Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

Mit dem Ratsbeschluss ab 2015 ( also schon bald) rein elektronisch zu archivieren, hat sich die Stadt Amsterdam hohe Ziele gesetzt. Wie sie diese erreichen will erklärte Pepjin Lucker vom Stadtarchiv Amsterdam beim Deutsch-Niederländischen Archivsymposium in Arnheim im November 2013. Wie gehen unsere niederländischen Nachbarn die Frage der elektronischen Langzeitarchivierung im kommunalen Bereich an? Können wir von ihnen etwas lernen?

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Digitaler Archivierung und e-Depot in Amsterdam

von Pepijn Lucker

Einleitung[1]

Das Stadsarchief Amsterdam (SAA) ist das historische Dokumentationszentrum der Stadt Amsterdam mit ungefähr 49 Kilometern Archivgut, einer historisch-topografischen Sammlung mit Millionen Karten, Zeichnungen und Bildnissen, einer Bibliothek sowie umfangreichen Ton-, Film- und Fotoarchiven. Wir bewahren die Bestände und Sammlungen der gemeindlichen Behörden und der Betriebe, die etwas mit Amsterdam zu tun haben sowie Archivgut aus privaten Quellen („particuliere instellingen“). Jährlich wachsen die Archive und Sammlungen um einige Hunderte von Metern. Wir machen die Bestände zugänglich, sodass jeder die Dokumente nachschlagen kann, im Studiensaal oder online auf unserer Homepage. Jährlich empfangen wir mehr als 100.000 Besucher in unserem monumentalen Gebäude “De Bazel” im Zentrum von Amsterdam. Die Website des Stadsarchiefs (http://stadsarchief.amsterdam.nl/) hat jährlich ca. 700.000 einzelne Besucher. Kenntnisse über der Stadt Amsterdam, die in den Archiven zu finden ist, veröffentlichen wir in Publikationen, Ausstellungen und allerlei Veranstaltungen.

Das Stadsarchief hat auch die Aufsicht darüber, wie die Teilgemeinden und die Dienste der Gemeinde Amsterdam mit ihren Archiven umgehen. Wir überwachen, dass die Dokumente, die dauerhaft aufbewahrt werden müssen, rechtzeitig an das Stadsarchief abgegeben und die übrigen vernichtet werden. Wenn erwünscht, helfen wir dabei ein wenig oder empfehlen die richtige Vorgehensweise. So bleiben die für die Geschichte der Stadt wichtigen Dokumente aufbewahrt. Das SAA hat die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass das heute geschaffene Kulturgut für zukünftige Generationen aufbewahrt wird. Ein gut funktionierendes Archiv ist essentiell für die demokratische Verantwortung der gemeindlichen Behörden. Archive kommen nur zu Geltung, wenn sie durch Amsterdamer weltweit benutzt und gesehen werden.

Zielsetzung für 2014

Das SAA hat im Jahresplan 2014 einige Ziele im Bereich der digitalen Archivierung aufgenommen: [2]

