Der Weg zum Glück. Eine Handreichung des Stadtarchivs Münster zur Bereitstellung von Digitalisaten im Archivportal NRW

von Michael Jerusalem und Henning Rudolph

 

Einleitung

Der Weg zum Archiv und den gesuchten Quellen kann für einen Nutzer oder eine Nutzerin durchaus beschwerlich und mit einigen Aufwänden verbunden sein. So lassen sich längst nicht alle Besucherinnen und Besucher in das lokale Umfeld verorten. Sie müssen teils lange Anreisewege auf sich nehmen oder werden durch andere Hürden, wie beispielsweise zeitlichen Kollisionen unter der Woche, daran gehindert, den Gang in den Lesesaal des gewünschten Archivs anzutreten. Die Gründe mögen vielfältig sein, der Trend des 21. Jahrhunderts ist jedenfalls eindeutig und für alle Kultur- und Bildungsinstitutionen von zentraler Bedeutung: Bürgerinnen und Bürger wünschen sich digitale Formen der Nutzung.

Diese Erkenntnis hat für uns als Stadtarchiv Münster die logische Konsequenz, dem zeitgemäßen Wunsch im Rahmen unserer Möglichkeiten zu entsprechen und frei zugängliche Archivalien der interessierten Öffentlichkeit am heimischen Rechner zur Verfügung zu stellen. Entsprechende Ressourcen wurden dafür in einem geförderten Scan-on-Demand-Projekt freigesetzt und haben Digitalisierungsworkflows in größerem Umfang erst möglich gemacht.[1]

Der technische Weg von der Digitalisierung zur Präsentation dieser gescannten Archivalien fällt finanziell kaum ins Gewicht. Vielmehr müssen die einzelnen Archive sich die notwendigen Schritte vergegenwärtigen, die nötig sind, um das gewünschte Digitalisat im heimisch erreichbaren Archivportal abrufbar zu machen. Die technischen Details sowie eine Übersicht der erforderlichen Workflows sind Ziel dieses Blogbeitrages und der folgenden Anleitung.

 

Infrastruktur

Erstens wird der sog. METS-Generator benötigt. Er ist eine Entwicklung des LWL-Archivamts und wurde im Rahmen des DFG-Projekts „Digitalisierung archivalischer Amtsbücher und vergleichbarer serieller Quellen“ durch Stephan Makowski programmiert. Seitdem wird das Programm durch ihn an neue Anforderungen angepasst. Die aktuelle Version ist auf den Internetseiten des LWL-Archivamts abrufbar.[2] Die mit diesem Tool erstellten METS-Dateien sind notwendig, damit der DFG-Viewer die  Reihenfolge und den Speicherort der einzelnen Digitalbilder kennt und sie beim Aufruf über das Archivportal richtig zur Anzeige bringen kann.

Zweitens muss dieser genannte Speicherort vorbereitet werden. Da man die Digitalisate nicht auf die Server des Archivportals legt, muss jedes Archiv eine eigene online-Umgebung schaffen, auf die der DFG-Viewer zugreifen kann. Dafür genügt es, dass der IT-Dienstleister des Archivs einen einfachen Webserver einrichtet, der über einen FTP-Transferclient wie beispielsweise FileZilla zu erreichen ist und genügend Speicherplatz bietet.

Hat man die erforderlichen Vorarbeiten geleistet, steht dem Upload der Findbücher samt Digitalisaten nichts mehr im Wege. Die einzelnen Arbeitsschritte gestalten sich wie folgt.

 

Workflow

  1. Digitalisate vorbereiten: Die Bilder der digitalisierten Archivalien müssen zwingend nach einem einheitlichen Schema benannt werden, wodurch die eindeutige Zuordnung zu den Verzeichnungseinheiten ermöglicht wird. Die Dateinamen (und der Überordner) sollen deshalb zeichengenau (mit allen Leerzeichen, Punkten und Sonderzeichen!) so zusammengesetzt werden, wie man sie auch in der archivischen Datenbank in den folgenden Datenfeldern (hier AUGIAS) findet:

[Bestandskürzel]_[l. Num.]_[Zähler mit führenden Nullen].JPG

Es gilt aus technischen Gründen eine Maximallänge von 255 Zeichen! Es wird von händischer Benennung der Dateien wegen Fehleranfälligkeit abgeraten und ein Programm für massenhafte Dateiumbenennung empfohlen. Das Stadtarchiv Münster nutzt den Advanced Renamer[3].

