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Online-Digitalisate im Portal „Archive in NRW“ – einige Zahlen und eine Analyse

Allgemein

Das Archivportal „Archive in NRW“ ermöglicht den Zugang zu Archiven, Beständen, Findmitteln und Digitalisaten in Nordrhein-Westfalen. Aktuell sind nach eigenen Angaben des Portals 507 Archive verschiedener Archivsparten vertreten. Bei 396 politisch selbstständigen Gemeinden in NRW sollte also vermutlich jede Kommune zumindest mit einem Eintrag zu ihrem „Archiv“ vertreten sein. Es handelt sich also um das zentrale, archivische Zugangsportal in NRW.

Wie wird dieses Portal von den Archiven, insbesondere von den Kommunalarchiven, für Online-Digitalisate von Archivgut genutzt? Wieviel und was wird bereitgestellt? Diesen Fragen soll der nachfolgende Beitrag mit Hilfe der öffentlich zugänglichen Recherchefunktion nachgehen, insbesondere um den bisherigen Digitalisierungsstand des eigenen Archivs, des Stadtarchivs Lemgo, einordnen zu können.

Vorab einige Hinweise bzw. Einschränkungen. Die Analyse gibt immer den Stand vom 28. Januar 2023 wieder und kann spätere Änderungen nicht berücksichtigen. Ebenfalls kann nicht berücksichtigt werden, wenn Archive Digitalisate vorhalten, diese aber über andere Online-Portale zugänglich machen oder nur intern im Lesesaal veröffentlichen. Erschließungsrückstände sind natürlich über das Archivportal nicht zu ermitteln, spielen aber bei der Fragestellung keine Rolle, da nur erschlossenes Archivgut mit Digitalisaten versehen werden kann.

Nach eigenen Angaben des Portals soll es über 3 Millionen recherchierbare Archivalien (im Folgenden als Verzeichnungseinheiten, kurz: VZE bezeichnet) und mehr als 180.000 Digitalisate von Archivalien geben. Die Recherchefunktion ermittelt dagegen bereits insgesamt 5.069.175 VZE und davon 362.438 VZE mit Digitalisaten. Die Selbstdarstellung scheint also etwas veraltet zu sein bzw. die Nutzung des Portals ist seitdem deutlich nach oben gegangen. Man muss allerdings berücksichtigen, dass bei den VZE das Landesarchiv NRW mit 2.561.965 VZE dabei ist, also etwa 50 % der VZE in den entsprechenden Findmitteln bereitstellt. Die Kommunalarchive stellen dagegen zusammen 2.055.414 VZE bereit und damit ungefähr 40 %. Im Ganzen eine beachtliche Leistung, wobei das Schwergewicht beim Landesarchiv liegt.

Wie sieht es nun bei den VZE mit Online-Digitalisaten aus: das Landesarchiv hat einen Anteil von 308.049 VZE von insgesamt 362.438 VZE, das entspricht etwa 85 Prozent. Interessantenweise ist die Zahl der VZE mit Digitalisaten bei den drei Standorten des Landesarchivs annähernd gleich verteilt, also jeweils etwa ein Drittel.

Lässt man nun aber das Landesarchiv außen vor, entfallen noch 45.875 VZE mit Digitalisaten auf die Kommunalarchive. Die restlichen 8.514 VZE mit Digitalisaten verteilen sich auf die sonstigen Archivsparten, die weder staatlich noch kommunal sind, aber hier nicht näher betrachtet werden sollen.

Untersucht man die Verteilung nach Laufzeiten der VZE, ergibt sich insgesamt folgende Verteilung:

120.950 VZE von 1000 bis 1800 (alle)

115.682 VZE von 1800 bis 1900 (alle)

133.237 VZE von 1900 bis 2020 (alle)

Berücksichtigt man nur die Kommunalarchive sieht das Ganze so aus:

14.673 VZE von 1000 bis 1800 (Kommunal)

11.193 VZE von 1800 bis 1900 (Kommunal)

18.293 VZE von 1900 bis 2020 (Kommunal)

Wie viele Archive bieten überhaupt Online-Digitalisate an? Nach der Recherchefunktion sind es insgesamt 44 Archive mit Digitalisaten, davon sind 35 tatsächlich Kommunalarchive. Von den insgesamt 507 aufgelisteten Archiven bieten also weniger als 9 Prozent tatsächlich Digitalisate an, was natürlich die hohe „Digitalisierungsleistung“ des Landesarchivs einschließt.

Von den 35 Kommunalarchiven mit Digitalisaten sind 12 Kommunen mit über 100.000 Einwohnern bzw. vier Kreisarchive vertreten. Die Großstädte stellen also einen erheblichen Anteil dar.

