Neuer digitaler Lesesaal des Stadtarchivs Gelsenkirchen

Ab sofort können die Bestände des Stadtarchivs Gelsenkirchen online recherchiert und viele Kernbestände sogar digital eingesehen werden. Den neuen digitalen Lesesaal konnte das Institut für Stadtgeschichte Dank einer finanziellen Förderung durch die Beauftragte der Bundesregierung für Kultur und Medien einrichten. Mit ihrem Programm „WissensWandel – Digitalprogramm für Archive und Bibliotheken aus dem Fonds NEUSTART KULTUR“ unterstützt die Bundesregierung Archive und Bibliotheken dabei, den Zugang zu ihren Beständen und Angeboten unabhängig von einer Nutzung vor Ort durch gezielte Digitalisierung zu sichern.

Stadtarchivar Karl Machtan mit einem Benutzer, 1971
So sah die klassische Archivarbeit lange Zeit aus: Stadtarchivar Karl Machtan (re.) mit einem Benutzer im Lesesaal, 1971 (Foto ISG: FS II, 167)

Zu den Beständen, die nun online zugänglich sind, gehören die Protokolle der Gemeinde-, Amts- und Stadtverordnetenversammlungen bzw. des Rates der Stadt Gelsenkirchen und ihrer Vorgängerkommunen aus den Jahren 1844 bis 1990. Diese Unterlagen sind in den vergangenen Monaten ebenfalls im Zuge von „WissensWandel“ digitalisiert worden. Zudem stehen nun große Teile der Foto- und Filmdatenbank für die freie Recherche zur Verfügung. Auch die Chroniken der Stadt, die Kulturzeitschrift „Gelsenkirchener Blätter“ und die Personenstandsdatenbank können nun über den digitalen Lesesaal recherchiert und eingesehen werden.

„Uns war es besonders wichtig“, so der Leiter des ISG, Dr. Daniel Schmidt, „nicht nur die Bestände zu digitalisieren, sondern auch außerhalb des Archivs für alle zugänglich zu machen. Der digitale Lesesaal wird künftig regelmäßig um neue Digitalisate und Daten ergänzt.“

Es lohnt sich also, regelmäßig auf der neuen Rechercheseite vorbeizuschauen – hier geht’s direkt zum digitalen Lesesaal!

72. Westfälischer Archivtag: Livestream-Mitschnitte online!

Livestream im Erbdrostenhof; Kameramann der Firma Mainmix (Foto: LWL-Archivamt)

Wegen der Corona Pandemie fand der 72. Westfälische Archivtag am 17. und 18. März 2021 erstmals als interaktive Online-Fachtagung statt. Ca. 350 Teilnehmer:innen aus ganz Deutschland verfolgten live das Vortragsprogramm zum Thema „Der Mensch im Mittelpunkt: Personengeschichtliche Quellen in Kommunalarchiven“.

Die Mitschnitte der Vorträge und Diskussionen stehen ab sofort online zu Verfügung. Die Vorträge können auch nachgelesen werden, und zwar im Oktober-Heft 2021 unserer Zeitschrift „Archivpflege in Westfalen-Lippe“.

„72. Westfälischer Archivtag: Livestream-Mitschnitte online!“ weiterlesen

Benutzung von Archivgut – Kurzfilme veröffentlicht!

Von Friederike Nithack und Katharina Tiemann

Vorbemerkung

Das LWL-Archivamt hat ein neues filmisches Tutorial veröffentlicht: „Guter Umgang mit dem Original – Historische Unterlagen im Archiv schonend nutzen“. Warum gerade dieses Thema ist schnell erklärt: Archive stellen ihre Quellen allen interessierten Bürgerinnen und Bürgern zur Nutzung zur Verfügung, die Nutzung von Archivgut ist ausdrücklich erwünscht! Da es sich bei Archivgut in der Regel um Unikate handelt, deren vollständige Digitalisierung noch lange nicht absehbar ist, muss bei der Nutzung sehr achtsam mit den Originalen umgegangen werden, um sie nicht in ihrer Substanz zu gefährden. Eine besondere Verantwortung kommt dabei natürlich zunächst den Archiven selbst zu. Sie bestimmen die Rahmenbedingungen für die Nutzung: Möchte ein Nutzer beispielsweise großformatige Karten einsehen, muss das Archiv einen entsprechend großen Arbeitstisch für die bereits plangelegten Großformate zur Verfügung stellen. Bei Fragen sollte die Lesesaalaufsicht fachkundig mit Rat und Tat zur Seite stehen. Und doch gilt es auch die Nutzerinnen und Nutzer für den schonenden Umgang mit den Unikaten zu sensibilisieren, ihnen Hinweise und Anleitungen zu bieten, wie sie das Archivgut, das teilweise bereits Schädigungen aufweist, möglichst schonend nutzen. An sie, die Nutzerinnen und Nutzer im Lesesaal, richtet sich daher der Kurzfilm primär. Gleichzeitig soll er aber auch den Kolleginnen und Kollegen in den Archiven nützliche Hinweise im fachgerechten Umgang mit Archivgut geben. „Benutzung von Archivgut – Kurzfilme veröffentlicht!“ weiterlesen

Archivwegweiser für die Kreise Höxter und Paderborn jetzt auch online erschienen

Archive sichtbar machen! Diesem Zweck dient der jetzt publizierte Archivwegweiser durch die Archive der Kreise Höxter und Paderborn. Der „Arbeitskreis der Kommunalarchive in den Kreisen Höxter und Paderborn“ möchte mit dieser Schrift „seine“ Archive vorstellen und auf deren wertvolle Inhalte aufmerksam machen.

Der Arbeitskreis hat sich dafür entschieden, den Wegweiser in Form einer Broschüre erscheinen zu lassen, in der man – ganz altmodisch – blättern kann. Da Kontaktdaten erfahrungsgemäß nur eine geringe Haltbarkeitsdauer haben, soll aber zusätzlich eine Version im Internet bereitgestellt werden, die regelmäßig aktualisiert werden soll. Link zum Download

Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.