“Strategien und Wege zur Bewältigung des kommunalarchivischen Arbeitsalltags” – ein Bericht vom Fortbildungsseminar der BKK

Vom 24. bis 26. November 2021 veranstalteten die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetags und das LWL-Archivamt für Westfalen gemeinsam das 29. BKK-Fortbildungsseminar. Das Seminar sollte eigentlich an der Fachhochschule Potsdam stattfinden, musste pandemiebedingt aber letztlich rein virtuell durchgeführt werden. Die nötig gewordene Umplanung und die virtuelle Durchführung des BKK-Seminars waren nicht trivial, gelang aber mit Unterstützung einer professionellen Medienfirma sehr gut, zumindest fielen die Rückmeldungen und das Feedback der Teilnehmenden durchgehend positiv aus. Während Moderator:innen und Referent:innen an MS-Teams-Sitzungen teilnahmen und direkt kommunizieren konnten, erhielten die Teilnehmenden jeweils (nur) einen personalisierten Link, mit dem sie dem Livestream folgen konnten. Mit aktiven Wortbeiträgen konnten sich die insgesamt 319 Teilnehmerinnen und Teilnehmer aus 13 Bundesländern zwar nicht beteiligen, doch bot der Chat eine gute Alternative, um Fragen zu stellen und die Referate zu kommentieren. Fast 420 Chatbeiträge allein während der drei Arbeitssitzungen und der Podiumsdiskussion belegen, dass die Möglichkeit der virtuellen Beteiligung die Fachdiskussion sogar zu intensivieren scheint. Umfragen, die zu einzelnen Aspekten der Referate und Diskussionsforen geschaltet wurden, ergänzten das Angebot aktiver Teilnahme. Für die Überwachung, Filterung und Auswertung des Chats und der Umfrageergebnisse sowie die Aufbereitung der Chatkommunikation für Moderator:innen und Referent:innen war allerdings eine Co-Moderation zwingend erforderlich.

Die Arbeitssitzungen widmeten sich am ersten Tag den Grundlagen strategischer Planung, am zweiten folgten Referate zu Strategien in der Bestandserhaltung und Erschließung. Am letzten Tag gab es eine Talkrunde zur Lage der Archive in der Corona-Pandemie, während die abschließende Sitzung Rechtsfragen rund um Benutzung in den Blick nahm.

„“Strategien und Wege zur Bewältigung des kommunalarchivischen Arbeitsalltags” – ein Bericht vom Fortbildungsseminar der BKK“ weiterlesen

Eiskalt erwischt!

Wie verhindere ich Papierfischchen-Befall durch Übernahmen, Rückführungen behandelten Schriftguts oder Materiallieferungen?

von Birgit Geller

 

Durch die stetige Ausbreitung von Papierfischchen in Archiven und kommunalen Verwaltungen ist das Interesse an praktischen und möglichst einfach umzusetzenden Präventions- und Bekämpfungsmaßnahmen groß. Unabhängig davon, ob noch keine Population vorhanden ist, oder diese auf niedrigem Niveau kontrolliert werden kann: eingehende Lieferungen sind gleichsam die Achillesferse jeder Institution.

Totes Papierfischchen
Foto: LWL

 

 

 

 

 

Strikte organisatorische Maßnahmen sind daher im Rahmen eines erfolgreichen IPM-Systems (Integriertes Schädlingsmanagement) unerlässlich, um eine Einschleppung über eingehende Waren oder Schriftgut auszuschließen. Die Quelle des Befalls muss dabei nicht unbedingt bei Lieferanten oder am Herkunftsort zu suchen sein – auch Logistikzentren, Verpackungsmaterialien und Transportmittel kommen hier in Frage.

Grundsätzlich sind zunächst hausinterne Abläufe in den Blick zu nehmen und auf eventuelle Schwachstellen zu überprüfen. Werden Waren zwischenzeitlich auf dem Boden abgestellt? Landen Kartons mit eingehendem Registraturgut ungeprüft in einem Regal? Wird die Palette mit den neuen Kartonagen unbesehen im Gang oder dem Magazin abgestellt? Die Prozesse sollten dahingehend angepasst werden, dass mögliche Übertragungswege unterbunden oder kontrolliert werden.

Sind größere Mengen Schriftgut oder sonstiger Materialien zu erwarten, ist es sinnvoll, sie verpackt auf Kunststoffpaletten oder Aktenwagen zwischen zu lagern. Paletten sollten unbedingt mit doppelseitigem Klebeband umklebt werden, um die Abwanderung von Papierfischchen zu verhindern. Gleichzeitig kann durch das Platzieren von Klebefallen unter und auf den Paletten ein Monitoring durchgeführt werden. Sollten keine Papierfischchen gefangen werden, bedeutet dies jedoch nicht zwangsläufig, dass keine Tiere vorhanden sind!

Palette_umklebt
Foto: LWL

Bevor weiterführende Maßnahmen wie Verzeichnung oder magazintechnische Aufbereitung beginnen können, sollten die eingegangenen einer gründlichen Sichtkontrolle unterzogen oder eingefroren werden.

