BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen!

Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten„.

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Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.

Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.

Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.

Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!

P. Worm


Linktipp: BKK-Empfehlung

Linktipp: Weil es viele Kommunen betrifft, möchten wir hier auch noch mal darauf aufmerksam machen. Ende September 2018 ist eine neue Empfehlung der #BKK erschienen: „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“- Ein Dokumentmanagement-System ist also kein Ersatz für ein Langzeitarchiv:

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19. Deutsch-Niederländisches Archivsymposium in Leeuwarden

Deutsch-Niederländisches Archivsymposium im Tresoar Leeuwarden

 

 

 

Am 25. und 26. Oktober 2018 findet in Leeuwarden, einer der beiden diesjährigen Kulturhauptstädte Europas, das Deutsch-Niederländische Archivsymposium statt. Das Thema lautet „Zugänge schaffen zu realen Forschungsräumen und virtuellen Informationswelten“ und soll die Diskussion darüber intensivieren, wo Archive mit ihren Angeboten zwischen analoger und digitaler Welt stehen, was sie in Sachen Digitalisierung schon geleistet haben und welche digitalen Herausforderungen ihnen bevorstehen.

Die Veranstalter, neben dem LWL-Archivamt das Stadtarchiv Bocholt, das Gelders Archief in Arnheim und der Tresoar in Leeuwarden, freuen sich über viele Anmeldungen zum Archivsymposium – zu spannenden Einblicken in die digitalen Welten im Archiv und zum grenzüberschreitenden Dialog in der Kulturhauptstadt Europas – ein tollerer Rahmen ist kaum vorstellbar! 

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Nestor Workshop „Nestor for Newbies“ bei der DNB in Frankfurt am 15. Mai 2018

von Antonia Riedel

Am 15. Mai fand ein Workshop der Reihe „Nestor for Newbies“ in der Deutschen Nationalbibliothek in Frankfurt a.M. zum Thema „Webarchivierung: Grundlagen und praktische Erfahrungen“ statt. Die Reihe bietet ein Forum für Interessierte aus allen Kultureinrichtungen, die erste Schritte auf dem Weg der digitalen Langzeitarchivierung beschreiten möchten. An diesem Tag gab es mehrere Vorträge und Erfahrungsberichte von Fachleuten für absolute Neulinge speziell zum Gebiet der Webseitenarchivierung. Auf Webseiten werden Inhalte frei zugänglich gemacht, die aufgrund ihrer Veränderbarkeit flüchtig sind. Durch die Archivierung von Webseiten soll dem Verlust dieser Daten entgegengewirkt werden, sofern es sich beispielsweise um wissenschaftlich oder kulturell relevante Inhalte handelt.

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23. Archivwissenschaftliches Kolloquium: E-Government und digitale Archivierung

Am 5. und 6. Juni 2018 fand in Marburg das von der dortigen Archivschule veranstaltete Kolloquium zum Thema „E-Government und digitale Archivierung“ statt. Dass das Thema derzeit in der deutschen Archivlandschaft von hoher Bedeutung ist, spiegelte sich in der breiten Resonanz wider: Fast 250 Archivare und Archivarinnen aus ganz Deutschland waren angereist, um sich in den vier angebotenen Sektionen zu den aktuellen Herausforderungen und möglichen Lösungen in den Bereichen DMS, elektronische Fachverfahren und deren Anbindung an digitale Langzeitarchive zu informieren und teilweise kontrovers zu diskutieren. Der Fokus lag dabei eher weniger auf der digitalen Langzeitarchivierung an sich, sondern vielmehr auf den hinführenden/im Vorfeld stattfindenden Prozessen im Zusammenhang mit Behördenberatung, Bewertung und Übernahme.

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