Vereinfachte Erschließung mit DiPS.kommunal

Zwar erfordert die Einführung einer Lösung zur digitalen Langzeitarchivierung auch einen großen Arbeitseinsatz, langfristig kann u.a. die teilautomatisierte Übernahme von Basiserschließungsinformationen aber zu deutlich effizienteren Arbeitsabläufen im Archiv führen.

Durch die Übernahme der maßgeblichen Informationen (z.B. Aktenzeichen, Aktentitel, Aktenlaufzeit) in die Aussonderungspakete für das digitale Magazin können diese Informationen während des Ingestvorgangs, also dem Einspielen in das digitale Magazin, dort weiterverarbeitet und in einer gesonderten XML-Datei gespeichert werden. Diese XML-Datei wird am Ende des Ingest an das Archiv ausgespielt. Das Archiv importiert diese Datei schließlich in seine Erschließungssoftware, die die Basiserschließungsinformationen ausliest, Verzeichnungseinheiten bildet und über eindeutige technische Identifikatoren die Verknüpfung zwischen Erschließungssoftware und digitalem Magazin herstellt. U.U. müssen zwar nun noch bestimmte Daten nacherfasst werden, die z.B. aus technischen Gründen nicht automatisiert übernommen werden konnten, das Archiv ist aber bereits auskunftsfähig, auch wenn die Archivalien vielleicht noch nicht abschließend verzeichnet sind. Zudem spart es sich das zeitaufwändige manuelle Anlegen und Einpflegen der übernommenen Akten in der Erschließungssoftware.

Damit der Import und das Auslesen der XML-Datei in der Erschließungssoftware reibungslos funktioniert, hat die DiPS.kommunal-Entwicklergemeinschaft zusammen mit den DiPS.kommunal-Pilotkunden zwei Arbeitsgruppen gebildet, um die Firmen Augias-Data (AUGIAS) und Land Software (FAUST) dazu zu bewegen, entsprechende Importmöglichkeiten in ihre Erschließungssoftware einzubauen. Für die Archivsoftware ACTApro (Startext GmbH) wurde eine entsprechende Importmöglichkeit bereits 2013 im Rahmen der Einführung eines digitalen Magazins im LWL-Archivamt geschaffen.

Die Bemühungen der beiden Arbeitsgruppen stießen erfreulicherweise auf kooperationsbereite Softwarehersteller, so dass nun bereits ein halbes Jahr nach einer ersten Kontaktaufnahme und nur vier Monate nach einem ersten Treffen (weitestgehend) Vollzug gemeldet werden kann. Die Firma Land Software hat eine entsprechende Erweiterung im Rahmen des Service Updates 11 für FAUST 8 Anfang April für ihre Kunden bereitgestellt. Auch die Firma Augias-Data hat eine entsprechende Erweiterung bereits prototypisch entwickelt und zusammen mit dem Archiv des LVR getestet. Aktuell werden hier noch letzte Verbesserungen vorgenommen, so dass eine Auslieferung an interessierte Kunden wohl im Laufe der nächsten Monate erfolgen wird (für die Nutzung ist allerdings der Erwerb des Moduls AUGIAS-Connect notwendig).

Leider ist es aufgrund des erfahrungsgemäß recht hohen Individualisierungsgrades bei FAUST- und AUGIAS-Nutzern notwendig, vor dem ersten Einsatz der Erweiterungen festzulegen, welche Informationen in welchen Feldern der Erschließungsmasken in FAUST und AUGIAS landen sollen. Ein passendes Mapping vorherzusagen, ist nicht allgemeingültig möglich.

Anschließend können sich die Archivarinnen und Archivare allerdings (weitgehend) entspannt zurücklehnen und die Arbeit (weitgehend) den Computern überlassen und durch Teilautomatisierung dafür sorgen, dass die unvermeidlichen Erschließungsrückstände zumindest nicht mehr größer werden.

Arbeitsplatz Erschließung (Foto LWL-Archivamt)

Eine Bearbeitung der elekrontischen Unterlagen läuft weitestgehend automatisiert.

Südwestfalen entscheidet sich für DiPS.kommunal

Der Fachbeirat Digitale Langzeitarchivierung bei der KDVZ Citkomm hat auf Basis eines Anforderungskataloges in einer Arbeitsgruppe Lösungen zur Elektronischen Langzeitarchivierung aus archivfachlicher Sicht evaluiert. Dabei konnte sich DiPS.kommunal als Gewinner durchsetzen. Nach Beschluss von Beirat und Verwaltungsrat im September nimmt die KDVZ Citkomm DiPS.kommunal nun in ihr Produktportfolio auf.

Die Fachbeiratsvorsitzende Beatrix Pusch vom Kreisarchiv Soest berichtet im Blog der Archive des Kreises Siegen-Wittgenstein (siwiarchiv) über den Entscheidungsprozess.

