Praktikum in Ostfriesland

Moin Freunde des Archivs! Im Zuge der Ausbildung zum Fachangestellten für Medien und Informationsdienst, Fachrichtung Archiv, ist es auch erforderlich ein Praktikum in einem anderen Archiv abzuleisten. Dieses Archiv sollte möglichst einer anderen Archivsparte angehören, da es innerhalb der Sparten, was die Zuständigkeit und die damit verbundene Art der zu übernehmenden Akten betrifft, naturgemäß große Unterschiede gibt. Kurzum, eine neue Archivsparte kennenzulernen gewährt einen Blick über den Tellerrand des gewohnten Arbeitsalltags im Ausbildungsbetriebund kann eine gute Vorbereitung für die Zeit nach der Ausbildung sein,sowie eine zusätzliche Möglichkeit die Fühler nach einem potentiellen späteren Arbeitgeber auszustrecken.

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Aufbereiten von Registraturgut

_BO_0740Hallo werte Archivinteressierte. Heute möchte ich auf eine grundlegende Aufgabe in unserem Arbeitsalltag eingehen, nämlich das Aufbereiten von Registraturgut. Viele Unterlagen aus der jüngeren Verwaltungsgeschichte bekommen wir von unserem Registraturbildner in Stehordnern überlassen, welche für eine dauerhafte Einlagerung im Magazin überaus ungeeignet sind, da die aufrechte Platzierung des Ordners schwerkraftbedingt nach einiger Zeit zu Verformungen führt, was auch seinen Inhalt schädigen kann. Zudem verbraucht der Stehordner auch in Hinblick auf die enthaltene Schriftgutmenge, mehr Regalplatz als eine gut gefüllte Archivschachtel. Natürlich ist die Archivschachtel auch wesentlich stabiler und liegt sicherer im Regal. (Aufbereitet) Umgebettet wird auch, um chemische Substanzen innerhalb des Archivguts zu minimieren wie z.B. mögliche Weichmacher in Klarsichthüllen, oder Metall (Büroklammern, Heftklammern), welches korrodieren kann.

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2. Vortragssektion des 66. Westfälischen Archivtages in Bielefeld vom 12. März 2014

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2. Sektion: Strategieentwicklung konkret: Bestandserhaltung in der Praxis

Moderation: Dr. Johannes Kistenich (Hessisches Staatsarchiv)

 

Prof. Dr. Mario Glauert (Brandenburgisches Landeshauptarchiv, Potsdam)

Von der Strategie zum Konzept: Bestandserhaltung zwischen Willkür, Wunsch und Wirklichkeit

Prof. Dr. Glauert behandelte in seinem Vortrag die Ambivalenz zwischen hehrem Wunschdenken bei der Bestandserhaltung und der Realität. Den institutionellen Anspruch der Archive, was verwahren, sichern und erhalten angeht, und die Umsetzung derselben, in die tägliche Praxis, ist laut Dr. Glauert schwer möglich. Er rechnete in seinem Vortrag die Kosten vor, die entstehen, wenn man auf einmal ein ganzen Archiv mittlerer Größe verpacken würde. Diese Kosten sind von niemandem tragbar. Glauert stellte in seinem Vortrag ein Praktikables Konzept vor, welches helfen soll, Prioritäten zu formulieren, nach denen ein Gesamtkonzept zu präventiven, konservatorischen Maßnahmen entwickelt werden kann, das sich auch im Arbeitsalltag umsetzen lässt. Die Strategie des Konzeptes beruht unter anderem darauf, vorhandene Schäden zu beheben, laufende Schadensprozesse zu beenden und zukünftigen Schadensrisiken vorzubeugen. Schon der Ansatz in Zukunft keine Schäden am Archivgut zu verursachen, stellt ein großes Archiv  im Alltag vor vielfältige Probleme. Hier ist eine überlegte Strategie gefragt, die Fachkenntisse und Personalressourcen  verlangt. Glauert schloß mit dem Denkanstoß, ob man tatsächlich alle Archivalien restaurieren müsse. Sollte nicht eine Nachbewertung erfolgen, die überlegt, ob eine Archivalie in der Gegenwart nach bestanderhalterischen Kriterien noch archivwürdig ist?

