Förderung durch das LWL-Archivamt: Schritt für Schritt erklärt

Stilisierte Ansicht von Geldscheinen und MünzenDie Förderung durch das LWL-Archivamt erfolgt wie bei allen anderen Kulturdiensten des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (u.a. Museumsamt, Denkmalpflege) in einem einheitlichen Verfahren.

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Ablaufdiagramm für Fördermaßnahmen durch das LWL-Archivamt

Der Landschaftsausschuss des LWL hat in seiner Sitzung vom 17.11.2017 die Förderrichtlinien für die Gewährung von Zuwendungen und Rabatten in der nichtstaatlichen Archivpflege aktualisiert, und dadurch die alten Förderrichtlinien von 2004 ersetzt.

Was ändert sich für die nichtstaatlichen Archive in Westfalen-Lippe? Die wichtigste Neuerung ist, dass zwischen Zuwendungen und Rabatten differenziert wird:

Zuwendungen sind tatsächlich ausgezahlte Finanzbeihilfen, die für archivfachlich sinnvolle Maßnahmen und archivspezifische Anschaffungen durch das LWL-Archivamt gewährt werden. Gefördert werden können Maßnahmen zur Erhaltung, Aufbewahrung und Erschließung von Archivgut sowie für die Beschaffung von entsprechenden Geräten und Materialien und Maßnahmen zur sachgerechten Klimatisierung, Sicherung und sachgerechten Lagerung von Archivgut.

Zum Beispiel:

Der Regelfördersatz liegt bei 30% der nachgewiesenen förderfähigen Kosten und kann zwischen 500,- € (Gesamtkosten der Maßnahme: 1667,- €) und 50.000,- € (Gesamtkosten der Maßnahme: 166.667,- € und mehr) betragen. In begründeten Einzelfällen können auch kleinere Maßnahmen gefördert werden. Der Zuschussbetrag kann dann bis auf 200,- € gesenkt werden (Gesamtkosten der Maßnahme: 667,- €).

Bei Maßnahmen, in denen der Förderbetrag bei über 20.000,- € liegt oder bei einer beantragten Anhebung des Fördersatzes auf bis zu 50% der Kosten entscheidet der LWL-Kulturausschuss. Anmerkung: Da in solchen Fällen eine Vorlage entwickelt werden muss und in die politische Beschlussfassung eingebracht werden muss, empfiehlt sich eine frühzeitige Kontaktaufnahme mit Ihrer zuständigen Ansprechpartnerin / Ihrem zuständigen Ansprechpartner im Archivamt!

Rabatte gewährt das LWL-Archivamt auf Sach- und Personalleistungen, die in unserer Restaurierungswerkstatt erbracht werden. Der Rabatt wird ab einem Mindestbetrag von 150,- € von der Rechnungssumme abgezogen.

Notwendige Verfahrensschritte:

  1. Voranfrage

Für die Förderfähigkeit ist in beiden Fällen Voraussetzung, dass die Maßnahme vorher abgestimmt, d.h. mit den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LWL-Archivamt besprochen wurde – also eine Beratung stattgefunden hat. Maßnahmen und Anschaffungen, die durch die nichtstaatlichen Archive ohne eine solche Beratung getätigt wurden, sind im Nachhinein nicht mehr förderfähig.

Den für Ihr Archiv zuständigen Regionalreferenten bzw. die zuständige Regionalreferentin des LWL-Archivamtes finden Sie auf der Homepage des LWL-Archivamts.

  1. Beantragung

Sobald sich nach der Beratung durch LWL-Archivamt bei der Kommune die Planungen konkretisiert haben und auch der zeitliche Rahmen des Vorhabens gesteckt ist, muss beim LWL-Archivamt der „Antrag auf Gewährung einer Zuwendung“ gestellt werden. Der Antrag ist nicht schwierig auszufüllen und hat nur zwei Seiten. Außer dem Namen und der Anschrift des antragstellenden Archivs muss die Kontoverbindung angegeben werden und die geplante Maßnahmen muss kurz beschrieben werden. Die voraussichtlichen Gesamtkosten der Maßnahme, die vorgesehenen Eigenmittel und der beantragte Zuwendungsbetrag sind anzugeben. Um diese Kosten nachvollziehbar zu machen, sind Kostenvoranschläge sowie bei baulichen Maßnahmen ggf. auch Planunterlagen beizufügen.

