Stelle beim Amt für Informationsverarbeitung in Köln im Bereich Langzeitarchivierung zu besetzen

Die Stadt Köln such einen neuen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin für den Bereich DiPS-Kommunal bis zum 31.12.2019

 

Beim Amt für Informationsverarbeitung ist in der Abteilung IT-Gestaltung im Sachgebiet Computer Supported Cooperative Work-Systeme eine Stelle als Informations- und
kommunikationstechnische Beschäftigte beziehungsweise Informations- und
kommunikationstechnischer Beschäftigter (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Betrieb und
Weiterentwicklung innovativer Services im Bereich der elektronischen
Langzeitarchivierung zu besetzen.

Das Amt für Informationsverarbeitung als zentraler IT-Dienstleister der Stadtverwaltung Köln versteht sich als Gestalter der Digitalisierungsvorhaben in der Stadt Köln und agiert als Volldienstleister mit einem umfangreichen Aufgabenspektrum. Es stellt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Verwaltung, Mitgliedern des Rates sowie den Fraktionen und Bezirksvertretungen eine moderne Informations- und Kommunikationsinfrastruktur zur Verfügung und betreibt ITAnwendungen
in den Schulen der Stadt, für städtische Betriebe und im Rahmen der
interkommunalen Kooperation auch für andere Kommunen in Nordrhein-Westfalen.

Die Abteilung IT-Gestaltung übersetzt die Ziele und Anforderungen der Stadtverwaltung zur
bedarfsgerechten Unterstützung der Aufgaben mit Informations- und Kommunikationstechnik in konkrete Anforderungen an IT-Systeme und IT-Architekturen, die in und mit der städtischen ITInfrastruktur
betrieben werden.

 

Weitere  Informationen und der Rahmen des Stellenprofils finden sich hier:

Ausschreibung_Stelle_DiPS_Köln

 

Auf der Suche nach einem digitalen Langzeitarchiv?

 

Die Anbindung an DiPS.kommunal – Erste Schritte

 

Wir freuen uns, dass Sie sich für DiPS.kommunal interessieren.

 

Archiven, die die Notwendigkeit der digitalen Langzeitarchivierung erkannt haben, bietet DiPS.kommunal ein hochsicheres und vollständiges Langzeitarchivsystem für Kommunalarchive. DiPS.kommunal arbeitet nach dem OAIS-Prinzip.

Der Workflow ist an archivischen Arbeitsweisen orientiert und deckt die Bereiche Akzession, technische Bearbeitung und Prüfung, Strukturierung Inhaltlicher Einheiten und Magazinierung ab. Die Erschließung und Nutzung erfolgt über die im Archiv genutzte archivische Erschließungssoftware.

 

DiPS.kommunal wird unter dem Dach des DA NRW, der vom Land und dem KDN getragenen Arbeitsgemeinschaft für digitale Langzeitarchivierung in NRW, geführt und stetig weiterentwickelt. Die Entwicklergemeinschaft von DiPS.kommunal besteht aus dem LWL – Archivamt für Westfalen, der LWL.IT Service Abteilung, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln.

Betrieben wird DiPS.kommunal als Verbundlösung von zwei Betriebsstätten: dem LWL mit der Zuständigkeit für Westfalen und der Stadt Köln mit der Zuständigkeit für das Rheinland.

 

Bei der vertraglichen und technischen Anbindung an DiPS.kommunal sind verschiedene Akteure aus Verwaltung, Archiv und IT miteinzubinden und technische und verwaltungsinterne Abläufe zu koordinieren.

 

Wenn Sie an DiPS.kommunal interessiert sind, nehmen Sie im ersten Schritt Kontakt zum LWL – Archivamt für Westfalen auf. Wir informieren Sie über das Produkt DiPS.kommunal, besprechen mit Ihnen die einzuleitenden Schritte und planen den Projektablauf. Es ist ebenfalls möglich einen Zuschuss zur Erstanschaffung von DiPS.kommunal beim LWL zu beantragen.

 

Gleichzeitig beziehen Sie auch Ihre Verwaltung und Ihren IT-Dienstleister bzw. Ihre zuständige IT-Abteilung mit ein und prüfen, ob diese Mitglied im KDN (Kommunaler Dachverband der IT-Dienstleister in NRW) sind. Dies hat Auswirkung auf die vertragliche Gestaltung.

Ist Ihr IT-Dienstleister Mitglied im KDN, muss zunächst ein Rahmenvertrag zur Anschaffung von DiPS.kommunal zwischen Ihrem IT-Dienstleister und dem KDN geschlossen werden, falls dieser nicht bereits besteht.

Nachdem die Anschaffung von DiPS.kommunal von Ihrer Verwaltung genehmigt wurde, beauftragen Sie Ihren IT-Dienstleister, beim KDN über einen Einzelabruf für Sie einen DiPS.kommunal-Mandanten zu erwerben. Nach Erhalt des Einzelabrufs beauftragt der KDN die zuständige Betriebsstätte, für alle kommunalen Archive in Westfalen den LWL, mit der Inbetriebnahme von DiPS.kommunal.