Die Verteilung der 44 Archive mit Digitalisaten mit ihren Standorten auf die beiden Landesteile Rheinland und Westfalen-Lippe ist sehr aufschlussreich. Im Rheinland (Regierungsbezirke Köln und Düsseldorf) sind insgesamt sieben Archive zu ermitteln. Dabei sind aber die Landesarchivabteilung in Duisburg, das Historische Archiv Krupp und das Diözesanarchiv in Aachen herauszurechnen, es bleiben also nur 4 Kommunalarchive im Rheinland, die entweder Kommunen mit mehr als 100.00 Einwohner sind (Duisburg, Düsseldorf, Solingen) bzw. ein Kreisarchiv (Rheinisch-Bergischer Kreis). Die restlichen Archive verteilen sich auf den Landesteil Westfalen-Lippe (Regierungsbezirke Münster, Arnsberg und Detmold). Nichtkommunal sind dort 6 Archive.

Schauen wir uns einmal bei den Kommunalarchiven die drei Kommunalarchive an, die die meisten Online-Digitalisate anbieten. Diese sind nicht repräsentativ für die anderen Kommunalarchive mit Online-Digitalisaten, aber bei ihnen lässt sich die innere Verteilung der Digitalisate besser ablesen.

Es sind:

Platz 1: Stadtarchiv Siegen mit 9344

Platz 2: Stadtarchiv Düsseldorf mit 8706

Platz 3: Stadtarchiv Münster mit 7463

In Siegen entfallen zwei Drittel der Digitalisate auf den Bereich der Sammlungen (v. a. Fotos und Drucke) und etwa ein Drittel auf das Alte Archiv bzw. die vermutlich ältesten Unterlagen des Archivs. In Düsseldorf entfallen 75 % auf Karten und Pläne und 25 % auf das Alte Archiv. In Münster dominieren mit 80 % die amtlichen und ältesten Unterlagen und 20 % entfallen auf die sonstigen Bereiche (Sammlungen). Die ältesten, amtlichen Unterlagen sind also immer bei den Digitalisaten vertreten, wobei ihr Gesamtanteil sehr unterschiedlich sein kann. Hier können verschiedene Faktoren eine Rolle spielen (Alter und Umfang dieser Bestände, Nachfrage, Zustand, interne Entscheidungen…), über die man hier nur spekulieren kann.

Zum Schluss noch der Versuch einen Durchschnittswert der Zahl der VZE mit Online-Digitalisaten pro Kommunalarchiv zu errechnen. Ich komme dabei auf 1218 VZE pro Archiv, wenn man die anderen Archivsparten herausrechnet.

Lemgo

Nachdem nun sozusagen das „Setting“ beschrieben ist, lässt sich auch das Stadtarchiv Lemgo einordnen. 102.605 VZE sind aktuell in der Archivdatenbank Augias Archiv erfasst. Davon sind 87.970 VZE im Archivportal NRW in den Findmitteln öffentlich und frei zugänglich. Dieser recht hohe Anteil der Online-Findmittel am Gesamtbestand der erfassten VZE ist u. a. dadurch zu erklären, dass sich noch ein großer Teil der jüngeren, amtlichen Aktenüberlieferung im Zwischenarchiv befindet. Wäre dieser Teil nicht nur in der Zwischenarchivdatenbank erfasst, sondern auch in der Archivdatenbank, wäre der Anteil der öffentlich zugänglichen Findmittel geringer, da beim Zwischenarchivgut die Schutzfristen vielfach noch laufen.

Im Archivportal bietet das Stadtarchiv insgesamt 2820 VZE mit Digitalisaten an. Damit läge Lemgo deutlich über dem Durchschnittswert von 1218 VZE. Davon sind 2305 VZE aus dem Zeitraum vor 1800. Die Verteilung der 2820 VZE nach Archivaliengattung und Zeitraum ist so, dass 1903 Urkunden mit Digitalisaten (alles vor 1800) und 256 alphabetische Namensverzeichnisse zu den standesamtlichen Personenstandsregistern (alles ab 1876) online sind. Die restlichen 661 VZE entfallen tatsächlich auf Akten und Amtsbücher (amtliches Schriftgut, bis auf knapp 15 kaufmännische Handlungsbücher der Frühen Neuzeit), davon auf die Zeit vor 1800 etwa 400 VZE. Enthalten sind Bürgerlisten/Bürgeraufnahmen, Melderegister, Protokollbände, Prozessakten, Kataster,- Gebäude – und Grundbesitzverzeichnisse, Rechnungen und Steuerunterlagen.