Für die Online-Präsentation im Archivportal verwenden wir kleingerechnete Varianten (“Derivate”) der Ursprungsdateien (“Master”). Es wird ein Programm zur massenhaften Bildbearbeitung empfohlen. Das Stadtarchiv Münster nutzt XNConvert[4].

Werte im Stadtarchiv Münster:

Master: 300dpi, JPEG-Qualität 95%

Online-Derivat: 150 dpi, JPEG-Qualität 60%

Aufpassen bei Benennung der Überordner und Dateinamen!

 

  1. Findbuch: Für den Datentransfer unserer Archivalienbeschreibungen wird vom Portal ein speziell kodiertes Findbuch erwartet: Dafür nutzen wir den internationalen Standard Encoded Archival Description – kurz EAD. Alle gängigen Archivdatenbanken unterstützen dieses Format und erlauben einen entsprechenden Datenexport (EAD(DDB) Export) des gewünschten Findbuchs.
EAD(DDB)-Export des Findbuchs in Augias

 

  1. METS: Jetzt fehlt aber bei den einzelnen Verzeichnungseinheiten der Findbücher noch die Angabe, ob es Digitalbilder gibt und in welcher Reihenfolge diese den Benutzerinnen und Benutzern angezeigt werden sollen. Ein weiterer Standard namens METS (Metadata Encoding & Transmission Standard) wird dafür genutzt. Der METS-Generator erzeugt die entsprechende Datei zu jeder digitalisierten Akte, Urkunde oder Karte und ergänzt in dem EAD-Findbuch, unter welcher Internetadresse dieses elektronische Inhaltsverzeichnis der Digitalbilder zu finden ist.
Leicht zu bedienen: Die Oberfläche des METS-Generators

Ausfüllhilfe zum METS-Generator:

Reiter “METS”

  • Vorlage METS liegt im Programm-Ordner
  • Pfad Images bezeichnet den lokalen Speicherort der kleingerechneten Derivate. Man muss hier das Verzeichnis (also den Ordnerpfad) angeben, unter dem die Bilder liegen. Möchte man einen Batchlauf mit mehreren digitalisierten Verzeichnungseinheiten (also mehrere Ordner mit Digitalisaten) verarbeiten, muss an dieser Stelle der Ordner oberhalb der Digitalisatordner (also quasi das “Oberverzeichnis”) angegeben werden.

Achtung! Der Ordnername und die Namen der einzelnen Bilder dürfen kein Ä, Ö oder Ü und möglichst auch keine Sonderzeichnen (z.B: /, *, #, Backslash) enthalten! Dann kann der DFG-Viewer die Bilder nicht anzeigen. Leerzeichen, Binde- und Unterstriche sind kein Problem.

  • Internetpfad sagt, wie die spätere Internetadresse heißt, unter der die Bildordner auf dem eingerichteten Webserver zu erreichen sind. Auch hier ist das “Oberverzeichnis” gemeint, unterhalb dessen die Ordner mit den Einzelbildern stehen.

Reiter “Findmittel”

  • Pfad zum Findbuch gibt den lokalen Speicherort der EAD-Findbuch-Datei an
  • Art des Findbuchs ist stets EAD
  • Referenz Signatur ist bei uns immer “Signatur”

Reiter “Meta Daten”

  • Ersteller: [Ihr Archiv]
  • Archivar: [Ihr Name]
  • Inhaber: [Ihre Körperschaft]
  • Inhaber-Logo: [URL zum Logo]
  • Inhaber-URL: [URL zu Ihrer Archiv-Homepage]
  • Inhaber E-Mail: [Ihre Archiv-eMail]
  • Lizenz: In der Regel CC0 für gemeinfreies Archivgut

Reiter “Optional”

  • “Download” anhaken

Reiter “Art der Verarbeitung”

  • Batchlauf? –> Anhaken, wenn man für mehr als einen Ordner METS erzeugen will (mehrere digitalisierte Verzeichnungseinheiten gleichzeitig). Alles andere kann frei bleiben.

