BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen!

Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten„.

Logo der BKK

Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.

Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.

Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.

Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!

P. Worm


Förderung durch das LWL-Archivamt: Schritt für Schritt erklärt

Stilisierte Ansicht von Geldscheinen und MünzenDie Förderung durch das LWL-Archivamt erfolgt wie bei allen anderen Kulturdiensten des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (u.a. Museumsamt, Denkmalpflege) in einem einheitlichen Verfahren.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert, und dadurch die alten Förderrichtlinien von 2004 ersetzt.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

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Zum Sachstand des Archivportals

Screenshot der neuen Startseite des Archivportals

Screenshot der neuen Startseite des Archivportals

Liebe Kolleginnen und Kollegen,

wie Sie mitbekommen verzögert sich das Projekt zur Erneuerung des Archivportals archive.nrw.de deutlich. Hintergrund war und ist u.a., dass das System noch nicht den von uns gewünschten Qualitätsstand hat, weshalb einzelne Funktionen und Darstellungen noch überarbeitet werden müssen. Hinzu kommt bedauerlicherweise, dass der Auftragnehmer – insbesondere aufgrund des Wechsels des Projektleiters – noch keine weitere verbindliche Planung vorlegen kann.

Die Situation ist für uns äußerst unbefriedigend. Vor allem ist es sehr unglücklich, dass wir Sie und damit auch alle Archive in NRW warten lassen müssen. Konkret: Wir können Ihnen momentan noch nicht mitteilen, wann die „frozen time“ endet, d.h. wann Sie wieder Findbücher hochladen können. Das tut uns sehr leid.

Wie aber schon vorher im Projekt mehrfach verdeutlicht: Für das Landesarchiv NRW geht Qualität vor Schnelligkeit. Deshalb nehmen wir diese Verschiebungen notgedrungen in Kauf.

Sie können sich sicher sein, dass die Projektgruppe des Landesarchivs NRW mit Hochdruck und hohem Personaleinsatz an dem Fortschritt des Projekts arbeitet. Wir drängen momentan mit Nachdruck auf eine verbindliche Planung. Sobald wir das Projektende, den „Go live“-Termin und das Ende der „frozen time“ terminieren können, werden Sie dies von uns erfahren.

Gerne beantworten wir Ihre Rückfragen dazu. Schreiben Sie bitte an: webmaster@archive.nrw.de

Wir bedanken uns herzlich für Ihre strapazierte Geduld und Ihre Verständnis!

Die „Nina“-Projektgruppe des LAV NRW

Im Auftrag Helen Buchholz

 

Ergänzend sei auf den Blogbeitrag vom 10.04.2018 verwiesen

Relaunch des Portals archive.nrw

sowie auf die Präsentation zum Projekt, die beim Westfälischen Archivtag 2018 gezeigt wurden:

archive.nrw.Relaunch

 

22. Tagung des Arbeitskreises „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS) am 7. und 8. März 2018

Die diesjährige AUdS-Tagung fand im Technologiezentrum Marburg statt und war bestens organisiert durch das Landesarchiv Hessen. Der Präsident des Landesarchivs Andreas Hedwig – selbst Gründungsmitglied des AUdS – verfolgte in seinem Grußwort die Entwicklung des Arbeitskreises von einer kleinen Gesprächsrunde hin zu einer Tagung mit rund 150 angemeldeten Besuchern aus Deutschland, Österreich, der Schweiz, Tschechien und Ungarn.

In der ersten Sektion zu Theorie und Grundlagen warf Georg Büchler von der KOST Fragen auf, die sich allen praktisch digital Archivierenden in vergleichbarer Weise stellen: Wann ist der richtige Zeitpunkt, um eine Migration in Archivformate durchzuführen? Soll das in der aktiven Phase oder erst bei der Übernahme ins Langzeitarchiv erfolgen? Ist es richtig (und nötig), in diesem Zuge auf die Produktionsformate zu verzichten? Welche Tools setzt man für die Einzelschritte der Langzeitarchivierung ein und was tut man bei uneinheitlichen Konversions- oder Validierungs-Ergebnissen? Macht es Sinn, die Datenaufbereitung aus der Hand zu geben oder sollte man die Schritte besser unter archivischer Hoheit durchführen? Fertige Lösungen – so sein Fazit – sind hier nicht zu erwarten, so dass er nur empfehlen konnte, immer wieder selbst über sein Handeln zu reflektieren und es zu hinterfragen. Weiterlesen

Statistik des Archivportals ist weiter abrufbar!

Seit dem 19.12.2017 ist die Pflegeschnittstelle für Findbücher und Beständeübersichten des Archivportals „Archive in NRW“ nicht mehr erreichbar (vgl. den Blogartikel von Frau Buchholz). Das Landesarchiv arbeitet intensiv am Relaunch des Portals und migriert dafür derzeit die Altdaten ins neue System.

Etwas unglücklich ist, dass durch die Abschaltung des Logins zur Pflegeschnittstelle die teilnehmenden Archive auf diesem Weg auch nicht mehr auf ihre monatliche Besucherstatistik zugreifen können. Dass ein alternativer Direktzugriff auf die Besucherstatistik möglich ist, ist den meisten nicht bekannt.

Beständestatistik Archive NRW

Grafische Aufbereitung der Beständestatistik aus dem Archivportal

Wenn ein Archiv aus Westfalen-Lippe seine Kennzahlen für 2017 oder 2018 benötigt, kann es die notwendige Internet-Adresse im LWL-Archivamt erfragen. Bitte schicken Sie uns ggf. eine kurze E-Mail.