Ein deutlich größerer Anteil von Digitalisaten aus dem Stadtarchiv Lemgo ist allerdings im Archivportal NRW nicht berücksichtigt: so gibt es noch etwa 31.200 Digitalisate zu den Fotosammlungen und Fotoarchiven im Stadtarchiv, die nur lokal über die Intranet-Recherche im Lesesaal den Nutzern zur Verfügung stehen. Dies hat zum einen (urheber)rechtliche Gründe, hängt aber auch mit der fehlenden Kompatibilität des Archivportals mit der Präsentation digitaler Fotoreproduktionen zusammen.

Fazit

Die Nutzung des Archivportals NRW für die Präsentation von Online-Digitalisaten durch Kommunalarchive ist also sicherlich noch ausbaufähig, insbesondere bei den Klein- und Mittelstädten und – aus welchen Gründen auch immer – besonders im Landesteil Rheinland. Die Erstellung und Onlinestellung von Digitalisaten setzt allerdings eine nicht unerhebliche Infrastruktur an Geld und/oder Personal vor Ort voraus und bedarf technischer und archivtheoretischer Kenntnisse. Den Kommunalarchiven in NRW steht mit dem Archivportal sicherlich keine perfekte Präsentationsplattform zur Verfügung (die Problematik bei der Nutzung der Findmittel durch Ungeübte oder Laien wäre ein anderes Thema), aber sie kann und sollte genutzt werden. Insellösungen einzelner Archive sind immer problematisch, auch wenn sie besser auf die konkreten Bedürfnisse vor Ort zugeschnitten sind. Für kleine und mittlere Archive sind sie aber zumeist nicht finanzierbar und da ist das Archivportal eine sehr günstige und gute Lösung, zu der es keine vergleichbare Alternative gibt. Beratung und Unterstützung für die kleineren Archive, auch zu Fragen und Möglichkeiten der Finanzierung, können hier zu einer besseren Nutzung des Archivportals für Digitalisate führen.

Bisher werden bei den Online-Digitalisaten besonders Urkunden, Akten und Amtsbücher präsentiert, soweit vorhanden, auch gerne aus der Zeit vor 1800. Dafür ist das Archivportal ausgebaut. Um aber auch Sammlungen zu präsentieren, die im Archiv häufig – wenn man von Zeitungen absieht – aus Bildmaterial bestehen (v. a. Fotos, Plakate und Karten/Pläne) und einen niedrigschwelligen Zugang zum Archivgut ermöglichen, wäre eine Orientierung an den professionellen Foto-Webdatenbanken erforderlich. Dann ließe sich die Nutzung sicherlich noch steigern, zumal Foto- und Bildmaterialen sowieso aus Gründen des Bestandsschutzes möglichst nur digital genutzt werden sollten. Hier ließen sich also zwei Ziele gut miteinander kombinieren…

Videokonferenz zum Tag der Archive 2022 in Münster – Digitale Angebote und Sprechstunde am 5. März 2022

20 Jahre digitaler Aufbruch: Wie finde ich online Informationen in Münsters Archiven?

Fünf Archive in Münster präsentieren zum „Tag der Archive“ am 5. März 2022 ausgewählte digitale Angebote und bieten eine gemeinsame Online-Sprechstunde an

Weltweit gilt 2002 als das Jahr, in dem erstmals mehr Informationen digital als analog gespeichert wurden. 20 Jahre später können auch die fünf öffentlichen Archive in Münster auf zwei Jahrzehnte Erfahrungen mit digitalen Quellen und ihrer Aufbewahrung zurückblicken. Nicht zuletzt während der Corona-Pandemie haben sie verstärkt auch Online-Nutzungen in den Mittelpunkt ihrer Arbeit gestellt.

In einer offenen Online-Sprechstunde präsentieren die Archive Münsters am Samstag, dem 5. März 2022, allen Interessierten die neuen Möglichkeiten digitaler Recherchewerkzeuge, Online-Quellensammlungen oder Internet-Präsentationen zur Familien-, Stadt- oder Regionalgeschichte. Anschließend stehen Fachleute für Fragen zur Verfügung. Das Angebot des Landesarchivs NRW (Abteilung Westfalen), des Bistumsarchivs, des Universitätsarchivs, des LWL-Archivamts für Westfalen und des Stadtarchivs ist Teil des bundesweiten Tags der Archive.

Eine Teilnahme an der zoom-Videokonferenz ist über mobile Geräte und PCs oder auch per Telefon möglich. Die Zugangsdaten erhalten Sie nach einer Anmeldung beim Stadtarchiv Münster: archiv@stadt-muenster.de oder 0251 492 4701.

Unser Beitrag:

Westfälisches Literaturarchiv im LWL-Archivamt für Westfalen

Glückwunsch Annette von Droste-Hülshoff zum 225. Geburtstag!

