Bitte um Teilnahme an einer Umfrage bis zum 1.5.2023: Planung und Management im deutschsprachigen Archivwesen

Unter dem Link Planung und Management im deutschsprachigen Archivwesen (lwl.org) habe ich eine kurze Umfrage (8 Fragen) veröffentlicht. Sie dient der Vorbereitung eines Vortrags bzw. einer anschließenden Veröffentlichung und soll Erkenntnisse über die Praxis deutschsprachiger Archive mit Arbeitsplanung, Strategieplanung, Archivmanagement oder auch Archiventwicklungsplanung zu Tage fördern – wie auch immer dieser Arbeitsbereich in Ihrem Archiv üblicherweise genannt wird. Dabei geht es mir mehr um die flächendeckende Verbreitung solcher Maßnahmen als um die detaillierte Ausgestaltung in einzelnen Archiven. Bei größeren als Ein-Personen-Archiven wird die Leitungsperson um Auskunft gebeten. Die Auswertung wird sich nicht auf einzelne Archive beziehen, sondern – sofern die Anzahl der Antworten dies möglich macht – nach Archivsparten, regionaler Verteilung und (bei kommunalen Gebietskörperschaften) nach Größenklassen der Einwohnerzahl vorgenommen. Ich verpflichte mich daher ausdrücklich zur Anonymisierung der Daten. Für die Teilnahme bedanke ich mich schon vorab sehr!

Die Umfrage ist bis zum 1. Mai 2023 aktiv geschaltet. Über eine Verbreitung/Weiterleitung des Links zur Umfrage an Interessierte aus Archiven würde ich mich freuen.

Dr. Stefan Schröder, LWL-Archivamt für Westfalen

Online-Digitalisate im Portal „Archive in NRW“ – einige Zahlen und eine Analyse

Allgemein

Das Archivportal „Archive in NRW“ ermöglicht den Zugang zu Archiven, Beständen, Findmitteln und Digitalisaten in Nordrhein-Westfalen. Aktuell sind nach eigenen Angaben des Portals 507 Archive verschiedener Archivsparten vertreten. Bei 396 politisch selbstständigen Gemeinden in NRW sollte also vermutlich jede Kommune zumindest mit einem Eintrag zu ihrem „Archiv“ vertreten sein. Es handelt sich also um das zentrale, archivische Zugangsportal in NRW.

Wie wird dieses Portal von den Archiven, insbesondere von den Kommunalarchiven, für Online-Digitalisate von Archivgut genutzt? Wieviel und was wird bereitgestellt? Diesen Fragen soll der nachfolgende Beitrag mit Hilfe der öffentlich zugänglichen Recherchefunktion nachgehen, insbesondere um den bisherigen Digitalisierungsstand des eigenen Archivs, des Stadtarchivs Lemgo, einordnen zu können.

Vorab einige Hinweise bzw. Einschränkungen. Die Analyse gibt immer den Stand vom 28. Januar 2023 wieder und kann spätere Änderungen nicht berücksichtigen. Ebenfalls kann nicht berücksichtigt werden, wenn Archive Digitalisate vorhalten, diese aber über andere Online-Portale zugänglich machen oder nur intern im Lesesaal veröffentlichen. Erschließungsrückstände sind natürlich über das Archivportal nicht zu ermitteln, spielen aber bei der Fragestellung keine Rolle, da nur erschlossenes Archivgut mit Digitalisaten versehen werden kann.

Nach eigenen Angaben des Portals soll es über 3 Millionen recherchierbare Archivalien (im Folgenden als Verzeichnungseinheiten, kurz: VZE bezeichnet) und mehr als 180.000 Digitalisate von  Archivalien geben. Die Recherchefunktion ermittelt dagegen bereits insgesamt 5.069.175 VZE und davon 362.438 VZE mit Digitalisaten. Die Selbstdarstellung scheint also etwas veraltet zu sein bzw. die Nutzung des Portals ist seitdem deutlich nach oben gegangen. Man muss allerdings berücksichtigen, dass bei den VZE das Landesarchiv NRW mit 2.561.965 VZE dabei ist, also etwa 50 % der VZE in den entsprechenden Findmitteln bereitstellt. Die Kommunalarchive stellen dagegen zusammen 2.055.414 VZE bereit und damit ungefähr 40 %. Im Ganzen eine beachtliche Leistung, wobei das Schwergewicht beim Landesarchiv liegt.

Wie sieht es nun bei den VZE mit Online-Digitalisaten aus: das Landesarchiv hat einen Anteil von 308.049 VZE von insgesamt 362.438 VZE, das entspricht etwa 85 Prozent. Interessantenweise ist die Zahl der VZE mit Digitalisaten bei den drei Standorten des Landesarchivs annähernd gleich verteilt, also jeweils etwa ein Drittel.

