Wie geht es weiter? Die Anbindung von Fachverfahren an DiPS.kommunal

Viele kommunale Fachverfahren, wie Ratsinformationssysteme und Gewerberegister, enthalten archivrelevante Unterlagen. Aus diesen Fachverfahren sollen über standardisierte Schnittstellen automatisiert Aussonderungen für die Einlieferung in digitale Langzeitarchivsysteme wie DiPS.kommunal vorgenommen werden können.

In den letzten Jahren konnte das DiPS.kommunal-Team in Zusammenarbeit mit engagierten Kollegen und Kolleginnen aus dem DiPS.kommunal-Anwenderkreis schon einige Schnittstellen zu verschiedenen Fachverfahren realisieren. Bei der Fülle kommunaler Fachverfahren, die auf dem Markt sind, wird es auch in Zukunft notwendig sein, weitere Schnittstellen zu erarbeiten.

 

DiPS.kommunal-Kunden profitieren einerseits von dem Know-how, das innerhalb des Anwenderkreises stetig weiter ausgebaut wird, andererseits aber auch von den bereits entwickelten Schnittstellen, die in der Regel für alle weiteren Kunden nachnutzbar sind.

 

Trotzdem bleibt die Erarbeitung von Schnittstellen ein komplexer Prozess, der die Fachkenntnisse von Archivaren, den jeweiligen Fachabteilungen und Herstellerfirmen benötigt. Gemeinsam müssen Fragen zur allgemeinen Bewertung eines Fachverfahrens und zu den enthaltenen möglicherweise archivwürdigen Unterlagen, zu Aussonderungsabläufen und –rhythmen, zu Umfang und Struktur von Lieferungen, Dateiformaten usw. beantwortet werden.

 

Zur Erarbeitung von Schnittstellen zwischen DiPS.kommunal und kommunalen Fachverfahren hat sich daher die Bildung von Arbeitsgruppen bewährt.

Der ideale Ablauf für die Anbindung von Fachverfahren wird im Folgenden dargestellt.

 

Kunden von DiPS.kommunal melden ihren Bedarf an einer Schnittstelle zu einem Fachverfahren an das DiPS.kommunal-Team. Alternativ spricht auch das DiPS.kommunal-Team mehrere Kunden an, die ein bestimmtes Fachverfahren im Einsatz haben, und bittet um die Mitarbeit in einer Arbeitsgruppe. Die Bildung und Begleitung des Arbeitskreises übernimmt das DiPS.kommunal-Team. Idealerweise sollten auch Mitarbeiter der Fachabteilungen, die das Fachverfahren betreuen, sowie die Herstellerfirma an der Arbeitsgruppe beteiligt sein. Eine frühzeitige Information aller Beteiligten ist dabei ebenso wichtig wie ein steter, deutlicher und umfassender Austausch zwischen den Mitgliedern der Arbeitsgruppe. Die Herstellerfirma kann auch erst im späteren Verlauf der konzeptionellen Arbeit hinzugezogen werden. Allerdings sollte sie frühzeitig über die Pläne der Arbeitsgruppe informiert und zur Mitarbeit angeregt werden.

 

Die Mitglieder der Arbeitsgruppe überprüfen nun das Fachverfahren und die darin enthaltenen Unterlagen und Metadaten auf ihre Archivwürdigkeit. Dabei ist es notwendig, sich einen tiefen Einblick in die Unterlagen, die Arbeitsweisen der Sachbearbeiter und die Funktionsweise des Fachverfahrens zu verschaffen. In der Regel können die Fachverfahrensbetreuer hier Auskunft geben. Auch die Sachbearbeiter selbst können natürlich zu Rate gezogen werden.

In einem Lastenheft wird die Aussonderung der Unterlagen und die dafür erforderlichen technischen Strukturen beschrieben. Hier kann das DiPS.kommunal-Team ggf. ein Muster zur Verfügung stellen.

Die Herstellerfirma prüft nun anhand des Lastenhefts die Machbarkeit der Schnittstelle und erstellt ein Angebot. Bisherige Erfahrungen zeigen, dass gerade diese Schritte mit vielen Nachfragen von beiden Seiten, Nachbesserungen und weiteren Ausarbeitungen des Lastenhefts verbunden sind.

 

Hat die Herstellerfirma ein Angebot für die Entwicklung einer Schnittstelle erstellt, können hier ebenfalls weitere Gespräche zwischen den Beteiligten notwendig werden. Am Schluss sollte die Beauftragung der Schnittstelle durch die beteiligten Archive stehen. Die Herstellerfirma wird dann beginnen, die Schnittstelle zu programmieren. Auch während dieses Prozesses können immer wieder Fragen oder Probleme auftauchen, die besprochen und geklärt werden müssen.