Die Literaturlandschaft Westfalen feiert in diesem Jahr den Geburtstag einer der bedeutendsten deutschen Dichterinnen mit zahlreichen Aktivitäten und Veranstaltungen.

Neben dem Center for Literature auf Burg Hülshoff leistet das Westfälische Literaturarchiv im LWL-Archivamt für Westfalen in Münster hierzu einen wichtigen Beitrag. So wurde ein zentraler Teil des handschriftlichen Erbes der Schriftstellerin, der sog. Meersburger Nachlass, restauriert, digitalisiert und inhaltlich erschlossen, um Leben und Werk der Dichterin einer breiten Öffentlichkeit zu vermitteln.

LWL Archivamt für Westfalen: „Die Online-Angebote von Münsters Archiven sind vielfältig: Katharina Tiemann und Dr. Sibylle Backmann begutachten den handschriftlichen Nachlass von Annette von Droste-Hülshoff für ein Onlineangebot des Westfälischen Literaturarchivs. (Foto: Birgit Geller, LWL-Archivamt)“

Aus Anlass des Tages der Archive geben Katharina Tiemann und Dr. Sibylle Backmann im Rahmen eines Kurzinterviews Einblicke in die detektivisch anmutende Archivarbeit mit Manuskripten und Briefzeugnissen, die nicht nur das literarische Schaffen, sondern auch die Persönlichkeit der Dichterin in ihrer Lebenswelt dokumentieren.

Beiträge der anderen beteiligten Archive:

Stadtarchiv Münster

Ein Baustein archivischer Digitalisierungsstrategien: Das Stadtarchiv richtet das Scannen von historischen Quellen wie diesem Einwohnerverzeichnis aus dem 19. Jahrhundert konsequent an der Nachfrage aus.

Landesarchiv NRW Abteilung Westfalen

(Abbildung: Landesarchiv NRW, Abt. Westfalen)“

Die Bestände der Archive in Münster und ihre bereits digitalisierten Quellen lassen sich über das landesweite Portal www.archive.nrw.de finden.

Universitätsarchiv Münster

Münsters Archive stellen zunehmend Quellen online: Das Universitätsarchiv hat den Matrikelband 1780 bis 1808 digitalisiert. Der letzte Eintrag nennt Clemens August von Droste-Hülshoff, Vater der Dichterin Annette.

Bistumsarchiv Münster

Das Bistumsarchiv stellt über das Portal Matricula mehr als 600.000 Kirchenbuchseiten zur freien Einsicht zur Verfügung. Seit dem vergangenen Jahr sind auch mehr als 100 Findbücher online zugänglich gemacht worden.

Zeitplan:

11 Uhr:

Begrüßung und Impuls (Dr. Peter Worm, Leiter des Stadtarchivs Münster):
Perspektiven auf Archive im digitalen Informationszeitalter

11.10 – 11.50 Uhr:

Kurzvorstellung der Archive und ausgewählter digitaler Angebote:

Stadtarchiv: Wir scannen, was Nutzende im Stadtarchiv suchen. Unser neuer Digitalisierungsservice
Bistumsarchiv: Kirchenbücher und Findmittel im Internet
Landesarchiv NRW, Abt. Westfalen: Neue Suchmöglichkeiten des Archivportals NRW
LWL-Archivamt: Annette von Droste-Hülshoff geht online! Der handschriftliche Nachlass im Westfälischen Literaturarchiv
Universitätsarchiv: Digitalisierte Matrikelbände und Personalverzeichnisse als Recherchemöglichkeiten

11.50 – 12.30 Uhr:

Sie fragen – Archivarinnen und Archivare antworten!
Eine Online-Sprechstunde für Ihre Fragen zu Recherche und Forschung in Münsters Archiven im digitalen Wandel (Moderation: Dr. Peter Worm)

Urkunden 2.0 – Beschaffung eines Aufsichtscanners für das Stadtarchiv Lemgo und Digitalisierung des Urkundenbestandes durch Fördermittel des Programms “WissensWandel”

In diesem Jahr konnten mit Mitteln des Deutschen Bibliotheksverbandes (DBV) im Rahmen von “WissensWandel. Digitalprogramm für Bibliotheken und Archive innerhalb von Neustart Kultur (2020-2023)” erstmalig ein Archivscanner bzw. ein Aufsichtscanner für das Stadtarchiv Lemgo beschafft und die Digitalisierung des Urkundenbestandes realisiert werden. Das Programm ist Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM).

