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#WAT25: Diskussionsforum “Im Portal präsentiert und doch nicht gefunden? Erkenntnisse und Strategien für das ‚Polieren‘ von Erschließungsinformationen”

Wie sichtbar sind Archivalien, genauer gesagt deren Erschließungsangaben, in Archivportalen wirklich? Und warum werden gut erschlossene Archivbestände in Online-Portalen teilweise nicht gefunden? Diese Fragen standen im Mittelpunkt eines von vier Diskussionsforen am 13. März 2025 auf dem 76. Westfälischen Archivtag. Unter der Leitung von Denise Ruisinger und Verena Mack von der Deutschen Digitalen Bibliothek (Fachstelle Archiv der DDB und damit Archivportal-D) kamen Konflikte, Missverständnisse sowie Potentiale und konkrete Verbesserungsmöglichkeiten zur Sprache. Während der Diskussion wurde herausgearbeitet, wie Archive ihre Erschließungsinformationen wirkungsvoll so verbessern können, dass verzeichnetes Archivgut für Nutzende in Archivportalen besser auffindbar wird, etwa auch im Archivportal NRW. Die mitgebrachten Empfehlungen und gemeinsam produzierten Erkenntnisse können in diesem Beitrag nachgelesen werden.

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#WAT25: Diskussionsforum Bestandserhaltung und Digitalisierung in Zeiten knapper Kassen

Archive, so betont Wilhelm Grabe in seinem Inputvortrag, seien Erinnerungsinstitutionen, bildlich gesprochen: das begehbare Gedächtnis einer Stadt, einer Region und einer Gesellschaft.

Um so größere Bedeutung kommt der Bestandserhaltung als einer der Kernaufgaben des Archivs zu, um seinem gesetzlichen Auftrag  nachzukommen.
In engem Zusammenhang damit ist die Digitalisierung analogen Schriftguts zu betrachten – die nachträgliche Digitalisierung ist nicht nur benutzerfreundlich und erleichtert die Recherche in nie gekanntem Umfang, sie ist darüber hinaus bei vielen Archivalien auf lange Sicht oft der angesagte Weg, Bestandserhalt dauerhaft sicherzustellen, indem die Originale nicht mehr zur Benutzung vorgelegt werden müssen und damit weiterer Verfall verlangsamt wird. „#WAT25: Diskussionsforum Bestandserhaltung und Digitalisierung in Zeiten knapper Kassen“ weiterlesen

ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal – Anleitung, Überblick und strategische Überlegungen für kleine Archive

Dieser Beitrag richtet sich an kleinere Archive und gibt einen produktunabhängigen Überblick über die Nutzung, Vorteile sowie Nachteile der Nutzung von ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal. Außerdem werden die bisherigen Erfahrungen des LWL-Archivamtes für Westfalen beschrieben und strategische Überlegungen für die Integration in Digitalisierungs-Workflows transparent gemacht.

Disclaimer: Dies ist keine Produktwerbung, sondern ein produktunabhängiger Beitrag über Vor- und Nachteile des Fotografierens von Archivgut mit Smartphones im Lesesaal.1

Die Digitalisierung von Archivgut in kleinen Archiven

Die Digitalisierung von Archivgut einfach an die Nutzenden im Lesesaal auslagern? Für kleinere Archive eine geradezu notwendige Überlegung, wenn man folgenden Gegensatz bedenkt: Auf der einen Seite verfügt weiterhin ein Großteil der  (Kommunal)Archive nicht über genügend Budget für einen professionellen Scanner und die notwendigen Personalressourcen, um Nutzenden Scans von Archivalien zur Verfügung oder direkt in Archivportalen online zu stellen. Auf der anderen Seite arbeiten die meisten Nutzenden inzwischen am liebsten mit Digitalisaten – selbst wenn sie dafür in den analogen Lesesaal kommen müssen, um Fotos von den Archivalien machen zu können. Eine der vielen Erleichterungen in der digitalen Arbeit ist es,  Digitalisate von Images zu plattformunabhängigen PDF-Dateien weiterzuverarbeiten, bspw. um Texterkennungsverfahren anzuwenden und anschließend nach Schlagworten zu suchen, Textstellen zu markieren und zu kommentieren, oder die Dateien selbst durch Elemente wie Lesezeichen zu strukturieren. Auch wenn es weiterhin wichtige Aspekte gibt, die man nur am Original erforschen kann – von den Vorzügen der digitalen Arbeit muss niemand mehr ernsthaft überzeugt werden. „ScanTents und Fotolichtboxen im Lesesaal – Anleitung, Überblick und strategische Überlegungen für kleine Archive“ weiterlesen

Neue Veröffentlichung: “Die GND im Archiv. Handreichung zur Nutzung von Normdaten”

Der Einsatz von Normdaten, insbesondere die Gemeinsame Normdatei (GND), ist für Archive perspektivisch von großer Bedeutung. Sie ermöglichen vor allem eine standardisierte Erfassung von Objekten und Sachverhalten, was eine bessere Verknüpfung von Erschließungsdaten über verschiedene Einrichtungen hinweg sicherstellt. Dies führt nicht nur zu einer verbesserten Qualität der eigenen Erschließung, sondern auch zu einer erheblichen Steigerung der Auffindbarkeit und Nachnutzbarkeit von Archivalien. „Neue Veröffentlichung: “Die GND im Archiv. Handreichung zur Nutzung von Normdaten”“ weiterlesen

Literaturliste (nicht nur) für Quereinsteiger:innen in (kommunalen) Archiven

Im deutschen Archivwesen ist seit der Einführung von Archivgesetzen auf Länderebene Ende der 1980er Jahre der Bedarf an archivisch ausgebildeten Fachkräften nie gedeckt gewesen. Quereinsteiger:innen waren und sind besonders im kommunalen Bereich zahlreich vertreten und leisten einen wichtigen Beitrag zu dem Ziel, eine möglichst aussagekräftige Überlieferung im jeweiligen Archivsprengel zu bilden.

Seit meinem eigenen Einstieg in das Archivwesen Ende der 1990er Jahre, damals als Quereinsteiger, hat sich viel getan. Die archivischen Arbeitsfelder haben sich ausgeweitet und die Informationsmöglichkeiten über das Internet oder mit Fachliteratur haben sich exponentiell erhöht. Inzwischen ist es für Neulinge im Archivwesen schon schwierig, sich in bestimmte Themenfelder selbstständig einzuarbeiten, weil die Masse der Fachliteratur die passende Auswahl schwierig macht.

Das Ziel der folgenden Liste ist daher vor allem, Grundkenntnisse zu vermitteln, „Literaturliste (nicht nur) für Quereinsteiger:innen in (kommunalen) Archiven“ weiterlesen