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Kategorie: Archivpflege

Die Bewertung von Bauakten in Gelsenkirchen – Ein Werkstattbericht

Heute starten wir mit den Beiträgen von Kolleginnen und Kollegen aus Westfalen. Annett Schreiber vom Institut für Stadtschichte Gelsekirchen sah sich im dortigen Magazin mit einer Menge von Bauakten konfrontiert. Die Frage war, wie  zu bewerten ist. Entstanden ist ein Werkstattbericht, der Anregungen gibt, wie in einem kommunalen Archiv mit Bauakten umgegangen werden kann. Anett Schreiber hat darüber bereits 2013 einen Vortrag beim Westfälischen Archivtag in Münster gehalten, der auch als Beitrag in der Archivpflege für Westfalen Lippe, Heft 79 abgedruckt ist.

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Die Bewertung von Bauakten in Gelsenkirchen – Ein Werkstattbericht

Von Annett Schreiber

 

Die Bewertung von Bauakten wird nicht nur in der Archivöffentlichkeit wegen der hohen Anzahl an Nutzeranfragen und der differenzierten Fragestellungen an diese Aktengruppe, vor allem aber auch wegen des enormen Platzbedarfs kontrovers diskutiert. Allen Nutzergruppen – z. B. Familien- und Heimatforschern, Ingenieurbüros, Stadtplanern, Denkmalpflegern – mit einer spezifischen Aktenauswahl immer noch gerecht zu werden, ist (beinahe) unmöglich. In Gelsenkirchen wurde mit der Ausarbeitung eines Auswahlmodells begonnen, da die aktuell in der Bauverwaltung und Bauaktenregistratur vorhandenen 45.000 Bauakten ersetzend gescannt und nach Abbruch der Gebäude in Auswahl in elektronischer Form an das Institut für Stadtgeschichte (ISG) übermittelt werden sollen. Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die praktischen Erfahrungen, die mit der Bewertung und Erschließung von ca. 2.500 der 5.500 bereits in den letzten Jahrzehnten an das ISG abgegebenen analogen Bauakten niedergelegter Gebäude gewonnen wurden (Archivbestand). Neben den Auswahlkriterien, die bei einem BKK-Fortbildungsseminar[1] aufgezeigt wurden, werden hier auch solche genannt, welche für die einstige Montanstadt Gelsenkirchen charakteristisch waren und die dem Bürger und interessierten Besucher das Stadtbild der Gegenwart verstehen lassen. Ziel des Beitrags ist das Aufzeigen einer praktikablen Methode zur nachhaltigen und transparenten Reduktion eines Massenaktenbestandes des ISG. Die Übertragbarkeit auf den Bauaktenregistraturbestand ist aufgrund der Menge an Akten, die inhaltlich differenziert zu bewerten wären, noch offen.

 

Bewertungskriterien

Im Adressbuch von 1958 liest man über Gelsenkirchen, was der allgemeinen Wahrnehmung damals wie heute entsprechen dürfte: „Der Fremde, der die Stadt nur dem Namen nach kennt, ist meist der Ansicht, daß es in dem hochindustrialisierten Gelsenkirchen nur Fördertürme, Werksanlagen und, damit verbunden, Rauch und Ruß gebe. […] Selbstverständlich ist Gelsenkirchen keine schöne Stadt im klassischen Sinne, aber es ist eine gerade für einen Fremden interessante Stadt, vielfältig und voller Gegensätze.“ [2] Was bedeutet das für die Überlieferungsbildung zu einer Stadt, die einmal zu den bedeutendsten Kohlestädten Deutschlands gehörte? Und welcher Bogen lässt sich unter Berücksichtigung des Strukturwandels zum 21. Jahrhundert spannen? Kann man etwa das Gegensätzliche oder nicht klassisch ‚Schöne‘ außer Acht lassen? – In chronologischer Reihenfolge werden einige Besonderheiten[3] der Stadt, die sie prägten, bis heute prägen und durch die Erschließung deutlich wurden, skizziert.

Der rasante Aufstieg des 800-Einwohner-Dorfes Gelsenkirchen (Stand 1850) zu einer Industriegroßstadt setzte in den 1850er Jahren ein, als die ersten Bergbauunternehmen mit dem Abbau von Kohle begannen. Die Expansion der Montanindustrie ist durch die Werksakten dokumentiert, welche die großen Betriebe des Bergbaus und der Eisen- und Stahlindustrie abbilden, bereits ausreichend erschlossen sind und für Neubauplanungen sehr häufig herangezogen werden. Andere Wirtschaftszweige (Handwerk, Handel etc.) werden ergänzend durch die Bauakten erfasst. Die Bergbauunternehmen ließen durch den stetig wachsenden Arbeitskräftebedarf vom Beginn der Industrialisierung um 1860 bis 1914 etwa 60 größere und kleinere Werkssiedlungen bauen. Die frühen Arbeiterkolonien wurden zunächst nach dem bergschadenanfälligen Reihungsprinzip in der Nähe der Zechen und Hüttenwerke errichtet, ab 1890 entstanden aber auch Siedlungen und ganze Stadtviertel im Stil der Gartenstädte. Die bauliche Gemengelage aus Wohnhäusern, Siedlungen in niedriger Bauweise, Verkehrswegen, Leerflächen und Industrieanlagen bot innerhalb der Industriegemeinden und gegenwärtig innerhalb der Stadtteile ein eher untypisches städtisches Erscheinungsbild – typisch aber für das Ruhrgebiet. Da viele der Siedlungen, die mit ihren verschiedenen Häuser- und Grundrissformen in Publikationen besprochen wurden, noch erhalten sind, Bergschäden aufweisen oder unter Denkmalschutz stehen sowie sozialgeschichtlich höchst interessant sind, werden deren Akten aufbewahrt.[4] Die an die dörflich-agrarische, also vorindustrielle Zeit erinnernden (Großbauern-)Höfe und Herrensitze bzw. das Nebeneinanderbestehen verschiedener Lebensmodelle werden ebenfalls dokumentiert, denn auch heute noch nimmt man diese Art von Gegensatz – vorwiegend in den nördlicheren Stadtteilen – wahr.

1903 wurde Gelsenkirchen – seit 1875 Stadt – nach der Eingemeindung einiger sie umgebender und südlich der Emscher liegender Industriegemeinden schließlich zur Großstadt. Um den verschiedensten Bedürfnissen der weiterhin stetig zunehmenden Stadtbevölkerung nachzukommen, mussten die seit Langem nötigen Infrastruktureinrichtungen, vor allem aber Schulen, geschaffen werden. Da eine systematische Stadtplanung in den Jahrzehnten des Wachstums durch die Belegung von riesigen Flächen durch Bergbau und Industrie fast unmöglich gewesen war und man auch der weiteren Ausbreitung des als eher ungeordnet Empfundenen entgegenwirken wollte, richtete man 1907 eine Bauberatungsstelle beim Hochbauamt ein. Es entstanden mit deren Hilfe bis und teilweise noch während des Ersten Weltkriegs vor allem nennenswerte private Wohn- und Geschäftshäuser sowie Verwaltungsgebäude von Unternehmen, die heute zum Teil denkmalgeschützt sind. Schwerpunkte der Baumaßnahmen in der Weimarer Republik wurden erneut der Siedlungsbau, dem sich aber nach den Bergwerksgesellschaften auch verschiedene andere Träger und auch die Stadtverwaltung annahmen sowie der Ausbau von öffentlichen Einrichtungen.

Von nachhaltiger Bedeutung für die Stadtgeschichte und Stadtentwicklung war im Jahr 1928 der Zusammenschluss der Städte Gelsenkirchen und Buer und des Amtes Horst mit ihren jeweils eigenen bereits bestehenden Zentren. Das städtebauliche und kulturell-mentale Zusammenwachsen der Stadtteile ist ähnlich wie in anderen Ruhrgebietsstädten bis zur Gegenwart oftmals eine Herausforderung.

Aus der Zeit des Nationalsozialismus sind u. a. die bis zum heutigen Zeitpunkt im Stadtbild sichtbaren Hochbunker erhalten, baulich profitierte aber eher die Industrie von der allgemeinen Aufrüstungspolitik. Erfasst werden in diesem Kontext auch die behelfsmäßigen Schutzräume in Privatbauten sowie die Behelfsheime in den Ruinen der Häuser, die spätestens um 1960 wegen Unbewohnbarkeit wieder abgerissen wurden.

Bis zum Ende des Zweiten Weltkriegs wurde die Stadt von mehr als 418.000 Bomben aller Art getroffen, ca. 90 % aller Gebäude[5] der Stadt Gelsenkirchen wurden im Zweiten Weltkrieg mehr oder weniger stark zerstört. Besonders stark betroffen waren im öffentlichen Sektor die Schulen, unter denen 60 % total und schwer und 40 % leicht beschädigt waren.[6] Alle Bauakten im Archivbestand mit dem Laufzeitbeginn vor dem Jahr 1945 (in der Regel Baubeginn deutlich vor 1939) werden deshalb aufbewahrt.[7] Der Wiederaufbau konzentrierte sich zunächst auf die Wiederherstellung von Wohnräumen in weniger beschädigten Häusern und kann um 1960 als abgeschlossen gelten.[8] Auch anhand der Wohnbauförderung, die für beschädigte Bergarbeiterwohnungen 1945 und für Neubauten 1948 einsetzte und ihren Höhepunkt Mitte der 1950er-Jahre fand, bis sie schließlich um 1960 abebbte, kann man die Neubauplanung der Stadt erkennen.[9] Industrie und Unternehmen erholten sich dagegen viel schneller als erwartet, da nicht wenige Anlagen unter Tage lagen. Sie konnten ihren Produktionsrahmen gegenüber den Vorkriegsjahren noch steigern. In diesem Zusammenhang wird auch die Ansiedlung der Bekleidungsindustrie in Gelsenkirchen, die als „Gelsenkirchener Modell“ bezeichnet wurde, ausreichend mit ihren verschiedenen Standorten innerhalb der Stadt überliefert. Aus den genannten Gründen wird bei Kassationen von Akten mit einer Laufzeit bis um 1960 äußerst umsichtig vorgegangen.

Für die Zeit nach 1945 sollen zunächst einmal die Gebäude, die von der Bevölkerung in hohem Maße aufgesucht und wahrgenommen wurden und werden, besonders berücksichtigt werden. Dazu gehören alle Akten der Geschäfts- und Fußgängerzonen, also der Zentren der einzelnen Stadtteile, alle Sehenswürdigkeiten (z. B. Ruhr-Zoo / ZOOM Erlebniswelt, Schloss Berge), öffentlichen Gebäude und Infrastruktureinrichtungen wie Krankenhäuser, Freizeitzentren (Veltins-Arena mit Umgebung), Ausstellungshallen und Kultureinrichtungen (Musiktheater im Revier), Kirchen, städtischen Gebäude, Gebäude, welche gehäuft in der Presse diskutiert wurden, deren Akten also Zeitungsausschnitte enthalten bzw. bei denen es Stellungnahmen verschiedener städtischer Referate und Bürgerbeschwerden gab, sowie Hochhäuser. Objekte, welche denkmalgeschützt sind,[10] Architekturpreise erhalten haben, wie z. B. der Wissenschaftspark, in welchem das ISG untergebracht ist, oder die ökologische und multikulturelle Evangelische Gesamtschule im Stadtteil Bismarck sowie die angrenzende Siedlung, die unter dem Konzept „Einfach selber bauen“ in Holzbauweise und im Rahmen der Internationalen Bauausstellung (IBA) Emscher Park entstanden, werden ebenso einbezogen. (Um-)Bauten im Zusammenhang mit Stadtplanungs- und Stadterneuerungskonzepten bzw. dem Strukturwandel, darunter das gerade neu entstehende Stadtquartier „Graf Bismarck“ in Schalke-Nord, erscheinen ebenso archivwürdig.

Sich allein auf die öffentlichen Gebäude zu konzentrieren, stellt natürlich keine befriedigende Lösung im Sinne des Archivgesetzes dar, da einige Nutzergruppen so bewusst ausgeklammert werden. Für eine halbwegs objektive und wissenschaftliche Bewertung bei Wohngebäuden könnte ein Architekt zu Rate gezogen werden, der das Vorkommen verschiedener Baustile und Wohnformen ab der Mitte des 20. Jahrhunderts in allen Stadtteilen untersucht und auswertet. Aber auch dann wird man die Frage des Bürgers und später des Familien- oder Heimatforschers, ob das Haus des Nachbarn, dessen Akte überliefert ist, eben architektonisch wegweisender, typischer für dessen Bauzeit oder auch schöner ist als seines oder das seiner Vorfahren und wie man den Begriff Schönheit definiert, nicht beantworten können. Ob es für die anfragenden Bürger, städtischen Dienststellen, Stadtplaner und Ingenieurbüros zweckmäßig wäre, einige wenige Straßenzüge aus Wohngebieten oder bestimmten Stadtteilen durch ein Stichprobenverfahren oder Buchstabenmodell zu erhalten, so wie bei anderen Massenaktenbeständen oft verfahren wird, sei dahingestellt. Im Archivbestand der 5.500 Bauakten bereits niedergelegter Gebäude werden bisher alle Wohngebäude archiviert, da die Laufzeit der meisten Akten ohnehin vor 1945 beginnt. Ob sich jedoch auch beim Dokumentieren aller Wohngebäude eine tatsächliche Reduktion des Bestandes der 45.000 Akten in der Bauaktenregistratur herbeiführen lässt, muss natürlich noch detailliert geprüft werden.

 

Kassation

Im Rahmen der Erschließung, die in Gelsenkirchen zeitgleich mit der Bewertung vorgenommen wird, zeigten sich im Archivbestand zwei Varianten der Aktenführung: zunächst die klassische Hausakte,[11] welche alle Genehmigungsvorgänge zu einem Haus bzw. Grundstück enthält, darüber hinaus wurden ab dem ausgehenden 20. Jahrhundert die einzelnen Genehmigungsvorgänge durch Hefter deutlich voneinander abgetrennt und dann wohl zunehmend als Einzelakte angelegt (v. a. Abbrüche). Das Separieren bestimmter Vorgänge von der Hausakte, falls sie denn als solche klar erkennbar und eindeutig abgrenzbar sind,[12] wird derzeit im ISG praktiziert, ließe sich bei künftiger elektronischer Vorgangsbildung sicher auch realisieren. Die Aussagekraft einzelner Vorgänge, sowohl als Teil der Hausakte als auch als Einzelakte vorkommend, kann unterschiedlich bewertet werden und soll Gegenstand der folgenden Überlegungen sein. Wichtig ist hierbei, dass auch die nicht archivwürdigen Akten in knapper Form in der Archivdatenbank erschlossen werden.

Kassiert werden:[13]

–          im Bereich der Wohn- und Geschäftsgebäude (unvollständige) Akten ohne Grundrisse und Ansichten oder nur mit Lageplänen aus dem Vermessungsamt, die also keinen Rückschluss auf das Äußere eines Gebäudes zulassen, darüber hinaus nicht ausgeführte Bauten (Ausnahme evtl. öffentliche Großprojekte), (abgelehnte) Bauvoranfragen, Akten, in denen die Bauausführung nicht erkennbar ist sowie (Wohn-/Büro-)Baracken, es sei denn, es gibt Hinweise auf die Unterbringung von Zwangsarbeitern oder Asylsuchenden.

–          im Bereich der Anbauten private und industriell genutzte Stallgebäude (außer Trab- und Galopprennbahnen) und Schuppen sowie Lagerhallen der Unternehmen (außer z. B. Großmarkt). Die Kassation wird auch dann vorgenommen, wenn von Privathäusern nur der Anbau von Schuppen, Küchen oder Toiletten dokumentiert ist und die eigentliche Bauakte für das Wohnhaus gar nicht existiert, z. B. weil die Baupolizeiordnung der Stadt Gelsenkirchen erst 1877 eingeführt wurde.

–          im Bereich der Umbauten Schornsteinquerschnittsveränderungen und daraus folgende Bescheinigungen des Bezirksschornsteinfegermeisters, mit gewissen Abstrichen Innenausbauten privater Dachgeschosse, bei Geschäftshäusern dagegen erscheint z. B. die Änderung eines Schaufensters allgemein von Interesse.

–          im Bereich der Kleinstbauten und zeitlich befristeten Bauten Veranden, Umkleideräume, Gewächshäuser, Schrankenwärterhäuschen, Bus-Wartehäuschen, Transformatorentürme, Gasreglerstationen, fliegende Bauten, Pavillons, Zelte, Einfriedigungen bzw. Einfriedigungsmauern, Toilettenanlagen im öffentlichen Raum, Garagen und Garagenanlagen, Carports sowie bewegliche oder unbewegliche Verkaufsstände. Stehbierhallen, Trinkhallen, Kioske werden nur in Auswahl übernommen, auch wenn sie typisch für das Ruhrgebiet sind. Gartenlauben der Kleingartenanlagen werden grundsätzlich als nicht archivwürdig eingestuft, in Auswahl könnten Akten mit Verwaltungsstreitverfahren archiviert werden.[14]

–          im Bereich der begrenzt gültigen Genehmigungsvorgänge die Nutzungsänderungen z. B. für Supermärkte oder auch Spielhallen in bereits bestehenden Häusern, da nur der Umbau, nicht die Ausstattung der Häuser aus der Akte hervorgeht. Brandschauen,[15] Genehmigungen nach dem Bundesimmissionsschutzgesetz, darüber hinaus Werbeanlagen wie Zigaretten- und Kaugummiautomaten oder Zeitungsboxen im öffentlichen Raum zählen ebenfalls dazu.

–          im Bereich der Umweltaspekte die Abbruchakten, da sie oft nur noch einen amtlichen Lageplan enthalten, trotz der Hinweise auf Altlasten sehr homogen sind und die Werksakten die verlässlichste Quelle für die Ermittlung von (großflächigen) Schäden an (ehemaligen) Industrieflächen darstellen. Der Einbau von Ölheizungen und Tanks oder der Wechsel von Heizungsanlagen, darüber hinaus Tankstellen, Waschstraßen und weitere umweltbedenkliche Anlagen der Großindustrie gehören ebenfalls in diese Kategorie.[16]

–          die Statikakten – Ausnahmen können Häuser mit Bergschäden[17] sein sowie

–          Parkhäuser (bisher nicht im Archivbestand enthalten), es sei denn, z. B. die Architektur oder die Schaffung von öffentlichen Parkflächen nach einem Gebäudeabriss wären von öffentlichem Interesse.

 

Zusammenfassend können die folgenden Fragen für die Bewertung und Erfassung von Bauakten herangezogen werden, wobei ein ganz besonderes Augenmerk auf die Gebäudefunktion und -art gelegt wird:

–          In welchen Gebäuden spiegeln sich die architektonischen, sozialen, wirtschaftlichen, politischen Besonderheiten oder die Entwicklung einer Stadt wider, welche Gebäude (z. B. Supermärkte) kommen dagegen häufiger auch in anderen vergleichbaren Städten (des Ruhrgebiets) vor?

–          Welche (Wohn-)Traditionen bzw. kulturellen Eigenarten sollen und können aus dem 19. bis 21. Jahrhundert überliefert werden? Wie stellen sich die Wohnformen in der zu untersuchenden Stadt dar?

–          Welche Benutzer- und Behördenanfragen liegen aktuell für Bauakten insgesamt oder für bestimmte Vorgänge vor, und welche davon werden nach Abbruch des Gebäudes erfahrungsgemäß nicht mehr oder selten nachgefragt  (z. B. statische Berechnungen, Werbeanlagen)?[18]

–          Wie lange existierten die Gebäude? Wem waren sie zugänglich?