 

Eine stichprobenartige Sichtkontrolle auf Fraßspuren, lebende oder tote Tiere sowie Kotkrümel gibt bereits Hinweise auf einen Befall und ist insbesondere bei Kleinstmengen und empfindlichen Materialien wie Pergamenturkunden zu empfehlen.

Die sicherste Maßnahme eventuell mitreisende Papierfischchen abzutöten, ist jedoch das Schriftgut und sonstigen Lieferungen – auch chargenweise – in Haushaltsgefriertruhen einzufrieren. Hierbei sollten einige Aspekte berücksichtigt werden:

Schriftgut kann beim Einfrieren in seinen jeweiligen Behältnissen verbleiben. Es sollte jedoch vor dem Einfrieren in Plastikbeutel o.ä. verpackt werden, um Kondensfeuchtebildung an der Oberfläche und damit einhergehende Wasserflecken zu vermeiden. In den Beuteln sollte möglichst wenig Luft verbleiben, um den Gefrierprozess nicht unnötig zu verlangsamen. DieBeutel können dann mit einem Klipp verschlossen oder umgeschlagen und zugeklebt werden.

Palette_umklebt
Foto: LWL

Im Tiefkühlgerät sollten die einzelnen Einheiten möglichst mit Abstand voneinander platziert werden, damit die Luft innerhalb des Gerätes zirkulieren und der Gefrierprozess rasch von statten gehen kann. Hierzu können umgedreht eingelegte Gitterkörbe o.ä. genutzt werden. Die Gefrierdauer muss so gewählt werden, dass im Inneren der Objekte eine Temperatur von -18 bis -20 °C erreicht und über 12 Stunden gehalten wird. Dieses Zeitfenster ist von der Füllmenge der Gefriereinheit und der Schachteln abhängig. Es empfiehlt sich anfangs Datenlogger in die Schachteln zu legen, um Vergleichswerte für die notwendige Gefrierdauer zu erhalten. Nachdem die Objekte aus der Tiefkühltruhe entnommen wurden, müssen sie noch so lange in der dichten Verpackung verbleiben, bis sie Raumtemperatur angenommen haben.

Für nichtstaatliche Archive in Westfalen und Lippe wird die Anschaffung von Tiefkühlgeräten und Datenloggern mit 30 % der Anschaffungskosten gefördert. Die notwendigen Informationen und Formulare finden sich unter folgendem Link: https://www.lwl-archivamt.de/de/zuschuesse/

Für eine individuelle Beratung wenden Sie sich bitte an die Mitarbeiterinnen der Restaurierungswerkstatt. https://www.lwl-archivamt.de/de/uber-uns/unser-team-unterseite/restaurierungswerkstatt/

Weiterführende Informationen:

https://www.lwl-archivamt.de/de/bestandserhaltung_notfaelle/beratung_bestandserhaltung/#integrierte-schadlingsbekampfung

https://afz.lvr.de/de/technisches_zentrum/konservierung_und_restaurierung/integrated_pest_management__ipm_/ipm.html

 

Förderprogramm “Wissenswandel” fortgesetzt

Ab dem heutigen 15. September läuft die neue Frist zur Antragstellung im bundesweiten Digitalprogramm für Archive und Bibliotheken. Das Programm ist Teil des Rettungs- und Zukunftsprogramms NEUSTART KULTUR der Beauftragten der Bundesregierung für Kultur und Medien (BKM)

Gefördert werden wieder alle “Maßnahmen zur Schaffung und Ausbau von  nachhaltigen digitalen Angeboten in öffentlich zugänglichen Bibliotheken und Archiven, mit dem Ziel, ein vielfältiges Angebot breit und zeitgemäß zugänglich zu machen. […] Der Förderschwerpunkt liegt auf der Einführung und dem Ausbau innovativer Angebote und Services sowie neuer Nutzungsmöglichkeiten von Bibliotheken und Archiven.”

Die Förderbereiche sind bewusst breit angelegt. Förderfähig ist/sind:

  1. Digitales Medienangebot
  2. Vermittlungsangebote von digitaler Bildung, Kompetenz und Kultur (Digitale Transformation)
  3. Digitalisierung und Aufbereitung von Beständen als Grundlage für deren digitale Verarbeitung, Zugänglichmachung und Vermittlung
  4. Infrastruktur & Leistungsangebote als Grundlagen für die digitale Vermittlung”

Alle weitere Informationen und Links sind hier zu finden.

 

 

Prozessmanagement in Archiven – ein neues Thema in (kommunalen) Archiven?

