Erschließung – Seite 2

72. Westfälischer Archivtag: Livestream-Mitschnitte online!

Livestream im Erbdrostenhof; Kameramann der Firma Mainmix (Foto: LWL-Archivamt)

Wegen der Corona Pandemie fand der 72. Westfälische Archivtag am 17. und 18. März 2021 erstmals als interaktive Online-Fachtagung statt. Ca. 350 Teilnehmer:innen aus ganz Deutschland verfolgten live das Vortragsprogramm zum Thema „Der Mensch im Mittelpunkt: Personengeschichtliche Quellen in Kommunalarchiven“.

Die Mitschnitte der Vorträge und Diskussionen stehen ab sofort online zu Verfügung. Die Vorträge können auch nachgelesen werden, und zwar im Oktober-Heft 2021 unserer Zeitschrift „Archivpflege in Westfalen-Lippe“.

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Nach dem Relaunch ist vor dem Relaunch – eine Kritik zum überarbeiteten Archivportal „Archive in NRW“

Durch Pressemitteilung des Landesarchivs NRW wurde am 1. Oktober 2020 das Archivportal „Archive in NRW“ wieder freigeschaltet, nachdem es für fast drei Jahre (seit Dezember 2017) nicht mehr aktiv war, da wegen des Relaunch keine Änderungen an den Findbüchern und den Beständeübersichten vorgenommen werden konnten. An dieser Stelle soll nicht die Dauer der Relaunch-Maßnahme diskutiert werden, sondern das jetzige Ergebnis, v. a. aus dem Blickwinkel der Archivnutzer. Deswegen werde ich mich auf die Recherchefunktionalitäten konzentrieren und die CMS-Funktionen zur Präsentation des Archivs und die Upload-Funktionen für Beständeübersichten und Online-Findbücher nicht berücksichtigen oder bewerten. Auch die aktuelle Darstellungsproblematik über den DFG-Viewer lasse ich außen vor, da sie nicht direkt mit dem Archivportal zu tun hat.

Der Einstieg in die Recherche bei „Archive in NRW“ erfolgt über zwei Wege: a) Archivgut finden oder b) Archiv finden. Über den Weg b) erhalte ich allerdings nur Informationen über das Archiv (Aufgaben, Öffnungszeiten, Mitteilungen…); zu den Online-Findmitteln gelange ich nicht direkt oder automatisch. Dies ist nur möglich, wenn das zuständige Archiv selbst Hyperlinks zu den Verzeichnungsinformationen (Findmittel, Bestände) über das CMS eingebaut hat. Ansonsten muss ich wieder zurück zu a) Archivgut finden.

Über den Weg a (Archivgut finden) gelange ich zur eigentlichen Recherche. Diese teilt sich dann auf in Schlagwortrecherche (eigentlich Stichwortsuche) und Navigierende Suche (Systematische Recherche anhand der Archivtektonik). Dorthin gelange ich aber nur, wenn ich vorher wenigstens einen Suchbegriff eingebe. Erst danach kann ich zwischen den beiden Recherchewegen wählen.

Die Darstellung ist in zwei Frames aufgeteilt. Links sehe ich v. a. die Strukturansicht, rechts die zugehörigen Verzeichnungsinformationen. Mit der Maus (linke Taste gedrückt halten) kann ich den Teilungsbalken verschieben und die jeweilige Seite kleiner oder größer machen, was das Lesen deutlich erleichtern kann. Man muss es nur wissen…

Schauen wir uns zunächst die Schlagwortrecherche an. Die Suche kann ich eingrenzen auf ein Archiv/Archivart, Laufzeit, nur mit Digitalisaten, nur Findbücher und nur Verzeichnungseinheiten. Die letzte Unterscheidung zwischen Findbücher und Verzeichnungseinheiten erschließt sich mir leider nicht bzw. welcher praktischer Nutzen damit verbunden sein soll. „nur Findbücher“ sucht ausschließlich in den Vorworten zum Bestand.

Meine Suchbegriffe in der Schlagwortrecherche kann ich durch die Booleschen Operatoren und Trunkierungen kombinieren. Hilfe dazu gibt es über das kleine Fragezeichen-Feld neben dem Suchschlitz. Eine Unterscheidung zwischen einfacher und erweiterter Suche, wie es sonst meist üblich ist, gibt es hier nicht. Ich kann meine Suche auf ein konkretes Archiv und seine Findmittel eingrenzen, aber nicht auf einen Bestand oder ein einzelnes Findmittel/einzelnen Bestand des Archivs. Aus meiner Sicht eine zentrale Anforderung für Archivnutzer.