–          Welche baulichen und strukturellen Besonderheiten sollen sich anhand der Bauakten konkret auswerten lassen (z. B. der Planungseinfluss des Siedlungsverbandes Ruhrkohlenbezirk und die Umsetzung von Stadtplanungs- und Stadterneuerungskonzepten zu unterschiedlichen Zeitpunkten und im Rahmen des Strukturwandels)? Welche Anzahl von Akten aus dem Gesamtbestand wird für die Dokumentation von Baumaßnahmen, die sehr viele Gebäude betreffen, benötigt (z. B. der Bau von Entwässerungsanlagen um den Ersten Weltkrieg und die Beteiligung verschiedener Bauträger nach den Weltkriegen)?

–          Reicht es aus, bestimmte Gebäude (z. B. Schuppen, Lagerhäuser), Genehmigungsvorgänge oder Tatsachen (z. B. Nutzungsänderungen, Abbrüche, Einbau einer Heizungsanlage) nur mit der Laufzeit in der Verzeichnung zu dokumentieren, ohne die Akte zu überliefern?

–          Welche Verknüpfungen zu anderen Quellenarten oder Publikationen sind herstellbar und können zur Bewertung herangezogen werden? Mit welchen Unterlagen lassen sich Baumaßnahmen noch rekonstruieren (Zeitungsausschnitte, Fotos, Pläne des Vermessungs- und Katasteramtes, Bebauungspläne, Stadtplanungskonzepte)?[19] Lässt sich die Wohnkultur evtl. durch andere Aktenarten erschließen (z. B. Liegenschaftsakten)?

 

Erschließung und Erfassung

Das Auswahlmodell, das zunächst für den Archivbestand gelten soll, entstand nach der Auswertung der Gelsenkirchener Literatur und Auflistung entsprechender Kriterien, aber dennoch weniger vor als vielmehr während der Bearbeitung. Zu einer schnellen Bewertung trug einerseits bei, dass bei einem Großteil der 2.500 bisher erschlossenen Akten die Laufzeit bzw. der Bau des Gebäudes oft deutlich vor dem Jahr 1945 lag und andererseits massenhaft gleichförmige Einzelgenehmigungsvorgänge (v. a. Abbruchakten) ab dem ausgehenden 20. Jahrhundert an das ISG abgegeben wurden. Auf Besonderheiten in der Akte (fehlerhafte Statikberechnungen, Abbruch denkmalgeschützter Gebäudeteile etc.) wurde bei der Erfassung geachtet, sodass diese Akten ohne vorherige Aufnahme in den Bewertungskatalog ggf. als archivwürdig bewertet werden konnten. Der Abgleich mit den vorhandenen Merkmalslisten war selten nötig. Als besonders zeitaufwändig erwies sich lediglich das Ermitteln der korrekten Laufzeit innerhalb der Hausakte, denn fast ausnahmslos alle Akten und deren Vorgänge wurden immer wieder neu sortiert. Die Erfassung und Bewertung pro Akte wurde mit ca. 5-10 Minuten veranschlagt, da sich durch die dreimonatige Bearbeitungszeit erhebliche Routinen entwickeln konnten.

In der Verzeichnungseinheit wurden neben den Kerndaten wie Straße und Hausnummer, evtl. auch frühere Adresse, die Laufzeit (nur Laufzeitunterbrechungen ab 10 Jahren) sowie die Funktion des Gebäudes, das bedeutet die konkrete Unterscheidung in Wohn- und Geschäftshaus bzw. Halle/Schuppen, und die Akten- oder Vorgangsart aufgenommen. Zu kassierende Akten sind z. B. durch den Zusatz „Werbeanlage“ eindeutig erkennbar. Im Hintergrund der detailreichen Überlegungen in Bezug auf die Gebäudefunktion bzw. Belegung des Objekts steht u. a. die Tatsache, dass die Herausgabe von Adressbüchern in Gelsenkirchen sehr unregelmäßig erfolgte und in der Regel außer den Behörden nur wenige Benutzer die Adressen der fraglichen Gebäude kennen, vielfach ist nur der Firmenname oder Mieter geläufig. Diese Art der Verzeichnung beugt außerdem unnötigem Ausheben von Akten vor. Die Pläne wurden bis auf die Lagepläne in den Abbruchakten nicht genauer bezeichnet, da jede Art von Genehmigungsvorgang die gleiche Art von Plänen enthält.

 

Zusammenfassende Überlegungen

Abschließend soll nun noch einmal zur Ausgangsfrage zurückgekommen werden, wie man als Archivar bei der Bewertung von Bauakten einerseits mit einer großen Nutzungsvielfalt, andererseits aber auch mit einer Stadt umgehen kann, in der das Gegensätzliche eher die Regel ist und die in der Tat von einer breiten Öffentlichkeit nicht als klassisch ‚schön’ bezeichnet wurde und wird. Einige dieser ‚dissonanten’ Besonderheiten fanden ihre Berücksichtigung im vorliegenden Bewertungsmodell und die sie dokumentierenden Akten wurden als archivwürdig eingestuft. Diese Art der Wahrnehmung über die Stadt Gelsenkirchen sollte respektiert werden, das heißt aber nicht, dass man bei der Überlieferung nur den Traditionen Aufmerksamkeit schenkt, die allgemein bekannt und erwünscht sind, und sich nur am wechselbaren Zeitgeist orientiert. Wichtig in der Diskussion um eine der Stadt gerecht werdende und transparente Reduktion der Bauakten scheint auch zu sein, dass man der Summe aller Bauwerke, Plätze und Treffpunkte zwar eine ganz wesentliche, aber nicht die einzig entscheidende Bedeutung für die Stadt beimessen kann, sondern man sein Augenmerk vielmehr auf das komplexe Konstrukt unterschiedlicher sozialer, wirtschaftlicher und politischer Strukturen, die miteinander korrelieren und die den Menschen zum Mittelpunkt haben, richtet. Die Bauakte kann nicht stellvertretend für das komplexe Leben eines Menschen in der Stadt herangezogen werden und dies dann als Rechtfertigung für deren Aufbewahrung dienen.

Die Übernahme und Verwaltung von 45.000 unbewerteten Bauakten aus der Bauaktenregistratur nach dem Scannen in analoger oder in digitaler Form ist zusammen mit den 5.500 Bauakten aus dem Archivbestand personell, technisch und organisatorisch kaum dauerhaft möglich. Wie das Modell auf die elektronische Akte anwendbar sein wird – beispielsweise durch Hinterlegung entsprechender Kriterien, die eine automatische Aussonderung aus dem Bearbeitungssystem der Bauverwaltung an das ISG veranlassen – ist aktuell noch nicht abzusehen. Zum heutigen Zeitpunkt lässt sich aber zunächst eine deutliche Reduzierung des analogen Archivaktenbestandes ausmachen (1.600 zu kassierende, 900 zu archivierende).[20]

 

 

Annett Schreiber

Institut für Stadtgeschichte, Gelsenkirchen

annett.schreiber@gelsenkirchen.de

[1] Bauaktenüberlieferung und Denkmalpflege – Praktische Aspekte zu zwei benachbarten Wirkungskreisen kommunalarchivischer Arbeit. Referate des 10. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) vom 16. bis 18.10.2001 in Stendal und ergänzende Beiträge, Münster 2002 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 15).

[2] Adressbuch der Stadt Gelsenkirchen, zusammengestellt nach amtlichen Unterlagen der Stadt Gelsenkirchen und nach eigenen Erhebungen, Bochum 1958, S. 9 und 11.

[3] Vgl. zu den folgenden Erläuterungen Westfälischer Städteatlas. Gelsenkirchen, hrsg. von Cornelia Kneppe und Mechthild Siekmann, Lieferung X, Nr. 3, Altenbeken 2008 (Veröffentlichungen der Historischen Kommission für Westfalen XXXVI); Heimatbund Gelsenkirchen (Hrsg.), Gelsenkirchen in alter und neuer Zeit. Ein Heimatbuch, Gelsenkirchen-Buer 1950; Heimatbund Gelsenkirchen (Hrsg.), Gelsenkirchen. Kleine Chronik einer großen Stadt, Gladbeck [1964]; Max Arendt (Hrsg.), Deutschlands Städtebau. Gelsenkirchen, Berlin 1922; Paul Große-Boymann, Gelsenkirchen. Die Stadt und ihre Lebensgesetze, Berlin 1939; Verwaltungsberichte der Stadt Gelsenkirchen; Stefan Goch, Stadtgeschichte(n), www.institut-fuer-stadtgeschichte.de [Stand: 05.06.2013, gilt ebenfalls für alle nachfolgenden Hinweise auf Internetseiten]; Stadtprofile Gelsenkirchen, www.gelsenkirchen.de/de/Kultur/Stadtprofile_Gelsenkirchen/Folgen/default.asp.

[4] Die Kassation von Akten bzw. Plänen gleichförmiger Häuser ließ sich aufgrund des hohen Aufwandes für das Ermitteln und Aussortieren von Duplikaten in der Praxis bisher nicht durchführen.

[5] Nach einer Aufstellung des Rechnungsprüfungsamtes vom 04.11.1953 nach dem Beschädigungsgrad vom 01.04.1945 waren von fast 22.300 Gebäuden aller Art ca. 19.800 beschädigt, ca. 9.000 zwischen 0 – 40 %, ca. 10.800 zwischen 41 – 100 %, vgl. Bestand GE 39, Signatur 305.

[6] 83 % aller Wohn-, 76 % der öffentlichen und 86 % der Industriegebäude waren beschädigt, vgl. Christa Nabakowski, Zerstörung und Wiederaufbau der südlich des Rhein-Herne-Kanals gelegenen Stadtteile Gelsenkirchens (Staatsexamensarbeit), o.O. 1964.

[7]Welche Pläne aus dem Bestand der Bauaktenregistratur aufgrund ihres intrinsischen Wertes im Original zu erhaltenden sind, auch wenn sie einmal gescannt vorliegen werden, wäre noch zu bestimmen.

[8] Der Begriff „Wiederaufbau“ kommt zum letzten Mal im Verwaltungsbericht der Stadt Gelsenkirchen von 1963 vor. Die Summe der wieder aufgebauten Gebäude lag bis dahin bereits im einstelligen Prozentbereich und damit deutlich unter dem Niveau der Neubauten.

[9] Stadt Gelsenkirchen (Hrsg.), Der Wohnungsbau in Gelsenkirchen von 1945-1960 (kurzer Rückblick über die Wohnungsbauförderung), Februar 1961.

[10] Im Archivbestand befinden sich keinerlei Akten über denkmalgeschützte Gebäude. Im künftigen elektronischen Bestand der Bauverwaltung müsste das Kriterium „Denkmal“ hinterlegt werden, damit die automatische Aussonderung an das ISG erfolgen kann.

[11] „Hausakte“ und „Hausaktenregistratur“ sind die in der Stadt Gelsenkirchen amtlich benutzten Begriffe. Der Terminus „Bauakte“ wurde wegen der allgemeinen Verbreitung in Deutschland für diesen Beitrag gewählt.

[12] Die Akten sind gerade im Entstehungszeitraum bis zur ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts so durcheinandergeworfen, dass es unmöglich ist, Vorgänge herauszufiltern.

[13] Alle im Folgenden genannten Vorgänge, auch wenn sie typisch für das Ruhrgebiet sind, wie z. B. das Stallgebäude als Anbau am Wohnhaus, das später zu einer Toilette oder Garage umfunktioniert wird, werden beispielhaft anhand der Hausakten dokumentiert, die sich nicht separieren lassen; siehe Anm. 12. Die Fotos der folgenden Akten und Vorgänge werden grundsätzlich archiviert.

[14] Die Übernahme von Schriftgut und Fotos eines örtlichen Kleingartenvereins ist ebenso denkbar.

[15] Brandschauen wären sicherlich nur dann interessant, wenn es tatsächlich einmal zu einem Brand gekommen wäre, vor allem in öffentlichen Gebäuden.

[16] Das Umweltreferat wird in Kooperation mit einer externen Firma die für Altlasten infrage kommenden Akten, vorwiegend im Bereich Gewerbe, auswählen, scannen und nach festgelegten Kriterien auswerten, da sich herausstellte, dass die Informationen zu den Altlasten während des Bestehens der Gebäude noch nicht ermittelt wurden. Die Access-Datenbank des Umweltreferats über Altlasten-Verdachtsflächen kann also ergänzt und später elektronisch komplett vom ISG übernommen werden.

[17] Der Einbau von Bergschadensicherungen in Gebäuden, Abbrüche aufgrund von Bergschäden sowie Fotos beschädigter Gebäude etc. werden im Enthält- oder Darin-Vermerk der Verzeichnungseinheit ausgeworfen. Die Bezirksregierung Arnsberg dokumentiert und informiert Betroffene umfassend über Bergschäden. Für die Abwicklung von Schäden und Schadenersatzforderungen zeichnet die RAG verantwortlich. Vgl. Stadt Gelsenkirchen (Hrsg.), Bergschäden im Stadtgebiet. Eine Bestandsaufnahme, Gelsenkirchen 1980.

[18] Aktuelle Nutzeranfragen auf die künftigen zu übertragen, mag zunächst viel zu oberflächlich erscheinen. Dennoch ist es wohl – so wie bei anderen Aktengruppen auch – nicht realistisch, dass in etwa 100 oder auch 300 Jahren jedes einzelne Haus in Gelsenkirchen architektonisch von Interesse sein wird oder generell bei jeder beliebigen Art von wissenschaftlicher oder heimatkundlicher Fragestellung alle Gelsenkirchener Gebäude mit allen Genehmigungsvorgängen untersucht werden (müssen).

[19] Entsprechende Absprachen mit städtischen Referaten über die Vermeidung einer Doppelüberlieferung wären noch zu treffen und schriftlich festzuhalten. Dass die komplette Hausakte natürlich für jeden Benutzer des Archivs einen großen Wert darstellt, da sie komprimiert alle Informationen aller städtischen Dienststellen über ein Haus oder Grundstück enthält, steht außer Zweifel.

[20] Die ausgewählten Akten werden erst vernichtet, wenn auch die sich im Außenmagazin des ISG befindlichen ca. 3.000 Akten ebenfalls bewertet und erfasst wurden und so ein komplettes Bild der Überlieferungslage des ISG über bereits abgebrochene Gebäude entstanden ist. In den nächsten Jahren wird außerdem überprüft, ob die bereits zur Kassation vorbereiteten Akten noch nachgefragt werden.

 

Dieser Artikel von Annett Schreiber von Institut für Stadtgeschichte Gelsenkirchen ist bereits in der Archivpflege, Heft 79 abgedruckt

Die Crowdsourcing-Plattform Velehanden.nl

Eine der zentralen Fragen bei dem Einsatz von Web 2.0 in und für Archive ist die Frage nach dem Nutzen für die Archive. Die Vorstellung etwas online zu stellen, was dann von anderen erschlossen, bzw. bearebitet wird ist eine der Zukunftsvisionen, die viele Archive verfolgen. Scheinbar bieten sich einige Bestände, wie z.B. Fotobestände für das sogenannte “Crowdsourcing” geradezu an. In den Niederlanden läuft schon seit Jahren erfolgreich die Crowdsourcing-Plattform www.velehande.nl Ellen Fleurbaay und Nelleke van Zeeland vom Stadsarchief Amsterdam berichten hier über das Projekt, die Betreuungsaufwände, den Nutzen und die Ergebnisse bis jetzt. Dieser Beitrag in englischer Sprache bassiert auf einem Vortrag, der beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium im Okober 2013 in Arnheim gehalten wurde.

 

Velehanden.nl: what does it take to make a crowd?

Von Nelleke van Zeeland und Ellen Fleurbaay

10_Zeeland_homepage VHVeleHanden, which can be translated as Many Hands, is the online crowdsourcing platform initiated by the Amsterdam City Archives. It is active for almost two years now, so high time to look back, evaluate and value the results. A short history of the Amsterdam City Archives and our online activities will provide the necessary context and background of this project. Then we will focus on how the VeleHanden project was initiated and organised in a public private partnership. Then we will arrive at the most important question of crowdsourcing: how to create and keep a crowd. In conclusion, we will touch upon the results of VeleHanden. What did we accomplish? How is the quality of the work?

A short history of the Amsterdam City Archives

First of all some basic information on the Amsterdam City Archives. Since 2007 we are located in a beautiful building in the heart of the Amsterdam City Centre. We receive an average number of about 100.000 visitors a year. That is a figure we are very happy with, as before 2007, when we were housed in a picturesque little building on the outskirts of the city, we never attracted much more than a quarter of this number. And even this quarter was declining, in an alarmingly rapid pace. At the same time we were amazed to see how many visitors were attracted to our first website in 1998 and how fast the number of web visitors was growing. Without much effort, in a few years the website attracted ten times more visitors than our reading rooms.

The website started in 1998 and, as most websites in those days, it was a sort of online brochure, offering illustrated stories about highlights in our collections, information on opening hours and other practical things. Then we saw an Image database, probably Getty’s. We fell in love with it and wanted one for ourselves. In 2003 we had our own Beeldbank.

10_Zeeland_projectpage VHAbb1. Homepage + Projectpage

 

 

 

 

 

 

Then some visitors asked: ‘Why an Image database? Your core business is archives, so where are the archives? We had to admit that this was an apt remark and we set ourselves to get an overview and catalogue of our archival collections online. We named it: Archiefbank, or Archives Database. Our colleagues said: well done! But our customers were not satisfied and they asked: ‘Where is the button to see those documents? I cannot find it’.

Again an apt remark we thought. So we decided to start scanning. This time our colleagues laughed at us and asked us if, by the way, we had forgotten to calculate how long it would take to scan all those kilometres of documents. Of course we had not forgotten; it is an easy sum: with an average production of 10.000 scans a week it would take about 420 years to scan our collections. But the question is not about how much documents we have in our collections, the question is how much documents our customers ask from us. And that does not outnumber about 15.000 scans a week. That is why we started a ‘scan on demand service’. This works out fine and nowadays we produce 15.000 scans a week. When a request for scans is received it takes three to five weeks to produce the scans and bring them online. A lot better than the calculated 420 years…

However, then came the questions from customers that led to VeleHanden. This time the questions were not as simple as ‘where is the button’. They were more like vague complaints: ‘I cannot find it’, ‘It is too difficult’ or ‘Why is there so much’. It took us some time before we comprehended what was needed. Eventually, we came to the conclusion that our customers do want to find things, but they do not want to have to search for them. They want to know the history of their house, or the history of their family, but they do not want to make a study of how the population was administrated in the past. They just want to type in a name or an address. In short, they want an index to all those documents.

We had some indexes made in India, but even in low-wage-countries, this is rather expensive. The average costs of indexing a scan vary from three to ten times the price of producing a scan. It would be absolutely impossible for us to find the money to pay for indexing on a large scale. What we needed for indexing were volunteers, and not just a few, but lots and lots of volunteers. And that is how the idea for this crowdsourcing project was born.

Can we build it?

To attract a real ‘crowd’ to our project it seemed better to us, not to operate on a local scale. A project where all archives in the Netherlands could benefit from, seemed more appropriate. So in 2011 we invited our colleagues to join us in a nationwide pilot project to index all Dutch Militia registers. As enrolment for the army was obligatory, the name of every Dutch 19-year-old boy is written at least once in these registers. So nowadays every man or woman with Dutch ancestors can find some of them in these registers. An interesting project for a real crowd.

However, a nationwide project costs a lot of money. So the first problem to solve was the funding problem. The solution for this problem was found in a public private partnership. You could call it co-creation, as there were various partners involved in making VeleHanden possible.

The first category of partners are the archival institutions. They were asked to pay for the scanning of their own documents. The Amsterdam City Archives offered to manage the scanning process and we were able to negotiate a very low price per page, simply because of the size of the project. So we as archival institutions gain a lot as we receive high quality and cheap scans plus an index and all we learn from being part of an innovative project.

Secondly, VeleHanden was supported by public funds that want to stimulate people to participate in cultural and socially relevant projects. Two public funds decided to join us: the Mondriaan Foundation and VSBfonds.

The third party that profits from the project are the users of the Militia registers website who like to have a look at, or to download our scans. These users pay € 0,50 per scan. Of course there is an important exception: our crowdsourcers can earn scans for free.

