22. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) am 7. und 8. März 2018

Die diesjährige AUdS-Tagung fand im Technologiezentrum Marburg statt und war bestens organisiert durch das Landesarchiv Hessen. Der Präsident des Landesarchivs Andreas Hedwig – selbst Gründungsmitglied des AUdS – verfolgte in seinem Grußwort die Entwicklung des Arbeitskreises von einer kleinen Gesprächsrunde hin zu einer Tagung mit rund 150 angemeldeten Besuchern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Tschechien und Ungarn.

In der ersten Sektion zu Theorie und Grundlagen warf Georg Büchler von der KOST Fragen auf, die sich allen praktisch digital Archivierenden in vergleichbarer Weise stellen: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Migration in Archivformate durchzuführen? Soll das in der aktiven Phase oder erst bei der Übernahme ins Langzeitarchiv erfolgen? Ist es richtig (und nötig), in diesem Zuge auf die Produktionsformate zu verzichten? Welche Tools setzt man für die Einzelschritte der Langzeitarchivierung ein und was tut man bei uneinheitlichen Konversions- oder Validierungs-Ergebnissen? Macht es Sinn, die Datenaufbereitung aus der Hand zu geben oder sollte man die Schritte besser unter archivischer Hoheit durchführen? Fertige Lösungen – so sein Fazit – sind hier nicht zu erwarten, so dass er nur empfehlen konnte, immer wieder selbst über sein Handeln zu reflektieren und es zu hinterfragen. Weiterlesen

Statistik des Archivportals ist weiter abrufbar!

Seit dem 19.12.2017 ist die Pflegeschnittstelle für Findbücher und Beständeübersichten des Archivportals „Archive in NRW“ nicht mehr erreichbar (vgl. den Blogartikel von Frau Buchholz). Das Landesarchiv arbeitet intensiv am Relaunch des Portals und migriert dafür derzeit die Altdaten ins neue System.

Etwas unglücklich ist, dass durch die Abschaltung des Logins zur Pflegeschnittstelle die teilnehmenden Archive auf diesem Weg auch nicht mehr auf ihre monatliche Besucherstatistik zugreifen können. Dass ein alternativer Direktzugriff auf die Besucherstatistik möglich ist, ist den meisten nicht bekannt.

Beständestatistik Archive NRW

Grafische Aufbereitung der Beständestatistik aus dem Archivportal

Wenn ein Archiv aus Westfalen-Lippe seine Kennzahlen für 2017 oder 2018 benötigt, kann es die notwendige Internet-Adresse im LWL-Archivamt erfragen. Bitte schicken Sie uns ggf. eine kurze E-Mail.

 

157 ist die Zahl des Monats Dezember – Anzahl der online gestellten Findbücher aus den Adelsarchiven Westfalens

Einhundertsiebenundfünfzig Findbücher sind – Stand heute – auf den Seiten der Vereinigten Westfälischen Adelsarchive e.V. für interessierte Forscherinnen und Forscher einsehbar. Über diese Findmittel können Sie komfortabel nach über 117.000 Akten, Urkunden und Karten und Pläne recherchieren und diese zur Einsicht in den Lesesaal des LWL-Archivamts bestellen. Unser Lesesaal ist von montags bis freitags durchgehend von 8:30-18:00 Uhr für Sie geöffnet. Weitere (noch) nicht online gestellte Findbücher zu über 900 Beständen können dort eingesehen werden. Es gibt also viel zu entdecken!

Voraussetzung für die Nutzung ist ein bewilligter Benutzungsantrag, den Sie zusammen mit vielen weiteren hilfreichen Informationen auf der entsprechenden Internetseite abrufen können. Für viele Adelsarchive kann dieser Nutzungsantrag durch den zuständigen Archivar / die zuständige Archivarin bewilligt werden; in Einzelfällen (v.a. bei jüngerem Archivgut) entscheiden die Eigentümerinnen und Eigentümer über die Nutzung ihrer Familienarchive.

 

Import von Beständeübersichten und Findbüchern im Portal „Archive in NRW“ nur noch bis einschließlich 19. Dezember möglich (Info des LAV NRW)

Liebe Teilnehmer des Portals „Archive in NRW“,

liebe Kolleginnen und Kollegen,

der Relaunch des Portals schreitet mit großen Schritten voran und einige von Ihnen konnten bereits auf der ein oder anderen Sitzung einen kurzen Einblick in die neue Optik und die Funktionen des Portals erhalten.