Im Herbst 2020 meldete sich ein ostwestfälisches Kommunalarchiv beim LWL-Archivamt, um darüber zu informieren, dass seine Trägerverwaltung im Zuge der Planungen für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kurzfristig begonnen habe, die Prozesse der gesamten Verwaltung zu prüfen, wovon auch das Archiv betroffen war. Unterstützung hatte sich die Kommune dafür bei einem Dienstleister geholt, der auf das Prozessmanagement in öffentlichen Verwaltungen spezialisiert ist und Vorlagen für zahllose typische Arbeitsprozesse in Kommunen bereitstellte. Die Vorlagen für Arbeitsprozesse in Archiven waren allerdings unvollständig und ihre Grundlage unklar. Da zur selben Zeit mehrere Kommunen in Ostwestfalen-Lippe ihre Prozesse mit demselben Dienstleister in Form einer interkommunalen Zusammenarbeit zu prüfen begannen, ergab sich für die betroffenen Archive die Möglichkeit, ihr Wissen zu bündeln. „Prozessmanagement in Archiven – ein neues Thema in (kommunalen) Archiven?“ weiterlesen

Kommunale Archivstatistik der Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK)

Foto: Tim Reckmann (https://creativecommons.org/licenses/by/2.0/)

Heute erhalten 1.370 kommunale Archive zum ersten Mal jeweils eigene Links zugeschickt, mit denen sie sich an der neuen Archivstatistik der BKK beteiligen können. Hierzu sei ausdrücklich ermutigt!

Der Grund dafür, dass die BKK mit erklärter Unterstützung der Kommunalen Spitzenverbände diese Statistik in Umfrageform erhebt, ist das bisherige Fehlen belastbarer Zahlen für das kommunale Archivwesen in Deutschland. Obwohl die kommunalen Archive die größte Archivsparte  darstellt und in den kommunalen Archiven – in der Summe – die meisten Archivmitarbeiter:innen beschäftigt sind, wissen wir zu wenig: Wie viele Mitarbeiter:innen gibt es in den kommunalen Archiven insgesamt? Welche Aus- oder Weiterbildungen haben diese genossen? Wie groß sind die Bestände? Welche Mittel stehen für Bestandserhaltung zur Verfügung? Wie groß sind die digitalen Überlieferungen? Wie viele Benutzer kommen in die Leseräume?

Es gibt ganz viele Fragen, die man stellen könnte, die BKK hat sich aber sehr bewusst dafür entschieden, den Fragenkatalog “so umfangreich wie nötig, aber so kurz wie möglich” zu halten. Es sind insgesamt 20 Fragen, die gestellt werden, und diese Fragen lassen sich entweder durch Ankreuzen oder mit einer Zahlenangabe beantworten (Link zum Fragenkatalog).

Weit überwiegend handelt es sich um Zahlen, die die Archive in der Regel ohnehin für das eigene, interne Berichtswesen erheben, dennoch verursacht das Ausfüllen der Fragen sicherlich etwas Mühe – zumindest in diesem allerersten Durchlauf. In den kommenden Jahren sollte die Teilnahme aber keinen nennenswerten Aufwand mehr darstellen.

Datenerhebung und Datenverwendung

Die Teilnahme ist freiwillig, die BKK erhofft sich aber naturgemäß ein möglichst breite Beteiligung. Um dies sicher zu stellen, war und ist Anonymität oberstes Gebot: Kommunale Archive, die sich an der Erhebung beteiligen, wird garantiert, dass ihre individuellen Zahlen weder publiziert noch an Dritte weiter gegeben werden. Das verwendete Umfragetool “LimeSurvey” stellt vielmehr sicher, dass die individuellen Zahlen, die von den einzelnen Archive beigesteuert werden, “im großen Topf” landen.

Es geht der BKK alleine darum, belastbare Zahlen für archivpolitische Argumentationskontexte zu haben. Denn in kulturpolitischen Diskursen ist es sehr wichtig, dass Bedarfe (z. B. für die Bestandserhaltung) nicht nur einfach benannt, sondern auch möglichst genau beziffert werden. Hierzu künftig in der Lage zu sein, ist erklärtes Ziel der Erhebung: die kommunalen Archive besser zu kennen, konkrete Sachverhalte und Problemlagen genauer analysieren und im Sinne der Archive präziser und zielgenauer argumentieren zu können.

Ein weiteres statistisches Ziel sei noch benannt, das nicht im Zentrum steht, aber dennoch nicht unwichtig ist: Im Unterschied zu den öffentlichen Bibliotheken und den staatlichen Archiven fehlen dem Statistischen Bundesamt für die kommunalen Archive in Deutschland bis dato präzisere Zahlen. Analog zu den staatlichen Archiven sollte die kommunale Archivcommunity künftig auch in der Kulturstatistik des Bundesamtes besser präsent sein (der Spartenbericht “Museen, Bibliotheken und Archive” wurde zuletzt 2017 erhoben). Auch für diese Bundesstatistik werden Zahlen akkumuliert und summiert, auch hier werden keine Rückschlüsse auf einzelne Archive möglich sein. Publiziert werden im Rahmen der Kulturstatistik ohnehin lediglich die Kennzahlen: “Gesamtzahl an kommunalem Archivgut in laufenden Metern”, “Gesamtzahl der in kommunalen Archiven Beschäftigten” und “Gesamtzahl der Benutzungstage in kommunalen Archiven”.

In diesem Sinne sei ausdrücklich ermuntert, die Mühe auf sich zu nehmen! In Absprache mit den Spitzenverbänden wird die Erhebung am 1. Juni starten und am 30. Juni enden.