossen, bzw. bearebitet wird ist eine der Zukunftsvisionen, die viele Archive verfolgen. Scheinbar bieten sich einige Bestände, wie z.B. Fotobestände für das sogenannte “Crowdsourcing” geradezu an. In den Niederlanden läuft schon seit Jahren erfolgreich die Crowdsourcing-Plattform www.velehande.nl Ellen Fleurbaay und Nelleke van Zeeland vom Stadsarchief Amsterdam berichten hier über das Projekt, die Betreuungsaufwände, den Nutzen und die Ergebnisse bis jetzt. Dieser Beitrag in englischer Sprache bassiert auf einem Vortrag, der beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium im Okober 2013 in Arnheim gehalten wurde.

 

Velehanden.nl: what does it take to make a crowd?

Von Nelleke van Zeeland und Ellen Fleurbaay

10_Zeeland_homepage VHVeleHanden, which can be translated as Many Hands, is the online crowdsourcing platform initiated by the Amsterdam City Archives. It is active for almost two years now, so high time to look back, evaluate and value the results. A short history of the Amsterdam City Archives and our online activities will provide the necessary context and background of this project. Then we will focus on how the VeleHanden project was initiated and organised in a public private partnership. Then we will arrive at the most important question of crowdsourcing: how to create and keep a crowd. In conclusion, we will touch upon the results of VeleHanden. What did we accomplish? How is the quality of the work?

A short history of the Amsterdam City Archives

First of all some basic information on the Amsterdam City Archives. Since 2007 we are located in a beautiful building in the heart of the Amsterdam City Centre. We receive an average number of about 100.000 visitors a year. That is a figure we are very happy with, as before 2007, when we were housed in a picturesque little building on the outskirts of the city, we never attracted much more than a quarter of this number. And even this quarter was declining, in an alarmingly rapid pace. At the same time we were amazed to see how many visitors were attracted to our first website in 1998 and how fast the number of web visitors was growing. Without much effort, in a few years the website attracted ten times more visitors than our reading rooms.

The website started in 1998 and, as most websites in those days, it was a sort of online brochure, offering illustrated stories about highlights in our collections, information on opening hours and other practical things. Then we saw an Image database, probably Getty’s. We fell in love with it and wanted one for ourselves. In 2003 we had our own Beeldbank.

10_Zeeland_projectpage VHAbb1. Homepage + Projectpage

 

 

 

 

 

 

Then some visitors asked: ‘Why an Image database? Your core business is archives, so where are the archives? We had to admit that this was an apt remark and we set ourselves to get an overview and catalogue of our archival collections online. We named it: Archiefbank, or Archives Database. Our colleagues said: well done! But our customers were not satisfied and they asked: ‘Where is the button to see those documents? I cannot find it’.

Again an apt remark we thought. So we decided to start scanning. This time our colleagues laughed at us and asked us if, by the way, we had forgotten to calculate how long it would take to scan all those kilometres of documents. Of course we had not forgotten; it is an easy sum: with an average production of 10.000 scans a week it would take about 420 years to scan our collections. But the question is not about how much documents we have in our collections, the question is how much documents our customers ask from us. And that does not outnumber about 15.000 scans a week. That is why we started a ‘scan on demand service’. This works out fine and nowadays we produce 15.000 scans a week. When a request for scans is received it takes three to five weeks to produce the scans and bring them online. A lot better than the calculated 420 years…

However, then came the questions from customers that led to VeleHanden. This time the questions were not as simple as ‘where is the button’. They were more like vague complaints: ‘I cannot find it’, ‘It is too difficult’ or ‘Why is there so much’. It took us some time before we comprehended what was needed. Eventually, we came to the conclusion that our customers do want to find things, but they do not want to have to search for them. They want to know the history of their house, or the history of their family, but they do not want to make a study of how the population was administrated in the past. They just want to type in a name or an address. In short, they want an index to all those documents.

We had some indexes made in India, but even in low-wage-countries, this is rather expensive. The average costs of indexing a scan vary from three to ten times the price of producing a scan. It would be absolutely impossible for us to find the money to pay for indexing on a large scale. What we needed for indexing were volunteers, and not just a few, but lots and lots of volunteers. And that is how the idea for this crowdsourcing project was born.

Can we build it?

To attract a real ‘crowd’ to our project it seemed better to us, not to operate on a local scale. A project where all archives in the Netherlands could benefit from, seemed more appropriate. So in 2011 we invited our colleagues to join us in a nationwide pilot project to index all Dutch Militia registers. As enrolment for the army was obligatory, the name of every Dutch 19-year-old boy is written at least once in these registers. So nowadays every man or woman with Dutch ancestors can find some of them in these registers. An interesting project for a real crowd.

However, a nationwide project costs a lot of money. So the first problem to solve was the funding problem. The solution for this problem was found in a public private partnership. You could call it co-creation, as there were various partners involved in making VeleHanden possible.

The first category of partners are the archival institutions. They were asked to pay for the scanning of their own documents. The Amsterdam City Archives offered to manage the scanning process and we were able to negotiate a very low price per page, simply because of the size of the project. So we as archival institutions gain a lot as we receive high quality and cheap scans plus an index and all we learn from being part of an innovative project.

Secondly, VeleHanden was supported by public funds that want to stimulate people to participate in cultural and socially relevant projects. Two public funds decided to join us: the Mondriaan Foundation and VSBfonds.

The third party that profits from the project are the users of the Militia registers website who like to have a look at, or to download our scans. These users pay € 0,50 per scan. Of course there is an important exception: our crowdsourcers can earn scans for free.

And then there was a very important fourth partner in this project: the company that would own and exploit the crowdsourcing platform. We send out a Request for Proposal in which we offered a fixed price for the company that came up with the best plans. We did not ask for lowest price, but we asked for best quality and best warranties for continuity in the future.

We received seven enthusiastic proposals and we decided to contract two partners: one for the crowdsourcing platform VeleHanden.nl and one for the search system and webshop Militieregisters.nl. Geneabase built and owns militieregisters.nl and Picturae exploits the VeleHanden website. Currently, the crowdsourcing platform facilitates already ten institutions in eleven different projects. When an archive service wants to use VeleHanden, it has to pay a service fee that is related to the size, complexity and duration of the project. If new functionality is required for a particular project, it is up to Picturae to develop this functionality in dialogue with the archival institution. However, the archive service retains control over both the digital images and any metadata created by the volunteers during the project. We believe that the partnership therefore combines a commercial imperative for Picturae to support, develop and sustain VeleHanden with the archival institutions’ mission to promote online access and public engagement with archives.

In the next step of development, the actual creation of the platform for crowdsourcing, we invited a lot of people to help us ‘co-create’ VeleHanden. We realised that we needed to attract a huge and diverse community for crowdsourcing. This meant we had to attract a lot of people that we had never met before. Who are they, why would they participate and what is important to them? We needed to get to know these people a bit better. And we felt they had a right to participate in the development of the platform, as they were going to do the actual work on the website.

So we simply asked in one of the City Archives’ newsletters for volunteers to join the project to help us testing the tools for data entry and for quality checks and to test login procedures and forum facilities. In two days’ time 150 people volunteered and we had to stop enrolment for testing as our software-partner was getting a bit nervous.

We started the test period when the first tool, the tool for data entry was ready to be tested. We organised a meeting to get acquainted with our panel and to explain our ideas. They started the data entry, and at the same time we started developing the tool for control. Six weeks later, we held a second meeting, explained the working of the control tool and in the second test period our testers checked the data they had entered in the first six weeks and by doing this they tested the control tool.

All in all the testing took four months. We held another meeting and we organised several surveys, using Google analytics. Attendance to the meetings varied from twenty to fifty people. Even more important than the meetings and the surveys was the Forum. The Forum was a busy meeting-place for direct contact on a daily basis between testers and the project team. And it continues to be; direct communication is a very important feature of the site and we keep thinking of improvement.

All in all, this co-creation of our platform worked out very well and our software engineer told us she wished all projects could be done in this way. She enjoyed explaining how the site worked not only to us, but also to the actual users of the site. And she said it was very rewarding to be able to fix bugs as soon as people see them and to get a nice ‘thank you’ for it, instead of receiving complaints after you thought you had finished your job. On the other side, the volunteers were very happy to receive answers from the software engineer herself and they experienced that we really paid attention to what they said.

During this testing period the core of our crowd was formed. At November 3rd 2011, when we officially baptised VeleHanden and send it out in the world to grow, the testers transformed to ambassadors of the website. They do all the quality checks and they help new arrivals. At this moment, VeleHanden counts more than 2900 members and it still grows daily. So we can assume we managed to create a crowd.

 

VeleHanden.nl

 The platform VeleHanden.nl consists of several parts that we will briefly describe here. Of course this will make even more sense if one would logon to the website and browse around.

On the home page you will find general information about VeleHanden. What is it? Why should I join in in this project? What kind of projects can I work on? Each project has its own page with more specific information about the source the project is about, the task, the reward, relevant news items et cetera. Per project you can also find statistics on the overall progress of the project and which member entered or controlled most scans. We think this is also an important aspect for motivation of the crowd. Most of the projects are still genealogical projects, initiated by archival institutions, but there are also video tagging and photo tagging projects and even one in which you help determining louses and mites. This shows that VeleHanden is still developing. Abb.  Data entry – photo tagging

On the member page (‘Gebruikers’) you find an overview of all volunteers who work on one or more projects. On the Forum people can ask questions or share interesting information with the crowd. The menu items News and Help (FAQ) speak for themselves.

Each member can choose a project to work on, and by clicking on the ‘invoeren’-button, you start with the data entry. Data can be entered once or twice, or even more times, if you would like to. For most genealogical projects double data entry is chosen. A volunteer types the requested data and once he finished the scan and saves the data, a new scan immediately appears. We hope this motivates the volunteers and makes VeleHanden almost addictive. While entering data, the participants can use two buttons to contact the project managers. They can mark a scan as unusable (‘onbruikbaar’), for example when it is a cover of a book, or as remarkable (‘opmerkelijk’), if something special is noted. In the Militia registers project for instance we asked the crowd to use the ‘remarkable-button’ when they recognised famous persons. This led to a nice summing up of heroes on Militieregisters.nl.