Meine Trefferliste erhalte ich in chaotischer (?) Reihenfolge angezeigt. Die Trefferliste kann ich nicht sortieren lassen oder als Ganzes abspeichern oder drucken. Eine Druck- oder Exportfunktion (PDF, CSV, EAD…) gibt es ansonsten auch an keiner anderen Stelle. Ich kann lediglich die Druckfunktion meines individuellen Webbrowsers einsetzen und die Ansicht im Browser drucken. Im Vergleich dazu bieten bibliothekarische OPAC-Systeme deutlich mehr Möglichkeiten an. Im linken Frame sehe ich zudem die Treffer nach den zugehörigen Archiven geordnet.

Die Treffer auf Ebene der Verzeichnungseinheiten werden zunächst in verkürzter Form angezeigt. Fast unsichtbar am rechten unteren Rand des Treffers symbolisieren drei Punkte [..] die Vollansicht des Treffers. Für die Detailansicht kann ich rechts oben beim Treffer auch auf ein kleines Icon/Symbol klicken, das in seiner Gestaltung nicht gerade intuitiv ist. Intuitiv und aus anderen Portalen gewohnt, wäre es, wenn man auf den eigentlichen Treffereintrag klickt, was aber nicht möglich ist. Klickt man nun auf das kleine Icon öffnet sich anschließend die Vollansicht der Verzeichnungseinheit und wird im Rahmen der Strukturansicht des betreffenden Archivs präsentiert. Um danach wieder zur Trefferliste zurück zu kommen, muss ich wieder auf Schlagwortsuche klicken. Ein Feld „Zu den Suchergebnissen“ wäre eindeutiger gewesen.

Wenn ich mit einem Nutzerkonto bei „Archive in NRW“ angemeldet bin, kann ich die Treffer einzeln in eine Merkliste übernehmen und zusätzlich Notizen zu den Verzeichnungseinheiten anfügen. Aus der Merkliste kann ich die Verzeichnungseinheiten für die Nutzung im Lesesaal des betreffenden Archivs bestellen. Alternativ lege ich meine Verzeichnungseinheiten für die Bestellung direkt in den Warenkorb und schicke die Bestellung ab. Merkliste und Warenkorb stehen nur angemeldeten Nutzern zur Verfügung. Aus der Merkliste komme ich nicht mehr zurück zu meinen Suchergebnissen. Sinnvoller wäre es, wenn man eine ganze Suche abspeichern könnte (siehe dazu oben).

Noch ein Hinweis zur Begrifflichkeit „Schlagwortrecherche“. Dies ist aus meiner Sicht irreführend, da sie einen bibliothekarischen Kontext suggeriert, bei dem für das Archivgut auf dem Portal „Archive in NRW“ nach einem festen Regelwerk abstrakt-intellektuelle Schlagworte gebildet worden wären und durchsuchbar seien. Die archivische Titelaufnahme (mit Enthält-Vermerken) ist aber nicht direkt mit der bibliothekarischen Schlagwortvergabe zu vergleichen.

Schauen wir uns nun den zweiten Rechercheweg an: die navigierende Suche oder systematische Suche über die Beständeübersicht/Tektonik. Dazu muss man zunächst im Suchfeld einen oder mehrere Suchbegriffe aus dem Namen des gesuchten Archivs eingeben. Es wird links unten das Archiv angezeigt (recht klein mit einem Haus-Symbol), klicke ich darauf, öffnet sich im linken Frame die Archivtektonik. Man kann auch alternativ über die Archivart sich dem gesuchten Archiv nähern. Ich muss mich dann über alle Ebenen runter bis zur Verzeichnungseinheit runterklicken, was aber nur im linken Frame geht. Im rechten Frame ist dies nicht möglich. Auf der untersten Ebene der Verzeichnungseinheit muss ich dann aber auf den rechten Frame klicken, um die weiteren Funktionalitäten über die entsprechenden Icons aufzurufen (Permanent-Link, Link zu den Digitalisaten, Merkliste, Warenkorb) – im linken Frame geht dies nicht.