Siegel an einer Urkunde von 1517 aus dem Stadtarchiv Lemgo , 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Die Digitalisierung im Stadtarchiv Lemgo erfolgte bisher bei papiergebundenen Vorlagen mit Hilfe einer handelsüblichen Digitalkamera oder bei Fotopapierabzügen mit einem Flachbettscanner. Die eingesetzte Kameratechnik entsprach nicht mehr dem fachlichen Standard und machte mehrere softwaregestützte, zeitaufwändige Nachbearbeitungsschritte erforderlich. Die Bedienung und Aktualisierung mehrerer, paralleler Scansysteme (u.a. ist hier auch ein Einzeldiascanner im Einsatz) mit der zugehörigen Software wie bisher ist dauerhaft in einer kleineren Archiveinrichtung nicht leistbar. Eine Professionalisierung auf technischem Gebiet wurde daher angestrebt, um mit geringerem Zeitaufwand qualitativ höherwertige Digitalisate erzeugen zu können, die auch den aktuellen Nutzererwartungen entsprechen.

Archivscanner im Stadtarchiv Lemgo, 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Die einzusetzende Scannertechnologie sollte deswegen auch die Heterogenität des Archivgutes hinsichtlich seines Informationsträgers (Papier, Pergament, Glasplatte, Fotopapier, Diafilm…) als auch den Erhaltungszustand berücksichtigen. In Frage kamen ausschließlich berührungsfreie Scanverfahren, die das Archivgut nicht (weiter) schädigen. Diese Flexibilität soll sich auch dadurch ausdrücken, dass Komponenten des Scanners leicht austausch- und erweiterbar sein sollen, ohne dass das Gesamtsystem ersetzt werden muss. Gleichzeitig müssen Workflows in der Scanbedienung hinterlegt sein, die ein einfaches und rasches Arbeiten ermöglichen, so dass neben dem Stammpersonal auch Hilfskräfte und Praktikanten die Scannertechnologie nach Einweisung bedienen können. Letztlich muss das Scansystem auch in seinen Dimensionen in die Räume des Stadtarchivs integrierbar sein.

Nachdem die Förderzusage in der beantragten Höhe über den DBV erfolgte, wurde für die Auswahl des Scanners ein Ausschreibungsverfahren mit einem entsprechenden Leistungsverzeichnis durchgeführt, bei dem die Firma Microbox mit einem modularen Archivscanner den Zuschlag erhielt. Er ermöglicht in der gewählten Ausführung die Digitalisierung bis zum Format Din A 1 und auch das Scannen von Durchlichtmedien (wie Dias, Glasplatten, Negative) mit Hilfe einer Durchlichteinheit.

Nach der Lieferung, Aufstellung und Inbetriebnahme des Scanners, konnte dann mit der Umsetzung des zweiten Projektanteils begonnen werden: die Digitalisierung des mittelalterlichen und frühneuzeitlichen Urkundenbestandes.

Digitalisierung des Urkundenbestandes im Stadtarchiv Lemgo, 2021 (Foto: Marcel Oeben)

Der Urkundenbestand des Stadtarchivs Lemgo umfasst nach jetzigem Stand ca. 1900 Urkunden (als Ausfertigungen oder in kopialer Form), die zwischen 1245 und 1824 entstanden sind. Die Urkunden sind vollständig in der internen Archivdatenbank erfasst. Die Erschließungstiefe variiert zwischen Kopfregest, Kurzregest und Vollregest. Eine Formal- und Zustandsbeschreibung sowie Datierung ist dabei immer vorhanden. Für die Urkunden zwischen 1245 und etwa 1500 liegen zudem maschinenschriftliche Abschriften/Transkriptionen im Stadtarchiv vor, die für die Digitalisierung ebenfalls berücksichtigt wurden und die Nutzung der Urkundentexte deutlich erleichtern.

Neben den genuin städtischen Urkunden sind im Bestand auch die Überlieferungen weiterer, im Kern mittelalterlicher Institutionen in der Stadt Lemgo enthalten, wie das Hl. Geist-Spital / St. Loyen, das ursprüngliche Leprosorium St. Georg (vor den Stadtmauern), das Kloster der Schwestern vom gemeinsamen Leben nach der Augustinus Regel im Rampendal, der Beginenhäuser, der Zünfte bzw. Ämter und Gilden (in Teilen) sowie verschiedener (vorreformatorischer) Bruderschaften. Enthalten ist zudem eine Sammlung mit Eheberedungen bzw. Eheverträgen. Der deutlich kleinere Urkundenbestand des ehemaligen Dominikanerinnenklosters St. Marien in Lemgo (im Zuge der Reformation Umwandlung in ein Frauenstift) befindet sich als Depositum im Landesarchiv NRW Abteilung OWL in Detmold Bestand L 4 A und liegt bereits digitalisiert und online im Archivportal “Archive in NRW” vor.