 

Ist die Programmierung der Schnittstelle abgeschlossen, beginnen die Tests. Dabei sind vor allem die Archive in Zusammenarbeit mit ihren Fachverfahrensbetreuern gefragt. Da der LWL das Fachverfahren in der Regel nicht selbst einsetzt und über keine Installation verfügt, können Tests vom DiPS.kommunal-Team weder durchgeführt noch beaufsichtigt werden. Das Team unterstützt jedoch gern bei der Planung der Tests und Erstellung von Testdokumentationen. Arbeiten mehrere Archive in einer Arbeitsgruppe mit, ist es auch möglich, die Tests aufzuteilen oder die Ergebnisse untereinander abzugleichen.

 

Werden während der Tests Probleme oder Fehler der Schnittstelle deutlich, müssen diese durch die Herstellerfirma beseitigt werden. Nach einer Fehlerbehebung müssen Teile der Tests durch die an der Arbeitsgruppe beteiligten Archive wiederholt werden.

 

Schlussendlich erfolgt die Abnahme der Schnittstelle durch den Auftraggeber und die Inbetriebnahme der Schnittstelle bei den Mitgliedern des Arbeitskreises.

 

 

 

 

 

 

 

[Abb.01]

Weitere Kunden von DiPS.kommunal, die dasselbe Fachverfahren einsetzen, können nun ebenfalls die Schnittstelle bei der Herstellerfirma erwerben. Dabei ist zu beachten, dass in den vom LWL geleiteten Arbeitsgruppen i.d.R. standardisierte Schnittstellen erarbeitet werden, die auf den Konfigurationen beruhen, die die beteiligten Archive in die Arbeitsgruppe eingebracht haben. Es kann also durchaus sein, dass andere Kunden von DiPS.kommunal dem in der Arbeitsgruppe erarbeiteten Standard nicht zur Gänze zustimmen. Individuelle Wünsche müssen diese Archive bei den Herstellerfirmen dann selbst beauftragen. Auch ist es möglich, dass verschiedene Kommunen zwar dieselbe Fachanwendung nutzen, sie diese aber im Hinblick auf die eigenen Anforderungen haben anpassen lassen. Auch dann kann es notwendig sein, dass ein interessierter Kunde bei der Schnittstelle noch einmal nachsteuert. Hier unterstützt das DiPS.kommunal-Team gerne. Es ist jedoch nicht möglich, denselben Aufwand, der in der Arbeitsgruppe angefallen ist, auch für einzelne Kunden zu leisten.

 

Wir bitten unsere Kunden sich in unseren Arbeitsgruppen zu engagieren, da so alle DiPS.kommunal-Kunden von den erarbeiteten Schnittstellen und den gemachten Erfahrungen profitieren können. Die erarbeiteten Konzepte können auch Grundlage für die Schnittstellen zu weiteren Fachverfahren derselben Gruppe sein, so dass folgende Arbeitsgruppen jeweils auf dem Erfahrungsschatz ihrer Vorgänger aufbauen können. Auch das Portfolio von DiPS.kommunal wird so stetig erweitert.

 

Wir freuen uns auf Ihre Mitarbeit! Bitte sprechen Sie uns an!

 

Ihr DiPS.kommunal-Support Team

 

Antonia Maria Bertulies M.A.
und Hannah Ruff M.A.

Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL-Archivamt für Westfalen

Jahnstraße 26

48147 Münster

Tel.: 0251 591-3888

Fax: 0251 591-269

dips.support@lwl.org

 

 

Auf der Suche nach einem digitalen Langzeitarchiv?

 

Die Anbindung an DiPS.kommunal – Erste Schritte

 

Wir freuen uns, dass Sie sich für DiPS.kommunal interessieren.

 

Archiven, die die Notwendigkeit der digitalen Langzeitarchivierung erkannt haben, bietet DiPS.kommunal ein hochsicheres und vollständiges Langzeitarchivsystem für Kommunalarchive. DiPS.kommunal arbeitet nach dem OAIS-Prinzip.

Der Workflow ist an archivischen Arbeitsweisen orientiert und deckt die Bereiche Akzession, technische Bearbeitung und Prüfung, Strukturierung Inhaltlicher Einheiten und Magazinierung ab. Die Erschließung und Nutzung erfolgt über die im Archiv genutzte archivische Erschließungssoftware.

 

DiPS.kommunal wird unter dem Dach des DA NRW, der vom Land und dem KDN getragenen Arbeitsgemeinschaft für digitale Langzeitarchivierung in NRW, geführt und stetig weiterentwickelt. Die Entwicklergemeinschaft von DiPS.kommunal besteht aus dem LWL – Archivamt für Westfalen, der LWL.IT Service Abteilung, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln.

Betrieben wird DiPS.kommunal als Verbundlösung von zwei Betriebsstätten: dem LWL mit der Zuständigkeit für Westfalen und der Stadt Köln mit der Zuständigkeit für das Rheinland.