 

10_Zeeland_data entry photo VH

 

 

10_Zeeland_data entry text VHAbb 2.  Data entry – archival project

 

 

 

 

The control tool is only accessible if you have been appointed controller by a project manager. The data entered by both participants is shown next to each other and next to the scan and differences are highlighted. The controller can see in an instant where he should pay extra attention to. He can choose one of the entries by clicking on it, or if he disagrees with both, he can enter the correct data himself. If he does not know what is right either, he can use the problem button to send an email to an expert, someone from the archival institution. This option is not used by the controllers often though. As a default setting both participants are rewarded with VeleHanden points, but if the controller suspects misuse, he has the power to take points. This is also a rare exception. Abb. Control tool

 

Pleasure, praise, profit

We saw that we have already passed the problem of making a crowd. Now the important challenge is to maintain a crowd. Of course we have thought a lot about it: it started during the development of VeleHanden, but thinking of ways to keep the crowd still continues. We believe the work has to provide three things to the crowd: pleasure, praise and profit.

First of all: it must be a real pleasure to use the website. It must be user friendly and really fast. The task itself must be fun and it must be nice to come into contact with like-minded people that you get to know after a while.

Then you must feel and be told that the work you are doing is appreciated very much, not only by the archives, but by all historical researchers now and in the future. Working on VeleHanden is a socially relevant activity. It may sound obvious, but this is an important feature of all volunteer work: volunteers have to feel appreciated and praise is a simple, but an important reward. Important at this point is also to show the results: as Amsterdam City Archives we weekly add the newly indexed names in a work in progress index on our website. This is great for our crowd, because if a participant enters a name today, he will be able to search and find that name next week. For us as project team it is great as well, because we see our indexes grow with about 15.000 to 20.000 names a week, which is incredible.

And, last but not least, you have to gain something as well. At VeleHanden you receive what we call VeleHanden points, to be compared to Airmiles. These points are not worth a lot; an estimate would be that you earn € 0,50 an hour. But still, it is a sign of appreciation and we learned this is important to our crowd. Each archive can decide how many points they want to reward their volunteers and can decide what kind of ‘products’ they offer. Usually, it is access to scans, which are otherwise only downloadable for money. But we also have sent flowers or chocolates and organised workshops, guided tours and even a lottery. Although it is not the decisive factor to participate, it is important to reward your crowd. An example that illustrates this, is the birthday of the VeleHanden project of the population registers. We decided that on that particular day, people would be awarded five instead of the regular three points for each scan. Where the average of indexed scans was 250 a day, on the birthday it suddenly rose to 591.

These three p’s, pleasure, praise and profit, are the key factors which we will continue to monitor and develop to maintain our crowd, in hope we can keep them as enthusiastic and hard-working as they are now.

 Results

To conclude some more details about the results of crowdsourcing. In almost two years, VeleHanden counts 2900 participants, mainly from the Netherlands, but also from abroad, for example from Brasil, the United States, Sweden, Australia and even Senegal.

Their production is overwhelming. If I take only the genealogical projects into account, there are over 4,5 million names transcribed. Calculated in working hours, this would take us, regular archivists, more than fifty years. And then we would not even take breaks. So that is huge. On top of that, they really seem to like it, because they are also really active on the Forum. In two years they started 1280 forum topics and responded to them more than 5000 times.

What you see in all crowdsourcing-projects: most of the work is done by a small hard core and this is also the case with VeleHanden. Fifteen participants have processed more than an amazingly amount of 10.000 scans each.

But quantity is not as important as quality. The question most asked is: is crowdsourcing prone to error? Last year, Ellen Fleurbaay and PhD researcher Alexandra Eveleigh from University College London, tackled this question in a paper delivered at the ICA conference. They gave a threefold answer to this question, which we will summarise here.

Firstly, support and guidance is essential for crowdsourcing. Instructions are provided in several different places and formats: as a manual, while indexing and in FAQ. People can ask for help on the Forum or use the remarkable button to bring a scan under extra attention of a controller or project leader. These guidelines and communication tools make the crowd confident.

Secondly, VeleHanden uses a double entry system: as we explained earlier two different people independently index the same scan. And then on top of that, a third person checks the data that the first two have entered. This third volunteer can see both the scanned document and the two sets of data that have already been entered. The third person’s job is to check and decide on the right choice. So three independent persons review a scan, something that would be far too costly if you were not to work with a crowd.

And lastly, a question in return is: what do we consider an error? Sometimes an entry in our index looks like a mistake, but eventually turns out to be right. We will show you one example from the Militia registers.

Searching on the impossible year or birth 1, gives 33 results. So you would think these are 33 mistakes. But take for example Hendrikus Ebeling, who cannot have been born on June 12th in the year 1. As he is registered in 1861, and all boys had to sign on at the age of 19, it is obvious that Hendrikus must have been born in 1842, as were all the other boys registered on the same page. But the strict instruction for the volunteers is to copy exactly what they read in the scan and as you can see, according to the scan his date of birth is June 12th in the year 1. So in the index you can find him born in the year 1 and this is not a mistake made during indexing, but an error in the nineteenth century administration.

So even if you find strange years or dates of birth, you cannot be sure they are mistakes. In the Militia register index of over one million records, there are 316 of these ‘impossible’ years of birth, and this is only 0.027% of the index, a reassuring percentage. Especially if you consider that some of those 316 might even be indexed right.

So all in all we are very satisfied with the development and results of VeleHanden so far. Of course, there are still points of improvement and we still learn every day.

Nelleke van Zeeland
Stadsarchief Amsterdam

nvanzeeland@stadsarchief.amsterdam.nl

 

Ellen Fleurbaay

Stadsarchief Amsterdam

heft 80 - 01-2014 - seiten001-068.inddDieser Beitrag ist ebenfalls inder aktuellen Archivpflege, Heft 80 abgedruckt.

Praxisbericht Retrokonversion maschinenschriftlicher Findbücher

Wie in den meisten Archiven gibt es auch im LWL-Archivamt noch eine ganze Reihe von Findbüchern, die noch nicht in die Archivdatenbank übernommen sind, sondern nur in handschriftlicher oder maschinenschriftlicher Form existieren. Viele weitere Findbücher liegen als Textdokumente vor. Um eine gute und umfassende Recherchierbarkeit zu ermöglichen, sollen in den kommenden Jahren alle Findbücher nach und nach in der Datenbank erfasst werden, sie sollen „retrokonvertiert“ werden[1].

Dabei gibt es „schwierige Fälle“, wie man hier am Beispiel eines handschriftlichen Findbuchs sieht:

Beospiel für ein schwieriges handschriftliches  Findbuch
Abb. 1: Schwieriges handschriftliches Findbuch
(Quelle: Rha.H.Ak, Altfindbuch)

Hier bleibt nur die Abschrift durch in der Handschrift des damaligen Archivars geübte Personen, um ein vorzeigbares Ergebnis zu erhalten. Darüber hinaus ist die Erschließungsqualität in diesem Fall so schlecht, dass im Zuge einer Erfassung auch inhaltliche Verbesserungen unumgänglich sind.

Ganz andere Möglichkeiten bieten sich dagegen, wenn die Vorlage ein maschinenschriftliches Findbuch ist, das sich wie in diesem Fall sogar in Spalten aufteilen lässt:

Beispiel für ein gutes maschinenschriftliches Findbuch
Abb. 2: Gutes maschinenschriftliches Findbuch
(Quelle: Findbuch Ost.NLü)

Hier kann mit Erfolg elektronische Texterkennung („OCR“) eingesetzt und anschließend eine Strukturierung mit Hilfe bestimmter Schlüsselbegriffe durchgeführt werden. Im vorliegenden Fall wurde die verbreitete OCR-Software ABBYY Finereader in der Version 10 eingesetzt, jedoch sind auch andere OCR-Programme prinzipiell geeignet[2]. Voraussetzung sind qualitativ hochwertige, möglichst unverzerrte / rechtwinklige und gleichmäßig ausgeleuchtete Scans des Findbuchs. Im vorliegenden Fall wurden die Scans mit Hilfe eines handelsüblichen Fotokopierers mit automatischem Seiteneinzug und Scanfunktion erstellt (300 dpi, Farbe oder Graustufen, leichte Schärfung der Schrift, leichtes Anheben der Kontraste, um das nicht ganz weiße Papier zu kompensieren).

Die dann folgenden Arbeitsschritte im Einzelnen:

Manuelles Aufteilen des Findbuchs nach Verzeichnungseinheiten und Spalten

Eine reine unbeeinflusste Texterkennung der Seiten liefert keine optimalen Ergebnisse, da Seitenzahlen, Fließtitel am Kopf der Seite oder die oft vorhandenden sog. Weiser am unteren Seitenrand mit übernommen werden und eine spätere Weiterverarbeitung erschweren. Vielmehr ist es bei in Spalten verzeichneten Findbucheinträgen sinnvoll, eine Tabellenstruktur über die einzelnen Seiten zu legen.

Im vorliegenden Beispiel werden so die Verzeichnungseinheiten in Zeilen voneinander getrennt; die anschließend eingefügten Spalten trennen Signatur, Inhaltliche Beschreibung (Titel / Enthält / Darin) und Laufzeit voneinander.

Erzeugen eines Tabellenrasters für die OCR-Erkennung (hier am Beispiel des ABBYY Finereaders 10)
Abb. 3: Erzeugen eines Tabellenrasters für die OCR-Erkennung (hier am Beispiel des ABBYY Finereaders 10)

Diese Tabellenstruktur, wie sie auf dem Screenshot zu sehen ist, muss per Hand auf jeder Seite hinterlegt werden, indem zunächst die Tabellenbegrenzung, dann die Zeilentrenner und schließlich die Spaltentrenner eingefügt werden. Zuvor müssen i.d.R. alle automatisch erkannten Textbereiche aufgehoben werden. Für diese Arbeit benötigt man pro Seite mit etwas Übung weniger als eine Minute. Bei sehr klar erkennbaren Tabellen, wie im gezeigten Beispiel, lässt sich auch die automatisierte Erkennung „Tabellenstruktur analysieren“ nutzen. Hat man alle Seiten entsprechend vorbereitet, nutzt man die Funktion „Nach Excel exportieren“, um die eigentliche OCR Bearbeitung zu starten. Es öffnet sich Excel mit einer dreispaltigen Tabelle.

Nachbearbeiten teils in Einzelkorrekturen, teils durch automatisches Ersetzen, teils durch die Funktion zur Feldtrennung

Nun geht es daran, kleine Fehler in der Texterkennung wie überzählige Trennzeichen oder Leerzeichen zu beseitigen und die auf platzsparendes Layout ausgelegten Findmittel von Wiederholungszeichen und von entsprechenden, nicht datenbankgeeigneten Abkürzung wie „dsgl.“ und „dto.“ zu befreien. Besonders intensiv ist die Richtigkeit der Signaturen zu überprüfen. In der Spalte Laufzeit sind ebenfalls die Angaben richtig zu stellen.

