Weiter geht es mit unserer Serie. Heute schreibt Carsten Haubrock über den Bestand, den er gerade bearbeitet. Er verzeichnet Akten der LWL-Finanzabteilung.

FAMI im LWL-Archivamt III: Die Tiefe der Verzeichnung ( von Carsten Haubrock)

In der vergangenen Woche hat euch mein Kollege Marcel mit dem Konzept der Erschließung vertraut gemacht und auch einen Einblick in den Bestand der LWL Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gegeben, in welchem er aktuell die Pressebesprechungen verzeichnet. Ich möchte an dieser Stelle dem geneigten Leser auch “meinen Bestand” kurz vorstellen, nämlich den der LWL-Finanzabteilung, früher bekannt unter der Bezeichnung Kämmerei. Die Finanzabteilung gehört zum Referat des Ersten Landesrats und befasst sich unter anderem mit der Haushaltsplanung, der Finanz- und Investitionsplanung sowie den Haushalts- bzw. Jahresrechnungen. Auch ist sie für das Haushalts- und Rechnungswesen der LWL-Einrichtungen, wie z.B. den Landeskrankenhäusern, Förderschulen, Heime, Wohnbereiche und Gutswirtschaften, zuständig, welche unter die Trägerschaft des LWL fallen oder von diesem betrieben werden. Besonders interessant fand ich auch den Bereich der Landschaftsumlage. Hier bekommt man einen guten Einblick in die Hauptfinanzierungsquelle des Landschaftsverbandes. Die Landschaftsumlage bezeichnet die Zahlungen, die durch den Hebesatz auf die Steuereinnahmen der Mitglieder des LWL, die 9 kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe, erhoben wird. Diese tragen und finanzieren sozusagen den Landschaftsverband. In den Unterlagen der Landschaftsumlage finden sich vor allem die Vierteljahresstatistiken der Kommunalfinanzen, sowie Schätzungen der Umlagegrundzahlen von Gemeinden und Kreisfreien Städten in NRW.

Aber auch unter dem Klassifikationspunkt Vermögen finden sich aufschlussreiche Archivalien, wie zum Beispiel Unterlagen zu den Stiftungen welche im Namen des Landschaftsverbandes betreut werden. Diesbezüglich möchte ich kurz die Piepmeyer-Stiftung erwähnen, welche von dem wohltätigen Kommerzienrat Heinrich Piepmeyer (1836-1914) aus Münster ins Leben gerufen wurde und deren Mittel man für die Verbesserung der Lebensqualität Behinderter Menschen einsetzt. Neben Unterlagen zu den Wahlen und Sitzungen des Verwaltungsrates der Stiftung sowie der Verwaltung des Vermögens findet man auch beispielsweise

 

 

Fotos von Umbauten im Integrativen Montessori Kindergarten in Münster, welche durch die Piepmeyer-Stiftung finanziert wurden, oder Unterlagen hinsichtlich der finanziellen Beihilfe zum Studienaufenthalt Behinderter im Ausland.

 

Da ich mit der Verzeichnung bisher noch nicht allzu vertraut war, musste ich mich zunächst mit der Struktur der Finanzabteilung auseinandersetzen. Hierbei war der Aktenplan eine sehr große Hilfe, denn in Kombination mit ebendiesem und den Aktenzeichen der Unterlagen, lassen sich sehr schnell Zuordnungen herstellen und Klassifikationen installieren, welche wiederum eine bessere Übersicht gewährleisten. Auch die Titelbildung ist so gesehen eine Kunst für sich. Knackig soll er sein, so ein Titel, dazu prägnant und ohne Interpunktion. Das wirklich schöne an diesem Bestand ist, das ein Großteil der anfallenden Akten bereits einen nahezu perfekten Titel besitzen, der nur hier und da ein wenig umgestellt werden muss. Die Benutzung des „Enthält-Feldes“ in ACTApro hatte mich allerdings zu Beginn ein wenig verunsichert. Wie viel des Inhalts der Akte soll ich hier kommunizieren und was ist überhaupt von Bedeutung? Da sagte ich mir, bevor ich etwas übersehe, bekommt halt nahezu jedes Blatt seine Erwähnung. Was als hehrer Vorsatz begann, war in der Praxis natürlich völlig untauglich. Selbst eine verhältnismäßig schmale Akte zu verzeichnen kostet nach dieser Strategie einfach Unmengen an Zeit und zudem verwirrt ein solch riesiger „Enthält-Vermerk“ den Betrachter mehr, als das er ihn informiert. Nach Rücksprache mit der zuständigen Archivarin erkannte ich, dass eine andere Herangehensweise erforderlich war. Im besten Fall sollte der Titel der Akte schon alles aussagen und Eintragungen in das „Enthält Feld“ überflüssig machen. Besondere Schriftstücke allerdings, die eine hohe Aussagekraft besitzen, sowie Unterlagen die aus dem üblichen Schema hervorstechen trägt man ein. Dokumente, die scheinbar nichts mit der eigentlichen Aussage der Akte zu tun haben werden im „Darin-Feld“ vermerkt. Nach und nach bekommt man auch ein Gefühl dafür, welche Informationen wichtig sind, und welche man unerwähnt lässt. Beispielsweise finden sich in den Archivalien zu den Bürgschaftsübernahmen des LWL auch quasi immer eine Anfrage des jeweiligen Darlehnsnehmers, sowie ein Tilgungsplan zum Darlehen und Korrespondenzen des LWL mit dem Darlehnsgeber. Da dies alles Informationen sind, die man in der Akte erwarten kann sofern der Titel gut ist, braucht man sie auch nicht mehr extra aufzuführen. Berücksichtigt man diese Anweisungen, kommt man letztlich auch recht zügig mit der Verzeichnung voran.

Soviel nun meinerseits zum Thema Verzeichnung. In meinen nächsten Bericht werde ich mich mit dem Thema der Magazintechnische Bearbeitung von Archivalien befassen. Oder vielleicht doch mit der Aufsicht des Lesesaals? Eventuell auch ein Blogbeitrag über die Gefahren und Tücken bei der Reponierung. Lasst euch überraschen.

Hier schreiben unsere FAMIS Marcel Wachnau (links) und Carsten Haubrock (rechts).

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