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#WAT25: Diskussionsform: „Nachkassationen: Chance oder Büchse der Pandora“

In der griechischen Mythologie enthält die Büchse der Pandora alle Laster und Untugenden, die beim Öffnen entweichen und die sich über die Welt verteilen. Unter dem Titel „Nachkassationen: Chance oder Büchse der Pandora?“ und der Leitung von Julia Kuklik befasste sich ein gut besuchtes und engagiertes Diskussionsforum mit einer Praxis archivischer Bewertung, die meist im Verborgenen stattfindet. Obwohl nach § 5 Abs. 2 ArchivG NRW durchaus in „besonders begründeten Einzelfällen“ Archivgut vernichtet werden darf, wenn „deren Archivwürdigkeit nicht mehr gegeben ist“, hält sich in der Fachdiskussion in puncto Nachkassation hartnäckig ein „Geschmäckle“.

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#WAT24: Sektion “Herausforderungen archivischer Überlieferungsbildung”

Im Rahmen des Panels “Herausforderungen archivische Überlieferungsbildung”, geleitet von Franziska Rohloff vom Stadtarchiv Hamm, boten auf dem diesjährigen Westfälischen Archivtag in Dülmen drei Vorträge interessante Einblicke in die komplexe Thematik der Überlieferungsbildung.

Moderatorin und Referent:innen

Nach einer kurzen Einleitung, in der Roloff einmal mehr die Rolle der Überlieferungsbildung als „Königsdisziplin“ im Archivwesen betonte, markierte der Vortrag von Dr. Max Plassmann vom Historischen Archiv der Stadt Köln den Auftakt.

Plassmann stellte darin die herausragende Bedeutung von Nachlässen und Sammlungen als unverzichtbare Elemente der einer ganzheitlichen Überlieferung heraus. So betonte er die essenzielle Rolle dieser Unterlagen, die weit über die bloße Ergänzung des offiziellen Schriftguts hinausreicht. Sie dienen vielmehr der Dokumentation von komplexen kommunalen Lebenswelten, die einen umfassenden Einblick in historische Kontexte ermöglichen. Gleichzeitig machte er deutlich, dass der alte Nachlassbegriff des 19. Jahrhunderts nicht mehr zielführend sei und neu ausgehandelt werden müsse.

Die Auswahl und Bewertung geeigneter Nachlässe und Sammlungen, um die Archive nicht zu überlasten, stellte eine zentrale Herausforderung dar, die eingehend diskutiert wurde. Dabei erwies sich das Dokumentationsprofil als entscheidendes Instrument, das klare Ziele für die Überlieferungsbildung festlegt und somit Transparenz für Nutzer und Verwaltung schafft. Plassmann plädierte dafür, Dokumentationsprofile modular aufzubauen, um die Möglichkeit, Überlieferungsbildung im Verbund zu unterstütze, zu erleichtern. Als Beispiel diente die reiche Archivlandschaft der Stadt Köln mit über 40 verschiedenen Archiven.

Besonders interessant waren seine Überlegungen zur Neuausrichtung des nichtamtlichen Schriftguts im Historischen Archiv der Stadt Köln. Statt sich ausschließlich auf die Nachlässe bekannter Persönlichkeiten zu konzentrieren, wird nun ein breiterer gesellschaftlicher Ansatz verfolgt, der auch Nachlasssplitter und Vereinsüberlieferungen einschließt.

Während der Fragerunde wurden verschiedene Aspekte intensiv erörtert, darunter die praktische Umsetzung des Dokumentationsprofils und die gesellschaftliche Rolle von Archiven. Es wurde deutlich, dass diese Themen von großem Interesse sind und weitere vertiefende Forschung erfordern, um die Herausforderungen der Archivpraxis zu bewältigen.

Anschließend folgte als zweiter Vortrag ein Werkstattbericht von Kira Knappkötter vom Kreisarchiv Soest. Ihr Beitrag “Die Entwirrung des Datenknäuels – Herangehensweise bei der Bewertung und Übernahme schwach strukturierter digitaler Unterlagen” bot einen pragmatischen Einblick in die praktischen Herausforderungen der digitalen Überlieferungsbildung.

Knappkötter legte in ihrem Vortrag besonderes Augenmerk auf die zunehmende Verbreitung schwach strukturierter digitaler Unterlagen, die für Archivar:innen oft eine Herausforderung darstellen. Trotz der damit verbundenen Komplexitäten sollten diese Dateisammlungen nicht vernachlässigt werden, da ihr Informationsgehalt erheblich sei. Insbesondere von Individuen, Vereinigungen und Behörden werden vermehrt digitale Datensätze zur Archivierung erwartet. Die Referentin betonte die Notwendigkeit einer intensiven Beschäftigung mit dieser Überlieferung, um ein „Digital Dark Age“ zu vermeiden.

