Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.

Schlagwörter ins Archiv: Themenportal zur „Weimarer Republik“ im Archivportal-D jetzt online

Für Nutzer*innen von Archiven stellt sich oftmals die Frage – wie komme ich im Dschungel aus Archiven, Beständen und komplexe Erschließungsinformationen zu (Digitalisaten von) einer für mich brauchbaren Akte, einem geeigneten Foto o.ä.?
Neue Möglichkeiten zur Onlinerecherche nach Archivgut finden sich nun im Archivportal-D. Verbunden mit dem Relaunch der 2014 gestarteten Website, einem spartenspezifischen Zugang der Deutschen Digitalen Bibliothek, geht auch ein erstes Themenportal – zur Weimarer Republik – online.

 

Startseite des Themenportals

Die Startseite des Themenportals „Weimarer Republik“ ©Archivportal-D

 

 

 

 

 

 

Weiterlesen

Im Urlaub Archive besuchen?

Nein, ohne Rechercheinteresse ist das nicht unbedingt nötig. Aber wachen Auges an einem bislang unbekannten Archiv vorbeizukommen, reizt schon dazu, wenigstens ein Foto zu machen (und zu einer Twittermeldung zu verarbeiten).

Twitternachricht Archief Sluis

Nun, zurück aus dem Urlaub, war es doch interessant, mal zu schauen, wie sich die niederländischen Kolleg*innen im Netz präsentieren. Das fotografisch festgehaltene Archief Sluis, das Gemeindearchiv Sluis in der niederländischen Region Zeeland, ist seit dem Zusammenschluss von verschiedenen Vorgängergemeinden seit 2003 für die aus 14 Gemeinden bestehende Großgemeinde Sluis mit zusammen rund 23.000 Einwohnern zuständig – in Deutschland wäre das ein kleineres Stadtarchiv.

Die Webseite des Archivs ist schnell gefunden: https://www.gemeentesluis.nl/Bestuur_en_Organisatie/Archief/Archief. Sie bietet sowohl allgemeine Informationen (außer zu den dort Arbeitenden) als auch zahlreiche Links zu Findbüchern, die als pdf-Dateien hinterlegt sind. Typisch niederländisch der Hinweis, dass Freiwillige im Archiv willkommen sind: „Het archief heeft altijd wel werk voor enthousiaste vrijwilligers!“

Reizvoll ist dann vor allem der an zentraler Stelle, sogar noch vor der Information, wie das Archiv besucht werden kann, platzierte Button „Archief online“, der zu weiteren Ordnern in „Google Drive“ führt und die digitalen Bestände präsentiert, die grob in den Kernbestand der zu Sluis gehörenden Gemeinden und Allgemeines zur Region WZVL (West Zeeuws-Vlaanderen) präsentiert, darunter zahlreiche historische Karten, die das heutige Festlandgebiet in früheren Jahrhunderten noch als Insel- und Polderlandschaft zeigen.

57. Nieuwe kaart van het Westelykste gedeelte van Statas-Vlaanderen – uit de beschrijving van de prenten en kaarten van de Gemeente Sluis

Überraschenderweise fehlen jegliche Hinweise auf Veröffentlichungs- und Nutzungsbeschränkungen, beim Download bestehen keine Hindernisse. Daher wird hier eine historische Karte des Gebiets präsentiert und dient zugleich als Anreiz, gerne selbst einmal (nicht nur online) in unser Nachbarland zu reisen. Auch wenn sich das Gemeindearchiv Sluis nicht im zentralen niederländischen Archivportal archieven.nl präsentiert, bietet es angesichts der Gemeindegröße schon Erstaunliches – und deutlich mehr als viele deutsche Archive hinsichtlich Online-Findbüchern und Digitalisaten.

 

Sommerrätsel im Blog der Archive im Kreis Siegen-Wittgenstein

Im lesenwerten Blog der Archive im Kreis Siegen-Wittgenstein läuft derzeit wieder das von Thomas Wolf (KreisA Siegen) und den Archivarinnen und Archivaren des Kreises gestaltete siwiarchiv-Sommerrätsel.

Heute ist ein Dokument aus dem Fürstlichen Archiv Bad Berleburg Gegenstand des Rätsels, für das man nicht unbedingt genaue Lokalkenntnisse braucht, aber eine kleine paläographische Hürde nehmen und ein bisschen im Internet recherchieren muss.