Fazit

Der Funktionsumfang von „Archive in NRW“ hat sich hinsichtlich der Recherchefunktionalitäten gegenüber der Version vom Stand Dezember 2017 nur geringfügig verbessert bzw. erweitert (v. a. Warenkorb, Merkliste, Suche nach Datierung eingrenzen…). Die Möglichkeit, die Suche (Schlagwortrecherche) auf einen konkreten Bestand einzugrenzen, ist in der jetzigen Version aber nicht mehr verfügbar, was bis 2017 anders war. Die Bedienung ist an mehreren Stellen wenig intuitiv und teilweise verwirrend. Export- und Druckfunktionalitäten sind nicht vorhanden. Merklisten und Kommentarfunktionen sind nur für angemeldete Benutzer verfügbar, was Vor- und Nachteile bietet. Eine öffentlich sichtbare Kommentierung ist jedenfalls grundsätzlich nicht möglich. Eine Anbindung an soziale Netzwerke ist bisher nicht gegeben. Die Nutzung über mobile Endgeräte (Smartphone, Tablet usw…) scheint durchaus problematisch zu sein, siehe den Beitrag auf Siwi-Archivblog mit zwei weiteren Kritikpunkten.

Schaue ich mir im Vergleich dazu den Leistungsumfang bei „Archivportal D“ an, sehe ich, dass alle Funktionalitäten von „Archive in NRW“ verfügbar sind (natürlich ohne Online-Bestellfunktion!) und bei der Recherche noch darüber hinausgehen. Bei Archivportal D komme ich direkt über das Archiv zur Archivtektonik bzw. zum Archivgut, ich habe zusätzliche Filtermöglichkeiten bei der Suche oder ich gehe über eine erweiterte/kombinierte Suche. Dort kann ich die Suche bis runter auf die Klassifikationsebene jedes Bestandes eines einzelnen Archives eingrenzen oder mehrere Archive oder Bestände kombinieren und kann meine Trefferliste zusätzlich sortieren lassen. Um Detailansichten der Verzeichnungseinheiten anzuzeigen, klicke ich direkt auf die Verzeichnungsinformationen ohne zusätzliche Icons. Digitalisate werden durch Vorschaubilder/Thumbnails angezeigt.

Auch ein kommerzieller Anbieter mit proprietären Formaten wie Augias auf Findbuch.NET bietet einen Leistungsumfang an, der über die Recherchemöglichkeiten und den Recherchekomfort von „Archive in NRW“ hinausgeht. Die Nachteile solcher geschlossener Bezahlsysteme braucht an dieser Stelle nicht näher beleuchtet zu werden. Das Beispiel zeigt aber die (verpassten) Möglichkeiten auf…

Trotzdem bietet das Archivportal „Archive in NRW“ weiterhin Vorteile für Kommunalarchive: a) kostenfreies, nicht proprietäres Angebot in NRW, basierend auf anerkannten Austauschformaten b) der Upload ist recht leicht zu bewerkstelligen, erfolgt fast automatisch (solange der Export nach EAD aus der Archivdatenbank korrekt ist), c) ich kann Digitalisate über den DFG-Viewer präsentieren und d) ich habe die Möglichkeit, alle Informationen nach Archivportal D ohne weiteren Aufwand für mich als Archiv spiegeln zu lassen und kann dort auf deutliche bessere und umfangreichere Recherchemöglichkeiten zurückgreifen.

Auf Ergänzungen, Korrekturen und Rückmeldungen zu diesem subjektiven Erfahrungsbericht bin ich gespannt.

Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.

Zur Erinnerung: Anmeldung zum Westfälischen Archivtag noch bis zum 28. Februar!

Wie bereits auf den gewohnten Wegen bekannt gemacht, findet am 17. und 18. März 2020 in Hagen der 72. Westfälische Archivtag statt.

Das Thema lautet: “Der Mensch im Mittelpunkt: Personengeschichtliche Quellen in Kommunalarchiven”

Mit den personengeschichtlichen Quellen steht die Quellengruppe im Fokus, die im Hinblick auf Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung wohl zu den wichtigsten in den Kommunalarchiven gehört. Dass der Archivtag dieses Thema in Hagen aufgreift, ist natürlich kein Zufall: An der Fakultät für Kultur- und Sozialwissenschaften der FernUniversität Hagen ist das Institut für Geschichte und Biographie angesiedelt, zu dem ein Archiv für „subjektive Erinnerungszeugnisse“, also für lebensgeschichtliche Interviews, Autobiografien, Briefsammlungen und Tagebücher gehört.

Die Vorträge in den beiden Arbeitssitzungen werden den für personengeschichtliche Quellen besonders spannenden Rechtsfragen gewidmet sein und verschiedene Aspekte der Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung in den Blick nehmen.

Die fristgerechte Anmeldung ist noch bis zum 28. Februar möglich.