And then there was a very important fourth partner in this project: the company that would own and exploit the crowdsourcing platform. We send out a Request for Proposal in which we offered a fixed price for the company that came up with the best plans. We did not ask for lowest price, but we asked for best quality and best warranties for continuity in the future.

We received seven enthusiastic proposals and we decided to contract two partners: one for the crowdsourcing platform VeleHanden.nl and one for the search system and webshop Militieregisters.nl. Geneabase built and owns militieregisters.nl and Picturae exploits the VeleHanden website. Currently, the crowdsourcing platform facilitates already ten institutions in eleven different projects. When an archive service wants to use VeleHanden, it has to pay a service fee that is related to the size, complexity and duration of the project. If new functionality is required for a particular project, it is up to Picturae to develop this functionality in dialogue with the archival institution. However, the archive service retains control over both the digital images and any metadata created by the volunteers during the project. We believe that the partnership therefore combines a commercial imperative for Picturae to support, develop and sustain VeleHanden with the archival institutions’ mission to promote online access and public engagement with archives.

In the next step of development, the actual creation of the platform for crowdsourcing, we invited a lot of people to help us ‘co-create’ VeleHanden. We realised that we needed to attract a huge and diverse community for crowdsourcing. This meant we had to attract a lot of people that we had never met before. Who are they, why would they participate and what is important to them? We needed to get to know these people a bit better. And we felt they had a right to participate in the development of the platform, as they were going to do the actual work on the website.

So we simply asked in one of the City Archives’ newsletters for volunteers to join the project to help us testing the tools for data entry and for quality checks and to test login procedures and forum facilities. In two days’ time 150 people volunteered and we had to stop enrolment for testing as our software-partner was getting a bit nervous.

We started the test period when the first tool, the tool for data entry was ready to be tested. We organised a meeting to get acquainted with our panel and to explain our ideas. They started the data entry, and at the same time we started developing the tool for control. Six weeks later, we held a second meeting, explained the working of the control tool and in the second test period our testers checked the data they had entered in the first six weeks and by doing this they tested the control tool.

All in all the testing took four months. We held another meeting and we organised several surveys, using Google analytics. Attendance to the meetings varied from twenty to fifty people. Even more important than the meetings and the surveys was the Forum. The Forum was a busy meeting-place for direct contact on a daily basis between testers and the project team. And it continues to be; direct communication is a very important feature of the site and we keep thinking of improvement.

All in all, this co-creation of our platform worked out very well and our software engineer told us she wished all projects could be done in this way. She enjoyed explaining how the site worked not only to us, but also to the actual users of the site. And she said it was very rewarding to be able to fix bugs as soon as people see them and to get a nice ‘thank you’ for it, instead of receiving complaints after you thought you had finished your job. On the other side, the volunteers were very happy to receive answers from the software engineer herself and they experienced that we really paid attention to what they said.

During this testing period the core of our crowd was formed. At November 3rd 2011, when we officially baptised VeleHanden and send it out in the world to grow, the testers transformed to ambassadors of the website. They do all the quality checks and they help new arrivals. At this moment, VeleHanden counts more than 2900 members and it still grows daily. So we can assume we managed to create a crowd.

 

VeleHanden.nl

 The platform VeleHanden.nl consists of several parts that we will briefly describe here. Of course this will make even more sense if one would logon to the website and browse around.

On the home page you will find general information about VeleHanden. What is it? Why should I join in in this project? What kind of projects can I work on? Each project has its own page with more specific information about the source the project is about, the task, the reward, relevant news items et cetera. Per project you can also find statistics on the overall progress of the project and which member entered or controlled most scans. We think this is also an important aspect for motivation of the crowd. Most of the projects are still genealogical projects, initiated by archival institutions, but there are also video tagging and photo tagging projects and even one in which you help determining louses and mites. This shows that VeleHanden is still developing. Abb.  Data entry – photo tagging

On the member page (‘Gebruikers’) you find an overview of all volunteers who work on one or more projects. On the Forum people can ask questions or share interesting information with the crowd. The menu items News and Help (FAQ) speak for themselves.

Each member can choose a project to work on, and by clicking on the ‘invoeren’-button, you start with the data entry. Data can be entered once or twice, or even more times, if you would like to. For most genealogical projects double data entry is chosen. A volunteer types the requested data and once he finished the scan and saves the data, a new scan immediately appears. We hope this motivates the volunteers and makes VeleHanden almost addictive. While entering data, the participants can use two buttons to contact the project managers. They can mark a scan as unusable (‘onbruikbaar’), for example when it is a cover of a book, or as remarkable (‘opmerkelijk’), if something special is noted. In the Militia registers project for instance we asked the crowd to use the ‘remarkable-button’ when they recognised famous persons. This led to a nice summing up of heroes on Militieregisters.nl.

 

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10_Zeeland_data entry text VHAbb 2.  Data entry – archival project

 

 

 

 

The control tool is only accessible if you have been appointed controller by a project manager. The data entered by both participants is shown next to each other and next to the scan and differences are highlighted. The controller can see in an instant where he should pay extra attention to. He can choose one of the entries by clicking on it, or if he disagrees with both, he can enter the correct data himself. If he does not know what is right either, he can use the problem button to send an email to an expert, someone from the archival institution. This option is not used by the controllers often though. As a default setting both participants are rewarded with VeleHanden points, but if the controller suspects misuse, he has the power to take points. This is also a rare exception. Abb. Control tool

 

Pleasure, praise, profit

We saw that we have already passed the problem of making a crowd. Now the important challenge is to maintain a crowd. Of course we have thought a lot about it: it started during the development of VeleHanden, but thinking of ways to keep the crowd still continues. We believe the work has to provide three things to the crowd: pleasure, praise and profit.

First of all: it must be a real pleasure to use the website. It must be user friendly and really fast. The task itself must be fun and it must be nice to come into contact with like-minded people that you get to know after a while.

Then you must feel and be told that the work you are doing is appreciated very much, not only by the archives, but by all historical researchers now and in the future. Working on VeleHanden is a socially relevant activity. It may sound obvious, but this is an important feature of all volunteer work: volunteers have to feel appreciated and praise is a simple, but an important reward. Important at this point is also to show the results: as Amsterdam City Archives we weekly add the newly indexed names in a work in progress index on our website. This is great for our crowd, because if a participant enters a name today, he will be able to search and find that name next week. For us as project team it is great as well, because we see our indexes grow with about 15.000 to 20.000 names a week, which is incredible.

And, last but not least, you have to gain something as well. At VeleHanden you receive what we call VeleHanden points, to be compared to Airmiles. These points are not worth a lot; an estimate would be that you earn € 0,50 an hour. But still, it is a sign of appreciation and we learned this is important to our crowd. Each archive can decide how many points they want to reward their volunteers and can decide what kind of ‘products’ they offer. Usually, it is access to scans, which are otherwise only downloadable for money. But we also have sent flowers or chocolates and organised workshops, guided tours and even a lottery. Although it is not the decisive factor to participate, it is important to reward your crowd. An example that illustrates this, is the birthday of the VeleHanden project of the population registers. We decided that on that particular day, people would be awarded five instead of the regular three points for each scan. Where the average of indexed scans was 250 a day, on the birthday it suddenly rose to 591.

These three p’s, pleasure, praise and profit, are the key factors which we will continue to monitor and develop to maintain our crowd, in hope we can keep them as enthusiastic and hard-working as they are now.

 Results

To conclude some more details about the results of crowdsourcing. In almost two years, VeleHanden counts 2900 participants, mainly from the Netherlands, but also from abroad, for example from Brasil, the United States, Sweden, Australia and even Senegal.

Their production is overwhelming. If I take only the genealogical projects into account, there are over 4,5 million names transcribed. Calculated in working hours, this would take us, regular archivists, more than fifty years. And then we would not even take breaks. So that is huge. On top of that, they really seem to like it, because they are also really active on the Forum. In two years they started 1280 forum topics and responded to them more than 5000 times.

What you see in all crowdsourcing-projects: most of the work is done by a small hard core and this is also the case with VeleHanden. Fifteen participants have processed more than an amazingly amount of 10.000 scans each.

But quantity is not as important as quality. The question most asked is: is crowdsourcing prone to error? Last year, Ellen Fleurbaay and PhD researcher Alexandra Eveleigh from University College London, tackled this question in a paper delivered at the ICA conference. They gave a threefold answer to this question, which we will summarise here.

Firstly, support and guidance is essential for crowdsourcing. Instructions are provided in several different places and formats: as a manual, while indexing and in FAQ. People can ask for help on the Forum or use the remarkable button to bring a scan under extra attention of a controller or project leader. These guidelines and communication tools make the crowd confident.

Secondly, VeleHanden uses a double entry system: as we explained earlier two different people independently index the same scan. And then on top of that, a third person checks the data that the first two have entered. This third volunteer can see both the scanned document and the two sets of data that have already been entered. The third person’s job is to check and decide on the right choice. So three independent persons review a scan, something that would be far too costly if you were not to work with a crowd.

And lastly, a question in return is: what do we consider an error? Sometimes an entry in our index looks like a mistake, but eventually turns out to be right. We will show you one example from the Militia registers.

Searching on the impossible year or birth 1, gives 33 results. So you would think these are 33 mistakes. But take for example Hendrikus Ebeling, who cannot have been born on June 12th in the year 1. As he is registered in 1861, and all boys had to sign on at the age of 19, it is obvious that Hendrikus must have been born in 1842, as were all the other boys registered on the same page. But the strict instruction for the volunteers is to copy exactly what they read in the scan and as you can see, according to the scan his date of birth is June 12th in the year 1. So in the index you can find him born in the year 1 and this is not a mistake made during indexing, but an error in the nineteenth century administration.

So even if you find strange years or dates of birth, you cannot be sure they are mistakes. In the Militia register index of over one million records, there are 316 of these ‘impossible’ years of birth, and this is only 0.027% of the index, a reassuring percentage. Especially if you consider that some of those 316 might even be indexed right.

So all in all we are very satisfied with the development and results of VeleHanden so far. Of course, there are still points of improvement and we still learn every day.

Nelleke van Zeeland
Stadsarchief Amsterdam

nvanzeeland@stadsarchief.amsterdam.nl

 

Ellen Fleurbaay

Stadsarchief Amsterdam

heft 80 - 01-2014 - seiten001-068.inddDieser Beitrag ist ebenfalls inder aktuellen Archivpflege, Heft 80 abgedruckt.

Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

Mit dem Ratsbeschluss ab 2015 ( also schon bald) rein elektronisch zu archivieren, hat sich die Stadt Amsterdam hohe Ziele gesetzt. Wie sie diese erreichen will erklärte Pepjin Lucker vom Stadtarchiv Amsterdam beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium in Arnheim im November 2013. Wie gehen unsere niederländischen Nachbarn die Frage der elektronischen Langzeitarchivierung im kommunalen Bereich an? Können wir von ihnen etwas lernen?

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Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

von Pepijn Lucker

Einleitung[1]

Das Stadsarchief Amsterdam (SAA) ist das historische Dokumentationszentrum der Stadt Amsterdam mit ungefähr 49 Kilometern Archivgut, einer historisch-topografischen Sammlung mit Millionen Karten, Zeichnungen und Bildnissen, einer Bibliothek sowie umfangreichen Ton-, Film- und Fotoarchiven. Wir bewahren die Bestände und Sammlungen der gemeindlichen Behörden und der Betriebe, die etwas mit Amsterdam zu tun haben sowie Archivgut aus privaten Quellen („particuliere instellingen“). Jährlich wachsen die Archive und Sammlungen um einige Hunderte von Metern. Wir machen die Bestände zugänglich, sodass jeder die Dokumente nachschlagen kann, im Studiensaal oder online auf unserer Homepage. Jährlich empfangen wir mehr als 100.000 Besucher in unserem monumentalen Gebäude “De Bazel” im Zentrum von Amsterdam. Die Website des Stadsarchiefs (http://stadsarchief.amsterdam.nl/) hat jährlich ca. 700.000 einzelne Besucher. Kenntnisse über der Stadt Amsterdam, die in den Archiven zu finden ist, veröffentlichen wir in Publikationen, Ausstellungen und allerlei Veranstaltungen.

Das Stadsarchief hat auch die Aufsicht darüber, wie die Teilgemeinden und die Dienste der Gemeinde Amsterdam mit ihren Archiven umgehen. Wir überwachen, dass die Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen, rechtzeitig an das Stadsarchief abgegeben und die übrigen vernichtet werden. Wenn erwünscht, helfen wir dabei ein wenig oder empfehlen die richtige Vorgehensweise. So bleiben die für die Geschichte der Stadt wichtigen Dokumente aufbewahrt. Das SAA hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das heute geschaffene Kulturgut für zukünftige Generationen aufbewahrt wird. Ein gut funktionierendes Archiv ist essentiell für die demokratische Verantwortung der gemeindlichen Behörden. Archive kommen nur zu Geltung, wenn sie durch Amsterdamer weltweit benutzt und gesehen werden.

Zielsetzung für 2014

Das SAA hat im Jahresplan 2014 einige Ziele im Bereich der digitalen Archivierung aufgenommen: [2]

  • Dauerhafter Zugang zu digitaler Information fängt an mit digitaler Archivierung von Information an der Quelle, in den Arbeitsprozessen der gemeindlichen Dienste und Teilgemeinden. In der heutigen Hybridsituation gibt es bei den Diensten und Teilgemeinden sowohl Archivierung auf Papier als auch digitale Archivierung, und manchmal bleibt unklar, welche Dokumente führend sind. Daraus entstehen eine ungewisse Situation bei der Rechtsprechung und ein großes Problem, wenn Archive an das SAA übergeben werden. Die Kosten, die entstehen, um ein Archiv nachträglich in Ordnung zu bringen, sind hoch. Auf Initiative des Stadsarchiefs hat der Gemeindevorstand[3] daher entschieden, dass vom 1. Januar 2015 an alle Dienste und Teilgemeinden nur noch ausschließlich auf digitale Weise archivieren dürfen. Dazu hat der Gemeindevorstand den Direktor des Stadsarchiefs beauftragt, zusammen mit dem CIO[4] ein Programm „Digital Archivieren 2015“ zu starten. Dieses Programm wird die Wende zur digitalen Archivierung ermöglichen, unter anderem durch die Feststellung einer Sichtweise, (ergänzender) Politik, Grundlinien bei Diensten, Empfehlungen, Liefern von Sachkenntnis durch ein ambulantes Expertenteam.
  • Das Stadsarchief hat zum Ziel, alle Organisationen der Gemeinde Amsterdam an das eigene e-Depot anzuschließen. Das sogenannte Ambtelijk Team (AT)[5] hat am 21. März 2013 das Stadsarchief beauftragt, bei einigen Diensten und Teilgemeinden Pilotprojekte zu starten, um die Eignung des e-Depots als allgemeine Einrichtung für die Archivverwaltung der ganzen Stadt festzustellen. Parallel wird zusammen mit […] dem CIO-Amt die Architektur des e-Depot als allgemeine Einrichtung ausgearbeitet. Die Pilotprojekte werden ausgeführt unter der Regie des Programms „Digital Archivieren 2015“. In die Pilotprojekte werden Systeme von Diensten und Teilgemeinden mittels eines sogenannten Tenantsmodells  oder Mandantenmodells[6] mit dem e-Depot verbunden.

Auf Grund der Ergebnisse der Pilotprojekte werden Projekte für die Verwaltung und Weiterentwicklung des e-Depots gestartet. In einer sogenannten Domainarchitektur (Teil des Pilotauftrags) werden diese Projekte dargestellt.

Programm “Digital Archivieren 2015”

Durch die digitalen Entwicklungen ist in der ganzen Stadt Amsterdam eine Hybridsituation entstanden: Information wird teilweise analog und teilweise digital archiviert, mit Lücken und mit Überschneidungen. Gleichzeitig ist der Status (mit Einnahme der Rechtsgültigkeit) der Information teilweise unbestimmt. Dies ergibt ein unvollkommenes, schlecht oder nicht zu verwaltendes Archiv. Diese Hybridsituation ist brenzlig im Hinblick darauf, dass die Gemeinde Amsterdam für die Ausführung der primären und unterstützenden Prozesse über die richtige, vollständige und aktuelle Information verfügen muss, um die eigene Rechtslage und die Rechtslage anderer zu kennen, um Verantwortung übernehmen zu können und letztendlich als Quelle zur Erforschung der Vergangenheit. Eine mangelhafte Archivverwaltung trägt das Risiko von (frühzeitigem) Verlust von Information. Wenn ein Organisationsteil nicht oder nicht schnell genug über die richtige und vollständige Information mit einem klaren Status verfügt, kann dies unerwünschte Folgen finanzieller, publizistischer oder  juristischer Art haben.

Um die Hybridsituation zu beenden, hat sich der Gemeindevorstand entschlossen, eine eindeutige Methode des Archivierens vorzugeben: Originale, authentische Information wird nur noch in digitaler Form archiviert. Darüber hinaus sind die Kosten einer eindeutigen, nur noch digitalen Archivierung niedriger als diejenigen, die in der heutigen Hybridsituation anfallen.[7] Bei vielen Stellen der Stadt sind allerdings zurzeit die technischen Einrichtungen, um Information digital archivieren zu können, und die Organisation der digitalen Archivierung innerhalb der primären und unterstützenden Prozesse noch nicht ausreichend vorhanden. Das Programm soll Unterstützung leisten, um dies ‘in den Griff zu bekommen’.[8]

Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen [der Gemeinde Amsterdam] hat am 8. Januar 2013 deswegen die folgenden drei Beschlüsse gefasst:

  1. Alle Organisationsteile archivieren ihre originalen Archivunterlagen in authentischer digitaler Form vom Zieldatum 1. Januar  2015 an und wenn möglich sogar früher, soweit sich dies verantworten und realisieren lässt.
  2. Die Zeitspanne bis zum Zieldatum 1. Januar 2015 gilt als eine Übergangsperiode, in der das Ziel darin besteht, dass die Organisationseinheiten im Bereich der Informationsverwaltung in kurzer Zeit Maßnahmen treffen, um dem Beschluss Folge leisten zu können.
  3. Der Direktor des Stadsarchiefs stellt zusammen mit der CIO einen Projektplan für ‘Digital Archivieren‘ auf, der die Operationalisierung von „Digital archivieren“ bei die Organisationseinheiten steuert und begleitet.

Das Programm hat einige Ausgangspunkte formuliert, von dem die wichtigsten hier genannt werden:

  • Alle Information, ungeachtet des Aufbewahrungstermins, wird ausschließlich digital archiviert gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften.
  • Information wird einmalig gespeichert und mehrfach genutzt.
  • Information ist in Prinzip öffentlich. Beim Entwurf und der Einrichtung von Prozessen und beim Start von Projekten wird gleichzeitig die Einrichtung des digitalen Archivs mitberücksichtigt.
  • Der handelnde Mitarbeiter ist verantwortlich für den Inhalt der Akten und für das ordnungsgemäße Einordnen von Dokumenten in die Akten: derjenige, der Information generiert, archiviert.
  • Das Tor für Papier schließt sich in 2015. Dokumente und Informationen, die ab 2015 empfangen und generiert sind, werden bei der Übertragung ausschließlich noch in digitaler Form vom Stadsarchief akzeptiert.

Diese Ausgangspunkte sind der Leitfaden bei der Einrichtung und Verwaltung von digitaler Information.[9]

Die Einführung von digitalem Archivieren ist erstens eine Veränderungsaufgabe. Von einer in der Praxis entstandenen Hybridarchivierung stellen wir um auf ein digitales Archiv, gemäß dem Beschluss des Kollegiums. Dies beinhaltet, dass alle Organisationen das analoge Archivieren abbauen und beenden.

An dem Grundsatz, welche Information aufbewahrt wird und wie lange, ändert sich nichts. Mit anderen Worten: Der Inhalt der Archive ändert sich nicht. Außerdem bleibt jede Organisationseinheit verantwortlich für die Information, bis diese an das Stadsarchief übergeben wird, gemäß den heutigen gesetzlichen Regelungen nach maximal 20 Jahren.