Lässt man nun aber das Landesarchiv außen vor, entfallen noch 45.875 VZE mit Digitalisaten auf die Kommunalarchive. Die restlichen 8.514 VZE mit Digitalisaten verteilen sich auf die sonstigen Archivsparten, die weder staatlich noch kommunal sind, aber hier nicht näher betrachtet werden sollen.

Untersucht man die Verteilung nach Laufzeiten der VZE, ergibt sich insgesamt folgende Verteilung:

120.950 VZE von 1000 bis 1800 (alle)

115.682 VZE von 1800 bis 1900 (alle)

133.237 VZE von 1900 bis 2020 (alle)

Berücksichtigt man nur die Kommunalarchive sieht das Ganze so aus:

14.673 VZE von 1000 bis 1800 (Kommunal)

11.193 VZE von 1800 bis 1900 (Kommunal)

18.293 VZE von 1900 bis 2020 (Kommunal)

Wie viele Archive bieten überhaupt Online-Digitalisate an? Nach der Recherchefunktion sind es insgesamt 44 Archive mit Digitalisaten, davon sind 35 tatsächlich Kommunalarchive. Von den insgesamt 507 aufgelisteten Archiven bieten also weniger als 9 Prozent tatsächlich Digitalisate an, was natürlich die hohe „Digitalisierungsleistung“ des Landesarchivs einschließt.

Von den 35 Kommunalarchiven mit Digitalisaten sind 12 Kommunen mit über 100.000 Einwohnern bzw. vier Kreisarchive vertreten. Die Großstädte stellen also einen erheblichen Anteil dar.

Die Verteilung der 44 Archive mit Digitalisaten mit ihren Standorten auf die beiden Landesteile Rheinland und Westfalen-Lippe ist sehr aufschlussreich. Im Rheinland (Regierungsbezirke Köln und Düsseldorf) sind insgesamt sieben Archive zu ermitteln. Dabei sind aber die Landesarchivabteilung in Duisburg, das Historische Archiv Krupp und das Diözesanarchiv in Aachen herauszurechnen, es bleiben also nur 4 Kommunalarchive im Rheinland, die entweder Kommunen mit mehr als 100.00 Einwohner sind (Duisburg, Düsseldorf, Solingen) bzw. ein Kreisarchiv (Rheinisch-Bergischer Kreis). Die restlichen Archive verteilen sich auf den Landesteil Westfalen-Lippe (Regierungsbezirke Münster, Arnsberg und Detmold). Nichtkommunal sind dort 6 Archive.

Schauen wir uns einmal bei den Kommunalarchiven die drei Kommunalarchive an, die die meisten Online-Digitalisate anbieten. Diese sind nicht repräsentativ für die anderen Kommunalarchive mit Online-Digitalisaten, aber bei ihnen lässt sich die innere Verteilung der Digitalisate besser ablesen.

Es sind:

Platz 1: Stadtarchiv Siegen mit 9344

Platz 2: Stadtarchiv Düsseldorf mit 8706

Platz 3: Stadtarchiv Münster mit 7463

In Siegen entfallen zwei Drittel der Digitalisate auf den Bereich der Sammlungen (v. a. Fotos und Drucke) und etwa ein Drittel auf das Alte Archiv bzw. die vermutlich ältesten Unterlagen des Archivs. In Düsseldorf entfallen 75 % auf Karten und Pläne und 25 % auf das Alte Archiv. In Münster dominieren mit 80 % die amtlichen und ältesten Unterlagen und 20 % entfallen auf die sonstigen Bereiche (Sammlungen). Die ältesten, amtlichen Unterlagen sind also immer bei den Digitalisaten vertreten, wobei ihr Gesamtanteil sehr unterschiedlich sein kann. Hier können verschiedene Faktoren eine Rolle spielen (Alter und Umfang dieser Bestände, Nachfrage, Zustand, interne Entscheidungen…), über die man hier nur spekulieren kann.

Zum Schluss noch der Versuch einen Durchschnittswert der Zahl der VZE mit Online-Digitalisaten pro Kommunalarchiv zu errechnen. Ich komme dabei auf 1218 VZE pro Archiv, wenn man die anderen Archivsparten herausrechnet.