  • Dauerhafter Zugang zu digitaler Information fängt an mit digitaler Archivierung von Information an der Quelle, in den Arbeitsprozessen der gemeindlichen Dienste und Teilgemeinden. In der heutigen Hybridsituation gibt es bei den Diensten und Teilgemeinden sowohl Archivierung auf Papier als auch digitale Archivierung, und manchmal bleibt unklar, welche Dokumente führend sind. Daraus entstehen eine ungewisse Situation bei der Rechtsprechung und ein großes Problem, wenn Archive an das SAA übergeben werden. Die Kosten, die entstehen, um ein Archiv nachträglich in Ordnung zu bringen, sind hoch. Auf Initiative des Stadsarchiefs hat der Gemeindevorstand[3] daher entschieden, dass vom 1. Januar 2015 an alle Dienste und Teilgemeinden nur noch ausschließlich auf digitale Weise archivieren dürfen. Dazu hat der Gemeindevorstand den Direktor des Stadsarchiefs beauftragt, zusammen mit dem CIO[4] ein Programm „Digital Archivieren 2015“ zu starten. Dieses Programm wird die Wende zur digitalen Archivierung ermöglichen, unter anderem durch die Feststellung einer Sichtweise, (ergänzender) Politik, Grundlinien bei Diensten, Empfehlungen, Liefern von Sachkenntnis durch ein ambulantes Expertenteam.
  • Das Stadsarchief hat zum Ziel, alle Organisationen der Gemeinde Amsterdam an das eigene e-Depot anzuschließen. Das sogenannte Ambtelijk Team (AT)[5] hat am 21. März 2013 das Stadsarchief beauftragt, bei einigen Diensten und Teilgemeinden Pilotprojekte zu starten, um die Eignung des e-Depots als allgemeine Einrichtung für die Archivverwaltung der ganzen Stadt festzustellen. Parallel wird zusammen mit […] dem CIO-Amt die Architektur des e-Depot als allgemeine Einrichtung ausgearbeitet. Die Pilotprojekte werden ausgeführt unter der Regie des Programms „Digital Archivieren 2015“. In die Pilotprojekte werden Systeme von Diensten und Teilgemeinden mittels eines sogenannten Tenantsmodells  oder Mandantenmodells[6] mit dem e-Depot verbunden.

Auf Grund der Ergebnisse der Pilotprojekte werden Projekte für die Verwaltung und Weiterentwicklung des e-Depots gestartet. In einer sogenannten Domainarchitektur (Teil des Pilotauftrags) werden diese Projekte dargestellt.

Programm “Digital Archivieren 2015”

Durch die digitalen Entwicklungen ist in der ganzen Stadt Amsterdam eine Hybridsituation entstanden: Information wird teilweise analog und teilweise digital archiviert, mit Lücken und mit Überschneidungen. Gleichzeitig ist der Status (mit Einnahme der Rechtsgültigkeit) der Information teilweise unbestimmt. Dies ergibt ein unvollkommenes, schlecht oder nicht zu verwaltendes Archiv. Diese Hybridsituation ist brenzlig im Hinblick darauf, dass die Gemeinde Amsterdam für die Ausführung der primären und unterstützenden Prozesse über die richtige, vollständige und aktuelle Information verfügen muss, um die eigene Rechtslage und die Rechtslage anderer zu kennen, um Verantwortung übernehmen zu können und letztendlich als Quelle zur Erforschung der Vergangenheit. Eine mangelhafte Archivverwaltung trägt das Risiko von (frühzeitigem) Verlust von Information. Wenn ein Organisationsteil nicht oder nicht schnell genug über die richtige und vollständige Information mit einem klaren Status verfügt, kann dies unerwünschte Folgen finanzieller, publizistischer oder  juristischer Art haben.

Um die Hybridsituation zu beenden, hat sich der Gemeindevorstand entschlossen, eine eindeutige Methode des Archivierens vorzugeben: Originale, authentische Information wird nur noch in digitaler Form archiviert. Darüber hinaus sind die Kosten einer eindeutigen, nur noch digitalen Archivierung niedriger als diejenigen, die in der heutigen Hybridsituation anfallen.[7] Bei vielen Stellen der Stadt sind allerdings zurzeit die technischen Einrichtungen, um Information digital archivieren zu können, und die Organisation der digitalen Archivierung innerhalb der primären und unterstützenden Prozesse noch nicht ausreichend vorhanden. Das Programm soll Unterstützung leisten, um dies ‘in den Griff zu bekommen’.[8]

Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen [der Gemeinde Amsterdam] hat am 8. Januar 2013 deswegen die folgenden drei Beschlüsse gefasst:

  1. Alle Organisationsteile archivieren ihre originalen Archivunterlagen in authentischer digitaler Form vom Zieldatum 1. Januar  2015 an und wenn möglich sogar früher, soweit sich dies verantworten und realisieren lässt.
  2. Die Zeitspanne bis zum Zieldatum 1. Januar 2015 gilt als eine Übergangsperiode, in der das Ziel darin besteht, dass die Organisationseinheiten im Bereich der Informationsverwaltung in kurzer Zeit Maßnahmen treffen, um dem Beschluss Folge leisten zu können.
  3. Der Direktor des Stadsarchiefs stellt zusammen mit der CIO einen Projektplan für ‘Digital Archivieren‘ auf, der die Operationalisierung von „Digital archivieren“ bei die Organisationseinheiten steuert und begleitet.

