2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Erste Schritte mit DiPS.kommunal bei der Stadt Münster

Frau Anja Gussek (Stadtarchiv Münster) gibt zunächst einen Rückblick auf die Entwicklungsarbeit der elektronischen Langzeitarchivierung bei der Stadt Münster, die bereits 1997 mit einem Rahmenkonzept zur digitalen Archivierung gestartet ist und 2017 mit der Beschaffung von DiPS.kommunal einen vorläufigen Abschluss gefunden hat. Im Zuge der Beschaffung war auch ein zusätzlicher Stellenanteil von 0,25 geplant, der bisher nicht realisiert werden konnte und der sich inzwischen auch als nicht ausreichend herausstellte, zumal die Programmadministration für DiPS.kommunal beim Stadtarchiv liegt. Zukünftige Kostensteigerungen bei der digitalen Langzeitarchivierung sind in der Haushaltsplanung bereits berücksichtigt. Die von DiPS.kommunal installierten Komponenten (PIT.plus, Transferservice) befinden sich in Münster noch in der Testphase.  Der Import der Basis-Erschließungsdaten aus DiPS.kommunal für die archivische Erschließung scheitert noch an der fehlenden Schnittstelle zum Verzeichnungsprogramm Augias Archiv 9.1, die aber vom Hersteller entwickelt wird. Eingehend ging Frau Gussek auf die Frage der Befüllung des digitalen Langzeitarchivs mit Inhalten ein. In Münster werden von den verschiedenen Einlieferungsquellen (Produzenten) die unstrukturierten Daten zunächst nicht aktiv eingeworben, der Schwerpunkt liegt stattdessen auf den strukturierten Daten. Im ersten Schritt erfolgt dabei eine eingehende Analyse der elektronischen Fachverfahren, wozu das Stadtarchiv über den Datenschutzbeauftragten auch Einsicht in das Verfahrensverzeichnis erhält. Ziel ist es, dass zukünftig bei jedem (neuen) Fachverfahren ein Feld zur Archivwürdigkeit hinterlegt ist, um so frühzeitig die Bewertungsentscheidung und mögliche Übernahme sicherzustellen. Im zweiten Schritt erfolgt die Anbindung der Fachverfahren über geeignete Schnittstellen an DiPS.kommunal. Ausgewählt wurden Gewerberegisterdaten der Ordnungsverwaltung und das Ratsinformationssystem. Als weitere, strukturierte Einlieferungsquelle wurde die elektronische Akte, die in Münster als elektronische Ausländerakte bereits geführt wird, ausgewählt. Hier stellt sich auch die Frage der Übergabe (des Ingest) an DiPS.kommunal. Im Musterlastenheft ist bereits verankert, dass bei jeder weiteren Einführung einer E-Akte bei der Stadt Münster die Anbindung (Schnittstelle für den Ingest) implementiert werden muss. Als letzten Schritt sind organisatorische Aufgaben erforderlich, wie die Überarbeitung/Anpassung der Aktenordnung und der Einsatz weiteren (Archiv-)Personals. Nach Einschätzung von Frau Gussek wurden in Münster erste Schritte zur digitalen Langzeitarchivierung mit DiPS.kommunal unternommen, aber die archivische Vorfeldarbeit wird zunehmend Zeit in Anspruch nehmen. In der anschließenden, kurzen Fragerunde, wies sie nochmal daraufhin, dass insbesondere die Mitarbeit in Gremien zur digitalen Langzeitarchivierung und die intensive Abstimmung un Kontaktpflege mit den Verwaltungsstellen personalintensiv sei. Die Beteiligung weiterer Kommunalarchvie an DiPS.kommunal sei wünschenswert, da nur so die Kosten für den einzelnen Mandanten reduziert werden könnten.

Nachklapp zum Tag der Archive: Führungen durch Münsters Archive

Beim Tag der Archive, den Münsters Archive am vergangenen Samstag gemeinsam begingen, wurden auch Termine für Führungen durch die Archive angeboten. Wenn Sie Interesse an einer Teilnahme haben, fragen Sie bitte bei den einzelnen Archiven nach. Informationen zu den Archiven finden Sie, wenn Sie den Links folgen. Folgende Führungen werden angeboten:

Landesarchiv NRW, Abteilung Westfalen: Dienstag 6. März, 16:30 Uhr

Universitätsarchiv Münster: Mittwoch 7. März, 16 Uhr

LWL-Archivamt für Westfalen: Montag 12. März, 17 Uhr

Bistumsarchiv Münster: Donnerstag 15. März, 14 Uhr

Stadtarchiv Münster: Donnerstag 22. März, 16:30 Uhr

 

Bürgerrechte und Demokratie ist das Motto zum Tag der Archive in Münster am Samstag, 3. März 2018

Tag der Archive 2018

Bürgerrechte und Demokratie

Unter diesem Motto stellen sich beim bundesweiten Tag der Archive am Samstag, 3. März 2018, von 11 bis 17 Uhr Münsters Archive gemeinsam im Gebäude der Bezirksregierung am Domplatz 1-3 vor.

Ebenfalls präsentieren sich am Tag der Archive das LWL-Medienzentrum für Westfalen und die Westfälische Gesellschaft für Genealogie und Familienforschung.

Programm

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