Startseite des Archivportals

Heutige Startseite des Archivportals

Wie bei den meisten Projekten tauchen im Laufe der Zeit kleinere und größere Probleme auf, mit denen man in dieser Form bei Projektbeginn nicht gerechnet hat. Im Fall des Portals betrifft dies die Datenqualität der aktuellen Beständedatenbank. Die Beständedatenbank wird seit einigen Jahren genutzt und wurde seitdem immer weiterentwickelt, so dass neue Formate importiert werden konnten. Zuletzt wurde eine Importschnittstelle für das Format EAD(DDB) implementiert. Diese Fülle an Datenformaten hat dazu geführt, dass die in der Datenbank vorhandenen Daten sehr heterogen sind. Unser Ziel ist es, alle vorhandenen Daten auch im neuen Portal zur Verfügung zu stellen. Dazu werden diese in das Format EAD(DDB) migriert und validiert. Die auftretenden Fehler in der Datenstruktur werden soweit möglich automatisiert behoben. Bei inhaltlichen Fehlern (zum Beispiel bei nicht eindeutigen Laufzeitangaben) kann keine automatisierte Fehlerkorrektur vorgenommen werden. In diesen Fällen nehmen wir Kontakt zu den entsprechenden Archiven auf und bitten um eine manuelle Korrektur.

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Landschaftsausschuss beschließt Aktualisierung der Förderrichtlinien für die nichtstaatliche Archivpflege

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert. Sie lösen mit sofortiger Wirkung die Förderrichtlinien von 2004 ab.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

  • Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezisische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Damit wird z.B. die Anschaffung von geeigneten Regalanlagen, Fachsoftware oder Hardware wie Aufsichtsscanner mit Buchwippe gefördert. Der Regelfördersatz liegt bei 30% der nachgewiesenen förderfähigen Kosten und kann zwischen 500,- € und 50.000,- € betragen. Im Einzelfall können auch kleinere Maßnahmen gefördert werden (der Zuschussbetrag kann dann bis auf 200,- € gesenkt werden – das entspricht einem Antrag mit förderfähigen Kosten i.H.v. 667,- €). Bei Maßnahmen von über 20.000,- € und bei einer beantragten Anhebung des Fördersatzes auf bis zu 50% der Kosten entscheidet der LWL-Kulturausschuss.
  • Rabatte gewährt das LWL-Archivamt auf Sach- und Personalleistungen, die in unserer Restaurierungswerkstatt erbracht werden. Der Rabatt wird ab einem Mindestbetrag von 150,- € von der Rechnungssumme abgezogen.

Für die Förderfähigkeit ist in beiden Fällen Voraussetzung, dass die Maßnahme „vorher abgestimmt„, d.h. mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LWL-Archivamt besprochen wurde – also eine Beratung stattgefunden hat. Maßnahmen und Anschaffungen, die durch die nichtstaatlichen Archive ohne eine solche Beratung getätigt wurden, sind im Nachhinein nicht mehr förderfähig.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Abbildung 1: Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt (PDF-Datei)

Ebenso förderschädlich ist es, wenn der Antragsteller / die Antragstellerin nach einer Beratung und Antragstellung mit der formalen Auftragserteilung nicht wartet, bis der Bescheid durch das LWL-Archivamt ergangen ist. Da es in der Vergangenheit hier zu Problemen gekommen ist, haben wir die einzelnen Verfahrensschritte in einem Flussdiagramm dargestellt (vgl. Abb. 1, hier zum Ausdrucken als PDF-Datei).

Der Nachweis über die Mittelverwendung muss spätestens sechs Monate nach Ablauf des festgesetzten Bewilligungszeitraums im Archivamt eingegangen sein! Bei der endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe werden im Fall von Minderkosten die tatsächlich nachgewiesenen förderfähigen Gesamtausgaben zugrunde gelegt; Mehrkosten können grundsätzlich nicht anerkannt werden. Der Verwendungsnachweis wird rechnerisch von der Zentralen Verwaltungseinheit der LWL-Kulturdienste geprüft, diese erteilt auch den Schlussbescheid.

Wie immer gilt: Sollten Unklarheiten bestehen, wenden Sie sich an ihre zuständige Gebietsreferentin / ihren zuständigen Gebietsreferenten im LWL-Archivamt!

P. Worm