 

 

 

 

 

[Abb. 1]

Zur technischen Inbetriebnahme ist ein enger Kontakt zwischen Ihrem IT-Dienstleister und der LWL.IT notwendig. Das DiPS.kommunal-Team wird bestimmte technische Angaben bei Ihnen und Ihrem IT-Dienstleister erfragen, so dass die Installation von DiPS.kommunal vorgenommen werden kann. Die einzelnen Installationsschritte sind verständlich dokumentiert und werden Ihrem IT-Dienstleister zur Verfügung gestellt. Bei Problemen und Fragen steht die LWL.IT Service Abteilung unterstützend zur Verfügung.

 

Ist die technische Inbetriebnahme abgeschlossen, folgt die archivfachliche Inbetriebnahme. Dazu erhalten die Beschäftigten Ihres Archivs eine Schulung, die die allgemeinen Workflows und Abläufe von DiPS.kommunal und den Umgang mit den verschiedenen Softwarekomponenten beinhaltet. Die Schulung beinhaltet neben theoretischen Teilen vor allem einen großen Praxisblock, so dass die Schulungsteilnehmer alle Komponenten auch praktisch zu bedienen lernen. Wir gehen auf mögliche Fehlerfälle und Problematiken ein, ebenso wie auf gegebenenfalls bereits von Ihnen geplante Übernahmeprojekte.

Die hier dargestellten Schritte beschreiben einen idealen Ablauf. In der Anbindung eines Kunden kann es, aufgrund unterschiedlicher technischer Voraussetzungen bei den IT-Dienstleistern, aber auch durch den Einbezug der vielen verschiedenen Akteure, zu Verzögerungen kommen. Daher ist es wichtig, dass Sie als Endkunde stets die Initiative ergreifen und Ihren Bedarf an einem Langzeitarchivsystem deutlich machen. Wir unterstützen Sie gerne in Gesprächen mit Verwaltung und IT.

 

 

Die digitale Langzeitarchivierung ist ein neuer Arbeitsbereich, der die bisherigen Aufgaben des Archivars nicht ersetzt, sondern zusätzlich zu leisten ist. Die Serviceangebote von DiPS.kommunal, das zur Verfügung gestellte Know-how und die Nachnutzbarkeit bereits erarbeiteter Schnittstellen kann die intensive Auseinandersetzung mit der digitalen Langzeitarchivierung zwar nicht ersetzen, aber erheblich erleichtern. Auch lassen sich viele archivische Kernaufgaben in ihren Grundstrukturen vom analogen auf den digitalen Bereich übertragen bzw. anwenden. Trotzdem ist in vielen Bereichen eine Einarbeitung in kommunale elektronische Fachverfahren und die Implementierung neuer Workflows und Konzepte notwendig.

 

Wichtig ist, dass Sie sich stetig mit der digitalen Langzeitarchivierung und DiPS.kommunal als neuem Arbeitsfeld auseinandersetzen. Auch der enge Kontakt zwischen Betriebsstätte, Archiv und IT-Dienstleister trägt maßgeblich zur erfolgreichen digitalen Langzeitarchivierung bei.

 

Das DiPS.kommunal-Supportteam steht Ihnen natürlich auch über die ersten Schritte hinaus zur Verfügung. Sie können uns jederzeit bei Fragen zur Bedienung von DiPS.kommunal, zu Übernahmeprojekten, geplanten Schnittstellen von Fachverfahren zu DiPS.kommunal oder auch zur Anbindung an Ihre Erschließungssoftware ansprechen.

Fachlichen Austausch finden Sie auch in unseren zweimal jährlich stattfindenden Nutzerkreistreffen, die wir gemeinsam mit der Betriebsstätte Köln für alle DiPS.kommunal-Kunden durchführen.

 

Wir freuen uns auf Ihren Anruf!

 

Ihr DiPS.kommunal-Support Team

 

Antonia Maria Bertulies M.A.
und Hannah Ruff M.A.

Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL)

LWL-Archivamt für Westfalen

Jahnstraße 26

48147 Münster

Tel.: 0251 591-3888

Fax: 0251 591-269

dips.support@lwl.org

 

 

 

Dresden bekommt Platz im Stadtarchiv, im elekronischen Stadtarchiv

 

 

 

 

“42 Kilometer Akten mit 4.200 Urkunden, 123.000 Karten und Plänen, 517.000 Fotos und 45.000 Bibliotheksbeständen aus 800 Jahren: Dieser Schatz an Erinnerungen befindet sich im Stadtarchiv Dresden, dem zweitgrößten Kommunalarchiv Deutschlands. Doch nicht nur Relikte vergangener Zeiten lagern dort. Auch die Verwaltung bewahrt ihre Unterlagen hier auf – bislang noch ausgedruckt in Papierordnern. Allerdings nicht mehr lange: „Im neuen Verwaltungszentrum wird es keine Aktenschränke mehr geben!“, erklärte Oberbürgermeister Dirk Hilbert und eröffnete im Mai das erste elektronische Kommunalarchiv in Sachsen.”

https://www.ser.de/blog/beitrag/elektronisches-stadtarchiv-statt-aktenschraenke-bei-der-stadt-dresden.html

An einem Langzeitarchiv nach Internationalen Standards kommt eigentlich keine Kommune mehr vorbei.