Lemgo

Nachdem nun sozusagen das „Setting“ beschrieben ist, lässt sich auch das Stadtarchiv Lemgo einordnen. 102.605 VZE sind aktuell in der Archivdatenbank Augias Archiv erfasst. Davon sind 87.970 VZE im Archivportal NRW in den Findmitteln öffentlich und frei zugänglich. Dieser recht hohe Anteil der Online-Findmittel am Gesamtbestand der erfassten VZE ist u. a. dadurch zu erklären, dass sich noch ein großer Teil der jüngeren, amtlichen Aktenüberlieferung im Zwischenarchiv befindet. Wäre dieser Teil nicht nur in der Zwischenarchivdatenbank erfasst, sondern auch in der Archivdatenbank, wäre der Anteil der öffentlich zugänglichen Findmittel geringer, da beim Zwischenarchivgut die Schutzfristen vielfach noch laufen.

Im Archivportal bietet das Stadtarchiv insgesamt 2820 VZE mit Digitalisaten an. Damit läge Lemgo deutlich über dem Durchschnittswert von 1218 VZE. Davon sind 2305 VZE aus dem Zeitraum vor 1800. Die Verteilung der 2820 VZE nach Archivaliengattung und Zeitraum ist so, dass 1903 Urkunden mit Digitalisaten (alles vor 1800) und 256 alphabetische Namensverzeichnisse zu den standesamtlichen Personenstandsregistern (alles ab 1876) online sind. Die restlichen 661 VZE entfallen tatsächlich auf Akten und Amtsbücher (amtliches Schriftgut, bis auf knapp 15 kaufmännische Handlungsbücher der Frühen Neuzeit), davon auf die Zeit vor 1800 etwa 400 VZE. Enthalten sind Bürgerlisten/Bürgeraufnahmen, Melderegister, Protokollbände, Prozessakten, Kataster,- Gebäude – und Grundbesitzverzeichnisse, Rechnungen und Steuerunterlagen.

Ein deutlich größerer Anteil von Digitalisaten aus dem Stadtarchiv Lemgo ist allerdings im Archivportal NRW nicht berücksichtigt: so gibt es noch etwa 31.200 Digitalisate zu den Fotosammlungen und Fotoarchiven im Stadtarchiv, die nur lokal über die Intranet-Recherche im Lesesaal den Nutzern zur Verfügung stehen. Dies hat zum einen (urheber)rechtliche Gründe, hängt aber auch mit der fehlenden Kompatibilität des Archivportals mit der Präsentation digitaler Fotoreproduktionen zusammen.

Fazit

Die Nutzung des Archivportals NRW für die Präsentation von Online-Digitalisaten durch Kommunalarchive ist also sicherlich noch ausbaufähig, insbesondere bei den Klein- und Mittelstädten und – aus welchen Gründen auch immer – besonders im Landesteil Rheinland. Die Erstellung und Onlinestellung von Digitalisaten setzt allerdings eine nicht unerhebliche Infrastruktur an Geld und/oder Personal vor Ort voraus und bedarf technischer und archivtheoretischer Kenntnisse. Den Kommunalarchiven in NRW steht mit dem Archivportal sicherlich keine perfekte Präsentationsplattform zur Verfügung (die Problematik bei der Nutzung der Findmittel durch Ungeübte oder Laien wäre ein anderes Thema), aber sie kann und sollte genutzt werden. Insellösungen einzelner Archive sind immer problematisch, auch wenn sie besser auf die konkreten Bedürfnisse vor Ort zugeschnitten sind. Für kleine und mittlere Archive sind sie aber zumeist nicht finanzierbar und da ist das Archivportal eine sehr günstige und gute Lösung, zu der es keine vergleichbare Alternative gibt. Beratung und Unterstützung für die kleineren Archive, auch zu Fragen und Möglichkeiten der Finanzierung, können hier zu einer besseren Nutzung des Archivportals für Digitalisate führen.

Bisher werden bei den Online-Digitalisaten besonders Urkunden, Akten und Amtsbücher präsentiert, soweit vorhanden, auch gerne aus der Zeit vor 1800. Dafür ist das Archivportal ausgebaut. Um aber auch Sammlungen zu präsentieren, die im Archiv häufig – wenn man von Zeitungen absieht – aus Bildmaterial bestehen (v. a. Fotos, Plakate und Karten/Pläne) und einen niedrigschwelligen Zugang zum Archivgut ermöglichen, wäre eine Orientierung an den professionellen Foto-Webdatenbanken erforderlich. Dann ließe sich die Nutzung sicherlich noch steigern, zumal Foto- und Bildmaterialen sowieso aus Gründen des Bestandsschutzes möglichst nur digital genutzt werden sollten. Hier ließen sich also zwei Ziele gut miteinander kombinieren…

Kommunalarchive in der Energiekrise. Potentiale und Grenzen der Einsparung von Energie in Kommunalarchiven

Angesichts von Engpässe bei der Energieversorgung besteht in allen Bereichen des öffentlichen und privaten Lebens ein dringender Bedarf an Energieeinsparungen.

