Archivische Anbietungspflicht kommunaler Ratsfraktionen – ein Rechtsgutachten der Archivschule Marburg

In der aktuellen Ausgabe “Archivfachliche Beiträge, Beiheft 8” (PDF, S. 36ff.) des Stadtarchivs Mönchengladbach findet sich der Abdruck eines Rechtsgutachtens von Prof. Dr. Thomas Henne, Jurist und Dozent an der Archivschule Marburg, zur Frage, ob die kommunalen Ratsfraktionen in NRW und Hessen gegenüber den zuständigen Kommunalarchiven hinsichtlich ihrer Unterlagen anbietungspflichtig sind. Er kommt zu dem Schluss, dass es – anders als bei Unterlagen von Fraktionen des Bundestages und der Landtage gegenüber den staatlichen Archiven – eine Anbietungspflicht von kommunalen Fraktionen gibt und diese ihre Unterlagen dem zuständigen Kommunalarchiv anzubieten haben.

Das Rechtsgutachten war durch das Stadtarchiv Mönchengladbach in Auftrag gegeben worden, dürfte aber auch für andere Kommunen und Bundesländer soweit Gültigkeit haben.

Anstelle der “Aktuellen Stunde”: News zum 73. Westfälischen Archivtag

Der 73. Westfälische Archivtag hätte eigentlich am 15. und 16.3. in Bottrop stattfinden sollen, wird pandemiebedingt nun aber wie im vergangenen Jahr digital durchgeführt. Dass der Archivtag nach Bottrop kommen sollte, verdient hier vor allem noch einmal Erwähnung, um den Kolleginnen und Kollegen in Bottrop und im nördlichen Ruhrgebiet dafür zu danken, dass sie den Archivtag engagiert mitgeplant und wichtige Impulse für das Tagungsprogramm gesetzt haben!

Fester Bestandteil der Westfälischen Archivtage ist bekanntlich die Aktuelle Stunde, in der über Neuigkeiten aus dem Archivwesen berichtet wird. Nachdem der Archivtag nun digital stattfindet, soll dieser Blogbeitrag als Ersatz dienen.

1) Krieg in der Ukraine

Nach der Flutkatastrophe im Ahrtal, im südlichen Rheinland und im Märkischen Kreis im Juli letzten Jahres stand außer Frage, dass Notfallvorsorge und Notfallmanagement von Archiven ein zentrales Thema des Archivtages sein sollten. Nicht vorstellbar aber war zu diesem Zeitpunkt, dass Krieg wieder zu einer ernstzunehmenden Gefahr für Archive in Europa werden könnte.

Die russischen Bombardierungen ukrainischer Städte verursachen nun Zerstörungen, von der auch Kulturgut betroffen sein wird, es ist jedenfalls in größter Gefahr, denn naturgemäß hat im Belagerungszustand und unter Beschuss die Rettung von Menschenleben absolut Vorrang. Es ist kaum vorstellbar, dass in Kiew und den anderen unter Belagerung stehenden Städten derzeit Archivgut oder andere Kulturgüter in Sicherheit gebracht werden können. Hier drohen schwere Verluste!

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72. Westfälischer Archivtag: Livestream-Mitschnitte online!

Livestream im Erbdrostenhof; Kameramann der Firma Mainmix (Foto: LWL-Archivamt)

Wegen der Corona Pandemie fand der 72. Westfälische Archivtag am 17. und 18. März 2021 erstmals als interaktive Online-Fachtagung statt. Ca. 350 Teilnehmer:innen aus ganz Deutschland verfolgten live das Vortragsprogramm zum Thema „Der Mensch im Mittelpunkt: Personengeschichtliche Quellen in Kommunalarchiven“.

Die Mitschnitte der Vorträge und Diskussionen stehen ab sofort online zu Verfügung. Die Vorträge können auch nachgelesen werden, und zwar im Oktober-Heft 2021 unserer Zeitschrift „Archivpflege in Westfalen-Lippe“.

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Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.

Zur Erinnerung: Anmeldung zum Westfälischen Archivtag noch bis zum 28. Februar!

Wie bereits auf den gewohnten Wegen bekannt gemacht, findet am 17. und 18. März 2020 in Hagen der 72. Westfälische Archivtag statt.

Das Thema lautet: “Der Mensch im Mittelpunkt: Personengeschichtliche Quellen in Kommunalarchiven”

Mit den personengeschichtlichen Quellen steht die Quellengruppe im Fokus, die im Hinblick auf Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung wohl zu den wichtigsten in den Kommunalarchiven gehört. Dass der Archivtag dieses Thema in Hagen aufgreift, ist natürlich kein Zufall: An der Fakultät für Kultur- und Sozialwissenschaften der FernUniversität Hagen ist das Institut für Geschichte und Biographie angesiedelt, zu dem ein Archiv für „subjektive Erinnerungszeugnisse“, also für lebensgeschichtliche Interviews, Autobiografien, Briefsammlungen und Tagebücher gehört.

Die Vorträge in den beiden Arbeitssitzungen werden den für personengeschichtliche Quellen besonders spannenden Rechtsfragen gewidmet sein und verschiedene Aspekte der Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung in den Blick nehmen.

Die fristgerechte Anmeldung ist noch bis zum 28. Februar möglich.

Direkte Links: zum Anmeldeformular und zum  Programm des 72. Westfälischen Archivtages

 

 

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