Das Programm hat einige Ausgangspunkte formuliert, von dem die wichtigsten hier genannt werden:

  • Alle Information, ungeachtet des Aufbewahrungstermins, wird ausschließlich digital archiviert gemäß den geltenden Gesetzen und Vorschriften.
  • Information wird einmalig gespeichert und mehrfach genutzt.
  • Information ist in Prinzip öffentlich. Beim Entwurf und der Einrichtung von Prozessen und beim Start von Projekten wird gleichzeitig die Einrichtung des digitalen Archivs mitberücksichtigt.
  • Der handelnde Mitarbeiter ist verantwortlich für den Inhalt der Akten und für das ordnungsgemäße Einordnen von Dokumenten in die Akten: derjenige, der Information generiert, archiviert.
  • Das Tor für Papier schließt sich in 2015. Dokumente und Informationen, die ab 2015 empfangen und generiert sind, werden bei der Übertragung ausschließlich noch in digitaler Form vom Stadsarchief akzeptiert.

Diese Ausgangspunkte sind der Leitfaden bei der Einrichtung und Verwaltung von digitaler Information.[9]

Die Einführung von digitalem Archivieren ist erstens eine Veränderungsaufgabe. Von einer in der Praxis entstandenen Hybridarchivierung stellen wir um auf ein digitales Archiv, gemäß dem Beschluss des Kollegiums. Dies beinhaltet, dass alle Organisationen das analoge Archivieren abbauen und beenden.

An dem Grundsatz, welche Information aufbewahrt wird und wie lange, ändert sich nichts. Mit anderen Worten: Der Inhalt der Archive ändert sich nicht. Außerdem bleibt jede Organisationseinheit verantwortlich für die Information, bis diese an das Stadsarchief übergeben wird, gemäß den heutigen gesetzlichen Regelungen nach maximal 20 Jahren.

Der Methode, wie die Information aufbewahrt wird, zu denken ist an Grundsätze, Maßnahmen, Regeln, Rollen und Verwaltung, ändert sich dagegen schon. Dies hat Konsequenzen sowohl für die Arbeitsweise aller Mitarbeiter („derjenige der Information generiert, archiviert“), als auch für die Professionals.

Neben der Veränderungsaufgabe gibt es aber auch eine Entwicklungsaufgabe. Die benötigten Grundsätze, Regeln, Maßnahmen, Rollen und Verwaltung bei der digitalen Archivierung sind nur teilweise entwickelt und nur in eingeschränkter Maße implementiert. Das Programm Digital Archivieren wird die benötigte Grundsätze, Arbeitsweisen, Vorkehrungen und Instrumente entwickeln. Durch dieses Programm können wir arbeiten gemäß dem Prinzip: nur einmal das Rad erfinden und generisch entwickeln, was generisch entwickelt werden kann. [10]

Das Programm besteht aus einer Anzahl von Projekten, die in drei Gruppen zu gliedern sind:

  • Entwickeln von Grundsätzen und Archivierungsprozessen, Professionalisierung des Personals
  • Einrichten der allgemeine Einrichtung e-Depot
  • Beratung von Diensten und Teilgemeinden durch das Expertenteam und das Teilen von Kenntnissen auf der Kenntnisplattform und in Toolkits

 

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Abb. 1: Programm Digital Archivieren 2015 e-Depot

 

 

 