Da nicht alle Detailangaben (hier: Intus- / Enthält-Vermerke) später im Titelfeld der Archivsoftware landen sollen, müssen diese Anteile vom Aktentitel abgetrennt werden. Dabei kann man ausnutzen, dass sie mit Signalworten wie „Intus:“, „Enthält u.a.:“, „Enthält:“ u.s.w. eingeleitet werden. In einem kontrollierten Suchen- und Ersetzen-Lauf über die Excel-Datei setzt man sonst unverwendete Zeichen wie das sog. Verkettungszeichen oder Pipe „|“ (Tastenkombination: „Alt Gr“ + „<“) oder das Dollarzeichen „$“ vor die entsprechenden Einleitungsworte und nutzt anschließend die Excelfunktion „Text in Spalten“ um anhand der Signalzeichen die Einträge in eigene Spalten abzutrennen.

Dreispaltiges Ergebnis der OCR mit Beispielen für die anschließende Nachbearbeitung
Abb. 4: Dreispaltiges Ergebnis der OCR mit Beispielen für die anschließende Nachbearbeitung

Da sich die genauen Wechselbefehle je nach Findbuch und Konstellation unterscheiden, kann man diese Suchen- und Ersetzenläufe nicht übergreifend beschreiben. Hier muss man ggf. auch durch Ausprobieren ans Ziel kommen. In jedem Fall ist es deshalb sicherer, die oben beschriebene „Dreispalten-Fassung“ als erstes Zwischenergebnis separat zu sichern, bevor man sich ans Suchen und Ersetzen macht!

Läuft alles gut, erhält man – nach zugegebermaßen etwas monotoner Arbeit – eine fertig vorbereitete Excel-Tabelle, bei der man schließlich in einer hinzugefügten ersten Spalte noch die Klassifikationszugehörigkeit der einzelnen Verzeichnungseinheiten ergänzen kann: auf diese Weise erhält man nach dem Import schon ein halbwegs klassifiziertes Findbuch!

Import in die Archivsoftware, Nacharbeiten

Abschließend wendet man die in Verzeichnungssoftwaren in der Regel vorhandene Import-Schnittstelle für Excel-Listen an, um die Daten in der Erschließungssoftware verfügbar zu machen. Da die Excel-Importer keine gestaffelten Klassifikationen unterstützen[3], müssen übergeordnete Klassifikationseinträge nun noch per Hand angelegt und die von ihnen abhängigen Klassifikationen zugeordnet werden.

Fazit

„Lohnt sich die Mühe?“ wird sich mancher Leser fragen und „Ist es nicht schneller, alles abzutippen?“. Hier kann nach ich nach zahlreichen Durchläufen mit unterschiedlichem Material sagen, dass diese Art der halbautomatischen Retrokonversion bei guten Vorlagen und vernünftigen Scans zu sehr guten Ergebnissen führt und deutlich schneller abläuft, als es dauern würde, das Abschreiben durch erfahrene Schreibkräfte durchführen zu lassen. Sicherlich wird der eine oder andere Erkennungsfehler durch die OCR entstehen, doch passieren auch bei der händischen Eingabe von Daten Lese- oder Tippfehler.


[1] Vgl. mit weiteren Literaturangaben http://de.wikipedia.org/wiki/Retrokonversion; Ulrich Fischer, Findbuch – Kartei – Datenbank. Praktische Beispiele für den Umgang mit analogen Findmitteln im digitalen Zeitalter. In: Marcus Stumpf und Katharina Tiemann, Aufbruch ins digitale Zeitalter – Kommunalarchive zwischen Vorfeldarbeit und Nutzerorientierung. Referate des 15. und 16. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) in Fulda (7.-11.11.2006) und Magdeburg (12.–14.11.2007) (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 21). Münster 2008, S. 57-75.

[2] Die kostenlose Programm-Kombination von gimagereader und tesseract 3.01 wird unter dem Punkt „Frakturschrift“ auf den Internetseiten des LWL-Archivamts (http://www.lwl.org/LWL/Kultur/Archivamt/Archiv_IT/Digitalisierung) vorgestellt, siehe dazu den Beitrag von Andrei Deutenberg und Wolf-Dieter Grün, Kostenloses OCR-Programm für Frakturschrift. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 57-58, online unter: http://www.lwl.org/waa-download/archivpflege/heft79/49-58_kurzberichte.pdf .

[3] Das gilt zumindest weder für den „Import-Assistenten“ von AUGIAS  noch für das entsprechende Tool „ACTAproImportExport“ von ACTApro.

bei Nachfragen:Peter Worm, LWL-Archivamt, peter.worm@lwl.org

Digitalisierungsstrategien in Deutschland – Versuch einer Bestandsaufnahme

Dass die einfache und fachfremde Idee “Warum digitalisieren wir nicht alles und werfen den Rest weg?” nicht umsetzbar ist, ist inzwischen jedem klar, der in einem Archiv arbeitet (… oder sollte es zumindest sein). Aber warum gibt es keine zentralen Digitalisierungsstrategien des Bundes wie z.B. in den Niederlanden? Warum dies in Deutschland anders ist und was in Deutschland im Bereich Digitalisierung überhaupt geschieht, ist das Thema des Beitrags von Marcus Stumpf. Der Beitrag beruht auf einem Vortrag beim Deutsch-Niederländischen Archivkolloquium 2013 und ist in der aktuellen Archivpflege 80/2014 abgedruckt.

Digitalisierungsstrategien in Deutschland – Versuch einer Bestandsaufnahme

von Marcus Stumpf

Um es vorweg zu nehmen: Eine nationale Digitalisierungsstrategie gibt es in Deutschland nicht und wird es wohl auch zukünftig aufgrund der föderalistischen Struktur der Bundesrepublik und der Kulturhoheit der Länder kaum geben. Und selbst wenn man regionale und institutionsbezogene Digitalisierungsstrategien in die Betrachtung mit einbezieht, was im Folgenden geschehen soll, fällt die Bestandsaufnahme relativ ernüchternd aus. Die Strategiediskussion ist offenkundig in Deutschland noch nicht so weit vorangeschritten, dass sich daraus ein reicher Fundus an Beispielen ergeben würde.

Bevor nun Ansätze der Strategiediskussion diskutiert werden, soll der internationale und nationale Rahmen kurz in den Blick genommen werden, ohne den die in Deutschland gerade einsetzende Diskussion nicht zu verstehen ist.

Vor einigen Jahren hat die Smithsonian Institution in den USA, die größte Forschungs- und Bildungseinrichtung der Welt, in der allein 18 Museen zusammengefasst sind, unter dem Titel „Inspiring Generations through Knowledge and Discoverya Smithsonian for the 21st century eine neue Strategie veröffentlicht. Ihre Vision lautet „Sharing our resources with the world und daher wird unter den strategischen Zielen auch die Ausweitung des Zugangs (broadening access) durch die Digitalisierung als ein ganz wesentliches Ziel benannt: „Digitizing the collections and making them accessible online are major Institutional priorities“.[1] Zu dieser solchermaßen explizit formulierten Priorität hat das Smithsonian kürzlich ein eigenes Strategiepapier vorgelegt. In diesem beschreibt der Direktor der Smithsonian Institution, G. Wayne Clough, die Ausgangslage: „Today’s digital revolution is providing a dizzying array of tools that offer opportunities for learning institutions all over the world to become more vibrant and accessible. This revolution provides the means to share vital information, enabling people to learn more, shape informed opinions, and make decisions in their daily lives. Suddenly, everybody can have access to information that previously was only available to the experts.” […]

„We at museums, libraries, and archives must ask: How can we prepare ourselves to reach the generation of digital natives who bring a huge appetite — and aptitude for the digital world?”[2]

Bemerkenswert ist – gerade vor dem Hintergrund der archivarischen Diskussion in Deutschland zur Digitalisierung – der große Enthusiasmus von Clough in Bezug auf die erwarteten Effekte einer Ausweitung des Onlinezugangs zu den Museums- und Sammlungsbeständen des Smithsonian. Als Selbstverpflichtung postuliert wird eine Demokratisierung des Zugangs zu den Beständen: „We can help all the people, not just a few of the people, to understand our culture, the cultures of other countries, and life in all its dimensions.”[3] Nicht mehr nur Experten können nun die Bestände nutzen, sondern jedermann; niemand muss mehr zwingend an die Orte reisen, an denen Kulturgut aufbewahrt wird, sondern kann aus der Ferne recherchieren, rezipieren und forschen. Clough sieht sich ferner in der Pflicht, den Rezeptionsgewohnheiten und -erwartungen der ‚Digital natives‘ entgegen zu kommen. Da diese die Angebote des Web 1.0 und des Web 2.0 anders, intensiver und intuitiver nutzen werden als Menschen, die vor der digitalen Revolution zur Welt gekommen sind, müssten auch die digitalen Angebote ausgeweitet und intuitiver nutzbar gemacht werden.[4]

Abb. 1: http://www.si.edu/content/gwc/BestofBothWorldsSmithsonian.pdf (S. 70)
Abb1. Best of Both Worlds: Museums, Libraries, and Archives in a Digital Age

Die Fotomontage aus dem Strategiepapier des Smithsonian veranschaulicht den vielfach zu beobachtenden Wandel der Rezeptionsgewohnheiten im digitalen Zeitalter; – einen Wandel, der für Archive und andere Kulturgut bewahrende Institutionen Konsequenzen nach sich zieht: Klassische Aneignungstechniken wie das geduldige Betrachten, das Speichern im Gedächtnis und das Exzerpieren werden zunehmend ersetzt durch das schnelle Fotografieren oder Kopieren. Man sichert sich Bilder und Texte quasi im Vorbeigehen, um sie jederzeit wieder aufrufen, betrachten und irgendwann später in Ruhe studieren zu können. Aufgrund dieses grundlegenden Wandels ziehen es Archivbenutzerinnen und -benutzer immer öfter vor, Archivgut digital zu benutzen. Eine wachsende Benutzergruppe nutzt aus Kostengründen nur noch aus der Ferne, indem sie nach Onlinerecherche und E-Mailauskunft Scans ordert. Im Lesesaal sinkt zunehmend die Verweildauer der Nutzenden, weil diese sich zwar die Originale vorlegen lassen, aber dann ohne tiefere Befassung und Lektüre direkt zur Digitalkamera greifen oder Scans bestellen. Diese Entwicklung ist natürlich nicht neu, wird sich aber wohl weiter verstärken, je besser und umfangreicher die digitalen Angebote der Archive werden.

