Export von XML-Dateien nach dem EAD-DDB-Schema aus FAUST 8

Den Relaunch des Archivportals archive.nrw haben wir zum Anlass genommen, unsere dort bereitgestellte Tektonik sowie die Findbücher auf den neuesten Stand zu bringen. Dabei sind wir aufgrund der anfänglichen Nonkonformität der ausgegebenen XML-Dateien mit dem EAD-Standard auf technische Schwierigkeiten gestoßen, deren Lösungsansätze ich hier kurz darstellen möchte, da sie nicht komplett im Handbuch zu finden sind:

Die Grundvoraussetzung für einen erfolgreichen Export ist das Vorhandensein einer eindeutigen UUID in jedem Objekt. Dabei bin ich so vorgegangen, dass ich ein Textfeld UUID jeder Objektart zugeordnet und die Feldeigenschaften „Besondere Verwendung – UUID“ hinterlegt habe. FAUST erzeugt im Hintergrund eine weltweit einmalige Zeichenkombination, die allerdings erst nach einer Gruppenkorrektur sämtlicher Objekte im Feld UUID eingetragen wird. Hier bietet es sich wegen des hohen Zeitaufwandes an, bestandsweise vorzugehen und eine Korrektur vorzunehmen, die inhaltlich nichts verändert (z.B. suchen – ersetzen in einem Textfeld à ersetze im Feld „Bestand“ a durch a).

Diese UUID muss zwingend sowohl in der Bestandsbeschreibung als auch in jeder Verzeichnungseinheit vorkommen.

Voraussetzung ist ferner, dass das Bestandsfeld über eine Referenz auf die Bestandsbeschreibung verweist. Mit einem Doppelklick auf das Feld Bestand in einer Verzeichnungseinheit sollte sich in einem neuen Fenster die passende Bestandsbeschreibung öffnen.

Auch die Zuordnung zu einem Deskriptorenfeld, d.h. die Gliederung als Thesaurus, ist obligat.

Zu prüfen ist zudem, ob FAUST auf dem aktuellsten Service-Level arbeitet.

Wenn die Datenbank diese Voraussetzungen erfüllt, sind noch einige Feinheiten bei den Exportformaten zu beachten.

Tektonik

Bei der Erstellung des Exportformates für die Tektonik ist ein Punkt besonders hervorzuheben: Der Identifier des Bestands muss zwingend vorhanden sein. Der entsprechende Platzhalter des Tags muss also auf der linken Seite eingefügt werden. Auf der rechten Seite der Zeile reicht es nicht aus, das Quellfeld UUID auszuwählen, da diese mit einer Ziffer beginnt, was nach dem EAD-Standard nicht sein darf. Man muss also einen Vortext eingeben, z.B. „Bestand_“++UUID.

Über den Identifier des Bestands erfolgt die Verknüpfung zum entsprechenden Findbuch; und zwar dort über den Platzhalter Identifier des Findbuchs, das den identischen Inhalt haben muss (s. unten).

Um einen Datenexport der Archivtektonik zu starten, muss man übrigens zunächst sämtliche Bestandsbeschreibungen in den Ergebnisspeicher legen und diese exportieren.

Folgender Screenshot unseres Exportformates zeigt die Feldzuordnung in unserem Hause:

Findbuch

Wie oben angedeutet, muss auch beim Identifier des Findbuchs in der rechten Spalte die UUID mit demselben Vortext wie im Identifier des Bestands eingetragen werden.

Verpflichtend ist auch der „Identifier der Titelaufnahme“. Hier muss die UUID mit einem anderen Vortext versehen werden, z.B. „ID_“++UUID.

Damit die jeweilige Bestellsignatur im Archivportal angezeigt wird, hat es nicht ausgereicht, den Platzhalter Archivaliensignatur auszuwählen, sondern stattdessen musste ich zusätzlich in der linken Spalte die Weitere Nummer einfügen mit dem Quellfeld „Signatur“. Erst dann wurden sowohl Bestandskürzel als auch Signatur ausgegeben.

Auch hier zeigt ein Screenshot unsere Feldzuordnung:

Für beide Exportformate gilt in den Einstellungen, als Symbol für den Zeilenwechsel <lb/> einzugeben sowie die Sortierung nach Klassifikation und Signatur einzustellen.

Je nach Gliederungstiefe der Tektonik empfiehlt sich zudem eine Ausgabe ab Ebene X, da ansonsten die Deskriptoren mehrfach ausgegeben werden.

Die meisten weiteren Punkte finden sich in der FAUST-Anleitung zur Erstellung eines EAD (DDB)-Exportformates: https://download.land-software.de/Anleitung-zur-Erstellung-eines-EAD-(DDB)-Exportformats.pdf.

Hilfreich ist es in jedem Falle, sich zunächst eine Vorlage der Feldinhalte und EAD-Elemente anzuschauen, die bei der Deutschen Digitalen Bibliothek oder beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen bezogen werden kann. Da die FAUST-Datenbanken sehr individuell aufgebaut werden können, kann die oben beschriebene Vorgehensweise nicht pauschal auf alle Archive übertragen werden. Bei Bedarf versuche ich aber gerne, bei Fragen zum Thema behilflich zu sein (claire.duwenhoegger@gelsenkirchen.de, 0209/169-8556).