Die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag (BKK) hat daher ein neues Papier erarbeitet, das Möglichkeiten und Grenzen kommunaler Archive beim Energiesparen behandelt. Es soll sowohl Argumentationshilfe für Archivarinnen und Archivare sein, die in ihren Kommunen in entsprechende Energiesparüberlegungen der Verwaltung einbezogen sind, als auch Trägerverwaltungen und  ggf. Energieversorger über die spezifischen Erfordernisse der Archive informieren, insbesondere in Bezug auf die Klimaanforderungen in Archivmagazinen.

=> Download über die Seite “Aktuelles” der BKK

=> direkter Download des Papiers

 

Das Stadtarchiv Dorsten goes Instagram

von Martin Köcher ( Stadtarchiv Dorsten)

Archive müssen sich im Laufe der Zeit immer neu erfinden, um auch neue Nutzergruppen für sich zu gewinnen. Im digitalen Zeitalter gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, sich in der Öffentlichkeit zu präsentieren – und die sollte man auch nutzen. Ein Mittel dazu ist das soziale Netzwerk Instagram, was ich für die Öffentlichkeitsarbeit im Stadtarchiv Dorsten einsetze. Der Instagram-Kanal erfreut sich großer Beliebtheit und konnte nach dem Start vor zweieinhalb Jahren im letzten Monat die magische Grenze von 1.000 Followern knacken.

 

Nachdem ich Mitte 2019 die Leitung des Stadtarchivs Dorsten übernommen habe, wollte ich – inspiriert u.a. durch die Auftritte der Stadtbibliothek Dorsten und des LWL-Archivamtes Münster – ebenfalls einen Instagram-Kanal für das Stadtarchiv ins Leben rufen. Da ich von privater Seite nie etwas mit den sozialen Medien zu tun hatte, bekam ich dankenswerter Weise Unterstützung der Kollegin, die den Instagram-Kanal der Dorstener Stadtbibliothek betreut. Sie hat mir erklärt, wie man sich bei Instagram anmeldet, wie man Beiträge erstellt und was es zu beachten gilt. Seit Februar 2020 versuche ich die Arbeit und die Bestände in einem Stadtarchiv, aber auch das Stadtarchiv an sich der Öffentlichkeit näherzubringen. Inzwischen sind unter dem Hashtag #stadtarchivdorsten 216 Beiträge und inige Stories online gestellt.

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“Strategien und Wege zur Bewältigung des kommunalarchivischen Arbeitsalltags” – ein Bericht vom Fortbildungsseminar der BKK

Vom 24. bis 26. November 2021 veranstalteten die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetags und das LWL-Archivamt für Westfalen gemeinsam das 29. BKK-Fortbildungsseminar. Das Seminar sollte eigentlich an der Fachhochschule Potsdam stattfinden, musste pandemiebedingt aber letztlich rein virtuell durchgeführt werden. Die nötig gewordene Umplanung und die virtuelle Durchführung des BKK-Seminars waren nicht trivial, gelang aber mit Unterstützung einer professionellen Medienfirma sehr gut, zumindest fielen die Rückmeldungen und das Feedback der Teilnehmenden durchgehend positiv aus. Während Moderator:innen und Referent:innen an MS-Teams-Sitzungen teilnahmen und direkt kommunizieren konnten, erhielten die Teilnehmenden jeweils (nur) einen personalisierten Link, mit dem sie dem Livestream folgen konnten. Mit aktiven Wortbeiträgen konnten sich die insgesamt 319 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus 13 Bundesländern zwar nicht beteiligen, doch bot der Chat eine gute Alternative, um Fragen zu stellen und die Referate zu kommentieren. Fast 420 Chatbeiträge allein während der drei Arbeitssitzungen und der Podiumsdiskussion belegen, dass die Möglichkeit der virtuellen Beteiligung die Fachdiskussion sogar zu intensivieren scheint. Umfragen, die zu einzelnen Aspekten der Referate und Diskussionsforen geschaltet wurden, ergänzten das Angebot aktiver Teilnahme. Für die Überwachung, Filterung und Auswertung des Chats und der Umfrageergebnisse sowie die Aufbereitung der Chatkommunikation für Moderator:innen und Referent:innen war allerdings eine Co-Moderation zwingend erforderlich.

Die Arbeitssitzungen widmeten sich am ersten Tag den Grundlagen strategischer Planung, am zweiten folgten Referate zu Strategien in der Bestandserhaltung und Erschließung. Am letzten Tag gab es eine Talkrunde zur Lage der Archive in der Corona-Pandemie, während die abschließende Sitzung Rechtsfragen rund um Benutzung in den Blick nahm.

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