Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

Was kann man behalten, was ist archivwürdig und was nicht? Diese zentrale Frage bringt den Kern einer archivischen Fachausbildung auf den Punkt.

Nach dem Rheinischen Archivtag in Duisburg, der sich mit dem wichtigen Thema der Überlieferungsbildung und der archivischen Bewertung beschäftigte, macht es Sinn, Publikationen zum Thema Bewertung in NRW an dieser Stelle noch einmal zu publizieren. Der Einfacheit halber wird mit den Veröffentlichung aus der Archivpflege für Westfalen -Lippe begonnen. Der folgende Text wurde im Heft 88, 2018 veröffentlicht:

Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts in NRW, Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen, in: Archivpflege für Westfalen und Lippe, Heft 88,  2018, S. 36-37.

Informationen zum Arbeitskreis Kommunale Bewertung in NRW finden sich unter:

https://www.lwl-archivamt.de/de/Fachinformationen/ueberlieferungsbildung/

 

Handreichung zur Bewertung von Unterlagen kommunaler Amtsleitungen

erarbeitet vom Arbeitskreis Bewertung kommunalen Schriftguts NRW[1]

 

Aufgaben und Organisation

Organisatorische Einheiten, die für bestimmte sachlich zusammenhängende Aufgabengruppen verantwortlich waren, wurden bis zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements in den Kommunen als Amt bezeichnet.[2] Der Amtsleitung oblag die fachliche Leitung und Aufsicht über die zugeordneten unselbstständigen Organisationseinheiten, die in der Regel als Abteilungen bezeichnet wurden. Die Amtsleitung war für ihr Amt verantwortlich und hatte Weisungsbefugnis gegenüber den Mitarbeitern des Amtes. Mehrere Ämter wurden im kommunalen Verwaltungsaufbau in Dezernaten zusammengefasst, die von Dezernenten geleitet wurden. Amtsleitungen und deren Personal unterstanden der Weisungsbefugnis des Dezernenten. Die Dezernate unterstanden dem Gemeinde-, (Ober-)Stadt- bzw. (Ober-)Kreisdirektor als Verwaltungsleiter der Kommune.

Seit Ende der 1990er Jahre brachten Reformen Neustrukturierungen und Neubezeichnungen im organisatorischen Aufbau der Kommunalverwaltungen. Ämter wurden beispielsweise zu Bereichen, Fachbereichen, Geschäftsbereichen oder Referaten. Die Bezeichnung einer Organisationseinheit ist jedoch für die Bewertungsentscheidung der dort entstehenden Unterlagen zweitrangig, sofern die Verwaltung und Steuerung eines größeren Verwaltungsbereiches wahrgenommen wird.

In Anlehnung an diese Bewertungsempfehlung können auch die Überlieferungen anderer übergeordneter Organisationseinheiten wie Dezernats- oder Fachbereichsleitungen bewertet werden. Weiterlesen

Die Übernahme der Deutschen Grundkarte 1:5000 in Südwestfalen

Die Deutsche Grundkarte 1:5000 (DGK5) diente als das grundlegende Kartenwerk in NRW. Sie fungierte als Verbindungsglied zwischen eigentumsorientierten Liegenschaftskarten und topographischen Landeskarten. In NRW wurde die DGK5 seit den 1950er Jahren vom Landesvermessungsamt, den Bezirksregierungen und den Kreisen und kreisfreien Städten als Katasterbehörden gemeinsam hergestellt und vom Landesvermessungsamt genehmigt und herausgegeben. Die Zuständigkeit für die Fortführungen lag bei den kommunalen Katasterämtern. Seit 2016 sind die Katasterbehörden nicht mehr verpflichtet, die Deutsche Grundkarte fortzuführen. Sie wurde schrittweise durch die Amtliche Basiskarte (ABK) abgelöst. Weiterlesen

Was passiert mit Merkels Facebook Account?

 

 

 

 

 

 

Was passiert mit Merkels Facebook Account?

Mit dieser Frage hat sich unser ehemaliger Auszubildender (jetzt Anwärter des Landes Ba-Wü) Tim Odendahl beschäftigt und kommt zu wichtigen Denkanstößen für das Archivwesen. Archive müssen wie Museen und Bibliotheken im Diskurs um das öffentliche Erbe auftauchen, sonst verlieren sie nicht zuletzt eine Position, die gesetzlich verankert ist:

 

VDH und Bibliothekswesen Für Erhalt von Merkels Facebook-Seite

BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen!

Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten“.

Logo der BKK

Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.

Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.

Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.

Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!

P. Worm


Stadt- und Kreisarchiv Paderborn erwirbt Prachtalbum der Bonifatius-Druckerei

von Andreas Gaidt, Stadt- und Kreisarchiv Paderborn

Nachdem 1849 der Bonifatiusverein mit dem Ziel der katholischen Diasporaseelsorge gebildet war, war eine Organisation mit einem großen Bedarf an Druckwerken entstanden.

Johannes W. Schröder im Jahr seines Todes 1910 (Foto: Stadt- und Kreisarchiv Paderborn)

Folgerichtig wurde 20 Jahre später, 1869, eine Druckerei gegründet, die ebenfalls nach dem Apostel der Deutschen benannt wurde und zu allererst nach den Bedürfnissen des Vereins (und Roms im sich abzeichnenden Kulturkampf) tätig war. 1870 etwa erschien die erste Ausgabe des Bonifatiusblattes, das noch heute als Mitgliederzeitschrift des Bonifatiuswerkes erscheint. Wiederum 17 Jahre später bekam die Druckerei noch einen gleichnamigen Verlag an die Seite gestellt. Erster Geschäftsführer der Bonifatius-Druckerei und des Verlages wurde der Domvikar und spätere Propst zu Niedermarsberg Johannes W. Schröder,  er blieb es bis zu seinem Tod 1910. Weiterlesen