Der Methode, wie die Information aufbewahrt wird, zu denken ist an Grundsätze, Maßnahmen, Regeln, Rollen und Verwaltung, ändert sich dagegen schon. Dies hat Konsequenzen sowohl für die Arbeitsweise aller Mitarbeiter („derjenige der Information generiert, archiviert“), als auch für die Professionals.

Neben der Veränderungsaufgabe gibt es aber auch eine Entwicklungsaufgabe. Die benötigten Grundsätze, Regeln, Maßnahmen, Rollen und Verwaltung bei der digitalen Archivierung sind nur teilweise entwickelt und nur in eingeschränkter Maße implementiert. Das Programm Digital Archivieren wird die benötigte Grundsätze, Arbeitsweisen, Vorkehrungen und Instrumente entwickeln. Durch dieses Programm können wir arbeiten gemäß dem Prinzip: nur einmal das Rad erfinden und generisch entwickeln, was generisch entwickelt werden kann. [10]

Das Programm besteht aus einer Anzahl von Projekten, die in drei Gruppen zu gliedern sind:

  • Entwickeln von Grundsätzen und Archivierungsprozessen, Professionalisierung des Personals
  • Einrichten der allgemeine Einrichtung e-Depot
  • Beratung von Diensten und Teilgemeinden durch das Expertenteam und das Teilen von Kenntnissen auf der Kenntnisplattform und in Toolkits

 

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Abb. 1: Programm Digital Archivieren 2015 e-Depot

 

 

 

In der täglichen Praxis werden oft die Begriffe dynamische, semi-statische und statische Information verwendet. Dynamische Information ist die Information, die zustande kommt in Angelegenheiten, die behandelt werden (in process): eine Akte wird eröffnet und die beigefügten Dokumenten werden viel genutzt und bearbeitet. Semi-statische Information ist die Information über Angelegenheiten, die bereits nicht mehr in Bearbeitung sind (out of process): Die Akte ist geschlossen, wird aber als Referenz gelegentlich noch befragt. Die semi-statische Phase ist grundsächlich eine Wartephase. Information kommt in Betracht für dauernde Aufbewahrung oder für die Vernichtung auf Termin. Welche Information permanent aufbewahrt und was vernichtet werden muss, ist in Gesetzen und Vorschriften festgelegt. Der Begriff statische Information entspricht dem Begriff ‘übertragene’ Information: Die Akte wird (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht. Der Lebenslauf von Informationsobjekten besteht daher aus drei aufeinanderfolgenden Phasen (siehe Bild 2):

 

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Abb. 2: Lebenszyklus von Informationsobjekten

 

 

 

 

 

 

 

Traditionell umfassen die Archive die in die statische Phase zu übertragenden  papierenen Dokumente, die in den physischen Depots des Stadsarchiefs aufbewahrt werden. Durch die schnell zugenommene Digitalisierung findet aber eine fundamentale Änderung statt. Dokumente sind heute vielfach digital born und alte papierene Akten werden in einem hohen Tempo digitalisiert. Die Prozesse innerhalb der Organisationsteile werden in stets höherem Maße digital ausgeführt und die Information digital archiviert. Letztendlich wird das Papier immer mehr verschwinden, und es wird fast ausschließlich auf digitale Weise gearbeitet.

Seit 2008 hat das Stadsarchief deswegen ein e-Depot entwickelt, auch digital Depot genannt. Ein e-Depot enthält aus unserer Sicht viel mehr als nur Technik. Ein e-Depot ist eine Einheit von Hardware (apparatuur), Software (programmatuur), Verfahren, Methoden, Wissen und Fertigkeiten, mit der Ingest, Verwaltung, Konservierung und das Verfügbarmachen von digitalen Objekten und Metadaten dauerhaft garantiert werden kann. Durch die sogenannte Archiefbank und Beeldbank (die Beratungsumgebung) auf der Website des Stadsarchiefs werden die Metadaten und Informationsobjekten dem großen Publikum zur Verfügung gestellt.

Das e-Depot ist von der Archivinspektion der Provinz Noord-Holland auf Grundlage der sogenannte ED3[11] Forderungen, eine NEN ISO Norm, auf Gediegenheit geprüft worden, und 2012 wurde dieses Audit mit gutem Erfolg abgeschlossen. Somit hat das Stadsarchief Amsterdam das erste genehmigte e-Depot in den Niederlanden.[12]

Das Stadsarchief wird in den kommenden Jahren das e-Depot als einen essentiellen Bestandteil und Standardbaustein der gemeindlichen Informationsarchitektur weiterentwickeln. Der Ausgangspunkt ist dabei, Informationsobjekten aus den gemeindlichen Informationssystemen so früh wie möglich, schon vor der formellen Übertragung an das Stadsarchief, im e-Depot zu speichern, um damit Dauerhaftigkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Mit der weiteren Implementation des e-Depots wird nicht nur alle übertragene, statische digitale Information im e-Depot gespeichert, sondern auch alle noch nicht formell übertragene semi-statische digitale Information. Informationsobjekte werden gleich schon nach dem Abschließen der dynamischen Phase in das e-Depot aufgenommen.

 

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Abb. 3: e-Depot Tenant Beispiel

 

 

Das e-Depot ist durch die Anstrengungen des Stadsarchiefs inzwischen genügend entwickelt, sodass erwogen werden kann, es als allgemeine Einrichtung für die ganze Gemeinde Amsterdam zu etablieren. Letztendlich werden aus Sicht des Stadsarchiefs alle Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Zuerst werden in der ersten Hälfte des Jahres 2014 die Pilotprojekte ausgeführt. Das Ziel der Pilotprojekte ist es, Erfahrungen auf mehrere Ebenen zu machen. Zum Beispiel mit der Technik: verschiedene Arten von Konnektoren auf das Gemeinde-WAN[13] werden ausprobiert. Funktioniert es für die Abnehmer: Können sie die Dateien noch suchen und finden wie gewohnt? Wie steht es mit der Performance? Und mit der benötigten Unterstützung? Und natürlich wollen wir Einsicht bekommen in den Projektkosten (sowohl einmalige wie strukturelle Kosten).

 

Von mehreren Seiten ist Interesse bekundet worden, an den Pilotprojekten zu partizipieren. So hat zum Beispiel die Teilgemeinde Ost unlängst das Bauarchiv, die sogenannten Bouw- en Woningtoezicht Akten (BWT), digitalisiert. Momentan werden die Scans des BWT-Archivs mit einer Applikation (die sogenannte BWT Client) eröffnet. Diese Applikation wurde gebaut zur Verwaltung der Dateien und Kontrolle von Scans während der Scanarbeit. Die Scans sind auf dem Computernetzwerk der Teilgemeinde Ost gespeichert. Dies genügt allerdings nicht den Anforderungen für eine dauerhafte und gewährleistete Speicherung. Mit Hilfe der e-Depots können die Scans sicher und für längere Zeit gespeichert werden. Nach Übertragung ins e-Depot wird der BWT Client nur noch zur Beratung verwendet.[14]

 

Nach dem Anschluss der ersten Gruppe und untermauert mit den Ergebnissen der Pilotprojekte, der Architekturausarbeitung und einem Plan zur Realisation und Implementation wird die Beschlussvorlage, das e-Depot zur allgemeinen Einrichtung zu ernennen, dem Ambtelijk Team zur Entscheidung vorgelegt. Nach einem positiven Beschluss werden die übrigen Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Für das gesamte Ausrollen wird ein Zeitraum von drei bis vier Jahren veranschlagt.

 

 

Pepijn Lucker

Stadsarchief Amsterdam

plucker@stadsarchief.amsterdam.nl

 

[1] Diese Einleitung stammt  größtenteils von der Website des Stadsarchiefs: http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/index.nl.html [Stand: 17.01.2014]

[2] 20120716 Begroting 2014 SAA definitief _VERSIE 2.0, S. 11-12.

[3] Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen („College van B & W“)

[4] Chief information Officer.

[5] Höchstes amtliches Gremium im ICT-Bereich der Gemeinde Amsterdam.

[6] “Als mandantenfähig (auch mandantentauglich) wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und Ähnliches haben.“  Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Mandantenfähigkeit [Stand: 27.01.2014]. Die Dokumente in ein Tenant werden nach maximal 20 Jahre (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht.

[7] Siehe G. Zwagerman / P. Lucker, E-depot SAA als generieke voorziening Concern, Beleidsnotitie, Amsterdam 2013, S. 3 und S. Visser / L. van Delft, Programma Digital Archivieren, Plan van Aanpak, Amsterdam, S. 2.

[8] Siehe Visser/van Delft, Plan van Aanpak (wie Anm. 6), S. 2.

[9] Siehe ebd., S. 2-3.

[10] Siehe ebd, S. 6.

[11] Eisen Duurzaam Digital Depot

[12] Siehe Zwagerman/Lucker, Beleidsnotitie (wie Anm. 6), S. 3.

[13] Wide Area Network

[14] P. Lucker, Pilot E-depot Stadsdeel Oost, Projectvoorstel, Amsterdam 2013, S. 7.

 

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Verbundlösungen für die elektronische Langzeitarchivierung in Deutschland

Archivamt_eLan_1 Wie sieht die Archivierung der Zukunft aus? Was können kleinere Archive im Hinblick auf die Langzeitarchivierung überhaupt leisten? Mit diesen Fragen beschäftigte sich Ulrich Fischer vom Historischen Archiv der Stadt Köln in seinem Beitrag zum Deutsch-Niederländischen-Archivsymposium 2013 in Arnheim. Abgedruckt ist dieser Artikel ebenfalls in der aktuellen Archivpflege.

Gemeinsame Lösungen für ein gemeinsames Problem. Verbundlösungen für die elektronische Langzeitarchivierung in Deutschland

von Ulrich Fischer

Arbeiten im Verbund, vernetzte Entwicklung, Kooperationsprojekte, abgestimmte Strategien, Bündelung von Aufgaben und Ressourcen und gespeicherte und über das Netz jederzeit verfügbare Daten in der „Cloud“: Das klingt modern und schlank, effizient und innovativ.

Kein Zweifel, Verbundlösungen haben Konjunktur. Dies gilt nicht nur, aber gerade für die Arbeit mit digitalen Systemen, die sich dank weitgehender Vernetzung trefflich ortsungebunden, aber gemeinsam erledigen lässt.

Und in der Tat, die Vorteile solcher Verbundlösungen, im Sinne gemeinsam genutzter Systeme sind schlagend: Mehrfachinvestitionen bei der Entwicklung werden vermieden, stattdessen Synergien und Skalenerträge im Betrieb generiert, durch Systemvereinheitlichung Einarbeitungs- und Schulungskosten reduziert sowie schließlich die Systeme durch Standardisierung im Sinne von Open Government für für Quellsysteme und Nachnutzung der Daten geöffnet. Wer möchte bei solchen Aussichten abseits stehen?

Entsprechend groß ist die Nachfrage nach Verbundlösungen, gerade für die komplexe Materie der elektronischen Archivierung und gerade in einem Bundesland wie Nordrhein-Westfalen, in dem sich eine Vielzahl von mittleren und kleineren Archiven verschiedener Sparten mit der Notwendigkeit konfrontiert sieht, ein digitales Archiv zu betreiben. Betrachtet man das weitere Bundesgebiet, so finden sich durchaus einige Archive mit eigenen Lösungen, etwa das Bundesarchiv oder das Brandenburgische Landeshauptarchiv.[1] Fairerweise ist allerdings zu konstatieren, dass es sich bei den Genannten um Pioniere in der elektronischen Archivierung handelt, also Archive, die im Sinne der Diffusionsforschung als „innovators“ zu fassen sind.[2] Und ebenso muss festgehalten werden, dass etwa das Bundesarchiv nicht nur früh ein eigenes System entwickelte, sondern für dieses auch Rahmenbedingungen und Anforderungen gelten, die von weiter verbreiteten elektronischen Archiven nicht notwendigerweise erfüllt werden müssen.[3]

Fakt ist aber heute: Diese Einzellösungen sind mittlerweile in der Minderzahl. Auch die anderen „Innovator“-Archive haben sich Verbundlösungen gegenüber geöffnet bzw. solche aktiv initiiert. Es kann daher nicht überraschen, dass Archive, die nun nach Lösungen zur digitalen Archivierung suchen, sich in erster Linie einem Verbund anschließen wollen. Dies geht so weit, dass die Marktsituation in Deutschland nunmehr als ein Verdrängungswettbewerb unter einer ziemlich überschaubaren Anzahl verschiedener (Verbund-)Lösungen verstanden werden kann. Diese werden mit knappen Akronymen vertrieben und erwecken bisweilen den Eindruck, sie seien schon „out of the box“ erhältlich.[4] Vollständige Neuentwicklungen finden meines Wissens gegenwärtig nicht mehr statt.

Verbundlösungen sind also gefragt bei denen, die sich nun dem Problem der elektronischen Langzeitarchivierung stellen. Dies ist nachvollziehbar, denn die Alternative wäre eine vollständige Neuentwicklung. Diese allerdings ist aufgrund der vorhandenen Vorarbeiten weder erforderlich noch wirtschaftlich, würde doch allein der Aufbau des erforderlichen Know-hows und die Suche nach einem versierten IT-Partner beträchtliche Personalressourcen beanspruchen.

Dennoch werden oft vorschnell umfassende Vorteile einer Verbundlösung ins Feld geführt: So sei eine Verbundlösung durch die (Nach-)Nutzung bestehender Systeme sehr kostengünstig. Dies ist allerdings mitnichten der Fall, denn letztlich gilt für den Speicherbedarf das Gleiche wie für ein analoges Magazin, und für die softwareseitige Technik das Gleiche wie für jedes Fachverfahren: Langzeitarchivierung ist in jedem Fall kostenintensiv – und das um so mehr, wenn man die erforderlichen Personalressourcen, Wartungs- und ggf. Beratungskosten sowie den in jedem Fall auftretenden Schulungsbedarf für die Mitarbeiter mit einkalkuliert. Denn selbst wenn der Entwicklungsaufwand für ein Archivsystem im Rahmen eines Verbundes nicht mehr geleistet werden muss, werden dennoch an verschiedenen Stellen Konfigurationen und softwareseitige Umsetzungen fachlicher Entscheidungen erforderlich sein. Dies bedeutet: In einer Verbundlösung kann vielleicht die IT-technische Steuerung zentral erfolgen, die archivische Facharbeit muss aber auch in der digitalen Umgebung durch den (eingearbeiteten und geschulten) Facharchivar geleistet werden.

Gerade in der Diskussion mit IT-Dienstleistern werden dann die vielen Vorteile des vernetzten Arbeitens in den Vordergrund gestellt: vom ausfallsicheren Miet-Server bis zu „Software as a service“ wird vieles angeboten, was gut klingt und die Arbeit tatsächlich erleichtern kann. Zudem ist bei großen Verbundsystemen oft eine Hochverfügbarkeit und eine redundante Sicherung der Daten einschließlich dezidierter Recovery-Strategien vorgesehen, und auch technische Neuerungen werden vom Servicegeber zentral implementiert. Es ist dabei grundsätzlich zu berücksichtigen, dass „Archivieren“ nach wie vor unterschiedliche Bedeutungen für den IT-Fachmann und den Archivar hat.[5]

Es ist allerdings immer zu berücksichtigen, dass die Nutzung von zentral bereitgestellten Services immer einhergeht mit einem elementaren Verlust von Hoheit über die eigenen Daten. Dies muss kein Ausschlusskriterium sein, erfordert aber vom Archivar kompensierende Maßnahmen. Es ist in diesem Zusammenhang durchaus interessant, den Umgang von Unternehmen mit ihren vitalen Geschäftsdaten zum Vergleich heranzuziehen. Lagern viele Unternehmen die für den täglichen Betrieb erforderlichen Daten und auch ihre Anwendungen in die „Cloud“ aus, also auf vernetzte, teilweise anonym betriebene Systeme, so verlässt man sich bei den vitalen Geschäftsdaten oft auf Server und Technik, die der eigenen, exklusiven und physischen Kontrolle unterliegen.

 

Verbünde und Kooperationen in der elektronischen Langzeitarchivierung: Versuch einer Typologie 

Insgesamt ist aber, bei all diesen Einschränkungen, die Einrichtung und der Betrieb eines elektronischen Langzeitarchivs im Verbund für die allermeisten Archive alternativlos. Verbund muss dabei aber nicht gleich Verbund sein. Ich sehe gegenwärtig fünf verschiedene Typen von kooperativen Strukturen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung in Deutschland.[6]

 

1. Vollintegrierter Verbund:

Ein solcher Verbund setzt auf eine gemeinsame Speicherlösung, eine gemeinsame Software und eine Entwicklergemeinschaft. Das „Digitale Archiv Nord“ wird nach gegenwärtigem Kenntnisstand ein solcher vollintegrierter Verbund sein und innerhalb eines vollständig gemeinsamen Systems die digitalen Archivdaten für die staatlichen Archive in Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Bremen, Niedersachsen und Schleswig-Holstein verwalten.[7]

 

2. Teilintegrierter Verbundbetrieb

Hier werden unterschiedliche, je Verbundteilnehmer eigene Speicherlösungen mit einem softwareseitig identischen System betrieben; auch eine Entwicklergemeinschaft besteht. Ein Beispiel hierfür ist der DIMAG-Verbund, an dem die staatlichen Archive von Baden-Württemberg, Hessen, Bayern und nun auch das Digitale Archiv Nord teilnehmen.[8]

 

3. Systemnutzerverbund

Ein Systemnutzerverbund kombiniert je Verbundteilnehmer unterschiedliche Speicherlösungen mit einem System, dessen Software durch gemeinsame Kernkomponenten gekennzeichnet ist und gemeinsam weiterentwickelt wird. Diese Form von Verbund ist etwa in der DiPS-Nutzergruppe zu sehen, in der verschiedene Archive die von HP und SER gelieferten Komponenten in unterschiedlichen Formen einsetzen.[9] Es gibt auch einige Abweichungen in den eingesetzten Teilkomponenten, jedoch erlauben die Gemeinsamkeiten, insbesondere das gemeinsame Metadaten-Schema, eine Entwicklergemeinschaft für die Kernmodule der Software.

 

4. Ad-hoc-Entwicklergemeinschaften

Häufig lässt sich beobachten, dass sich etwa zur Realisierung von Schnittstellen für Fachverfahren Kolleginnen und Kollegen aus unterschiedlichen Archiven zusammenfinden. Dies kann auf der Basis bestehender Arbeitskreise geschehen, oder sich spontan aus der Wahrnehmung einer gemeinsamen Aufgabe ergeben. Ein Beispiel für eine solche Entwicklergemeinschaft für ein Modul zur Fachverfahrensanbindung ist der Arbeitskreis ostwestfälischer Archivare und IT-Dienstleister, der gemeinsam die Definition und Umsetzung des Moduls „Archivo“ in Auftrag gab. Über dieses Modul ist es möglich, Einwohnermeldedaten so zu erhalten, dass nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen vollständige Datensätze an die elektronischen Langzeitarchive übergeben werden können.[10]

 

5. Fachliche Austauschforen

Schon lange bestehen zudem auf nationaler, regionaler und teilweise lokaler Ebene Foren, Arbeitskreise und Kompetenznetzwerke, in denen sich Fachleute zu Fragen der elektronischen Archivierung austauschen können. Bisweilen werden Handreichungen oder Publikationen erstellt; NESTOR als größtes, spartenübergreifendes Netzwerk arbeitet gar an einem Zertifizierungsprojekt.[11] Seit 1997 tagt zudem jährlich der offene Arbeitskreis „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS).[12] Hier wurden immer wieder für das Bundesgebiet und die Schweiz zentrale Themen aus der Praxis aufgeworfen und sehr offen diskutiert. Es ist eine spannende Frage, inwieweit die zunehmende, auch wirtschaftliche Konkurrenzsituation unterschiedlicher Systeme zur Langzeitarchivierung diese offen geführten Fachdiskussionen in Gremien wie dem AK AUdS einschränken wird.