Schließlich kann die Antragstellerin / der Antragsteller ankreuzen, ob er einen „Vorzeitigen Maßnahmenbeginn“ beantragen will. Eine solche Genehmigung ist nur notwendig, solange der Haushalt des Landschaftsverbandes noch nicht genehmigt und freigegeben ist, da das LWL-Archivamt zu diesem Zeitpunkt noch keine rechtsverbindlichen Bewilligungen ausstellen darf. Die Genehmigung des förderunschädlichen vorzeitigen Maßnahmenbeginns (VMB) begründet keinen Anspruch auf eine spätere Förderung, sondern ermöglicht den förderunschädlichen Beginn der Maßnahme. Ein rechtsverbindlicher Bescheid geht dem Antragsteller zu, sobald der Haushalt freigegeben ist; darin findet sich das Datum des VMB als Start des Bewilligungszeitraums wieder.

  1. Bewilligung

Unabhängig von der Haushaltsfreigabe wird der Förderantrag im LWL-Archivamt fachlich geprüft: Hat eine Beratung stattgefunden? Sind die vorgesehenen Maßnahmen sach- und fachgerecht? Auf der Grundlage der eingereichten Kostenvoranschläge wird nach Haushaltsfreigabe ein Bewilligungsbescheid erstellt, der die (maximale) Zuwendungshöhe und ggf. Auflagen bei der Umsetzung der Maßnahme festsetzt. Hier finden Sie auch den Bewilligungszeitraum.

Achtung: Die Beauftragung der geförderten Maßnahme muss nach der Zustellung des Bewilligungsbescheids (oder ggf. des VMBs) und innerhalb des dort genannten Bewilligungszeitraums erfolgen.

Darüber hinaus wird der Antragsteller bzw. die Antragstellerin auf die zwingend zu beachtenden Bedingungen hingewiesen, unter denen der Bewilligungsbescheid erteilt wird:

  • Ausschließliche Verwendung der Mittel für den genannten Zuwendungszweck.
  • Bindungsfrist bei Einrichtungsgegenständen von 10 Jahren, bei Baumaßnahmen von 20 Jahren, d.h. die geförderten Gegenstände/Maßnahmen müssen solange zweckgebunden genutzt werden, anderenfalls können die Mittel zurückgefordert werden.

Anlage 1 zum Bewilligungsbescheid nennt Auflagen, die zu beachten sind, u.a.:

  • Beachtung des Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (TVgG-NRW) und der vergaberechtlichen Bestimmungen.
  • Nachweis über die Mittelverwendung spätestens 6 Monate nach Ablauf des festgesetzten Bewilligungszeitraums.
  • Sichtbare Anbringung der LWL-Förderplakette bei Zuwendungen von mehr als 25.000 €.

Der Bewilligungsbescheid wird grundsätzlich erst einen Monat nach Erteilung formell bestandskräftig. Diese Frist kann aufgehoben werden, wenn schriftlich auf die Einlegung von Rechtsmitteln verzichtet wird, das passiert mit Hilfe des Formulars, das als Anlage 2 dem Bewilligungsbescheid beigefügt ist. Als Anlage 3 liegt der Bewilligung unsere aktuelle Förderrichtlinie bei.

  1. Beschaffung

Die Beauftragung der Maßnahme muss im Bewilligungszeitraum erfolgen, für die eigentliche Durchführung – also die Installation / die Einrichtung / den Einbau sowie die Rechnungsabwicklung – sind noch sechs Monate länger Zeit, denn bis dahin muss der Verwendungsnachweis eingereicht werden (s.u. Abrechnung). Beachten Sie bei der Umsetzung der Maßnahme ggf. vom LWL-Archivamt beschriebene Auflagen. Sollten im Zuge der Umsetzung Fragen oder Unklarheiten bei Umsetzung der Maßnahme auftreten, kontaktieren Sie uns gern!

Gleiches gilt, wenn sich abzeichnet, dass die Beauftragung nicht im Bewilligungszeitraum oder die Umsetzung der Maßnahme nicht fristgerecht (Bewilligungszeitraums zzgl. 6 Monate) erfolgen kann. Wenn der Grund für die Verzögerung nicht vom Archiv zu verantworten ist, sondern durch nicht vom Archiv zu verantwortende Rahmenbedingungen zustande gekommen ist (z.B. war bestelltes Material nicht lieferbar), kann eine Fristverlängerung gewährt werden. Das passiert auf formlosen Antrag hin, in dem der Grund nachvollziehbar dargelegt werden sollte.

