Der Einsatz von Normdaten, insbesondere die Gemeinsame Normdatei (GND), ist für Archive perspektivisch von großer Bedeutung. Sie ermöglichen vor allem eine standardisierte Erfassung von Objekten und Sachverhalten, was eine bessere Verknüpfung von Erschließungsdaten über verschiedene Einrichtungen hinweg sicherstellt. Dies führt nicht nur zu einer verbesserten Qualität der eigenen Erschließung, sondern auch zu einer erheblichen Steigerung der Auffindbarkeit und Nachnutzbarkeit von Archivalien. „Neue Veröffentlichung: “Die GND im Archiv. Handreichung zur Nutzung von Normdaten”“ weiterlesen
Kategorie: Fachbeiträge
Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive
Seit Mai auf der BKK-Homepage findet sich das Papier: “Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive“. Das Papier wurde aus dem Arbeitskreis “Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen” (AUdS) initiiert und kann im Vorfeld und während der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in kommunalen Verwaltungen sehr hilfreich sein. Der BKK-Unterausschuss Informationstechnologie und die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag haben sie im Frühjahr diskutiert und empfehlen sie nachdrücklich.
Aus der Einleitung:
“Gemeinsam erarbeitete diese Gruppe eine kompakte (und hoffentlich verständliche) Handreichung als Hilfestellung bei der Vorbereitung, Planung und Umsetzung des Projekts zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zu geben, speziell für kleine und mittlere Kommunen. Gegliedert ist die Handreichung nach den wesentlichen Themenbereichen, um Archivare, IT-Abteilung, Verwaltungsmitarbeiter und andere relevante Akteure gezielt anzusprechen.
=> Wie sollte ein Einführungsprojekt organisatorisch aufgesetzt sein?
=> Wer aus der Verwaltung soll / muss einbezogen werden und mit welcher Aufgabe?
=> Welche Schritte sind zu beachten und in welcher Reihenfolge?
=> Welche organisatorischen Voraussetzungen bedarf eine moderne => Schriftgutverwaltung?
=> Welche spezifischen Anforderungen haben unsere Ämter?
=> Was ist bei der Auswahl eines DMS-Produkts zu bedenken?
=> Welche Konzepte sind technisch, organisatorisch und vor allem rechtlich => erforderlich?
Die Handreichung findet sich hier zum Download: https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/informationstechnologie.html
Literaturhinweis: Entstehung und Überlieferung von Unterlagen aus der Selbstverwaltung der Gemeinden zwischen der zweiten Hälfte des 19. und der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts
Bei der Recherche nach archivwissenschaftlicher Literatur dürfte die Fachbibliographie zum Archivwesen der Archivschule Marburg recht bekannt sein. Weniger bekannt, doch immer auch beachtenswert, ist der Publikationsserver mit digital publizierten Abschlussarbeiten der Fachhochschule Potsdam. Als Beispiel wurde die erst vor Kurzem veröffentlichte Bachelorarbeit von Lars Sonnenberg, inzwischen Stadtarchiv Lage und Archiv der Lippischen Landeskirche in Detmold, aus dem Jahr 2021 ausgewählt, die insbesondere Aktenkundliches aus Lippe aufbereitet und damit Neuland betritt. Es muss eben nicht immer nur Preußen, Bayern und Österreich sein, wenn es um Aktenkunde geht:
Lars Sonnenberg, Entstehung und Überlieferung von Unterlagen aus der Selbstverwaltung der Gemeinden zwischen der zweiten Hälfte des 19. und der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts. Das Beispiel Gemeinden im Fürstentum bzw. Land Lippe 1841 – 1934, Werder (Havel) 2021. urn:nbn:de:kobv:525-33324.
Die neue Ausgabe der Archivpflege ist da!
Verpackt in vielen Archivschachteln wartet eine ganze Palette mit der 99. Ausgabe der Archivpflege in Westfalen-Lippe darauf, an die vielen Interessenten und Interessentinnen verschickt zu werden.
Neben den Berichten zum 74. Westfälischen Archivtag in Hagen gibt es weitere spannende Beiträge zum Archiv als archivpädagogischer Vermittlungsort und die Diskussion über die digitalisierungsgestützte Erschließung als Bewertungsansatz bei Fotosammlungen. Des Weiteren informieren Kurzberichte wieder aus dem Archivalltag. Zwei Buchrezensionen und die Ankündigung von zwei Neuerscheinungen aus dem LWL-Archivamt ergänzen die aktuellen Infos aus den Archiven.
Mehr Infos unter: LWL | Archivpflege in Westfalen-Lippe – LWL-Archivamt für Westfalen
Archivische Anbietungspflicht kommunaler Ratsfraktionen – ein Rechtsgutachten der Archivschule Marburg
In der aktuellen Ausgabe “Archivfachliche Beiträge, Beiheft 8” (PDF, S. 36ff.) des Stadtarchivs Mönchengladbach findet sich der Abdruck eines Rechtsgutachtens von Prof. Dr. Thomas Henne, Jurist und Dozent an der Archivschule Marburg, zur Frage, ob die kommunalen Ratsfraktionen in NRW und Hessen gegenüber den zuständigen Kommunalarchiven hinsichtlich ihrer Unterlagen anbietungspflichtig sind. Er kommt zu dem Schluss, dass es – anders als bei Unterlagen von Fraktionen des Bundestages und der Landtage gegenüber den staatlichen Archiven – eine Anbietungspflicht von kommunalen Fraktionen gibt und diese ihre Unterlagen dem zuständigen Kommunalarchiv anzubieten haben.
Das Rechtsgutachten war durch das Stadtarchiv Mönchengladbach in Auftrag gegeben worden, dürfte aber auch für andere Kommunen und Bundesländer soweit Gültigkeit haben.