Mit der abschließenden Digitalisierung des Urkundenbestandes im Stadtarchiv Lemgo liegen nun die beiden wichtigsten urkundlichen Überlieferungen zur Geschichte der Hansestadt Lemgo in zeitgemäßer Form vor. Wissenschaftliche Forschungsvorhaben und Fragestellungen, insbesondere in vergleichender Perspektive werden damit deutlich erleichtert oder überhaupt erst möglich gemacht.

Die Digitalisate der Urkunden aus dem Stadtarchiv Lemgo werden Anfang nächsten Jahres über das Archivportal “Archive in NRW” online gestellt. Ergänzend werden die Erschließungsdaten und Digitalisate auch dem Portal monasterium.net zur Verfügung gestellt, um insbesondere eine tiefergehende und erweiterte Erschließung zu ermöglichen. Über das Portal Monasterium.net können zudem direkt Anmerkungen, Ergänzungen und Korrekturen zu den Inhalten der Urkunden (Regesten) angebracht werden. Übungen in Proseminaren und Propädeutika, die bereits teilweise in Lemgo stattfinden, ließen sich damit auch online und ortsungebunden umsetzen.

Der freie Zugang zu Archivquellen und den dazu gehörigen Informationen (Metadaten) ist ein Grundsatz (Open Access), dem sich das Stadtarchiv verpflichtet fühlt, insoweit er sich mit den rechtlichen Rahmenbedingungen (Archivrecht, Datenschutz, Urheberrecht) vereinbaren lässt. Dieser Ansatz trägt den begrenzten Öffnungszeiten vor Ort, den zeitgemäßen Erwartungen an digitale Nutzungsformen von Archivgut, der dauerhaften Sicherung und Bestandserhaltung der Originale im Archivmagazin und möglicherweise weiten und Ressourcen verbrauchenden Anreisewegen Rechnung. Außerdem ermöglicht die digitale Zugänglichmachung kooperative und partizipative Nutzungsformen des Archivgutes, die in der rein analogen Nutzung bisher nicht möglich waren.

Der Weg zum Glück. Eine Handreichung des Stadtarchivs Münster zur Bereitstellung von Digitalisaten im Archivportal NRW

von Michael Jerusalem und Henning Rudolph

Einleitung

Der Weg zum Archiv und den gesuchten Quellen kann für einen Nutzer oder eine Nutzerin durchaus beschwerlich und mit einigen Aufwänden verbunden sein. So lassen sich längst nicht alle Besucherinnen und Besucher in das lokale Umfeld verorten. Sie müssen teils lange Anreisewege auf sich nehmen oder werden durch andere Hürden, wie beispielsweise zeitlichen Kollisionen unter der Woche, daran gehindert, den Gang in den Lesesaal des gewünschten Archivs anzutreten. Die Gründe mögen vielfältig sein, der Trend des 21. Jahrhunderts ist jedenfalls eindeutig und für alle Kultur- und Bildungsinstitutionen von zentraler Bedeutung: Bürgerinnen und Bürger wünschen sich digitale Formen der Nutzung.

Diese Erkenntnis hat für uns als Stadtarchiv Münster die logische Konsequenz, dem zeitgemäßen Wunsch im Rahmen unserer Möglichkeiten zu entsprechen und frei zugängliche Archivalien der interessierten Öffentlichkeit am heimischen Rechner zur Verfügung zu stellen. Entsprechende Ressourcen wurden dafür in einem geförderten Scan-on-Demand-Projekt freigesetzt und haben Digitalisierungsworkflows in größerem Umfang erst möglich gemacht.[1]

Der technische Weg von der Digitalisierung zur Präsentation dieser gescannten Archivalien fällt finanziell kaum ins Gewicht. Vielmehr müssen die einzelnen Archive sich die notwendigen Schritte vergegenwärtigen, die nötig sind, um das gewünschte Digitalisat im heimisch erreichbaren Archivportal abrufbar zu machen. Die technischen Details sowie eine Übersicht der erforderlichen Workflows sind Ziel dieses Blogbeitrages und der folgenden Anleitung.

Infrastruktur

Erstens wird der sog. METS-Generator benötigt. Er ist eine Entwicklung des LWL-Archivamts und wurde im Rahmen des DFG-Projekts „Digitalisierung archivalischer Amtsbücher und vergleichbarer serieller Quellen“ durch Stephan Makowski programmiert. Seitdem wird das Programm durch ihn an neue Anforderungen angepasst. Die aktuelle Version ist auf den Internetseiten des LWL-Archivamts abrufbar.[2] Die mit diesem Tool erstellten METS-Dateien sind notwendig, damit der DFG-Viewer die Reihenfolge und den Speicherort der einzelnen Digitalbilder kennt und sie beim Aufruf über das Archivportal richtig zur Anzeige bringen kann.