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Katharina Tiemann / Anna Ventura (LWL Archivamt für Westfalen, Münster)

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen des Bestandserhaltungskonzeptes

Praxisnah: Priorisierung von Archivbeständen im Rahmen des Bestandserhaltungskonzeptes, so lautet das Thema über das  Anna Ventura vom LWL-Archivamt für Westfalen, heute in der Sektion Strategieentwicklung konkret: Bestandserhaltung in der Praxis referiert hat.

Dabei geht es um strategisches Denken, aber auch eine Schadensaufnahme an den Archivalien. Bestanderhaltung läßt sich, so Ventura nur richtig planen, wenn man weiß, welche Schäden, an welchem Archivgut vor liegen und wieviele es sind. Anna Ventura stellt außerdem eine Checkliste vor, mit der auch kleiner Archive Stichproben ihrer Bestände vornehmen können um deren ungefähren Gesamtzustand zu evaluieren.

Um das Konzept zu testen wurde die von Tiemann und Ventura entworfene Checkliste im Stadtarchiv Greven einer Kurzprüfung unterzogen. Dabei zeigte sich, dass für eine Schadenserfassung ca. 2-4 Minuten pro Aktenband eingeplant werden sollten. Hypothetisch hochgerechnet bei einem Bestand von etwa 800-1000 Archivkartons und einem Stichprobenartigen Durchsehen von rund 25% desselben, käme man laut Frau Ventura auf ca. 40-45 Stunden Arbeitszeit. Problematisch ist natürlich die Manpower an dieser Stelle zu sehen. Frau Ventura verwieß hier auf das schnelle Anlernen möglicher externer Hilfskräfte aus der Verwaltung. Wenn man argumentieren kann, dass danach brauchbare Zahlen vorliegen, werden diese u.a. zur Verfügung gestellt. Ventura bot für alle Interessierten eine Erstberatung an und wies auf ein erweitertes Fortbildungsprogramm des LWL-Archivamts zu diesen Themen hin.

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Ergänzungen von Dr. Stumpf:

Herr Stumpf stellte dar, dass nur eine konkrete Bezifferung des Bedarfs ein Argument für die Verwaltung ist, entsprechende Mittel freizeugeben. Gleichwohl sollte man das Thema der Schadenserfassung mit Augenmaß betrieben, und an dieses mit einem möglichst geringen Aufwand angehen.

Beide Vorträge wurden bewußt zusammen diskutiert vor dem Hintergrund, ob eine Schadensaufnahme wichtig und wie diese zu leisten ist. Ein Ergebnis blieb aufgrund der mangelnden Erfahrung offen.

Matthias Frankenstein (Landesarchiv NRW Technisches Zentrum, Münster)

Tatort Magazin: präventive Bestandserhaltung

Matthias Frankenstein brachte den Zuhörern seines Vortrages verschiedene Schadensbilder näher und berichtete von den Möglichkeiten diesen vorzubeugen. Im Besonderen wurde auf die archivgerechte Verpackung von Archivgut und die Hygiene in Magazinräumen eingegangen. Er zeigte die Wichtigkit der richtigen Messtechnik (Temperatur und Luftfeuchtigkeit) an verschiedenen Orten im Magazin.

Als praktisches Beispiel wählte Herr Frankenstein die Reinigung von Amtsbüchern und wie dieser Verschmutzung durch archivgerechte Verpackung vorgebeugt werden kann.

Fragen aus dem Publikum:

Frage: Gibt es die Möglichkeit den Grad der Verschmutzung oder Reinigung objektiv zu messen?

Antwort: Leider gibt es keine objektive Messungsmöglichkeiten des Verschmutzung- oder Reinigungsgrades.

