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Neue Papiere der Bundeskonferenz der Kommunalarchive online

Die BKK hat zwei Papiere auf ihrer Homepage veröffentlicht, die nachdrücklich zur Lektüre und Nutzung empfohlen werden.

1. Im Unterausschuss Bestandserhaltung der BKK ist das aus dem Jahr 2010 stammende Papier “Das historische Erbe bewahren! Bestandserhaltung – eine kommunale Kernaufgabe” einer gründlichen Überarbeitung unterzogen worden.

Das neue Positionspapier heißt ähnlich, der Titel wurde aber entscheidend verändert, er lautet nun: “Das historische Erbe bewahren! Bestandserhaltung – eine kommunale Pflichtaufgabe”. Denn der Originalerhalt ist nicht nur eine Kernaufgabe der Archive, sondern tatsächlich eine archivgesetzlich verankerte Pflichtaufgabe aller öffentlichen Verwaltungen als Archivträger.

Das neue Papier trägt den in den letzten 15 Jahren stark veränderten, heute geltenden wissenschaftlichen Kenntnissen und fachlichen wie rechtlichen Anforderungen der Archivpraxis Rechnung.

Auf der BKK-Homepage steht es zum Abruf bereit bereit.

2. Der Unterausschuss Überlieferungsbildung hat eine Handreichung erarbeitet, die sich insbesondere mit der Überlieferungsbildung von Krisen bzw. in Krisensituationen auseinandersetzt. Erwachsen ist das Papier aus der Diskussion um die Überlieferungsbildung zur Coronapandemie, zu der die BKK im Jahr 2021 bereits ein eigenes Papier veröffentlicht hatte.

Mit dem neuen BKK-Papier “Krisen überliefern! Eine Handreichung für Kommunalarchive” ist eine Grundlage geschaffen, wie Archive  gesellschaftlich relevante Krisen und Krisensituationen angemessen in ihrer Überlieferungsbildung berücksichtigen können. Dabei wird sowohl  die amtliche Überlieferung (von Ad-hoc-Einheiten wie Krisenstäben, Arbeitsgruppen und Projektstrukturen bis hin zu den involvierten Fachdienststellen) untersucht als auch die hohe Relevanz nichtamtlicher Überlieferungen beleuchtet, die etwa bei Hilfsorganisationen wie den Rettungsdiensten oder dem THW in Krisensituationen entstehen. Ein weiterer Abschnitt widmet sich der gerade für Krisen besonders einschlägigen Überlieferungsbildung im Verbund.

Die neue Handreichung steht hier zum Download bereit.

#WAT25: Diskussionsforum Umgang mit Rechercheanfragen: Wie viel Service muss sein? Wie viel Service darf sein?

Unter der Leitung von Constanze Sieger (Hessisches Staatsarchiv Marburg) und Bärbel Sunderbrink (Stadtarchiv Detmold) diskutierten rd. 70 Archivtagsteilnehmerinnen und -teilnehmer über den Umgang mit Anfragen und die Praxis der durch Anfragen entstehenden Recherchen und Rechercheaufwände. Das Diskussionsforum fand wegen des großen Interesses im Großen Saal statt, was die Moderatorinnen geschickt auffingen, indem sie die Teilnehmenden zweimal in kleineren Gruppen zu folgenden Themen diskutieren ließen:

  • Worin bestehen die größten Herausforderungen/Probleme (großes Rechercheaufkommen, hohe Erwartungen etc.)
  • Welche Lösungsmöglichkeiten bestehen?

Auf diese Weise kamen trotz der Plenumsatmosphäre gute Diskussionen und ein reger Austausch zustande. Die in den Gruppen und dann im Plenum diskutierten Themen berührten fast alle Aspekte, die sich im gut gewählten Titel des Diskussionsforums widerspiegeln: Wie viel Service muss sein? Wie viel Service darf sein? „#WAT25: Diskussionsforum Umgang mit Rechercheanfragen: Wie viel Service muss sein? Wie viel Service darf sein?“ weiterlesen

Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive

Seit Mai auf der BKK-Homepage findet sich das Papier: “Die Einführung der E-Akte in der Kommune. Eine kompakte Handreichung, auch für kleine und mittlere Archive“. Das Papier wurde aus dem Arbeitskreis “Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen” (AUdS) initiiert und kann im Vorfeld und während der Einführung von Dokumentenmanagementsystemen in kommunalen Verwaltungen sehr hilfreich sein. Der BKK-Unterausschuss Informationstechnologie und die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag haben sie im Frühjahr diskutiert und empfehlen sie nachdrücklich.

Aus der Einleitung:

“Gemeinsam erarbeitete diese Gruppe eine kompakte (und hoffentlich verständliche) Handreichung als Hilfestellung bei der Vorbereitung, Planung und Umsetzung des Projekts zur Einführung eines Dokumenten-Management-Systems zu geben, speziell für kleine und mittlere Kommunen. Gegliedert ist die Handreichung nach den wesentlichen Themenbereichen, um Archivare, IT-Abteilung, Verwaltungsmitarbeiter und andere relevante Akteure gezielt anzusprechen.

=> Wie sollte ein Einführungsprojekt organisatorisch aufgesetzt sein?
=> Wer aus der Verwaltung soll / muss einbezogen werden und mit welcher Aufgabe?
=> Welche Schritte sind zu beachten und in welcher Reihenfolge?
=> Welche organisatorischen Voraussetzungen bedarf eine moderne => Schriftgutverwaltung?
=> Welche spezifischen Anforderungen haben unsere Ämter?
=> Was ist bei der Auswahl eines DMS-Produkts zu bedenken?
=> Welche Konzepte sind technisch, organisatorisch und vor allem rechtlich => erforderlich?

Die Handreichung findet sich hier zum Download: https://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/informationstechnologie.html

 

32. BKK-Fortbildungsseminar in Göttingen 2024

“Stiefkinder im Archivalltag? Wissensmanagement, Archivbibliotheken und das Überlieferungsfeld Kultur”
(27. – 29. November 2024, Göttingen)

Das Programm ist nun online und Anmeldungen sind ab sofort möglich.

Mehr Infos: LWL | Online-Anmeldung – LWL-Archivamt für Westfalen

 

 

Bundeskonferenz der Kommunalarchive

Die Vorbereitungen für das 31. Fortbildungsseminar gehen in die letzte Runde.

Neben altbekannten Gesichtern erwarten wir auch zahlreiche neue Teilnehmerinnen und Teilnehmern und freuen uns wieder auf ein spannendes und vielseitiges Programm.

Anmeldungen sind noch bis zum 10. November 2023 möglich!

Weitere Informationen unter: LWL-Archivamt für Westfalen – BKK-Seminar 2023