Informationen zu Langzeitarchiv-Möglichkeiten für Kommunen in Westfalen und zu den ggf. notwenigen Schritten finden sich hier in unseren Blog-Klassikern:

 

“Wer braucht schon ein elektronisches  Langzeitarchiv?”

Wer braucht schon ein elektronisches Langzeitarchiv?

 

FAQ Langzeitarchivierung

FAQ – Häufig gestellte Fragen zu DiPS.kommunal

 

DIPS in der Praxis: Einstieg in die Elektronische Langzeitarchivierung im Stadtarchiv Bochum  

von Annett Schreiber ( Stadtarchiv Bochum)

 

Dass auch digitale archivwürdige Unterlagen und ergänzende Daten (Metadaten), die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind, ins Kommunalarchiv übernommen und erhalten werden müssen,[1] ist schon lange nicht mehr nur als Worthülse einer in naher Zukunft umzusetzenden normativen Vorgabe zu verstehen. So wie die Übernahme und Bestandserhaltung anlogen Archivguts in Archiven klimatischen, technischen, rechtlichen, finanziellen, personellen, organisatorischen und IT-Erfordernissen unterliegt, müssen auch für die Langzeitarchivierung (LZA) von elektronisch erzeugten Informationen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zahlreiche Entscheidungen seitens des zuständigen Stadtarchivs getroffen werden. Es ist mehr als nur unzureichend, die aus Datenschutz- oder sonstigen rechtlichen Gründen in der Behörde zu löschenden Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen lediglich auf einem Server zu speichern und für Recherchezwecke verfügbar zu halten.

Im Stadtarchiv Bochum ist seit Anfang September 2018 DiPS.kommunal[2] für die beweiswerterhaltende LZA digitaler Daten nach dem OAIS-Konzept[3] sowie dem Metadaten-PREMIS-Datenmodell[4] produktiv nutzbar. Damit wurden zumindest technisch alle Voraussetzungen für die Umsetzung der gesetzlich vorgeschriebenen kommunalen Pflichtaufgabe geschaffen. Der Begriff LZA beschreibt jedoch mehr als eine Anwendungssoftware zur rechtskonformen, fachgerechten Erhaltung authentischer digitaler Informationen und verfügbarem Speicherplatz auf einem Server: Es ist die dauerhafte Einwilligung einer Institution zur Verständigung über die Entwicklung fachgerechter Übernahmekonzepte für archivwürdige elektronische Unterlagentypen und Bestandserhaltungsstrategien für digitale Objekte.

Was ist Langzeitarchivierung nach OAIS mit DiPS.kommunal im DA NRW?

Im Jahr 2009 wurde unter der Leitung des Ministeriums für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport das Projekt „Digitales Archiv NRW“ (DA NRW) initiiert, das eine träger- und institutionenübergreifende kooperative Lösung für die dauerhafte Erhaltung und Bereitstellung des digitalen Kultur- und Archivgutes in NRW entwickeln sollte. Seit einigen Jahren ist die mandantenkonforme Langzeitarchivierung nach dem OAIS-Modell mit den Produkten DiPS.kommunal für Archive und DNS für Bibliotheken möglich.[5]

Die Entwicklergemeinschaft, die aus der LWL.IT Service Abteilung, dem LWL-Archivamt für Westfalen, dem Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln und dem Historischen Archiv der Stadt Köln besteht, betreibt DiPS.kommunal[6] als Verbundlösung in ihren jeweiligen Rechenzentren und bietet – je nach Zugehörigkeit der Archive zum Rheinland oder Westfalen-Lippe – eine umfassende Beratung und Support an. Die revisionssichere Datenspeicherung erfolgt in einer ausfallsicheren, redundant ausgelegten IT-Infrastruktur. Vertragspartner für die Archive ist der Dachverband kommunaler IT-Dienstleister KDN.[7]

Zweimal jährlich finden die Anwendertreffen nordrhein-westfälischer Kommunen statt, in denen Projekte zu Aussonderungsschnittstellen für Fachverfahren, Aussonderungstests, Erfahrungsberichte, Formatfragen (Konversion, Migration), die Anbindung an die Erschließungssoftwaren sowie die Kooperationen der Kommunalarchive in NRW auf der Tagesordnung stehen. Diese Treffen leben vom Engagement der Archivarinnen und Archivare sowie deren Träger-IT-Abteilung, denn die Langzeitarchivierung ist personal-, zeit- und kostenintensiv und sollte daher grundsätzlich als Gemeinschaftsprojekt gedacht werden.

Weiterlesen