Reiter “Katalognachweis”

  • Kann frei bleiben.

Reiter “Zusammenfassung”

  • Bevor man hier auf Start Verarbeitung klickt, muss man unter Menü –> “Mapping Ordner-Signatur” prüfen, ob die Bildordner den jeweils richtigen Verzeichnungseinheiten im Findbuch zugeordnet werden konnten. Beim ersten Aufruf sind diese IMMER rot hinterlegt. Einmal “Speichern” klicken und noch einmal aufrufen. Jetzt sollte alles “grün” sein.
  • Wenn dem so ist, “Speichern” und dann im Hauptfenster auf “Start Verarbeitung” klicken.
  • Nun sollte innerhalb der Ordner mit den Digitalisaten eine METS-Datei liegen.

Eine detaillierte Anleitung zu allen Funktionen ist ebenfalls auf der Projektseite beim LWL-Archivamt abrufbar (s. oben).

 

  1. Upload: Nun noch rasch alles hochladen! Die Bilddaten und die zugehörigen METS-Dateien werden mit einem gängigen Dateimanager mittels FTP auf den städtischen Internetserver übertragen. Das Stadtarchiv Münster nutzt hierfür FileZilla, eine freie Server- und Client-Software zur Dateiübertragung.

Im Archivportal wird das aktualisierte EAD-Findbuch importiert und verarbeitet.

Was tun, wenn sich die Erschließungsdaten geändert haben?

Achtung bei der Ergänzung von METS-Findbüchern: Falls Sie bereits ein Findbuch mit METS-Dateien angereichert sowie online gestellt haben und dieses nun mit weiteren Digitalisaten bestücken wollen, müssen Sie an dieser Stelle das alte, bereits hochgeladene Findbuch mit dem neu bearbeiteten Findbuch „zusammenführen“. Dies ist mit dem simplen Tool Findbuchmerge möglich.[5]

Vollständige Oberfläche des Programms

Wurden alle vorangegangenen Schritte befolgt und hat sich kein Fehler eingeschlichen, wird man nun in der Vorschauansicht des Archivportals das hochgeladene Findbuch samt angebundener Digitalisate vorfinden.

Icon zum Digitalisat in der bekannten Oberfläche des Archivportals

Ein Klick auf das neue kleine Symbol oberhalb der Verzeichnungseinheit sollte Sie zum DFG-Viewer leiten und die einzelnen Scans in entsprechender Reihenfolge anzeigen.

Digitalisat im DFG-Viewer

Hat alles funktioniert, kann man das Findbuch veröffentlichen und die Digitalisate sind am nächsten Tag für die Benutzer einsehbar.

 

Fazit

Die oben geschilderten Arbeitsschritte mögen umfangreich und fehleranfällig wirken. Doch hat man einmal die Vorarbeiten geleistet und etwas Erfahrung mit dem Workflow gesammelt, gestaltet sich die zukünftige Onlinestellung digitalisierter Archivalien als selbstverständliche Routine. Nicht nur der einzelne Nutzer oder die einzelne Nutzerin, der oder die die Digitalisierung der Akte in Auftrag gegeben hat, können diese nun dauerhaft und bequem am heimischem Rechner einsehen, sondern die gesamte interessierte Öffentlichkeit kann auf die Quellen zugreifen. Der Weg zum digitalen Nutzerglück ist frei!

 

[1] Zum „Digitize-it!“-Projekt vgl. Peter Worm, Digitize-it! Ein WissensWandel-Projekt des Stadtarchivs Münster. In: Archivpflege in Westfalen-Lippe 95 (2021), S. 53-59.

[2] https://www.lwl-archivamt.de/de/fachinformationen/digitalisierung/digitalisierung-im-archiv.

[3] https://www.advancedrenamer.com.

[4] https://www.xnview.com/de/xnconvert.

[5] Vgl. Anm. 2, Findbuchübernahmeprogramm (Zip-Datei).