Auf dem Deutschen Archivtag in Rostock ist neben der Empfehlung „Systeminterne Langzeitspeicherung ist keine Archivierung!“ noch eine weitere vom IT-Ausschuss der BKK erarbeitete Empfehlung beschlossen worden. In ihr geht es um „Anforderungen an die Anbietung und Aussonderung elektronischer Personenstandsregister und elektronisch geführter Sammelakten. Teil II: Elektronisch geführte Sammelakten“.
Diese Empfehlung beschreibt unter Berücksichtigung der rechtlichen und fachlichen Rahmenbedingungen die Anforderungen an die Aussonderung der sog. Sammelakten der Standesämter. Sammelakten sollen möglichst alle Angaben, die im Rahmen der Beurkundung des Personenstandsfalls erhoben werden, belegen. Unterlagen, die in den Standesämtern nur zu Hinweisen geführt haben, werden nicht zu den Sammelakten genommen, sondern nach Eintragung des Hinweises in der Regel vernichtet. Gleiches gilt für sonstige Schriftstücke, die u. U. im Standesamt zum Beurkundungsfall vorlagen. Anders als die elektronischen Personenstands- und Sicherungsregister, die durch die jeweils zuständigen Archive nach dem Ende der Fortführungsfristen übernommen werden müssen, unterliegen die Sammelakten nach der pflichtigen Anbietung der archivischen Bewertung. Die Entscheidung über ihre Archivwürdigkeit erfolgt nach fachlichen Kriterien durch das zuständige Archiv. Eine Zusammenschau der bisher zu Registern und Sammelakten erschienen Fachbeiträge bietet unsere Homepage.
Die Handreichung berücksichtigt dabei von technischer Seite sowohl über die Fachanwendung AutiSta als auch über ein DMS geführte Sammelakten. Eine enge Verknüpfung zur Aussonderung des Registers bietet sich in beiden Varianten an, bei der ersteren ist sie sogar besonders wichtig.
Die Diskussion über die Archivwürdigkeit der Sammelakten im Kontext der elektronischen Registerführung steht derweil noch aus und muss aufgrund der im Vergleich zur Papierform veränderten Inhalte noch einmal neu geführt werden.
Für alle Stadt- und Gemeindearchive lohnt sich die Lektüre und eine anschließende Erhebung des Sachstands beim eigenen Standesamt!
P. Worm
OpenEdition schlägt Ihnen vor, diesen Beitrag wie folgt zu zitieren:
Peter Worm (2. November 2018). BKK-Empfehlung zu elektronisch geführten Sammelakten erschienen! archivamtblog. Abgerufen am 12. Dezember 2024 von https://doi.org/10.58079/cjeg