Europeana und Deutsche Digitale Bibliothek

Das sicherlich bekannteste Projekt in Europa, das den mutmaßlichen „Riesenhunger der Digital Natives“ auf digitalisiertes Kulturgut stillen will, ist die Europeana. Sie wurde im Jahr 2005 von den Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten Frankreich, Polen, Deutschland, Italien, Spanien und Ungarn angeregt, und am 20. November 2008 von Manuel Barroso und der zuständigen EU-Kommissarin Viviane Reding freigeschaltet,[5] für EU-Verhältnisse also in bemerkenswerter Geschwindigkeit realisiert.

2009 waren in der Europeana bereits fünf Mio. digitale Objekte eingestellt, im Juli 2010 zehn Mio. und pünktlich zum fünften Geburtstag des Portals standen Ende November 2013 rd. 30 Mio. Digitalisate online.[6] Die Europeana wächst also kontinuierlich, um ihrem selbst gesetzten Anspruch gerecht zu werden, „to be a catalyst for change in the world of cultural heritage [and] to create new ways for people to engage with their cultural history, whether it’s for work, learning or pleasure”. [7] Diese Zielsetzung kommt derjenigen nahe, die der Direktor der Smithsonian Institution für seine Museen gesetzt hat.

Deutschland ist mit zurzeit 4,4 Mio. digitalen Objekten der größte Datenlieferant der Europeana, der Anteil an den 30 Mio. Einzelobjekten beträgt damit knapp 15%. Glaubt man der jüngsten veröffentlichten Nutzerstatistik der Europeana,[8] kommen außerdem die meisten Nutzerinnen und Nutzer aus Deutschland: 712.000 Zugriffe auf die Webseiten der Europeana, im Vergleich etwa zu 615.000 aus Frankreich, 322.000 aus den Niederlanden oder 290.000 aus Spanien.[9]

In Gestalt der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB) liegt nun auch eine nationale Plattform vor, die sich als Hauptaggregator für die Europeana etablieren soll. Träger der DDB ist das sogen. Kompetenznetzwerk, das aus von Bund, Ländern und Kommunen getragenen Kultur- und Wissenschaftseinrichtungen besteht.[10] Noch befindet sich die DDB im Beta-Betrieb und es ist daher alles andere als einfach, sich einen Gesamtüberblick über vorhandene digitale Bestände in deutschen Archiven, Bibliotheken, Museen und anderen Wissenschaftseinrichtungen zu verschaffen. Will man dies tun, kann man hilfsweise über die Webseite http://www.kulturerbe-digital.de recherchieren, auf der zahllose Projekte gelistet, kurz beschrieben und verlinkt sind.[11]

07_Stumpf_Abb_2_Kulturerbe_digital
Abb. 2:  Kulturerbe digital

Man sieht also, dass die virtuelle Infrastruktur in Deutschland im Entstehen ist und die bestehenden Angebote – neben der DDB und der Europeana auch etablierte spartenübergreifende Portale wie das BAM-Portal[12] und die regionalen Archivportale[13] – auch genutzt werden. Auch über die genannten Portale hinaus ist die Portalsituation sehr bunt. Allein die Bibliotheken haben neben ihren Verbundkatalogen sehr gut etablierte Angebote wie etwa das „Zentrale Verzeichnis digitalisierter Drucke“ (ZVDD) zur Recherche und Ansicht der Digitalisate aus den großen Projekten zur Digitalisierung der Drucke des 16., 17. und 18. Jh. (VD16, VD17 und VD18),[14] „Kalliope“ für Nachlässe und Autographen,[15] und für mittelalterliche Handschriften die – in Bibliothekskreisen allerdings nicht unumstrittene und technologisch überarbeitungsbedürftige – Plattform „Manuscripta Mediaevalia“.[16]

Ob die DDB also einmal das digitalisierte Kulturgut (Metadaten und Content) aus Deutschland vollständig aggregieren wird, bleibt abzuwarten.

Mindestens genauso wichtig wie die Plattformen selbst ist indes die Frage, welches Kulturgut digitalisiert werden soll, denn dass das Archiv-, Bibliotheks-, Museums- und Sammlungsgut jemals vollständig online sein wird, darf mit Fug bezweifelt werden. Die Kulturgut verwahrenden Einrichtungen müssen zwangsläufig Prioritäten setzen.

Hier fehlt es – anders als in anderen Ländern[17] – noch an übergreifenden Strategien, die nicht nur den Ist-Zustand beschreiben (wer hat bereits was mit welchen Mitteln digitalisiert), sondern definieren, welche langfristige Entwicklung angestrebt wird und welche Prioritäten bei der Digitalisierung gesetzt werden sollen.

Strategien und Strategieansätze in Deutschland

Im März 2011 legte der Deutsche Bibliotheksverband ein Thesenpapier zur Digitalisierung vor. Unter dem Titel „Deutschland braucht eine nationale Digitalisierungsstrategie!“ werden der Auf- und Ausbau der Deutschen Digitalen Bibliothek und „verstärkte Anstrengungen für die Digitalisierung“ gefordert, der zusätzliche Finanzbedarf der Bibliotheken für die Jahre 2012–2016 wird auf 10 Mio. Euro jährlich beziffert.[18]

Mit diesem Papier gelangte das Thema zumindest vorübergehend auf die bundespolitische Agenda. Im Deutschen Bundestag wurde am 26. Januar 2012 von der schwarz-gelben Parlamentsmehrheit der Antrag verabschiedet, die Regierung solle eine „Digitalisierungsoffensive für unser kulturelles Erbe“ beginnen. „Die Verstärkung der Digitalisierungsanstrengungen [sei] auch unter dem Gesichtspunkt der internationalen Außenrepräsentation wichtig […]“. Die DDB solle „zu einem Schaufenster für die Kultur- und Wissenschaftsnation Deutschland werden“.[19] Geschehen ist im Sinne einer ausformulierten Digitalisierungsstrategie auf Bundesebene seither freilich nicht viel, zumal auch danach kein Beschluss zu einer verstärkten finanziellen Förderung der Digitalisierung ergangen ist. Die Anträge der Oppositionsparteien waren hier zum Teil sehr viel konkreter; so forderte die Linke die Bereitstellung von 30 Mio. Euro jährlich zusätzlich allein durch den Bund.[20] Im Antrag der SPD-Fraktion fehlen Angaben zum konkreten Finanzbedarf. Von der Bundesregierung wird allerdings gefordert, „eine Übersicht über den Stand der Digitalisierung in Deutschland in Abstimmung mit den Ländern vorzulegen“,[21] bislang ohne Erfolg.

Eine gesamtstaatliche Strategie zur Digitalisierung von Kulturgut aller Sparten fehlt, und damit bleibt auch ein planvolles, von Bund, Ländern und Kommunen gemeinsam getragenes Handeln ein Desiderat, obwohl der Bedarf zuletzt auch in den Empfehlungen des Wissenschaftsrats zur Weiterentwicklung der wissenschaftlichen Informationsinfrastrukturen in Deutschland bis 2020 ausdrücklich betont wurde. Mit Bezug auf die Digitalisierung heißt es dort, dass auch bei dieser Gegenwarts- und Zukunftsaufgabe das Schmieden von Allianzen von besonderer Bedeutung sei: „Würden Möglichkeiten der Koordination und Kooperation zwischen Einrichtungen der Informationsinfrastruktur sowie zwischen und innerhalb bestehender Zusammenschlüsse besser genutzt, könnten das vorhandene Potential besser ausgeschöpft und der Prozess der digitalen Transformation beschleunigt werden“.[22]

Nicht viel besser sieht es auf Länderebene aus: Lediglich das Land Brandenburg verfügt über ein ausformuliertes und öffentlich zugängliches Strategiepapier, das im Jahr 2009 im Auftrag des brandenburgischen Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur erstellt wurde und an dem Archive, Bibliotheken, Museen und Hochschulen mitgewirkt haben.[23] Das Papier gibt eine Übersicht über den aktuellen Stand der Digitalisierung in den Kultureinrichtungen Brandenburgs, es werden die in den einzelnen Einrichtungen vorhandenen Digitalisierungsressourcen beschrieben, vor allem aber findet sich der Handlungsbedarf konkretisiert, der für eine verstärkte Online-Bereitstellung von Erschließungsdaten und Content im Rahmen der DDB als erforderlich angesehen wird. Kernpunkt der Handlungsempfehlungen ist die Einrichtung eines Landeskompetenzzentrums „Brandenburg.digital“, in dem nicht etwa das operative Digitalisierungsgeschäft zentralisiert werden soll (im Sinne eines Digitalisierungszentrums), sondern vor allem Koordinierungs-, Standardisierungs- und Beratungsleistungen erbracht werden sollen.[24]

Das Kompetenzzentrum ist Ende 2012 am Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam eingerichtet worden.[25] Ferner haben die Bemühungen dazu geführt, dass die brandenburgische Landesregierung die Digitalisierung als wichtige kulturpolitische Aufgabe formuliert hat: In der „Kulturpolitischen Strategie 2012“ der Landesregierung heißt es: „Die Digitalisierung eröffnet die Chance, in großem Umfang neue Nutzerkreise für kulturelle Werte und Vorhaben zu gewinnen.“[26] Ferner wird zum Ziel erklärt, die Infrastruktur zur Digitalisierung auszubauen.[27] Auch wenn keine konkreten Finanzierungszusagen gegeben werden, so ist doch offensichtlich mit dem Strategiepapier erfolgreiche Lobbyarbeit geleistet und mit der Einrichtung der Koordinierungsstelle ‚Brandenburg-digital‘ ein wichtiger Schritt getan worden.[28]

In dem Brandenburgischen Strategiepapier zur Digitalisierung wird im Übrigen offengelegt, dass der Nachholbedarf erheblich und die Ressourcen ausbaufähig sind. Zugespitzt formuliert: Brandenburg hat eine Gesamtstrategie, aber es fehlen die Kapazitäten, andere Bundesländer haben hingegen mehr Kapazitäten, aber (noch) keine Strategie.

