Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.

Erhalten heißt nicht nur Verwahren, sondern auch Zugänglichmachen

Was haben Tierarten, die im 20. Jahrhundert ausgestorben sind, mit Archiven zu tun? In diesen und anderen Kultureinrichtungen kann man Exemplare dieser Tierarten noch auf Fotos anschauen und sich auch zum Nachdenken darüber anregen lassen, ob wir weiter zusehen wollen, dass immer mehr Tierarten verschwinden.

In einer internationalen Erklärung, dem „Passenger Pigeon Manifesto“, wird dazu aufgerufen,

Ein Exemplar der inzwischen ausgestorbenen Wandertaube, 1896.

die vor allem in öffentlichen Archiven, Bibliotheken, Museen und anderen Kultureinrichtungen verwahrten Fotos, die keinem Urheberrechtsschutz mehr unterliegen, über Wikimedia Commons weltweit zugänglich zu machen. „Verwahrung als Ziel von Kulturinstitutionen, bedeutet, nicht allein die Existenz von, sondern auch den Zugang zu historischem Material sicherzustellen.“, lautet ein zentraler Satz des Manifests, und zwar kostenlos.

Nicht zuletzt werde durch die Verbreitung von zahllosen Kopien im Netz auch der Erhalt der Fotomotive gesichert für den Fall, dass das Foto selbst vernichtet werden sollte.

Näheres dazu über den folgenden Link: http://ppmanifesto.hcommons.org

Das Foto der Wandertaube ist übrigens ein Beispiel für ein Foto, dessen Urheberrechtsschutz abgelaufen ist: https://commons.wikimedia.org/wiki/File:Passenger_Pigeon_Profile_View_with_Shadow.jpg

Einladung zur Teilnahme am Wettbewerb „Kooperation. Konkret. 2021“ von Bildungspartner NRW

Aktuell stehen Schulen und außerschulische Lernorte vor der Herausforderung, ihre Bildungspartnerschaften neu zu denken. Reale Begegnungen an außerschulischen Lernorten konnten in den zurückliegenden Monaten nicht oder nur in eingeschränktem Maß stattfinden, sodass digitale Formate an Bedeutung gewonnen haben.

Unter dem Motto „Kooperation geht digital“ zeichnen wir Praxisbeispiele aus, die eine digitale Brücke zwischen Schule und außerschulischem Lernort schlagen. Der aktuelle Wettbewerb „Kooperation. Konkret. 2021“ steht daher ganz im Zeichen der Digitalisierung und den damit verbundenen Chancen für das außerschulische Lernen.

Gesucht sind zum einen Beispiele, wie zu Zeiten des Distanzlernens der Austausch zwischen Schule und außerschulischem Lernort aufrechterhalten wurde, zum anderen auch aktuell laufende Angebote und Ideen für baldige Exkursionen. Dabei stehen stets die Fragen im Raum: Wie unterstützen digitale Medien und Technologien die Bildungskooperationen, wie intensivieren sie die Vor- und Nachbereitung und wie bereichern sie die Lernerfahrung der Schülerinnen und Schüler?

Im Anhang stellen wir Ihnen einen Aushang zum Wettbewerb (PDF) mit den wichtigsten Informationen zur Verfügung. Wir würden uns freuen, wenn Sie die Kolleginnen und Kollegen in den Archiven auf den Wettbewerb aufmerksam machen und wir spannende Beiträge aus dem Archivbereich erhalten.

Weitere Informationen und Bewerbungsunterlagen unter: www.kooperation.konkret.nrw.de

Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung. Ihre Ansprechpartnerin:

Ronja Terjung | terjung@bildungspartner.nrw

0211 27404-3203

Zur Offenheit von Archiven

Gegen das gängige Klischee, dass Archive verschlossen seien, was mit der flächendeckenden Einführung von Archivgesetzen auf Bundes- und Landesebene in der Bundesrepublik Deutschland seit den 1980er-Jahren, einer auf Regeln gründenden Situation, die zwischen Informationsfreiheit und Datenschutz abwägt, zumindest für öffentliche Archive, aber auch viele Privatarchive eindeutig widerlegt werden kann, muss auch nach mehr als drei Jahrzehnten noch deutlich Stellung bezogen werden. Klischees sind zum einen sehr hartnäckig, zum anderen tun sich Archive selbst immer wieder auch schwer, ihre Arbeit transparent zu machen. Weiterlesen

IAW 2020 The Future of the profession (co-hosted by ICA New Professionals)

Um für zukünftige Entwicklungen gewappnet zu bleiben, müssen Archivarinnen und Archivare flexibel sein und Herausforderungen auch in den Bereichen annehmen, die über die klassischen archivarischen Kernaktivitäten hinausgehen. Die Fähigkeiten, Informationen zu finden, zu bewahren und aufzubereiten muss mit Anstrengungen in den Bereichen Digitalisierung, Management und Service kombiniert werden.

Die Digitalisierung wird auch in Zukunft nicht nur weiterhin eine wachsende Rolle bei der Bereitstellung von Informationen für Nutzer spielen, sondern immer stärker aus der Verwaltung heraus den Druck in der Überlieferungsbildung erhöhen. Die nächste Generation der Archivare wird aus Digital Natives bestehen, welche von Haus aus bereits eine Affinität für digitale Themen und einen selbstverständlichen Umgang mit der Geschwindigkeit des digitalen Wandels mitbringen. Bis es soweit ist, müssen die jetzigen Archivare durch den Aufbau digitaler Infrastruktur den Grundstein hierfür legen.

Gleichzeitig wird der Managementcharakter des Archivberufs immer stärker in den Vordergrund treten. Die Zeiten, in denen sich Archivarinnen und Archivare hauptsächlich als Historiker begriffen, sind vorbei. Als Teil einer modernen, sich stetig wandelnden öffentlichen Verwaltung sind sie Teil des Wettkampfes um Einfluss und Ressourcen; im Rennen um externe Fördermittel müssen Projekte auf den Weg beantragt und durchgeführt werden. Die zukünftige Archivausbildung muss daher Kompetenzen in diesen Bereichen vermitteln.

Schließlich werden die Aufgaben des Archivs im Servicebereich weiterwachsen. Daran gewöhnt, aufgrund der Digitalisierung immer und überall an Informationen zu gelangen, werden die Bürgerinnen und Bürger dasselbe auch von Archiven verlangen. Das Verständnis für langsame, komplizierte Bereitstellungsprozesse von Materialien wird zunehmend sinken. Gleiches gilt für den internen Service gegenüber der eigenen Verwaltung. Nur wenn Archive es schaffen, verwaltungsintern nicht als obskure Abteilung, sondern als Gewinn betrachtet zu werden und schnell zu reagieren, können sie positiv wahrgenommen werden.

Alle drei Aspekte sind eng miteinander verwoben. Nur ein modern aufgestelltes, gut organisiertes, strategisch und dienstleistungsorientiert denkendes Archiv wird gegenüber diesen Herausforderungen bestehen können. Das LWL-Archivamt leistet, u. a. durch seine Mitarbeit in der Digitalen Langzeitarchivierung, seine Fortbildungsveranstaltungen und die Beratung vor Ort, einen wichtigen Beitrag, die Archive fit für die Zukunft zu machen.