Appell der beiden Landschaftsverbände in NRW bezüglich valider EAD-Findmittel

Die Onlinestellung von Kulturdaten wird immer wichtiger. Dazu ist ein funktionierendes Findbuch in validem EAD-Format notwendig. Nur so können Portale wie das Archivportal D, die Europeana und in Zukunft auch das Portal www.archive.nrw.de befüllt werden. Vor diesem Hintergrund folgt ein gemeinsames Schreiben der beiden Archivberatungsstelle des LVR und des LWL, der einen Appell an die üblichen Archivsoftwarehersteller richten. Das Schreiben kann zum weiteren Gebrauch auch hier heruntergeladen werden.

 

Nur valide EAD-Findbücher passen ins archivportal D

Sehrgeehrte Damen und Herren,

 

der Deutsche Städtetag hat bereits im Februar 2009 die Online-Stellung von Metadaten und digitalisiertem Kulturgut im Rahmen der Deutschen Digitalen Bibliothek in einem Beschluss ausdrücklich begrüßt und seinen Mitgliedsstädten eine Beteiligung an der Deutschen Digitalen Bibliothek empfohlen. Vergleichbare Empfehlungen haben auch die anderen kommunalen Spitzenverbände auf den Weg gebracht. In diesem Sinne hat die Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag einen „Handlungsleitfaden für die Kommunalarchive anlässlich des Starts des Archivportal-D“ am 27. April 2015 beschlossen und veröffentlicht, der die fachlichen, juristischen und technischen Rahmenbedingungen erläutert und den Kommunalarchiven mögliche Wege ins Archivportal-D als spartenspezifische Sicht und spartenspezifischen Beitrag zur DDB aufzeigt.

In NRW sind alle archivischen Einrichtungen in der komfortablen Lage, mit dem Archivportal „Archive in NRW“ einen landesweiten Aggregator für das Archivportal-D zu besitzen, der die dort eingelieferten Erschließungsdaten an die übergeordneten Portale weiterleitet. Für die Einlieferung von Beständeübersichten und Findbüchern ins Portal war es seit 2013 eine Möglichkeit und wird mit dem Relaunch des Portals eine zwingende Voraussetzung, dass die Daten im XML-Dialekt „EAD(DDB)“ vorliegen.

Das Landesarchiv NRW hat in Workshops mit Software-Herstellern, Dienstleistern und Archiven am 21. November 2013 und 18. Februar 2016 in Duisburg diese Anforderungen kommuniziert und diskutiert.

Während in der Vergangenheit auch nicht vollständig valide EAD(DDB)-Daten und alternative EAD-Dialekte durch das Portal verarbeitet wurden, werden mit dem Relaunch strengere Regeln an die Datenqualität angelegt. Nur vollständig valide Beständeübersichten und Findbücher werden in Zukunft verarbeitet werden.

Sowohl aus fachlichen wie auch politischen Gründen erscheint den Archivberatungsstellen der Landschaftsverbände eine möglichst breite Mitwirkung der Kommunalarchive in NRW am Archivportal „Archive in NRW“ und an der Weitergabe ihrer Erschließungsdaten ins Archivportal-D sinnvoll.

Voraussetzung für diese breite Mitwirkung ist die möglichst vollumfängliche Unterstützung des geforderten EAD(DDB)-Standards durch die in den Archiven eingesetzten Erschließungssoftwaren.

Im Einzelnen ist es notwendig, dass

  1. syntaktisch korrekte GUIDs auf allen Erschließungsebenen (inkl. Tektonik-, Bestands-, Klassifikations-, Serien- und Verzeichnungseinheits-Ebene) vergeben werden. Diese müssen möglichst über die gesamte Lebenszeit der Objekte in der Erschließungsdatenbank stabil gehalten werden. Für den Fall eines Wechsels der Software müssen diese Identifikationsmerkmale mit den zugehörigen Erschließungsdaten migriert werden können.
  2. alle notwendigen Stammdaten des Archivs (inkl. ISIL-Nummer und Archivsparte) in den Softwaren hinterlegt und in den EAD(DDB)-Exporten korrekt eingetragen werden.

 

Darüber hinaus erscheint es sinnvoll, dass

  1. Normdaten-Verknüpfungen auf allen Erschließungsebenen hinterlegt und in den EAD(DDB)-Exporten auswertbar ausgegeben werden. Besonders verbreitet ist die Gemeinsame Normdatei (GND),
  2. im EAD(DDB)-Findbuch ein Verweis auf eine METS-Datei hinterlegt werden kann und die METS-Datei für verknüpfte Digitalisate erstellt und zu den zugehörigen Digitalisaten geschrieben wird. Die METS-Kodierung muss mit dem DFG-Viewer (https://dfg-viewer.de) voll kompatibel sein. Für manche komplexeren Archivalien ist es sinnvoll, dass in der Erschließungssoftware eine Binnenstrukturierung hinterlegt werden kann, die in entsprechende METS-Einsprungmarken umgesetzt wird. Die Implementierung von TEI und SRU zur Hinterlegung von Editionen und Volltext-Suchen, wie es der DFG-Viewer unterstützt, ist anzustreben.