Auf institutioneller Ebene ist die Digitalisierungsstrategie der Stiftung Preußischer Kulturbesitz von 2010 erwähnenswert.[29] Nach einleitenden programmatischen Ausführungen zur Wichtigkeit der Digitalisierung werden

Prioritäten benannt. Danach soll die Stiftung prioritär digitalisieren,

„wo sie Kulturerbe von nationaler und internationaler Bedeutung öffentlich zugänglich machen kann,

  • wo die Digitalisierung der Vermittlung deutscher, europäischer und außereuropäischer Kulturen, dem internationalen Kulturaustausch oder allgemeinen Bildungsaufgaben dient,
  • wo die Sammlungen herausragend oder einmalig sind,
  • wo der Bedarf von Forschung und Wissenschaft groß ist,
  • wo die Einrichtungen der SPK besondere Verantwortung übernehmen,
  • wo die Digitalisierung den Ausstellungs- und Forschungsvorhaben der Einrichtungen der SPK dient,
  • wo sie die Präsentation von Inhalten der anderen Einrichtungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ergänzen oder die Vernetzung von Inhalten unterstützen kann,
  • wo das Digitalisat dem Schutz eines gefährdeten Originals oder dem Erhalt von Inhalten dient, oder
  • wo wirtschaftliches Interesse besteht (Tourismus, Verlage) und sie durch bpk – Bildagentur für Kunst, Kultur und Geschichte für die kommerzielle Nutzung vermarktet werden können.“[30]

Diese Kriterien stecken ohne Zweifel einen sinnvollen Rahmen ab, doch muss man bei näherem Hinsehen konstatieren, dass sie für die Kulturgut verwahrenden Institutionen der Stiftung kaum operationalisierbar sind. Denn es wird wenig Kulturgut in den musealen Sammlungen, Bibliotheken und Archiven geben, auf das nicht wenigstens eines der genannten Priorisierungskriterien zutrifft.

Rolle der Deutschen Forschungsgemeinschaft

Bevor die Strategiediskussion der deutschen Archive im engeren Sinne vorgestellt werden soll, ist die Rolle der Deutschen Forschungsgemeinschaft im Bereich der Erschließung und Digitalisierung hervorzuheben. Nicht nur dass zwischen 2002 und 2012 allein rd. 100 Mio. Euro für Erschließung und Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut sowie die Entwicklung von entsprechenden Werkzeugen, Infrastrukturen und Informationssystemen der Bibliotheken und Archive aufgewendet wurden,[31] die DFG-Gremien üben über ihre konzeptionelle, steuernde und gutachterliche Tätigkeit hinaus einen großen Einfluss auf die Standard- und Strategiebildung im Bereich der Digitalisierung aus und wirkt damit auf die deutschen Archive, Bibliotheken und Museen zurück. Es wundert nicht, dass der Wissenschaftsrat die Arbeit der DFG, also auch den Förderbereich Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme (LIS), würdigt und weiter stärken will.[32]

Erwähnt seien an dieser Stelle vor allem die DFG-Praxisregeln zur Digitalisierung, deren Standards zur Digitalisierung, vom Scannen über die Generierung von Metadaten zur Bereitstellung in Portalen, auch international hohes Ansehen genießen.[33] Weithin etabliert ist auch der DFG-Viewer, der als Open Source frei nachnutzbar Mindeststandards für die digitale Präsentation historischer Quellen in Deutschland setzt und fortlaufend in Zusammenarbeit mit der Fachcommunity weiterentwickelt wird. In Form von Positionspapieren, die in gemeinsamer Arbeit von Informationsinfrastrukturexpertinnen und -experten, Fachwissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern entstehen, wird zudem in regelmäßigen Abständen die Förderpolitik mit ihren Schwerpunkten transparent gemacht.[34]

Strategiediskussion der Archive

Wayne Clough, der eingangs erwähnte Direktor der Smithsonian Institution rühmt in seinem Strategiepapier gerade die Archive und Bibliotheken als ‚early adopters’ der Digitaltechnik.[35] Mit ihrer Ethik des Open Access hätten sie die Digitalisierung und das „Social Networking“ früh angenommen. Trifft dieses Lob aber auch auf die deutschen Archive zu?

Dass die (Wissenschaftlichen) Bibliotheken früh auf die digitale Technologie gesetzt haben und den „open access“ befürworten, ist bekannt: Schon in den späten 1980er Jahren wurde mit der Retrokonversion und Onlinestellung der Bestandskataloge begonnen, lange schon werden die benutzungsrelevanten Arbeitsabläufe elektronisch unterstützt und mit erheblichen Anstrengungen wichtige Bestände insbesondere der älteren Zeit digitalisiert. Für die Archive wird man konstatieren müssen, dass sie dem Weg der Bibliotheken inzwischen zwar folgen, aber doch mit einer Zeitverzögerung von beinahe einer Dekade. Der Open-Access-Gedanke wird inzwischen intensiv diskutiert, ist aber noch lange nicht voll in den Archiven etabliert, stößt natürlich auch durch die Archivgesetze auf vorgegebene Grenzen.

Indessen ist m.E. nicht von der Hand zu weisen, dass im Mittelpunkt der Fachdiskussion lange eher die Risiken der Digitalisierung als deren Chancen standen. Erst allmählich scheint sich die Erkenntnis durchzusetzen, dass die Archive gerade auch auf diesem Feld in einer Konkurrenzsituation mit anderen Informationsinfrastruktur- und Wissensspeichereinrichtungen stehen.

Auf den ersten Blick sieht es mit der Präsenz der deutschen Archive in der Europeana nicht schlecht aus: Hinter den größten deutschen Lieferanten, der Sächsischen Landes- und Universitätsbibliothek und der Bayerische Staatsbibliothek folgt recht bald ein archivischer Vertreter – nämlich das Landesarchiv Baden-Württemberg.: Dabei fällt auf, dass die deutschen Content-Lieferanten ihre Daten und digitalen Objekte meist direkt an die Europeana liefern, einige auch über das „Gemeinsame Portal zu Archiven, Bibliotheken und Museen“, kurz: BAM-Portal genannt.[36] Noch ist die DDB für Archive nicht der zentrale Aggregator für die Europeana.[37]

Archivportale

Die regionale archivische Portallandschaft ist uneinheitlich: In elf Bundesländern existieren regionale Archivportale, die zumindest zum Teil als Aggregatoren für das entstehende Archivportal-D und die DDB in Betracht kommen,[38] es gibt daneben aber auch Spartenportale etwa für die deutschen Wirtschaftsarchive[39] und die Kirchenarchive.[40] Über die meisten dieser Portale können Informationen zu den einzelnen Archiven, die Beständeübersichten und teilweise noch Onlinefindbücher recherchiert werden, nur die wenigsten haben jedoch bereits den weiteren Ausbauschritt hin zur Ebene digitalisierter Bestände vollzogen, namentlich die Archivportale in Baden-Württemberg, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen.[41]

Immerhin gibt es für die Schaffung eines deutschen Archivportals neben und zugleich als Bestandteil der Deutschen Digitalen Bibliothek nach jahrelangen Diskussionen in der Community ein klares Commitment auf der Ebene der kommunalarchivischen und staatsarchivischen Spitzengremien, der Archivreferentenkonferenz des Bundes und der Länder und der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag, das auch vom Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) unterstützt wird.[42] Das von der DFG geförderte Archivportal-D wird zurzeit als für die Archive konzipierte Präsentationssicht („View“) der Deutschen Digitalen Bibliothek entwickelt und soll auch das Archivportal Europa bedienen.[43] Viele Archive haben im Übrigen schon die Chance genutzt, sich in der von der DDB angebotenen „Wissenschaftslandkarte“ eintragen zu lassen.[44]

Archive in der Wissenschaftslandkarte der DDB
Abb. 3: Archive in der Wissenschaftslandkarte der DDB

Warum beanspruchen die Archive eine spezifische Präsentationssicht innerhalb der DDB? Aus archivfachlicher Sicht und aufgrund der provenienzorientierten Erschließungstradition in Deutschland besteht weitgehend Konsens darüber, dass eine kontextlose Präsentation archivischer Erschließungsinformationen und Einzeldigitalisate nicht sinnvoll ist. Ohne Verknüpfung der Digitalisate mit den Erschließungsinformationen (Klassifikation und Titelaufnahme) im Onlinefindbuch und ohne gleichzeitige Sicht auf die Archivtektonik steht das einzelne Digitalisat isoliert da.[45] In Bezug auf einen angemessenen Auftritt der deutschen Archive auf dem europäischen Parkett wird insofern mit dem Archivportal-D ein wichtiger Schritt verwirklicht.

Retrokonversion von Findbüchern

In den wenigen vorhandenen Strategiepapieren deutscher Archive – zu nennen sind das ARK-Positionspapier „Digitalisierung von Archivgut im Kontext der Bestandserhaltung“ und die Strategiepapiere des Landesarchivs Baden-Württemberg und des Bundesarchivs – findet sich die eindeutige Prioritätensetzung zugunsten der Onlinestellung der Findmittel als wichtigstes Onlinerechercheangebot: Im Strategiepapier des Landesarchivs Baden-Württemberg heißt es: „Ziel ist es, sämtliche Findmittel, die zu einem großen Teil noch in Papierform vorliegen, in einem überschaubaren Zeitraum im Internet oder – sofern sie noch nicht frei zugänglich sind – im Intranet zugänglich zu machen. Gleichzeitig sollen die digitalen Erschließungsinformationen standardisiert in nationalen und internationalen Internet-Portalen oder Online-Informationssystemen bereitgestellt werden.“[46] Ähnlich heißt es im Strategiepapier des Bundesarchivs von 2011: „Basis und Rahmen für die Bereitstellung von bildlichen Digitalisaten aus Schriftgutbeständen sind Online-Findmittel. Findbücher und Beständeübersicht sind die wesentlichen Hilfsmittel für die Ermittlung von relevantem Archivgut für Fragestellungen im Zuge der Benutzung und Auswertung.“[47]

Dieses strategische Ziel teilen das Landesarchiv Baden-Württemberg und das Bundesarchiv mit den meisten anderen Archiven, und durch die von 2006 bis 2013 laufende Förderlinie der DFG sind die Archive diesem Ziel schon ein Stück näher gekommen. Im Rahmen der Förderlinie wurden insgesamt 2.600 Findmittel mit knapp 4.8 Mio. Verzeichnungseinheiten retrokonvertiert und der Forschung online bereitgestellt.[48]