 

Betrieb eines elektronischen Archivs im Verbund: Rechtslage

Eine wichtige Frage, die es zu klären gilt, bevor ein Archiv einem Verbundsystem zur elektronischen Langzeitarchivierung beitreten kann, ist die der Rechtslage. Diese ist insbesondere dann in den Blick zu nehmen, wenn das Archiv seine Daten nicht ausschließlich auf eigener Infrastruktur verarbeitet und speichert.[13]

Betrachten wir also einen hypothetischen Verbund von Archiven, die eine gemeinsame Infrastruktur nutzen, die von einer Organisation bereitgestellt wird. Auf den ersten Blick will es scheinen, als habe das NW Archivgesetz in §10 Abs. 2 für genau diesen Fall für kommunale Archive eine belastbare Regelung geschaffen. Schließlich billigt man Kommunen zu, die Aufgabe der Archivierung auch durch „Übertragung auf eine für Archivierungszwecke geschaffene Gemeinschaftseinrichtung“ zu erfüllen. Tatsächlich aber, das erweist ein Blick in die Begründung zur Neufassung des nordrhein-westfälischen Archivgesetzes von 2010, hat der Gesetzgeber bei einer solchen „Gemeinschaftseinrichtung“ an ein gemeinsames Archiv mehrerer Kommunen gedacht – oder an die archivische Betreuung von Gemeinden etwa durch das zuständige Kreisarchiv.[14] Die Auslagerung bestimmter, durch ihre Materialität gekennzeichneter Bestandsteile in  ein im Verbund betriebenes elektronisches Langzeitarchiv standen hingegen deutlich nicht im Fokus des Gesetzgebers. Insbesondere ist explizit die Übernahme von kommunalen Archivaufgaben durch staatliche Stellen ausgeschlossen.[15]

Wenn nun zumindest für Nordrhein-Westfalen das Archivgesetz selbst keine Handhabe für eine Übergabe von Archivdaten an den Betreiber einer Verbundeinrichtung zur elektronischen Archivierung bietet, so erscheint dies dennoch keinesfalls ausgeschlossen. Hilfreich ist hier ein Blick auf die bisherige Praxis mit analogem Archivgut. Denn wenn das Archivgesetz die digitale Überlieferung der papiernen gleichstellt, dann sollte auch ein digitales Magazin analog zu einem Archivgebäude betrieben werden können.[16] Und wie es ohne Zweifel möglich ist, analoges Archivgut in einem angemieteten Gebäude unterzubringen (vorausgesetzt der Mietvertrag und das Gebäude selbst erfüllen die Anforderungen an eine vertrauenswürdige und fachlich adäquate Unterbringung des Materials), spricht nichts dagegen, digitales Archivgut einer bei einem Dritten betriebenen fachlich adäquaten Verbundlösung zu archivieren. Allerdings muss das abgebende Archiv beachten, dass es sich in einem solchen Fall um Datenverarbeitung im Auftrag handelt.

Im Zuge des Outsourcings des Betriebs von Verfahren der Datenverarbeitung auf Rechenzentren und andere Dienstleister hat sich die Datenverarbeitung im Auftrag zu einem Rechtsterminus entwickelt, der den Auftragnehmer datenschutzrechtlich absichert.[17] Datenverarbeitung im Auftrag setzt einen schriftlichen Vertrag voraus, in welchem Datenschutz- und Sicherheitsstandards festgeschrieben werden. Die Kontrolle der Einhaltung dieser Standards durch den beauftragten Dienstleister obliegt dem Auftraggeber.[18]

Archivdaten, die einem Dienstleister zur Übernahme in ein bei ihm betriebenes Langzeitarchiv übergeben werden, enthalten grundsätzlich personenbezogene Daten. Damit ist der Auftraggeber für die Auswahl eines geeigneten Dienstleisters für die Datenverarbeitung im Auftrag voll verantwortlich und hat zudem mit diesem einen Vertrag zu schließen, der insgesamt zehn Punkte abdecken muss.[19]

Diese Punkte schließen fachlich komplexe Anforderungen mit ein: So muss der Auftraggeber (also der beauftragende Archivar!) unter anderem „technisch-organisatorische Maßnahmen“ vorgeben, gemäß derer die ordnungsgemäße Datenverarbeitung im Auftrag erfolgen kann. Er selbst muss die Formen seiner Kontrolle und die dazu erforderlichen Mitwirkungspflichten seines Dienstleisters definieren, ebenso wie die Weisungsbefugnisse, die er sich selbst gegenüber einem Auftragnehmer vorbehält.[20] Im Falle besonders geschützter Daten ist wiederum der Auftraggeber dafür verantwortlich, dass hier ein darauf abgestimmtes höheres Schutzniveau beim Dienstleister sichergestellt ist.

All dies ist machbar, keine Frage. Und ein Dienstleister, der eine Archivlösung im Verbund anbietet, wird im Zweifel auch brauchbare Vorschläge für einen solchen Vertrag zur Datenverarbeitung im Auftrag vorlegen können. Aber: Der Archivar, der seine Daten in ein solches Langzeitarchiv abgibt, bleibt verantwortlich für den Schutz dieser Daten. Sollte es zu Datenverlust oder gar Datenmissbrauch kommen, hat der Archivar als Auftraggeber nachzuweisen, dass er in allen Dingen auf einem adäquaten Schutz- und Sicherheitsniveau für die von ihm eingelieferten Daten bestanden hat, ja, er muss sogar schriftlich belegen können, dass er sich regelmäßig und auf hohem fachlichen Niveau vom ordnungsgemäßen Betrieb beim Auftragnehmer überzeugt hat.[21]

Es bleibt festzuhalten: Mit dem Beitritt zu einer Verbundlösung für die digitale Archivierung hat der Archivar mitnichten eine einfache Lösung für ein komplexes Problem gefunden. Er ist im Gegenteil in der Pflicht, den Prozess der elektronischen Archivierung seiner Daten von Anfang an und immer weiter auf hohem fachlichem Niveau intensiv zu begleiten. Dies gilt um so mehr, als er sich für die Archivierung der Mitarbeit Dritter bedienen muss, und keinerlei physische Kontrolle über die ihm anvertrauten Daten hat.

Betrieb eines elektronischen Archivs im Verbund: Mandantenfähigkeit

Vielleicht die entscheidende Vorgabe für die Einrichtung von Verbundlösungen zur digitalen Archivierung ist die Mandantenfähigkeit solcher Systeme. Die Abgabe von digitalem Archivgut in ein elektronisches Verbundarchiv kann nur geschehen, wenn dieses nachgewiesen mandantenfähig ist, d.h. es erlaubt auf einem System (Software und techn. Infrastruktur) die Nutzung durch komplett voneinander separierte Nutzer.

Die Ständige Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder hat dazu 2012 eine „Orientierungshilfe“ vorgelegt, in der der Begriff genauer definiert wird.[22] Praktisch wird verlangt, dass es zwischen Mandanten (also hier etwa verschiedenen Archiven) keine gemeinsamen Daten und keinen gegenseitigen Einblick in die jeweiligen Daten geben kann. Je Mandant müssen eigene Zugriffsberechtigungen, Verarbeitungsfunktionen und Konfigurationseinstellungen vorgehalten werden. Dies alles läuft darauf hinaus, dass „[die] Datenverarbeitung dabei zwingend durch technische Maßnahmen getrennt erfolgen [muss].“[23]

Auch hier gilt, dass ein Auftraggeber kontrollieren muss, ob ein Dienstleister die Vorgaben der Mandantenfähigkeit im jeweils vorgeschriebenen Maße erfüllt. Dazu muss in fünf Kategorien geprüft werden:

  • Sind alle rechtlichen Grundlagen (gemäß der jeweils betroffenen Gesetze und Normen) erfüllt?
  • Ist die Übermittlung zwischen Mandanten auf das Zulässige beschränkt?
  • Wirken sich Maßnahmen der Datenverarbeitung auf die Daten des betreffenden Mandanten aus – und nur auf diese (Abgeschlossenheit der Transaktionen innerhalb des Mandanten)?
  • Werden Konfigurationen (vor allem Zugriffsberechtigungen) ausschließlich mandantenabhängig gehandhabt und adäquat protokolliert?
  • Mandantenübergreifende Verwaltung (also Systembetrieb durch den Dienstleister) darf keine Möglichkeit zur Veränderung der eingelieferten Daten haben.

Auch diese Fragen erfordern eine detaillierte Einarbeitung des einzelnen Archivars in die Technik eines elektronischen Verbundarchivs. Auch mit Blick auf die Mandantenfähigkeit gilt: Der Archivar als Nutzer darf sich nicht auf die Kompetenz des betreibenden Dienstleisters verlassen, sondern er muss selbst in der Lage sein, das ihm angebotene IT-System insoweit zu verstehen und zu beurteilen, dass er seiner rechtlichen Verantwortung für seine Daten nachkommen kann.

 

Verbundlösungen in NRW: Welche Angebote gibt es?

Noch ein weiterer Aspekt ist zu beachten. Schon jetzt sind unterschiedliche Systeme verfügbar, die als Verbundlösung betrieben werden können. So können über T-Systems und Scope (Sachsen) oder das Konsortium HP/SER (Bundesarchiv, Landesarchive NRW und Rheinland-Pfalz, Landschaftsverband Westfalen-Lippe, Stadtarchive Stuttgart und Köln) Langzeitarchivlösungen eingekauft werden – oder man kann in Form einer Verwaltungskooperation der DIMAG-Partnerschaft beitreten.[24]

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Über unsere Lösung beim LWL haben wir uns sehr gefreut, vgl. den entsprechenden Artikel im Blog

 

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In Nordrhein-Westfalen mit seiner Vielzahl an kleineren und mittleren Archiven ist die Situation noch einmal anders. Hier hatte das Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport (MFKJKS) 2010 das Projekt Digitales Archiv NRW (DA NRW) aufgelegt, durch das Archiv-, aber auch Bibliotheks- und Museumsdaten gemeinsam langzeitarchiviert und in einem Landesportal präsentiert werden sollten. Im Zuge dieses Projektes wurde am Institut für Historisch-kulturwissenschaftliche Informationsverarbeitung der Universität zu Köln ein Softwaresystem entwickelt, dass die Archivierung von Daten spartenübergreifend ermöglichen soll (sog. DA-NRW-Suite, DNS).[25] Im Rahmen einer Initiative der Kommunalen Spitzenverbände wurde vereinbart, das DA NRW zu einem Lösungsverbund weiterzuentwickeln, in den auch die nordrhein-westfälischen Nutzer des mittlerweile als Digital Preservation Solution (DiPS) bezeichneten HP/SER-Systems einbezogen werden sollen. Dies betrifft vor allem die beiden DiPS-Anwender Stadt Köln und LWL-Archivamt für Westfalen, die sich inzwischen zu einer engeren Kooperation zusammengeschlossen hatten, mit dem Ziel, ihre Lösung über den Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister in NRW (KDN) den Kommunalarchiven anzubieten.[26] Es wird angestrebt, beide Systeme im Rahmen des Lösungverbundes DA NRW insofern interoperabel zu halten, dass zumindest die Speicherknoten wechselseitig genutzt werden können. Dafür müssen die jeweils erzeugten Archivinformationspakete (AIPs) untereinander ausgetauscht werden können. Gegenwärtig erarbeitet der Lenkungskreis des DA NRW Szenarien, wie die Systeme in NRW betrieben und über die Geschäftsstelle des DA NRW nachnutzbar gemacht werden können.

Perspektivisch stellt sich damit für den Archivar in Nordrhein-Westfalen womöglich eine weitere komplexe Frage: Welches der angebotenen Systeme erfüllt meine Erfordernisse besser? Und nach welchen Kriterien jenseits der zu erwartenden Hochglanzprospekte kann ich das beurteilen? Sicherlich wird hier die zu schaffende Geschäftsstelle ebenso hilfreich sein wie die Archivberatungsstellen in den beiden Landesteilen. Um allerdings zu einer fundierten Einschätzung zu kommen und diese auch bei den eigenen Entscheidern nachdrücklich vertreten zu können, wird auch hier eine tiefe Einarbeitung in die eigenen Anforderungen und die Fähigkeiten der unterschiedlichen Systeme erforderlich sein.

 

Fazit

Die vorangegangenen Überlegungen wirken womöglich desillusionierend. Vielfach erschien bislang die elektronische Langzeitarchivierung im Verbund als eine einfache und kostengünstige Lösung – auch und besonders dort, wo gerade kleinere Archive nicht in ausreichendem Maße über IT-Kompetenz und Hintergrundwissen zum großen Thema elektronische Archivierung verfügen. Vor dem Hintergrund der rechtlichen und technischen Fallstricke einer Verbundlösung ist es also kein Wunder, dass sich große Archive lieber eine eigene technische Infrastruktur für die digitale Archivierung errichten, so ist man womöglich geneigt zu denken.

Für kleine und mittlere Archive zumindest aber sind Verbundlösungen, zumal wenn sie wie in NRW über kommunale Rechenzentren angeboten werden können, alternativlos. Alternativlos ist es aber auch, nicht gedankenlos und mit dem erstbesten Partner in das Abenteuer digitaler Archivierung zu starten. Digitale Archivierung verlangt von denen, die sie betreiben wollen – und müssen, eine gründliche Einarbeitung in die technischen und rechtlichen Grundlagen. Sie verlangt von den Dienstleistern, egal ob privat oder öffentlich, eine genaue Rückkoppelung ihres Angebotes an die Vorgaben aus den einschlägigen Normen und eine enge Zusammenarbeit mit den Fachleuten in den Archiven. Und sie verlangt auch bei Verbundlösungen von den Trägerinstitutionen der Archive die Bereitstellung finanzieller Mittel, um die digitale Überlieferung verlässlich und rechtskonform auf Dauer erhalten zu können.

 

Dr. Ulrich Fischer

Historisches Archiv der Stadt Köln

ulrich.fischer@stadt-koeln.de

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[1]     Vgl. zum Bundesarchiv u.a. Vera Zahnhausen, Das digitale Archiv. Ein aktueller Überblick, in: Mitteilungen aus dem Bundesarchiv, 01/2012, S. 31-35. https://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/abteilungen/abtb/bbea/digitales_archiv_mitteilungen_2012.pdf [Dieser Link wie alle folgenden zuletzt abgerufen am 10.02. 2014]. Zur Architektur beim Brandenburgischen Landeshauptarchiv vgl. Jörg Homberg, Planung, Ausbau und Betrieb des brandenburgischen revisionssicheren digitalen Langzeitarchivs nach OAIS, in: Entwicklung in den Bereichen Records Management / Vorarchiv – Übernahme – Langzeitarchivierung. Dreizehnte Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen” vom 27./28. April 2009, ausgerichtet vom Staatsarchiv St. Gallen, St. Gallen 2009, S. 67-73, unter: http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds/13/_jcr_content/Par/downloadlist_3/DownloadListPar/download.ocFile/Publikation.pdf .

[2]     Vgl. Everett M. Rogers, Diffusion of Innovations, 5. Aufl., New York 2003, hier S. 282f. Seit den ersten Arbeiten zur Einführung von Systemen zur digitalen Archivierung haben inzwischen einige „early adopters“ in der deutschen Archivcommunity nachgelegt; die gegenwärtig zu beobachtende schnelle Verbreitung solcher Systeme gerade unter den größeren und finanzstärkeren staatlichen und kommunalen Archiven weist bereits Züge der dritten Diffusionsphase auf: Die „early majority“ (Rogers) hat das Thema Langzeitarchivierung für sich entdeckt.

[3]     So etwa Fragen des Geheimschutzes von Dokumenten und Vorgängen.

[4]    Vgl. zu Produktlebenszyklen immer noch Raymond Vernon, International Investment and International Trade in the Product Cycle, in: Quarterly Journal of Economics 1966, Mai, S. 191–207.

[5]     Vgl. Katharina Tiemann / Peter Worm, Von der Theorie zur Praxis: Fünf Jahre eAkten in der LWL Verwaltung und ihre Anbindung ans elektronische Langzeitarchiv, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013) S. 11-18, hier S. 12.

[6]     Die im folgenden genannten Beispiele sind nicht erschöpfend.

[7]     Mündl. Auskunft von Paul Flamme, Staatsarchiv der Freien und Hansestadt Hamburg, 16.10.2013. Vgl. nun auch Nicole van de Kamp / Felix Saurbier, Das Digitale Archiv Nord – ein Kooperationsprojekt der norddeutschen Länder, in: Archivjournal. Neuigkeiten aus dem Staatsarchiv Hamburg 01/2014, S. 7.

[8]     Jede der genannten staatlichen Archivverwaltungen unterhält ein jeweils eigenes „Digitales Magazin“, vgl. etwa aus Anlass des Beitritts Bayerns zur Entwicklergemeinschaft Sigrid Schieber, Gemeinsame Lösungen für gemeinsame Aufgaben bei der Archivierung digitaler Unterlagen. Das Duo wird zum Trio: die Bayerischen Staatsarchive treten der DIMAG-Entwicklergemeinschaft bei, in: Archivnachrichten aus Hessen 12 (2012), Heft 1, S. 63. Zum System vgl. überblicksweise Christian Keitel, Rolf Lang, DIMAG und IngestList. Übernahme, Archivierung und Nutzung von digitalen Unterlagen im Landesarchiv Baden-Württemberg, in: Archivische Informationssysteme in der digitalen Welt. Aktuelle Entwicklungen und Perspektiven, hg. v. Gerald Maier, Stuttgart 2010, S. 53-63.

[9]     Vgl. Manfred Huppertz, Besser im Verbund – Kooperationen im Bereich der elektronischen Langzeitarchivierung, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 19-21, hier: S. 20.

[10]   Vgl. dazu Eckhard Möller, Heiner Jostkleigrewe, Archivo – dem kollektiven Gedächtnisschwund im Meldeamt vorbeugen, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 79 (2013), S. 5-10.

[11]   Zu Nestor vgl. die umfassende Dokumentation unter www.langzeitarchivierung.de. Zum Stand der Zertifizierungsarbeiten vgl. den NESTOR-Jahresbericht unter http://files.dnb.de/nestor/berichte/nestor_bericht_2013.pdf, S. 3.

[12]   Die Tagungsberichte des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) sind hinterlegt unter http://www.staatsarchiv.sg.ch/home/auds.html.

[13]   „Eigene“ Infrastruktur schließt hierbei die durch die Trägerinstitution bereitgestellte IT-Infrastruktur mit ein. Für das Historische Archiv der Stadt Köln ist mithin die Nutzung der durch das Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln bereitgestellten Infrastruktur unkritisch.

[14]   Vgl. dazu Landtagsdrucksache 14/10028 mit der Begründung zum NW ArchivG von 2010, http://www.landtag.nrw.de/portal/WWW/dokumentenarchiv/Dokument/MMD14-10028.pdf, hier bes. S. 20.

[15]   Vgl. Mark Steinert, Das neue Archivgesetz des Landes Nordrhein-Westfalen. Regelungen für kommunale Archive, in: Archivpflege in Westfalen-Lippe 73 (2010), S. 44-52, hier S. 47. Dennoch wird derzeit im Rahmen des beim Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport des Landes Nordrhein-Westfalen (MFKJKS)  koordinierten Projektes „Digitales Archiv NRW“ die Anwendbarkeit dieses Passus auf eine gemeinsame staatliche und kommunale Langzeitarchivlösung noch einmal überprüft.

[16]   ArchivG NW §2 Abs. 1.

[17]   Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der Fassung vom 14.1.2003, zuletzt geändert am 14.08.2009 §11.

[18]   BDSG §11 Abs. 1 i. V. m. Abs. 3.

[19]   BDSG §11 Abs. 2; ebenso X. Buch Sozialgesetz §80.

[20]   Eine Checkliste der zu regelnden Aspekte findet sich etwa unter http://www.bfdi.bund.de/bfdi_wiki/index.php/Checkliste_Datenverarbeitung_im_Auftrag.