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DIPS in der Praxis: Einstieg in die Elektronische Langzeitarchivierung im Stadtarchiv Bochum  

von Annett Schreiber ( Stadtarchiv Bochum)

 

Dass auch digitale archivwürdige Unterlagen und ergänzende Daten (Metadaten), die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind, ins Kommunalarchiv übernommen und erhalten werden müssen,[1] ist schon lange nicht mehr nur als Worthülse einer in naher Zukunft umzusetzenden normativen Vorgabe zu verstehen. So wie die Übernahme und Bestandserhaltung anlogen Archivguts in Archiven klimatischen, technischen, rechtlichen, finanziellen, personellen, organisatorischen und IT-Erfordernissen unterliegt, müssen auch für die Langzeitarchivierung (LZA) von elektronisch erzeugten Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zahlreiche Entscheidungen seitens des zuständigen Stadtarchivs getroffen werden. Es ist mehr als nur unzureichend, die aus Datenschutz- oder sonstigen rechtlichen Gründen in der Behörde zu löschenden Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen lediglich auf einem Server zu speichern und für Recherchezwecke verfügbar zu halten.

Im Stadtarchiv Bochum ist seit Anfang September 2018 DiPS.kommunal[2] für die beweiswerterhaltende LZA digitaler Daten nach dem OAIS-Konzept[3] sowie dem Metadaten-PREMIS-Datenmodell[4] produktiv nutzbar. Damit wurden zumindest technisch alle Voraussetzungen für die Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen kommunalen Pflichtaufgabe geschaffen. Der Begriff LZA beschreibt jedoch mehr als eine Anwendungssoftware zur rechtskonformen, fachgerechten Erhaltung authentischer digitaler Informationen und verfügbarem Speicherplatz auf einem Server: Es ist die dauerhafte Einwilligung einer Institution zur Verständigung über die Entwicklung fachgerechter Übernahmekonzepte für archivwürdige elektronische Unterlagentypen und Bestandserhaltungsstrategien für digitale Objekte.

Was ist Langzeitarchivierung nach OAIS mit DiPS.kommunal im DA NRW?

Im Jahr 2009 wurde unter der Leitung des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport das Projekt „Digitales Archiv NRW“ (DA NRW) initiiert, das eine träger- und institutionenübergreifende kooperative Lösung für die dauerhafte Erhaltung und Bereitstellung des digitalen Kultur- und Archivgutes in NRW entwickeln sollte. Seit einigen Jahren ist die mandantenkonforme Langzeitarchivierung nach dem OAIS-Modell mit den Produkten DiPS.kommunal für Archive und DNS für Bibliotheken möglich.[5]

Die Entwicklergemeinschaft, die aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL-Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln besteht, betreibt DiPS.kommunal[6] als Verbundlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet – je nach Zugehörigkeit der Archive zum Rheinland oder Westfalen-Lippe – eine umfassende Beratung und Support an. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsicheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur. Vertragspartner für die Archive ist der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister KDN.[7]

Zweimal jährlich finden die Anwendertreffen nordrhein-westfälischer Kommunen statt, in denen Projekte zu Aussonderungsschnittstellen für Fachverfahren, Aussonderungstests, Erfahrungsberichte, Formatfragen (Konversion, Migration), die Anbindung an die Erschließungssoftwaren sowie die Kooperationen der Kommunalarchive in NRW auf der Tagesordnung stehen. Diese Treffen leben vom Engagement der Archivarinnen und Archivare sowie deren Träger-IT-Abteilung, denn die Langzeitarchivierung ist personal-, zeit- und kostenintensiv und sollte daher grundsätzlich als Gemeinschaftsprojekt gedacht werden.

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Die Übernahme der Deutschen Grundkarte 1:5000 in Südwestfalen

Die Deutsche Grundkarte 1:5000 (DGK5) diente als das grundlegende Kartenwerk in NRW. Sie fungierte als Verbindungsglied zwischen eigentumsorientierten Liegenschaftskarten und topographischen Landeskarten. In NRW wurde die DGK5 seit den 1950er Jahren vom Landesvermessungsamt, den Bezirksregierungen und den Kreisen und kreisfreien Städten als Katasterbehörden gemeinsam hergestellt und vom Landesvermessungsamt genehmigt und herausgegeben. Die Zuständigkeit für die Fortführungen lag bei den kommunalen Katasterämtern. Seit 2016 sind die Katasterbehörden nicht mehr verpflichtet, die Deutsche Grundkarte fortzuführen. Sie wurde schrittweise durch die Amtliche Basiskarte (ABK) abgelöst. Weiterlesen

Fachliches aus den DiPS-Arbeitskreisen

Nach den allgemeinen Informationen zu DiPS.kommunal leitete Herr Lübben den nächsten Themenblock „Fachliches aus den DiPS-Arbeitskreisen“ und damit zunächst den Vortrag von Herrn Dr. Markus Meinhold (Stadtarchiv Hamm) ein, der in einem ersten Praxisbeispiel einen Einblick in die elektronische Gewerberegisterführung gab.

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