Der Schwerpunkt ihres Vortrags lag auf der Methodik zur Bewertung und Übernahme solcher Dateisammlungen am Beispiel des Kreisarchivs Soest. Hierbei betonte Knappkötter die Notwendigkeit der Erstellung von Routinen für die Etablierung regelmäßiger Bewertungsläufe. Besondere Herausforderungen ergaben sich bei der Bewertung und Integration digitaler Fotos der Pressestelle des Kreises aus den vergangenen ca. 23 Jahren, die einen erheblichen Umfang aufwiesen. Laut Knappkötter lässt sich diese Vorgehensweise auch auf andere Arten digitaler Dokumentation übertragen.

Während der Diskussion wurden diverse Aspekte zur praktischen Umsetzung und den Herausforderungen bei der Bewältigung solcher Datensammlungen erörtert. Es wurde deutlich, dass die Digitalisierung nicht nur Chancen, sondern auch neue Aufgaben für das Archivwesen mit sich bringt. Gleichzeitig konnte Knappkötter darstellen, dass die Bewertungspraxis des Kreisarchivs unmittelbare Rückwirkungen auf das Verwaltungshandeln der Pressestelle hat. Unter dem Eindruck von Knappkötters Arbeit habe diese z. B. ihre Ablagestrukturen für digitale Bilder verschlankt und ihre Produktionsmethoden geändert.

Den dritten und abschließenden Teil des Panels bestritt Thomas Lienkamp vom LWL-Archivamt für Westfalen. Sein Vortrag “E-Mail Archivierung – Pflicht oder Kür? Ein Werkstattbericht” eröffnete Einblicke in gegenwärtige Überlegungen zur E-Mail-Archivierung und deren praktische Umsetzung.

Thomas Lienkamp vom Archiv LWL

Lienkamp gab zunächst einen Einblick in die aktuellen Herausforderungen des Archivs des LWL, das nicht zuletzt auf kürzlich gestellte Anforderungen der Verwaltung reagieren musste: Im LWL sah ein neues Löschkonzept vor, längere Zeit inaktive E-Mail-Postfächer systematisch zu löschen und im Anschluss eine automatisierte Löschroutine für alle zukünftigen inaktiven Postfächer zu implementieren.

Neben theoretischen Diskussionen zur Bedeutung individueller E-Mail-Postfächer aus normativer Perspektive wurde der Fokus auf die praktische Verwaltungspraxis gelegt, die durch die maßgebliche Bedeutung von E-Mails geprägt ist. Gegenwärtig wird im Archiv LWL ein pragmatischer Ansatz verfolgt, der sich an zentralen Prinzipien des sogenannten Capstone Approach aus den USA orientiert. Insbesondere wurde der Bewertungsansatz auf Account-Ebene aus einer praktischen Perspektive vorgestellt und die damit einhergehenden Erwartungen reflektiert.

Während der Diskussion wurden diverse Fragen zur Umsetzung und den Auswirkungen dieser Maßnahmen auf die Archivpraxis erörtert. Es wurde deutlich, dass die E-Mail-Archivierung nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische und rechtliche Herausforderung darstellt, die sorgfältige Planung erfordert.

Wir freuen uns darauf, diese Diskussionen fortzuführen und gemeinsam neue Strategien zu entwickeln, um die Vielfalt der Archivüberlieferung angemessen zu dokumentieren und sehen gespannt der Weiterentwicklung dieser Entwicklungen in der Zukunft entgegen.

#WAT24: Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen – Auswirkungen auf die archivische Überlieferungsbildung”

Leitung des Diskussionsforums: Dr. Daniel Droste, Dominic Eickhoff (LWL-Archivamt für Westfalen, Münster)

Zu diesem Diskussionsforum hatten sich ca. 100 Personen angemeldet. Nach einer kurzen Einführung in das Thema durch Dominic Eickhoff, um die inhaltlichen Eckpfeiler der Diskussion abzustecken, übernahm Daniel Droste die Moderation.

