Strategisches zur “Erschließung 2.0” (Thema des 23. Sächsischen Archivtages in Leipzig, 16./17. Mai 2019)

Anlässlich des 23. Sächsischen Archivtages wurden dem Thema “Erschließung” an zwei Tagen 13 Vorträge gewidmet, die am ersten Tag unter anderem ältere und neueste Erschließungsstandards, statistische Erhebungen zum Sachstand der Erschließung in sächsischen Archiven, “Zugänglichmachung on demand” (so die neue Strategie des Bundesarchivs) und die Erschließungspraxis in verschiedenen kleineren und größeren

23. Sächsischer Archivtag 2019 in Leipzig

Archiven bzw. Erschließungsprojekten beinhalteten. Erschließung mit Normdaten sowie Neues vom Archivportal-D, Crowdsourcing, der Nutzen von Citizen Science anhand des Projekts “Kartei Leipziger Familien” und die Gewinnung von ehrenamtlich Mitarbeitenden waren Thema des zweiten Tages, bevor mir die Ehre zuteil wurde, den letzten Vortrag zum Stellenwert von Erschließung im Strategischen Archivmanagement zu halten (Abstract hier). Weiterlesen

2. Arbeitssitzung – Interkommunale Zusammenarbeit – Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises Bewertung kommunalen Schriftguts

Im zweiten Vortrag des zweiten Tages stellte Ute Pradler (Stadtarchiv Dortmund) „Strategie und Empfehlungen des Arbeitskreises Bewertung kommunalen Schriftguts NRW“ vor und verwies dabei in ihrem Titel zugleich auf die „Überlieferungsbildung als Kernaufgabe der Archive“.

Frau Pradler schilderte eingangs kurz die Anfänge des Arbeitskreises und die Ausgangssituation – das Fehlen einer entsprechenden Handreichung zur Bewertung. Der Arbeitskreis besteht aus acht bis zehn Personen aus Kommunalarchiven (darunter ein Kreisarchiv); die kleinste hier vertretene Stadt hat 42.000 Einwohner, die Belange der Archive kleinerer Kommunen werden durch Vertreter der beiden Archivämter vertreten. Bei den ersten Schwerpunktsetzungen habe sich ein „bunter Reigen“ von Aufgaben ergeben. Zuerst habe man sich dem Bereich Umwelt zuwenden wolle, dieser habe sich aber als zu divergierend in den einzelnen Kommunen erwiesen und sei deshalb zurückgestellt worden. Als erstes wurde so eine Handreichung zur Bewertung von Personalakten erstellt, die 2014 in Heft 81 der “Archivpflege” veröffentlicht wurde. Die Bewertungsempfehlungen des Arbeitskreises (archivwürdig – bewerten – kassieren) seien kein striktes Abarbeiten des Aktenplans, sondern orientierten sich aufgrund der hohen Diversität an den gesetzlichen Aufgaben und Sachaktengruppen. Nutzen und Ziele dieser Arbeit seien Kommunikation, Effizienz durch Vermeiden von redundanter Überlieferung und Transparenz, wozu die Minderung von Risiken und die Steuerung der Überlieferungsbildung gehörten. Ziel sei nicht gleichförmige Einheitlichkeit, sondern Vielfalt und Breite der Überlieferung. Trotz der angestrebten Objektivität seien die Ergebnisse nur als Momentaufnahme und Binnenperspektive des Arbeitskreises (der auch als „archivische Selbsthilfegruppe“ beschrieben wurde) zu sehen. Man pflege jedoch den Kontakt zu anderen Gruppen mit ähnlicher Zielsetzung. Der Arbeitskreis wünscht ausdrücklich Rückmeldungen aus dem Kollegenkreis (verwiesen wurde dabei auch auf den Archivamtsblog). Weitere Handreichungen werden folgen.

Nach dem Vortrag wurde aus dem Plenum auf das Projekt von Jens Heckl zu Massenakten als möglichen Kooperationspartner verwiesen. Auf eine Nachfrage von Rico Quaschny (Stadtarchiv Iserlohn) – ebenfalls Mitglied des Arbeitskreises – in das Plenum nach der Rezeption der bislang (auch in der „Archivpflege“) vorgestellten Ergebnisse gab es keine Rückmeldungen aus dem Publikum, doch konnte der – nach eigener Auffassung und der des Archivamts recht kassationsfreudige – Moderator zumindest für seine Person konstatieren, dass ihn die Bewertungsempfehlungen des Arbeitskreises zumindest schon einmal nachträglich in der Kassation von Akten bestätigt haben.