Viel Spaß dabei, und zu gewinnen gibt’s auch etwas! Hier der Link zu siwiarchiv und zum Rätsel.

Absage des BKK-Seminars – zugleich ein Aufruf zu einem Corona-Sonderheft der Archivpflege in Westfalen-Lippe

BKK-Seminar

Gerne hätten die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag und das LWL-Archivamt für Westfalen in diesen Tagen wie üblich zum dreitägigen BKK-Seminar eingeladen, allein: Die Corona-Pandemie macht den Veranstaltern einen Strich durch die Rechnung.  Das diesjährige BKK-Seminar kann leider nicht stattfinden! Dies ist sehr schade, denn die Zahl von 225 Teilnehmer*innen des letzten BKK-Seminars im November 2019 in Halle spricht für sich: So viele Anmeldungen gab es noch nie und der Rekordzuspruch zeigt sowohl den großen Bedarf als auch die hohe Bereitschaft von Kommunalarchivar*innen, sich fortzubilden. Jenseits der wirtschaftlichen Risiken haben sich BKK-Unterausschuss Aus- und Fortbildung und LWL-Archivamt als Veranstalter auch deswegen zur Absage entschlossen, weil das BKK-Seminar aufgrund der zurzeit geltenden Abstandsregeln auf nur 60-70 Teilnehmer*innen hätte begrenzt werden müssen und der gewohnte intensive kollegiale Austausch nicht möglich gewesen wäre.

Das nächste BKK-Seminar wird daher erst vom 24. – 26.11.2021 an der Fachhochschule Potsdam stattfinden können. Dieser Termin steht allerdings fest und kann bereits notiert werden!

Kommunalarchive in der Pandemie: ein (Sonder-)Heft der Archivpflege in Westfalen-Lippe

Die Corona-Pandemie hat die Arbeit wohl aller Archive massiv beeinflusst. Lesesäle mussten geschlossen werden, Homeoffice musste vielfach die Arbeit im Büro ersetzen – auf vielen archivischen Arbeitsfeldern ein kaum zu lösendes Problem! Gleichzeitig haben Kolleginnen und Kollegen längst angefangen, über die archivfachlichen Folgen der Corona-Pandemie nachzudenken:

– Wie organisiert und flexibilisiert man den Dienstbetrieb in und nach der Pandemie?

– Welche Folgen entstehen in der Vorfeldberatung?

– Wie gestalten sich historische Bildungsarbeit und Archivpädagogik und welche neuen Formen wurden und werden entwickelt?

– Wie ändert sich ganz allgemein der ‚Kundenkontakt‘?

– Wer hat aus der Not eine Tugend gemacht und ist während der Zeit des Lockdowns womöglich zu Arbeiten gekommen, für die sonst im Archivalltag die Zeit fehlt?  Wenn ja: welche Arbeiten waren das?

– Und schließlich: Wie dokumentieren die Kommunalarchive das Pandemie-Geschehen? Welche Schwerpunkte sind deshalb bei der Überlieferungsbildung zu setzen?

Viele Fragen stellen sich und es müssen kreative Lösungen entwickelt werden!

Dies wollen wir gerne nutzen: Das nächste Heft der ‚Archivpflege in Westfalen-Lippe‘ bleibt grundsätzlich für alle archivfachlichen Themen ausdrücklich offen, es soll aber durchaus ein ‚Corona-Schwerpunkt‘ gesetzt werden in der Hoffnung, dass das Heft Beiträge und Best-Practice-Beispiele versammelt, die zur Nachnutzung anregen und Umsetzungshilfen geben.

Gerne möchten wir daher dazu einladen, zu den angerissenen Themen (und allen anderen artverwandten) Erfahrungsberichte zu liefern oder konzeptionelle Überlegungen zur Diskussion zu stellen! Wir freuen uns über alle Themenvorschläge und Angebote für Beiträge!

Für die Planung des nächsten Heftes wäre es sehr hilfreich, wenn Sie uns möglichst bald (spätestens bis zum 15.08.2020) eine Rückmeldung geben würden, ob Sie einen Beitrag mit Abgabedatum zum 15.10.2020 beisteuern wollen. Bei Rückfragen stehen Ihnen Susanne Heil (susanne.heil@lwl.org) und Katharina Tiemann (katharina.tiemann@lwl.org) gerne zur Verfügung!