Die beschriebenen Funktionsumfänge sind integrativer Bestandteil einer zeitgemäßen Erschließungssoftware. Es handelt sich nicht um ein Feature oder Modul, das nur in „großen Archiven“ eingesetzt werden wird, sondern es müsste u.E. als fester Programmbestandteil in jeder Programmvariante auch für kleine Stadt- und Gemeindearchive enthalten sein. Diese Beratungspraxis verfolgen die beiden Archivberatungsstellen schon seit vielen Jahren und werden ihre Anstrengungen im Zuge des Relaunchs des Archivportals noch einmal intensivieren.

Gern möchten wir Sie als technische Partner in diesen Modernisierungsprozess der Archive einbinden und würden uns freuen, wenn Sie die Fachanforderungen zeitnah umsetzen und konstruktiv begleiten würden.

 

Mit freundlichen Grüßen

Im Auftrag

Dr. Marcus Stumpf

Leiter des LWL-Archivamtes

für Westfalen

 

Dr. Mark Steinert

Leiter des LVR-Archivberatungs- und Fortbildungszentrums

Exkurs zum EAD(DDB)-Format:

Die Errichtung der Deutschen Digitalen Bibliothek und der geplante Aufbau eines Archivportals-D wurden zum Anlass genommen, ein konsensfähiges EAD-Profil unter Einbeziehung weiterer Standards zu definieren, das von der Archivwelt in Deutschland gemeinsam getragen wird.

Dies – wie auch die Weiterentwicklung des Profils – erfolgt in einer Ende 2010 initiierten Arbeitsgruppe („EAD-AG“) unter Leitung des Landesarchivs Baden-Württemberg mit Vertretern mehrerer staatlicher und kommunaler Archive sowie der Archivschule Marburg und unter Beteiligung der zuständigen Fach-Ausschüsse von KLA (Konferenz der Leiterinnen und Leiter der Archivverwaltungen des Bundes und der Länder) und BKK (Bundeskonferenz der Kommunalarchive beim Deutschen Städtetag). In Anlehnung an den zunächst vorrangigen Einsatz als archivisches Lieferformat für die Deutsche Digitale Bibliothek wird das Profil als „EAD(DDB)“ bezeichnet.

 

Am 15. Mai 2012 wurde das ausgearbeitete Profil von EAD(DDB) in der Version 1.0 veröffentlicht. Ausgehend von den Erfahrungen in der Deutschen Digitalen Bibliothek wurde EAD(DDB) leicht angepasst und steht seit 1. August 2013 zusammen mit Beispiels- und Schemadateien auf der Unterseite EAD(DDB) 1.1 online zur Verfügung:

https://www.landesarchiv-bw.de/web/55577

 

Die Vollständigkeit und Wohlgeformtheit von XML-Exporten kann mit Hilfe des im APEx Projekt entwickelten Local Data Preparation Tool geprüft werden. Es ist kostenfrei beziehbar unter:

http://www.apex-project.eu/index.php/en/outcomes/52-public/about-the-project/outcomes/36-tools-and-manuals

 


4 Gedanken zu „Appell der beiden Landschaftsverbände in NRW bezüglich valider EAD-Findmittel

  1. Auch von meiner Seite vielen Dank!
    Eventuell verbessern könnte man den Abschnitt zu den GUIDs für Erschließungsebenen. In zwei Punkten:
    1. Mit Ebenen gemeint sind die Knoten, die Tektonik, Klassifikation und Bestelleinheit wiedergeben.
    2. Die GUID ist nur eine Ausprägung von Identifiern. Es gibt auch UUID und andere. Was einer GUID fehlt: sie gibt keinen Aufschluss darüber, wer sie erstellt hat. Ob das langfristig ein Problem werden könnte?

  2. Vielen Dank für diesen wichtigen Beitrag!

    Eine kleine Ergänzung: Den erwähnten Workshop mit den Software-Herstellern gab es auch 2017 (https://www.archivportal-d.de/info/aktuelles/Hersteller_Workshop_2017). Ab dem nächsten Jahr soll dieses Workshop-Format fest im Programm des Dt. Archivtags verankert werden, eine entsprechende Abstimmung mit dem VdA hat bereits stattgefunden. Damit ist ein jährlicher Austausch zu dieser virulenten Thematik gewährleistet.

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