[21]   BDSG §11 Abs. 3: „Der Auftraggeber hat sich vor Beginn der Datenverarbeitung und sodann regelmäßig von der Einhaltung der beim Auftragnehmer getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu überzeugen. Das Ergebnis ist zu dokumentieren.“

[22]   Ständige Konferenz der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder, Technische und organisatorische Anforderungen an die Trennung von automatisierten Verfahren bei der Benutzung einer gemeinsamen IT-Infrastruktur – Orientierungshilfe Mandantenfähigkeit –, Version 1.0 vom 11.10.2012, unter: http://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/wp-content/uploads/2013/04/Mandantenf%C3%A4higkeit.pdf.

[23]   Orientierungshilfe Mandantenfähigkeit, S. 2.

[24]   Vgl. dazu und zu den verschiedenen Formen einer solchen Partnerschaft http://files.dnb.de/nestor/veranstaltungen/Praktikertag2013/2013-06-dimag-keitel.pdf.

[25]   Vgl. dazu Sebastian Cuy u.a., DA-NRW: Eine verteilte Architektur für die digitale Langzeitarchivierung, Köln 2013, unter: http://www.danrw.de/wp-content/uploads/LNI-GI_LZA_2013-DANRW.pdf sowie Manfred Thaller (Hg.), Das Digitale Archiv NRW in der Praxis. Eine Softwarelösung zur digitalen Langzeitarchivierung, Hamburg 2013.

[26]   Vgl. Manfred Huppertz, Besser im Verbund, S. 21.

Digitalisierungsstrategien in Deutschland – Versuch einer Bestandsaufnahme

Dass die einfache und fachfremde Idee “Warum digitalisieren wir nicht alles und werfen den Rest weg?” nicht umsetzbar ist, ist inzwischen jedem klar, der in einem Archiv arbeitet (… oder sollte es zumindest sein). Aber warum gibt es keine zentralen Digitalisierungsstrategien des Bundes wie z.B. in den Niederlanden? Warum dies in Deutschland anders ist und was in Deutschland im Bereich Digitalisierung überhaupt geschieht, ist das Thema des Beitrags von Marcus Stumpf. Der Beitrag beruht auf einem Vortrag beim Deutsch-Niederländischen Archivkolloquium 2013 und ist in der aktuellen Archivpflege 80/2014 abgedruckt.

Digitalisierungsstrategien in Deutschland – Versuch einer Bestandsaufnahme

von Marcus Stumpf

Um es vorweg zu nehmen: Eine nationale Digitalisierungsstrategie gibt es in Deutschland nicht und wird es wohl auch zukünftig aufgrund der föderalistischen Struktur der Bundesrepublik und der Kulturhoheit der Länder kaum geben. Und selbst wenn man regionale und institutionsbezogene Digitalisierungsstrategien in die Betrachtung mit einbezieht, was im Folgenden geschehen soll, fällt die Bestandsaufnahme relativ ernüchternd aus. Die Strategiediskussion ist offenkundig in Deutschland noch nicht so weit vorangeschritten, dass sich daraus ein reicher Fundus an Beispielen ergeben würde.

Bevor nun Ansätze der Strategiediskussion diskutiert werden, soll der internationale und nationale Rahmen kurz in den Blick genommen werden, ohne den die in Deutschland gerade einsetzende Diskussion nicht zu verstehen ist.

Vor einigen Jahren hat die Smithsonian Institution in den USA, die größte Forschungs- und Bildungseinrichtung der Welt, in der allein 18 Museen zusammengefasst sind, unter dem Titel „Inspiring Generations through Knowledge and Discovery – a Smithsonian for the 21st century eine neue Strategie veröffentlicht. Ihre Vision lautet „Sharing our resources with the world“ und daher wird unter den strategischen Zielen auch die Ausweitung des Zugangs (broadening access) durch die Digitalisierung als ein ganz wesentliches Ziel benannt: „Digitizing the collections and making them accessible online are major Institutional priorities“.[1] Zu dieser solchermaßen explizit formulierten Priorität hat das Smithsonian kürzlich ein eigenes Strategiepapier vorgelegt. In diesem beschreibt der Direktor der Smithsonian Institution, G. Wayne Clough, die Ausgangslage: „Today’s digital revolution is providing a dizzying array of tools that offer opportunities for learning institutions all over the world to become more vibrant and accessible. This revolution provides the means to share vital information, enabling people to learn more, shape informed opinions, and make decisions in their daily lives. Suddenly, everybody can have access to information that previously was only available to the experts.” […]

„We at museums, libraries, and archives must ask: How can we prepare ourselves to reach the generation of digital natives who bring a huge appetite — and aptitude for the digital world?”[2]

Bemerkenswert ist – gerade vor dem Hintergrund der archivarischen Diskussion in Deutschland zur Digitalisierung – der große Enthusiasmus von Clough in Bezug auf die erwarteten Effekte einer Ausweitung des Onlinezugangs zu den Museums- und Sammlungsbeständen des Smithsonian. Als Selbstverpflichtung postuliert wird eine Demokratisierung des Zugangs zu den Beständen: „We can help all the people, not just a few of the people, to understand our culture, the cultures of other countries, and life in all its dimensions.”[3] Nicht mehr nur Experten können nun die Bestände nutzen, sondern jedermann; niemand muss mehr zwingend an die Orte reisen, an denen Kulturgut aufbewahrt wird, sondern kann aus der Ferne recherchieren, rezipieren und forschen. Clough sieht sich ferner in der Pflicht, den Rezeptionsgewohnheiten und -erwartungen der ‚Digital natives‘ entgegen zu kommen. Da diese die Angebote des Web 1.0 und des Web 2.0 anders, intensiver und intuitiver nutzen werden als Menschen, die vor der digitalen Revolution zur Welt gekommen sind, müssten auch die digitalen Angebote ausgeweitet und intuitiver nutzbar gemacht werden.[4]

Abb. 1: http://www.si.edu/content/gwc/BestofBothWorldsSmithsonian.pdf (S. 70)
Abb1. Best of Both Worlds: Museums, Libraries, and Archives in a Digital Age

Die Fotomontage aus dem Strategiepapier des Smithsonian veranschaulicht den vielfach zu beobachtenden Wandel der Rezeptionsgewohnheiten im digitalen Zeitalter; – einen Wandel, der für Archive und andere Kulturgut bewahrende Institutionen Konsequenzen nach sich zieht: Klassische Aneignungstechniken wie das geduldige Betrachten, das Speichern im Gedächtnis und das Exzerpieren werden zunehmend ersetzt durch das schnelle Fotografieren oder Kopieren. Man sichert sich Bilder und Texte quasi im Vorbeigehen, um sie jederzeit wieder aufrufen, betrachten und irgendwann später in Ruhe studieren zu können. Aufgrund dieses grundlegenden Wandels ziehen es Archivbenutzerinnen und -benutzer immer öfter vor, Archivgut digital zu benutzen. Eine wachsende Benutzergruppe nutzt aus Kostengründen nur noch aus der Ferne, indem sie nach Onlinerecherche und E-Mailauskunft Scans ordert. Im Lesesaal sinkt zunehmend die Verweildauer der Nutzenden, weil diese sich zwar die Originale vorlegen lassen, aber dann ohne tiefere Befassung und Lektüre direkt zur Digitalkamera greifen oder Scans bestellen. Diese Entwicklung ist natürlich nicht neu, wird sich aber wohl weiter verstärken, je besser und umfangreicher die digitalen Angebote der Archive werden.

Europeana und Deutsche Digitale Bibliothek

Das sicherlich bekannteste Projekt in Europa, das den mutmaßlichen „Riesenhunger der Digital Natives“ auf digitalisiertes Kulturgut stillen will, ist die Europeana. Sie wurde im Jahr 2005 von den Regierungen der EU-Mitgliedsstaaten Frankreich, Polen, Deutschland, Italien, Spanien und Ungarn angeregt, und am 20. November 2008 von Manuel Barroso und der zuständigen EU-Kommissarin Viviane Reding freigeschaltet,[5] für EU-Verhältnisse also in bemerkenswerter Geschwindigkeit realisiert.

2009 waren in der Europeana bereits fünf Mio. digitale Objekte eingestellt, im Juli 2010 zehn Mio. und pünktlich zum fünften Geburtstag des Portals standen Ende November 2013 rd. 30 Mio. Digitalisate online.[6] Die Europeana wächst also kontinuierlich, um ihrem selbst gesetzten Anspruch gerecht zu werden, „to be a catalyst for change in the world of cultural heritage [and] to create new ways for people to engage with their cultural history, whether it’s for work, learning or pleasure”. [7] Diese Zielsetzung kommt derjenigen nahe, die der Direktor der Smithsonian Institution für seine Museen gesetzt hat.

Deutschland ist mit zurzeit 4,4 Mio. digitalen Objekten der größte Datenlieferant der Europeana, der Anteil an den 30 Mio. Einzelobjekten beträgt damit knapp 15%. Glaubt man der jüngsten veröffentlichten Nutzerstatistik der Europeana,[8] kommen außerdem die meisten Nutzerinnen und Nutzer aus Deutschland: 712.000 Zugriffe auf die Webseiten der Europeana, im Vergleich etwa zu 615.000 aus Frankreich, 322.000 aus den Niederlanden oder 290.000 aus Spanien.[9]

In Gestalt der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB) liegt nun auch eine nationale Plattform vor, die sich als Hauptaggregator für die Europeana etablieren soll. Träger der DDB ist das sogen. Kompetenznetzwerk, das aus von Bund, Ländern und Kommunen getragenen Kultur- und Wissenschaftseinrichtungen besteht.[10] Noch befindet sich die DDB im Beta-Betrieb und es ist daher alles andere als einfach, sich einen Gesamtüberblick über vorhandene digitale Bestände in deutschen Archiven, Bibliotheken, Museen und anderen Wissenschaftseinrichtungen zu verschaffen. Will man dies tun, kann man hilfsweise über die Webseite http://www.kulturerbe-digital.de recherchieren, auf der zahllose Projekte gelistet, kurz beschrieben und verlinkt sind.[11]

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Abb. 2:  Kulturerbe digital

Man sieht also, dass die virtuelle Infrastruktur in Deutschland im Entstehen ist und die bestehenden Angebote – neben der DDB und der Europeana auch etablierte spartenübergreifende Portale wie das BAM-Portal[12] und die regionalen Archivportale[13] – auch genutzt werden. Auch über die genannten Portale hinaus ist die Portalsituation sehr bunt. Allein die Bibliotheken haben neben ihren Verbundkatalogen sehr gut etablierte Angebote wie etwa das „Zentrale Verzeichnis digitalisierter Drucke“ (ZVDD) zur Recherche und Ansicht der Digitalisate aus den großen Projekten zur Digitalisierung der Drucke des 16., 17. und 18. Jh. (VD16, VD17 und VD18),[14] „Kalliope“ für Nachlässe und Autographen,[15] und für mittelalterliche Handschriften die – in Bibliothekskreisen allerdings nicht unumstrittene und technologisch überarbeitungsbedürftige – Plattform „Manuscripta Mediaevalia“.[16]

Ob die DDB also einmal das digitalisierte Kulturgut (Metadaten und Content) aus Deutschland vollständig aggregieren wird, bleibt abzuwarten.

Mindestens genauso wichtig wie die Plattformen selbst ist indes die Frage, welches Kulturgut digitalisiert werden soll, denn dass das Archiv-, Bibliotheks-, Museums- und Sammlungsgut jemals vollständig online sein wird, darf mit Fug bezweifelt werden. Die Kulturgut verwahrenden Einrichtungen müssen zwangsläufig Prioritäten setzen.

Hier fehlt es – anders als in anderen Ländern[17] – noch an übergreifenden Strategien, die nicht nur den Ist-Zustand beschreiben (wer hat bereits was mit welchen Mitteln digitalisiert), sondern definieren, welche langfristige Entwicklung angestrebt wird und welche Prioritäten bei der Digitalisierung gesetzt werden sollen.

Strategien und Strategieansätze in Deutschland

Im März 2011 legte der Deutsche Bibliotheksverband ein Thesenpapier zur Digitalisierung vor. Unter dem Titel „Deutschland braucht eine nationale Digitalisierungsstrategie!“ werden der Auf- und Ausbau der Deutschen Digitalen Bibliothek und „verstärkte Anstrengungen für die Digitalisierung“ gefordert, der zusätzliche Finanzbedarf der Bibliotheken für die Jahre 2012–2016 wird auf 10 Mio. Euro jährlich beziffert.[18]

Mit diesem Papier gelangte das Thema zumindest vorübergehend auf die bundespolitische Agenda. Im Deutschen Bundestag wurde am 26. Januar 2012 von der schwarz-gelben Parlamentsmehrheit der Antrag verabschiedet, die Regierung solle eine „Digitalisierungsoffensive für unser kulturelles Erbe“ beginnen. „Die Verstärkung der Digitalisierungsanstrengungen [sei] auch unter dem Gesichtspunkt der internationalen Außenrepräsentation wichtig […]“. Die DDB solle „zu einem Schaufenster für die Kultur- und Wissenschaftsnation Deutschland werden“.[19] Geschehen ist im Sinne einer ausformulierten Digitalisierungsstrategie auf Bundesebene seither freilich nicht viel, zumal auch danach kein Beschluss zu einer verstärkten finanziellen Förderung der Digitalisierung ergangen ist. Die Anträge der Oppositionsparteien waren hier zum Teil sehr viel konkreter; so forderte die Linke die Bereitstellung von 30 Mio. Euro jährlich zusätzlich allein durch den Bund.[20] Im Antrag der SPD-Fraktion fehlen Angaben zum konkreten Finanzbedarf. Von der Bundesregierung wird allerdings gefordert, „eine Übersicht über den Stand der Digitalisierung in Deutschland in Abstimmung mit den Ländern vorzulegen“,[21] bislang ohne Erfolg.

Eine gesamtstaatliche Strategie zur Digitalisierung von Kulturgut aller Sparten fehlt, und damit bleibt auch ein planvolles, von Bund, Ländern und Kommunen gemeinsam getragenes Handeln ein Desiderat, obwohl der Bedarf zuletzt auch in den Empfehlungen des Wissenschaftsrats zur Weiterentwicklung der wissenschaftlichen Informationsinfrastrukturen in Deutschland bis 2020 ausdrücklich betont wurde. Mit Bezug auf die Digitalisierung heißt es dort, dass auch bei dieser Gegenwarts- und Zukunftsaufgabe das Schmieden von Allianzen von besonderer Bedeutung sei: „Würden Möglichkeiten der Koordination und Kooperation zwischen Einrichtungen der Informationsinfrastruktur sowie zwischen und innerhalb bestehender Zusammenschlüsse besser genutzt, könnten das vorhandene Potential besser ausgeschöpft und der Prozess der digitalen Transformation beschleunigt werden“.[22]

Nicht viel besser sieht es auf Länderebene aus: Lediglich das Land Brandenburg verfügt über ein ausformuliertes und öffentlich zugängliches Strategiepapier, das im Jahr 2009 im Auftrag des brandenburgischen Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kultur erstellt wurde und an dem Archive, Bibliotheken, Museen und Hochschulen mitgewirkt haben.[23] Das Papier gibt eine Übersicht über den aktuellen Stand der Digitalisierung in den Kultureinrichtungen Brandenburgs, es werden die in den einzelnen Einrichtungen vorhandenen Digitalisierungsressourcen beschrieben, vor allem aber findet sich der Handlungsbedarf konkretisiert, der für eine verstärkte Online-Bereitstellung von Erschließungsdaten und Content im Rahmen der DDB als erforderlich angesehen wird. Kernpunkt der Handlungsempfehlungen ist die Einrichtung eines Landeskompetenzzentrums „Brandenburg.digital“, in dem nicht etwa das operative Digitalisierungsgeschäft zentralisiert werden soll (im Sinne eines Digitalisierungszentrums), sondern vor allem Koordinierungs-, Standardisierungs- und Beratungsleistungen erbracht werden sollen.[24]

Das Kompetenzzentrum ist Ende 2012 am Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam eingerichtet worden.[25] Ferner haben die Bemühungen dazu geführt, dass die brandenburgische Landesregierung die Digitalisierung als wichtige kulturpolitische Aufgabe formuliert hat: In der „Kulturpolitischen Strategie 2012“ der Landesregierung heißt es: „Die Digitalisierung eröffnet die Chance, in großem Umfang neue Nutzerkreise für kulturelle Werte und Vorhaben zu gewinnen.“[26] Ferner wird zum Ziel erklärt, die Infrastruktur zur Digitalisierung auszubauen.[27] Auch wenn keine konkreten Finanzierungszusagen gegeben werden, so ist doch offensichtlich mit dem Strategiepapier erfolgreiche Lobbyarbeit geleistet und mit der Einrichtung der Koordinierungsstelle ‚Brandenburg-digital‘ ein wichtiger Schritt getan worden.[28]

In dem Brandenburgischen Strategiepapier zur Digitalisierung wird im Übrigen offengelegt, dass der Nachholbedarf erheblich und die Ressourcen ausbaufähig sind. Zugespitzt formuliert: Brandenburg hat eine Gesamtstrategie, aber es fehlen die Kapazitäten, andere Bundesländer haben hingegen mehr Kapazitäten, aber (noch) keine Strategie.

Auf institutioneller Ebene ist die Digitalisierungsstrategie der Stiftung Preußischer Kulturbesitz von 2010 erwähnenswert.[29] Nach einleitenden programmatischen Ausführungen zur Wichtigkeit der Digitalisierung werden

Prioritäten benannt. Danach soll die Stiftung prioritär digitalisieren,

„wo sie Kulturerbe von nationaler und internationaler Bedeutung öffentlich zugänglich machen kann,

  • wo die Digitalisierung der Vermittlung deutscher, europäischer und außereuropäischer Kulturen, dem internationalen Kulturaustausch oder allgemeinen Bildungsaufgaben dient,
  • wo die Sammlungen herausragend oder einmalig sind,
  • wo der Bedarf von Forschung und Wissenschaft groß ist,
  • wo die Einrichtungen der SPK besondere Verantwortung übernehmen,
  • wo die Digitalisierung den Ausstellungs- und Forschungsvorhaben der Einrichtungen der SPK dient,
  • wo sie die Präsentation von Inhalten der anderen Einrichtungen der Stiftung Preußischer Kulturbesitz ergänzen oder die Vernetzung von Inhalten unterstützen kann,
  • wo das Digitalisat dem Schutz eines gefährdeten Originals oder dem Erhalt von Inhalten dient, oder
  • wo wirtschaftliches Interesse besteht (Tourismus, Verlage) und sie durch bpk – Bildagentur für Kunst, Kultur und Geschichte für die kommerzielle Nutzung vermarktet werden können.“[30]

Diese Kriterien stecken ohne Zweifel einen sinnvollen Rahmen ab, doch muss man bei näherem Hinsehen konstatieren, dass sie für die Kulturgut verwahrenden Institutionen der Stiftung kaum operationalisierbar sind. Denn es wird wenig Kulturgut in den musealen Sammlungen, Bibliotheken und Archiven geben, auf das nicht wenigstens eines der genannten Priorisierungskriterien zutrifft.