Contentdigitalisierung

Der nächste Schritt für die deutschen Archive ist konsequenterweise nun auch die Digitalisierung von Archivbeständen selbst. Mit diesem Ansatz im Allgemeinen, erst recht aber in der Frage der Methoden und Prioritäten befinden sich die deutschen Archive auf dem Wege zu einer einmütigen Strategie, freilich nach einigem Zögern: Während Archive in anderen Ländern längst große Digitalisierungsinitiativen gestartet hatten, blieben (und bleiben zum Teil) die deutschen Archive lange Zeit dem Mikrofilm konzeptionell und operativ treu und zwar nicht nur als Sicherungs-, sondern auch als Schutzmedium. Dennoch begannen schon Ende der 1990er Jahre im archivischen Bereich Digitalisierungsprojekte. Zu nennen ist hier die von 1996 bis 1999 von der VW-Stiftung geförderte digitale Bereitstellung der Bestände des Stadtarchivs Duderstadt,[49] aber auch die Digitalisierung von Zivilstandsregistern im Personenstandsarchiv Brühl, heute Teil der Abteilung Rheinland des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen.[50]

Vor allem aber führte seit Mitte der 1990er Jahre die damalige Landesarchivdirektion Baden-Württemberg mehrere DFG-geförderte Projekte durch, die unter anderem auf die „Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut“ und die Entwicklung von Workflows und Werkzeugen zur digitalen Bereitstellung größerer Mengen von Archivgut und von archivischen Online-Informationssystemen zielten. Hier wurden wichtige Grundlagenarbeit geleistet und wegweisende Ergebnisse erzielt, unter anderem auch das BAM-Portal entwickelt.[51]

Erinnert sei in diesem Zusammenhang an das viel zitierte Diktum von Hartmut Weber, der 1999 mit Bezug auf die neue digitale Welt im Archiv prognostiziert hatte, die deutschen Archive würden langfristig zwar 100% der Beständeübersichten, aber nur ca. 10% ihrer Findbücher und lediglich 1% ihrer Archivalien online anbieten.[52] Dass diese Prognose weit übertroffen wurde, liegt auf der Hand. Wohl jedes Archiv bietet heute auf seiner Homepage oder in seinem Webauftritt eine Beständeübersicht, auch sind die Archive eifrig dabei, ihre Findbücher sukzessive online zu stellen. Man wird vermuten dürfen, dass die staatlichen Archive mit der Retrokonversion ihrer Findbücher die Marke von 10% längst übertroffen haben, und auch die kommunalen Archive dürften wenigstens absehbar dorthin gelangen.[53]

Noch im 2007 publizierten Strategiepapier „Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt“ wirkt die intensiv geführte Diskussion pro und contra Mikrofilm bzw. Digitalisat im Spannungsfeld von Sicherung und Nutzung nach.[54] Darin heißt es: „Die wesentliche Maßnahme zum Schutz und zur Erhaltung des analogen Archivguts ist – neben einer sachgerechten Lagerung und konservatorischen, restauratorischen Maßnahmen – die Mikrografie und nicht die Digitalisierung. Sie hat im Archivwesen im Gegensatz zum Bibliothekswesen eine lange Tradition und einen hohen Stellenwert für die Bestandserhaltung (Sicherungsverfilmung, Schutzverfilmung)“.[55] Die Digitalisierung hat gleichwohl im Strategiepapier ihren Platz erobert, denn das Landesarchiv verbindet – wo möglich – „die klassische Mikrografie und die Digitalisierung synergetisch miteinander“.[56] In der Regel wird erst mikroverfilmt, von den Mikrofilmen werden aber nicht mehr, wie zuvor praktiziert, Nutzungsfilme bzw. -fiches hergestellt, sondern Digitalisate erzeugt und im Lesesaal oder gleich online bereit gestellt. Die ergonomischen Vorteile der Nutzung von Digitalisaten über Viewer liegen gegenüber der Arbeit am Mikrofilmscanner auf der Hand.

Die baden-württembergische Strategie, den Mikrofilm als Sicherungsmedium mit dem davon abgeleiteten Digitalisat als Nutzungsmedium zu verbinden, entspricht auch der langjährigen Praxis des Bundesarchivs; auch hier gibt es eine langjährige Tradition der Sicherungs- und Schutzverfilmung und auch hier setzt man konsequent weiterhin auf den Mikrofilm als primäre Quelle für digitale Nutzungsformen.[57]

Andere Archivverwaltungen wie etwa das Landesarchiv NRW, wo über die bundesfinanzierte Sicherungsverfilmung hinaus keine eigene Schutzverfilmung etabliert war, digitalisieren zwar ebenfalls vorhandene Mikrofilme, haben daneben aber in größerem Umfang zusätzlich Kapazitäten für die direkte Digitalisierung von Archivgut aufgebaut.

Digitalisiert wird inzwischen von den Landesarchiven, den Kommunalarchiven[58] und natürlich auch von den Archiven der anderen Sparten. Das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen digitalisiert in seinem 2005 in Betrieb genommenen Digitalisierungszentrum planmäßig ganze Archivbestände.[59] Einerseits werden hierfür die reichen Bestände an Sicherungsfilmen aus der Bundessicherungsverfilmung genutzt, ein ebenso großes Gewicht liegt aber auch auf der direkten Digitalisierung. Immerhin liegen inzwischen im Landesarchiv NRW bereits 10 Mio. Digitalisate vor, das sind rd. 0,8 % der Bestände insgesamt. Primäres Ziel dabei war allerdings zunächst die Ablösung des Mikrofilms als Schutzmedium durch das Digitalisat, d.h. die digitalisierten Archivbestände wurden zunächst nur in den Lesesälen zur Nutzung bereitgestellt. Begonnen wurde inzwischen aber auch damit, digitalisierte Bestände im Internet zugänglich zu machen, soweit keine archivrechtlichen Gründe dagegen sprechen.

Tempo aufgenommen hat die Digitalisierung von Archivgut durch das vom Landesarchiv Nordrhein-Westfalen und dem LWL-Archivamt 2011 initiierte DFG- Pilotprojekt zur Digitalisierung archivalischer Quellen,[60] an dem sich neben den genannten das Landesarchiv Baden-Württemberg, die Generaldirektion der Bayerischen Staatlichen Archive, das Stadtarchiv Mannheim und das Sächsische Staatsarchiv mit Pilotprojekten beteiligen. In den Pilotprojekten werden seit Anfang 2013 Standards und Workflows zur Digitalisierung und Onlinestellung verschiedener Archivalientypen von mittelalterlichen Urkunden bis zu modernen Massenakten entwickelt und erprobt. Mit den erarbeiteten methodischen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen soll dann eine Road Map für eine breite Digitalisierungskampagne in deutschen Archiven erstellt werden.

Priorisierung

Das wichtigste und zugleich schwierigste konzeptionelle Thema stellt letztlich die Priorisierung von Archivgut dar. Denn im Unterschied zu den Bibliotheken, die sich für die ältere Zeit vergleichsweise einfach Zeitschnitte setzen konnten, indem man sich die vollständige Digitalisierung der deutschen Drucke der Frühen Neuzeit zum Ziel setzte (VD 16 / VD 17 / VD 18), ist die Entwicklung ausgefeilter Kriterien der Priorisierung von Archivgut deutlich schwieriger.

Allein in den deutschen kommunalen Archiven liegen nach einer in den letzten Jahren durchgeführten BKK-Erhebung rd. 1.620 Kilometer Archivgut, in den staatlichen sind es 1.275 Kilometer.[61] An eine Totaldigitalisierung dieser Massen ist nicht zu denken. Im Landesarchiv Baden-Württemberg hat man 2011 Archivgut zur Digitalisierung priorisiert und 7,34 Prozent der Bestände des Landesarchiv als vorrangig zu digitalisieren identifiziert. Doch allein diese 7,34% zu digitalisieren, würde – so Robert Kretzschmar jüngst im Archivar – rd. 88 Millionen Euro kosten.

Mario Glauert hat in einem lesenswerten Beitrag ähnlich einschüchternde Hochrechnungen vorgelegt und insbesondere nachgewiesen, dass die jährlichen Zugänge in den staatlichen Archiven größer sind als das, was jährlich von den Archiven verfilmt und digitalisiert werden kann, egal ob vom Original oder vom Mikrofilm.[62] Eine Totaldigitalisierung erscheint daher schlechterdings unmöglich, da die Schere trotz aller praktischen Digitalisierungsanstrengungen immer weiter auseinandergeht.

Gleichwohl erscheint mir die daraus entwickelte Schlussfolgerung riskant, dass die Archive von vornherein auf jede planmäßige Digitalisierung ganzer Bestände verzichten und stattdessen allein auf die Digitalisierung „on demand“ setzen sollten. Die Archive stehen, ob sie es wollen oder nicht, in Konkurrenz mit anderen Informationseinrichtungen. Ein Verzicht der Archive auf planmäßige Digitalisierungen würde nichts anderes bedeuten als der Verzicht auf jegliche Drittmittelförderung. Denn die DFG und andere Fördereinrichtungen fördern nur Projekte, die ein konkretes messbares Ziel haben. Ich bin daher der festen Überzeugung, dass die Archive im Strom mitschwimmen müssen, um ihr Angebot und ihre Dienstleistungen gegenüber den Angeboten und Dienstleistungen anderer Informationseinrichtungen sichtbar zu halten. Die Unikalität der Bestände schützt diese nicht vor dem Vergessenwerden: Je schwerer sie aufzufinden sind, umso unwahrscheinlicher ist es, dass sie genutzt werden. Ihr möglicherweise unübertreffliche Wert für historische und andere Fragenstellungen muss wahrnehmbar, auffindbar, recherchierbar und nutzbar sein und bleiben.

Überzeugende Priorisierungskriterien zu entwickeln, ist eine der dringlichsten Aufgaben im Rahmen des DFG-Pilotprojekts zur Digitalisierung archivalischer Quellen. Ansätze dazu sind da: Verwiesen sei auf das bereits erwähnte Strategiepapier des Landesarchivs Baden-Württemberg, in dem eine solche Priorisierung als wichtige und permanente Aufgabe angesprochen wird. Maßgebliche Kriterien könnten bei der Auswahl von Archivgut zur Digitalisierung dessen visuelle Attraktivität oder die Nutzungsfrequenz sein. Ferner könne Archivgut prioritär digitalisiert werden, das aufgrund seines Inhalts nicht oder nur unzureichend archivisch erschlossen werden kann. [63] Anregung kann auch hier der Blick in die internationale Diskussion bieten. Seamus Ross hat bereits Ende der 1990er Jahre dargelegt, dass Kulturgut verwahrende Institutionen eine eigene Strategie entwickeln müssen, zu der als wesentlicher Baustein die Priorisierung gehört. Ihm zufolge ist eine Priorisierung zumindest für größere Institutionen absolut zwingend.[64] Digitalisierungswürdige ‚Kronjuwelbestände‘ fallen sofort ins Auge, für alle anderen Bestände seien folgende Aspekte zu bedenken: ihr jeweiliger Wert im Vergleich zu den anderen Beständen, die potentielle Erleichterung des Zugangs, die tatsächliche und potentielle Nutzungshäufigkeit, die komplementäre Bedeutung im Kontext anderer bereits digitalisierter Bestände, der konservatorische Nutzen und das Potential für möglichst viele Fragestellungen.