Erstes DiPS.kommunal-Nutzerkreistreffen in Münster

DiPS.kommunal-Pilotkundentreffen; Foto: LWL-Archivamt

Foto: LWL-Archivamt

Am 20.09.2016 trafen sich im LWL-Archivamt für Westfalen die DiPS.kommunal-Pilotkunden aus ganz NRW, um sich einen Überblick über den aktuellen Entwicklungsstand von DiPS.kommunal zu verschaffen und den Fortgang des Projektes zu planen. Mit diesem Kreis traf sich gleichzeitig erstmals der neugegründete DiPS.kommunal-Nutzerkreis als Gremium des Digitalen Archivs NRW.
Die Entwicklergemeinschaft führte die aktuelle, bereits weit fortgeschrittene Betaversion vor, die Anfang Oktober 2016 durch ein erstes offizielles Release von DiPS.kommunal abgelöst wird. Sobald die teilnehmenden Kommunen die nötigen Verträge unterzeichnet haben, kann für die Pilotkunden jeweils ein Testzugang eingerichtet werden, mit dem die Archive endlich selbst Hand anlegen können. In den nächsten Monaten wird in Arbeitsgruppen in Zusammenarbeit mit den Pilotkunden noch die Anbindung an einschlägige Archivsoftwares (AUGIAS und FAUST) sowie von verschiedenen Fachverfahren verbessert.
Auch wenn bis dahin wohl noch nicht jedes Fachverfahren über eine XDomea-Schnittstelle verfügen wird, steht dem offiziellen Start von DiPS.kommunal Anfang 2017 nichts mehr im Wege.

Weiterbildung „Kulturfinanzierung – Grundlagen, Strategie und Praxis des Fundraising“

Kurzmitteilung

Neue berufsbegleitende Weiterbildung der FH Potsdam mit Hochschulzertifikat

Die wenigsten Kultureinrichtungen werden heute noch ausschließlich durch öffentliche Mittel getragen. Private Spenden und Stiftungsmittel, Sponsoringpartnerschaften und selbst erwirtschaftete Mittel tragen oft zu einem erheblichen Teil zur Sicherung der Aktivitäten bei. Auch für Archive gewinnen diese Finanzierungsquellen an Relevanz. Sponsoring, Spenden und andere Formen privaten Engagements können helfen, Projekte und Vorhaben außerhalb der Kernaufgaben zu realisieren, wenn andere Fördertöpfe nicht greifen. Hier macht es Sinn, kreative Wege zu gehen und Fundraising als Bestandteil der Marketingstrategie zu implementieren.

In der Weiterbildung „Kulturfinanzierung – Grundlagen, Strategie, Praxis“ der FH Potsdam werden die Teilnehmenden an einer Finanzierungsstrategie für ihre Einrichtungen und -projekte arbeiten und konkrete praktische Fundraising-Instrumente kennen lernen.

Das Konzept für dieses Programm wurde in enger Kooperation zwischen der erfahrenen Fundraiserin und Kuratorin Barbara Mei Chun Müller (Agentur CareerCulture, Berlin) und Uwe Hanf aus dem Studiengang Kulturarbeit der FH Potsdam entwickelt. Der Kurs beginnt am 07. Oktober und umfasst fünf jeweils 2-tägige Seminare. Ergänzt wird das Programm durch das Angebot eines individuellen Coachings.

Weitere Informationen:                                                                                                   Christina Thomas                                                                                                         Zentrale Einrichtung Weiterbildung der FH Potsdam                                                          Tel. 0331/5802440                                                                                                              E-Mail: c.thomas@fh-potsdam.de

http://www.fh-potsdam.de/weiterbilden/weiterbildungsangebote/kulturfinanzierung/

LWL-Archivamt und LWL.IT präsentieren Verbundlösung zur elektronischen Langzeitarchivierung

AKKA12.11_3.Am 12. November präsentierten die LWL.IT Service-Abteilung und das LWL-Archivamt für Westfalen in Münster bei der ersten Arbeitssitzung des Arbeitskreises der Archive (AKKA) und des Arbeitskreises Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) beim Landkreistag NRW die im Landschaftsverband 2010 eingeführte elektronische Sozialhilfeakte „e.Akte ANLEI“, die im LWL durch drei verschiedene Abteilungen gemeinsam geführt wird. Neben der Anbindung des Fachverfahrens ANLEI interessierte die Zuhörer, wie die archivwürdigen eAkten ausgewählt und in das elektronische Langzeitarchiv des Archivs LWL, das „eLan.LWL“, übernommen werden können. Dieser Prozess wurde in entsprechenden Testsystemen vorgeführt, so dass die Arbeitsschritte, die eine eAkte von der Anlage über den Export in Richtung des Langzeitarchivs und die dortige Verarbeitung und Speicherung bis hin zur Anlage und Recherche in der archivischen Erschließungssoftware nachvollzogen werden konnten. Weiterlesen