Am 18. Juni 2025 lud die DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft in NRW erneut zum Anwendertreffen ein. In diesem Jahr konnte die Tagung, die sich stetig wachsender Teilnehmerinnen und Teilnehmer erfreut, mit dem LWL-Museum für Kunst und Kultur eine besonders schöne Tagungslocation in Münster bieten. Für die rund 80 Gäste standen das Auditorium und die Skylobby des Museums mit einem spektakulären Blick über die Stadt zur Verfügung.
Im deutschen Archivwesen ist seit der Einführung von Archivgesetzen auf Länderebene Ende der 1980er Jahre der Bedarf an archivisch ausgebildeten Fachkräften nie gedeckt gewesen. Quereinsteiger:innen waren und sind besonders im kommunalen Bereich zahlreich vertreten und leisten einen wichtigen Beitrag zu dem Ziel, eine möglichst aussagekräftige Überlieferung im jeweiligen Archivsprengel zu bilden.
Seit meinem eigenen Einstieg in das Archivwesen Ende der 1990er Jahre, damals als Quereinsteiger, hat sich viel getan. Die archivischen Arbeitsfelder haben sich ausgeweitet und die Informationsmöglichkeiten über das Internet oder mit Fachliteratur haben sich exponentiell erhöht. Inzwischen ist es für Neulinge im Archivwesen schon schwierig, sich in bestimmte Themenfelder selbstständig einzuarbeiten, weil die Masse der Fachliteratur die passende Auswahl schwierig macht.
Seit Mai auf der BKK-Homepage findet sich das Papier: “Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive“. Das Papier wurde aus dem Arbeitskreis “Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen” (AUdS) initiiert und kann im Vorfeld und während der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in kommunalen Verwaltungen sehr hilfreich sein. Der BKK-Unterausschuss Informationstechnologie und die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag haben sie im Frühjahr diskutiert und empfehlen sie nachdrücklich.
Aus der Einleitung:
“Gemeinsam erarbeitete diese Gruppe eine kompakte (und hoffentlich verständliche) Handreichung als Hilfestellung bei der Vorbereitung, Planung und Umsetzung des Projekts zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zu geben, speziell für kleine und mittlere Kommunen. Gegliedert ist die Handreichung nach den wesentlichen Themenbereichen, um Archivare, IT-Abteilung, Verwaltungsmitarbeiter und andere relevante Akteure gezielt anzusprechen.
=> Wie sollte ein Einführungsprojekt organisatorisch aufgesetzt sein?
=> Wer aus der Verwaltung soll / muss einbezogen werden und mit welcher Aufgabe?
=> Welche Schritte sind zu beachten und in welcher Reihenfolge?
=> Welche organisatorischen Voraussetzungen bedarf eine moderne => Schriftgutverwaltung?
=> Welche spezifischen Anforderungen haben unsere Ämter?
=> Was ist bei der Auswahl eines DMS-Produkts zu bedenken?
=> Welche Konzepte sind technisch, organisatorisch und vor allem rechtlich => erforderlich?
Im Rahmen des Panels “Herausforderungen archivische Überlieferungsbildung”, geleitet von Franziska Rohloff vom Stadtarchiv Hamm, boten auf dem diesjährigen Westfälischen Archivtag in Dülmen drei Vorträge interessante Einblicke in die komplexe Thematik der Überlieferungsbildung.
Moderatorin und Referent:innen
Nach einer kurzen Einleitung, in der Roloff einmal mehr die Rolle der Überlieferungsbildung als „Königsdisziplin“ im Archivwesen betonte, markierte der Vortrag von Dr. Max Plassmann vom Historischen Archiv der Stadt Köln den Auftakt.
Plassmann stellte darin die herausragende Bedeutung von Nachlässen und Sammlungen als unverzichtbare Elemente der einer ganzheitlichen Überlieferung heraus. So betonte er die essenzielle Rolle dieser Unterlagen, die weit über die bloße Ergänzung des offiziellen Schriftguts hinausreicht. Sie dienen vielmehr der Dokumentation von komplexen kommunalen Lebenswelten, die einen umfassenden Einblick in historische Kontexte ermöglichen. Gleichzeitig machte er deutlich, dass der alte Nachlassbegriff des 19. Jahrhunderts nicht mehr zielführend sei und neu ausgehandelt werden müsse.
Die Auswahl und Bewertung geeigneter Nachlässe und Sammlungen, um die Archive nicht zu überlasten, stellte eine zentrale Herausforderung dar, die eingehend diskutiert wurde. Dabei erwies sich das Dokumentationsprofil als entscheidendes Instrument, das klare Ziele für die Überlieferungsbildung festlegt und somit Transparenz für Nutzer und Verwaltung schafft. Plassmann plädierte dafür, Dokumentationsprofile modular aufzubauen, um die Möglichkeit, Überlieferungsbildung im Verbund zu unterstütze, zu erleichtern. Als Beispiel diente die reiche Archivlandschaft der Stadt Köln mit über 40 verschiedenen Archiven.
Besonders interessant waren seine Überlegungen zur Neuausrichtung des nichtamtlichen Schriftguts im Historischen Archiv der Stadt Köln. Statt sich ausschließlich auf die Nachlässe bekannter Persönlichkeiten zu konzentrieren, wird nun ein breiterer gesellschaftlicher Ansatz verfolgt, der auch Nachlasssplitter und Vereinsüberlieferungen einschließt.
Während der Fragerunde wurden verschiedene Aspekte intensiv erörtert, darunter die praktische Umsetzung des Dokumentationsprofils und die gesellschaftliche Rolle von Archiven. Es wurde deutlich, dass diese Themen von großem Interesse sind und weitere vertiefende Forschung erfordern, um die Herausforderungen der Archivpraxis zu bewältigen.