Sicherlich aber besteht die Kunst darin, diese oder anderswo ähnlich definierte Kriterien nicht nur anzulegen, sondern auch zu operationalisieren. Inwieweit sich dies durch die Entwicklung von Entscheidungshilfen in Gestalt von Matrizen und Bepunktungsschemata objektivieren lässt oder weiterhin die Expertise und das Fingerspitzengefühl der Archivarinnen und Archivare für die Auswahl von Beständen zur Digitalisierung entscheidend bleiben wird, bleibt abzuwarten. In jedem Fall aber muss der Grundsatz lauten, diese Fragen an die eigenen Bestände zu stellen und, auf die Antworten gestützt, zu priorisieren, bevor man digitalisiert.

Dr. Marcus Stumpf

LWL-Archivamt für Westfalen

marcus.stumpf@lwl.org


[1] Smithsonian Strategic Plan, http://www.si.edu/Content/Pdf/About/SI_Strategic_Plan_2010-2015.pdf, S. 4 (dieser und alle folgenden Links zuletzt abgerufen am 8.2.2014).

[2] Vgl. G. Wayne Clough, Best of Both Worlds. Museums, Libraries, and Archives in a Digital Age. Washington 2013, S. 2-4 (= http://www.si.edu/content/gwc/BestofBothWorldsSmithsonian.pdf).

[3] Ebd., S. 72.

[4] Die folgende Abbildung leitet das Kapitel „Conclusion: Unlimited Possibilities“ ein, ebd., S. 70.

[5] Vgl. Building a Movement. Annual Report and Accounts 2012, 2013 April, S.8, und die Statistik S. 9, http://pro.europeana.eu:9580/documents/858566/858665/Annual+Report+and+Accounts+2012).

[6] So die Pressemeldung vom 25.11.2013: http://pro.europeana.eu/web/guest/news/press-releases.

[7] So die Selbstdefinition auf der Seite „About us“ von Europeana Professional, http://pro.europeana.eu/web/guest/about.

[9] Ebd., S. 6.

[10] Vgl. Gemeinsame Eckpunkte von Bund, Ländern und Kommunen zur Errichtung einer Deutschen Digitalen Bibliothek als Beitrag zur „Europäischen Digitalen Bibliothek (EDB): https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/static/de/sc_documents/div/gemeinsame_eckpunkte_finale_fassung_02122009.pdf, S. 9: „Technologisch fortgeschrittene, ‚kultur- und wissenschaftsaffine’ Recherche- und Präsentationstechniken, die eine komfortable und übergreifende Suche in den Beständen und Diensten der Bibliotheken, Archive, Museen, Denkmalpflege usw. ermöglichen und mittels multidirektionaler Verlinkung einzelne Objekte und Dokumente in ihrem semantischen Kontext wahrnehmbar und zugreifbar machen, lassen die DDB zu einem hochattraktiven Angebot für Bildung,

Wissenschaft, Wirtschaft und die allgemein kulturell interessierte Öffentlichkeit werden“; vgl. auch https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/content/competence-network; zur archivarischen Sicht auf die DDB vgl. vor allem die einschlägigen Webseiten des Landesarchivs Baden-Württemberg, das die archivischen Belange auch in den Gremien der DDB mit vertritt: http://www.landesarchiv-bw.de/web/52723; vgl. dazu auch unten Anm. 37.

[11] Man kann dort über eine verfeinerte Suche, z. B. durch Vorauswahl von „Sparte“ oder „Projekttyp“ filtern, darunter findet such auch der Projekttyp „Von analog zu digital“: vgl. http://www.kulturerbe-digital.de/de/9.php. Eine hilfreiche, wenn auch sicher nicht vollständige Linksammlung findet sich in http://de.wikisource.org/wiki/Digitale_Sammlungen_von_Archiven.

Vgl. außerdem:
http://archiv.twoday.net/stories/34629282/
http://archiv.twoday.net/stories/6424341/

[12] Vgl. http://www.bam-portal.de, wo über die Bestände von Archiven, Bibliotheken und Museen übergreifend recherchiert werden kann.

[13] Eine gute Übersicht der regionalen Archivportale findet sich im Serviceangebot der Archivschule Marburg: http://archivschule.de/DE/service/archive-im-internet/archive-in-deutschland/archivportale/regionale-archivportale-im-internet.html; ausführlich dazu unten bei Anm. 38-40.

[17] Einige internationale Beispiele seien genannt: Australien: http://www.nla.gov.au/policy-and-planning/collection-digitisation-policy; Frankreich: Claire Sibille-de Grimoüard: The digitization of archives in France. Projects and perspectives, in: Katrin Wenzel (Hrsg.), Retrokonversion, Austauschformate und Archivgutdigitalisierung. Beiträge zum Kolloquium aus Anlass des 60-jährigen Bestehens der Archivschule Marburg, zugleich 14. Archivwissenschaftliches Kolloquium der Archivschule Marburg am 1. und 2. Dezember 2009, Marburg 2010, S. 275-289; Großbritannien: http://www.bl.uk/blpac/pdf/digitisation.pdf; Kanada: http://www.cdncouncilarchives.ca/digitization_en.pdf; Neuseeland: http://archives.govt.nz/sites/default/files/Digital_Preservation_Strategy.pdf; Schweden: Christina Wolf, Digitalisierung von Kulturgut in Schweden. Strategische Ansätze und Aktivitäten, in: Archivar 65 (2012), S. 387-393; USA: http://www.archives.gov/digitization/.

[20] Vgl. den Antrag der Fraktion Die Linke, Drucksache 17/6096, http://dip.bundestag.de/btd/17/060/1706096.pdf; dazu http://heise.de/-1271516, S. 2.

[21] Vgl. den Antrag der SPD-Fraktion Drucksache 17/6296, http://dip.bundestag.de/btd/17/062/1706296.pdf, S. 4.

[22] Empfehlungen zur Weiterentwicklung der wissenschaftlichen Informationsinfrastrukturen in Deutschland bis 2020 (Drs. 2359-12), http://www.wissenschaftsrat.de/download/archiv/2359-12.pdf, S. 45ff., Zitat S. 47; vgl. dazu jüngst ausführlich Robert Kretzschmar, Archive als digitale Informationsinfrastrukturen. Stand und Perspektiven, in: Archivar 66 (2013), S. 146-153, hier S. 146f., der zu Recht betont, dass Archive bei ihren Digitalisierungsbemühungen und bei der Prioritätensetzung alle Benutzergruppen gleichermaßen und nicht allein die wissenschaftliche Klientel im Blick haben dürften.

[23] Strategiepapier zur Digitalisierung von Kulturgut im Land Brandenburg, http://www.mwfk.brandenburg.de/media/lbm1.a.1491.de/strategiepapier.pdf; vgl. dazu Mario Glauert, Kulturgut im Verbund: gemeinsame Digitalisierungsstrategie von Bibliotheken, Archiven, Museen, Denkmalpflege und Archäologie im Land Brandenburg, in: Brandenburgische Archive 27 (2010),S. 63-64. Neben Brandenburg verfügt wohl auch das Land Berlin über eine – m. W. noch unveröffentlichte – Digitalisierungsstrategie, die sich nach Auskunft von Kollegen allerdings eng an der Brandenburgischen orientiert.

[24] Vgl. Strategiepapier zur Digitalisierung von Kulturgut, wie Anm. 23, S. 41f., zum Aufgabenkanon der Koordinierungsstelle. Bereit gestellt werden jährlich 100.000€.

[25] vgl. das im Februar 2012 publizierte „Konzept zur Beteiligung von Kultureinrichtungen des Landes Brandenburg an der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB)“, http://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/files/233/Konzept_zur_Beteiligung_von_Kultureinrichtungen_des_Landes_Brandenburg_an_der_DDB.pdf, das auf Grundlage des Strategiepapiers entstanden ist; zur Koordinierungsstelle Brandenburg-digital vgl. http://informationswissenschaften.fh-potsdam.de/kst-lb-digital.html.

[26] Kulturpolitische Strategie 2012 (September 2012), S. 8 (= http://www.mwfk.brandenburg.de/sixcms/media.php/4055/Kulturpolitische%20Strategie.pdf.

[27] Ebd., S. 19.

[28] In Berlin existiert inzwischen beim Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik Berlin (ZIB) eine vergleichbare Beratungs- und Koordinierungsstelle, die digiS, die Archive, Bibliotheken, Museen und Gedenkstättenberät und in diesem Jahr für beachtliche 400.000€ Digitalisierungsprojekte fördert; vgl. http://www.servicestelle-digitalisierung.de.

[29] Vgl. Digitalisierungsstrategie der Stiftung Preußischer Kulturbesitz – inhaltliche Prioritäten der Einrichtungen der SPK 2011-2015; Download über die Seite http://www.preussischer-kulturbesitz.de/schwerpunkte/digitalisierung/digitalisierungsstrategie.html.

[30] Ebd., S. 4.

[31] Vgl. Empfehlungen zur Weiterentwicklung (wie Anm. 22), S. 49.

[32] Vgl. Empfehlungen zur Weiterentwicklung (wie Anm. 22), bes. S. 50-52, hier S. 50: „Die DFG sollte in die Lage versetzt werden, die dafür bereit gestellten Mittel für weitere zehn Jahre aufzustocken.“

[34] Vgl. z. B. DFG-Positionspapier: Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme: Schwerpunkte der Förderung bis 2015 (2006), http://www.dfg.de/download/pdf/foerderung/programme/lis/positionspapier.pdf; Die digitale Transformation weiter gestalten – Der Beitrag der Deutschen Forschungsgemeinschaft zu einer innovativen Informationsinfrastruktur für die Forschung (2012), http://www.dfg.de/download/pdf/foerderung/programme/lis/positionspapier_digitale_transformation.pdf.