Zweitens muss dieser genannte Speicherort vorbereitet werden. Da man die Digitalisate nicht auf die Server des Archivportals legt, muss jedes Archiv eine eigene online-Umgebung schaffen, auf die der DFG-Viewer zugreifen kann. Dafür genügt es, dass der IT-Dienstleister des Archivs einen einfachen Webserver einrichtet, der über einen FTP-Transferclient wie beispielsweise FileZilla zu erreichen ist und genügend Speicherplatz bietet.

Hat man die erforderlichen Vorarbeiten geleistet, steht dem Upload der Findbücher samt Digitalisaten nichts mehr im Wege. Die einzelnen Arbeitsschritte gestalten sich wie folgt.

Workflow

Digitalisate vorbereiten: Die Bilder der digitalisierten Archivalien müssen zwingend nach einem einheitlichen Schema benannt werden, wodurch die eindeutige Zuordnung zu den Verzeichnungseinheiten ermöglicht wird. Die Dateinamen (und der Überordner) sollen deshalb zeichengenau (mit allen Leerzeichen, Punkten und Sonderzeichen!) so zusammengesetzt werden, wie man sie auch in der archivischen Datenbank in den folgenden Datenfeldern (hier AUGIAS) findet:

[Bestandskürzel]_[l. Num.]_[Zähler mit führenden Nullen].JPG

Es gilt aus technischen Gründen eine Maximallänge von 255 Zeichen! Es wird von händischer Benennung der Dateien wegen Fehleranfälligkeit abgeraten und ein Programm für massenhafte Dateiumbenennung empfohlen. Das Stadtarchiv Münster nutzt den Advanced Renamer[3].

Für die Online-Präsentation im Archivportal verwenden wir kleingerechnete Varianten (“Derivate”) der Ursprungsdateien (“Master”). Es wird ein Programm zur massenhaften Bildbearbeitung empfohlen. Das Stadtarchiv Münster nutzt XNConvert[4].

Werte im Stadtarchiv Münster:

Master: 300dpi, JPEG-Qualität 95%

Online-Derivat: 150 dpi, JPEG-Qualität 60%

Aufpassen bei Benennung der Überordner und Dateinamen!

Findbuch: Für den Datentransfer unserer Archivalienbeschreibungen wird vom Portal ein speziell kodiertes Findbuch erwartet: Dafür nutzen wir den internationalen Standard Encoded Archival Description – kurz EAD. Alle gängigen Archivdatenbanken unterstützen dieses Format und erlauben einen entsprechenden Datenexport (EAD(DDB) Export) des gewünschten Findbuchs.

METS: Jetzt fehlt aber bei den einzelnen Verzeichnungseinheiten der Findbücher noch die Angabe, ob es Digitalbilder gibt und in welcher Reihenfolge diese den Benutzerinnen und Benutzern angezeigt werden sollen. Ein weiterer Standard namens METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) wird dafür genutzt. Der METS-Generator erzeugt die entsprechende Datei zu jeder digitalisierten Akte, Urkunde oder Karte und ergänzt in dem EAD-Findbuch, unter welcher Internetadresse dieses elektronische Inhaltsverzeichnis der Digitalbilder zu finden ist.

Leicht zu bedienen: Die Oberfläche des METS-Generators

Ausfüllhilfe zum METS-Generator:

Reiter “METS”

Vorlage METS liegt im Programm-Ordner
Pfad Images bezeichnet den lokalen Speicherort der kleingerechneten Derivate. Man muss hier das Verzeichnis (also den Ordnerpfad) angeben, unter dem die Bilder liegen. Möchte man einen Batchlauf mit mehreren digitalisierten Verzeichnungseinheiten (also mehrere Ordner mit Digitalisaten) verarbeiten, muss an dieser Stelle der Ordner oberhalb der Digitalisatordner (also quasi das “Oberverzeichnis”) angegeben werden.

Achtung! Der Ordnername und die Namen der einzelnen Bilder dürfen kein Ä, Ö oder Ü und möglichst auch keine Sonderzeichnen (z.B: /, *, #, Backslash) enthalten! Dann kann der DFG-Viewer die Bilder nicht anzeigen. Leerzeichen, Binde- und Unterstriche sind kein Problem.

Internetpfad sagt, wie die spätere Internetadresse heißt, unter der die Bildordner auf dem eingerichteten Webserver zu erreichen sind. Auch hier ist das “Oberverzeichnis” gemeint, unterhalb dessen die Ordner mit den Einzelbildern stehen.