In der täglichen Praxis werden oft die Begriffe dynamische, semi-statische und statische Information verwendet. Dynamische Information ist die Information, die zustande kommt in Angelegenheiten, die behandelt werden (in process): eine Akte wird eröffnet und die beigefügten Dokumenten werden viel genutzt und bearbeitet. Semi-statische Information ist die Information über Angelegenheiten, die bereits nicht mehr in Bearbeitung sind (out of process): Die Akte ist geschlossen, wird aber als Referenz gelegentlich noch befragt. Die semi-statische Phase ist grundsächlich eine Wartephase. Information kommt in Betracht für dauernde Aufbewahrung oder für die Vernichtung auf Termin. Welche Information permanent aufbewahrt und was vernichtet werden muss, ist in Gesetzen und Vorschriften festgelegt. Der Begriff statische Information entspricht dem Begriff ‘übertragene’ Information: Die Akte wird (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht. Der Lebenslauf von Informationsobjekten besteht daher aus drei aufeinanderfolgenden Phasen (siehe Bild 2):

 

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Abb. 2: Lebenszyklus von Informationsobjekten

 

 

 

 

 

 

 

Traditionell umfassen die Archive die in die statische Phase zu übertragenden  papierenen Dokumente, die in den physischen Depots des Stadsarchiefs aufbewahrt werden. Durch die schnell zugenommene Digitalisierung findet aber eine fundamentale Änderung statt. Dokumente sind heute vielfach digital born und alte papierene Akten werden in einem hohen Tempo digitalisiert. Die Prozesse innerhalb der Organisationsteile werden in stets höherem Maße digital ausgeführt und die Information digital archiviert. Letztendlich wird das Papier immer mehr verschwinden, und es wird fast ausschließlich auf digitale Weise gearbeitet.

Seit 2008 hat das Stadsarchief deswegen ein e-Depot entwickelt, auch digital Depot genannt. Ein e-Depot enthält aus unserer Sicht viel mehr als nur Technik. Ein e-Depot ist eine Einheit von Hardware (apparatuur), Software (programmatuur), Verfahren, Methoden, Wissen und Fertigkeiten, mit der Ingest, Verwaltung, Konservierung und das Verfügbarmachen von digitalen Objekten und Metadaten dauerhaft garantiert werden kann. Durch die sogenannte Archiefbank und Beeldbank (die Beratungsumgebung) auf der Website des Stadsarchiefs werden die Metadaten und Informationsobjekten dem großen Publikum zur Verfügung gestellt.

Das e-Depot ist von der Archivinspektion der Provinz Noord-Holland auf Grundlage der sogenannte ED3[11] Forderungen, eine NEN ISO Norm, auf Gediegenheit geprüft worden, und 2012 wurde dieses Audit mit gutem Erfolg abgeschlossen. Somit hat das Stadsarchief Amsterdam das erste genehmigte e-Depot in den Niederlanden.[12]

Das Stadsarchief wird in den kommenden Jahren das e-Depot als einen essentiellen Bestandteil und Standardbaustein der gemeindlichen Informationsarchitektur weiterentwickeln. Der Ausgangspunkt ist dabei, Informationsobjekten aus den gemeindlichen Informationssystemen so früh wie möglich, schon vor der formellen Übertragung an das Stadsarchief, im e-Depot zu speichern, um damit Dauerhaftigkeit und Zugänglichkeit zu gewährleisten. Mit der weiteren Implementation des e-Depots wird nicht nur alle übertragene, statische digitale Information im e-Depot gespeichert, sondern auch alle noch nicht formell übertragene semi-statische digitale Information. Informationsobjekte werden gleich schon nach dem Abschließen der dynamischen Phase in das e-Depot aufgenommen.

 

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Abb. 3: e-Depot Tenant Beispiel

 

 

Das e-Depot ist durch die Anstrengungen des Stadsarchiefs inzwischen genügend entwickelt, sodass erwogen werden kann, es als allgemeine Einrichtung für die ganze Gemeinde Amsterdam zu etablieren. Letztendlich werden aus Sicht des Stadsarchiefs alle Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Zuerst werden in der ersten Hälfte des Jahres 2014 die Pilotprojekte ausgeführt. Das Ziel der Pilotprojekte ist es, Erfahrungen auf mehrere Ebenen zu machen. Zum Beispiel mit der Technik: verschiedene Arten von Konnektoren auf das Gemeinde-WAN[13] werden ausprobiert. Funktioniert es für die Abnehmer: Können sie die Dateien noch suchen und finden wie gewohnt? Wie steht es mit der Performance? Und mit der benötigten Unterstützung? Und natürlich wollen wir Einsicht bekommen in den Projektkosten (sowohl einmalige wie strukturelle Kosten).