 

Statistik des Archivportals ist weiter abrufbar!

Seit dem 19.12.2017 ist die Pflegeschnittstelle für Findbücher und Beständeübersichten des Archivportals “Archive in NRW” nicht mehr erreichbar (vgl. den Blogartikel von Frau Buchholz). Das Landesarchiv arbeitet intensiv am Relaunch des Portals und migriert dafür derzeit die Altdaten ins neue System.

Etwas unglücklich ist, dass durch die Abschaltung des Logins zur Pflegeschnittstelle die teilnehmenden Archive auf diesem Weg auch nicht mehr auf ihre monatliche Besucherstatistik zugreifen können. Dass ein alternativer Direktzugriff auf die Besucherstatistik möglich ist, ist den meisten nicht bekannt.

Beständestatistik Archive NRW

Grafische Aufbereitung der Beständestatistik aus dem Archivportal

Wenn ein Archiv aus Westfalen-Lippe seine Kennzahlen für 2017 oder 2018 benötigt, kann es die notwendige Internet-Adresse im LWL-Archivamt erfragen. Bitte schicken Sie uns ggf. eine kurze E-Mail.

 

BKK-Seminar 2017: Präsentationen online

Das Thema des 26. BKK-Fortbildungseminars  Ende November 2017 in Hildesheim lautete: Wohlfahrt und Soziales als kommunalarchivische Überlieferungsfelder.

Die Abstracts und Präsentationen zu den Vorträgen stehen jetzt online.

Das 27. Fortbildungsseminar der BKK findet vom 28. – 30.11.2018 in Bamberg statt.

 

Logo der BKK

 

Landschaftsausschuss beschließt Aktualisierung der Förderrichtlinien für die nichtstaatliche Archivpflege

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert. Sie lösen mit sofortiger Wirkung die Förderrichtlinien von 2004 ab.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

  • Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezisische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Damit wird z.B. die Anschaffung von geeigneten Regalanlagen, Fachsoftware oder Hardware wie Aufsichtsscanner mit Buchwippe gefördert. Der Regelfördersatz liegt bei 30% der nachgewiesenen förderfähigen Kosten und kann zwischen 500,- € und 50.000,- € betragen. Im Einzelfall können auch kleinere Maßnahmen gefördert werden (der Zuschussbetrag kann dann bis auf 200,- € gesenkt werden – das entspricht einem Antrag mit förderfähigen Kosten i.H.v. 667,- €). Bei Maßnahmen von über 20.000,- € und bei einer beantragten Anhebung des Fördersatzes auf bis zu 50% der Kosten entscheidet der LWL-Kulturausschuss.
  • Rabatte gewährt das LWL-Archivamt auf Sach- und Personalleistungen, die in unserer Restaurierungswerkstatt erbracht werden. Der Rabatt wird ab einem Mindestbetrag von 150,- € von der Rechnungssumme abgezogen.

Für die Förderfähigkeit ist in beiden Fällen Voraussetzung, dass die Maßnahme “vorher abgestimmt“, d.h. mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LWL-Archivamt besprochen wurde – also eine Beratung stattgefunden hat. Maßnahmen und Anschaffungen, die durch die nichtstaatlichen Archive ohne eine solche Beratung getätigt wurden, sind im Nachhinein nicht mehr förderfähig.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Abbildung 1: Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt (PDF-Datei)

Ebenso förderschädlich ist es, wenn der Antragsteller / die Antragstellerin nach einer Beratung und Antragstellung mit der formalen Auftragserteilung nicht wartet, bis der Bescheid durch das LWL-Archivamt ergangen ist. Da es in der Vergangenheit hier zu Problemen gekommen ist, haben wir die einzelnen Verfahrensschritte in einem Flussdiagramm dargestellt (vgl. Abb. 1, hier zum Ausdrucken als PDF-Datei).

Der Nachweis über die Mittelverwendung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des festgesetzten Bewilligungszeitraums im Archivamt eingegangen sein! Bei der endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe werden im Fall von Minderkosten die tatsächlich nachgewiesenen förderfähigen Gesamtausgaben zugrunde gelegt; Mehrkosten können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Der Verwendungsnachweis wird rechnerisch von der Zentralen Verwaltungseinheit der LWL-Kulturdienste geprüft, diese erteilt auch den Schlussbescheid.

Wie immer gilt: Sollten Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich an ihre zuständige Gebietsreferentin / ihren zuständigen Gebietsreferenten im LWL-Archivamt!

P. Worm