[35] Clough, Best of Both Worlds, wie Anm. 2, S. 5: „Libraries and archives were among the early adopters of digital technology. With their “open access” ethic, they embraced both digitization and social networking early on and began to ask, “What would the model look like if visitors could explore the collections on their own terms?”“

[36] Vgl die Projektbeschreibung auf der Homepage des BAM-Portals. http://www.bam-portal.de/projektziel.html: „Das BAM-Portal ist ein wichtiger nationaler Beitrag zu Digitalisierungsstrategien in Deutschland, aber auch auf europäischer Ebene. Das BSZ ist für die Museen in der Bund-Länder-Fachgruppe für die Deutsche Digitale Bibliothek vertreten. Das BSZ ist mit dem BAM-Portal zudem Datenaggregator für die Europeana“.

[37] Seit dem 12. November 2012 ist eine Beta-Version der DDB online, vgl. https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de. Vgl. dazu den aktuellen Sachstand: Ein Archivportal für Deutschland. Der Aufbau des Archivportals-D innerhalb der Deutschen Digitalen Bibliothek als Chance für Archive in der Informationsgesellschaft”. Vortrag Gerald Maier, Christina Wolf auf dem Deutschen Archivtag, Sektionssitzung 4, 26. September 2013 in Saarbrücken, http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/55666/Archivportal-D_saarbruecken-2013_Vortrag.pdf.

[38] In den Flächenbundesländern fehlen regionale Archivportale in Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt. In den Stadtstaaten Bremen und Hamburg ist die Archivlandschaft überschaubar.

[39] Vgl . http://www.wirtschaftsarchivportal.de; nur Kontaktdaten und Links zu den Homepages, keine Beständeübersichten oder Online-Findbücher.

[40] Vgl. z. B. http://www.katholische-archive.de, mit Kontaktdaten und groben Bestandsübersichten, keine Onlinefindbücher.

[41] Eine Standardisierung täte hier not; vgl. dazu die vom IT-Ausschuss der ARK erarbeiteten Empfehlungen zur Weiterentwicklung der Präsentationen von Erschließungsinformationen im Internet, http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/bundesarchiv_de/fachinformation/ark/vorlage_ark_erschlie_ung_online.pdf. Als weitere Plattform ist außerdem noch das Findbuchportal des Archivsoftwareanbieters AUGIAS-Data zu nennen, über das Findbücher von Archiven verschiedener Sparten aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Luxemburg, Italien und den USA recherchierbar sind: vgl. http://www.findbuch.net/homepage/index.php.

[43] Vgl. Gerald Maier, Der Aufbau einer „Deutschen Digitalen Bibliothek“ und der „European Digital Library – Europeana, in: Archivar 61 (2008), S. 399-401, hier S. 400: „Die Architektur ist so geplant, dass neben spartenübergreifenden Nutzer-Sichten (views) auch spartenspezifische Sichten möglich sind, was auch im Hinblick auf die Realisierung eines „Archivportals D“ zu berücksichtigen ist“; vgl. auch die Informationen auf der Projekthomepage des Landesarchivs Baden-Württemberg, http://www.landesarchiv-bw.de/web/54267; zum europäischen Archivportal vgl. http://www.archivesportaleurope.net/de; jüngst zusammenfassend Kerstin Arnold, Susanne Waidmann, Vernetzte Präsentation – Erfahrungen mit Portalen; In: Archivar 4 (2013), S. 431-438, bes. S. 433f.

[45] vgl. dazu ausführlich und mit zahlreichen weiteren Hinweisen zuletzt Angelika Menne-Haritz, Archivgut in digitalen Bibliotheken, in: Archivar 65 (2012), S. 248-257.

[46] Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt“. Strategie für die Integration von analogem und digitalem Archivgut, die Digitalisierung von Archivgut und die Erhaltung digitalen Archivguts, http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/43034/Digistrategie_labw2007web.pdf, S. 6; vgl. auch Positionspapier der ARK „Digitalisierung von Archivgut im Kontext der Bestandserhaltung“, in: Archivar 61 (2008), S. 395-398, hier S. 396 (online: http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/42353/digibest.pdf)

[47] Digitalisierung im Bundesarchiv. Strategie für den Einsatz neuer Techniken der Digitalisierung zur Verbesserung der Zugänglichkeit des Archivguts und zu seinem Schutz 2011 – 2016 (Stand Februar 2011), S.6.

[49] Vgl. den Projektbericht von Hans-Reinhard Fricke, http://webdoc.sub.gwdg.de/edoc/p/fundus/2/fricke.pdf. Die Original-URL des Digitalen Archivs Duderstadt funktioniert seit Jahren nicht mehr. Zugänglich sind die Digitalisate m.W. nur noch über das Portal digitalisierter Kulturgüter Niedersachsens OPAL, was als ausgesprochen schlechte, weil kontextlose Lösung gelten muss, vgl. http://opal.sub.uni-goettingen.de/no_cache/browse/erweitert/?tx_jkOpal_pi1%5BcatEntry%5D=Urkunden+des+Stadtarchivs+Duderstadt&. Besonders traurig mutet an, dass von der Infoseite des Stadtarchivs das Digitale Archiv zwar gerühmt wird („Diese Sammlung ist im Bereich der kommunalen und staatlichen Archive noch immer führend in Europa“), aber nicht verlinkt ist!

[50] Vgl. zuletzt Christian Reinicke, Arbeiten im digitalen Lesesaal. Landesarchiv NRW Personenstandsarchiv Brühl, in: Archivar 61 (2008) S. 76-80 mit weiteren Hinweisen.

[51] Vgl. zu den Projekten die Projektwebsites mit weiteren Hinweisen; zum Projekt Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut http://www.landesarchiv-bw.de/web/47361, zu den Workflows und Werkzeugen zur digitalen Bereitstellung größerer Mengen von Archivgut http://www.landesarchiv-bw.de/web/47354 und zum BAM-Portal http://www.landesarchiv-bw.de/web/44573.

[52] Vgl. Hartmut Weber, Digitale Repertorien, virtueller Lesesaal und Praktikum im WWW – neue Dienstleistungsangebote der Archive an die Forschung, in: Fundus – Forum für Geschichte und ihre Quellen 4 (1999), S. 197-213, hier S. 212 (= http://webdoc.gwdg.de/edoc/p/fundus/html/heft_4.html).

[53] 10% von 60 Mio. geschätzten Verzeichnungseinheiten war die Zielmarke der DFG-Aktionslinie Retrokonversion: Mit DFG-Förderung wären demnach 8% (4,8 von 60 Mio.) der Verzeichnungseinheiten insgesamt retrokonvertiert worden.

[54] Vgl. z. B. Frieder Kuhn, Nicht zu vergessen: Mikrofilm! Ein Zwischenruf, in: Gerald Maier / Thomas Fricke (Hrsg.), Kulturgut aus Archiven, Bibliotheken und Museen im Internet (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A, Heft 17), Stuttgart 2004, S. 203-205 (online: http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/43102/WerkheftA17_Schnitt.pdf).

[55] Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt. Strategie für die Integration von analogem und digitalem Archivgut, die Digitalisierung von Archivgut und die Erhaltung digitalen Archivguts, http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/43034/Digistrategie_labw2007web.pdf, S. 6.

[56] Ebd., S. 2 Anm. 4 und bes. S. 7.

[57] Digitalisierung im Bundesarchiv, wie Anm. 47, S. 10: „Der teilweise von Nutzern als reduziert empfundene Komfort der Mikrofilme kann durch den Einsatz der Digitalisate für die Nutzung erheblich verbessert werden, so dass sich Mikrofilm als Sicherungsmedium und Digitalisate als Nutzungsmedium gut ergänzen. Die Erstellung von Digitalisten wird deshalb in der Regel vom Mikrofilm aus vorgenommen.“

[58] Vgl. die nützliche und praxisnahe, inzwischen freilich etwas in die Jahre gekommene Empfehlung Digitalisierung von archivischem Sammlungsgut http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Empfehlung_Digitalisierung.pdf, sowie Marcus Stumpf, Grundlagen, Planung und Durchführung von Digitalisierungsprojekten, in: ders. / Katharina Tiemann (Hrsg.), Kommunalarchive und Internet. Beiträge des 17. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) in Halle vom 10.–12. November 2008 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 22) Münster 2009, S. 111–132.

[59] Vgl. dazu http://www.archive.nrw.de/lav/archivfachliches/bestandserhaltung/digitalisierung/index.php und Grundsätze der Bestandserhaltung – Technisches Zentrum, hrsg. vom Landesarchiv Nordrhein-Westfalen. Überarb. Neuauflage, Düsseldorf 2011, S. 44f.

[60] Frank Bischoff / Marcus Stumpf, Digitalisierung von archivalischen Quellen – DFG-Rundgespräch diskutiert fachliche Eckpunkte und Ziele einer bundesweiten Digitalisierungskampagne, in: Archivar 64 (2011), S. 343-346, Frank Bischoff, Digitale Transformation. Ein DFG-gefördertes Pilotprojekt deutscher Archive, in: Archivar 65 (2012), S. 441-446; Projekthomepage: http://www.archivschule.de/DE/forschung/digitalisierung/.

[61] Vgl. Entwicklungen der Personalstrukturen im Archivwesen der Länder in der Bundesrepublik Deutschland. Strategiepapier der ARK 2011, in: Archivar 64 (2011), S. 397-413, hier S. 398; zum Folgenden Kretzschmar, Archive als digitale Informationsinfrastrukturen, wie Anm. 22, S. 148.

[62] Vgl. Mario Glauert, Dimensionen der Digitalisierung. Kosten, Kapazitäten und Konsequenzen, in: Claudia Kauertz (Red.), Digital und analog. Die beiden Archivwelten. 46. Rheinischer Archivtag. 21.-22. Juni 2012 in Ratingen. Beiträge (Archivhefte 43), Bonn 2013, S. 42-53, hier S. 46f.

[63] Vgl. Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt, wie Anm. 46, S. 5f. Dies ist im übrigen auch ein wichtiger Aspekt im DFG-Pilotprojekt, indem erprobt werden soll, inwieweit durch die Vergabe von Strukturdaten bei der Digitalisierung, die das Archivale in der Viewer-Ansicht besser gliedern (etwa bei Amtsbüchern), eine (zu) flache Verzeichnung kompensiert werden kann.

[64] Vgl. Seamus Ross, Strategies for selecting resources for digitization: source-orientated, user-driven, asset-aware model (SOUDAAM). In: T. Coppock (Hrsg.), Making information available in digital format: perspectives from practitioners. Edinburgh 1999, S. 5-27, hier S. 16 f.