BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen!

Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten„.

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Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.

Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.

Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.

Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!

P. Worm


Stadt- und Kreisarchiv Paderborn erwirbt Prachtalbum der Bonifatius-Druckerei

von Andreas Gaidt, Stadt- und Kreisarchiv Paderborn

Nachdem 1849 der Bonifatiusverein mit dem Ziel der katholischen Diasporaseelsorge gebildet war, war eine Organisation mit einem großen Bedarf an Druckwerken entstanden.

Johannes W. Schröder im Jahr seines Todes 1910 (Foto: Stadt- und Kreisarchiv Paderborn)

Folgerichtig wurde 20 Jahre später, 1869, eine Druckerei gegründet, die ebenfalls nach dem Apostel der Deutschen benannt wurde und zu allererst nach den Bedürfnissen des Vereins (und Roms im sich abzeichnenden Kulturkampf) tätig war. 1870 etwa erschien die erste Ausgabe des Bonifatiusblattes, das noch heute als Mitgliederzeitschrift des Bonifatiuswerkes erscheint. Wiederum 17 Jahre später bekam die Druckerei noch einen gleichnamigen Verlag an die Seite gestellt. Erster Geschäftsführer der Bonifatius-Druckerei und des Verlages wurde der Domvikar und spätere Propst zu Niedermarsberg Johannes W. Schröder,  er blieb es bis zu seinem Tod 1910. Weiterlesen

Nestor Workshop „Nestor for Newbies“ bei der DNB in Frankfurt am 15. Mai 2018

von Antonia Riedel

Am 15. Mai fand ein Workshop der Reihe „Nestor for Newbies“ in der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt a.M. zum Thema „Webarchivierung: Grundlagen und praktische Erfahrungen“ statt. Die Reihe bietet ein Forum für Interessierte aus allen Kultureinrichtungen, die erste Schritte auf dem Weg der digitalen Langzeitarchivierung beschreiten möchten. An diesem Tag gab es mehrere Vorträge und Erfahrungsberichte von Fachleuten für absolute Neulinge speziell zum Gebiet der Webseitenarchivierung. Auf Webseiten werden Inhalte frei zugänglich gemacht, die aufgrund ihrer Veränderbarkeit flüchtig sind. Durch die Archivierung von Webseiten soll dem Verlust dieser Daten entgegengewirkt werden, sofern es sich beispielsweise um wissenschaftlich oder kulturell relevante Inhalte handelt.

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Archivarbeit in Gedenkstätten – Aufbau eines Gedenkstättenarchivs mit besonderer Berücksichtigung der Sammlungen

Der Arbeitskreis der NS-Gedenkstätten und -Erinnerungsorte in NRW e.V. weist auf seiner Homepage 27 beteiligte Institutionen auf, darunter 15 in Westfalen-Lippe. Etwa die Hälfte von ihnen sind an eine öffentliche Institution (in der Regel eine Kommune oder ein kommunales Archiv) angebunden. Die Archivierung ihrer archivwürdigen Unterlagen ist in diesen Fällen Sache des entsprechenden öffentlichen Trägers und entspricht grundsätzlich der Betreuung der verschiedenen anderen Verwaltungsstellen durch das jeweils zuständige Archiv.

Anders verhält es sich jedoch bei Gedenkstätten, die in Form eines eingetragenen Vereins (Trägerverein und/oder Förderverein) organisiert sind. Bislang gibt es offenbar keine grundsätzlichen Überlegungen, wie diese die Archivierung ihrer Unterlagen organisieren könnten. Die folgende gekürzte, nur leicht veränderte Zusammenfassung, als Impulsreferat am 5.2.2018 auf dem Workshop „Professionalisierung der Dokumentation in den Gedenkstätten in NRW“ in der Villa ten Hompel, Münster, gehalten, möchte hierfür erste Anregungen geben. Weiterlesen

2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises Bewertung kommunalen Schriftguts

Im zweiten Vortrag des zweiten Tages stellte Ute Pradler (Stadtarchiv Dortmund) „Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“ vor und verwies dabei in ihrem Titel zugleich auf die „Überlieferungsbildung als Kernaufgabe der Archive“.

Frau Pradler schilderte eingangs kurz die Anfänge des Arbeitskreises und die Ausgangssituation – das Fehlen einer entsprechenden Handreichung zur Bewertung. Der Arbeitskreis besteht aus acht bis zehn Personen aus Kommunalarchiven (darunter ein Kreisarchiv); die kleinste hier vertretene Stadt hat 42.000 Einwohner, die Belange der Archive kleinerer Kommunen werden durch Vertreter der beiden Archivämter vertreten. Bei den ersten Schwerpunktsetzungen habe sich ein „bunter Reigen“ von Aufgaben ergeben. Zuerst habe man sich dem Bereich Umwelt zuwenden wolle, dieser habe sich aber als zu divergierend in den einzelnen Kommunen erwiesen und sei deshalb zurückgestellt worden. Als erstes wurde so eine Handreichung zur Bewertung von Personalakten erstellt, die 2014 in Heft 81 der „Archivpflege“ veröffentlicht wurde. Die Bewertungsempfehlungen des Arbeitskreises (archivwürdig – bewerten – kassieren) seien kein striktes Abarbeiten des Aktenplans, sondern orientierten sich aufgrund der hohen Diversität an den gesetzlichen Aufgaben und Sachaktengruppen. Nutzen und Ziele dieser Arbeit seien Kommunikation, Effizienz durch Vermeiden von redundanter Überlieferung und Transparenz, wozu die Minderung von Risiken und die Steuerung der Überlieferungsbildung gehörten. Ziel sei nicht gleichförmige Einheitlichkeit, sondern Vielfalt und Breite der Überlieferung. Trotz der angestrebten Objektivität seien die Ergebnisse nur als Momentaufnahme und Binnenperspektive des Arbeitskreises (der auch als „archivische Selbsthilfegruppe“ beschrieben wurde) zu sehen. Man pflege jedoch den Kontakt zu anderen Gruppen mit ähnlicher Zielsetzung. Der Arbeitskreis wünscht ausdrücklich Rückmeldungen aus dem Kollegenkreis (verwiesen wurde dabei auch auf den Archivamtsblog). Weitere Handreichungen werden folgen.

Nach dem Vortrag wurde aus dem Plenum auf das Projekt von Jens Heckl zu Massenakten als möglichen Kooperationspartner verwiesen. Auf eine Nachfrage von Rico Quaschny (Stadtarchiv Iserlohn) – ebenfalls Mitglied des Arbeitskreises – in das Plenum nach der Rezeption der bislang (auch in der „Archivpflege“) vorgestellten Ergebnisse gab es keine Rückmeldungen aus dem Publikum, doch konnte der – nach eigener Auffassung und der des Archivamts recht kassationsfreudige – Moderator zumindest für seine Person konstatieren, dass ihn die Bewertungsempfehlungen des Arbeitskreises zumindest schon einmal nachträglich in der Kassation von Akten bestätigt haben.