Rolle der Deutschen Forschungsgemeinschaft

Bevor die Strategiediskussion der deutschen Archive im engeren Sinne vorgestellt werden soll, ist die Rolle der Deutschen Forschungsgemeinschaft im Bereich der Erschließung und Digitalisierung hervorzuheben. Nicht nur dass zwischen 2002 und 2012 allein rd. 100 Mio. Euro für Erschließung und Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut sowie die Entwicklung von entsprechenden Werkzeugen, Infrastrukturen und Informationssystemen der Bibliotheken und Archive aufgewendet wurden,[31] die DFG-Gremien üben über ihre konzeptionelle, steuernde und gutachterliche Tätigkeit hinaus einen großen Einfluss auf die Standard- und Strategiebildung im Bereich der Digitalisierung aus und wirkt damit auf die deutschen Archive, Bibliotheken und Museen zurück. Es wundert nicht, dass der Wissenschaftsrat die Arbeit der DFG, also auch den Förderbereich Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme (LIS), würdigt und weiter stärken will.[32]

Erwähnt seien an dieser Stelle vor allem die DFG-Praxisregeln zur Digitalisierung, deren Standards zur Digitalisierung, vom Scannen über die Generierung von Metadaten zur Bereitstellung in Portalen, auch international hohes Ansehen genießen.[33] Weithin etabliert ist auch der DFG-Viewer, der als Open Source frei nachnutzbar Mindeststandards für die digitale Präsentation historischer Quellen in Deutschland setzt und fortlaufend in Zusammenarbeit mit der Fachcommunity weiterentwickelt wird. In Form von Positionspapieren, die in gemeinsamer Arbeit von Informationsinfrastrukturexpertinnen und -experten, Fachwissenschaftlerinnen und -wissenschaftlern entstehen, wird zudem in regelmäßigen Abständen die Förderpolitik mit ihren Schwerpunkten transparent gemacht.[34]

Strategiediskussion der Archive

Wayne Clough, der eingangs erwähnte Direktor der Smithsonian Institution rühmt in seinem Strategiepapier gerade die Archive und Bibliotheken als ‚early adopters’ der Digitaltechnik.[35] Mit ihrer Ethik des Open Access hätten sie die Digitalisierung und das „Social Networking“ früh angenommen. Trifft dieses Lob aber auch auf die deutschen Archive zu?

Dass die (Wissenschaftlichen) Bibliotheken früh auf die digitale Technologie gesetzt haben und den „open access“ befürworten, ist bekannt: Schon in den späten 1980er Jahren wurde mit der Retrokonversion und Onlinestellung der Bestandskataloge begonnen, lange schon werden die benutzungsrelevanten Arbeitsabläufe elektronisch unterstützt und mit erheblichen Anstrengungen wichtige Bestände insbesondere der älteren Zeit digitalisiert. Für die Archive wird man konstatieren müssen, dass sie dem Weg der Bibliotheken inzwischen zwar folgen, aber doch mit einer Zeitverzögerung von beinahe einer Dekade. Der Open-Access-Gedanke wird inzwischen intensiv diskutiert, ist aber noch lange nicht voll in den Archiven etabliert, stößt natürlich auch durch die Archivgesetze auf vorgegebene Grenzen.

Indessen ist m.E. nicht von der Hand zu weisen, dass im Mittelpunkt der Fachdiskussion lange eher die Risiken der Digitalisierung als deren Chancen standen. Erst allmählich scheint sich die Erkenntnis durchzusetzen, dass die Archive gerade auch auf diesem Feld in einer Konkurrenzsituation mit anderen Informationsinfrastruktur- und Wissensspeichereinrichtungen stehen.

Auf den ersten Blick sieht es mit der Präsenz der deutschen Archive in der Europeana nicht schlecht aus: Hinter den größten deutschen Lieferanten, der Sächsischen Landes- und Universitätsbibliothek und der Bayerische Staatsbibliothek folgt recht bald ein archivischer Vertreter – nämlich das Landesarchiv Baden-Württemberg.: Dabei fällt auf, dass die deutschen Content-Lieferanten ihre Daten und digitalen Objekte meist direkt an die Europeana liefern, einige auch über das „Gemeinsame Portal zu Archiven, Bibliotheken und Museen“, kurz: BAM-Portal genannt.[36] Noch ist die DDB für Archive nicht der zentrale Aggregator für die Europeana.[37]

Archivportale

Die regionale archivische Portallandschaft ist uneinheitlich: In elf Bundesländern existieren regionale Archivportale, die zumindest zum Teil als Aggregatoren für das entstehende Archivportal-D und die DDB in Betracht kommen,[38] es gibt daneben aber auch Spartenportale etwa für die deutschen Wirtschaftsarchive[39] und die Kirchenarchive.[40] Über die meisten dieser Portale können Informationen zu den einzelnen Archiven, die Beständeübersichten und teilweise noch Onlinefindbücher recherchiert werden, nur die wenigsten haben jedoch bereits den weiteren Ausbauschritt hin zur Ebene digitalisierter Bestände vollzogen, namentlich die Archivportale in Baden-Württemberg, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen.[41]

Immerhin gibt es für die Schaffung eines deutschen Archivportals neben und zugleich als Bestandteil der Deutschen Digitalen Bibliothek nach jahrelangen Diskussionen in der Community ein klares Commitment auf der Ebene der kommunalarchivischen und staatsarchivischen Spitzengremien, der Archivreferentenkonferenz des Bundes und der Länder und der Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag, das auch vom Verband deutscher Archivarinnen und Archivare (VdA) unterstützt wird.[42] Das von der DFG geförderte Archivportal-D wird zurzeit als für die Archive konzipierte Präsentationssicht („View“) der Deutschen Digitalen Bibliothek entwickelt und soll auch das Archivportal Europa bedienen.[43] Viele Archive haben im Übrigen schon die Chance genutzt, sich in der von der DDB angebotenen „Wissenschaftslandkarte“ eintragen zu lassen.[44]

Archive in der Wissenschaftslandkarte der DDB
Abb. 3: Archive in der Wissenschaftslandkarte der DDB

Warum beanspruchen die Archive eine spezifische Präsentationssicht innerhalb der DDB? Aus archivfachlicher Sicht und aufgrund der provenienzorientierten Erschließungstradition in Deutschland besteht weitgehend Konsens darüber, dass eine kontextlose Präsentation archivischer Erschließungsinformationen und Einzeldigitalisate nicht sinnvoll ist. Ohne Verknüpfung der Digitalisate mit den Erschließungsinformationen (Klassifikation und Titelaufnahme) im Onlinefindbuch und ohne gleichzeitige Sicht auf die Archivtektonik steht das einzelne Digitalisat isoliert da.[45] In Bezug auf einen angemessenen Auftritt der deutschen Archive auf dem europäischen Parkett wird insofern mit dem Archivportal-D ein wichtiger Schritt verwirklicht.

Retrokonversion von Findbüchern

In den wenigen vorhandenen Strategiepapieren deutscher Archive – zu nennen sind das ARK-Positionspapier „Digitalisierung von Archivgut im Kontext der Bestandserhaltung“ und die Strategiepapiere des Landesarchivs Baden-Württemberg und des Bundesarchivs – findet sich die eindeutige Prioritätensetzung zugunsten der Onlinestellung der Findmittel als wichtigstes Onlinerechercheangebot: Im Strategiepapier des Landesarchivs Baden-Württemberg heißt es: „Ziel ist es, sämtliche Findmittel, die zu einem großen Teil noch in Papierform vorliegen, in einem überschaubaren Zeitraum im Internet oder – sofern sie noch nicht frei zugänglich sind – im Intranet zugänglich zu machen. Gleichzeitig sollen die digitalen Erschließungsinformationen standardisiert in nationalen und internationalen Internet-Portalen oder Online-Informationssystemen bereitgestellt werden.“[46] Ähnlich heißt es im Strategiepapier des Bundesarchivs von 2011: „Basis und Rahmen für die Bereitstellung von bildlichen Digitalisaten aus Schriftgutbeständen sind Online-Findmittel. Findbücher und Beständeübersicht sind die wesentlichen Hilfsmittel für die Ermittlung von relevantem Archivgut für Fragestellungen im Zuge der Benutzung und Auswertung.“[47]

Dieses strategische Ziel teilen das Landesarchiv Baden-Württemberg und das Bundesarchiv mit den meisten anderen Archiven, und durch die von 2006 bis 2013 laufende Förderlinie der DFG sind die Archive diesem Ziel schon ein Stück näher gekommen. Im Rahmen der Förderlinie wurden insgesamt 2.600 Findmittel mit knapp 4.8 Mio. Verzeichnungseinheiten retrokonvertiert und der Forschung online bereitgestellt.[48]

Contentdigitalisierung

Der nächste Schritt für die deutschen Archive ist konsequenterweise nun auch die Digitalisierung von Archivbeständen selbst. Mit diesem Ansatz im Allgemeinen, erst recht aber in der Frage der Methoden und Prioritäten befinden sich die deutschen Archive auf dem Wege zu einer einmütigen Strategie, freilich nach einigem Zögern: Während Archive in anderen Ländern längst große Digitalisierungsinitiativen gestartet hatten, blieben (und bleiben zum Teil) die deutschen Archive lange Zeit dem Mikrofilm konzeptionell und operativ treu und zwar nicht nur als Sicherungs-, sondern auch als Schutzmedium. Dennoch begannen schon Ende der 1990er Jahre im archivischen Bereich Digitalisierungsprojekte. Zu nennen ist hier die von 1996 bis 1999 von der VW-Stiftung geförderte digitale Bereitstellung der Bestände des Stadtarchivs Duderstadt,[49] aber auch die Digitalisierung von Zivilstandsregistern im Personenstandsarchiv Brühl, heute Teil der Abteilung Rheinland des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen.[50]

Vor allem aber führte seit Mitte der 1990er Jahre die damalige Landesarchivdirektion Baden-Württemberg mehrere DFG-geförderte Projekte durch, die unter anderem auf die „Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut“ und die Entwicklung von Workflows und Werkzeugen zur digitalen Bereitstellung größerer Mengen von Archivgut und von archivischen Online-Informationssystemen zielten. Hier wurden wichtige Grundlagenarbeit geleistet und wegweisende Ergebnisse erzielt, unter anderem auch das BAM-Portal entwickelt.[51]

Erinnert sei in diesem Zusammenhang an das viel zitierte Diktum von Hartmut Weber, der 1999 mit Bezug auf die neue digitale Welt im Archiv prognostiziert hatte, die deutschen Archive würden langfristig zwar 100% der Beständeübersichten, aber nur ca. 10% ihrer Findbücher und lediglich 1% ihrer Archivalien online anbieten.[52] Dass diese Prognose weit übertroffen wurde, liegt auf der Hand. Wohl jedes Archiv bietet heute auf seiner Homepage oder in seinem Webauftritt eine Beständeübersicht, auch sind die Archive eifrig dabei, ihre Findbücher sukzessive online zu stellen. Man wird vermuten dürfen, dass die staatlichen Archive mit der Retrokonversion ihrer Findbücher die Marke von 10% längst übertroffen haben, und auch die kommunalen Archive dürften wenigstens absehbar dorthin gelangen.[53]

Noch im 2007 publizierten Strategiepapier „Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt“ wirkt die intensiv geführte Diskussion pro und contra Mikrofilm bzw. Digitalisat im Spannungsfeld von Sicherung und Nutzung nach.[54] Darin heißt es: „Die wesentliche Maßnahme zum Schutz und zur Erhaltung des analogen Archivguts ist – neben einer sachgerechten Lagerung und konservatorischen, restauratorischen Maßnahmen – die Mikrografie und nicht die Digitalisierung. Sie hat im Archivwesen im Gegensatz zum Bibliothekswesen eine lange Tradition und einen hohen Stellenwert für die Bestandserhaltung (Sicherungsverfilmung, Schutzverfilmung)“.[55] Die Digitalisierung hat gleichwohl im Strategiepapier ihren Platz erobert, denn das Landesarchiv verbindet – wo möglich – „die klassische Mikrografie und die Digitalisierung synergetisch miteinander“.[56] In der Regel wird erst mikroverfilmt, von den Mikrofilmen werden aber nicht mehr, wie zuvor praktiziert, Nutzungsfilme bzw. -fiches hergestellt, sondern Digitalisate erzeugt und im Lesesaal oder gleich online bereit gestellt. Die ergonomischen Vorteile der Nutzung von Digitalisaten über Viewer liegen gegenüber der Arbeit am Mikrofilmscanner auf der Hand.

Die baden-württembergische Strategie, den Mikrofilm als Sicherungsmedium mit dem davon abgeleiteten Digitalisat als Nutzungsmedium zu verbinden, entspricht auch der langjährigen Praxis des Bundesarchivs; auch hier gibt es eine langjährige Tradition der Sicherungs- und Schutzverfilmung und auch hier setzt man konsequent weiterhin auf den Mikrofilm als primäre Quelle für digitale Nutzungsformen.[57]

Andere Archivverwaltungen wie etwa das Landesarchiv NRW, wo über die bundesfinanzierte Sicherungsverfilmung hinaus keine eigene Schutzverfilmung etabliert war, digitalisieren zwar ebenfalls vorhandene Mikrofilme, haben daneben aber in größerem Umfang zusätzlich Kapazitäten für die direkte Digitalisierung von Archivgut aufgebaut.

Digitalisiert wird inzwischen von den Landesarchiven, den Kommunalarchiven[58] und natürlich auch von den Archiven der anderen Sparten. Das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen digitalisiert in seinem 2005 in Betrieb genommenen Digitalisierungszentrum planmäßig ganze Archivbestände.[59] Einerseits werden hierfür die reichen Bestände an Sicherungsfilmen aus der Bundessicherungsverfilmung genutzt, ein ebenso großes Gewicht liegt aber auch auf der direkten Digitalisierung. Immerhin liegen inzwischen im Landesarchiv NRW bereits 10 Mio. Digitalisate vor, das sind rd. 0,8 % der Bestände insgesamt. Primäres Ziel dabei war allerdings zunächst die Ablösung des Mikrofilms als Schutzmedium durch das Digitalisat, d.h. die digitalisierten Archivbestände wurden zunächst nur in den Lesesälen zur Nutzung bereitgestellt. Begonnen wurde inzwischen aber auch damit, digitalisierte Bestände im Internet zugänglich zu machen, soweit keine archivrechtlichen Gründe dagegen sprechen.

Tempo aufgenommen hat die Digitalisierung von Archivgut durch das vom Landesarchiv Nordrhein-Westfalen und dem LWL-Archivamt 2011 initiierte DFG- Pilotprojekt zur Digitalisierung archivalischer Quellen,[60] an dem sich neben den genannten das Landesarchiv Baden-Württemberg, die Generaldirektion der Bayerischen Staatlichen Archive, das Stadtarchiv Mannheim und das Sächsische Staatsarchiv mit Pilotprojekten beteiligen. In den Pilotprojekten werden seit Anfang 2013 Standards und Workflows zur Digitalisierung und Onlinestellung verschiedener Archivalientypen von mittelalterlichen Urkunden bis zu modernen Massenakten entwickelt und erprobt. Mit den erarbeiteten methodischen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen soll dann eine Road Map für eine breite Digitalisierungskampagne in deutschen Archiven erstellt werden.

Priorisierung

Das wichtigste und zugleich schwierigste konzeptionelle Thema stellt letztlich die Priorisierung von Archivgut dar. Denn im Unterschied zu den Bibliotheken, die sich für die ältere Zeit vergleichsweise einfach Zeitschnitte setzen konnten, indem man sich die vollständige Digitalisierung der deutschen Drucke der Frühen Neuzeit zum Ziel setzte (VD 16 / VD 17 / VD 18), ist die Entwicklung ausgefeilter Kriterien der Priorisierung von Archivgut deutlich schwieriger.

Allein in den deutschen kommunalen Archiven liegen nach einer in den letzten Jahren durchgeführten BKK-Erhebung rd. 1.620 Kilometer Archivgut, in den staatlichen sind es 1.275 Kilometer.[61] An eine Totaldigitalisierung dieser Massen ist nicht zu denken. Im Landesarchiv Baden-Württemberg hat man 2011 Archivgut zur Digitalisierung priorisiert und 7,34 Prozent der Bestände des Landesarchiv als vorrangig zu digitalisieren identifiziert. Doch allein diese 7,34% zu digitalisieren, würde – so Robert Kretzschmar jüngst im Archivar – rd. 88 Millionen Euro kosten.

Mario Glauert hat in einem lesenswerten Beitrag ähnlich einschüchternde Hochrechnungen vorgelegt und insbesondere nachgewiesen, dass die jährlichen Zugänge in den staatlichen Archiven größer sind als das, was jährlich von den Archiven verfilmt und digitalisiert werden kann, egal ob vom Original oder vom Mikrofilm.[62] Eine Totaldigitalisierung erscheint daher schlechterdings unmöglich, da die Schere trotz aller praktischen Digitalisierungsanstrengungen immer weiter auseinandergeht.

Gleichwohl erscheint mir die daraus entwickelte Schlussfolgerung riskant, dass die Archive von vornherein auf jede planmäßige Digitalisierung ganzer Bestände verzichten und stattdessen allein auf die Digitalisierung „on demand“ setzen sollten. Die Archive stehen, ob sie es wollen oder nicht, in Konkurrenz mit anderen Informationseinrichtungen. Ein Verzicht der Archive auf planmäßige Digitalisierungen würde nichts anderes bedeuten als der Verzicht auf jegliche Drittmittelförderung. Denn die DFG und andere Fördereinrichtungen fördern nur Projekte, die ein konkretes messbares Ziel haben. Ich bin daher der festen Überzeugung, dass die Archive im Strom mitschwimmen müssen, um ihr Angebot und ihre Dienstleistungen gegenüber den Angeboten und Dienstleistungen anderer Informationseinrichtungen sichtbar zu halten. Die Unikalität der Bestände schützt diese nicht vor dem Vergessenwerden: Je schwerer sie aufzufinden sind, umso unwahrscheinlicher ist es, dass sie genutzt werden. Ihr möglicherweise unübertreffliche Wert für historische und andere Fragenstellungen muss wahrnehmbar, auffindbar, recherchierbar und nutzbar sein und bleiben.

Überzeugende Priorisierungskriterien zu entwickeln, ist eine der dringlichsten Aufgaben im Rahmen des DFG-Pilotprojekts zur Digitalisierung archivalischer Quellen. Ansätze dazu sind da: Verwiesen sei auf das bereits erwähnte Strategiepapier des Landesarchivs Baden-Württemberg, in dem eine solche Priorisierung als wichtige und permanente Aufgabe angesprochen wird. Maßgebliche Kriterien könnten bei der Auswahl von Archivgut zur Digitalisierung dessen visuelle Attraktivität oder die Nutzungsfrequenz sein. Ferner könne Archivgut prioritär digitalisiert werden, das aufgrund seines Inhalts nicht oder nur unzureichend archivisch erschlossen werden kann. [63] Anregung kann auch hier der Blick in die internationale Diskussion bieten. Seamus Ross hat bereits Ende der 1990er Jahre dargelegt, dass Kulturgut verwahrende Institutionen eine eigene Strategie entwickeln müssen, zu der als wesentlicher Baustein die Priorisierung gehört. Ihm zufolge ist eine Priorisierung zumindest für größere Institutionen absolut zwingend.[64] Digitalisierungswürdige ‚Kronjuwelbestände‘ fallen sofort ins Auge, für alle anderen Bestände seien folgende Aspekte zu bedenken: ihr jeweiliger Wert im Vergleich zu den anderen Beständen, die potentielle Erleichterung des Zugangs, die tatsächliche und potentielle Nutzungshäufigkeit, die komplementäre Bedeutung im Kontext anderer bereits digitalisierter Bestände, der konservatorische Nutzen und das Potential für möglichst viele Fragestellungen.

Sicherlich aber besteht die Kunst darin, diese oder anderswo ähnlich definierte Kriterien nicht nur anzulegen, sondern auch zu operationalisieren. Inwieweit sich dies durch die Entwicklung von Entscheidungshilfen in Gestalt von Matrizen und Bepunktungsschemata objektivieren lässt oder weiterhin die Expertise und das Fingerspitzengefühl der Archivarinnen und Archivare für die Auswahl von Beständen zur Digitalisierung entscheidend bleiben wird, bleibt abzuwarten. In jedem Fall aber muss der Grundsatz lauten, diese Fragen an die eigenen Bestände zu stellen und, auf die Antworten gestützt, zu priorisieren, bevor man digitalisiert.

Dr. Marcus Stumpf

LWL-Archivamt für Westfalen

marcus.stumpf@lwl.org

[1] Smithsonian Strategic Plan, http://www.si.edu/Content/Pdf/About/SI_Strategic_Plan_2010-2015.pdf, S. 4 (dieser und alle folgenden Links zuletzt abgerufen am 8.2.2014).

