Autor: Dominic Eickhoff

Wir freuen uns über mehr als hundert Anmeldungen zu unserem Diskussionsforum “Ersetzendes Scannen – Auswirkungen auf die archivische Überlieferungsbildung” beim diesjährigen Westfälischen Archivtag in Dülmen, am 19.03.2024 von 16-17.30 Uhr. Mit diesem Beitrag wollen wir den Versuch starten, bereits vorab eine gemeinsame Gesprächsgrundlage herzustellen, indem wir einen Problemaufriss zu diesem Thema liefern – natürlich ohne Ergebnisse vorweg nehmen zu wollen.

Mehr Informationen zum Westfälischen Archivtag 2024 hier.

Der Gegenstand unseres Diskussionsforums wird das “Ersetzende Scannen” sein, teilweise auch als “Dokumentenechtes Scannen” oder “Rechtssicheres Scannen” bezeichnet – je nachdem, welchen Dienstleistenden man fragt oder Handreichung man liest. Für den weiteren Diskurs wollen wir uns auf den Begriff “Ersetzendes Scannen” festlegen und beziehen uns dabei auf die entscheidende Technische Richtlinie (TR) 03138 des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Das BSI hat für diese TR den klingenden Namen RESISCAN geprägt, der auch das Ziel der Richtlinie transportiert: “Steigerung der Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannens.” (1) Damit etabliert sich die TR-03138 mit ihren zahlreichen Anlagen als grundlegende Richtlinie für eine Digitalisierung von Registraturgut der öffentlichen Verwaltung. Die TR ist anwendungsneutral und kann auf verschiedene Produkte, Systeme und Services bezogen werden. Durch die Beschreibung u.a. von sicheren IT-Umgebungsfaktoren und Abläufen in der Qualitätssicherung soll ihre Anwendung für einen strukturierten Scanprozess sorgen, der die “Steigerung” der Rechtssicherheit von ehemals analogen und später digital vorliegenden Unterlagen zum Ziel hat.

Zurecht können sich Archivar*innen nun die Frage stellen, was die TR03138 denn mit Archivarbeit bzw. Überlieferungsbildung zu tun hat oder warum man sich mit den technischen Einzelheiten beschäftigen sollte – schließlich dient das ersetzende Scannen in erster Linie der Optimierung von Verwaltungsabläufen.

Abgesehen von dem Fall, dass auch Archive ggf. bei der Einführung eines DMS die eigene Registratur (vermutlich durch geeignete Dienstleistende) ersetzend scannen (lassen) wollen, beeinflusst das ersetzende Scannen natürlich die archivische Überlieferungsbildung auf mehrere denkbare Wege. Vor allem ist damit zu rechnen, dass immer mehr kommunale Dienststellen ihre analoge Registratur als elektronische Akte weiterführen möchten – und daher auch später zur elektronischen Langzeitarchivierung abgeben werden. An dieser Stelle ein passendes Zitat aus der Einleitung der TR:

“Hierbei wird unter dem ‘ersetzenden Scannen’ der Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten mit dem Ziel der elektronischen Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals verstanden.” (2)

Die Entscheidung und damit die Verantwortung zur Gestaltung der Vorgaben für eine Digitalisierung der Registratur liegt selbstverständlich bei der entsprechenden Dienststelle. Und damit auch ein potentielles rechtliches Risiko, das entstünde, wenn die Unterlagen nicht nach der TR-03138 gescannt werden würden. Die Gefahr einer hybriden Überlieferung zeichnet sich ab, wenn die Registraturbildenden zwar digitalisieren (lassen), den Prozess des ersetzenden Scannens aber nicht vollständig abschließen, d.h. die Papierdokumente nach dem Scannen nicht vernichten (lassen). Wird die TR-03138 eingehalten und bestenfalls vorher das eigene Archiv in den Organisationsprozess mit einbezogen, kann man davon ausgehen, dass dem Archiv später die Digital Borns als Images der ehemaligen Originale zur Bewertung und bei Archivwürdigkeit auch zur Übernahme vorliegen. Durch die Einhaltung der TR sollten die Unterlagen dann später in ausreichender (Bild-)Qualität für künftige Nutzende bereitstehen.

Wie bei allen Digitalisierungsprozessen muss von archivischer Seite aus auch dieses Thema vom Ende her durchdacht werden: Was ist das Ziel? Leichtere Zugänglichkeit des Archivguts durch Online-Stellung von Digitalisaten? Eine spätere Nutzung im sog. Digitalen Lesesaal? Spare ich Platz im Magazin, indem ich das Ersetzende Scannen unterstütze? Habe ich bereits ein elektronisches Langzeitarchiv angeschafft? Ist die Überlieferungsbildung in meiner Kommune durch diesen Medienwechsel gefährdet? Sollte vor dem ersetzenden Scannen evtl. eine Abgabe von Unterlagen an das Archiv geprüft werden? Wenn die Archive hier zeigen, dass Sie sich mit diesen Fragen auskennen, können Sie sich in der eigenen Verwaltung als kompetente Gesprächspartner*innen in Sachen Digitalisierung positionieren und davon auch in anderen Angelegenheiten profitieren.

Anders als auf Landes- und Bundesebene besteht laut dem „Praxisleitfaden für Kommunen“ der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) übrigens keine generelle rechtliche Verpflichtung die TR-03138 auch auf kommunaler Ebene einzuhalten. (3) Die Bundeskonferenz der Kommunalarchive (BKK) hat kurz darauf ein Empfehlungsschreiben zu diesem Thema herausgegeben, aus dem hierzu ebenfalls keine eindeutige rechtliche Lage hervorgeht, dafür aber mögliche Überlieferungsszenarien übersichtlich ausgeleuchtet werden. (4) Das LWL-Archivamt für Westfalen hat bereits vor längerer Zeit eine Zusammenfassung dieses Dokuments im Archivamtblog gepostet. (5) Im Archivgesetz NRW ist laut BKK (2017, S. 4) §5, 2 der entscheidende Paragraph in dieser Angelegenheit.

Im Diskussionsforum wollen wir allen Interessierten mit technischen und archivfachlichen Inputs einen Überblick über das Thema ermöglichen. Wir sind gespannt auf Beispiele aus der Praxis, würden uns aber auch freuen, wenn die unten verlinkten Dokumente Beachtung finden und wir die Argumente in der Diskussion dann gemeinsam zusammenführen.

• (1): BSI 2020: TR-03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN), Hauptdokument S. 5.
• (2): Ebd.
• (3): KGSt 2017: Ersetzendes Scannen. Praxisleitfaden für Kommunen (8/2017), S. 6 und Leitlinie zum ersetzenden Scannen in Kommunen nach TR RESISCAN (4/2017), S. 6.
• (4): BKK 2017: Empfehlungen zum Umgang mit Ersetzendem Scannen als Herausforderung für die Überlieferungsbildung, 2017.
• (5): Teske 2017: Ersetzendes Scannen-neue Empfehlung der BKK.
• (6): § 5, 2 ArchivG NRW i.d.F. vom 30.09.2014.