Zur Vorbereitung des Diskussionsforums wurde bereits am 6.3.24 ein Blogbeitrag veröffentlicht, der auch als Zusammenfassung der Einleitung des Diskussionsforums dienen kann und an dieser Stelle noch einmal empfohlen wird: #WAT24: Teaser – Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen”

Eine kurze Online-Umfrage, gleich zu Beginn des Forums, ergab ein Stimmungsbild, das wie folgt zusammengefasst werden kann: Von den 57 Teilnehmer:innen der Umfrage gaben sich 43 als Mitarbeiter:innen eines Kommunalarchivs, 2 eines Landesarchivs, 4 eines Universitätsarchivs, 1 eines Kirchenarchivs und 3 eines Stiftungsarchivs zu erkennen. Die Gründe für den Besuch des Forums fielen paritätisch aus: Die Hälfte der Personen hatte bereits Vorwissen, die andere Hälfte wollte sich erst einmal einen Überblick verschaffen. Ebenfalls rund die Hälfte der Personen kannte bereits eine der einschlägigen Dokumente zu diesem Thema, die weiter unten als Nachtrag zur Diskussion noch einmal aufgelistet, verlinkt und mit Leseempfehlungen versehen sind. Nur 5 Archive wurden, wie es zu wünschen ist, bereits an Ersetzenden Scanvorhaben ihrer Verwaltung beteiligt. An 21 Personen ging ein solcher Prozess ohne Beteiligung leider vorbei, die Archive hatten hier keine Gelegenheit auf die jeweilige Überlieferungsbildung Einfluss zu nehmen. 12 Personen sehen dieses Thema auf sich zukommen und wollen sich auch unbedingt einbringen. Immerhin 18 Personen ordneten das Thema für sich als unwichtig ein. Die Antworten auf die letzten beiden Fragen ergeben ein kontroverses Bild, welches die Ambivalenz der Frage „Was ist das Original?“ gut widerspiegelt und welche uns auch in unserer Beratungstätigkeit regelmäßig begegnet. Rund die Hälfte der Personen sieht das Ersetzende Scannen als eine Bedrohung für die analoge Überlieferungsbildung. Gleichzeitig erkannten 49 Personen das Potential des Ersetzenden Scannens für die Qualität der digitalen Überlieferungsbildung an.

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Sektion “Nichtamtliche Überlieferungen in der digitalen Welt” Teil II

Vortrag “Vom analogen zum digitalen Gedächtnis – Chancen und Herausforderungen für die Archivarbeit in Vereinen”

Die zweite Hälfte der Sektion “Nichtamtliche Überlieferungen in der digitalen Welt” wurde mit dem Vortrag von Frau Dr. Silke Eilers begonnen. Sie widmete sich dem Thema “Vom analogen zum digitalen Gedächtnis – Chancen und Herausforderungen für die Archivarbeit in Vereinen”. Als Geschäftsführerin des Westfälischen Heimatbundes e.V. zeigte Frau Eilers auf, in welcher Verantwortung sich der WHB für die Vereine und deren Ehrenamtliche bezüglich der Digitalisierung sieht. 

Denn klar ist, dass es während der Pandemie einen deutlichen Schub in der Digitalisierung gab. Viele Vereine haben die Potentiale der Digitalisierung erkannt und versucht, sich in dieser Hinsicht krisensicher aufzustellen. Der WHB bietet als Dienstleister zu dieser Thematik Beratung an und bemüht sich gleichzeitig um die Vernetzung der Aktiven untereinander. So sind bereits Handreichungen zum Social Media Aufbau oder dem Urheberrecht in der Praxis veröffentlicht worden. „Sektion “Nichtamtliche Überlieferungen in der digitalen Welt” Teil II“ weiterlesen

Das Web vergisst nichts? Stand und Perspektiven der Web(site)archivierung – ein Tagungsbericht

Foto: Antje Diener-Staeckling

Am 4. und 5. November 2021 veranstalteten das Gelders Archief Arnhem und das Stadtarchiv Bocholt gemeinsam mit dem LWL-Archivamt für Westfalen im westmünsterländischen Vreden das 20. Deutsch-Niederländische Archivsymposium. Dass das Symposium hybrid abgehalten wurde, war eine Premiere, die natürlich der Pandemie zu verdanken ist. Denn corona-bedingt konnten vor Ort nur 31 Teilnehmerinnen und Teilnehmer präsent sein, während weitere 92 Interessierte online dabei waren; ein spannendes Experiment, das weitgehend zufriedenstellend verlief, wenngleich am Auftakttag der Ton für die online Zugeschalteten nicht immer optimal war. Als in jedem Fall sehr positiv ist zu notieren, dass dieser 20. grenzüberschreitende Dialog dank der hybriden Durchführung mit 123 Beteiligten das bestbesuchte überhaupt war. Ohne Pandemie hätte sich mit Sicherheit nur ein kleiner Teil der Teilnehmenden nach Vreden auf den Weg gemacht. So konnten dagegen auch Kolleginnen und Kollegen etwa aus Berlin, Bayern und Baden-Württemberg mit dabei sein, über den Chat Fragen stellen und in die Diskussion eingreifen. „Das Web vergisst nichts? Stand und Perspektiven der Web(site)archivierung – ein Tagungsbericht“ weiterlesen