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 Dr. Beate Sturm (Kreisarchiv Kleve

Bestandserhaltung beginnt beim Registraturbildner – Unterstützung der Verwaltung durch die Archive

Frau Sturm erinnerte zu Beginn ihres Vortrags mit einer kleinen humoristischen Anekdote über „Taubennester“ in der Altregistratur daran, welche Missstände früher in Aufbewahrungsräumen für Altakten herrschten und heute noch herrschen können und für völlig normal angesehen werden. Selbst Schimmel schrecke die Mitarbeiter einer Verwaltung nicht. Sie meiden dann nur die Altregistratur. Leider rufe das Thema der Bestandserhaltung bei Registraturbildnern einer städtischen Verwaltung oft nur mangelndes Interesse entgegengebracht wird. Frau Sturm berichtete aus ihrer Tätigkeit in einem Kreisarchiv am Niederrrhein, welche Schritte sie nach und nach unternommen hatte, um den Zustand der Registraturräume zu verbessern und die Mitarbeiter der Verwaltung dafür zu sensibilisieren. Sie zog das Fazit, dass dabei grundsätzlich eher Argumente des Brandschutzes (mit Unterstützung der zuständigen Feuerwehr) und des Arbeitsschutzes ( Unterstützung des Amtsarztes) durchsetzungsfähig sind. Wie sichzeigte, helfen Dienstanweisungen und selbst gegebene Archivordnungen nur wenig oder gar nicht weiter.

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Frage von Fr. Sunderbrink vom Stadtarchiv Detmold:

Wie viel Resistenz denn Frau Sturm von der Kreisverwaltung Kleve begegnet, wenn es um Fragen bezüglich der korrekten Aufbewahrung von Schriftgut geht.

Antwort: Da das Kreisarchiv Kleve sehr eng in die Verwaltung eingebunden ist, kenne sie viele der Angestellten auch persönlich, was die Kommunikation sehr erleichtert.

 Dr. Ursula Hartwieg (Staatsbibliothek zu Berlin – Preußischer Kulturbesitz)

Die Koordinierungsstelle für Erhaltung des schriftlichen Kulturguts: Förderpraxis und Förderperspektiven

Zum Ende des Mittwochs berichtete Dr. Ursula Hartwieg von der Geschichte, den Aufgaben und der Arbeit der Koordinierungsstelle für Erhaltung des schriftlichen (KEK). Sie brachte die Hoffnung zum Ausdruck, dass die KEK auch in Zukunft entweder weiter bestehen wird oder durch eine ähnliche aber dauerhaften Institution ersetzt wird. Informationen zur KEK finden sich hier.

Sie ging in ihrem Vortrag auf die Kriterien der Förderwürdigkeit ein, und stellte verschiedene von der Koordinationsstelle geförderte Projekte vor, so zum Beispiel Projekte zur archivgerechten Verpackung von Amtsbüchern und zur Notfallvorsorge. Im letzten Jahr war das Thema wieder Großformat, was in den Archiven häufig vernachlässigt wird. Beispiele, wie das Universitätsarchiv Halle an der Saale zeigen, dass eine Förderung durch die KEK auch für kleine Archive Sinn macht.

Informationen zu dem Antrag 2014, der zur 2. Jaheshälfte ansteht, finden sich auf der Homepage der KEK.

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Anmeldung zum 66. Westfälischen Archivtag: Zahlen, Daten, Fakten

Über 230 Personen werden am 66. Westfälischen Archivtag teilnehmen, zu dem das LWL- Archivamt in diesem Jahr am 11. und 12. März nach Bielefeld einlädt. Geboten werden, auf beide Tage verteilt, zwei Vortragssektionen und mehrere Diskussionsforen. Der Dienstag steht unter dem Motto „Grundlagen und Methoden der Strategieentwicklung“, während in der zweiten Sektion, welche am Mittwoch stattfindet, Strategien der Bestandserhaltung thematisiert wird. Im Anschluss an die Veranstaltung gibt es die Gelegenheit, zur Besichtigung des Stadtarchivs oder der Archive am Bethelplatz.

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In Zahlen ausgedrückt

Anmeldungen insgesamt:

–       238 Personen

Anmeldungen zu den einzelnen Diskussionsforen:

–       Jubiläen: 44

–       Erschließungsrückstände: 98

–       Interkommunale Zusammenarbeit: 48

Anmeldezahlen für die Archivbesichtigungen:

–       Stadtarchiv Bielefeld: 42

–       Landeskirchliches Archiv Bielefeld: 19

–       v. Bodelschwinghsche Stiftung Bethel: 13

 

Teilnehmerunterlagen

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Was befindet sich in den Umschlägen?

–       Namensschild

–       Evaluationsbogen

–       Abstracts zu den Diskussionsforen

–       Teilnehmerliste