  1. Abrechnung

Wie bei den meisten Förderprogrammen muss Ihre Trägerverwaltung zunächst in Vorleistung gehen und nach der Abnahme die entstandenen Rechnungen bezahlen.

Zur endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe müssen Sie uns die zur Prüfung notwendigen Belege einreichen:

  • Angebote inkl. eines Vergabevermerks / einer abgezeichneten Angebotstabelle, aus denen erkennbar wird, dass den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit entsprochen wurde. Sollte man sich gegen das preisgünstigste Angebot entschieden haben, muss dargelegt sein, aus welchen Sachgründen man sich anders entschieden hat
  • Aufträge
  • Rechnungen
  • Überweisungsbelege

Begleitend füllen Sie bitte den sog. Verwendungsnachweis aus. Hier werden nochmal die Bankverbindung abgefragt, als Zuwendungszweck ist die Kurzbeschreibung der Maßnahme (z.B. Anschaffung von Regalanlagen) einzutragen. Das Bescheiddatum und der gewünschte Auszahlungsbetrag sind anzugeben. Auf der zweiten Seite sind die Einzelrechnungen und die Höhe der Rechnungssumme einzutragen. Ort, Datum und Unterschrift nicht vergessen!

  1. Auszahlung

Jetzt wird im LWL-Archivamt der Verwendungsnachweis samt Rechnungen geprüft und mit dem Bescheid abgeglichen. Dabei prüfen wir zusammen mit unserer Verwaltung, der Zentralen Verwaltungseinheit der LWL-Kulturdienste (ZVE):

  • Stimmt rechnerisch alles?
  • Wurden ggf. mögliche Skonto-Abzüge genutzt?
  • Wurden die fachlichen Vorgaben berücksichtigt, die in den Beratungen besprochen und ihren Niederschlag in Auflagen gefunden haben?
  • Entspricht das im Antragsverfahren eingereichte Angebot dem, was in der Schlussrechnung steht?

Bei der endgültigen Festsetzung der Zuwendungshöhe werden im Fall von Minderkosten die tatsächlich nachgewiesenen förderfähigen Gesamtausgaben zugrunde gelegt, d.h. dass der Zuschuss 30% des Minderbetrags ausmacht und somit etwas geringer ausfällt, als es im Bewilligungsbescheid steht.

Sind die Gesamtausgaben so hoch wie beantragt oder sind sogar Mehrkosten entstanden, so wird die im Bewilligungsbescheid zugesagte Zuwendung gezahlt.

Der Antragsteller erhält über das Ergebnis einen Schlussbescheid und das Geld wird dem Archivträger auf das angegebene Konto überwiesen.

Noch was:

Großprojekte, die vom LWL-Archivamt eine Zuwendung 25.000,- € (in Worten: fünfundzwanzigtausend Euro) oder mehr erhalten haben, müssen das mit der LWL-Förderplakette kenntlich machen. Die Archive erhalten die Plakette zusammen mit dem Bewilligungsbescheid. Die beigefügte Empfangsbestätigung ist ggf. zu unterschreiben und zurückzusenden und dem LWL-Archivamt ist ein Foto einzureichen, auf dem erkennbar ist, wo die Plakette montiert wurde.

Außerdem ist bei Großprojekten erforderlich, dass frühzeitig vor Abschluss der Fördermaßnahme gemeinsam mit dem LWL-Archivamt geplant wird, in welcher öffentlichkeitswirksamen Form auf die Förderung durch den LWL hingewiesen werden kann. Setzen Sie sich bitte rechtzeitig (spätestens zehn Wochen vor einer ggf. geplanten Veranstaltung) mit uns in Verbindung. In allen digitalen und/oder Print-Medien ist mit dem Logo des LWL auf die Förderung aufmerksam zu machen. Das Logo zum Download und hierzu zu beachtende Corporate Design (CD)-Hinweise finden Sie auf der CD-Webseite des LWL.

Diese Informationen stehen als PDF-Version zum Download bereit.

P. Worm


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