[2] Vgl. G. Wayne Clough, Best of Both Worlds. Museums, Libraries, and Archives in a Digital Age. Washington 2013, S. 2-4 (= http://www.si.edu/content/gwc/BestofBothWorldsSmithsonian.pdf).

[3] Ebd., S. 72.

[4] Die folgende Abbildung leitet das Kapitel „Conclusion: Unlimited Possibilities“ ein, ebd., S. 70.

[5] Vgl. Building a Movement. Annual Report and Accounts 2012, 2013 April, S.8, und die Statistik S. 9, http://pro.europeana.eu:9580/documents/858566/858665/Annual+Report+and+Accounts+2012).

[6] So die Pressemeldung vom 25.11.2013: http://pro.europeana.eu/web/guest/news/press-releases.

[7] So die Selbstdefinition auf der Seite „About us“ von Europeana Professional, http://pro.europeana.eu/web/guest/about.

[9] Ebd., S. 6.

[10] Vgl. Gemeinsame Eckpunkte von Bund, Ländern und Kommunen zur Errichtung einer Deutschen Digitalen Bibliothek als Beitrag zur „Europäischen Digitalen Bibliothek (EDB): https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/static/de/sc_documents/div/gemeinsame_eckpunkte_finale_fassung_02122009.pdf, S. 9: „Technologisch fortgeschrittene, ‚kultur- und wissenschaftsaffine’ Recherche- und Präsentationstechniken, die eine komfortable und übergreifende Suche in den Beständen und Diensten der Bibliotheken, Archive, Museen, Denkmalpflege usw. ermöglichen und mittels multidirektionaler Verlinkung einzelne Objekte und Dokumente in ihrem semantischen Kontext wahrnehmbar und zugreifbar machen, lassen die DDB zu einem hochattraktiven Angebot für Bildung,

Wissenschaft, Wirtschaft und die allgemein kulturell interessierte Öffentlichkeit werden“; vgl. auch https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de/content/competence-network; zur archivarischen Sicht auf die DDB vgl. vor allem die einschlägigen Webseiten des Landesarchivs Baden-Württemberg, das die archivischen Belange auch in den Gremien der DDB mit vertritt: http://www.landesarchiv-bw.de/web/52723; vgl. dazu auch unten Anm. 37.

[11] Man kann dort über eine verfeinerte Suche, z. B. durch Vorauswahl von „Sparte“ oder „Projekttyp“ filtern, darunter findet such auch der Projekttyp „Von analog zu digital“: vgl. http://www.kulturerbe-digital.de/de/9.php. Eine hilfreiche, wenn auch sicher nicht vollständige Linksammlung findet sich in http://de.wikisource.org/wiki/Digitale_Sammlungen_von_Archiven.

Vgl. außerdem:
http://archiv.twoday.net/stories/34629282/
http://archiv.twoday.net/stories/6424341/

[12] Vgl. http://www.bam-portal.de, wo über die Bestände von Archiven, Bibliotheken und Museen übergreifend recherchiert werden kann.

[13] Eine gute Übersicht der regionalen Archivportale findet sich im Serviceangebot der Archivschule Marburg: http://archivschule.de/DE/service/archive-im-internet/archive-in-deutschland/archivportale/regionale-archivportale-im-internet.html; ausführlich dazu unten bei Anm. 38-40.

[17] Einige internationale Beispiele seien genannt: Australien: http://www.nla.gov.au/policy-and-planning/collection-digitisation-policy; Frankreich: Claire Sibille-de Grimoüard: The digitization of archives in France. Projects and perspectives, in: Katrin Wenzel (Hrsg.), Retrokonversion, Austauschformate und Archivgutdigitalisierung. Beiträge zum Kolloquium aus Anlass des 60-jährigen Bestehens der Archivschule Marburg, zugleich 14. Archivwissenschaftliches Kolloquium der Archivschule Marburg am 1. und 2. Dezember 2009, Marburg 2010, S. 275-289; Großbritannien: http://www.bl.uk/blpac/pdf/digitisation.pdf; Kanada: http://www.cdncouncilarchives.ca/digitization_en.pdf; Neuseeland: http://archives.govt.nz/sites/default/files/Digital_Preservation_Strategy.pdf; Schweden: Christina Wolf, Digitalisierung von Kulturgut in Schweden. Strategische Ansätze und Aktivitäten, in: Archivar 65 (2012), S. 387-393; USA: http://www.archives.gov/digitization/.

[20] Vgl. den Antrag der Fraktion Die Linke, Drucksache 17/6096, http://dip.bundestag.de/btd/17/060/1706096.pdf; dazu http://heise.de/-1271516, S. 2.

[21] Vgl. den Antrag der SPD-Fraktion Drucksache 17/6296, http://dip.bundestag.de/btd/17/062/1706296.pdf, S. 4.

[22] Empfehlungen zur Weiterentwicklung der wissenschaftlichen Informationsinfrastrukturen in Deutschland bis 2020 (Drs. 2359-12), http://www.wissenschaftsrat.de/download/archiv/2359-12.pdf, S. 45ff., Zitat S. 47; vgl. dazu jüngst ausführlich Robert Kretzschmar, Archive als digitale Informationsinfrastrukturen. Stand und Perspektiven, in: Archivar 66 (2013), S. 146-153, hier S. 146f., der zu Recht betont, dass Archive bei ihren Digitalisierungsbemühungen und bei der Prioritätensetzung alle Benutzergruppen gleichermaßen und nicht allein die wissenschaftliche Klientel im Blick haben dürften.

[23] Strategiepapier zur Digitalisierung von Kulturgut im Land Brandenburg, http://www.mwfk.brandenburg.de/media/lbm1.a.1491.de/strategiepapier.pdf; vgl. dazu Mario Glauert, Kulturgut im Verbund: gemeinsame Digitalisierungsstrategie von Bibliotheken, Archiven, Museen, Denkmalpflege und Archäologie im Land Brandenburg, in: Brandenburgische Archive 27 (2010),S. 63-64. Neben Brandenburg verfügt wohl auch das Land Berlin über eine – m. W. noch unveröffentlichte – Digitalisierungsstrategie, die sich nach Auskunft von Kollegen allerdings eng an der Brandenburgischen orientiert.

[24] Vgl. Strategiepapier zur Digitalisierung von Kulturgut, wie Anm. 23, S. 41f., zum Aufgabenkanon der Koordinierungsstelle. Bereit gestellt werden jährlich 100.000€.

[25] vgl. das im Februar 2012 publizierte „Konzept zur Beteiligung von Kultureinrichtungen des Landes Brandenburg an der Deutschen Digitalen Bibliothek (DDB)“, http://opus4.kobv.de/opus4-fhpotsdam/files/233/Konzept_zur_Beteiligung_von_Kultureinrichtungen_des_Landes_Brandenburg_an_der_DDB.pdf, das auf Grundlage des Strategiepapiers entstanden ist; zur Koordinierungsstelle Brandenburg-digital vgl. http://informationswissenschaften.fh-potsdam.de/kst-lb-digital.html.

[26] Kulturpolitische Strategie 2012 (September 2012), S. 8 (= http://www.mwfk.brandenburg.de/sixcms/media.php/4055/Kulturpolitische%20Strategie.pdf.

[27] Ebd., S. 19.

[28] In Berlin existiert inzwischen beim Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik Berlin (ZIB) eine vergleichbare Beratungs- und Koordinierungsstelle, die digiS, die Archive, Bibliotheken, Museen und Gedenkstättenberät und in diesem Jahr für beachtliche 400.000€ Digitalisierungsprojekte fördert; vgl. http://www.servicestelle-digitalisierung.de.

[29] Vgl. Digitalisierungsstrategie der Stiftung Preußischer Kulturbesitz – inhaltliche Prioritäten der Einrichtungen der SPK 2011-2015; Download über die Seite http://www.preussischer-kulturbesitz.de/schwerpunkte/digitalisierung/digitalisierungsstrategie.html.

[30] Ebd., S. 4.

[31] Vgl. Empfehlungen zur Weiterentwicklung (wie Anm. 22), S. 49.

[32] Vgl. Empfehlungen zur Weiterentwicklung (wie Anm. 22), bes. S. 50-52, hier S. 50: „Die DFG sollte in die Lage versetzt werden, die dafür bereit gestellten Mittel für weitere zehn Jahre aufzustocken.“

[34] Vgl. z. B. DFG-Positionspapier: Wissenschaftliche Literaturversorgungs- und Informationssysteme: Schwerpunkte der Förderung bis 2015 (2006), http://www.dfg.de/download/pdf/foerderung/programme/lis/positionspapier.pdf; Die digitale Transformation weiter gestalten – Der Beitrag der Deutschen Forschungsgemeinschaft zu einer innovativen Informationsinfrastruktur für die Forschung (2012), http://www.dfg.de/download/pdf/foerderung/programme/lis/positionspapier_digitale_transformation.pdf.

[35] Clough, Best of Both Worlds, wie Anm. 2, S. 5: „Libraries and archives were among the early adopters of digital technology. With their “open access” ethic, they embraced both digitization and social networking early on and began to ask, “What would the model look like if visitors could explore the collections on their own terms?”“

[36] Vgl die Projektbeschreibung auf der Homepage des BAM-Portals. http://www.bam-portal.de/projektziel.html: „Das BAM-Portal ist ein wichtiger nationaler Beitrag zu Digitalisierungsstrategien in Deutschland, aber auch auf europäischer Ebene. Das BSZ ist für die Museen in der Bund-Länder-Fachgruppe für die Deutsche Digitale Bibliothek vertreten. Das BSZ ist mit dem BAM-Portal zudem Datenaggregator für die Europeana“.

[37] Seit dem 12. November 2012 ist eine Beta-Version der DDB online, vgl. https://www.deutsche-digitale-bibliothek.de. Vgl. dazu den aktuellen Sachstand: Ein Archivportal für Deutschland. Der Aufbau des Archivportals-D innerhalb der Deutschen Digitalen Bibliothek als Chance für Archive in der Informationsgesellschaft”. Vortrag Gerald Maier, Christina Wolf auf dem Deutschen Archivtag, Sektionssitzung 4, 26. September 2013 in Saarbrücken, http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/55666/Archivportal-D_saarbruecken-2013_Vortrag.pdf.

[38] In den Flächenbundesländern fehlen regionale Archivportale in Brandenburg, Sachsen und Sachsen-Anhalt. In den Stadtstaaten Bremen und Hamburg ist die Archivlandschaft überschaubar.

[39] Vgl . http://www.wirtschaftsarchivportal.de; nur Kontaktdaten und Links zu den Homepages, keine Beständeübersichten oder Online-Findbücher.

[40] Vgl. z. B. http://www.katholische-archive.de, mit Kontaktdaten und groben Bestandsübersichten, keine Onlinefindbücher.

[41] Eine Standardisierung täte hier not; vgl. dazu die vom IT-Ausschuss der ARK erarbeiteten Empfehlungen zur Weiterentwicklung der Präsentationen von Erschließungsinformationen im Internet, http://www.bundesarchiv.de/imperia/md/content/bundesarchiv_de/fachinformation/ark/vorlage_ark_erschlie_ung_online.pdf. Als weitere Plattform ist außerdem noch das Findbuchportal des Archivsoftwareanbieters AUGIAS-Data zu nennen, über das Findbücher von Archiven verschiedener Sparten aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Luxemburg, Italien und den USA recherchierbar sind: vgl. http://www.findbuch.net/homepage/index.php.

[43] Vgl. Gerald Maier, Der Aufbau einer „Deutschen Digitalen Bibliothek“ und der „European Digital Library – Europeana, in: Archivar 61 (2008), S. 399-401, hier S. 400: „Die Architektur ist so geplant, dass neben spartenübergreifenden Nutzer-Sichten (views) auch spartenspezifische Sichten möglich sind, was auch im Hinblick auf die Realisierung eines „Archivportals D“ zu berücksichtigen ist“; vgl. auch die Informationen auf der Projekthomepage des Landesarchivs Baden-Württemberg, http://www.landesarchiv-bw.de/web/54267; zum europäischen Archivportal vgl. http://www.archivesportaleurope.net/de; jüngst zusammenfassend Kerstin Arnold, Susanne Waidmann, Vernetzte Präsentation – Erfahrungen mit Portalen; In: Archivar 4 (2013), S. 431-438, bes. S. 433f.

[45] vgl. dazu ausführlich und mit zahlreichen weiteren Hinweisen zuletzt Angelika Menne-Haritz, Archivgut in digitalen Bibliotheken, in: Archivar 65 (2012), S. 248-257.

[46] Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt“. Strategie für die Integration von analogem und digitalem Archivgut, die Digitalisierung von Archivgut und die Erhaltung digitalen Archivguts, http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/43034/Digistrategie_labw2007web.pdf, S. 6; vgl. auch Positionspapier der ARK „Digitalisierung von Archivgut im Kontext der Bestandserhaltung“, in: Archivar 61 (2008), S. 395-398, hier S. 396 (online: http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/42353/digibest.pdf)

[47] Digitalisierung im Bundesarchiv. Strategie für den Einsatz neuer Techniken der Digitalisierung zur Verbesserung der Zugänglichkeit des Archivguts und zu seinem Schutz 2011 – 2016 (Stand Februar 2011), S.6.

[49] Vgl. den Projektbericht von Hans-Reinhard Fricke, http://webdoc.sub.gwdg.de/edoc/p/fundus/2/fricke.pdf. Die Original-URL des Digitalen Archivs Duderstadt funktioniert seit Jahren nicht mehr. Zugänglich sind die Digitalisate m.W. nur noch über das Portal digitalisierter Kulturgüter Niedersachsens OPAL, was als ausgesprochen schlechte, weil kontextlose Lösung gelten muss, vgl. http://opal.sub.uni-goettingen.de/no_cache/browse/erweitert/?tx_jkOpal_pi1%5BcatEntry%5D=Urkunden+des+Stadtarchivs+Duderstadt&. Besonders traurig mutet an, dass von der Infoseite des Stadtarchivs das Digitale Archiv zwar gerühmt wird („Diese Sammlung ist im Bereich der kommunalen und staatlichen Archive noch immer führend in Europa“), aber nicht verlinkt ist!

[50] Vgl. zuletzt Christian Reinicke, Arbeiten im digitalen Lesesaal. Landesarchiv NRW Personenstandsarchiv Brühl, in: Archivar 61 (2008) S. 76-80 mit weiteren Hinweisen.

[51] Vgl. zu den Projekten die Projektwebsites mit weiteren Hinweisen; zum Projekt Digitalisierung von Archiv- und Bibliotheksgut http://www.landesarchiv-bw.de/web/47361, zu den Workflows und Werkzeugen zur digitalen Bereitstellung größerer Mengen von Archivgut http://www.landesarchiv-bw.de/web/47354 und zum BAM-Portal http://www.landesarchiv-bw.de/web/44573.

[52] Vgl. Hartmut Weber, Digitale Repertorien, virtueller Lesesaal und Praktikum im WWW – neue Dienstleistungsangebote der Archive an die Forschung, in: Fundus – Forum für Geschichte und ihre Quellen 4 (1999), S. 197-213, hier S. 212 (= http://webdoc.gwdg.de/edoc/p/fundus/html/heft_4.html).

[53] 10% von 60 Mio. geschätzten Verzeichnungseinheiten war die Zielmarke der DFG-Aktionslinie Retrokonversion: Mit DFG-Förderung wären demnach 8% (4,8 von 60 Mio.) der Verzeichnungseinheiten insgesamt retrokonvertiert worden.

[54] Vgl. z. B. Frieder Kuhn, Nicht zu vergessen: Mikrofilm! Ein Zwischenruf, in: Gerald Maier / Thomas Fricke (Hrsg.), Kulturgut aus Archiven, Bibliotheken und Museen im Internet (Werkhefte der Staatlichen Archivverwaltung Baden-Württemberg, Serie A, Heft 17), Stuttgart 2004, S. 203-205 (online: http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/43102/WerkheftA17_Schnitt.pdf).

[55] Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt. Strategie für die Integration von analogem und digitalem Archivgut, die Digitalisierung von Archivgut und die Erhaltung digitalen Archivguts, http://www.landesarchiv-bw.de/sixcms/media.php/120/43034/Digistrategie_labw2007web.pdf, S. 6.

[56] Ebd., S. 2 Anm. 4 und bes. S. 7.

[57] Digitalisierung im Bundesarchiv, wie Anm. 47, S. 10: „Der teilweise von Nutzern als reduziert empfundene Komfort der Mikrofilme kann durch den Einsatz der Digitalisate für die Nutzung erheblich verbessert werden, so dass sich Mikrofilm als Sicherungsmedium und Digitalisate als Nutzungsmedium gut ergänzen. Die Erstellung von Digitalisten wird deshalb in der Regel vom Mikrofilm aus vorgenommen.“

[58] Vgl. die nützliche und praxisnahe, inzwischen freilich etwas in die Jahre gekommene Empfehlung Digitalisierung von archivischem Sammlungsgut http://www.bundeskonferenz-kommunalarchive.de/empfehlungen/Empfehlung_Digitalisierung.pdf, sowie Marcus Stumpf, Grundlagen, Planung und Durchführung von Digitalisierungsprojekten, in: ders. / Katharina Tiemann (Hrsg.), Kommunalarchive und Internet. Beiträge des 17. Fortbildungsseminars der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) in Halle vom 10.–12. November 2008 (Texte und Untersuchungen zur Archivpflege 22) Münster 2009, S. 111–132.

[59] Vgl. dazu http://www.archive.nrw.de/lav/archivfachliches/bestandserhaltung/digitalisierung/index.php und Grundsätze der Bestandserhaltung – Technisches Zentrum, hrsg. vom Landesarchiv Nordrhein-Westfalen. Überarb. Neuauflage, Düsseldorf 2011, S. 44f.

[60] Frank Bischoff / Marcus Stumpf, Digitalisierung von archivalischen Quellen – DFG-Rundgespräch diskutiert fachliche Eckpunkte und Ziele einer bundesweiten Digitalisierungskampagne, in: Archivar 64 (2011), S. 343-346, Frank Bischoff, Digitale Transformation. Ein DFG-gefördertes Pilotprojekt deutscher Archive, in: Archivar 65 (2012), S. 441-446; Projekthomepage: http://www.archivschule.de/DE/forschung/digitalisierung/.

[61] Vgl. Entwicklungen der Personalstrukturen im Archivwesen der Länder in der Bundesrepublik Deutschland. Strategiepapier der ARK 2011, in: Archivar 64 (2011), S. 397-413, hier S. 398; zum Folgenden Kretzschmar, Archive als digitale Informationsinfrastrukturen, wie Anm. 22, S. 148.

[62] Vgl. Mario Glauert, Dimensionen der Digitalisierung. Kosten, Kapazitäten und Konsequenzen, in: Claudia Kauertz (Red.), Digital und analog. Die beiden Archivwelten. 46. Rheinischer Archivtag. 21.-22. Juni 2012 in Ratingen. Beiträge (Archivhefte 43), Bonn 2013, S. 42-53, hier S. 46f.

[63] Vgl. Das Landesarchiv Baden-Württemberg in der digitalen Welt, wie Anm. 46, S. 5f. Dies ist im übrigen auch ein wichtiger Aspekt im DFG-Pilotprojekt, indem erprobt werden soll, inwieweit durch die Vergabe von Strukturdaten bei der Digitalisierung, die das Archivale in der Viewer-Ansicht besser gliedern (etwa bei Amtsbüchern), eine (zu) flache Verzeichnung kompensiert werden kann.

[64] Vgl. Seamus Ross, Strategies for selecting resources for digitization: source-orientated, user-driven, asset-aware model (SOUDAAM). In: T. Coppock (Hrsg.), Making information available in digital format: perspectives from practitioners. Edinburgh 1999, S. 5-27, hier S. 16 f.