Reiter “Findmittel”

Pfad zum Findbuch gibt den lokalen Speicherort der EAD-Findbuch-Datei an
Art des Findbuchs ist stets EAD
Referenz Signatur ist bei uns immer “Signatur”

Reiter “Meta Daten”

Ersteller: [Ihr Archiv]
Archivar: [Ihr Name]
Inhaber: [Ihre Körperschaft]
Inhaber-Logo: [URL zum Logo]
Inhaber-URL: [URL zu Ihrer Archiv-Homepage]
Inhaber E-Mail: [Ihre Archiv-eMail]
Lizenz: In der Regel CC0 für gemeinfreies Archivgut

Reiter “Optional”

“Download” anhaken

Reiter “Art der Verarbeitung”

Batchlauf? –> Anhaken, wenn man für mehr als einen Ordner METS erzeugen will (mehrere digitalisierte Verzeichnungseinheiten gleichzeitig). Alles andere kann frei bleiben.

Reiter “Katalognachweis”

Kann frei bleiben.

Reiter “Zusammenfassung”

Bevor man hier auf Start Verarbeitung klickt, muss man unter Menü –> “Mapping Ordner-Signatur” prüfen, ob die Bildordner den jeweils richtigen Verzeichnungseinheiten im Findbuch zugeordnet werden konnten. Beim ersten Aufruf sind diese IMMER rot hinterlegt. Einmal “Speichern” klicken und noch einmal aufrufen. Jetzt sollte alles “grün” sein.
Wenn dem so ist, “Speichern” und dann im Hauptfenster auf “Start Verarbeitung” klicken.
Nun sollte innerhalb der Ordner mit den Digitalisaten eine METS-Datei liegen.

Eine detaillierte Anleitung zu allen Funktionen ist ebenfalls auf der Projektseite beim LWL-Archivamt abrufbar (s. oben).

Upload: Nun noch rasch alles hochladen! Die Bilddaten und die zugehörigen METS-Dateien werden mit einem gängigen Dateimanager mittels FTP auf den städtischen Internetserver übertragen. Das Stadtarchiv Münster nutzt hierfür FileZilla, eine freie Server- und Client-Software zur Dateiübertragung.

Im Archivportal wird das aktualisierte EAD-Findbuch importiert und verarbeitet.

Was tun, wenn sich die Erschließungsdaten geändert haben?

Achtung bei der Ergänzung von METS-Findbüchern: Falls Sie bereits ein Findbuch mit METS-Dateien angereichert sowie online gestellt haben und dieses nun mit weiteren Digitalisaten bestücken wollen, müssen Sie an dieser Stelle das alte, bereits hochgeladene Findbuch mit dem neu bearbeiteten Findbuch „zusammenführen“. Dies ist mit dem simplen Tool Findbuchmerge möglich.[5]

Wurden alle vorangegangenen Schritte befolgt und hat sich kein Fehler eingeschlichen, wird man nun in der Vorschauansicht des Archivportals das hochgeladene Findbuch samt angebundener Digitalisate vorfinden.

Icon zum Digitalisat in der bekannten Oberfläche des Archivportals

Ein Klick auf das neue kleine Symbol oberhalb der Verzeichnungseinheit sollte Sie zum DFG-Viewer leiten und die einzelnen Scans in entsprechender Reihenfolge anzeigen.

Hat alles funktioniert, kann man das Findbuch veröffentlichen und die Digitalisate sind am nächsten Tag für die Benutzer einsehbar.

Fazit

Die oben geschilderten Arbeitsschritte mögen umfangreich und fehleranfällig wirken. Doch hat man einmal die Vorarbeiten geleistet und etwas Erfahrung mit dem Workflow gesammelt, gestaltet sich die zukünftige Onlinestellung digitalisierter Archivalien als selbstverständliche Routine. Nicht nur der einzelne Nutzer oder die einzelne Nutzerin, der oder die die Digitalisierung der Akte in Auftrag gegeben hat, können diese nun dauerhaft und bequem am heimischem Rechner einsehen, sondern die gesamte interessierte Öffentlichkeit kann auf die Quellen zugreifen. Der Weg zum digitalen Nutzerglück ist frei!

[1] Zum „Digitize-it!“-Projekt vgl. Peter Worm, Digitize-it! Ein WissensWandel-Projekt des Stadtarchivs Münster. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 95 (2021), S. 53-59.

[2] https://www.lwl-archivamt.de/de/fachinformationen/digitalisierung/digitalisierung-im-archiv.

[3] https://www.advancedrenamer.com.

[4] https://www.xnview.com/de/xnconvert.

[5] Vgl. Anm. 2, Findbuchübernahmeprogramm (Zip-Datei).

Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.