Direkte Links: zum Anmeldeformular und zum Programm des 72. Westfälischen Archivtages

(Gedruckte) Beständeübersichten – noch zeitgemäß oder unschlagbar? Ein Einwurf

Nach der “Terminologie der Archivwissenschaft” auf den Internetseiten der Archivschule Marburg ist eine Beständeübersicht “ein schriftliches Hilfsmittel der archivischen Erschließung (gedruckt oder digital), in dem die einzelnen Komplexe des Archivguts (Bestände) eines Archivs bzw. der Abteilung eines Archivs summarisch beschrieben werden, um Nutzern eine Orientierung über die jeweils vorhandene Überlieferung zu ermöglichen.” Stand des Eintrages ist 2015. Trotzdem wird hier im 21. Jahrhundert keine Präferenz oder Entscheidung für oder gegen eine gedruckte Beständeübersicht getroffen. Muss man sich aber 2019 nicht die Frage stellen, ob eine gedruckte Variante in jedem Falle nicht mehr zeitgemäß ist? Folgt man aber dem Kreisarchiv Kleve, so hat die “gedruckte” Beständeübersicht immer noch ihre Daseinsberechtigung. Mit finanzieller Unterstützung der Archivberatungsstelle Rheinland wurde zum 50jährigen Bestehen des Kreisarchivs – meinen Glückwunsch an dieser Stelle – eine Beständeübersicht “gedruckt”, die gleichzeitig als grafisch-gestaltete PDF-Broschüre zum kostenlosen Download bereitgestellt wird. Die Inhalte der Beständeübersicht lassen sich natürlich auch über das Archivportal NRW realisieren. Hier liegt schließlich eine bearbeitungsfähige Beständeübersicht für jedes Kommunalarchiv vor. Welchen Mehrwert erzielt dann noch eine zusätzliche, grafisch gestaltete Broschüre, die im Prinzip bereits zum Zeitpunkt ihres Erscheinens (unabhängig davon, ob analog, digital oder hybrid herausgegeben) wieder veraltet ist, da neue Bestände hinzugekommen, Erschließungsrückstände aufgearbeitet und neue Veröffentlichungen aus dem oder über das Archivgut erschienen sind. Die Überarbeitung einer solchen Publikationsform, wenn sie denn überhaupt erfolgt, ist aufwändig, zeit- und vermutlich kostenintensiv.

Erwartet der Nutzer des 21. Jahrhunderts nicht eine aktuelle und vollständige Übersicht, die online frei zugänglich ist und direkt zu den Archivalien und möglichen Digitalisaten führt? Schaue ich mir allerdings die Altersstruktur des “klassischen” Archivbenutzers an, so kommen auch mir Zweifel. Sollte ich nicht doch besser eine auf Papier gedruckte Beständeübersicht aus den Einträgen in der Archivdatenbank erarbeiten, statt eines dynamischen Portalsystems, das manche beim ersten Aufrufen schon überfordert? Hier stellt sich dann natürlich die Frage des Aufwandes angesichts knapper Ressourcen und wachsender Aufgaben des Archivs. Und welcher Nutzer eines kleineren oder mittleren Kommunalarchivs liest tatsächlich so eine Beständeübersicht als monografische Erscheinung? Die unsystematische, an Google angelehnte Stichwortsuche wird vermutlich die dominierende Rechercheform auch in Archiven werden, mit den ganzen Konsequenzen für archivische Ordnungs- und Klassifikationsprinzipien, letztlich auch sogar für die Präsentation der Erschließungsinformationen nach Provenienzen. Die Beständeübersicht in geschlossener Form ist dann nur noch ein Relikt aus dem vordigitalen Zeitalter….

Diese Aspekte wurden ja auch beim letzten Westfälischen Archivtag in Herford durchaus angesprochen, u. a. progressiv von Prof. Dr. Mario Glauert unter dem programmatischen Titel “Vom Titel zum Tag“. Die Archivleiterin in Kleve (Frau Dr. Beate Sturm) hatte sich in ihrem Vortrag “Findbuchzimmer adé?” selbst für die digitale und dynamische Präsentation der Erschließungsdaten ausgesprochen und das Archivportal NRW als den zentralen Ort dafür gesehen.

Nebenbei bemerkt: Berücksichtigt man den derzeitigen, lang anhaltenden, dysfunktionalen Zustand des Archivportals NRW mag die zusätzliche PDF-Version einer Beständeübersicht angeraten sein, will man, wie oben postuliert, aktuelle Bestandsinformationen des Archivs bereitstellen….