 

Von mehreren Seiten ist Interesse bekundet worden, an den Pilotprojekten zu partizipieren. So hat zum Beispiel die Teilgemeinde Ost unlängst das Bauarchiv, die sogenannten Bouw- en Woningtoezicht Akten (BWT), digitalisiert. Momentan werden die Scans des BWT-Archivs mit einer Applikation (die sogenannte BWT Client) eröffnet. Diese Applikation wurde gebaut zur Verwaltung der Dateien und Kontrolle von Scans während der Scanarbeit. Die Scans sind auf dem Computernetzwerk der Teilgemeinde Ost gespeichert. Dies genügt allerdings nicht den Anforderungen für eine dauerhafte und gewährleistete Speicherung. Mit Hilfe der e-Depots können die Scans sicher und für längere Zeit gespeichert werden. Nach Übertragung ins e-Depot wird der BWT Client nur noch zur Beratung verwendet.[14]

 

Nach dem Anschluss der ersten Gruppe und untermauert mit den Ergebnissen der Pilotprojekte, der Architekturausarbeitung und einem Plan zur Realisation und Implementation wird die Beschlussvorlage, das e-Depot zur allgemeinen Einrichtung zu ernennen, dem Ambtelijk Team zur Entscheidung vorgelegt. Nach einem positiven Beschluss werden die übrigen Organisationsteile an das e-Depot angeschlossen. Für das gesamte Ausrollen wird ein Zeitraum von drei bis vier Jahren veranschlagt.

 

 

Pepijn Lucker

Stadsarchief Amsterdam

plucker@stadsarchief.amsterdam.nl

 


[1] Diese Einleitung stammt  größtenteils von der Website des Stadsarchiefs: http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/index.nl.html [Stand: 17.01.2014]

[2] 20120716 Begroting 2014 SAA definitief _VERSIE 2.0, S. 11-12.

[3] Das Kollegium von Bürgermeister und Schöffen („College van B & W“)

[4] Chief information Officer.

[5] Höchstes amtliches Gremium im ICT-Bereich der Gemeinde Amsterdam.

[6] “Als mandantenfähig (auch mandantentauglich) wird Informationstechnik bezeichnet, die auf demselben Server oder demselben Software-System mehrere Mandanten, also Kunden oder Auftraggeber, bedienen kann, ohne dass diese gegenseitigen Einblick in ihre Daten, Benutzerverwaltung und Ähnliches haben.“  Quelle: http://de.wikipedia.org/wiki/Mandantenfähigkeit [Stand: 27.01.2014]. Die Dokumente in ein Tenant werden nach maximal 20 Jahre (teilweise) vernichtet oder endgültig archiviert und veröffentlicht.

[7] Siehe G. Zwagerman / P. Lucker, E-depot SAA als generieke voorziening Concern, Beleidsnotitie, Amsterdam 2013, S. 3 und S. Visser / L. van Delft, Programma Digital Archivieren, Plan van Aanpak, Amsterdam, S. 2.

[8] Siehe Visser/van Delft, Plan van Aanpak (wie Anm. 6), S. 2.

[9] Siehe ebd., S. 2-3.

[10] Siehe ebd, S. 6.

[11] Eisen Duurzaam Digital Depot

[12] Siehe Zwagerman/Lucker, Beleidsnotitie (wie Anm. 6), S. 3.

[13] Wide Area Network

[14] P. Lucker, Pilot E-depot Stadsdeel Oost, Projectvoorstel, Amsterdam 2013, S. 7.

 

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