Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.

Nutzung in Zeiten von Corona am Beispiel des LWL-Archivamtes

Seit Dienstag, 5. Mai ist unser Lesesaal wieder geöffnet. Erste Nutzerinnen und Nutzer waren bereits da, und wir können, zumindest was den Auftakt anbelangt, ein positives Fazit ziehen. Viele Forschende sind froh, dass Archive wieder geöffnet sind und sie ihre Recherchen fortsetzen können. Zudem sind die gängigen coronabedingten Sicherheits- und Hygienebestimmungen durch wochenlanges Praktizieren so eingeübt, dass es bislang keine Diskussionen hinsichtlich einzelner Bestimmungen gibt – ich hoffe, dass es auch so bleibt!

 

Gern möchte ich im Folgenden kurz bildlich beschreiben, wie wir im LWL-Archivamt die strengen Sicherheits- und Hygienebestimmungen für die Nutzung von Archivgut (vgl. § 5 Abs. 3 Coronaschutzverordnung i.d.F. v. 4.5.2020, vgl. https://www.mags.nrw/sites/default/files/asset/document/200501_fassung_coronaschvo_ab_04.05.2020.pdf) umgesetzt haben und auf welche Weise wir die Nutzer*innen darüber informieren. Weiterlesen

Wiedereröffnung des Lesesaals am 5. Mai

Foto von Markus Bomholt

Unser Lesesaal eröffnet wieder am 5. Mai. Wegen der Corona-Pandemie gelten zur Einhaltung der Sicherheits- und Hygienebestimmungen bis auf Weiteres folgende Regelungen:

  • Der Lesesaal ist von montags bis freitags von 9.00 – 17.00 Uhr geöffnet.
  • Zur Wahrung der Abstandsregeln ist die Anzahl der Arbeitsplätze reduziert. Eine Nutzung ist ausschließlich nach telefonischer Voranmeldung (Tel. 0251/591-6621) möglich.
  • Eine fachliche Beratung findet vorab per Mail oder telefonisch statt. Bitte nehmen Sie Kontakt mir den zuständigen Referentinnen und Referenten https://www.lwl-archivamt.de/de/ueber-uns/Unser_Team/ auf oder schicken Sie eine Mail an lwl-archivamt@lwl.org.
  • Das Tragen einer selbst mitgebrachten Mund-Nasen-Bedeckung ist verpflichtend.

Zur Erinnerung: Anmeldung zum Westfälischen Archivtag noch bis zum 28. Februar!

Wie bereits auf den gewohnten Wegen bekannt gemacht, findet am 17. und 18. März 2020 in Hagen der 72. Westfälische Archivtag statt.

Das Thema lautet: „Der Mensch im Mittelpunkt: Personengeschichtliche Quellen in Kommunalarchiven“

Mit den personengeschichtlichen Quellen steht die Quellengruppe im Fokus, die im Hinblick auf Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung wohl zu den wichtigsten in den Kommunalarchiven gehört. Dass der Archivtag dieses Thema in Hagen aufgreift, ist natürlich kein Zufall: An der Fakultät für Kultur- und Sozialwissenschaften der FernUniversität Hagen ist das Institut für Geschichte und Biographie angesiedelt, zu dem ein Archiv für „subjektive Erinnerungszeugnisse“, also für lebensgeschichtliche Interviews, Autobiografien, Briefsammlungen und Tagebücher gehört.

Die Vorträge in den beiden Arbeitssitzungen werden den für personengeschichtliche Quellen besonders spannenden Rechtsfragen gewidmet sein und verschiedene Aspekte der Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung in den Blick nehmen.

Die fristgerechte Anmeldung ist noch bis zum 28. Februar möglich.

Direkte Links: zum Anmeldeformular und zum  Programm des 72. Westfälischen Archivtages

 

 

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