Danken möchte ich an dieser Stelle sowohl Frau Irina Daßler von Land Software als auch Herrn Dr. Ralf-Maria Guntermann vom Landesarchiv NRW für die tatkräftige Unterstützung.

Zur Erinnerung: Anmeldung zum Westfälischen Archivtag noch bis zum 28. Februar!

Wie bereits auf den gewohnten Wegen bekannt gemacht, findet am 17. und 18. März 2020 in Hagen der 72. Westfälische Archivtag statt.

Das Thema lautet: „Der Mensch im Mittelpunkt: Personengeschichtliche Quellen in Kommunalarchiven“

Mit den personengeschichtlichen Quellen steht die Quellengruppe im Fokus, die im Hinblick auf Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung wohl zu den wichtigsten in den Kommunalarchiven gehört. Dass der Archivtag dieses Thema in Hagen aufgreift, ist natürlich kein Zufall: An der Fakultät für Kultur- und Sozialwissenschaften der FernUniversität Hagen ist das Institut für Geschichte und Biographie angesiedelt, zu dem ein Archiv für „subjektive Erinnerungszeugnisse“, also für lebensgeschichtliche Interviews, Autobiografien, Briefsammlungen und Tagebücher gehört.

Die Vorträge in den beiden Arbeitssitzungen werden den für personengeschichtliche Quellen besonders spannenden Rechtsfragen gewidmet sein und verschiedene Aspekte der Überlieferungsbildung, Erschließung und Nutzung in den Blick nehmen.

Die fristgerechte Anmeldung ist noch bis zum 28. Februar möglich.

Direkte Links: zum Anmeldeformular und zum  Programm des 72. Westfälischen Archivtages

 

 

Stadtarchiv Münster archiviert die Tweets des Bürgermeisters

Die Stadt Münster hat sich mit einem wichtigen Punkt der digitalen Archivierung beschäftigt. Sie archiviert die persönlichen Tweets des Bürgermeisters. Viele kommunale Politiker haben Social Media Accounts und nutzen diese zur Kommunikation mit den Bürgerinnen und Bürgern. Vieles davon ist auch archivwürdig. Wie es archivfähig werden kann, damit hat sich das Stadtarchiv Münster beschäftigt: archive20.hypotheses.org/8710

Wie steht es um die Möglichkeit, gendergerechte Sprache bei der Erschließung zu nutzen?

Nachdem vor kurzem Michael Jerusalem im Rahmen seines Fachhochschulstudiums an der Archivschule Marburg einen archivwissenschaftlichen Essay zur digitalen Langzeitarchivierung in Kommunalarchiven hier veröffentlicht hat, hat nun auch seine Kommilitonin Patricia Lenz einen heiß diskutierten Essay veröffentlicht, und zwar im Blog Archive 2.0. Er trägt den Titel

Asterisk bei den Archivar*innen – oder: Möglichkeiten einer gendergerechten Sprache bei der Erschließung

und berührt ein in dieser Form recht neues Thema, das archivwissenschaftlich noch nicht breit diskutiert wurde. Mitlesen, Mitdenken, Mitdiskutieren sind die besten Wege, um für das jeweils eigene Archiv über Veränderungen in der Erschließungspraxis nachzudenken oder sie begründet abzulehnen. Sachbezogene Kommentare sind erwünscht unter https://archive20.hypotheses.org/6819#comments.

Benutzung zwischen Gestern und Morgen – Tagungsbericht zum 7. Norddeutschen Archivtag am 5./6. Juni 2018 in Hannover

Mit hohen Erwartungen gekommen, um die Tagung im Hannoverschen Sprengel-Museum intensiv zu erleben, hatte ich noch am Vortag versucht herauszufinden, ob es einen Twitter-Hashtag geben würde, mit dem ich die Tagung ein wenig in den sozialen Medien begleiten könnte –

7. Norddeutscher Archivtag Hannover 2018 im Sprengel-Museum

und musste überrascht feststellen, dass die Sozialen Medien zwar im Programm vertreten, die Rahmenbedingungen der Tagung darauf aber nicht eingestellt waren. Vor Ort stellte sich heraus, dass im Tagungsraum selbst kein Handyempfang möglich war, so dass zum Absenden von Nachrichten der Raum hätte verlassen werden müssen. Die dadurch mehr als eingeschränkten Twitter-Aktivitäten sollen daher durch diesen Bericht aufgefangen werden.

Der Norddeutsche Archivtag findet alle drei Jahre statt und ersetzt die in den anderen Jahren stattfindenden regionalen Archivtage der beteiligten Bundesländer Niedersachsen, Bremen, Schleswig-Holstein, Hamburg und Mecklenburg-Vorpommern. Immerhin knapp 200 Interessierte waren vor Ort. Weiterlesen