Anschließend folgte als zweiter Vortrag ein Werkstattbericht von Kira Knappkötter vom Kreisarchiv Soest. Ihr Beitrag “Die Entwirrung des Datenknäuels – Herangehensweise bei der Bewertung und Übernahme schwach strukturierter digitaler Unterlagen” bot einen pragmatischen Einblick in die praktischen Herausforderungen der digitalen Überlieferungsbildung.
Knappkötter legte in ihrem Vortrag besonderes Augenmerk auf die zunehmende Verbreitung schwach strukturierter digitaler Unterlagen, die für Archivar:innen oft eine Herausforderung darstellen. Trotz der damit verbundenen Komplexitäten sollten diese Dateisammlungen nicht vernachlässigt werden, da ihr Informationsgehalt erheblich sei. Insbesondere von Individuen, Vereinigungen und Behörden werden vermehrt digitale Datensätze zur Archivierung erwartet. Die Referentin betonte die Notwendigkeit einer intensiven Beschäftigung mit dieser Überlieferung, um ein „Digital Dark Age“ zu vermeiden.
Der Schwerpunkt ihres Vortrags lag auf der Methodik zur Bewertung und Übernahme solcher Dateisammlungen am Beispiel des Kreisarchivs Soest. Hierbei betonte Knappkötter die Notwendigkeit der Erstellung von Routinen für die Etablierung regelmäßiger Bewertungsläufe. Besondere Herausforderungen ergaben sich bei der Bewertung und Integration digitaler Fotos der Pressestelle des Kreises aus den vergangenen ca. 23 Jahren, die einen erheblichen Umfang aufwiesen. Laut Knappkötter lässt sich diese Vorgehensweise auch auf andere Arten digitaler Dokumentation übertragen.
Während der Diskussion wurden diverse Aspekte zur praktischen Umsetzung und den Herausforderungen bei der Bewältigung solcher Datensammlungen erörtert. Es wurde deutlich, dass die Digitalisierung nicht nur Chancen, sondern auch neue Aufgaben für das Archivwesen mit sich bringt. Gleichzeitig konnte Knappkötter darstellen, dass die Bewertungspraxis des Kreisarchivs unmittelbare Rückwirkungen auf das Verwaltungshandeln der Pressestelle hat. Unter dem Eindruck von Knappkötters Arbeit habe diese z. B. ihre Ablagestrukturen für digitale Bilder verschlankt und ihre Produktionsmethoden geändert.
Den dritten und abschließenden Teil des Panels bestritt Thomas Lienkamp vom LWL-Archivamt für Westfalen. Sein Vortrag “E-Mail Archivierung – Pflicht oder Kür? Ein Werkstattbericht” eröffnete Einblicke in gegenwärtige Überlegungen zur E-Mail-Archivierung und deren praktische Umsetzung.
Thomas Lienkamp vom Archiv LWL
Lienkamp gab zunächst einen Einblick in die aktuellen Herausforderungen des Archivs des LWL, das nicht zuletzt auf kürzlich gestellte Anforderungen der Verwaltung reagieren musste: Im LWL sah ein neues Löschkonzept vor, längere Zeit inaktive E-Mail-Postfächer systematisch zu löschen und im Anschluss eine automatisierte Löschroutine für alle zukünftigen inaktiven Postfächer zu implementieren.
Neben theoretischen Diskussionen zur Bedeutung individueller E-Mail-Postfächer aus normativer Perspektive wurde der Fokus auf die praktische Verwaltungspraxis gelegt, die durch die maßgebliche Bedeutung von E-Mails geprägt ist. Gegenwärtig wird im Archiv LWL ein pragmatischer Ansatz verfolgt, der sich an zentralen Prinzipien des sogenannten Capstone Approach aus den USA orientiert. Insbesondere wurde der Bewertungsansatz auf Account-Ebene aus einer praktischen Perspektive vorgestellt und die damit einhergehenden Erwartungen reflektiert.
Während der Diskussion wurden diverse Fragen zur Umsetzung und den Auswirkungen dieser Maßnahmen auf die Archivpraxis erörtert. Es wurde deutlich, dass die E-Mail-Archivierung nicht nur eine technische, sondern auch eine organisatorische und rechtliche Herausforderung darstellt, die sorgfältige Planung erfordert.
Wir freuen uns darauf, diese Diskussionen fortzuführen und gemeinsam neue Strategien zu entwickeln, um die Vielfalt der Archivüberlieferung angemessen zu dokumentieren und sehen gespannt der Weiterentwicklung dieser Entwicklungen in der Zukunft entgegen.
Die 1. KommDIGITALE Digitale Kommune – Messe und Kongress fand vom 15. bis 17. November 2022 in der Stadthalle Bielefeld statt. An den drei Tagen stand die Digitalisierung der Verwaltung im Fokus. Der Kongress sollte allen kommunalen Digitalisierungsbeauftragten und -interessierten dazu dienen, sich über Software, Hardware, digitale Lösungen und moderne Technologien auszutauschen. Auf der Fachmesse konnte man sich einen Überblick über Angebote und Möglichkeiten auf dem Markt verschaffen. Organisiert wurde die Kongressmesse vom Deutschen Städte- und Gemeindebund, dem Deutschen Städtetag, dem Deutschen Landkreistag, dem Bundesministerium des Innern und für Heimat, der Stadt Bielefeld und dem DATABUND e.V. „KommDIGITALE – Fachmesse zur „Digitalen Kommune““ weiterlesen